Agenda diária

– Tainara
2023

25 DE AGOSTO

Odonto Excellence Coqueiros

Criado por: Ramon e Tiago

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RESPONSABILIDADES G.I
O que esperamos de um gerente interno!

Desde o inicio de nossa jornada como empresários e empreendedores temos objetivos

e sonhos que queremos alcançar, sabemos que sozinhos não conseguimos tudo, por
isso o gerente interno junto com sua equipe são os motores que nos ajudam a alcançar
esses sonhos, temos certeza que quanto mais crescermos mais quem está ao nosso
lado pode crescer também, por isso elaboramos essa rotina para que ela seja seguida
como uma bíblia, ou seja você tem o livre arbítrio de escolher o que fazer, seguir ou
não o que vamos passar, mas também deverá assumir as consequências do não
cumprimento das rotinas, pois todos somos autorresponsáveis por tudo que acontece
em nossa vida, pessoal ou profissional!

Diante disso, aqui vem uma frase que resume o que esperamos de você!
“Um bom líder aponta a direção para o sucesso, exercendo
disciplina, paciência, compromisso, respeito e humildade.
Direcionar é uma das principais funções administrativas que
definem a atuação de um líder em relação à sua equipe. ”

Como você pode observar, liderar é delegar, ajudar e ajudar não é fazer o trabalho do
outro é auxiliar, supervisionar, direcionar as pessoas mostrando-lhes qual o caminho
para atingir nossas metas e objetivos! Você está preparado(a) para isso?

Preparamos esse material para que você esteja preparado(a) para enfrentar as
situações do dia – a – dia e nos ajude a alcançar nossas metas, com uma gestão e
liderança de qualidade!

Esse material está separado por cada dia da semana, e o que deve ser feito neles, e
qual o tempo deve ser usado para cada tarefa, ele não permanente, ou seja poderá
sofrer alterações, que nós ajustaremos conforme necessário, de imediato você não
poderá em nenhuma hipótese deixar de fazer nenhum das tarefas aqui descritas ou
alterar, modificar qualquer uma delas nos dias, como está escrito anteriormente,
apenas nós Franqueados iremos fazer as alterações quando acharmos necessário e
vermos que os resultados não estão saindo como esperado!

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Eu________________________, declaro que recebi essa agenda
diária e reconheço todas as funções que estão nela descritas, me
comprometo a fazer e a cumprir meu papel de liderança, fazendo
com que minha equipe seja produtiva e engajada, pois me
proponho a ajudar, orientar, treinar e supervisionar para que cada
um entregue o seu melhor dentro de nossa empresa, declaro ainda
que concordo e estou ciente de que as ações aqui descritas serão
avaliadas a qualquer momento pelos meus superiores e que não
posso fazer nenhuma alteração na minha rotina sem autorização e
justificativa do porque precisamos alterar tal tarefa, horário,
função!

Ciente, assinam em conjunto – Gerente Interno Unidade Odonto

Excellence Coqueiros – Franqueados.

G.I

Franqueados

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Horário de trabalho:

O Horário de trabalho deverá ser seguido, nem chegar atrasado e nem sair depois do
horário, um líder inspira as pessoas pelo exemplo, por mais que você não tenha a
obrigação de bater ponto como prevê a lei pois exerce um cargo de confiança, você
deve seguir os horários e ser sempre pontual em todos eles, isso também demonstra
comprometimento com empresa!

Seu horário: ENTRADA: 12:50 – JANTA: 16H AS 17H – SAIDA: 21:50

ATIVIDADES DE ENTRADA – INICIANDO O DIA!

Segunda-feira

13H – AS 14H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, orto, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do whatsapp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

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Segunda-feira

14H – AS 15H

 Abrir o mapa de trabalho no login de franqueado – fazer análise dos itens: 1-2

ITEM 1: Aceitação: deve sempre estar em 80% no mínimo, se a aceitação está

abaixo do mínimo estamos com muitos pendentes: fazer analise das avaliações
que estão pendentes, analisar os motivos que as secretarias colocaram, faz
sentido? Já entraram em contato com o paciente na data que ele solicitou o
retorno? Quem é o dentista que está com essa pendencia? Quais ações podemos
ter para que esse problema seja solucionado?

ITEM 2: Metas – Qual meta estamos com mais dificuldade para atingir nesse
período? Confira se o plano de ação que o gerente interno esta sendo realizado,
se necessário peça ajuda para fazer um novo plano de ação para o G.I da
franquia.

 Abrir o relatório de 7 agendas e analisar como esta o agendamento de avaliações

durante a semana, (deve ter no mínimo 20 avaliações por dia agendado,
trabalhar a agenda por dia, focar nos hoje ou amanhã para avaliação, pois assim
todos os dias teremos avaliações na agenda dentro do saudável)

 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O

MOMENTO.

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Segunda-feira
14h as 16h

 Trabalhar o relatório de coleta de indicações – focar nos resultados individuais,

fazendo reuniões diárias para saber porque não estão coletando o mínimo
pedido de indicações (primeiro agendamento – presença- pagamento)
 Verificar relatório de conversão, (quantas ligações foram feitas no dia anterior,
quantos atenderam, quantos recusaram) ANALISE INDIVIDUAL,
 Analisar a abordagem das ligações juntamente com as colaboradoras,
acompanhar ligações enquanto está fazendo os relatórios, corrigir as abordagens
com feedbacks imediatos, elogios ou correções se necessário.
 Analisar reagendamento – qual o percentual mínimo que devemos ter? 90% no
mínimo os 10 % restantes são os pacientes de prótese que estão em standy – by.
 Trabalhar plataforma cloubi – junto.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

Segunda-feira
 16h as 17h – jantar

Segunda-feira
17h as 18h –
 Acompanhar fechamento de caixa, organização de contratos e termos

18h as 21:50 – Recepção

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Terça – feira
13H – AS 14H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, ortodontia, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do WhatsApp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

Terça – feira
14h as 15h

 Analise mapa de trabalho – ITENS – 4-5-7

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Terça – feira
14h as 15h

 Analise mapa de trabalho – ITENS – 4-5-7

 PACIENTES SEM AGENDAMENTO > Verificar se o whatsapp esta sendo
respondido, quais os resultados do robô de agendamento da cloubi?
 Verificar se estão sendo feitas ligações de agendamento.
 Verificar como esta o reagendamento do dia e do dia anterior (Item 5)

**Item 7
Analisar o indicador e entender o motivo dos cancelamentos, se é automático, se
tem muito alta pedido e qual o motivo do cancelamento, caso não esteja na
observação falar com o dentista ou secretaria. Existe uma regra para
cancelamento que é inegociável a partir de agora:
O paciente que solicitar cancelamento do tratamento para a clínica deve: 1º
passar com o dentista que lhe atendeu, deixem que o dentista entenda porque o
paciente quer cancelar, muitas vezes ele desiste do cancelamento. Ninguém da
recepção tem autorização para fazer o cancelamento sem antes o paciente falar
com o dentista.

Terça – feira
15h as 16h

 Breve relatório de coleta de indicações e resultados do dia anterior – 15min

 Breve relatório de conversão// Boom, quantas avs foram agendadas e quantas –
av’s tem na próxima 7 agendas – cobrar o mínimo de 20 avs por dia. -15 min
 Separar 10 minutos para feed back com cada colaboradora – sobre o mapa de
trabalho – 30min
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

Terça – feira
16h as 17h – JANTAR

17h as 18h - ACOMPANHAR FECHAMENTO DE CAIXA / ORGANIZAÇÃO DE CONTRATOS

18h as 21:50 - Recepção

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Quarta – feira
13H – AS 14H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, ortodontia, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do WhatsApp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

14H – AS 15H

 Analise dos itens do mapa de trabalho: 9/11/12 (Pesq de satisfação/

Aproveitamento de agendamento / Instalação do app) – ver relatorio de quem
não baixou o app em:
- >ADMIN> APP> EFETIVAÇÕES MÊS
 Breve relatório de conversão – 15 min
 Acompanhamento de pacientes de orto que efetivaram, mas não fizeram a
instalação do aparelho (verificar quem fez o exame e ainda não fez a instalação,
solicitar que uma das secretarias faça a ligação e o acompanhamento desses
pacientes)

15H – AS 16H

 Verificar chamados do Help desk

 Verificar andamento dos negativados com a secretaria responsável
 Acompanhar termos e contratos bloqueados

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Quarta – feira
16H – AS 17H

JANTAR

17h as 18h - ACOMPANHAR FECHAMENTO DE CAIXA / ORGANIZAÇÃO DE CONTRATOS

18h as 21:50 - Recepção

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Quinta– feira
13H – AS 14H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, ortodontia, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do WhatsApp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

Quinta– feira
14H – AS 15H

 Analise dos itens 17/20 do mapa de trabalho

O Item 17 refere-se aos indicadores dos dentistas, ticket médio, procedimentos
diários, agendas, procedimentos concluídos por dia etc... explorar esse relatório
ajuda a entender qual o comportamento de cada dentista, e mais, ajuda você a
enxergar onde ele está tendo dificuldades, como nosso Ceo Oseias Gomes fala, o
dentista precisa ser: Técnico – saber fazer. Ágil; ter agilidade e precisão no
trabalho. Comercial; saber vender. Disciplinado; cumprir horários, ser preparado
para os atendimentos para não ficar saindo da sala a todos os momentos;
Quem você acha que pode melhorar em um desses indicadores?
 Item 20; Relatório dos resultados do mês das colaboradoras;
Esse relatório pode ser visto todos os dias junto com a análise da conversão. (mas
nesse dia pode ser feito um detalhamento mais profundo de cada colaborador).

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Quinta– feira
15H – AS 16H

 Analisar impressões dos termos de conclusão de procedimentos, conclusão de

tratamento e termos de alteração de tratamento.
 Analisar termos escaneados e que estão com imagens pendentes

**Lembrando que pode ser cobrado isso todos os dias, e nesse dia fazer um
levantamento geral da semana.

Onde acompanhar:
TC – (TERMOS DE CONCLUSÃO)
ADMIN> TERMOS>TERMOS DE IMPRESSÃO>SELECIONAR CLINICA>PERIODO>
(SEMPRE DO DIA 1 AO DIA ANTERIOR)

TCP – (TERMOS DE CONCLUSÃO DE PROCEDIMENTOS)

GESTÃO>IMPRESSÕES>TERMOS DE CONCLUSAO DE PROCEDIMENTO (ULTIMOS
ITENS DA LISTA)> AQUI VOCE CONSEGUE VER APENAS DOS ULTIMOS 3 DIAS.
(Esse indicador você pode ver todos os dias, durante o dia e ir acompanhando pra
nunca ficar nenhum termo sem ser assinado, pois muitas vezes são apenas
impressos para sair da listagem, mas não está assinado)

Quinta– feira
16H – AS 17H

JANTAR

17h as 18h - ACOMPANHAR FECHAMENTO DE CAIXA / ORGANIZAÇÃO DE CONTRATOS

18h as 21:50 - Recepção

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Sexta – feira
13H – AS 14H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, ortodontia, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do WhatsApp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

Sexta – feira
14H – AS 15H

 Analise do agendamento pós efetivação – > ADMIN>ODONTO>AGEND POS

EFETIVAÇÃO:
COMO ANALISAR? Verifique o total de pacientes efetivados no mês,
 Qual a % agendados no dia ?
 Qual a % agendados em até 3 dias para iniciar o tratamento?
 Qual a % agendados com mais de 3 dias ?
 A prioridade é o paciente efetivar e já iniciar o tratamento no mesmo dia, ou
seja quando o percentual de agendados no dia da efetivação estiver acima dos
demais é um bom sinal, se todos estiverem iguais ex: 33%, 33%, 33%
precisamos nos atentar, pois algo de errado esta acontecendo, precisa ver se é
o dentista que não consegue ou não quer iniciar o tratamento do paciente no
dia ou se é falha da recepção.

Sexta – feira
13
15H – AS 16H

 VERIFICAR A AGENDA DE AVALIAÇÕES DA SEMANA SEGUINTE.

 Analisar abordagens com cada uma das secretarias no agendamento de avs, se
necessário alterar os scripts, analisar tanto a cloubi quanto as conversões.
 Acompanhar whatsapp e ver se estão respondendo as mensagens,
principalmente as de reagendamento e confirmação de avaliações.

Sexta – feira
16H – AS 17H

 JANTAR

Sexta – feira
17h as 18h

 ACOMPANHAR FECHAMENTO DE CAIXA / ORGANIZAÇÃO DE CONTRATOS

 18h as 21:50 - Recepção

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SABADO
11H – AS 12H

 Conferir se todas secretarias responderam o mensageiro

 Todos sabem a meta do dia?
 Passar para a equipe qual foi o resultado do dia anterior: Quanto vendeu de
clinico, ortodontia, implante.
 Repassar a meta do dia descontando o que foi vendido no período da manhã.
 Responder grupo do WhatsApp da franqueadora e analisar as mensagens
recebidas desde o começo do dia, verificar se as tarefas passadas já foram
cumpridas e entregues pela equipe, caso não direcionar o que deve ser feito.
 VER O QUE CADA UMA ESTÁ FAZENDO E QUAIS OS RESULTADOS ATÉ O
MOMENTO.

12H – AS 13H

 AUDITORIA NA ROTINA DE PROTESE

13H – AS 15H

 RECEPÇÃO (PREPARAÇÃO PARA A PROXIMA SEMANA)

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