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Gestão de Projetos - Interessante
Gestão de Projetos - Interessante
País: Brasil.
Objetivos
Métodos
Resultados
Os resultados obtidos até agora são bastante positivos, e estão ligados às melhorias
visíveis na concepção e no planejamento dos mais de 500 projetos da empresa atualmente
sendo gerenciados pelo software adotado.
Conclusões
1. Introdução
2. O Ambiente
A Santista Têxtil foi a primeira indústria têxtil a obter a certificação ISO 9002 no Brasil e na
Argentina e a certificação ISO 14001 na América Latina. Em 2002, a unidade de Paulista, em
Pernambuco, tornou-se a primeira do setor no país a contar com o Sistema de Gestão
Integrado1 2 .
1
Observe o caráter de pioneirismo existente na empresa, que sempre valorizou investimentos e iniciativas que conferissem a
ela vantagem competitiva em relação a empresas concorrentes. Isto se deu com a implantação de Sistemas de Qualidade, de
Gestão Ambiental, e agora com Gestão de Projetos.
2
“... Apenas responder de forma rápida a um estímulo não atende mais a todas as necessidades dos mercados; é preciso ser
proativo. Estamos na era da Proatividade, onde levam vantagem aqueles que conseguem se antecipar às mudanças”.
VIEIRA [2].
Seus tecidos são produzidos em oito fábricas, cinco no Brasil, uma no Chile e duas na
Argentina. No Brasil, elas funcionam em Americana e Tatuí (SP), em Paulista (PE), e em
Nossa Senhora do Socorro e Aracaju (SE). No Chile, em Chiguayante; e na Argentina, em
Tucumán e Santiago del Estero. Possui ainda três escritórios: em São Paulo, Buenos Aires, na
Argentina e Santiago , no Chile.
A partir de 1989, a Santista Têxtil adotou a Gestão da Qualidade Total (ou TQC – Total
Quality Control) para ser o sistema de gerenciamento da empresa, e desde então vem
implementando ações para atingir os objetivos deste sistema, ou seja, garantir da satisfação
total das pessoas interessadas e afetadas pelo negócio.
3
As razões específicas que a empresa de consultoria teve para apontar o gerenciamento de projetos como uma iniciativa a ser
desenvolvida na empresa não serão abordadas neste trabalho, primeiramente porque não se trata do foco deste artigo, e
também por este relatório ter caráter confidencial, não podendo seu conteúdo ser publicado.
Os trabalhos de implantação de gestão de projetos se iniciaram nos dois últimos meses de
2002, com a realização de um diagnóstico da situação presente da empresa, que levantou as
seguintes características:
- Não havia planejamento dos vários projetos internos segundo uma metodologia uniforme;
- Os projetos não tinham uma definição clara de seus objetivos, e isto dificultava a avaliação
dos resultados de cada projeto, pois havia um caráter subjetivo relevante na avaliação;
Uma vez decidido que seria implantada alguma metodogia de gerenciamento de projetos na
organização, algumas perguntas foram colocadas e precisavam ser resolvidas:
- A melhor ação para iniciar este trabalho seria implantar gerenciamento de projetos em um
projeto-piloto ou na empresa como um todo?
- A metodologia seria – de alguma forma – amarrada com os planos de ação? (Isto traria
benefícios para que as avaliações de planos de ação fossem mais concretas)
4. A Solução Adotada
4
Valeriano [6] sugere que não se deve deixar que cada projeto inicie pelo estabelecimento de rotinas e metodologias próprias,
pois isto dificulta o relacionamento conjunto com a organização ou leva ao isolamento dos projetos.
1. O escopo de trabalho foi definido: todos os projetos presentes nos planos de ação de todas
as diretorias, gerentes de área e gerentes de fábrica teriam que seguir o que seria chamado de
“Modelo Simplificado de Gestão de Projetos Santista Têxtil” 5 (Foti [4] sugere que em uma
iniciativa de se chegar à maturidade em gestão de projetos, deve-se iniciar escolhendo um
modelo ou partes de diferentes modelos, que vão guiar os esforços de maturidade).
4. A metodologia a ser definida deve contemplar todas as cinco fases da vida de um projeto:
iniciação, planejamento, execução, controle e finalização (também segundo as definições do
PMBOK).
5. Um conjunto mais sofisticado de técnicas seria definido para ser aplicado em alguns poucos
projetos-piloto mais interessantes (de 4 a 6 projetos).
6. A empresa possui profissionais com a função de Coordenadores de Qualidade. Estes
profissionais ganham duas novas atribuições no cenário de gestão de projetos: garantir que o
escopo do projeto seja alcançado (ou seja, que os diretores, gerentes de área e gerentes
funcionais utilizem a metodologia adequadamente nos projetos de seus planos de ação) e
facilitar o uso da metodologia e do software de gestão de projetos a quem mais desejar se
beneficiar deles para outras finalidades.
7. A Gerência Corporativa da Qualidade Total não irá ter conhecimento do conteúdo dos
projetos gerenciados através desta metodologia e do software. Isto visa manter a
confidencialidade e a consciência de que o papel da gerência é de implantar as ferramentas e
controlar o processo de gestão de projetos na empresa, e não controlar o andamento dos
projetos em si.
5
O PMBOK [8] afirma que “projetos são frequentemente implementados como meios de se atingir um objetivo estratégico da
organização”, e esta é a motivação em converter os planos de ação em projetos.
6
Project Management Body of Knowledge, uma publicação editada pelo Project Management Institute que representa um
compêndio das melhores práticas em gestão de projetos.
7
São elas: gestão integrada, gestão de escopo, gestão de prazos, gestão de custos, gestão de riscos, gestão de recursos
humanos, gestão de suprimentos (ou de aquisições), gestão da comunicação e gestão da qualidade.
4.2. As Cinco Fases do Gerenciamento de Projetos e as Ferramentas Definidas Para
Cada Uma
Dadas as decisões / restrições apresentadas acima, foi necessário definir uma ferramenta para
cada fase da vida do projeto, que estão mostradas na Figura 1.
?
?
?
Lista de Documentos ,
Carta do Atividades arquivos e Lista de Lições
Projeto notas do Atividades Aprendidas
Com responsável, e
datas previstas
de início e término
projeto Com datas reais de
início e término
Iniciação: a ferramenta que representaria a fase de iniciação dos projetos seria a carta do
projeto 8 , que deveria garantir a clara e completa definição do projeto e de seus produtos, a fim
de minimizar qualquer subjetividade ou interpretação pessoal no entendimento do projeto,
também deveria possuir o mínimo número de campos possível, para garantir a simplicidade da
ferramenta (e minimizar resistências), e deveria ter uma página.
8
Segundo o PMBOK [8], A carta do projeto “é um documento que formalmente autoriza um projeto”. É um documento que
deve minimamente incluir a necessidade de negócio que o projeto deve atender, e a descrição do produto.
Execução: os principais conteúdos e conhecimentos gerados ao longo da execução do projeto
(inclusive documentos, como arquivos e e-mails) deveriam ser arquivados e organizados para
fácil recuperação futura. Segundo o PMBOK [8], este processo é chamado de “distribuição de
informações”, definido como “tornar as informações necessárias disponíveis aos interessados
do projeto de uma forma temporalmente interessante”.
Foi estabelecido um prazo de uma semana (após o treina mento) para que cada “dono” de
projeto elaborasse sua carta de projeto e o planejamento do projeto 9. E foram definidos
também três pontos de controle, onde a GCQT avaliaria o andamento da implantação do
modelo na organização: um ao final de Abril, outro ao final de Julho e o terceiro ao final de
Outubro de 2003.
9
Ao final de cada ano cada gerente e diretor elabora seu plano de ação. Desta forma, desde o final de 2002 os mais de 400
projetos presentes nos planos de ação já tinham sido definidos, portanto, escrever a carta do projeto e desdobrá-lo em
atividades seria – em tese – uma atividade rápida e simples.
documento de auto-avaliação são formas concretas de representar a primeira e a última fase da
vida do projeto, as três fases intermediárias ainda estavam relativamente indefinidas.
Inicialmente, foi proposta uma planilha eletrônica para gerenciar as fases de planejamento e
controle dos projetos, contemplando os campos que foram detalhados anterio rmente. Mas
foram também avaliadas outras alternativas de softwares comerciais.
Os principais objetivos que se buscaram ser atendidos com a solução tecnológica adotada
foram: oferecer uma ferramenta que fosse útil para os gerentes de projetos; manter um
histórico dos projetos da empresa, mesmo depois que eles fossem concluídos (manter o
domínio tecnológico da organização); auxiliar o processo de avaliação dos planos de ação;
permitir o acompanhamento hierárquico dos projetos; permitir o uso em rede na Intranet da
empresa, facilitando o uso nas onze plantas da empresa, localizadas no Brasil, Chile e
Argentina, e ser facilmente utilizável, demandando um esforço pequeno de treinamento.
Os softwares analisados foram o Microsoft Project, da Microsoft, e o GP3, da empresa Proage.
A decisão culminou na adoção deste segundo sistema. A área de administração do GP3 ficou
sob responsabilidade da Gerência Corporativa da Qualidade Total, que passou a ter os
seguintes papéis: acompanhar estatísticas de uso do sistema; cadastrar planos de ação e
usuários, e fornecer suporte (help-desk) aos usuários da organização.
6. Resultados
Projetos Atividades
400 1750
350 1500
300 1250
250 1000
200 750
150 Ponto de Inflexão 500
100 250
50
0
0
/3
/4
/4
/5
2/4
9/4
7/5
/4
/5
26
23
30
21
16
14
/4
/3
/4
/4
/5
/5
2/4
9/4
7/5
30
26
16
23
14
21
Figura 3: evolução dos indicadores, com ênfase ao ponto de inflexão de Abril de 2003.
Atividades / Projeto
Outro índice interessante é o número de atividades
6
por projeto, que nos dá idéia do tamanho dos
5
projetos sendo cadastrados no sistema. Este índice
4
tem evoluído de acordo com o gráfico da Figura 4, 3
que mostra uma posição relativamente estável em 2
/4
/4
2/4
9/4
7/5
/3
/4
/5
/5
23
30
26
16
14
21
Figura 4: evolução do indicador “Atividades / Projeto”.
2. Foi identificado que só o fato de as pessoas terem que utilizar um software para registrar o
planejamento do projeto faz com que elas o planejem de forma mais compromissada do que se
não houvesse esta obrigatoriedade. Isto traz uma maior qualidade nos planejamentos dos
projetos da empresa.
10
O PMBOK [8] enfatiza a diferenciação entre projetos e operações afirmando que “operações são repetitivas e contínuas,
enquanto projetos são temporários e únicos”.
11
Percebe-se, por exemplo, nestes casos, a criação de atividades longas, com início em Janeiro e término em Dezembro; ou a
criação de quatro ou cinco atividades paralelas com períodos extensos de duração, que não conseguem caracterizar um
movimento de ação que culmina com o atingimento de uma meta específica, não caracterizando um projeto, portanto.
6. Os projetos estão sendo melhor definidos, planejados e suas responsabilidades mais bem
atribuídas. No médio prazo, isto leva a uma melhoria na qualidade dos projetos em si.
Acredita-se que na próxima rodada de geração de projetos como desdobramento dos planos de
ação os projetos terão uma qualidade muito diferente da que hoje eles possuem.
7. Há a percepção de uma maior integração entre as pessoas ao se compartilhar informações
dos projetos (seja por meio das discussões das cartas dos projetos, seja por meio do
compartilhamento de informações do software). Uma maior sinergia entre as pessoas é notada,
pois os planos de ação tendiam a ser muito individuais, e hoje há um maior compartilhamento
e disseminação de informações de projeto, provocando esta maior interação entre elas.
1. Atividades estão sendo definidas de forma muito extensa (grandes atividades de vários
meses de duração talvez não devessem representar uma boa etapa de planejamento);
3. Os produtos a serem gerados pelos projetos não são bem definidos nas cartas: boa parte
deles não caracteriza claramente o final do projeto, e há textos que não representam os
produtos do projeto;
4. Até final de Maio de 2003, 45% dos projetos ainda não tinham sua carta escrita;
5. Existem cartas com preenchimento dos campos “Descrição do Projeto” e “Produtos a serem
gerados pelo projeto” desalinhados entre si, ou até mesmo conflitantes (o que indica um mal
entendimento da proposta de cada campo);
7. Há produtos de projetos definidos como números (metas de melhoria, por exemplo). Isto
indica um risco de o projeto ser uma operação de rotina, especialmente se o número
apresentado for pequeno (melhoria de 3% em um determinado processo, por exemplo).
É importante destacar que alguns movimentos que estão acontecendo não serão –
propositalmente – definidos ou orientados a priori. Isto porque espera-se que esta iniciativa
gere comportamentos diferentes que possam ser comparados no futuro para que, num segundo
momento, uma diretriz seja definida baseada nas melhores práticas desenvolvidas ao longo
deste primeiro ano de implantação. Alguns exemplos são o fato de somente os responsáveis
pelo projeto (e não todos os usuários do software) pode rem enviar arquivos para o repositório
do projeto, e a questão sobre a visibilidade dos projetos na empresa.
7. Próximos Passos
2. Propor mais um round de ferramentas para cada fase da vida do projeto (sofisticando aos
poucos a maturidade da cultura em gestão de projetos);
5. No próximo planejamento dos planos de ação 2004, além da simples menção aos projetos
que se pretendem executar, será exigida também a carta de cada projeto.
8. Conclusões
Pode-se notar, pelos resultados já alcançados, que o desafio de implementar um conjunto novo
de técnicas em uma organização com o porte da Santista Têxtil não é simples, porém é
alcançável. Foi possível perceber a importância da Gerência Corporativa de Qualidade Total
no sucesso desta implantação, e também é notável a aceitação dos profissionais da organização
pelas ferramentas definidas no “Modelo Simplificado de Gestão de Projetos Santista Têxtil”.
Resistências são inevitáveis, particularmente quando se apresenta um cenário novo de
“controle” das atividades da organização. Porém, a abordagem simplificada, utilizando
ferramentas de simples uso, vem conferindo um grau de adesão ao modelo como um todo
bastante rápido e positivo na empresa.
Espera-se, por fim, que outras organizações com iniciativas similares aproveitem o material
gerado neste artigo para guiar algumas de suas ações, desfrutando dos pontos positivos e
colhendo as principais lições aprendidas nesta experiência para que elas possam chegar a seus
resultados mais rapidamente.
9. Referências Bibliográficas
[1] Bridges, Dianne N., Crawford, J. Kent. How to Startup and Rollout a Project Office. PM
Solutions.
[2] Vieira, Eduardo N. O.. Gerenciando Projetos na Era de Grandes Mudanças: uma breve
abordagem do panorama atual.
[3] Rose, K. H. Knowledge Management is Power. PM Network. Project Management
Institute – PMI®. Fevereiro de 2002.
[4] Foti, Ross. Ma-tu-ri-ty (m?-‘tur-?-te) noum, 21st century. Synonym: survival. PM
Network. Project Management Institute – PMI®. Setembro de 2002.
[7] Frame, J. D. Managing Projects in Organizations : how to make the best use of time,
techniques and people. Jossey-Bass Publishers. San Francisco, 1995.
[8] A Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK® Guide, 2000
Edition, Project Management Institute – PMI®.