Gestão Empresarial

Aula 03
Fundamentos da
Administração!
Administração é a ciência social voltada para as
práticas administrativas de uma organização, ou
seja, o gerenciamento de recursos financeiros e
humanos para atingir objetivos da empresa.
 O administrador é aquele que atua no
planejamento, na organização, na gestão e no
controle das empresas.
 Segundo Henry Fayol, pai da
teoria clássica da
administração, o administrador
também atua no comando da
empresa.
*Planejamento:

É um processo consciente e sistemático de tomar decisões sobre

os objetivos que a empresa buscará no futuro. Basicamente,
estabelece metas e objetivos da organização e especifica o modo
como eles serão alcançados.
Segundo Henry, o planejamento possui níveis organizacionais
diferentes, como o estratégico, tático e operacional. Antes de
completar o planejamento deve-se incluir a avaliação de riscos.

Como toda a atividade inclui seus riscos de realização, o plano deve

conter medidas de contingência para os empecilhos previstos.
*Organização:

É o instrumento de operacionalização do planejamento.

Ela possibilita a transformação dos planos em objetivos concretos.
É a maneira como a empresa coordena todos os seus recursos,
como humanos, financeiros, materiais... alocando-os de acordo
com o planejamento.
*Comando:
É a condução da empresa para atingir metas e objetivos. Trata-se
de fazer com o que os colaboradores que estão sob seu comando
executem as tarefas de forma clara e de acordo com os anseios
da administração.
*Gestão:

Trata-se dos pilares que o gestor de pessoas deve seguir, como a

motivação, comunicação, cooperação e estimular o trabalho em
equipe. É importante ter em mente que estamos lidando com
pessoas que possuem sentimentos e anseios pessoais e profissionais.
*Controle:

É a necessidade de verificar se os procedimentos estão de

acordo com as regras e os princípios da empresa. É estabelecer
padrões e fazer indicadores de desempenho que permitem
assegurar que as atitudes tomadas são as que a empresa espera.
 PRINCÍPIOS DA
ADMINISTRAÇÃO
Henry Fayol, desenvolveu 14 princípios na administração.

Ele acreditava que tais princípios ajudariam o gestor a

desempenhar as funções administrativas da empresa.
1º - Divisão do trabalho:

Consiste da especialização das tarefas do colaborador. O intuito é

dividir o trabalho em tarefas especializadas para cada trabalhador e
assim destinar responsabilidades para eles, dessa forma, objetivava
aumentar a eficiência na execução das atividades.
2º - Autoridade e responsabilidade:

Para Fayol, a autoridade deve ser capaz de dar ordens e esperar

obediência e prestar contas, tanto por parte da autoridade, quanto
por parte do colaborador.
3º - Disciplina:
Ela é dependente da obediência, do comportamento e do respeito
aos acordos estabelecidos entre a autoridade e os colaboradores.
4º - Unidade de comando:
Fayol apontava que os colaboradores deveriam receber ordens de
um único superior. Tinha como principal finalidade facilitar a
comunicação e execução das atividades devido a uma única ordem
de comando.
5º - Unidade de direção:
Na visão de Fayol, diversificar planos e pessoas de diferentes
características numa mesma atividade, poderia ocasionar desordem
e baixa eficiência nas atividades. Para ele, deveria ter um único plano
para cada conjunto de atividades com o mesmo objetivo.
6º - Subordinação dos interesses individuais aos gerais:
Os interesses gerais devem sempre se sobrepor aos interesses
individuais. Essa linha de raciocínio, ajudaria a empresa a atingir seus
objetivos com mais eficiência e mais rápido.
7º - Remuneração pessoal:
Segundo Fayol, para ter uma boa administração e rotina de atividades,
deveria haver justa e garantida satisfação dos empregados.
Assim, os colaboradores deveriam ser remunerados de maneira justa e
evitando exploração.
8º - Centralização:
Fayol se referia que a centralização era o princípio de concentração
da autoridade no topo da hierarquia organizacional. Toda tomada de
decisão e o plano da empresa deveria ser uma atividade do alto
escalão, existindo um único núcleo de comando.
9º - Cadeia Escalar:
Fayol apontava que a cadeia escalar funcionava como uma linha de
autoridade de cima par abaixo, ou seja, do mais alto comando a
mais baixa das funções. Porém, todos os setores devem funcionar
em conjunto.
10º - Ordem:
A ordem dentro das organizações é um fator de extrema
importância. Para Fayol, todas as atividades e funções devem ter seu
lugar e finalidades específicas. Nada misturado, porém, ordenado
para facilitar a direção da empresa.
11º - Equidade:
É o princípio da isonomia. O objetivo era alcançar a lealdade dos
funcionários da organização. Sua base era o senso de justiça, imparcia-
lidade e o respeito à igualdade de direitos.
12º - Estabilidade Pessoal:
A estabilidade, segundo Fayol, significava excelência, uma vez que a
rotatividade de funcionários (turnover) seria prejudicial a eficiência
da organização. Quanto mais tempo um funcionário permanecer na
empresa, mais vantajoso seria.
13º - Iniciativa:
Iniciativa é a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoal-
mente seu sucesso. O gestor, deveria estimular seus colaboradores
para encontrarem soluções para seus problemas que são apresentados.
14º - Espirito de equipe:
Esse princípio é o responsável pela consciência da identidade de
objetivos e esforços. É o princípio que cultiva a harmonia, o entendi-
mento e a união dos colaboradores.
Ferramentas de gestão
empresarial.
As ferramentas de gestão empresarial são recursos ou
metodologias empregadas as empresas que tem como
objetivo auxiliar os gerentes de equipes.

Elas são extremamente úteis para permitir a

comunicação da equipe.
Matriz Swot:
A análise SWOT é uma ferramenta que consiste na análise do
ambiente interno de uma determinada empresa por meio da
investigação de suas forças e fraquezas, e do ambiente externo a
partir das ameaças e oportunidades.
Ela também conhecida como:

F
Foça
O
Oportunidade

F
Fraqueza
A
Ameaça
Forças:
Saiba quais são os pontos positivos dentro do ambiente interno da empresas
que colaboram para o funcionamento e desenvolvimento do mesmo e, assim,
faça uma lista nesse quadrante. As forças, são os elementos que favorecem o
empreendimento.

Exemplo >> se a empresa está em uma ótima localização e é acessível para

o seu público-alvo, isso é uma força a ser considerada.
Fraquezas:
Liste todos os pontos negativos dentro do ambiente interno da empresa, que
atrapalham ou impedem a concretização de bons resultados. Nesse quadrante,
devem ser listadas todas as fraquezas que estão no seu alcance de mudança.

Exemplo >> se a empresa não possui um controle financeiro eficaz e os gastos

estão acima do esperado.
Ameaças:
Entenda todos os pontos que representam ameaças ao desenvolvimento da
empresa no ambiente externo, mostrando o que causa dificuldades para seu
crescimento.
As ameaças representam algo em que você não tem o poder de agir, mas
devem ser analisadas para que possam ser neutralizadas ao seu máximo!

Exemplo >> o país está passando por uma crise econômica, e seus clientes
optam por não consumir mais os seus produtos ou serviços e, assim, isso se
tornará uma ameaça ao seu faturamento.
Oportunidades:
Analise todos os fatores que representam oportunidades de crescimento para o
seu negócio no ambiente externo, que configuram vantagem competitiva.
Nesse quadrante é essencial entender todos os aspectos que estão fora do seu
controle de transformação.

Exemplo >> crescimento de compras online ou alguma tendência de mercado,

como alimentação saudável ou vegana (caso de restaurante).
Sendo assim, a análise Swot serve:
* Dar segurança para tomadas de decisão;
* Conhecer profundamente o cenário;
* Entender a posição da empresa em relação aos concorrentes;
* Antecipar-se ao ambiente externo;
* Indicar alternativas de ação.
AMBIENTE INTERNO
FORÇAS FRAQUEZAS
• Pontos positivos! • Pontos negativos!

 Ótima localização;  Equipe desqualificada;

 Vantagem tecnológica;  Problemas com fornecedor;
 Equipe treinada...  Equipamentos obsoletos...
AMBIENTE EXTERNO

OPORTUNIDADES AMEAÇAS
• Crescimento! • Riscos!

 Expansão do negócio;  Mudança na legislação;

 Anúncios em redes sociais;  Concorrência;
 Formação de novas parcerias...  Crise econômica...
 A partir daí, deve-se fazer combinações das
forças, oportunidades, fraquezas e ameaças!
Para isso, pergunte-se:

Quais os pontos fortes da empresa podem ser

usados para maximizar as oportunidades
identificadas?

Ou seja, deve-se combinar os pontos fortes com as

oportunidades!
 Imagina um comércio pequeno do ramo de alimentos!

FORÇAS
Combinar: FORÇAS + OPORTUNIDADES
 Receita de família;
 Baixo custo; • Anúncios em redes sociais falando um pouco
 Ótimo relacionamento com sobre a “receita de família”!
clientes.
• Devido ao custo baixo, oferecer preços
especiais as empresas da localidade;
OPORTUNIDADES
• Venda ativa + bom relacionamento com
 Eventos em empresas; clientes = um (a) cliente que faz aniversário,
 Anúncios em redes sociais; oferecer alguma vantagem a ele (a).
 Venda ativa.
Agora, buscar os pontos fortes da empresa que podem ajudar a
minimizar o impacto das ameaças.

FORÇAS
Combinar: FORÇAS + AMEAÇAS
 Receita de família;
 Baixo custo; • Receita de família X Concorrência!
 Ótimo relacionamento com >> Aproveite as redes sociais para
clientes.
divulgar mais as suas receitas.

• Crise econômica X Relacionamento

AMEAÇAS com cliente
>> Dar algum desconto e montar um
 Concorrência; reserva financeira para qualquer
 Mudança na legislação; eventualidade!
 Crise econômica...
Procuramos agora, como minimizar as fraquezas através das
oportunidades!

OPORTUNIDADES
Combinar: OPORTUNIDADES + FRAQUEZAS
 Eventos em empresas;
 Anúncios em redes sociais;
 Venda ativa. • Aproveitar as redes sociais para divulgar
a empresa para as empresas.

• Entregas em domicílio e também nas

FRAQUEZAS empresas.

 Pouco espaço; • Participar dos eventos para divulgação.

 Localização ruim;
Ações para minimizar ou eliminar as fraquezas e o efeito das ameaças.

FRAQUEZAS

 Pouco espaço;
 Localização ruim; Combinar: AMEAÇAS + FRAQUEZAS

* Ampliar o espaço;
AMEAÇAS * Mudar a localização;
* Adequar-se a nova legislação...
 Concorrência;
 Mudança na legislação;
 Crise econômica...
Há também uma ferramenta
muito utilizada chamada
Ciclo PDCA.
O ciclo PDCA é um método de gerenciamento para controle e
melhoria continua dos processos e produtos da empresa.

Segundo a Voitto,
é muito utilizado na resolução de problemas crônicos com
causas variadas onde não se sabe bem o que fazer.
 PDCA significa, em inglês, PLAN–DO–CHECK–ACT, ou
também PLAN-DO-CHECK-ADJUST, que significam Planejar-
Fazer-Verificar-Agir, ou Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar.
O ciclo é dividido em quatro etapas:
PLANO

Plan (Planejar);
Do (Executar);
Control (Controlar) e AGIR EXECUTAR

Act (Agir).
CHECAR
O ciclo deve respeitar a ordem da sigla.

Sendo assim, devemos começar pelo P (Plan), ou

seja, o planejamento!
A etapa de planejamento é a base do gerenciamento
para melhorar os resultados da organização.

É a primeira fase. Aqui, você deve identificar o problema

a ser trabalhado ou resultado a ser buscado, montando
um plano de ação específico para esse fim.
1 - Identificando o problema:

O objetivo dessa etapa é definir o problema ou a melhoria desejada

e reconhecer a sua importância. Sendo assim, nessa etapa deve-se
realizar as seguintes tarefas:

Definição do problema;
Histórico do problema;
Levantamento das perdas atuais;
Avaliação dos possíveis ganhos;
Identificação dos principais efeitos.
2 - Análise do problema:

Nesse momento o objetivo é investigar quais são as características

específicas do problema com uma visão ampla. Por isso, nessa
etapa você deve realizar as seguintes tarefas:

Descobrir as características do problema;

Observar o local;
Preparar documentos.
3 - Análise do Processo:

Aqui o objetivo é identificar a causa raiz do problema.

Com as possíveis causas levantadas, filtre aquelas que causam maior impacto
ao processo, concentrando todos os esforços daqui pra frente na solução do (s)
problema (s). Nessa etapa devem ser feitas as seguintes atividades:

Definição das causas influentes;

Escolha das causas mais prováveis;
Análise das causas mais prováveis.
4 - Plano de ação

O foco nessa etapa é elaborar planos de ação para bloquear os

problemas por meio da eliminação de suas causas raiz.
De forma simples e direta, duas tarefas precisam ser executadas
nesta etapa, e são elas:

Elaborar estratégia de ação;

Trabalhar com as causas mais prováveis.
Agora, com a primeira etapa concluída,
vamos a Execução (Do).
Os resultados são gerados na fase da execução. O nível
de resultados depende da “qualidade” das ações e do
nível de execução do plano de ação proposto.
Nessa etapa, o plano entra em execução.
Então, vamos as dicas do grupo Voitto:

*Apresente claramente as tarefas, para não cobrar algo que foi “mal
combinado”;
*Acompanhe e registre os resultados, sendo eles positivos ou negativos;
*Peça a opinião dos operadores e supervisores sobre as alterações, pois eles
que executam e acompanham o processo de perto;
*No caso de treinamentos, programe-se para não comprometer as
atividades da empresa e transmita a importância dos mesmos.
Após a execução, hora de verificação dos resultados e
dos dados coletados. É a checagem (check).

O principal objetivo desta fase é detectar eventuais

erros ou falhas.
O gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados
obtidos com a execução das atividades.

Sendo assim, ele deve avaliar processos e resultados confrontando-os:

*com o planejado;
*com objetivos;
*especificações e estado desejado.

Consolidando as informações, confeccionará relatórios pertinentes!

Na etapa seguinte – Agir (Action) - é necessário que se
tome as providências estipuladas nas avaliações e relatórios
sobre os processos.

Serão observados as falhas nos processos e se os objetivos

foram atingidos, caso contrário, estes devem ser
melhorados e as etapas se reiniciam (ciclo).
 Também é o momento de padronizar o que está dando certo.
Para tanto, é preciso deixar bem claro qual é o padrão a ser adotado ou
alterado, comunicar aos colaboradores, oferecer treinamentos e educação
conforme for necessário e acompanhar a implementação e utilização desse
novo processo.
Cuidados na utilização do Ciclo
PDCA
O Portal Sebrae, informa que ao implementar o Ciclo PDCA é
importante que o gestor evite:

*Fazer sem planejar;

*Definir as metas e não definir os métodos para atingi-las;
*Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las;
*Fazer e não checar;
*Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;
*Parar após uma “volta” do ciclo.
 A não execução de uma das etapas do ciclo pode
comprometer seriamente o processo de melhoria continua.

Por esse motivo, a ferramenta apresentada aqui deve ser

encarada como um processo contínuo em busca da
qualidade máxima requerida.
Durante todas as etapas, seja do SWOT ou do PDCA, é
extremamente importante ter pessoas de todas as
áreas envolvidas do processo, a fim de evitar
problemas de comunicação.
Dicas de sistemas e softwares para
auxílio na gestão empresarial.

Fonte: https://www.sbcoaching.com.br/
O Evernote é um software que permite o gerenciamento de
projetos a partir da organização de ideias, listas de tarefas, prazos
e compromissos de trabalho.

Entre as funcionalidades, também é possível adicionar notas e

anexos no sistema para ter acesso fácil a eles.
O Dropbox é um sistema de armazenamento e compartilhamento
de arquivos de forma centralizada.

Todas os seus documentos importantes ficam armazenados na

nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar, além de permitir
que vários integrantes da equipe tenham acesso a eles.
A plataforma de colaboração e armazenamento de arquivos na nuvem do Google
é uma ótima ferramenta para empresas que desejam e precisam de maior
segurança e praticidade ao lidar com documentos de texto, planilhas e fotos.

Com o Google Drive, você pode criar e compartilhar dados de Business

Intelligence, por exemplo, ou os principais indicadores de desempenho do mês.

A solução se integra perfeitamente a outras ferramentas do Google, como o

Gmail, que permite enviar os anexos diretamente para o Drive.
O Trello permite que você organize pendências, projetos e ideias em
um fluxo de trabalho semelhante ao utilizado em equipes de
desenvolvimento de software.

Trata-se de uma maneira bastante interessante de começar um novo

projeto e de acompanhar seu desenvolvimento.
O CamSacanner é um aplicativo mobile que digitaliza, sincroniza e
arquiva documentos.

O app também permite o compartilhamento dos arquivos com outras

pessoas por meio de redes sociais e e-mail.
A seguir, temos 05 questões para fixação do
conteúdo que deverão ser respondidas e
enviadas ao e-mail do instrutor.

O e-mail do instrutor está disponível em cada

aula na plataforma Moodle!
Exercício de fixação:
01 - O que é administração?
02 - Cite e explique um princípio segundo Henry Fayol!
03 - O que é a Matriz Swot?
04 - O que é Ciclo PDCA e o que significa a sigla?
05 - O que é Evernote?
Bibliografia:
https://www.siteware.com.br/gestao-estrategica
https://www.sbcoaching.com.br/
https://www.voitto.com.br/
https://gestao-de-qualidade.info/
https://cefetrj.com/
Professor Renan Sassi (youtube)