Procedimento Operacional Padrão (POP) - Saúde

O que vamos ver no curso?

1. O que é um Procedimento Operacional Padrão;

2. Case
3. Vantagens de se utilizar um POP na empresa;
4. Tipos de POP utilizados nas empresas;
5. Legislação e normas relacionadas ao POP;
6. Conceitos;
7. Passo a passo para se elaborar um POP;
8. Dicas e Possíveis falhas.
O que é um Procedimento Operacional
Padrão
Procedimento Operacional
Padrão
Procedimento Operacional Padrão (POP)
é um documento (manual descritivo) com
um roteiro padronizado e detalhado das
tarefas a serem executadas na empresa,
através de um passo a passo.

Desse modo, é possível garantir repetições

exatas, com funções bem definidas e que
levam a resultados maximizados e atingidos.

O POP é o tipo de informação

documentada mais popular do sistema de
gestão.
 Procedimento Operacional Padrão

O conceito fundamental do Procedimento Operacional

Padrão é garantir a qualidade e constância no produto ou
serviço final, de acordo com os padrões de qualidade e
planejamento estratégico da empresa. É uma ferramenta de
controle e gestão de processos.

Além disso, ele é outra maneira de pensar sobre os

processos, especificamente, na definição formal da melhor
maneira de fazer algo.

Em termos da área da saúde, o uso de POPs significa

economizar tempo e recursos, criando um conjunto de
instruções claras e concisas para todos os processos
internos, garantindo assim a segurança do paciente e a
eficiência dos serviços prestados.
 Procedimento Operacional Padrão

A ideia central do Procedimento Operacional Padrão é

identificar “quem”, “o quê” , “onde” e “quando” são
realizadas todas as fases da operação, dentro de uma
organização, relacionando as tarefas com os responsáveis
e com os recursos necessários para cada etapa.

Essas informações são apresentadas de forma ampla,

utilizando uma linguagem técnica de acordo com as
legislações e normas padrões da área da saúde.

Isso garante a precisão e o cumprimento das diretrizes

estabelecidas, promovendo a segurança do paciente e a
conformidade com os padrões regulatórios.
 Procedimento Operacional Padrão

A filosofia do Procedimento Operacional Padrão:

▪ Focar em detalhes, atribuições específicas e

fluxos de trabalho;

▪ Manter a previsibilidade sobre os resultados;

▪ Garantir padrões de conformidade (garantir que
independente de quem realize determinada tarefa,
consiga fazê-la de forma apropriada);

▪ Manter a empresa mais competitiva, uma vez que

colabora com a implementação da qualidade total.
Onde aplicá-lo
Os procedimentos operacionais
padronizados são imprescindíveis na área da
saúde, seja para a realização de atividades
rotineiras, como a higienização de
equipamentos médicos, o armazenamento e
transporte adequado de materiais sensíveis,
a calibração precisa de instrumentos clínicos,
a análise correta de amostras laboratoriais,
ou para a execução de tarefas mais
complexas, como o desenvolvimento de
protocolos de tratamento, estudos clínicos e
estratégias de divulgação e conscientização
na área da saúde.
 Quando aplicar um POP?

Ou, que tipos de atividades devem ser documentadas e padronizadas?

“Todo trabalho deve ser altamente

especificado em relação ao
“O mal está nos detalhes”
conteúdo, sequência, tempo e
resultado desejado”

Essa é a regra nº 1 que norteia o funcionamento da

operação do Sistema Toyota de Produção
 Reflexão...

▪ Deve existir um procedimento

definido para cada atividade;

▪ O executor deve saber se está

realizando a atividade corretamente;

▪ O executor deve verificar se o

resultado foi conforme o esperado;

▪ O executor deve saber o que fazer

ou a quem pedir auxílio caso algum
desvio ou problema apareça.
 Para aprofundar...

Livro interessante:

“Lean Hospitals: Improving, Quality,

Patient Safety and Employye
Engagement” de Mark Graban
 Para aprofundar...

Matéria interessante:

“Decodificando o DNA do Sistema

Toyota de Produção” de Steven
Spear e H. Kent Bowen.
 Alguns
exemplos
de POP:
Administração de
imunobiológicos
 Alguns
exemplos
de POP:
Eletrocardiograma
Aplicando um POP – Vamos ver Exemplos?
 Onde aplicá-lo

Coleta e processamento de amostras laboratoriais

Os POPs relacionados à coleta e processamento de

amostras laboratoriais garantem a integridade das
amostras e a precisão dos resultados dos testes
laboratoriais. Eles incluem instruções sobre técnicas
adequadas de coleta, armazenamento, transporte e
processamento das amostras.

Erro evitado pelo POP: contaminação ou deterioração de

uma amostra durante a coleta, armazenamento ou
processamento, o que pode levar a resultados de teste
imprecisos ou inválidos.
Onde aplicá-lo
Procedimentos de esterilização de
instrumentos médicos

Os procedimentos operacionais padrão para

esterilização de instrumentos médicos
garantem a eliminação de microrganismos
patogênicos, prevenindo infecções cruzadas e
assegurando a segurança dos pacientes durante
procedimentos médicos invasivos.

Erro evitado pelo POP: falha na esterilização

adequada de instrumentos médicos, o que pode
levar à transmissão de infecções hospitalares e
complicações pós-operatórias.
 Onde aplicá-lo
Preparação e administração de medicamentos

Os procedimentos operacionais padrão para a

preparação e administração de medicamentos
garantem a aplicação do medicamento correto e a
dosagem certa do medicamento, evitando erros de
medicação e possíveis efeitos colaterais adversos
nos pacientes.

Erros evitados pelo POP: administração incorreta

de um medicamento, como dose excessiva ou
insuficiente, que pode causar danos à saúde do
paciente.
 Onde aplicá-lo
Descarte de resíduos hospitalares

Os procedimentos padrões para o descarte de resíduos

hospitalares visam garantir a correta separação,
acondicionamento e destinação dos diferentes tipos de
resíduos gerados em um ambiente de saúde. Eles instruem os
profissionais sobre as categorias de resíduos, recipientes
adequados, rotulagem e armazenamento temporário, além de
orientar sobre a coleta externa e o transporte seguro até a
destinação final.

Erro evitado pelo POP: descarte inadequado de resíduos

hospitalares, o que pode levar à contaminação do ambiente,
exposição a agentes infecciosos e riscos à saúde pública.
Case - Administração de Medicamentos
Administração de Medicamentos

O Background
Uma enfermeira recém-contratada em um
hospital percebeu que a administração de
medicamentos aos pacientes era realizada de
forma inconsistente e sem um padrão definido.

Alguns enfermeiros seguiam protocolos

informais, enquanto outros tinham abordagens
diferentes, levando a erros na administração,
confusão e possíveis riscos para os pacientes.
Administração de Medicamentos

A expectativa

A administração de medicamentos é uma

das responsabilidades mais críticas de uma
equipe de enfermagem em um hospital. É
essencial garantir que os medicamentos
sejam administrados corretamente, na dose
adequada, no horário correto e de acordo
com as orientações médicas. É necessário
estabelecer um procedimento operacional
padrão (POP) garantir a segurança desse
processo.
Administração de Medicamentos

A realidade: Ao observar as práticas atuais de

administração de medicamentos, a enfermeira
identificou uma série de problemas, tais como:
▪ Falta de verificação adequada da identidade
do paciente antes da administração do
medicamento;
▪ Ausência de registro consistente das doses
administradas;
▪ Pouca comunicação entre a equipe de
enfermagem sobre reações adversas ou
interações medicamentosas;
▪ Falta de documentação padronizada sobre os
procedimentos de administração de
medicamentos.
Administração de Medicamentos

A realidade

Esses problemas levam a erros de

dosagem, atrasos na administração,
falta de monitoramento adequado e
ausência de informações cruciais para a
continuidade do tratamento.
 O Mapeamento do Processo – Passo 1

A enfermeira decidiu mapear o processo de administração de medicamentos

para identificar as etapas críticas e os pontos de falhas. Ela elaborou um
fluxograma que incluía as seguintes etapas:

Verificação da Preparação Administração Monitoramento Documentação

identidade do do do pós- adequada
paciente Medicamento Medicamento administração
 Administração de Medicamentos

O que fazer?
Em seguida, ela avaliou as partes mais problemáticas dos processos...

Verificação da Preparação Administração Monitoramento Documentação

identidade do do do pós- adequada
paciente Medicamento Medicamento administração

Não há um procedimento!!!
 Administração de Medicamentos

O que fazer?
Em seguida, ela fez uma reunião com a Enfermeira
Coordenadora e os demais enfermeiros da área para
entender como cada um realizava cada atividade. Com
base no mapeamento do processo, a enfermeira elaborou
um POP para a administração de medicamentos. O POP
incluiu as seguintes diretrizes para cada etapa:

▪ Verificação da identidade do paciente.

▪ Preparação do medicamento.
▪ Administração do medicamento.
▪ Monitoramento pós-administração.
▪ Documentação adequada.
O que fazer? Passo 2

Com base no mapeamento do processo, a

enfermeira elaborou um POP para a
administração de medicamentos.

Para a etapa de verificação da identidade

do paciente: procedimento para
confirmar a identidade do paciente por
meio de pelo menos dois identificadores,
como nome completo e data de
nascimento.
O que fazer? Passo 2
Com base no mapeamento do
processo, a enfermeira elaborou um
POP para a administração de
medicamentos.

Para a etapa de preparação do

medicamento: instruções sobre a
verificação correta do medicamento,
dosagem precisa, diluição (se
necessário) e etiquetagem adequada.
O que fazer? Passo 2
Com base no mapeamento do processo, a
enfermeira elaborou um POP para a
administração de medicamentos.

Para a etapa de administração do

medicamento: orientações sobre a
técnica correta de administração, via de
administração, velocidade de infusão (se
aplicável) e possíveis interações com
outros medicamentos.
O que fazer? Passo 2

Com base no mapeamento do

processo, a enfermeira elaborou um
POP para a administração de
medicamentos.

Para a etapa de monitoramento pós-

administração: instruções para
monitorar os sinais vitais do
paciente, possíveis efeitos colaterais
e quaisquer reações adversas.
O que fazer? Passo 2

Com base no mapeamento do processo,

a enfermeira elaborou um POP para a
administração de medicamentos.

Para a etapa de documentação

adequada: orientações sobre como
registrar corretamente a administração
do medicamento, incluindo data, hora,
dose administrada, via de administração
e assinatura do enfermeiro responsável.
As três etapas de
implementação – Passo 3

A implantação do POP vai ter três

etapas para que os enfermeiros o
pratiquem. Essas etapas são:
elaboração, treinamento e supervisão,
que deverão ser executadas de acordo
com o cronograma ao lado.
 Os resultados – Passo 5
Após a implementação do POP para a
administração de medicamentos, a equipe de
enfermagem passou a seguir um padrão
consistente e seguro. Os resultados observados
foram:
▪ Redução significativa de erros na administração
de medicamentos;
▪ Melhoria na comunicação entre a equipe de
enfermagem sobre as reações adversas ou
interações medicamentosas;
▪ Melhoria na documentação adequada,
facilitando a continuidade do tratamento e a
revisão dos medicamentos administrados;
▪ Aumento da confiança dos pacientes no
processo de administração de medicamentos.
As vantagens do
Procedimento Operacional Padrão
 Objetivos e vantagens do POP
▪ Minimizar erros, variações ou desvios (aumento da
qualidade dos processos);
▪ Garantir tanto a segurança como a preservação ao meio
ambiente;
▪ Auxiliar em treinamentos de novos profissionais e equipes
(substituição de funcionários);
▪ Reduzir desperdícios e custos;
▪ Segurança;
▪ Identificação de problemas e otimização de processos;
▪ Preservar espaços e equipamentos.
 Por que usar um POP?

▪ Processos realizados sem um POP costumam demandar uma constante

supervisão, estando mais suscetíveis a falhas durante a execução;

▪ O seu uso justifica-se, principalmente, nas ações que impactam diretamente o

resultado da empresa;

▪ É normal que um POP seja criado a partir de um processo já existente que

precisa ser padronizado e documentado.;

▪ Também é possível que a necessidade de implementá-lo surja por conta

de falhas observadas durante a execução ou no resultado final (processos
críticos, que impactam no resultado da empresa).
 Por que usar um POP?

O Procedimento Operacional Padrão

vai impactar o resultado pois:

▪ Padronizar é importante;

▪ Dar um direcionamento claro

do que fazer é importante.
Tipos de
Procedimento Operacional Padrão
 Tipos de POP

As atividades a serem padronizadas

dependem das necessidades de
cada organização.

No entanto, há alguns tipos de

Procedimento Operacional
Padrão que afetam mais
diretamente o produto final e a
experiência do cliente, por isso são
mais frequentes dentro de uma
empresa.

A seguir vamos vê-los:

 Tipos de POP

▪ Fundamentais (Modelos):

São o alicerce de quaisquer outros

tipos de POP que possam ser
criados. São responsáveis por dar
instruções sobre como fazer POPs
das outras categorias, ou seja, eles
padronizam a maneira de se fazer
um POP.
 Tipos de POP
▪ Metódicos:

A principal característica desse tipo de

POP é o caráter de teste que apresenta.
O documento descreve um método
completo de investigação.
Esse procedimento é rigoroso e feito
por uma equipe especializada.
Pode ser utilizado também no caso de
um acidente de trabalho para investigar
suas possíveis causas.
 Tipos de POP

▪ Metódicos: (cont.)
 Tipos de POP

▪ Metódicos: (cont.)
 Tipos de POP
▪ De Segurança:

Este abrange questões de segurança e

ações a serem tomadas em uma
situação de emergência.

Não apenas serve como forma de evitar

acidentes, mas para comprovar as
instruções de trabalho em caso
de auditorias dos processos serem
realizadas.
 Classificação da Lesão por
Tipos de POP Pressão (LPP)

▪ Específicos:

Ex: LPP (POP de manutenção

de integridade da pele (área
Enfermagem));
Legislação e normas
 RDC 17/2010 – Regulamento Técnico
de Boas Práticas de Fabricação de Medicamentos
O POP é documento obrigatório exigido pela Vigilância Sanitária.

Art. 228. - Deve haver Procedimentos Operacionais Padrão e registros para o

recebimento de matéria-prima e de materiais de embalagem primário e material
impresso.

Art. 230. - Deve haver Procedimento Operacional Padrão para a identificação interna
dos produtos armazenados em quarentena e liberados (matérias-primas, materiais de
embalagem e outros materiais).

Art. 232. - Deve haver Procedimento Operacional Padrão para amostragem e ser
definida a área responsável e as pessoas designadas pela coleta de amostras.

Art. 235. - O Procedimento Operacional Padrão que trata da numeração de lotes deve
assegurar a rastreabilidade durante todas as etapas de produção, incluindo embalagem.
 ABNT ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade

7.5. Informação documentada:

7.5.2. Criando e atualizando:

Ao criar e atualizar a informação documentada,

a organização deve assegurar apropriados(as):

Identificação e descrição (título, data, autor ou número de

A
referência);

B Formato (linguagem, versão de software ou gráficos) e meio

(papel ou eletrônico);

C Análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.

 ABNT ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade

7.5. Informação documentada:

7.5.2. Criando e atualizando:

A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da

1
qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que:

Ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for
A
necessária;

Ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de

B
confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).
 ABNT ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade

7.5. Informação documentada:

7.5.2. Criando e atualizando:

Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as

2
seguintes atividades, como aplicável:

A Distribuição, acesso, recuperação e uso;

B Armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

C Controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

D Retenção e disposição.
Conceitos
 O que são Processos?

▪ São as atividades rotineiras que

visam transformar entradas de
fornecedores em saídas para
atender às necessidades dos
clientes.
▪ Uma empresa é composta por
vários processos (como vamos ver
mais adiante). Entradas Saídas
▪ Os processos são tocados por
pessoas, trabalhando em equipes.
▪ Em um processo, todos os dias
produzimos saídas parecidas.
Padronização – Por que
padronizar?
 Padronização

“Se você não consegue descrever o que

está fazendo como um processo, você
não sabe o que está fazendo”.
(William Edwards Deming)

“Onde não há padrão, não

pode haver melhoria”.
(Taiichi Ohno)
 Padronização
A padronização é o alicerce do gerenciamento. Todo
padrão possibilita que a entrega de um processo seja
feita com qualidade. Ele é a linha básica para a
supervisão do processo, que deve garantir a sua
execução.
Um bom padrão:
▪ É claro e objetivo;
▪ Descreve claramente o objetivo (indicador, meta)
de determinado processo ou atividade;
▪ Descreve os meios (procedimentos) para a
sua realização.
 Padronização - Elaboração
O processo de elaboração de um padrão é algo colaborativo. Geralmente,
uma vez que sabemos aonde queremos chegar, seguimos os passos:

Reunir os colaboradores (supervisores, especialistas ou operadores) para

1 entender o mapeamento realizado;

2 Realizar um benchmarking sobre a atividade;

3 Analisar criticamente as atividades;

4 Chegar a um consenso sobre os detalhes;

5 Documentar a maneira ideal;

6 Treinar os envolvidos;

7 Garantir a utilização e a melhoria dos padrões.

 Reflexão...

Vimos anteriormente que os POPs conferem maior segurança na realização

de processos, já que as falhas ou erros incomuns tendem a ser minimizados.
E não estamos falando de um ou outro processo. Para
que a empresa continue sustentável, é imprescindível
que todos os processos que impactam direta ou
indiretamente na sua sustentabilidade sejam
padronizados. É como se quiséssemos construir uma
ponte, mas construímos pilastras de sustentação
apenas no começo e no final.
Ou seja, não se sustenta.
História - Procedimento
Operacional Padrão
O surgimento do Procedimento Operacional Padrão

O POP, como conhecemos hoje, teve seu surgimento a partir da

Revolução Industrial, principalmente no final do séc. XIX e início do séc.
XX com Frederick Taylor (racionalização de procedimentos/Taylorismo) e
Henry Ford (implantação da linha de montagem/Fordismo).

Nessa época, a padronização

chegou a seu ápice.
O surgimento do Procedimento Operacional Padrão

Seu aprimoramento acontece a partir da década de 1940 (pós

Segunda Guerra Mundial) e passa a fazer parte da chamada
Gestão de Qualidade Total ou Total Quality Management
(TQM), um conceito de administração com enfoque na
qualidade de todos os processos de uma empresa.
Foi desenvolvida por Taiichi Ohno, engenheiro da empresa
Toyota, então à beira da falência (Toyotismo).
Foi a 1ª aplicação de Gestão de Qualidade.
 Documentos e Registros

Entre os requisitos da norma ISO 9001:2015, vale destacar

a cláusula 7.5, sobre informação documentada, que faz referência
ao controle de registros e documentos.
É importante ressaltar que, dentro da informação documentada,
podem-se conter dados referentes aos registros e aos
documentos da organização, cada um com a sua especificidade.
De acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT),
uma das diferenças entre documento e registro é que:
O documento atua de “forma a manter a informação documentada”,
enquanto o registro tem a função de “reter a informação
documentada”.
 Documentos e Registros
Contextualizando, um documento tem relação com o planejamento
e as diretrizes que guiam ao futuro da empresa, como a visão,
cultura de ação de colaboradores e tarefas a serem executadas no
decorrer deste processo.
▪ Instruções sobre os processos de trabalho;
▪ Procedimentos;
▪ Código de ética;
▪ Normas;
▪ Lei.

Ou seja, um documento é tudo o que determina uma regra às ações

dentro da organização.
 Documentos e Registros

Por outro lado, o registro, como o próprio nome

diz, significa a transcrição dos fatos, anotações
com o objetivo de realmente registrar evidências
do que aconteceram no passado.
▪ Ordens de serviços;
▪ Notas fiscais;
▪ Ordens de produção;
▪ Certificado ou diploma de algum curso;
▪ Ata de uma reunião ou assembleia;
▪ Formulários de matrículas.
 IT, NOP e BPF
O POP pode conter ou estar anexado a outros tipos de orientações, como a
IT, a NOP e as BPF:

• IT (Instrução de Trabalho): apresenta informações mais específicas,

focadas na aplicação das orientações do POP;

• NOP (Norma Operacional Padrão): contém os padrões de conformidade de

entidades regulamentadoras, como ISO, Inmetro, Anvisa, Anatel etc.;

• BPF (Boas Práticas de Fabricação): abrangem um conjunto de medidas

higiênicas, sanitárias e operacionais para garantir a qualidade, segurança e
conformidade dos alimentos de acordo com as regulamentações
técnicas previstas em lei.
 POP vs IT

O POP é um documento que formaliza as tarefas dentro de uma

organização relacionando-as com os responsáveis e com os recursos
utilizados em cada etapa. Portanto, ele traz a identificação dos dados de
“quem”, “o quê” e “quando” são realizadas todas as fases das operações,

Junto ao POP são elaboradas e anexadas as Instruções de trabalho (IT),

documentos que, além de citar as atividades e os responsáveis, trazem
um maior detalhamento das tarefas, incluindo questões como modo e
tempo de execução. Ou seja, as ITs mostram “como” as atividades são
realizadas.
 POP vs IT
Apesar de terem estruturas parecidas, as ITs e os POPs têm funções
diferentes. Dentro da documentação do Sistema de Gestão da
Qualidade, a hierarquia entre esses documentos é diferente:

Nível 1 = Manual de Garantia da Qualidade: Ponto de partida para

metas, objetivos e responsabilidade;
Nível 2 = Procedimentos (POPs): Interação entre departamentos /
unidades de negócios em termos de entradas / saídas;
Nível 3 = Instruções de Trabalho (ITs): Documentos que
definem como os objetivos de trabalho são alcançados.
Nível 4 = Registros: Evidência de conformidade.
POP - Exemplo
Instrução de Trabalho - Exemplo
O passo a passo
 Passo a passo para elaborar um
Procedimento Operacional Padrão
Geralmente, quando queremos elaborar um Procedimento
Operacional Padrão, seguimos os passos:

1 Determinar processo e atividades a serem documentadas;

2 Descrever as etapas da tarefa com os executantes e

responsáveis;
3 Aprovar e emitir o documento;

4 Treinar e garantir a operação;

5 Alterar documento, monitorar e melhorar continuamente.

 Template Elaboração de POP

Para acompanhar essa aula, acesse no material do aluno o arquivo:

[FM2S] Template - Elaboração de POP
 Determinando o processo e
Passo 1
suas atividades
 Determinando o processo
O primeiro passo é identificar o
macroprocesso do Sistema de Gestão
(Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e
Saúde Ocupacional).
Pense:
▪ Nas atividades essenciais para o sucesso do
negócio da organização;
▪ No que permite que a empresa cumpra a
missão e valor a que se propôs;
▪ No grupamento de atividades
relacionadas diretamente ao “core
business” da empresa.
 Um pouco sobre Processos Organizacionais...

Hierarquia de processo
Determinando o processo
Exemplos de macroprocessos:

Área de marketing
Gestão de Marketing.

Área comercial
Gestão de Vendas.

Área financeira
Gestão Financeira.

Área industrial
Fabricação de automóvel.
 Sobre os Processos...

Um processo é uma atividade rotineira que entrega

uma saída que tem valor a um cliente.
Processos operacionalizam a entrega do propósito.
Cada processo tem uma ou mais entregas.

Diversos
Entradas Saídas
processos
Importante !!!

Um POP não é um
processo, apesar de ambos
terem instruções passo a
passo.

Ele exige que você inclua

etapas e informações mais
detalhadas de “quem”,
“quando” e “onde”.
Determinando as atividades

Essa etapa é vital para identificar

os subprocessos e atividades de
cada macroprocesso que são
relevantes para o Sistema de
Gestão.

São esses subprocessos que

precisam de um POP para
documentar as regras de negócio e
a forma de realizar as
atividades/tarefas específicas:
 Determinando as atividades

▪ Atividades: São operações de

complexidade média. Ocorrem
dentro de um processo ou
subprocesso, sendo usualmente
desempenhadas por um
departamento específico e com um
objetivo determinado.

▪ Tarefas: São conjuntos de trabalhos

a serem executados. Envolvem um
prazo determinado, esforço, rotina
e desafios.
Determinando as atividades
Exemplos de atividades:
Macroprocesso Subprocesso

Área de marketing/Inteligência de marketing

Elaborar pesquisas de satisfação. Atividade

Área comercial/Gestão de vendas

Elaborar o plano de vendas.

Área financeira/Contas a pagar

Pagamento de notas fiscais.

Área industrial/Pintura
Acabamento.
Exemplo 1 – Determinando o Processo
Determinando o processo e suas atividades

Macroprocesso
Gestão de processos de higiene hospitalar

Processo
Preparação do paciente para cirurgia

Subprocesso
Preparação da área cirúrgica

Atividade
Realizar a assepsia da área cirúrgica

Tarefa
Calçar e retirar luvas estéreis
Passo 2a Elaboração do POP
 Passo a passo para elaborar um
Procedimento Operacional Padrão

Ao contrário do que muitos pensam, um POP não tem

só a forma de um procedimento escrito. Conheça as
outras formas possíveis de apresentação de um POP:

▪ Vídeo instrutivo;
▪ Painel fotográfico;
▪ Painel ilustrado;
▪ Áudio instrutivo;
▪ Uma combinação dos anteriores.
 Passo a passo para elaborar um
Procedimento Operacional Padrão
Agora, vamos listar as etapas para formatação, estruturação
e redação de um POP escrito:

1 Determinar o seu objetivo;

2 Definir o formato a ser utilizado;

3 Reunir os envolvidos e definir responsáveis;

4 Definir o escopo;
5 Identificar o público;
6 Redigir o documento.
 1.Tenha em mente o resultado final...
Nessa primeira etapa de elaboração do POP, temos que efetuar alguns
questionamentos, para identificarmos o objetivo (resultado final ou a meta
para o documento que será elaborado).

▪ Pense:
▪ O POP é realmente necessário para alinhamento ao objetivo?
▪ Trata-se de um processo crítico?
▪ Ele já foi criado e precisa de revisão?

▪ Afinal:
▪ O POP não foi concebido para ser apenas “mais um” documento da
qualidade.
Elaborando Vamos ver um
um POP Exemplo?
 Entendendo o cenário

Uma lanchonete em expansão necessita definir e

implementar um modelo específico de POP para
determinadas realidades.
Os pratos mais solicitados são os lanches acompanhados
de batatas fritas. A empresa tem uma constante
preocupação na capacitação de seus funcionários e na
garantia da qualidade final de seus produtos.
Cenário A: por conta da contratação de novos
funcionários, ainda inexperientes, elabora um POP para ser
usado como um guia para a atividade de “Fritar batatas”.
O POP pode ser visto a seguir:
Cenário A
 Entendendo o cenário

Essa lanchonete, em fase de expansão rápida, passa a ter muitos pedidos e

necessita rapidamente contratar mais funcionários para a área da cozinha, a fim de
atender todos os pedidos.

Cenário B: o rápido aumento de pedidos e a filosofia da empresa em garantir a

qualidade e reduzir custos (desperdícios) faz com que novos funcionários sejam
contratados, mas agora com experiência na área da cozinha, que saibam “fritar
batatas”. Infelizmente, muitos desses novos funcionários não sabiam muito bem
manusear certos equipamentos que esta empresa tinha em sua área de cozinha.

Elabora um novo POP, conforme podemos ver a seguir:

Cenário B
 2. Definindo o formato
Como o POP é destinado a quem
irá executar as tarefas, é
importante que seja simples,
completo e objetivo. O documento
pode ser criado nos seguintes
formatos:

▪ Fluxograma;
▪ Checklist;
▪ Hierárquico;
▪ Atividades em etapas simples.
 2. Definindo o formato

Não existe um único modelo de POP. De modo geral, em modelos

mais genéricos um POP pode ser dos dois tipos a seguir:

Tipo Muitas decisões? Muitos passos?

Checklist Não Não
Fluxograma Sim Sim

Também é possível mesclar os dois tipos se houver necessidade.

Vale ressaltar que situações muito específicas podem requerer

POPs muito específicos!
 Checklist

Checklist é uma ferramenta de controle fundamentada em lista estabelecida

preliminarmente a fim de verificar/acompanhar as exigências de um serviço,
produto, processo ou mesmo para assegurar o cumprimento de tarefas e/ou
itens em projeto. Também usada ​para fazer verificações sistemáticas de
atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se
esqueça de nada importante.

A ideia de usar checklist é bastante antiga na indústria. Uma de suas

evoluções é a famosa Folha de Verificação, uma das Ferramentas da
Qualidade propostas por Karou Ishikawa.
Checklist

Vantagens Desvantagens
Fácil de seguir Pouco detalhado
Não permite pontos
Rápido de elaborar
de decisão
Fácil interpretação
 Checklist
Elementos comuns na estrutura checklist:
• Processos/Projetos que devem
ser controlados, medidos ou verificados;
▪ Critérios de conformidade e não
conformidades potenciais (o que é certo
e o que é errado);
▪ Frequência de Inspeção: frequência da
verificação;
▪ Responsáveis pelas tarefas ou
inspeções;
▪ Procedimentos, especificações,
parâmetros e regras que se aplicam às
atividades verificadas.;
▪ Comentários/apreciações.
 Fluxograma

O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que

fornece uma imagem visual de um processo que está sendo
estudado. Essa imagem é feita através de uma representação
gráfica sequencial das atividades que definem um processo.
Desta forma, ele condensa três modos de aprendizagem que
seriam o visual, o auditivo e o escrito.
Sua construção envolve figuras geométricas que podem
representar recursos, decisões e processos. As setas indicam a
direção, respeitando o sequenciamento entre os processos para
se atingir o resultado final, podendo este ser um produto ou um
serviço.
Fluxograma

Vantagens Desvantagens
Exige mais tempo e
Fácil de seguir habilidade para
construção
Sequência lógica de Não permite muitos
construção detalhes
Permite visualizar
pontos de decisão
Muito útil quando
contempla vários
colaboradores
 Fluxograma
Para facilitar o entendimento e análise do
processo, o fluxograma utiliza uma série de
símbolos para representar as ações e
momentos do processo.

Não é obrigatório o uso de todos os

símbolos, devendo-se utilizá-los de acordo
com as necessidades das atividades
mapeadas.

No geral, pode-se dizer que os símbolos

de início ou fim do processo e de tomada de
decisões são os mais utilizados.
 Hierárquico

O POP Hierárquico é bem mais detalhado na forma de descrever como

completar cada passo do processo. Além de você descrever os passos 1, 2 e 3
(e assim por diante), também é necessário incluir subetapas (1a, 1b etc.).

Esse formato é mais adequado para tarefas mais complexas, que precisam de
maior contexto ou de verificações mais detalhadas antes de se completar cada
etapa.

O mais comum é uma lista numerada ou com marcadores das etapas

principais, seguida por outra contendo as etapas mais específicas.
 Hierárquico
1. Anexe a unidade à primeira vaca e Vantagens Desvantagens
ajuste-a. Exige mais tempo e
Fácil de seguir habilidade para
a. Pressione o botão verde no construção
painel de controle para ativar a Sequência lógica de Não permite
unidade de ordenha; construção muitos detalhes
b. Prenda as tetinas, permitindo Não permite
Permite visualizar
muitos pontos de
que o mínimo de ar possível pontos de decisão
decisão
escape;
c. Ajuste o braço de ordenha Fácil interpretação
automática e as mangueiras para
que a unidade de ordenha fique
nivelada da frente para trás;
 Etapas simples

Esse formato de POP é utilizado para procedimentos

de rotina curtos e fáceis.

Além de conter as diretrizes de segurança e de outra

documentação obrigatória, geralmente esse tipo de
formato é uma lista numerada ou com marcadores
simples, com frases curtas e que são claras e fáceis
para o leitor seguir.
Etapas simples

Vantagens Desvantagens
Fácil de seguir Pouco detalhado
Rápido de elaborar Não permite pontos
de decisão
Fácil interpretação
3. Reunindo os envolvidos e definindo os responsáveis

Nessa etapa é importante organizar uma reunião com todos os

envolvidos na atividade a ser documentada.
O executor dos processos precisa participar da elaboração do
POP, pois conhece a fundo a maior parte das operações e
sabe de suas características e deficiência.
Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e
executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa,
mas isso deve ser determinado e informado a todos os
envolvidos.
3. Reunindo os envolvidos e definindo os responsáveis

Importante:

Idealmente, o POP deve ser escrito por aquele que realiza

a atividade, com supervisão dos gestores/diretores
responsáveis pelo processo;

O POP também pode ser escrito em equipe nos casos em

que o processo seja multidisciplinar, sendo fundamental
nesse caso a participação de todos os integrantes do
grupo.
3. Reunindo os envolvidos e definindo os responsáveis

Pense:
▪ quem será o encarregado pela elaboração do POP;
▪ a que cargo ou setor são destinadas as orientações;
▪ quem será responsável por conferir o esboço (preferencialmente, um
especialista ou funcionário que vai utilizá-lo);
▪ quem será responsável pela aprovação;
▪ qual será a data de implementação e quais funcionários deverão ser
informados;
▪ como e quando deverão ser feitas revisões e sob que circunstâncias o
POP deverá ser descontinuado.
Definidos os responsáveis e dados básicos, o documento poderá ser
elaborado.
Passo 2b Elaboração do POP
 4. Definindo o escopo

É possível que o procedimento operacional padrão em que você esteja

trabalhando, para que seja concluído com êxito, dependa de outros POPs, assim
como de equipes de outros departamentos.

Se sim, determine o escopo, verificando se é

suficiente apenas referenciar esses outros POPs, ou
se é necessário adicioná-los ao documento em
elaboração. Talvez você precise de
um fluxograma ou de um mapa a fim de definir
claramente dependências e partes responsáveis.
 5. Identifique seu público
Conhecer seu público ajuda a determinar como você deve escrever
seu procedimento operacional.
Pergunte:
▪ Qual é o seu conhecimento prévio?
▪ O seu público já está familiarizado com a organização e os
procedimentos?
▪ Eles já conhecem a terminologia utilizada?
▪ Precisam de uma atualização?
Lembre:
Você precisa escrever no nível de conhecimento de seu público-alvo.
 5. Identifique seu público
Pergunte:
▪ Quais são as habilidades linguísticas deles?
Lembre:
Talvez o seu público não fale nativamente o seu idioma. Dessa
forma, convém usar mais figuras do que palavras.
▪ Eles são novos funcionários?
Lembre:
Seus POPs precisam ser muito detalhados e orientados ao
treinamento, principalmente quando se trata de novos
funcionários. Afinal, garantir resultados consistentes é o seu
objetivo, independentemente de quem está executando uma tarefa.
 5. Identifique seu público
Pergunte:
▪ Quão amplo é o seu público?
▪ Várias pessoas, em diferentes funções e em várias organizações, estarão lendo
o documento?
Se a resposta for sim, você deve escrever os procedimentos de uma maneira que
defina claramente quem/qual função desempenha cada tarefa. Assim você ajuda seu
público a entender onde cada membro se encaixa no processo e por que sua parte
específica é importante.
Uma vez determinado seu público, é aconselhável que se faça o delineamento das
funções e responsabilidades dentro do procedimento. Assim, todos compreendem sua
responsabilidade na execução de tarefas.
 Elementos que compõem um
POP
▪ Tarefa/objetivo;
▪ Local: onde será realizada a tarefa;

▪ Siglas e termos: (se houver);

▪ Escopo: a quem se destina;
▪ Responsáveis: quem realiza, resolve e mantém;
▪ Materiais: materiais envolvidos na tarefa;
▪ Documentação de referência: ex.: manuais, outros POPs;
▪ Procedimentos: sequência de etapas a serem seguidas;
▪ Gráficos e fluxogramas: tarefas com alto grau de
complexidade;
▪ Perspectiva de revisão: frequência para revisão;

▪ Forma que será gerado: digital ou físico;

▪ Gestor: quem pode tirar dúvidas ou informar problemas.

 6. Redija o POP
Uma vez que:
▪ Determinamos o processo e atividade que iremos documentar;
▪ Definimos o objetivo;
▪ O processo é crítico ou simplesmente precisa ser padronizado?
▪ Definimos o formato e tipo de POP;
▪ Reunimos os envolvidos e determinamos as responsabilidades;
▪ Definimos o escopo; e
▪ Identificamos o público-alvo para a utilização do POP.
Agora podemos partir para a redação das etapas a serem executadas na
atividade definida anteriormente.
Vamos ver como se faz?
 6. Redija o POP

Lembrando da hierarquia das responsabilidades:

O(s) responsável(is) pela elaboração é(são) a(s)

pessoa(s) que verifica(m) as necessidades,
observa(m) fluxo de trabalho, processos e
materiais utilizados e a finalidade do documento.
É(são) ele(s) que faz(em) a edição do POP.
 6. Anatomia de um POP
Título:
Os POPs ISO 9001 e a maioria dos POPs em geral seguem um formato
básico semelhante. Primeiro, o documento tem um breve cabeçalho no
início contendo o título, um número do documento, um número de revisão e
uma data.
O título é uma breve descrição do conteúdo. O número do documento
atribui o documento a um departamento, como compras ou atendimento ao
cliente; um determinado departamento pode ter muitos POPs, cada um com
seu próprio número. O número da revisão é zero para a primeira versão de
um POP e é aumentado em um para cada revisão feita no documento após
sua finalização. A data do POP é a data em que foi aprovado.
 6. Anatomia de um POP
Título + Seção principal:
 6. Anatomia de um POP

Seções principais:
A primeira seção principal do POP descreve o propósito do documento.
A seguir estão as seções de aplicação, responsabilidades , procedimentos e
aprovações.
A seção de aplicação descreve a função ou circunstâncias de negócios às quais o
POP se aplica.
A seção de responsabilidades descreve a quem o POP se aplica em sua empresa.
Objetivo, aplicação e responsabilidades são geralmente apenas um breve
parágrafo cada.
 6. Anatomia de um POP

Seções principais:

A seção de procedimento é mais longa, pois descreve as etapas

reais do processo do POP.
A seção é dividida em definições e etapas, cada uma das quais pode
ser dividida em mais detalhes por outras linhas subordinadas.
A seção é tão longa quanto necessário para descrever o processo
com precisão. Um processo pode ser uma descrição passo a passo
escrito ou pode ser processado como um fluxograma.
 6. Anatomia de um POP
Seções principais:
 6. Anatomia de um POP

Seções finais:
Além dessas informações, o POP pode ter uma seção de definições que
explica jargões, termos técnicos e abreviações. As definições ajudam os
auditores e novos funcionários com terminologia possivelmente desconhecida.
Um POP pode incluir um apêndice ou adendo que inclui documentos
relacionados. Por exemplo, um POP que cobre uma inspeção de segurança do
caminhão pode incluir uma lista de verificação das peças do caminhão que são
inspecionadas.
Também devem prever ações corretivas, caso haja algum problema com
relação aos procedimentos descritos.
Por último, estão as assinaturas dos responsáveis e prazo para revisão.
 6. Anatomia de um POP
Seções finais:
Exemplo 2 – Elaborando um POP
Passo a passo para a elaboração do POP

Objetivo: garantir a segurança e prevenir a propagação

1 de infecções em ambientes de cuidados de saúde.

2 Formato utilizado: etapas simples.

Responsáveis: auxiliar de enfermagem, técnico de

3 enfermagem, enfermeiro, médico, dentista.

4 Escopo: não necessita se referir a outros POPs.

Público-alvo: colaboradores atuais que já têm

5 conhecimento formal prévio deste procedimento.

6 Redigir o documento.
Título do POP
Responsáveis e Objetivo
Seção principal: Materiais e Procedimento
Procedimento (continuação)
 Aprovação e emissão de
Passo 3 documentos
 Aprovação e liberação do documento

Antes da aprovação do documento ainda será necessária a verificação - avaliação do

conteúdo e revisão do texto com os devidos ajustes.

Geralmente o(s) responsável(is) por essa verificação não participa(m) da etapa anterior
de elaboração, para que se mantenha uma análise crítica do conteúdo do documento.

Na aprovação, o(s) responsável(is) da área faz(em) a avaliação final do conteúdo,

atestando que as orientações devem ser seguidas na íntegra pelos usuários.

A partir da data de aprovação, o uso do POP é obrigatório.

 Aprovação e liberação do documento

Na liberação/emissão, a participação direta do supervisor da área é fundamental.

O original deve ficar arquivado em acervo de pastas correspondentes na área. As
cópias controladas são distribuídas mediante Lista de Distribuição de
Documentos, que deve conter: nome, cargo, setor, área, data e assinatura do
recebedor do documento sendo, a partir desta data, obrigatório o cumprimento do
conteúdo do POP.
Esses documentos não podem ser reproduzidos sem autorização e controle do
responsável pela liberação e distribuição.
Os documentos de cópia não controlada não precisam necessariamente ser
atualizados quando ocorrerem versões modificadas.
Exemplo 3 – Aprovando e Emitindo Documentos
 Aprovando e Emitindo Documentos

Verificação e aprovação do POP feita enfermeiros, médicos,

dentistas etc. que não participaram de sua elaboração.
 Lista de Distribuição de Documentos

A partir da data de assinatura, obrigatório o cumprimento do conteúdo do POP.

 Treinamento e garantia da
Passo 4
operação
 Padronização - Elaboração
O processo de elaboração de um padrão é algo colaborativo. Geralmente,
uma vez que sabemos aonde queremos chegar, seguimos os passos:

Reunir os colaboradores (supervisores, especialistas ou operadores) para

1 entender o mapeamento realizado;

2 Realizar um benchmarking sobre a atividade;

3 Analisar criticamente as atividades;

4 Chegar a um consenso sobre os detalhes;

5 Documentar a maneira ideal;

6 Treinar os envolvidos;

7 Garantir a utilização e a melhoria dos padrões.

 Padronização - Elaboração

A própria execução do padrão

deve ser um ato de melhoria.

Lembre-se de:

▪ Envolver os colaboradores que

irão executar o padrão na sua
elaboração.
 Padronização -
Documentação
Após definido o processo, temos que garantir
a sua documentação. A documentação é um
material precioso no treinamento dos
colaboradores e na supervisão do trabalho.

Algumas ferramentas nos ajudam:

▪ Fluxogramas;
▪ Instruções de trabalho (Its);
▪ Procedimentos Operacionais Padrão
(POPs);
▪ Apresentações;
▪ Planilhas e outros documentos
que tangibilizem o trabalho.
 Padronização – Garantia da
Operação

Se quisermos que a operação

real siga o padrão, temos que
ter em mente:

▪ Todos os colaboradores
precisam estar treinados;

▪ Os colaboradores devem ser

responsabilizados pelos
resultados.
 Padronização – Melhoria
Contínua
Para finalizar, devemos ter a noção que
um padrão não é algo fixo e imutável. É
algo vivo.

Como diz o princípio 6 do TPS:

“O trabalho padrão é a base da melhoria

contínua e do empoderamento dos
colaboradores”.

Os colaboradores devem ser continuamente

questionados a desafiar e melhorar os
padrões, contanto que os indicadores
melhorem em direção à meta.
Exemplo 4 – Como treinar e garantir a operação?
 Como treinar e garantir a operação?

Introdução e Contextualização

Apresentar a importância Destacar a relevância

do treinamento adequado da tarefa de calçar e
para a segurança dos retirar luvas estéreis
pacientes e profissionais para a prevenção de
de saúde. infecções.
 Apresentação do Procedimento Operacional Padrão (POP):

▪ Exibir o POP desenvolvido para a tarefa de

calçar e retirar luvas estéreis.

▪ Explicar que o POP é um guia prático que

descreve as etapas corretas e seguras do
procedimento.

▪ Destacar a importância do cumprimento das

diretrizes estabelecidas no POP para a
padronização e segurança.
 Explicação Passo a Passo

Detalhar cada etapa do POP para calçar e retirar luvas estéreis:

1 Higienização adequada das mãos;

Seleção do tamanho correto de luvas;

2
3 Técnica correta de calçamento das luvas estéreis;

4 Verificação da integridade das luvas após o calçamento;

5 Técnica adequada para remover as luvas sem contaminar as mãos;

6 Descarte correto das luvas usadas.

Como treinar e garantir a
operação?

Demonstração Prática:
▪ Realizar uma demonstração prática da
tarefa utilizando manequins, modelos
anatômicos ou vídeos instrutivos.

▪ Orientar os colaboradores a
observarem e compreenderem os
movimentos corretos, postura
adequada e os detalhes importantes
durante a execução da tarefa.
Como treinar e garantir a
operação?
Exercícios e Simulações:
▪ Dividir os colaboradores em grupos e
proporcionar a prática da tarefa sob
supervisão.

▪ Simular situações desafiadoras ou

adversas para testar as habilidades e a
tomada de decisão dos colaboradores.

▪ Oferecer feedback individualizado e

corrigir eventuais erros para aprimorar o
desempenho.
Como treinar e garantir a
operação?

Avaliação de Competências:
▪ Realizar uma avaliação teórica e/ou
prática para verificar a compreensão e
habilidades adquiridas durante o
treinamento.

▪ Identificar pontos fortes e áreas que

necessitam de mais atenção.
Como treinar e garantir a
operação?
Encerramento:
▪ Reiterar a importância do
treinamento para a segurança do
ambiente de saúde e a qualidade do
atendimento prestado.

▪ Encorajar os colaboradores a
aplicarem o conhecimento adquirido
e a manterem-se atualizados nas
melhores práticas de calçar e retirar
luvas estéreis.
 Alteração em
Passo 5
documentos
Rastreabilidade e arquivamento de documentos

Após a liberação, a área responsável deve manter arquivado o acervo

de documentos originais em local seguro e com controle de acesso,
designando um responsável para organizar esses documentos, de
maneira que, se for preciso, seja fácil de encontrar cada um deles.
A organização deve manter uma lista com todos os POPs, indicando:
data, autor, título, status, departamento e outras informações que
forem julgadas relevantes.
Da mesma forma devem ser definidos onde e como versões
desatualizadas devem ser arquivadas.
Rastreabilidade e arquivamento de documentos

Deve ser mantida uma cópia em meio eletrônico,

de fácil acesso e localização, identificada por
palavra-chave que permita rápida rastreabilidade.

Se for utilizar o meio eletrônico/digital, o usuário

deve ter acesso somente à versão "somente
leitura", protegendo contra mudanças não
autorizadas no documento.
 Revisão em documentos
A supervisão da área deve solicitar, anualmente, a avaliação dos conteúdos
do POP e a necessidade de revisão, visando à melhoria contínua dos
processos. Após constatação da necessidade de revisão pelo responsável(is)
pela verificação, deve-se indicar as alterações por escrito.
A alteração ocorre no arquivo do documento, registrando-se no espaço
destinado para este fim, no cabeçalho do documento, a data, o número da
revisão e a alteração.
Situação Data Alteração
Situação de revisão:

As cópias obsoletas devem ser substituídas pelas cópias alteradas.

 Revisão em documentos
É extremamente importante rastrear o histórico do POP e documentar
todas as suas revisões. Essa expectativa deve ser parte integrante de todos
os processos de desenvolvimento e manutenção de POP.

O POP deve ser revisado pela equipe que o criou:

▪ Quando há uma mudança nos requisitos regulamentares;

▪ Os procedimentos operacionais mudaram significativamente;
▪ Formulários usados ​ou o sistema de gerenciamento de registros mudou;
▪ Introdução de novas instalações, equipamentos, riscos, perigos ou
processos.
 Cancelamento de documentos

Ao solicitar a revisão, podem surgir documentos que

não sejam mais utilizados; diante dessa situação deve-
se solicitar o cancelamento do POP, informando os
motivos, a data e a assinatura da pessoa responsável.

O número do POP continuará pertencente a este

procedimento, mesmo em desuso, para fins de
rastreabilidade.
 Guarda e inativação de documentos

As cópias controladas das versões obsoletas ou canceladas devem ser

descartadas, mantendo-se arquivados apenas os documentos originais
pelo prazo especificado no POP.

Esses documentos deverão ser arquivados em pastas específicas

disponíveis para consulta e retidos até a data estabelecida.

Após o período de guarda, os arquivos originais poderão ser

descartados.
 Controle de registros

O controle de registro do POP deve ser preenchido com as seguintes informações:

▪ Identificação: nome do procedimento;
▪ Responsável pela coleta: cargo da pessoa responsável pela coleta do documento;
▪ Acesso: local onde o arquivo pode ser encontrado e o cargo da pessoa responsável
que terá acesso a esse documento;
▪ Indexação: forma como o arquivo é disposto no seu local de armazenamento,
podendo ser por nome em ordem alfabética, ou por número de identificação do
POP em ordem crescente;
▪ Meio de arquivo: meio pelo qual o arquivo está sendo mantido, podendo ser por
meio eletrônico, em pasta de arquivo suspensa etc.
 Controle de registros
O controle de registro do POP deve ser preenchido com as seguintes
informações:
▪ Forma de armazenamento: forma na qual o arquivo está armazenado,
podendo ser por meio eletrônico ou papel;
▪ Tempo mínimo de guarda: tempo que o documento deve ser guardado no
local e por quanto tempo deve permanecer em arquivo inativo.
Ex.:
Responsável Acesso Indexação Meio Forma Tempo mínimo
pela coleta arquivo armazenamento guarda
Identificação
Local Responsável Local Arquivo
arquivo inativo
Exemplo 5 – Alterando Documentos
Revisão do POP
POP revisado
POP revisado
POP revisado
POP revisado
POP revisado
Controle de Registros
 Relação com o Sistema de
6 Gestão da Qualidade (SGQ)
 SGQ NBR ISO 9001:2015
SGQ ou Sistema de Gestão da Qualidade é definido com um conjunto de
processos e responsabilidades integrados entre si e que funcionam como uma
engrenagem para atender aos objetivos da qualidade e estratégicos da
organização.
É o SGQ que ajuda a coordenar e padronizar as atividades para atender à
satisfação dos cliente final, demais partes interessadas, assim como
regulamentações específicas. Tudo para promover o controle de qualidade, a
melhoria contínua dentro do negócio e mensurar a real eficácia das ações.
A ISO 9001 é a norma reconhecida mundialmente que estabelece os critérios
para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade pautado em
ações de melhoria contínua e atendimento das partes interessadas.
 SGQ NBR ISO 9001:2015

Na etapa do Projeto do SGQ, especificamente no de mapeamento de

processos são definidos os processos necessários, o que é preciso para
operá-los (entradas), resultados esperados (saídas), indicadores de
qualidade, recursos necessários, ações voltadas para a melhoria contínua e
atribuição de responsabilidades.
É exatamente aí que são documentadas todas as informações para garantir
que os processos sejam realizados conforme planejado. Políticas,
procedimentos operacionais (POP), formulários e registros para cada
processo definido são alguns dos exemplos a serem incluídos.
SGQ NBR ISO 9001:2015
Exemplo 6 – Relacionando com o Sistema de
Gestão da Qualidade (SGQ)
 POP de "Calçar e retirar luvas estéreis" e o SGQ

Ao seguir o POP, as organizações asseguram que a atividade seja realizada em

conformidade com os requisitos normativos e regulamentares da área da saúde.
A padronização do processo de calçar e retirar luvas estéreis, por exemplo,
proporciona uniformidade e consistência, essenciais para a gestão da qualidade.
O treinamento dos colaboradores, com base no POP, capacita-os a executar a
tarefa de forma adequada, atendendo aos requisitos do SGQ.
A integração do POP ao SGQ fortalece a qualidade dos serviços de saúde,
reduzindo erros, riscos de contaminação e garantindo a satisfação dos
pacientes.
A melhoria contínua do POP, em conjunto com o SGQ, permite a atualização
dos procedimentos com base em novas evidências e práticas recomendadas
pela área da saúde.
Dicas e possíveis falhas
Cuidados a se tomar na elaboração do POP

▪ Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações:

▪ empresas diferentes apresentam realidades que podem ser
muito distintas, então, jamais copie informações completas.

▪ Ouça seus colaboradores:

▪ Ninguém melhor para opinar sobre a eficácia do procedimento do
que quem o executa todos os dias (o executor do processo deve
ser parte integrante da elaboração dos procedimentos).
Cuidados a se tomar na
elaboração do POP

▪ Dê atenção à linguagem:
▪ o documento só será realmente
efetivo se ele for compreensível
para todos os seus usuários.

▪ A aplicabilidade dos procedimentos

deve ser monitorada constantemente:
▪ ninguém melhor para opinar sobre
a eficácia do procedimento do que
quem o executa todos os dias.
 Cuidados a se tomar na
elaboração do POP
▪ Mantenha seus POPS seguros e
garanta que apenas a última versão
dos documentos seja utilizada:
▪ com o alto fluxo de informações
dentro das empresas, é comum
que procedimentos
desatualizados sejam utilizados
nos processos, gerando grandes
prejuízos para a organização.
Recapitulando
Elaborando um Procedimento Operacional Padrão

Geralmente, quando queremos elaborar um

Procedimento Operacional Padrão, seguimos os passos:
1 Determinar processo e atividades a serem documentadas;

2 Descrever as etapas da tarefa com os executantes e

responsáveis;
3 Aprovar e emitir o documento;

4 Treinar e garantir a operação;

Alterar documento, monitorar e melhorar

5
continuamente.
Parabéns!
Obrigado pela caminhada até aqui!

Desejamos que você possa inspirar

pessoas durante sua jornada.