APOSTILA

Alta Performance
em Vendas
PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO
Por Raúl Candeloro
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módulo 02:
PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

Administrar corretamente o tempo é uma das coisas mais importantes na vida de

um vendedor. Fizemos uma pesquisa com gerentes e líderes de vendas sobre quais
eram os maiores erros que os vendedores cometem. Em primeiro lugar, disparado,
apareceu o planejamento e administração do tempo.

Neste módulo vamos ver várias ferramentas que irão te ajudar a administrar me-
lhor suas atividades. De verdade, não administramos o tempo mas sim atividades.
Escolhemos quais as prioridades que daremos mais atenção. Essas atividades en-
tão serão feitas e se estiverem priorizadas da maneira correta, teremos um ótimo
resultado lá na frente. Se elas não agregarem valor, iremos para a baixa perfor-
mance.

Em vendas você tem duas grandes opções para melhorar seus resultados:
• Trabalhar mais horas por dia
• Aumentar sua eficiência

A primeira opção já nem é considerada por muitos vendedores, pois chegam

cedo, saem tarde, não almoçam... então na prática essa já nem é uma opção. Se
você quiser ter uma vida equilibrada e produtiva, você precisa então aumentar
sua eficiência.

Tem um estudo interessante que diz que 15 minutos de planejamento por dia fa-
zem com que você, na média, tenha 2 horas mais produtivas. Veja que para cada
minuto que você passa planejando, você aumenta 2 ou 3 em produtividade.

Tem gente que gosta de planejar o dia seguinte um pouco antes de ir dormir ou nos
últimos minutos que está no escritório. Tem gente que planeja logo cedo pela ma-
nhã. Escolha qual modelo funciona melhor para você, e faça. Porque se você não
fizer, você está perdendo 2 horas de produtividade no seu dia e isso com certeza
absoluta vai atrapalhar sua alta performance.

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PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

Administração do tempo tem duas grandes definições:

É a arte de organizar, agendar e administrar seu tempo com propósito

de ser mais produtivo e eficiente.

É o processo de exercitar, o controle consciente sobre o tempo que

você investe em atividades específicas, com o intuito de melhorar sua
eficiência e produtividade.

DICA DO RAÚL

Tome cuidado com o termo “administrar o tempo”. Nós não administramos o tempo, nós
administramos as atividades que fazemos dentro deste tempo. Um dia tem 24 horas
e vai continuar tendo 24 horas – você não consegue administrá-lo para ter 23 ou 25
horas. O tempo é imutável. O que você consegue administrar é o que você pensa e o que
você faz naquele segundo, naquele minuto, naquela hora.

É você quem escolhe se vai ser organizado ou desorganizado. Se vai ser eficiente
ou ineficiente. Se vai fazer tarefas produtivas ou improdutivas. Isso é uma questão
de escolha.

A falta de planejamento traz consequências bastante negativas:

- Baixa produtividade.
- Baixa qualidade da venda.
- Aumento do estresse com muita coisa para fazer.
- Cria-se um ciclo vicioso: quanto mais atarefado você está, menos tempo para
planejar você tem.
- Influência na vida pessoal, desorganização geral levando preocupações para casa.
- Sensação de descontrole sobre a sua vida, sendo reativo e apagando incêndios.

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PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

Uma das principais características das pessoas de alta performance é justamente a

sensação de controle sobre sua vida, sobre suas atividades, sobre seus resultados.
Se você não administrar corretamente as atividades do dia, também não vai admi-
nistrar os resultados.

Um campeão ou campeã de vendas assume o controle da agenda e dos seus afaze-

res. Faz o seu dia, e não deixa o dia simplesmente acontecer, levando de um lado
para o outro.

EXERCÍCIO: Benefícios da administração do tempo

Individualmente ou em grupo, responda:

Quais são os benefícios de administrar corretamente o seu tempo?

Agora olhe essa lista e responda: você quer ter esses benefícios na sua vida? Se sim
(esperamos que sim!), você vai precisar se comprometer a aplicar as ferramentas e
mudar alguns hábitos. Fique tranquilo, você vai conseguir.

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PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

6 causas pelas quais as pessoas não administram seu tempo

Se planejar e administrar corretamente o tempo tem tantas coisas boas, por que
poucas pessoas os fazem?

1. Porque vivem como se fossem viver para sempre, como se fossem imortais. Não
valorizam realmente o momento presente e as horas que têm em cada dia.
2. Porque não têm objetivos claramente definidos. Aí passam o dia inteiro se ocu-
pando com qualquer coisa, sem se preocupar se as atividades estão contribuin-
do para os objetivos finais.
3. Porque estão viciadas na desorganização. Se não estiverem na correria acham
que tem algo errado. No fundo confudem fazer muita coisa com ser produtivo,
e são duas coisas completamente diferentes.
4. Porque cresceram ouvindo das pessoas a sua volta que elas eram bagunceiras e
desorganizadas.
5. Porque acham que planejamento não funciona, ingessa e tira a liberdade.
6. Porque têm baixa autoestima e têm dificuldades de dizer não, sobrecarregando
seu dia com atividades de várias outras pessoas.

Todas as vezes que falamos da falta de planejamento, tem sempre coisas de atitu-
des por trás. De novo: é uma questão de escolha. Organizado ou desorganizado?
Atividades que agregam valor ou que não agregam valor?

No módulo passado fizemos o exercício do Dia Perfeito. Se você analisá-lo, vai

perceber que muitas das coisas que colocou ali já podem ser classificadas como
atividades produtivas, das quais você tem controle e que vão te levar em direção
aos seus objetivos.

Se você notar que algumas tarefas não te levam para o seu objetivo, então ou o objetivo
não está claro, ou a tarefa que você colocou não está alinhada e você precisa rever.

Pessoas de Alta Performance aproveitam todos os dias para colocar atividades que
as levem em direção aos resultados que querem alcançar.

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Com o passar do tempo, essas atividades produtivas passam a se tornar rotina e

mesmo que você não gostasse de fazer algumas delas no começo, depois você se
acostuma, entende o efeito que elas têm e fica mais motivado para fazê-las.

Borboletas mentais

Um atleta que ganhou medalha de ouro em uma Olimpíada disse em uma entre-
vista que na hora da competição ele conseguia bloquear qualquer tipo de pensa-
mento para ficar 100% focado na prova, e que nada que não estivesse relacionado
aquilo entrava no cérebro dele. O reporter então perguntou: “e se uma borboleta
passar voando?” e o atleta respondeu que ele simplesmente não via a borboleta.

O nosso cérebro está cheio de borboletas... borboletas mentais! Dentro da nossa

cabeça passam coisas voando o tempo todo. Você pode estar lendo essa apostila e
daqui a pouco vai pensar em alguma coisa. Pode ser que esteja relacionado a esta
atividade que você está fazendo, mas pode ser que seja de um assunto completa-
mente diferente.

Às vezes as borboletas atacam bem na frente do cliente. Alguma coisa que ele diz
te faz pensar em outra coisa e você inconscientemente deixa de prestar atenção no
que ele está dizendo.

Se você não estiver 100% o tempo inteiro, sua energia também não está. Alta pro-
dutividade não é pensar 7 coisas ao mesmo tempo: que precisa ligar para o cliente,
cortar o cabelo, comprar pão, passar na casa da mãe, comprar o presente do amigo
do filho, terminar de preencher relatório, marcar médico, preparar uma proposta
etc., etc., etc.

Esse exercício é super simples, mas muito poderoso. Sempre antes de começarmos
qualquer trabalho de planejamento, devemos fazer uma lista de borboletas men-
tais – aquelas coisas que estão na sua cabeça que precisam ser feitas.

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EXERCÍCIO: Borboletas Mentais

Use as páginas a seguir para colocar as suas borboletas mentais. Tem uma folha
para coisas relacionadas ao trabalho e uma folha para coisas relacionadas a sua
vida pessoal.

Liste tudo que está passando pela sua cabeça, deixe os pensamentos fluírem e vá
anotando. O objetivo do exercício é fazer uma faxina geral nos seus pensamentos
porque tudo isso tira sua energia das coisas produtivas.

Ao anotar todas essas coisas, você fica mais tranquilo de que esses pensamentos
estão “salvos” em algum lugar fora da sua cabeça, então você não precisa ficar
pensando neles o tempo todo. Você sabe que vai ter um momento do dia que vai
ser para eliminar algumas dessas pendências.

Depois que você estiver com a lista toda pronta, marque quais são as atividades
mais importantes e priorize de acordo com o tempo que você tem disponível. Ao
final do dia, reveja a lista, risque o que foi feito e inclua novas coisas que aparece-
ram em seus pensamentos.

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BORBOLETAS MENTAIS PESSOAIS

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BORBOLETAS MENTAIS PROFISSIONAIS

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Ladrões de tempo

Ladrões de tempo são coisas que tiram o seu tempo sem agregar valor. Geralmente
atividades repetitivas que não contribuem para seus objetivos.

DICA DO RAÚL

Pessoas de Alta Performance não confundem atividades com resultados. Tem gente
que acha que fazer muita coisa é produtivo, mas não necessariamente. Fazer muitas
coisas que dão resultado é produtivo, mas fazer muitas coisas que não dão resultados
é uma forma de se esconder.

O ser humano, quando termina uma atividade, tem uma descarga de dopamina e
endorfina. É uma forma que o cérebro tem de nos recompensar. Nós somos movi-
dos a tarefas, gostamos de completá-las.

Isso cria um ciclo positivo muito interessante quando é canalizado da maneira

correta. Porque mesmo que a pessoa termine uma atividade que não é produtiva,
também recebe dopamina e endorfina. O cérebro não distingue o que foi tarefa
produtiva da improdutiva. Ele quer saber é se a tarefa foi terminada e deixa a pes-
soa com a sensação de realização e felicidade.

Só que com o passar do tempo, a pessoa percebe que não está saindo do lugar, que
o que ela está fazendo não está gerando resultado. Trabalha, trabalha e não vende
mais, não ganha mais. Aí fica deprimida sem saber o que aconteceu.

Uma pessoa de Alta Performance também se vicia em completar atividades, mas

ela tem o extremo cuidado de focar em atividades produtivas, em coisas que tra-
zem resultados.

Certa vez perguntaram para Michelangelo, um dos maiores escultores do mundo

todo, como ele conseguiu criar a estátuda de David, com toda a sua perfeição, ape-
nas tendo um bloco de mármore. E ele respondeu que ele não tinha feito David
na pedra, mas sim que tinha tirado tudo o que não era David da pedra. Veja que
interessante: ele imaginou a figura como parte da pedra e tirou tudo o que não era
a figura, tudo o que estava sobrando.

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Então lembre-se: é hora de tirar as coisas improdutivas da sua vida e se dedicar às

coisas que agregam valor. Para esculpir seus resultados, você tem que tirar tudo o
que não é importante.

Distrações e perda de tempo são os maiores inimigos de qualquer pessoa. Jim

Collins, um excelente especialista em gestão, defende que as pessoas não preci-
sam ter apenas listas de coisas “a fazer”, mas também listas de coisas para “parar
de fazer”.

EXERCÍCIO: coisas que tenho que parar de fazer

Analisando o seu Dia Perfeito e a Lista de Borboletas Mentais, responda:

• Que coisas você precisa PARAR de fazer que liberam seu tempo e energia
para que você tenha uma performance cada vez maior? Quais são os seus
maiores ladrões de tempo?

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PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

Até agora, os exercícios que fizemos serviram para organizar um dia muito pro-
dutivo em vendas: fizemos o dia perfeito, as borboletas mentais e por último
criamos a lista de coisas que temos que parar de fazer.

Agora vamos fazer o planejamento. Para isso, vamos usar a Fórmula do Sucesso
em Vendas. Essa fórmula foi apelidada de “Fórmula 3Ls do Sucesso”. Os 3 Ls é
porque ela é Longa, Longa e muito Longa.

Mas vamos em partes, que você vai entender e conseguir criar o seu planejamen-
to usando ela como base.

PARTE I DA FÓRMULA LONGA, MUITO LONGA,

LONGUÍSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

$ = Nv x Vm

Resultados financeiros ($) é definido pelo Número de vendas que você faz (Nv)
multiplicado pelo Valor médio dessas vendas (Vm).

Olha que simples: se você quer melhorar seus resultados financeiros, você preci-
sa melhorar ou o Número de vendas (Nv) ou o Valor médio dessas vendas (Vm).
Ou, melhor ainda, melhorar os dois índices.

Vamos ver como você pode fazer isso, abrindo esses dois índices:

PARTE II DA FÓRMULA LONGA, MUITO LONGA,

LONGUÍSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Nv = Co x Po

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Número de vendas é definido pelo número de contatos que você faz (Co) multi-
plicado pela Positivação (Po) que é a porcentagem de fechamento.

Se você quer aumentar o número de vendas, deve aumentar o número de conta-

tos e/ou sua porcentagem de fechamento.

PARTE III DA FÓRMULA LONGA, MUITO LONGA,

LONGUÍSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Vm = (Vp/s x Qp/s) + (Va x Qva)

Valor médio de vendas (Vm) é definido pelo Valor do produto/serviço que você
vende (Vp/s) multiplicado pela Quantidade de produto/serviço que você vende
(Qp/s), somados ao Valor das vendas adicionais (Va) multiplicado pela Quanti-
dade de vendas adicionais (Qva) que você faz.

Se você quer aumentar o Valor médio das vendas, você pode começar a vender
produtos/serviços mais caros, ou pode aumentar a quantidade de produtos/ser-
viços vendidos ou pode fazer mais vendas adicionais, aumentando valor e/ou
quantidade. Se você quer mesmo melhorar resultados, faça todas essas opções.

Vamos ver como ficou a fórmula até agora:

$ = ((Co x Po) x ((Vp/s x Qps) + (Va x Qva)))

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PARTE IV DA FÓRMULA LONGA, MUITO LONGA,

LONGUÍSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Co = P + C + X + R + F

Essas são todas as opções que você tem para aumentar seus contatos de vendas:

- Prospects que ativamente você foi procurar (P)

- Clientes que ativamente você contatou (C)
- Clientes inativos (X)
- Clientes receptivos (que te procuraram) (R)
- Follow-up / pendências (F)

Essas são as opções que você tem para aumentar a quantidade de contatos. Repare
que só uma delas é receptiva, todas as outras dependem da sua proatividade.

PARTE V DA FÓRMULA LONGA, MUITO LONGA,

LONGUÍSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

De tudo o que você vendeu, agora vamos diminuir os Descontos dados (D). Temos
então a fórmula completa:

$ = (((P+C+X+R+F) x Po)) x ((Vp/s x Qps) + (Va x Qva))) - D

E você achou que a matemática da sexta série não ia te servir para nada? Brinca-
deiras à parte, não se assuste com o tamanho da fórmula, nem com a quantidade
de parênteses.

Ela é grande, mas é simples. E é também completa e poderosa. Tudo o que você
precisa para planejar um dia produtivo em vendas está descrito nela. A qualquer
momento, você pode usar as partes I, II, III, IV e V da fórmula para ficar mais
fácil de se organizar.

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PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

5 atividades mais produtivas que todo vendedor tem que fazer

Usando a fórmula do sucesso em vendas, fica fácil de identificar quais são as tare-
fas que você tem que planejar e efetivamente fazer no seu dia para ter resultados
de Alta Performance:

1. Fazer mais contatos (Contatos com prospects, clientes, inativos, receptivos e

follow-up).
2. Vender produtos e serviços de maior valor.
3. Aumentar a quantidade de produtos/serviços vendidos.
4. Fazer mais vendas adicionais.
5. Diminuir os descontos.

Ao saber disso, você agora tem mais controle sobre o seu dia e sobre as suas ati-
vidades. Veja que você consegue fazer o seu planejamento baseado nas oportuni-
dades que você tem na empresa e no mercado, e que aumentam diretamente seus
resultados financeiros.

EXERCÍCIO: Atividades Produtivas

Quais dessas importantes atividades você não está fazendo atualmente de manei-
ra consistente? Inclua na sua agenda pois são elas que podem levá-lo para a Alta
Performance:

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Zonas de Alta Performance

As pessoas tem biorritmo e momentos de energias diferentes. Tem gente que acor-
da animada, enquanto outras pessoas acordam se arrastando. Para algumas pes-
soàs as 8 da noite o dia já acabou enquanto que outras são produtivas à noite.

É importante você desenhar o seu fluxo de energia durante o dia e reparar em que
momentos você está mais ou menos disposto. Algumas atividades, principalmente
de contato com o cliente que exigem mais proatividade, são melhores de fazer se
você está em zona de alta performance, quando você está bem e energizado.

Você pode usar a zona de baixa produtividade para atividades de pouco valor agre-
gado, mais operacionais como relatórios, responder e-mails ou alguma coisa da-
quela sua lista de pendências.

As piores combinações que podem existir é você fazer tarefas operacionais em mo-
mentos de alta performance; e você fazer atividades importantes em momentos de
baixa performance.

ATIVIDADES ZONA DE ALTA

IMPORTANTES PERFORMANCE

ATIVIDADES MENOS ZONA DE BAIXA

IMPORTANTES PRODUTIVIDADE

Isso é ainda mais essencial quando falamos de mudança de hábitos. Por exemplo,
digamos que você não tem o hábito de prospectar novos clientes e agora decidiu
que vai começar a prospectar. Ao começar essa nova atividade que você não tem o
costume de fazer, você percebe que está saindo da sua zona de conforto.

Pois bem, se você colocar essa atividade que ainda é custosa para você em um mo-
mento de baixa produtividade do seu dia, a pressão para que você não prospecte
vai ser ainda maior (além da resistência normal que falamos no módulo anterior).

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módulo 02:
PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

Então sempre que você for fazer algo importante que saia da sua rotina normal
de trabalho, pense qual é o melhor momento para fazer isso. Tem que ser na zona
de alta performance do seu dia, pois só assim a sua motivação e energia vão ser
maiores que a resistência.

Com o tempo, você pode treinar a se colocar em uma zona de alta performance,
mesmo que esteja em um momento do dia de baixa produtividade. Você pode sair
tomar um café, colocar uma música, ler uma frase motivadora para você... qual-
quer coisa que te ajude a mudar o canal, a se reenergizar.

Ferramenta 1/Meta/PCX/VA

Essa ferramenta é específica para você usar diariamente no seu planejamento. Ela
é ótima para estruturar de maneira rápida e eficiente as suas atividades.

O “1” é a coisa mais importante que você tem para fazer no dia, aquela que você
não pode ir dormir sem completar.

A “meta” é a sua meta diária. Não interessa se o ciclo da sua venda é curto, médio
ou longo. Todo vendedor tem que ter uma meta diária, seja ela financeira (para
vendas de ciclo curto) ou de atividade (para vendas de ciclo longo).

“PCX” são de Prospects, Clientes e Inativos. Você coloca então quantas pessoas vai
contatar no dia dentro de cada um desses grupos.

E “VA” são as vendas adicionais. Junto com o seu líder de vendas, escolha um pro-
duto ou serviço por dia, ou por semana ou por mês – dependendo da estratégia da
sua empresa – que você vai focar para oferecer aos clientes e fazer vendas adicionais.

Termine todos os seus dias criando esta ferramenta para o dia seguinte, ou comece
o seu dia colocando isso no papel. Vá controlando para que ao final você possa re-
visar a ferramenta e ter completado sua prioridade número 1, cumprido sua meta,
contatado os clientes que precisava contatar e feito vendas adicionais. Certamente
você terá um dia extremamente produtivo!
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REVISÃ0: PREPARAÇÃO E PLANEJAMENTO

- Administração do tempo é sempre uma questão de escolha: se você vai ser

organizado ou não, se você vai ser produtivo ou não.
- Não deixe nada flutuando na sua cabeça atrapalhando suas outras ativida-
des. Coloque as borboletas mentais no papel e resolva cada tarefa em seu
tempo certo.
- Lembre dos ladrões do tempo. Tudo o que você puder eliminar de excesso, de
repetitivo, de improdutivo e que não agrega valor é maravilhoso para aumen-
tar a produtividade.
- Use a fórmula do sucesso: dê atenção aos contatos, vendas de maior valor
agregado, quantidade de vendas, vendas adicionais e descontos.
- Comece o seu dia com a ferramenta do 1/Meta/PCX/VA pronta e vá acompa-
nhando para que ela seja completada.
- Preste atenção nas suas zonas de alta performance e de baixa produtividade
durante o dia. Lembre-se que atividades importantes que geram resultados
devem ser feitas em horários de alta performance. Atividades menos im-
portantes que não geram resultados devem ser feitas nos horários de baixa
produtividade.
- Dica final: Coloque momentos da sua agenda em branco. Bloqueie a agenda
para imprevistos. Se você está com todos os horários preenchidos, qualquer
coisa que aconteça vai atrasar todas as outras atividades. Então deixe ho-
rários sem nada marcado e se acontecer de nenhum imprevisto acontecer,
você pode adiantar as demais atividades ou resolver algumas das borbole-
tas mentais.

“Não é o que você faz de vez em quando que define o seu sucesso. É o que você
faz todos os dias, chova ou faça sol. E você só consegue fazer todos os dias o que
precisa ser feito para ter sucesso se tiver disciplina para planejar, para admi-
nistrar seu tempo corretamente, para fazer as atividades que são produtivas
e que trazem resultados. Planejar é assumir o controle da sua vida. Esse é o
caminho da Alta Performance em Vendas”.

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