DISCIPLINA - GESTÃO DOS STAKEHOLDERS E DAS

COMUNICAÇÕES EM PROJETOS

ESTUDO DE CASO

TEXTO NARRATIVO

As empresas investem esforço gigantesco para atender diferentes

necessidades de seus stakeholders — clientes, investidores, funcionários e a
sociedade em geral. Assim, um ingrediente importante para que as relações
com esses stakeholders sejam produtivas é a confiança. Quando decidimos
interagir com uma empresa, acreditamos que ela não nos decepcionará ou
abusará de sua relação conosco. Assim, a confiança está também vinculada à
reputação que a empresa cria perante seus stakeholders o que está
diretamente vinculado aos seus processos de comunicação. Veja abaixo um
exemplo:
O caso da Facebook, ocorrido em abril de 2018, o CEO, Mark Zuckerberg, foi
intimado a comparecer perante o Congresso Americano. Foi questionado sobre
o envolvimento da empresa na privacidade de 87 milhões de usuários, cujos
dados pessoais o Facebook expôs à empresa de consultoria política
Cambridge Analytica. Esta, por sua vez, os utilizou para influenciar eleitores
nas eleições presidenciais dos Estados Unidos em 2016. Em setembro de
2018, o Facebook admitiu que hackers tiveram acesso ao login de 50 milhões
de usuários. O ano terminou com uma investigação do New York Times que
revelou que o Facebook havia permitido que Netflix, Spotify, Microsoft, Yahoo e
Amazon acessassem os dados pessoais de seus usuários, incluindo
mensagens privadas. Isso gerou uma queda nas ações da empresa, e a
preocupação da sociedade sobre o compartilhamento de seus dados nessas
redes.
Assim, após este caso, o Facebook adotou estratégias de comunicação com
seus clientes, investidores, funcionários e a sociedade em geral, para que
pudessem manter a relação de confiança com a empresa. 
Com isso, podemos dizer que a empresa Facebook criou um Plano de
Gerenciamento de Comunicações com as estratégias adotadas a cada um
desses stakeholders, considerando os públicos aos quais as mensagens se
destinam. É importante lembrar que a efetividade da comunicação está
diretamente ligada à escolha de ferramentas adequadas de distribuição da
informação. Por exemplo: você já parou para se perguntar quando é melhor
mandar um e-mail e quando é melhor agendar uma reunião para comunicar e
discutir determinadas informações?

Já teve dúvida sobre a escolha das palavras? É no gerenciamento da

comunicação que esses pontos são discutidos e transformados em atividades.
Assim, quando falamos de comunicação do projeto, não estamos falando
apenas da comunicação da gestão, através do cronograma e do reporte de
progresso. Também é necessário pensar na comunicação sobre as mudanças
e impactos do projeto na organização, deixando claro para as pessoas
envolvidas quais os benefícios que elas terão quando o resultado do projeto
estiver em uso.

Para este trabalho, você deve, a partir de um case como o apresentado acima,
analisar e estruturar as estratégias de comunicação adotadas perante os
stakeholders, respondendo as questões orientativas abaixo.

Assim, você deve:

a) Apresentar um case e estruturar o seu Plano de Comunicação, e,

b) Responder as três questões abaixo. Você pode utilizar tabelas para

estruturas suas respostas, como descrito no E-book da disciplina (Gestão de
Stakeholders).

Lembre-se que a criatividade é um processo chave e que você deve usá-lo nas
suas atividades.
QUESTÕES

1.a) Apresentar um case e estruturar o seu Plano de Comunicação.

De acordo com o assunto abordado, observei que as empresas estão

percebendo a importância de estarem cada vez mais próximas e envolvidas
com os seus Stakeholders; sendo assim, sentem a necessidade de montar um
plano de comunicação que garantam que as estratégias sejam
desempenhadas de forma eficiente.

Nesse sentido os principais problemas de comunicação nas empresas

envolvem conflitos interpessoais, problemas de gestão, erros operacionais e
reclamações. Esses problemas ocorrem pela falta de comunicação entre os
stakeholders, atrapalhando o desempenho e o desenvolvimento organizacional.

A partir desse tópico, o objetivo é demonstrar a importância da comunicação

entre a empresa e seus stakeholders, apontando os melhores procedimentos
de comunicação entre os mesmos.

Tendo em vista essas considerações apresento um case de uma empresa

fictícia e o seu plano de comunicação.

CASE

GRÁFICA RAMOS

A Gráfica Ramos é uma empresa que opera no ramo da indústria gráfica,

fundada em 2000, tinha como missão oferecer soluções, serviços e
produtos gráficos, capazes de satisfazer e exceder as expectativas dos
seus clientes, a um preço justo, com absoluta responsabilidade social,
ambiental e ética, dedicando-se à execução de todo o tipo de impressões
offset sendo elas; Impressão de talões de notas fiscais, folhetos, cartões
de visita, comandas, convites, folder, calendários, folhinhas, (brochuras -
encadernação de livros e trabalhos universitários), dentre outros serviços
diversos.

O objetivo da empresa é tornar-se mais flexível capaz de responder às

necessidades dos clientes, otimizar a produção, vender e distribuir
produtos com qualidade.

O processo de comunicação entre as partes envolvidas tornou-se de suma

importância, pois a falha na comunicação atrapalhou o desempenho e
desenvolvimento da empresa. Haja visto que a comunicação auxilia a
empresa a progredir no mercado competitivo, facilitando assim a interação
entre seus membros

Com o intuito de atualizar as ferramentas de comunicação da empresa, foi

proposto a elaboração de um plano de comunicação.

Nesse sentido estratégias foram elaboradas:

Identificar todas as partes interessadas,

Procedimentos,

Meios de comunicação e tecnologia a serem utilizados,

Desenvolver um cronograma,

Estimar os custos

Realizar uma análise dos resultados obtidos com o planejamento.

1 - Considerando que as partes interessadas no projeto têm diferentes

necessidades de informações do projeto, como seria o plano de
gerenciamento das partes interessadas do projeto apresentado? Como
este plano pode contribuir para um melhor engajamento das partes
interessadas?
Primeiramente identificar as principais partes interessadas, e logo após
analisar e documentar as informações sobre seus interesses, envolvimento,
interdependências, influência e impacto potencial no sucesso do projeto.

Engajar as partes interessadas faz parte do processo, pois envolver as

pessoas nas atividades se faz necessário para a execução, afim de prepara-las
para o projeto. Contudo identificar e definir as ações de engajamento também é
preciso monitorar essas ações enquanto elas estão sendo executadas, pois
possibilitará que você identifique quais estão funcionando e devem ser
mantidas e quais não estão trazendo resultado e devem ser substituídas ou
removidas.

Contudo o não engajamento das partes interessadas poderá trazer sérios

impactos afetando o desenvolvimento do projeto.

Este plano contribui para o alinhamento com as atividades do projeto,

promovendo um bom desempenho em todo o seu ciclo de vida.

2. Com relação a gestão das comunicações, apresente quem são os

stakeholders envolvidos e a equipe do projeto, estruturando:

 
STAKEHOLDERES EXTERNOS ENVOLVIDOS:

Clientes
 Fornecedores

Vendedores

Concorrentes

Meio Ambiente

STAKEHOLDERES INTERNOS - EQUIPE DO PROJETO

Gerente

Impressor gráfico

Gravador de Chapas

Design gráfico

Operador de acabamento

Assistente financeiro

1. Quais informações devem ser apresentadas e quem deve fornecer

essas informações. 

Especificações e quantitativos de matérias que devem ser utilizados;

Tempo gasto na produção;

Planejamento de entrega dos produtos;

Correção de falhas

2. O responsável pela comunicação com cada stakeholders 

Gestor do Projeto é o responsável pela comunicação com os stakeholders

3. Qual o intervalo de tempo e a frequência da distribuição das

informações?
 A frequência de comunicação tem que ser traçada de acordo com as
expectativas do projeto nesse caso em curtos prazos em intervalos mensais
ou de acordo com a necessidade do projeto

3. Defina qual o tempo e o orçamento disponíveis para gerenciar as

comunicações e seu grau de importância. Como será realizado o controle
e monitoramento do seu plano de comunicação?
A gestão tem um tempo limitado para a entrega do projeto e um orçamento
bem elaborado, com objetivos estratégicos e gastos realistas. no qual a
importância na administração de tempo e custo torna-se imprescindível para o
desenvolvimento do projeto.

Monitorar e Controlar tem como objetivo garantir que as necessidades de

informação das partes interessadas sejam atendidas.

Todo monitoramento e controle será feito através de:

Indicadores de desempenho;
Reuniões periódicas;
Atualização de documentações;
Opinião especializada
Relatório de desempenho
Informações sobre desempenho de trabalho
Solicitações de mudanças, se necessário
Feedback
Nesse sentido o monitoramento e controle serão passadas aos stakeholders,
no momento certo e a tempo de ações preventivas, corretivas e melhorias
serem feitas.