2 funções de níveis hierárquicos distintos

5438. Gestão integrada de recursos humanos

5438_14. Descrição e Análise de Funções 2

Equipa:
Cristina Silva
Patrícia Santos
Vera Simões
Sandro Fonseca

Ação formação V2221 - Gestão Recursos Humanos e Negociação - IEFP, IP

Formador Responsável: Domingos Pinho dos Santos Júnior Data: 11/10/2022

 Descrição e Análise de Funções de 2 funções de níveis hierárquicos distintos

E
mpresa:

 Delegação de Aveiro da Cruz Vermelha Portuguesa 

 
‘’Organização sem fins lucrativos, que visa assegurar o exercício da cidadania, promovendo a segurança
e bem-estar das pessoas vulneráveis.’’  
 

1. Informações gerais: 
 Designação da Função – ADMINISTRATIVO 
 Principal função organizar todas as atividades administrativas que facilitam o
bom funcionamento de um escritório. 
 Faz interligação quer entre os vários departamentos, quer com os beneficiários
e a administração da instituição. É, muitas vezes, a quem todos recorrem para
pedir ajuda pois dominam os assuntos da empresa de uma forma transversal. 
 
2. Resumo do trabalho: 
 Atendimento geral; 
 Receber e tratar correspondência e encomendas; 
 Organizar reuniões e marcar compromissos; 
 Preparar de eventos; 
 Gerir o arquivo; 
 Tratamento de dados financeiros e contabilísticos. 
 
3. Deveres e responsabilidades: 
 Controle, planeamento e gestão organizacional;
 Emitir faturas e outros documentos contabilísticos;
 Receber e tratar correspondência, reclamações e consultas;
 Preparar cartas, apresentações e relatórios;
 Gerir o arquivo (organização e manutenção de documentos);
 Participar em reuniões da empresa;
 Atender beneficiários externos e pedidos internos;
 Contactar com funcionários, fornecedores, beneficentes e beneficiários;
 Organizar ações de coletas materiais (donativos);
 Receção de encomendas e donativos;
 Encomendar artigos de papelaria e gerir o orçamento do escritório.
4. Fatores relevantes para execução
4.a) Conhecimento, Capacidade e Habilidades gerais: 
 Conhecimentos de software avançado e hardware na ótica do utilizador; 
 Capacidade de organização e gestão; 
 Bom relacionamento interpessoal; 

Ação formação V2221 - Gestão Recursos Humanos e Negociação - IEFP, IP Data: 11/10/2022
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 Boa capacidade linguística de conhecimento falado e escrito da língua

portuguesa e inglesa; 
 Disponibilidade horária.  

4.b) Requisitos técnicos/materiais: 

 Espaço de trabalho com ambiente limpo, sereno e calmo; 
 Computador com acessos a rede e softwares atualizados; 
 Material de desgaste rápido. 

4.c) Resolução de problemas/tomada de decisão: 

 Tomada de decisão na ausência da presidência; 
 Autonomia total, excetuando decisões de real valor; 
 Deve prestar declarações ao presidente da instituição, nomeadamente para
validação e autenticação de documentação. 

4.d) Interações: 
 Com a presidência – passar informações e receção de diretrizes; 
 Com os voluntários – passar informações e orientação; 
 Com beneficiários e pessoal externo - passar informações e orientação e
registar necessidades. 

4.e) Natureza da supervisão: 

 Supervisiona voluntários, beneficiários e pessoal externo – garantindo a boa
gestão e funcionamento desta instituição. A diretriz tem de ser seguida com alto
rigor e respeito. 
 Este é supervisionado apenas pela presidência da instituição que valida e
assente as direções e planos a ser seguidos para o funcionamento desta
organização.  

4.f) Impacto: 
 Presença estrutural – reservar tempo e disponibilidade diário; 
 Financeiro – mantem os relatórios de contas organizados e atualizados; 
 Imagem – primeira linha de contacto com outros elos da instituição; 
 Trabalho de outros - organização, supervisão e delegação; 
 Tempo resposta – quanto menor tempo de resposta maior eficácia na equipa; 
 Satisfação do utente – trabalho organizado e competente resulta na satisfação
dos beneficiários. 

5. Requisitos:
5.a) Qualificações mínimas: 
 Escolaridade mínima obrigatória; 
 Conhecimentos básicos na ótica utilizador; 
 Registo criminal sem incidentes. 

5.b) Aptidões sociais/comportamentais: 

 Altruísta; 
Ação formação V2221 - Gestão Recursos Humanos e Negociação - IEFP, IP Data: 11/10/2022
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 Humilde; 
 Empático; 
 Paciente e tolerante; 
 Assertivo. 

5.c) Requisitos físicos: 

 Não pode ter incapacidade superior a 60%. 
 Apresentação cuidada. 

6.  Considerações salariais:
 Protocolo remunerado com subsídio de alimentação e de transporte sem
vencimento base.

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1. Informações gerais: 
 Designação da Função – CEO (Presidente)
 O CEO é responsável pelo sucesso geral de uma organização e possui a
autoridade máxima para tomar as decisões finais. Ele pode pedir qualquer
contribuição necessária, mas a deliberação final recai sobre o CEO.
 Principal função inclui resolver e tomar decisões importantes, gerenciar os
recursos e operações gerais da organização e atuar como o ponto central de
comunicação entre os voluntários e o conselho de administração. Principal
responsável por determinar a direção estratégica da organização e garantir que os
objetivos sejam implementados por meio de etapas funcionais.

2. Resumo do trabalho: 
 Assumir o comando na criação da cultura organizacional;
 Participar nos assuntos relacionados a gestão de pessoas;
 Desenvolver uma compreensão das necessidades e motivações da sua equipa -
dirigindo para o desempenho e alinhando-as em torno do objetivo da criação de
valor — possibilita resultados mais bem-sucedidos;
 Delegar tarefas e transferir processos;
 Modelar valores, construir a equipa de gerenciamento, dar a aprovação final
de como o dinheiro é gasto.
 Criação de fundos necessária.
 
3. Deveres e responsabilidades: 
 Criar, comunicar e implementar a visão, a missão e a direção-geral da
organização, gerenciando o desenvolvimento e implementação da estratégia
global da instituição;
 Dirigir, orientar e avaliar o trabalho de outros diretores, administrativos e
voluntários - CEO certifica-se de que a direção estratégica definida está em
andamento na organização;
 Solicitar conselhos e orientações, quando apropriado, de um Conselho de
Administração;
 Formular e implementar o plano estratégico que orienta a direção da
organização, assegurando que a sua criação envolva contribuições
significativas;
 Supervisionar a operação completa da organização;
 Representar a organização para a comunidade local, no estado e no país;
 Participar de eventos ou associações relacionadas com a instituição;
 Demonstrar a liderança necessária para tornar a missão da organização um
sucesso — esta liderança inclui proporcionar uma visão que atrai Benfeitores,
parcerias e todos os outros aspetos;
 Avaliar o sucesso da organização no alcance dos seus objetivos — é importante
que cada objetivo estratégico seja mensurável ou que os resultados possam
ser descritos numa imagem acordada e compartilhada pela equipa.
4. Fatores relevantes para execução
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4.a) Conhecimento, Capacidade e Habilidades gerais: 

 Ter bom relacionamento com pessoas e tecnologias;
 Conhecimentos de software avançado e hardware na ótica do utilizador; 
 Capacidade de organização e gestão; 
 Bom relacionamento interpessoal; 
 Coaching dos funcionários - capacidade de criar um ambiente de
trabalho saudável e colaborativo;
 Boa capacidade linguística de conhecimento falado e escrito da língua
portuguesa e inglesa; 
 Disponibilidade horária.  

4.b) Requisitos técnicos/materiais: 

 Espaço de trabalho com ambiente limpo, sereno e calmo; 
 Computador com acessos a rede e softwares atualizados; 
 Meios de Comunicação disponíveis – (tablets, telemóveis, telefones,
impressoras e fax);
 Material de desgaste rápido. 
 Meios de deslocação ou para prover serviços – (Carros, carrinhas)

4.c) Resolução de problemas/tomada de decisão: 

 Tomada de decisões assertivas e definitivas em prol da instituição e da equipa; 
 Autonomia total – obrigando-se apenas a seguir as diretrizes e protocolos
estipulados pela SEDE; 
 Deve prestar justificações apenas à SEDE, nomeadamente para prestar
obrigações legais e conformidades padronizadas.

4.d) Interações: 
 Com a SEDE – passar informações e relatórios, receber diretrizes e
orientações; 
 Com os administrativos – passar informações e diretrizes a seguir;
 Com os voluntários – passar informações e orientação; 
 Com beneficiários e pessoal externo - passar informações e orientação e
registar necessidades. 

4.e) Natureza da supervisão: 

 Supervisiona administrativos, voluntários, beneficiários e pessoal externo –
garantindo a boa gestão e funcionamento desta instituição. A diretriz tem de ser
seguida com alto rigor e respeito. 
 É supervisionado apenas pela SEDE – organização que parametrizar Regras e
Normativas padrão pela qual a instituição se deve reger.  

4.f) Impacto: 
 Presença estrutural – reservar tempo e disponibilidade – isenção de horário; 
 Financeiro – estar informado sobre os relatórios de contas e saldo da
delegação; 
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 Imagem – última linha de contacto com a delegação – imagem de primeiros

contactos com interligações e relacionamentos com os outros meios externos à
instituição; 
 Trabalho de outros - organização, supervisão e delegação; 
 Tempo resposta – quanto menor tempo de resposta maior eficácia na equipa; 
 Satisfação do utente – trabalho organizado e competente resulta na satisfação
dos beneficiários. 

5. Requisitos:
5.a) Qualificações mínimas: 
 Escolaridade mínima obrigatória; 
 Capacidade de liderança;
 Conhecimentos básicos na ótica utilizador; 
 Registo criminal sem incidentes. 

5.b) Aptidões sociais/comportamentais: 

 Capacidade de liderança;
 Coragem, paixão e intensidade;
 Capacidade de inspirar;
 Resiliência;
 Altruísta; 
 Humilde; 
 Empático; 
 Paciente e tolerante;
 Organização;
 Assertividade e comunicação.

5.c) Requisitos físicos: 

 Apresentação cuidada e presença, postura profissional e ética – ter capacidade
de representar a organização em eventos e exposições sociais e afins. 

6. Considerações salariais:
 Protocolo não remunerado em regime de voluntariado. 

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