Manual de Gestao de PDF

Manual de Tronco Comum
Gestão de Documentos
e Arquivos do
Estado
Código: A0017
Universidade Católica de Moçambique (UCM)

Centro de Ensino à Distância (CED)
1
Direitos de autor (copyright)
Este manual é propriedade da Universidade Católica de Moçambique (UCM), Centro de Ensino à
Distância (CED) e contém reservados todos os direitos. É proibida a duplicação e/ou reprodução deste
manual, no seu todo ou em partes, sob quaisquer formas ou por quaisquer meios (electrónicos,
mecânico, gravação, fotocópia ou outros), sem permissão expressa de entidade editora (Universidade
Católica de Moçambique – Centro de Ensino à Distância). O não cumprimento desta advertência é
passível a processos judiciais.
Elaborado Por: Alice Domingos Sebastião de Oliveira Ferro

Licenciado em Planificação, Administração e Gestão da Educação
Mestranda em Gestão de Recursos Humanos
Formadora em Matéria de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
Revisado por: Filomena Simoni Camurai

Coordenadora do curso
Contacto: 851431737
Universidade Católica de Moçambique (UCM)

Centro de Ensino à Distância (CED)
Rua Correia de Brito No 613 – Ponta-Gêa
Beira – Sofala
Telefone: 23 32 64 05
Cell: 82 50 18 440
Moçambique
1
Fax: 23 32 64 06
E-mail: ced@ucm.ac.mz
Website: www.ucm.ac.mz
Agradecimentos
A Universidade Católica de Moçambique (UCM) – Centro de Ensino à Distância (CED) e a autora do
presente manual, Alice de Oliveira Ferro, agradecem a colaboração de todos que directa ou
indirectamente participaram na elaboração deste manual. À todos sinceros agradecimentos.
2
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado Código: A0017 i
Índice
Visão geral 1
Benvindo à Área de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado ................................ 1
Objectivos do curso ....................................................................................................... 2
Quem deveria estudar este módulo ................................................................................ 2
Como está estruturado este módulo................................................................................ 3
Ícones de actividade ...................................................................................................... 3
Acerca dos ícones ........................................................................................ 4
Habilidades de estudo .................................................................................................... 4
Precisa de apoio? ........................................................................................................... 4
Tarefas (avaliação e auto-avaliação) .............................................................................. 5
Avaliação ...................................................................................................................... 5
Unidade N0 01-A0017 7
Tema: ............................................................................................................................ 7
Sistema .......................................................................................................................... 7
Introdução ............................................................................................................ 7
Sumário ....................................................................................................................... 11
Exercícios.................................................................................................................... 13
Tema: .......................................................................................................................... 14
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DE .................................................... 14
ESTADO (SNAE) .............................................................................................. 14
Introdução .......................................................................................................... 14
Exercícios.................................................................................................................... 19
Tema: .......................................................................................................................... 21
Estrutura do Sistema .................................................................................................... 21
(SNAE) ....................................................................................................................... 21
Introdução .......................................................................................................... 21
Exercícios.................................................................................................................... 26
Tema: .......................................................................................................................... 27
Plano de Classificação de Documentos ............................................................... 27
de Actividade-Meio ............................................................................................ 27
Introdução .......................................................................................................... 27
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado Código: A0017 ii
Exercícios.................................................................................................................... 34
Tema: .......................................................................................................................... 35
APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO .................................................................................................................. 35
Introdução .......................................................................................................... 35
Sumário ....................................................................................................................... 41
Exercícios.................................................................................................................... 41
Tema: .......................................................................................................................... 42
Tabela de Temporalidade de Documentos de ...................................................... 42
Arquivo Para Actividades Meio ......................................................................... 42
Introdução .......................................................................................................... 42
Sumário ....................................................................................................................... 45
Exercícios.................................................................................................................... 45
Tema: .......................................................................................................................... 46
Sistema de Informaçao Classificada ................................................................... 46
(SIC) .................................................................................................................. 46
Introdução .......................................................................................................... 46
Sumário ....................................................................................................................... 49
Exercícios.................................................................................................................... 49
Tema: .......................................................................................................................... 50
Documento de Arquivo ...................................................................................... 50
Introdução .......................................................................................................... 50
Sumário ....................................................................................................................... 55
Exercícios.................................................................................................................... 55
Tema: .......................................................................................................................... 56
Orgaos De Documentação .................................................................................. 56
Introdução .......................................................................................................... 56
Sumário ....................................................................................................................... 57
Exercícios.................................................................................................................... 58
Tema: .......................................................................................................................... 58
Fundamentos de Arquivistica ...................................................................................... 58
(Principios Basicos) ............................................................................................ 58
Introdução .......................................................................................................... 58
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado Código: A0017 iii
Sumário ....................................................................................................................... 61
Exercícios.................................................................................................................... 61
Unidade N0 011-A0017 62
Tema: .......................................................................................................................... 62
Gestao de Documentos ................................................................................................ 62
Introdução .......................................................................................................... 62
Sumário ....................................................................................................................... 66
Exercícios.................................................................................................................... 66
Unidade N0 12-A0017d 67
Tema: .......................................................................................................................... 67
TEORIA DAS TRES IDADES........................................................................... 67
(Fases do Documento de Arquivo)...................................................................... 67
Introdução .......................................................................................................... 67
Sumário ....................................................................................................................... 70
Exercícios.................................................................................................................... 71
Unidade N0 13 -A0017d 72
Tema: .......................................................................................................................... 72
GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES ..................... 72
Introdução .......................................................................................................... 72
GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES .................... 72
Sumário ....................................................................................................................... 75
Exercícios.................................................................................................................... 75
Tema: .......................................................................................................................... 76
PRINCIPAIS METODOS DE ARQUIVAMENTO ............................................ 76
Introdução .......................................................................................................... 76
Sumário ....................................................................................................................... 83
Exercícios.................................................................................................................... 83
Tema: .......................................................................................................................... 84
Actividade de Arquivamento .............................................................................. 84
Introdução .......................................................................................................... 84
Sumário ....................................................................................................................... 85
Exercícios.................................................................................................................... 86
Tema: .......................................................................................................................... 87
GESTAO DE DOCUMENTOS INTERMEDIARIOS ........................................ 87
Introdução .......................................................................................................... 87
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado Código: A0017 iv
Sumário ....................................................................................................................... 89
Exercícios.................................................................................................................... 90
Tema: .......................................................................................................................... 90
CLASIFICAÇAO DE DOCUMENTOS ............................................................. 90
Introdução .......................................................................................................... 90
Sumário ....................................................................................................................... 92
Exercícios.................................................................................................................... 93
Tema: .......................................................................................................................... 94
AVALIAÇAO, SELECÇAO E ELIMINAÇAO DE ........................................... 94
DOCUMENTOS DE ARQUIVO ....................................................................... 94
Introdução .......................................................................................................... 94
Sumário ....................................................................................................................... 97
Exercícios.................................................................................................................... 97
Tema: .......................................................................................................................... 98
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS .................................................. 98
Introdução .......................................................................................................... 98
Sumário ..................................................................................................................... 101
Exercícios.................................................................................................................. 101

Tema: ........................................................................................................................ 102
COMISSAO DE AVALIAÇAO DE DOCUMENTOS ..................................... 102
NA ADMINISTRAÇÃO PUBLICA (CADAP’s) ............................................. 102
Introdução ................................................................................................................. 102
Sumário ..................................................................................................................... 104
Exercícios.................................................................................................................. 105

Tema: ........................................................................................................................ 106
ELABORAÇAO DE PLANO DE CLASSIFICAÇAO E TABELA DE ............ 106
TEMPORALIDADE DE ACTIVIDADE-FIM ................................................. 106
Introdução ........................................................................................................ 106
Sumário ..................................................................................................................... 112
Exercícios.................................................................................................................. 113
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado Código: A0017 1
Visão geral
Benvindo à Área de
Gestão de
Documentos e
Arquivos do Estado
O Governo da República de Moçambique lançou, em 2001, a Estratégia

Global da Reforma do Sector Público, com o objectivo de promover a
melhoria da prestação de serviços aos cidadãos. A implementação com
sucesso do Programa da Reforma do Sector Público, particularmente na
sua Fase II, pressupõe a realização de um conjunto de acções de
natureza estratégica de entre as quais a organização e gestão de arquivos
na Administração Pública.
O processo de gestão de informação e arquivos na Administração
Pública tem também como um dos pressupostos importante, o acesso
célere à informação pelos cidadãos e funcionários, possibilitando a
tomada de decisão atempada sobre os diversos assuntos que são
tramitados diariamente nas instituições do Aparelho do Estado.
É dentro deste âmbito que, após a aprovação pelo Conselho de
Ministros do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema
Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), o Ministério da Função
Pública através do Centro Nacional de Documentação e Informação de
Moçambique (CEDIMO) se elaborou o presente manual “Manual de
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado”, para auxiliar os
estudantes, funcionários e agentes do Estado em geral, as lideranças, os
gestores e, especificamente, os profissionais ligados à área de gestão,
manuseamento de documentos e arquivos na aplicação correcta do
Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade
das Actividades – Meio e na elaboração desses instrumentos para
Actividades – Fim.
Por isso, torna-se imperativo apelar a todos os utilizadores deste manual
a assumirem-no como um instrumento vital no desempenho das suas
funções.
Objectivos do curso
Quando terminar o estudo sobre a Gestão de Documentos e Arquivos do
estado , o estudante será capaz de:
 Dominar conhecimentos técnicos profissionais sobre a

tramitaçao de documentos
 Reforçar a capacidade institucional da Gestao da
Objectivos Documentação no seu posto trabalho .
 Ter gosto pela organizaçao de documentos na sua instituição.
 Saber classificar os documentos e arquivos do Estado
 Tornar-se capaz e motivado para desempenhar com sucesso as
suas actividades.
Quem deveria
estudar este módulo
Este módulo foi concebido para todos aqueles que frequentam os cursos à
distância, oferecidos pela Universidade Católica de Moçambique (UCM),
através do seu Centro de Ensino à Distância (CED).
Como está
estruturado este
módulo
Todos os módulos dos cursos produzidos por UCM - CED encontram-se
estruturados da seguinte maneira:
Páginas introdutórias
 Um índice completo.
 Uma visão geral detalhada do curso / módulo, resumindo os
aspectos-chave que você precisa conhecer para completar o estudo.
Recomendamos vivamente que leia esta secção com atenção antes de
começar o seu estudo.
Conteúdo do curso / módulo

O curso está estruturado em unidades. Cada unidade incluirá uma
introdução, objectivos da unidade, conteúdo da unidade incluindo
actividades de aprendizagem, um resumo da unidade e uma ou mais
actividades para auto-avaliação.
Outros recursos
Para quem esteja interessado em aprender mais, apresentamos uma lista
de recursos adicionais para você explorar. Estes recursos podem incluir
livros, artigos ou sites na internet.
Tarefas de avaliação e/ou Auto-avaliação

Tarefas de avaliação para este módulo encontram-se no final de cada
unidade. Sempre que necessário, dão-se folhas individuais para
desenvolver as tarefas, assim como instruções para as completar. Estes
elementos encontram-se no final do modulo.
Comentários e sugestões
Esta é a sua oportunidade para nos dar sugestões e fazer comentários
sobre a estrutura e o conteúdo do curso / módulo. Os seus comentários
serão úteis para nos ajudar a avaliar e melhorar este curso / modulo.
Ícones de actividade
Ao longo deste manual irá encontrar uma série de ícones nas margens das
folhas. Estes icones servem para identificar diferentes partes do processo de
aprendizagem. Podem indicar uma parcela específica de texto, uma nova
actividade ou tarefa, uma mudança de actividade, etc.
Acerca dos ícones

Os icones usados neste manual são símbolos africanos, conhecidos por
adrinka. Estes símbolos têm origem no povo Ashante de África Ocidental,
datam do século XVII e ainda se usam hoje em dia.
Pode ver o conjunto completo de ícones deste manual já a seguir, cada um com
uma descrição do seu significado e da forma como nós interpretámos esse
significado para representar as várias actividades ao longo deste módulo.
Habilidades de
estudo
Caro estudante, procure olhar para você em três dimensões nomeadamente: o
lado social, profissional e estudante, daí ser importante planificar muito bem o
seu tempo.
Procure reservar no mínimo 2(duas) horas de estudo por dia e use ao máximo o
tempo disponível nos finais de semana. Lembre-se que é necessário elaborar
um plano de estudo individual, que inclui, a data, o dia, a hora, o que estudar,
como estudar e com quem estudar (sozinho, com colegas, outros).
Evite o estudo baseado em memorização, pois é cansativo e não produz bons
resultados, use métodos mais activos, procure desenvolver suas competências
mediante a resolução de problemas específicos, estudos de caso, reflexão, etc.
O manual contém muita informação, algumas chaves, outras complementares,
daí ser importante saber filtrar e apresentar a informação mais relevante. Use
estas informações para a resolução das exercícios, problemas e
desenvolvimento de actividades. A tomada de notas desempenha um papel
muito importante.
Um aspecto importante a ter em conta é a elaboração de um plano de
desenvolvimento pessoal (PDP), onde você reflecte sobre os seus pontos
fracos e fortes e perspectivas o seu desenvolvimento.
Lembre-se que o teu sucesso depende da sua entrega, você é o responsável
pela sua própria aprendizagem e cabe a ti planificar, organizar, gerir, controlar
e avaliar o seu próprio progresso.
Precisa de apoio?
Caro estudante, temos a certeza de que por uma ou por outra situação, o
material impresso, lhe pode suscitar alguma dúvida (falta de clareza, alguns
erros de natureza frásica, prováveis erros ortográficos, falta de clareza
conteudística, etc). Nestes casos, contacte o tutor, via telefone, escreva uma
carta participando a situação e se estiver próximo do tutor, contacte-o
pessoalmente.
Os tutores têm por obrigação, monitorar a sua aprendizagem, dai o estudante
ter a oportunidade de interagir objectivamente com o tutor, usando para o
efeito os mecanismos apresentados acima.
Todos os tutores têm por obrigação facilitar a interação, em caso de problemas

específicos ele deve ser o primeiro a ser contactado, numa fase posterior
contacte o coordenador do curso e se o problema for da natureza geral,
contacte a direcção do CED, pelo número 825018440.
Os contactos só se podem efectuar, nos dias úteis e nas horas normais de
expediente.
As sessões presenciais são um momento em que você caro estudante, tem a
oportunidade de interagir com todo o staff do CED, neste período pode
apresentar dúvidas, tratar questões administrativas, entre outras.
O estudo em grupo, com os colegas é uma forma a ter em conta, busque apoio
com os colegas, discutam juntos, apoiem-me mutuamente, reflictam sobre
estratégias de superação, mas produza de forma independente o seu próprio
saber e desenvolva suas competências.
Juntos na Educação à Distância, vencendo a distância.
Tarefas (avaliação e
auto-avaliação)
O estudante deve realizar todas as tarefas (exercícios, actividades e auto-
avaliação), contudo nem todas deverão ser entregues, mas é importante que
sejam realizadas. As tarefas devem ser entregues antes do período presencial.
Para cada tarefa serão estabelecidos prazos de entrega, e o não cumprimento
dos prazos de entrega, implica a não classificação do estudante.
As trabalhos devem ser entregues ao CED e os mesmos devem ser dirigidos ao
tutor/docentes.
Podem ser utilizadas diferentes fontes e materiais de pesquisa, contudo os

mesmos devem ser devidamente referenciados, respeitando os direitos do
autor.
O plagiarismo deve ser evitado, a transcrição fiel de mais de 8 (oito) palavras
de um autor, sem o citar é considerado plágio. A honestidade , humildade
científica e o respeito pelos direitos autorais devem marcar a realização dos
trabalhos.
Avaliação
Você será avaliado durante o estudo independente (80% do curso) e o período
presencial (20%). A avaliação do estudante é regulamentada com base no
chamado regulamento de avaliação.
Os trabalhos de campo por si desenvolvidos, durante o estudo individual,
concorrem para os 25% do cálculo da média de frequência da cadeira.
Os testes são realizados durante as sessões presenciais e concorrem para os
75% do cálculo da média de frequência da cadeira.
Os exames são realizados no final da cadeira e durante as sessões presenciais,

eles representam 60% , o que adicionado aos 40% da média de frequência,
determinam a nota final com a qual o estudante conclui a cadeira.
A nota de 10 (dez) valores é a nota mínima de: (a) admissão ao exame, (b)
nota de exame e, (c) conclusão do módulo.
Nesta cadeira o estudante deverá realizar: 3 (três) trabalhos; 2 (dois) testes
escritos e 1 (um) exame escrito.
Não estão previstas quaisquer avaliação oral.
Algumas actividades práticas, relatórios e reflexões serão utilizadas como
ferramentas de avaliação formativa.
Durante a realização das avaliações , os estudantes devem ter em consideração:
a apresentação; a coerência textual; o grau de cientificidade; a forma de
conclusão dos assuntos, as recomendações, a indicação das referências
utilizadas, o respeito pelos direitos do autor, entre outros.
Os objectivos e critérios de avaliação estão indicados no manual. Consulte-os.
Alguns feedbacks imediatos estão apresentados no manual.
Unidade N0 01-A0017
Tema:
Sistema
Introdução
A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) foi desenvolvida pelo Biologo
húngaro, Lundwing Von Bertalanfly, em 1936. Sua idéia é
desenvolvimento de uma teoria de caracter geral, de diversidade de
campos específicos de conhecimento.
Se diversas disciplinas desenvolvessem conjuntamente seus

esforços de pesquisa, seriam capazes de identificar leis e princípios
que poderiam ser aplicados com vantagem em vários sistemas.
Com uma moldura comum de conceitos os diversos campos

cientificos poderiam melhor comunicar seus desenvolvimentos,
com ganhos mútuos, por minimizar-se a duplicação de esforços.
Os postulados (TGS) vêm sendo aplicados na prática de forma

parcial, mas mesmo assim com resultados excepcionais, nos
desenvolvimentos decorrentes de grupos multidisciplinares.
No fimdesta Unidade o estudante deve saber:
 Definir o Sistema
 Conhecer as funções basicas de um sistema
 Identificar os princípios básicos da abordagem de Sistemas
Definição de Sistema
Sistema é uma entidade que tem a capacidade de manter um grau

de organização em face de mudanças internas ou externas,

composto de um conjunto de elementos, em interação seguindo
determinadas leis, normas, para atingis um objectivo específico.
A definiçao de sistema varia de autor para autor.
De um modo geral o sistema pode ser definido como um conjunto

de elementos interligados que formam um todo e que trabalham
para alcançar um objectivo comum. Por exemplo, o ser humano.
O ser humano é composto de vários elementos (cabeça, tronco e
membros), esses elementos trabalham juntamente para manter a
vida do Homem.
Existem vários exemplos que podem ser analisados, como: sistema

mecánico de uma viatura, sistema Eléctrico, sistema digestivo,
sistema reprodutivo, Sistema de Arquivos, etc.
Função Básica de um Sistema
A função básica de um sistema é de converter seus insumos

(materiais, energia, trabalho, informações) - retirados do seu
ambiente – em produtos (bens, serviços, informações) de
natureza qualitativa diferente de seus insumos – para serem
então desenvolvidos para seu ambiente.
A quantidade de produtos gerados de um sistema deve ser

suficiente para o funcionamento de seus subsistemas de
“produção”, “manutenção” e “adaptação”. Os sistemas que não
têm condições de continuadamente atender a essa exigência,
comprometem sua capacidade de sobrevivencia a curto prazo
(caso não atendam as necessidades de produção), a médio prazo
(caso não atendam as necessidades de manutenção) ou a longo
prazo (caso não atendar as necessidades de adaptação).
Niveis de Complexidade dos Sistemas

De acordo com Kenneth Boulding, existem nove niveis de

sistemas, classificados em ordem crescente de complexidade
Nivel 1: Sistemas Estáticos (estruturas)
Características: A estrutura de um mineral, o mapa de uma região,

o organograma de uma empresa
Nivel 2: Sistemas Determinísticos (relojoaria)
Características: Sistemas com movimento, mas características

previsiveis, controlados externamente, exemplo o sistema solar,
um ventilador, um relógio.
Nivel 3: Sistemas Ciberméticos (tipo termostato)
Características: Sistemas dinámicos, comcaracterísticas

probabilísticas, capazes de auto-regulação geneticamente
determinada, através de uma ampla gama de alterações nas
condições internas e externas.
Nivel 4: A Célula
Características: Sistemas abertos, dinamicos e programados para

autopreservaçao sob condicoes externas cambiantes, capazes de
alterar seu comportamento e estrutura
Nivel 5: As Plantas
Características: Sistemas abertos, dinamicos capazes de auto-

regulaçao geneticamente determinada, atraves de uma ampla
gama de alteraçoes nas condiçoes externas e internas.
Nivel 6: O Sistema Animal
Caracteristicas: Sistemas abertos, dinamicos, geneticamente

determinados para adaptar-se ao seu ambiente, atraves de
ajustamentos internos e pela formaçao de grupos sociais
simples.
Nivel 7: Os seres Humanos

Caracteristicas: Sistemas abertos, dinamicos auto-regulados,

adaptativos atraves de uma ampla gama de circunstancias, pela
sua capacidade de pensar abstratamente e comunicar-se
simbolicamente
Nivel 8: Sistema Social (Humano)
Caracteristicas: Mais complexo eaberto à influencia ambiental que

o individuo, mais adaptativo pela capacidade de acumulaçao de
conhecimento colectivo e diversidade de perfis individuais.
Pode viver indefinidamente, atraves do fenomeno da entropia
negativa.
Nivel 9: Sistemas Transcedentais
Caracteristicas: mais livremente adaptaveis às circunstancias

porque se elevam acima e alem dos sistemas individuais e
sociais.
Apesar da diferenciaçao nas caracteristicas, os sistemas dinamicos

têm alguns elementos comuns a saber: ambiente, objectivo,
insumos, processamento, saída, controle e retroalimentaçao.
Tipos de Sistemas
De acordo com a Teoria Geral dos Sistemas (TGS), existem quanto

a classificaçao 3 tipos de sistemas:
Sistemas abertos – são sistemas que interagem com o ambiente,

realizando trocas de energia, materiais e informaçoes. Auto-
regulados, capazes de crescimento, desenvolvimento e
adaptaçao. Exemplo: familias, sociedades, empresas, igrejas,
organizaçoes militares, partidos politicos, associaçao de
estudantes, etc.
Sistemas Fechados – Sistemas com relações fixas e automaticas

entre seus compunentes, sem muita flexibilidade nas suas
interaçoes com o ambiente. Exemplo: minerais, nos grupos
sociais humanos encontra-se sociedades fechadas, bastantes

resistentes à influência exterior e à mudança.
Sistemas Dinâmicos – Sistemas que mudam e são mudados pelo

ambiente com frequência. Exemplo: Pessoa se desenvolve a
partir dos estímulos do ambiente, (família, escola, colegas,
igreja, instituiçoes…) e através da interdependência e auto-
suficiencia, modifica também seu ambiente.
O sistema que é parte de um sistema maior é denominado por sub-

sistema. Este pode ser em paralelo ou em série.
Sumário
Para uma melhor compreensão sobre a TGS é necessário, conhecer
os princípios básicos da abordagem de sistemas, que consiste em:
1. Um sistema é maior que a soma das suas partes. Assimseu
entendimento requer identificar cada parte componente do
mesmo. Entender um sistema significa fazer as devidas
conexoes entre seus elementos, de modo que se ajustem
logicamente em um todo.
2. O objectivo central de um sistema pode ser identificado
pelo facto de que o cumprimento de outros objectivos pode
ser sacrificado em nome de obter-se a realização do
objectivo central.
3. Um sistema aberto e seu ambiente estão em permanente
interrelação.
4. Um sistema altamente complexo pode ser melhor
entendido se for dividido em subsistemas menores, que
possam ser mais facilmente analisadas e posteriormente
recombinadas no todo.
5. Um sistema compoe-se de uma rede de elementos
interrelacionado. Uma mudança em um dos elementos,
provocará mudanças nos demais ou na totalidade do

sistema
6. Sistema para serem viaveis a longo prazo, devem perseguir
com clareza seus objectivos, serem governados por
retroalimentaçao e apresentar a capacidade de adaptar-se a
mudanças ambientais.
Exercícios
1 – O que é Sistema?
Resposta: Sistema é um conjunto de elementos interligados que

Auto-avaliação
formam um todo, e que trabalham para alcançar um objectivo
comum.
2 – Qual é a funçao básica de um sistema?
Resposta: É de converter seus insumos (materiais, energia, trabalho,

informações) - retirados do seu ambiente – em produtos (bens,
serviços, informações) de natureza qualitativa diferente de seus
insumos – para serem então desenvolvidos para seu ambiente.
3 – Indique e Principios Basicos da Abordagem de Sistemas.
1. Resposta: 1 - Um sistema aberto e seu ambiente estão em

permanente interrelação. 2 - Um sistema compoe-se de
uma rede de elementos interrelacionado. Uma mudança em
um dos elementos, provocará mudanças nos demais ou na
totalidade do sistema
Unidade N0 02-A0017
Tema:
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DE
ESTADO (SNAE)
Introdução
Na unidade anterior, foi abordada a Teoria Geral dos Sistemas,
onde foram observadas questões relacionadas com o sistema, e suas
particularidades.
Nesta unidade será abordado o Sistema Nacional de Arquivos de

Estado que foi aprovado pelo Decreto 36/2007 de 27 de Agosto
com o seguinte teor:
Havendo necessidade de adequar o Sistema Nacional de Arquivos

ao preconizado na Estratégia para a Gestão de Documentos e
Arquivos do Estado e no Plano de Acção para a sua Implementação
aprovados pela Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro, O
Conselho de Ministros, ao abrigo do disposto na alínea f) do nº 1
do artigo 204 da Constituição da República, decreta:
Artigo 1. –É alterado o Sistema Nacional de Arquivos criado pelo
Decreto nº 33/92, de 26 de Outubro, passando a denominar-se
Sistema Nacional de Arquivos do Estado, abreviadamente
designado SNAE, nos termos constantes do Anexo I, que constitui
parte integrante do presente Decreto.
Artigo 2. - 1. São aprovados o Plano de Classificação de
Documentos para as Actividades Meio, a Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos para as Actividades Meio da
Administração Pública e o Classificador de Informações
Classificadas, que constituem os Anexos II, III e IV ao presente
Decreto, do qual fazem parte integrante.
2. Compete à entidade que superintende na administração pública

aprovar a metodologia de elaboração e os planos de classificação e
as tabelas de temporalidade da actividades-fim, bem como os
classificadores de informações classificadas sectoriais.
Artigo 3. - É revogado o Capitulo VI das Instruções Reguladoras
do Funcionamento das Secretarias dos Serviços Administrativos
Distritais e Locais, aprovadas pela Portaria nº 21869, de 27 de
Fevereiro de 1969, e as disposições que contrariem o presente
Decreto.
Artigo.4. - O presente Decreto entra em vigor seis meses após a
sua publicação.
Aprovado pelo Conselho de Ministros no dia 24 de Julho de 2007.
No final desta unidade o estudante de ser capáz de:
 Definir o Sistema Nacional de Arquivos do Estado

Objectivos  Conhecer seus Objectivos e âmbito de aplicaçao
Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE)
Pode ser definido como conjuntos de arquivos documentais

seguindo certas normas ou leis são tramitados e conservados
uniformemente em toda Administração Publica moçambicana.
Sistema de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios,

procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista
a gestão dos documentos produzidos ou recebidos por um
organismo no exercício das suas actividades. (Decreto no36/2007)
Para efeitos o Decreto acima citado, estabelecem-se as seguintes

definições:
a) Arquivo: o conjunto de documentos de qualquer época e forma

que, independentemente da natureza ou do suporte da informação,
são acumulados e conservados em razão do seu valor ao longo das

actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas,
para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa;
b) Arquivo do Estado: o conjunto de documentos produzidos e

recebidos pelos órgãos e instituições da Administração Pública, no
exercício das funções. Incluem-se nos arquivos do Estado os
arquivos das entidades de direito privado encarregues pelos
serviços públicos.
c) Arquivo privado: o conjunto de documentos produzidos e

recebidos por pessoas físicas e jurídicas de direito privado, em
decorrência de suas actividades, depositados ou não em instituições
públicas;
d) Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos

multidisciplinares, com a responsabilidade de coordenar os
processos de avaliação, selecção, listagem de documentos de
arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e
tabelas de temporalidade das actividades-fim, a serem apresentadas
ao órgão competente para aprovação;
e) Unidades de gestão documental: unidade orgânica encarregue de

manter o arquivo centralizado de documentos seleccionados a partir
de uma fonte produtora, funcionando junto dos órgãos centrais,
provinciais e distritais do SNAE;
Âmbito de Aplicação do SNAE

O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração
Pública, nomeadamente, os órgãos centrais e locais do Aparelho do
Estado e instituições subordinadas ou dependentes, os institutos
públicos de investigação científica e as demais instituições
autónomas, tuteladas pelos órgãos do Estado, bem como os órgãos
e institutos das autarquias locais.
As instituições autónomas e independentes do poder executivo

poderão desenvolver os seus subsistemas de arquivos, em função
da sua especificidade, desde que não contrariem os objectivos do
presente sistema.
São objectivos do SNAE:
a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos,

atendendo as especificidades dos órgãos geradores e acumuladores
dos acervos;
b) organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de

gestão de documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a
tornar mais eficiente o processo de recuperação de informações
para fins administrativos e científicos;
c) assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e

recebidos no exercício de funções dos órgãos e instituições
públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e
científico;
d) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de

acordo com as necessidades de informação, respeitando o disposto
nas normas de Segredo de Estado e demais leis que regem o acesso
à informação;
e) integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de

arquivos;
f) articular com os demais sistemas que actuam directa ou

indirectamente na gestão do património documental e arquivístico
do Estado moçambicano;
g) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor

administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
Instrumentos de Operacionalização do SNAE

Para a operacionalização do SNAE nas instituições da
Administração Pública estão formulados modelos correspondentes,
nomeadamente:
 Plano de Classificação de Documentos De Arquivo (anexo
no1).
 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo para as
actividade-meio da Administração pública. (anexo no2).
 Classificador de Informações na Função Pública. (anexo
no3).
 Manual de Procedimentos para aplicação do SNAE. (anexo
no4).
Estes instrumentos serão analisados profundamente nas unidades a
seguir.
Exercícios
1 – Qual é o decreto que orienta o SNAE?
Resposta: O SNAE é orientado pelo decreto 36/2007 de 27 de

Auto-avaliação
Agosto.
2 – Onde é aplicado o SNAE?
Resposta: O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da

Administração Pública, nomeadamente, os órgãos centrais e locais
do Aparelho do Estado e instituições subordinadas ou dependentes,
os institutos públicos de investigação científica e as demais
instituições autônomas, tuteladas pelos órgãos do Estado, bem
como os órgãos e institutos das autarquias locais.
3 – Quais são os instrumentos de aplicação do SNAE?
Resposta: Plano de Classificação de Documentos De Arquivo,

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo para as
actividade-meio da Administração pública, Classificador de
Informações na Função Pública.
Unidade N0 03-A0017
Tema:
Estrutura do Sistema
(SNAE)
Introdução
O Sistema Nacional de Arquivo do Estado tem uma estrutura organizada a todos
níveis, de forma a facilitar a articulação e das suas funções e o alcance dos seus
objectivos.
Ao completar esta unidade, você será capaz de:
 Conhecer a estrutura integrada no SNAE
 Identificar as funçoes de cada órgão constituinte

Objectivos  Caracterizar a subordinaçao e coordenaçao dos orgaos
Estrutura do Sistema
O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra os
seguintes órgãos:
a) Órgão director central;
b) órgãos centrais;
c) órgãos provinciais;
d) órgãos distritais.
2. A entidade que superintende na administração pública é o órgão

director central do sistema.
3. Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do

número 1 do presente artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes
estruturas:
a) Arquivos correntes;
b) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;
c) comissões de avaliação de documentos.
4. O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na

fase permanente e de assessoria ao órgão director central do Sistema.
Funções dos Órgãos do Sistema
Órgão director central
1. São funções do órgão director central, as seguintes:
a) dirigir e coordenar centralmente as actividades de gestão de documentos

desenvolvidas pelos órgãos centrais, provinciais e distritais do Sistema;
b) coordenar a implantação e implementação do Sistema Nacional de Arquivos

do Estado;
c) normar e orientar tecnicamente as actividades de gestão de documentos de

arquivo;
d) acompanhar, supervisionar e monitorar a aplicação de normas técnicas e

tecnologias de gestão de documentos de arquivo;
e) promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse,

junto dos outros órgãos do sistema;
f) propor normas de acesso aos documentos dos arquivos públicos, respeitando

as normas de acesso à informação e Segredo Estatal;
g) promover a capacitação dos funcionários responsáveis pela estão de

documentos;
h) promover e manter o intercâmbio de cooperação técnica com instituições

congêneres nacionais e internacionais;
i) manter um cadastro geral actualizado das unidades que desempenham

actividades de arquivo no âmbito do Sistema.
A transferência das funções de órgão central do Sistema, do Arquivo Histórico

de Moçambique à entidade que superintende na administração pública, não
prejudica a realização das outras funções a que o Arquivo Histórico de
Moçambique.
Órgãos Centrais, Provinciais e Distritais
São funções dos órgãos centrais, provinciais e distritais deste sistema, no seu
âmbito de actuação, as seguintes:
a) Implementar o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;
b) implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando à padronização dos

procedimentos técnicos relativos às actividades de gestão de documentos de
arquivo no órgão central, provincial e distrital;
c) coordenar a aplicação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade

de documentos, em articulação com os outros órgãos do sistema;
d) identificar e reportar ao órgão director central as necessidades de formação

dos responsáveis pela gestão de documentos;
e) supervisionar a aplicação e o emprego de normas técnicas e tecnologias de

gestão de documentos de arquivo.
Funções do Arquivo Histórico de Moçambique
São funções do Arquivo Histórico de Moçambique, além das previstas no

número 4 do Artigo 5 do presente Sistema:
a) Participar na elaboração de normas técnicas de gestão de documentos;

b) Participar na harmonização e monitoria dos processos de avaliação de

documentos dos arquivos intermediários.
Arquivo Provincial
1. Segundo a necessidade e onde haja condições, será criado o Arquivo

Provincial.
2. O Arquivo Provincial detém a custódia, com carácter provisório, de

documentos recolhidos dos arquivos intermediários, funcionando em
complementaridade e subordinação ao Arquivo Histórico de Moçambique.
3. São funções específicas do Arquivo Provincial:
a) Garantir a recolha e guarda dos documentos do arquivo intermediário com

valor permanente a nível distrital e provincial, enquanto aguardam a recolha ao
Arquivo Histórico de Moçambique;
b) assegurar a transferência para o Arquivo Histórico de Moçambique de

acervos documentais sob sua custódia.
Comissões de Avaliação de Documentos
São funções das comissões de avaliação de documentos na sua esfera de

actuação:
a) Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;
b) coordenar a implementação dos planos de classificação e tabelas de

temporalidade dos documentos nas instituições e unidades orgânicas sob sua
responsabilidade;
c) elaborar as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de

documentos das actividades-fim;
d) coordenar a avaliação dos arquivos correntes e intermediários;
e) assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;
f) proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;

g) elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com os

responsáveis dos arquivos das instituições e unidades orgânicas sob sua
responsabilidade, respeitando o disposto na tabela de temporalidade.
Coordenação e Subordinação Coordenação

No exercício das suas funções, os órgãos que fazem parte do presente Sistema e
relacionados, devem desenvolver as suas actividades de forma coordenada entre
si.
Subordinação
1. Os órgãos do SNAE, em cada escalão subordinam-se aos Secretários
Permanentes centrais, provinciais e distritais.
2. No âmbito deste Sistema, as comissões de avaliação de documentos e as
unidades de gestão de documentos subordinam-se tecnicamente ao órgão
director central.
Custódia e Gestão de Documentos
Custódia
1. Os órgãos e instituições a que se aplica o presente sistema, detendo a custódia
de documentos que se encontrem nas fases corrente e intermediária, devem no
quadro das normas estabelecidas, assegurar:
a) A protecção e conservação da sua integridade, fidedignidade e autenticidade;

b) o acesso público às informações neles contidas;
c) a preservação do carácter sigiloso dos que dizem respeito à ordem nacional e
à segurança pública, ao resguardo da inviolabilidade da intimidade e da vida
privada, bem como aos relativos aos segredos protegidos por lei;
d) a eliminação dos que, depois de esgotado o seu valor corrente, estejam
classificados como desprovidos de valor permanente, devendo essa eliminação
observar as normas técnicas estabelecidas;
2. Para a persecução do preconizado no número anterior do presente artigo, os

órgãos e instituições nele referidos, devem ser responsáveis pela organização e
gestão dos respectivos arquivos intermediários.
3. Cada unidade orgânica dos órgãos que integram este sistema é responsável
pela organização e gestão do seu próprio arquivo corrente.
Exercícios
1 – Como está constituida a estrutura do SNAE?
Resposta: Órgão director central; órgãos centrais; órgãos provinciais; órgãos

distritais.
Auto-avaliação
2 – Indique quatro funções da Comissãao de Avaliação de Documentos.
Resposta: coordenar a implementação dos planos de classificação e tabelas
de temporalidade dos documentos nas instituições e unidades orgânicas sob
sua responsabilidade; elaborar as propostas de planos de classificação e
tabelas de temporalidade de documentos das actividades-fim; coordenar a
avaliação dos arquivos correntes e intermediários; assegurar a gestão de
documentos e arquivos públicos; proceder a avaliação, selecção e destinação
de documentos.
Unidade N0 04-A0017
Tema:
Plano de Classificação de Documentos
de Actividade-Meio
Introdução
Para que um órgão público ou privado possa desenvolver as suas actividades
com eficiencia desejada, em primeiro lugar torna-se necessario a escolha de
criterios de identificacao de documentos de arquivo que se encontram a cargo de
seus profissionais ligados ao sector da documentacao.
Estes profissionais, ao longo das suas actividades irao aplicar os principios

tecnicos arquivisticos dando deste modo uma visibilidade mais abrangente das
funcoes do orgao em alusao no que concerne às relaçoes existentes entre os
documentos.
 Saber classificar os documentos.

 Saber arquivar os documentos
Objectivos
Geralmente, a classificaçao de documentos é representada num esquema, onde

os temas se subordinam entre classes e sub-classes. O referido esquema é
denominado Plano de Classificaçao.
Conceito:
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todos e qualquer documento produzido ou
recebido por um orgao no exercicio das suas actividades.
Corresponde as operaçoes tecnicas destinadas a organizar a documentaçao de
caracter corrente, a partir da analise das funçoes e actividades do orgao gerador
e acumulador de arquivos como forma de agilizar a sua recuperaçao e facilitar as
tarefas arquivisticas relacionadas com a avaliaçao, selecçao, eliminaçao,
transferencia, recolha e acesso a esses documentos.
Objectivos:
A classificaçao por assunto é utilizada com objectivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema geral, os documentos que devem ser arquivados por
assunto, são os referentes a administraçao interna e às respeitantes actividades-
fim. Dependendo do volume da documentaçao a ser guardada por assunto, pode
escolher-se metodos mais ou menos complexos, capazes de atender as
necessidades do orgao.
Porém, o metodo de arquivamento por assunto, não é de facil aplicaçao, pois,
depende da interpretaçao que se faz dos documentos em analise, alem de amplo
conhecimento das actividades instituicionais que se deve ter, sendo mais
aconselhável nos casos em que haja grandes massas documentais e variedades
de assuntos.
Em muitas instituiçoes públicas e privadas do nosso País, é comum confur-se
uma assunto com a especie documental. Assim, erradamente, adoptam-se como
classificaçao por assunto, por exemplo: correspondencia recebida e
correspondencia expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex,
actas, etc. É adoptados como subdivisoes auxiliares.
Não existe esquemas padronizados de classificaçao por assunto, como ocorre em
relaçao à biblioteconomia que usa a CDD (Classificaçao Decimal de Dewey) e a
CDU (Classificaçao Decimal Universal).
No codigo de classificaçao, as funcoes, actividades, especies e os tipos

documentais, generaticamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribuidos de acordo com as funcoes e actividades

desempenhadas pelo orgao. Em outras palavras, os assuntos recebem codigos
numericos, os quais reflectem a hierarquia funcional do orgao, definida atraves
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o
particular.
O modelo adoptado para este plano, é o código de classificaçao decimal. Os
assuntos são divididos em 10 classes, sendo a decima reservada para os assuntos
gerais que não possam ser incluidos em nenhuma das nove classes principais. A
divisao dos assuntos parte sempre do geral para o particular. O esquema com
classificaçao adoptada tem o nome de código e necessita de um índice
alfabetico remissivo.
As dez principais classes representam-se por um numero inteiro, composto por
tres algarismos, conforme a explicaçao abaixo:
 Classe 100
 Classe 200
 Classe 300
 Classe 400
 Classe 500
 Classe 600
 Classe 700
 Classe 800
 Classe 900
Desta forma, tornando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
Classe 000 Administração Geral
Sub-Classe 000 Organizaçao e Funcionamento
Grupo 012 Comunicaçao Social
Sub-Grupo 012.1 Relaçoes com Imprensa
012.11 Credenciamento de Jornalistas
Note-se que os codigos numericos reflectem a subordinaçao dos sub-grupos ao
grupo, do grugo a sub-classe e desta a classe. Este subordinaçao é representada
por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
As Classes 000, referente aos assuntos de Administração Geral e a classe 900,

corespondente a Assuntos Diversos, são classes comuns a todos orgaos, quer
privado, publica ou do Estado.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às actividades-
fim do orgao. Estas classes, por não serem comuns, a sua elaboraçao, caberá aos
respectivos orgaos em conformidade com as orientaçoes tecnicas de quem de
direito em materia de arquivos e de gestao de documentos (Comissao de
Avaliaçao de Documentos).
EXPLICAÇÃO SOBRE AS CLASSES 000 E 900 E SUAS RESPECTIVAS

SUBCLASSES
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

Nesta classe são classificados os documentos referentes às actividades
relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o
seu funcionamento e o alcance dos objectivos para os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses:

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – RECURSOS HUMANOS
030 – ORÇAMENTO
040 – PATRIMÓNIO
050 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
060 – COMUNICAÇÕES
070 – (vaga)
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e
organização interna do órgão.
020 – RECURSOS HUMANOS

Nesta subclasse classificam-se os documentos relativos aos direitos e obrigações

dos funcionários em serviço no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem
como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à
assistência, protecção ao trabalho e concessão de benefícios.
030 – ORÇAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamental e às
operações contabilísticas e financeiras referentes ao
uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se,
ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e
prestações de contas ao Tribunal Administrativo.
040 – PATRIMÓNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais móveis e
imóveis pertencentes ao órgão, incluindo as formas de aquisição e alienação,
bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. São também
classificados os documentos referentes à administração dos bens materiais e
equipamentos do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas actividades,
incluindo as formas de aquisição e alienação, o controlo do stock e da
distribuição, conservação e reparação.
050 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Nesta subclasse são classificados os documentos arquivísticos do órgão,
referentes às actividades de produção, controlo, avaliação, arquivamento e
destinação de documentos. Classificam-se, também, os documentos referentes à
publicação, produção editorial, preparação, impressão e distribuição de matérias,
bem como à aquisição, controlo, distribuição e acesso à documentação
bibliográfica. Incluem-se, ainda os documentos relacionados com as actividades
de reprodução, conservação e informática.
060 – COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção,

operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de
tecnologias da informação.
070 – (VAGA)
080 – (VAGA)
As subclasses 070 e 080 mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção
de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de
novas actividades desenvolvidas pelos órgãos da Administração Pública.
090 - OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO

GERAL
Nesta subclasse classificam-se os documentos de carácter genérico relativos à
ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta
subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam
classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo,
bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas
para possíveis expansões.
Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação
da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo
se aplica em relação aos grupos:
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A RECURSOS HUMANOS
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÓNIO
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão
desenvolver os grupos e subgrupos referentes a OUTROS
ASSUNTOS. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação,

deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva
esfera de competência para aprovação.
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS

Esta classe refere-se aos documentos de carácter genérico que se relacionam
com as diversas actividades desenvolvidas pelo órgão.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.
ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS.
FESTAS
940 – VISITAS E VISITANTES
950 – (vaga)
960 – (vaga)
970 – (vaga)
980 – (vaga)
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
(Verifique o anexo no 01)

Exercícios
1 – Qual é o instrumento que orienta a classificaçao de documentos?

Resposta: O instrumento que orienta a classificaçao de documentos é o
Plano de Classificaçao de documentos.
Auto-avaliação
2 – Apos ter lido a Unidade sobre os metodos de arquivamento, codifique
os assuntos a seguir pelo metodo Decimal a partir da Classe 000:
Administração Geral
Pesquisas
Psicologia
Aplicada ao trabalho
Aplicada a educaçao
Ciencias Politicas
Administração
Economia
Desenvolvimento Economico
Custo de Vida
Em Maputo
Na Beira
Resposta: 000 Administração Geral

100 Pesquisas
110 Psicologia
111 Aplicada ao trabalho
112 Aplicada à educaçao
120 Ciencias Politicas
130 Administração
140 Economia
141 desenvolvimento Economico
142 Custo de Vida
142.1 em Maputo
142.2 na Beira
Unidade N0 05-A0017
Tema:
APLICAÇÃO DO PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Introdução
A classificação é uma das actividades do processo de gestão de documentos
arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam
maior eficiência e agilidade na gestão e controlo das informações. É pertinente
que o gestor documental tenha interesse em conhecer este processo na
prossecuçao das suas actividades.
1 – Saber aplicar codificar os documentolas de arquivo seguindo

todos principios preconizados pelo SNAE.
Objectivos 2 - Organizar o arquivo documental respeitando a classificaçao.

APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

DE ARQUIVO
As operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos que

permitem a aplicação eficiente do Plano de Classificação de Documentos de
Arquivo, são as seguintes:
 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação deve ser realizada por funcionários treinados, de acordo com as

seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que

assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adoptado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto

de que trata o documento.
 ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE

CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de

acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de

arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários (ver

modelo I).
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a

anotação do(s) código(s) correspondente(s).
 ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado,

obedecendo às seguintes operações:
a) INSPECÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)

mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se
a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um

mesmo assunto. A ordenação tem por objectivo agilizar o arquivamento,
minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados
adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão

dossiers acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com
excepção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, instituição ou lugar)
serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação.
Os dossiers, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em

caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser
arquivados vários dossiers correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse,
diminuindo, assim, o número de pastas.
– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada

pessoa, órgão, instituição ou lugar, sempre que a quantidade de documentos
justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta

suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-
se ter muita atenção, pois um documento arquivado erradamente poderá ficar
perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
 ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE

ARQUIVAMENTO
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo

assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente,

sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim
sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a

ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando
dossiers. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não
exista, manter uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores

plásticos, com excepção de processos e
volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para
facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível

as pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e actas,

em caixas apropriadas, procedendo o registo em uma única folha de referência,
arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação
sempre que chegar um novo número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando

processos, dossiers ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos utentes;
– prestar informações;
– efectuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controlo de retirada, efectuado por meio do recibo de

empréstimo (ver modelo II), no qual são registadas
informações sobre processos, dossiers ou outros documentos retirados, além do

sector, nome, assinatura do funcionário responsável pela solicitação e,
posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como
indicador de sua frequência de uso, factor determinante para o estabelecimento
dos prazos para sua transferência e recolha.
Por meio desse controlo é possível informar com precisão e segurança a

localização do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em ficheiro à parte, em ordem cronológica, para controlo e

cobrança, quando vencido o prazo de devolução.
 FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)
. ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via UMA
Formato A-4
Utilização ANVERSO
INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:
- CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao

assunto sob o qual a folha de referência estará arquivada, e que corresponde
realmente ao assunto secundário do documento.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do

documento.
- DADOS DO DOCUMENTO:
- NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver,

indicar como s.n.
- DATA: indicar a data do documento.
. ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório,

aviso ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do

documento, ou seja, do órgão onde foi assinado o documento.
. DESTINATÁRIO: indicar o sector para onde foi destinado o documento.
- VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o

documento está arquivado.
(Ver o modelo no1)
 RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II)

ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilização ANVERSO
INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:
- CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do
documento a ser emprestado.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do
documento.
- REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade administrativa e do
funcionário responsável pela solicitação.
- DATA: indicar a data do empréstimo.
- ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do funcionário do arquivo
que está efectuando o empréstimo e a assinatura deste.
- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do utente que está recebendo o
documento e a assinatura deste.
- DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento.
(ver o modelo no 2)
Sumário
A funçao do Plano de classificaçao de documentos de arquivo é de orientar ao
gestor documental onde, como e quando encaminhar um certo documento.
Procura muito antes formar e organizar documentos da mesma familia que
sempre se encontrarao no arquivo adequado de acordo com a sua classificaçao.
Exercícios
1 – Quando e porque que deve-se classificar o documento?
Resposta: A partir da produçao ou elaboraçao do documento. Deve ser

classificado porque na base dela permitirá uma facil recuperaçao e um
Auto-avaliação arquivamento adequado.
Unidade N0 06-A0017
Tema:
Tabela de Temporalidade de Documentos de
Arquivo Para Actividades Meio
Introdução
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação,
que tem por objectivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas actividades, os
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações
necessárias à sua compreensão e aplicação.
Conhecer o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente e

intermediario
Saber avaliar os documentos de arquivo de forma a facilitar sua

transferencia, recolha ou eliminaçao.
Objectivos
Tabela de Temporalidade (TT)
É o registo esquematico do ciclo de vida documental do orgao, elaborado apos a analise

da documentaçao e aprova pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de
guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferencia ao arquivo intermediario,
os criterios para a microfilmagem, a eliminaçao ou o recolhimento ao arquivo

permanente.
Objectivos da TT
 Destinaçao de documentos da guarda eventual e/ ou permanente
 Racionalizaçao das actividades de transferencia e recolhimento
 Eliminaçao imediata
 Implementaçao de um programa da gestao de documentos.
Estrutura da Tabela de Temporalidade (TT)

Na sua apresentaçao a TT apresenta os seguintes dados: codigo, assunto, prazos
de guarda, destinaçao final e observaçao, como se evidencia nos campos abaixo:
1. Códigos
É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos, sob a forma de
classificação decimal, os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre
do geral para o particular.
2. Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo
com as funções e actividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar
melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções,
actividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos,
agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos
documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.
3. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da
instituição que os produziu, mencionado, preferencialmente, em anos.
4. Destinação final
Neste campo é registada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação,
quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são

consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
5. Observações
Neste campo são registadas informações complementares e justificativas,
necessárias à correcta aplicação da tabela e aspectos elucidativos quanto à
destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos
documentais avaliados.
A tabela de temporalidade foi elaborada com base nos princípios da teoria das
três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos
documentos de arquivo.
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o
treinamento dos responsáveis pela execução das actividades arquivísticas do
órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados de analisar e
propor as actualizações necessárias ao aprimoramento das actividades de
avaliação.
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adoptados para selecção e
destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos.
(ver anexo no2)
Recomendaçoes quanto ao uso da TT
 Aprovaçao por dirigente do orgao e pela instituiçao arquivistica publica

na sua esfera de competencia,
 Publicaçao no Boletim da Republica
 Actualizaçao sempre que haja produçao ou supressao de documentos ou
alteraçao na estrutura administrativa
 Tabulaçao de dados (percentagem de documentaçao e formas de
destinaçao),
 Evitar uso de siglas,
 Elaboraçao de relatorios, justificando os criterios adoptados e as

modalidades de destinaçao propostas.
Sumário
Tabela de Temporalidade é o instrumento arquivístico resultante da avaliação
que tem por objectivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
Ela define quanto tempo o documento permanecer no arquivo corrente, arquivo
intermediario e se tem valor para ser recolhido para o arquivo permanente.
Exercícios
1 – Qual é a relação entre a Tabela de Temporalidade e as tres idades do

documentos?
Resposta: A relaçao entre ambos é a seguinte, as idades do documentos
de arquivo são definidas pela Tabela de Temporalidade.
Auto-avaliação
Unidade N0 07-A0017
Tema:
Sistema de Informaçao Classificada
(SIC)
Introdução
A Unidade VII apresenta explicações sobre os procedimentos a ter em conta
para a classificação de informações no contexto da confidencialidade,
destacando a iniciativa da competência para a classificação bem como o período
de restrição e o nível de acesso às informações classificadas.
 Conhecer os 4 graus de confidencialidade de documentos.
 Saber classificar e aplicar em documentos a serem

Objectivos
tramitados.
1. Definição do conceito de Classificador de Informações Classificadas

Classificador de Informações Classificadas é o instrumento usado para a
atribuição do grau de sigilo no contexto da confidencialidade, de acordo com as
regras do sistema de informação em vigor na Administração Pública.
2. Estrutura do Classificador de Informações Classificadas

O Classificador de Informações Classificadas está estruturado da seguinte
forma:
a) Graus de classificação;
b) Período de restrição;
c) Níveis de acesso.
3. Período de restrição
Considera-se como período de restrição o lapso de tempo que as informações
não podem ser acedidas por pessoas não autorizadas.
5. Níveis de acesso
Os níveis de acesso correspondem à autorização que é concedida para o
conhecimento de uma determinada informação segundo o princípio da
necessidade de conhecer que o funcionário tiver para o desempenho das suas
atribuições.
4. Graus de Classificação (SIC)
Na Administração Publica existem 4 classificacoes de documentos, quanto a

confidencialidade: Segredo do Estado; Secreto; Confidencial e Restrito.
(Ver anexo no 3)
SEGREDO DO ESTADO
É atribuída a classificação de Segredo do Estado à informação e materiais do

mais elevado grau de restrição do acesso, cuja divulgação ou conhecimento por
pessoas não autorizadas possa implicar consequências excepcionalmente graves
para o País e outros Estados ou Organizações Internacionais de que
Moçambique faça parte em virtude de poderem:
• Conduzir à situações que possam afectar as condições da defesa do País

ou os altos interesses do Estado;
• Comprometerem a Segurança do Estado ou de assuntos de carácter

técnico-científico de alto interesse nacional.
Exemplo: Estratégias de fortalecimento da capacidade de supervisão da

segurança territorial.
SECRETO
É atribuída a classificação de Secreto à informação e materiais cuja divulgação ou

conhecimento por pessoas não autorizadas possa ter consequências graves para o País e
outros Estados ou Organizações Internacionais de que Moçambique faça parte em
virtude de poderem:
 Comprometer os interesses vitais do Estado;

 Pôr em causa a concretização de empreendimentos e planos;
 Revelar procedimentos em curso relacionados com a segurança do
Estado.
Exemplo: Projectos de estudo e exploração dos recursos naturais protegidos.
CONFIDENCIAL
É atribuida a classificação de Confidencial à informação e materiais cuja

divulgação não autorizada possa:
 Afectar a normal produção de bens e serviços fundamentais;

 Ocasionar danos na actividade dos órgãos do Estado e suas
dependências.
Exemplo: Assistência médica dos funcionários do Estado (relatórios médicos, da
junta nacional, das perícias médicas legais e outros).
RESTRITO
É atribuida a classificação de Restrito à informação e materiais cuja divulgação

não autorizada possa ser desvantajosa para a segurança do Estado e o
desenvolvimento do bem estar dos cidadãos da República de Moçambique.
Exemplo: Informações decorrentes da avaliação da situação do mercado

internacional que permitam a tomada de decisões.
Manuseamento de informaçao classificada (sigilosa ou confidencial)
O documento com informaçao classificada (sigilosa) não é acessivel à todo o

cidadao, mesmo sendo um colega, um superior hierarquico, um familiar, etc.
Por isso, o gestor de documentos deve não apenas classificar de acordo com o
grau de confidencialidade, como tambem, trata-la com todo o cuidado para que a
informaçao não se estenda à pessoas que não têm a autorizadas de a obter.
Desta forma, são utilizados certos instrumentos que facilitam a tramitaçao destes
documentos, nomeadamente: verbetes, carimbos com o grau de
confidencialidades, livros de registos exclusivos, etc.
Normalmente, numa instituiçao quem manusea estes tipos de documentos são

individuos idoneos e que pertencem à uma equipa de trabalho chamada (SIC).
Esta equipa é composta por apenas 2 ou 3 funcionarios no maximo.
Sumário
Os documentos produzidos ou recebidos numa instituiçao podem ser de caracter
sigiloso, pelo que os mesmos, devem ter um tratamento diferente aos
documentos normais.
Na Administração Publica existem 4 classificacoes de documentos quanto a
confidencialidade: Segredo do Estado; Secreto; Confidencial e Restrito.
Exercícios
1 – Porque que a informaçao classificada deve ser protegida?

Resposta: Porque por ela ser sigilosa, quem deve ter acesso da mesma
informaçao, são apenas pessoas ou entidades apenas autorizadas.
Auto-avaliação
Unidade N0 08-A0017
Tema:
Documento de Arquivo
Introdução
Desde sempre, os Homens comunicaram-se. Dependendo da importância do assunto,
essa mensagem era conservada de forma a assegurar a sua disseminaçao à gerarações e
gerações.
Ao falarmos de documentos de arquivo podemos imaginar nessas informações

importantes que não devem ser destiruidas sem antes observar certos critérios
obrigatórios.
Na Administração Pública é preciso ter em conta esse conjunto de critérios

obrigatórios e específicos para que o documento de arquivo tenha a sua
verdadeira função. O conceito de Documento de Arquivo varia em função da
perspectiva que se pretende.
 Conceituar o Documento de arquivo;

 Identificar os elementos que compoem um documentos de
Objectivos arquivo; e
 Diferenciar os vários tipos de documentos.
Conceito de Documento
Já nos referimos anteriormente que o conceito de documento de arquivo varia
em função da perspectiva que se pretende. O ponto comum é o factor
comunicativo e a satisfação que esta comunicaçao oferece (assunto).
Curiosamente antes de debruçarmos sobre o documento de arquivo, podemos
conferir o seguinte:
Documento - é toda informação registada em suporte material, susceptível de

ser utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época e
lugar. (Manual de Procedimentos do (SNAE, 2009)).
Documento – é tudo aquilo que serve para instruir, ou dar qualquer informação.
 Tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que recorda algo esquecido.
Toda informação feita de forma documental, deixa alguma prova ou testemunha

registado num suporte.
Existem documentos de arquivo e documentos públicos.
a) Documentos de arquivo – e todo o documento que e produzido e /ou

acumulado por uma pessoa física ou jurídica, publica ou privada,
exercício de suas actividades e constitui elemento de prova ou de
informação. Os documentos de arquivo formam um conjunto orgânico,
reflectindo as actividades que se vinculam, expressando actos de seus
produtores no exercício de suas funções.
b) Documentos públicos – documentos de qualquer suporte ou formato,
produzido e/ou recebido por um órgão governamental na condução das
suas actividades, incluindo aqueles que produzidos e/ou recebidos por
instituições de caracter publico e por entidades privadas responsáveis
pela execução de serviços públicos.
Caracterizaçao de documentos de arquivo
De acordo com os diversos elementos , formas e conteúdos, os documentos

podem ser caracterizados segundo o gênero, segundo a espécie e segundo a
natureza do assunto.
a) Quanto ao gênero os documentos podem ser:
Textuais – documentos manuscritos, dactilografados ou impressos.
Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharias, como: mapas, plantas e
perfis…
Iconográficos – documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não,

contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos e gravuras).
Filmográficos – documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de

imagem, conjugados ou não as trilhas sonoras, com dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento (filmes e fitas videomagneticas).
Sonoros – Documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registos

fonográficos (discos e fitas audiomagneticas).
Micrográficos – documentos em suporte fílmico, resultante de microrreprodução de

imagens, mediante utilização de técnicas especificas (rolo e microficha).
Informáticos – documentos produzido e armazenado em computador (disquetes, disco

duro, disco óptico ou flash disk.
Considera-se uma segunda distinção entre os documentos textuais: Documentos

primários – publicações originais, lidas pelo leitor no mesmo estado em que autor
escreveu,
Documentos secundários – fazem referencia aos documentos primários e que não

existiriam sem estes.
Documentos terceários – resultante de documentos secundários: síntese,

comunicações, pontos de situação.
Por exemplo: Relatorio escrito – documento primário – pode ser objecto de um resumo
analítico – documento secundário – este resumo pode ser utilizado para uma síntese
documental – documento terceário.
b) Quanto à espécie
Segundo o aspecto formal ou natureza dos actos que deram origem ao documento,
forma de registo de factos administrativos mais comuns nas actuais estruturas do
govermo, podem ser:
Actos normativos – são as regras e normas expedidas por autoridade administrativa.

Exemplo: uma medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução,
portaria, ordem de serviço, decisão, despacho decisório…
Actos enunciativos – são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

fundamentar uma solução. Exemplo: perecer, relatório, voto, despecho interlocutor…
Actos comprobatórios – são os que comprovam os assentos, decisões, etc. Exemplo:

translato, certidão, atestado, copia autentica ou idêntica…
Actos de ajustes – são representados por acordos em que a administração publica

(nacional, provincial, distrital ou municipal) é parte (tratado, convénio, contrato,
transacçao, termo, ajuste,etc…
Actos de correspondência – aqueles cujo objectivo visam a execução dos actos

normativos, em sentido amplo (aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital,
intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telefax, alvará, circular, e-
mail…)
Actos de assentamento – são os configurados por registos consubstanciado,

assentamento sobre factos ou ocorrências (apostilhas, acta, termo, auto de
infracção…)
c) Quanto a natureza dos assuntos
Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de acordo com o assunto que abordam.
A classificação de Ostensivo é dada aos documentos que podem ser de livre acesso ou
divulgação, podendo ser de domínio publico.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser do

conhecimento restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a
sua custódia e divulgação. Pela sua importância, o sigilo e o objecto de uma legislação
especifica.
Classificam-se quatro graus de sigilo a saber:
Segredo de Estado – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos

excepcionalmente graves ao Estado
Secreto – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos graves ao Estado.
Confidencial – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos na

produção, bens ou serviço.
Restrito - à informação cuja divulgação não autorizada possa ser desvantajosa

para a segurança, desenvolvimento e bem estar dos cidadãos da República de
Moçambique.
d) Quanto a natureza da entidade produtora
Arquivos públicos – são o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no

exercício das actividades dos órgãos públicos de âmbito central, provincial, distrital e
municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciais. São
também públicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições
de caracter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Arquivos Privados – são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, de direito privado, em decorrência de suas actividades.
e) Quanto a natureza dos documentos
nesta classe os arquivos caracterizam-se em especiais e especializados.
Especiais- são aqueles que tem sob sua guarda documentos em diferentes tipos de
suportes e que, por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere
ao seu armazenamento, como também ao registo, controle e conservação.
Especializados- são aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes de
actividades específicas, independentemente da sua forma física. São exemplos os
arquivos hospitalares ou arquivos médicos, os arquivos da marinha e assim por diante.
f) Quanto a Teoria das três idades ou estagio de sua evolução
Arquivos correntes, intermediários e permanentes.
g) Quanto a extensão da sua actuação.
Arquivos centrais e sectoriais.

Sumário
Conforme observa-se nesta Unidade, à semelhança de varios factores e
circunstancias que se podem organizar os objectos, pessoas, equipamentos e
outros, tambem, de acordo com os diversos elementos formas e conteudo, os
documentos de arquivos podem ser caracterizados segundo o genero, especie
segundo a natureza do assunto.
Exercícios
1 – Coloque (V) para frase verdadeira e (F) para a Falsa.

Exemplo de documentos textuais:
 Memorando V
Auto-avaliação  Fotografia _F
 Audiovisuais _F
 Mapa _F
 Oficio _V
Unidade N0 09-A0017
Tema:
Orgaos De Documentação
Introdução
A noção de museu, bibliografia e arquivo por muito tempo se confundiam, tanto
pela finalidade e forma física dos documentos, quanto por serem instituições
com objectivos idênticos, isto é, funcionavam como depósito de documentos de
qualquer espécie, produzidos pelo Homem.
Porém, com as modernização das técnicas e procedimentos em documentacao, a

actuacao dessas instituicoes foi sendo delimitada. Seus objectivos foram
redefinidos, apesar das semelhanças.
 conhecer as diferenças existentes entre o Museu , Biblioteca e

Arquivo e ainda conhecer sua utilidade.
Objectives
Órgãos de Documentação
São varios orgaos institucionais que podem agrupar documentos de natureza

naturalmente diferentes, tal como, Museu, Biblioteca e Arquivo. Vejamos a
seguir a distinçao de uma para outra:
 Museu – criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à

disposiçao do publico, conjunto de peças e objectos de valor cultural.
 Biblioteca – é o organismo destinado à prestaçao de serviços de

informaçao. Seu acervo é constituido pelo conjunto de materiais de
ambito informativo, disponibilizados em diversos suportes para fins de
consulta, emprestimo ou fornecimento de copia, com vista ao
atendimento das necessidades de seus usuarios.
 Arquivo – é o conjunto de documentos produzidos e /ou recebidos por

uma entidade seja publica, privada ou pessoas fisicas no decurso das suas
actividades e preservados para a consecuçao dos seus objectivos, visando
a utilidadade que podem oferecer no futuro.
O termo arquivo, tambem pode ser usado para designar:
 Móvel para a guarda de documentos,
 Local onde o acervo documental deve ser consevado,
 Orgao gvernamental ou institucional cujo objectivo seja o de guardar e

conservar a documentaçao,
 Titulo de periodicos,
 Documento electronico (armazenado no computador).
Sumário
Para se formar um arquivo propriamente dito deve haver principios não apenas
de organizaçao desses documentos, como tambem devem ser seguidos
procedimentos que possam sustentabilizar a existencia de um arquivo.
Por isso "nem todo do documento constitui documento de arquivo". Para ser
documento de arquivo este deve ser classificado (codificado), numerado, ter
destinatario, ter um emissor e assunto ou conteudo.
Exercícios
1 – Qual é a diferença entre Museu e arquivo?

Resposta: Museu tem como finalidade de conservar, estudar e colocar
à disposiçao do publico, conjunto de peças e objectos de valor
cultural. Enquanto que Arquivo Conjunto de documentos
Auto-avaliação produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de
carácter público, entidades privadas e pessoas físicas no decurso e
em função do exercício de suas actividades, qualquer que seja o
suporte de informação.
Unidade N0 10-A0017
Tema:
Fundamentos de Arquivistica
(Principios Basicos)
Introdução
A gestão arquivística de documentos como qualquer gestão de vários níveis deve
ser feita com muita responsabilidade dentro de um órgão ou entidade em que os
documentos recebidos ou produzidos constituem-se documentos arquivísticas, os
quais conferem aos órgãos e entidade a capacidade de:
 Conduzir as actividades de forma transparente, possibilitando a

governança e controle social das informações,
 Apoiar a documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada

de decisão,
 Possibilitar a continuidade das actividades em caso de sinistro,
 Fornecer evidências em caso de litígio,
 Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou clientes,
 Assegurar e documentar as actividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovação, bem como a pesquisa histórica
 Manter a memória corporativa e colectiva.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticas precisam ser

confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, o que só é possível por meio
da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que
permitirá a sua preservação.
SNAE (2007) define gestão arquivística de documento como conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação, e arquivamento de documentos arquivísticas em fase corrente e
intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
 Conhecer os principios so basicos a ter em conta na gestao
Objectivos de documentos na Administracao publica.
Principios Basicos de Arquivistica

A actidade arquivistica é orientada por aleorica, agumas bases teoricas e praticas

que se fundamentam nos seguintes principios:
a) Principio de proveniencia – base teorica, a lei que rege todas

intervençoes arquivistica. Define-se como principio segundo o qual os
arquivos de uma mesma proveniencia não devem ser misturados com os
de outra proveniencia e devem ser conservados segundo a sua ordem
primitiva, caso esta exista.
b) Principio da Teoria das Tres Idades – Teoria segundo a qual, os

arquivos passam por tres estagios distintos de arquivamento, de acordo
com o uso que se faz dos documentos. Assim, quanto ao estagio da sua
evoluçao os arquivos podem ser:
 Arquivo Corrente
 Arquivo Intermediario
 Arquivo Permanente
c) Principio de Respeito a Ordem Original – principio segundo o qual os

arquivos devem conservar, quando possivel, o arranjo dado pelas
instituicoes ou pessoas que o geram. Exemplo: Organizaçao e
arquivamento que se faça mediante a instituiçao que emite o documento
(varios documentos proveniente da Direcçao Provincial de Saude, são
arquivados na mesma pasta independentemente dos assuntos).
d) Principio de territorialidade – principio segundo o qual os arquivos

publicos, proprios de um territorio, seguem deste ultimo. Arquivar
documentos dos Paises da SADC na mesma pasta de arquivo sem no
entanto dar importancia das datas nem dos assuntos.
e) Princípio respeitante aos assuntos (decreto nº36/2007 de 27 de

Agosto) – Principio segundo o qual os arquivos são organizados de
acordo com os assuntos neles abordados. É o principio utilizados na
Funçao Publica moçambicana. Exemplo: Agrupar e arquivar os
documentos que dizem respeito aos assuntos dos Recursos Humanos
numa única pasta com o codigo (020) independentemente da sua origem.
Sumário
Indepentemente de como os gestores documentais organizam seus acervo, este
não altera o seu fim ultimo, que é conservar e failitar a recuperaçao da
informaçao nela contida.
Exercícios
1 – O que entende por gestao arquivistica do documento?
Resposta: gestão arquivística de documento de acordo com o

Auto-avaliação
SNAE, é o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação, e arquivamento
de documentos arquivísticas em fase corrente e intermediaria,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2 – Quantas idades os arquivos possuem?
Resposta: Em 3 idades, arquivo corrente, intermediário e

Permanente ou Histórico.
3 – Qual é o instrumento que orienta o processo de avaliação,

selecção, transferência, recolha e eliminação de documentos de
arquivos?
Resposta: Este processo é determinado pela tabela de

temporalidade.
Unidade N0 011-A0017
Tema:
Gestao de Documentos
Introdução
Desde sempre, os Homens comunicaram-se. Dependendo da importância do assunto,
essa mensagem era conservada de forma a assegurar a sua disseminaçao à gerarações e
gerações.
Ao falarmos de documentos de arquivo podemos imaginar nessas informações

importantes que não devem ser destiruidas sem antes observar certos critérios
obrigatórios.
Na Administração Pública é preciso ter em conta esse conjunto de critérios

obrigatórios e específicos para que o documento de arquivo tenha a sua
verdadeira função. O conceito de Documento de Arquivo varia em função da
perspectiva que se pretende.
 Conceituar o Documento de arquivo;
 Identificar os elementos que compoem um documentos de
Objectivos arquivo; e
 Diferenciar os vários tipos de documentos.
Noçoes de Gestao de Documentos

Gestao Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes às actividade de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o
recolhimento para a guarda no arquivo permanente.
A gestao de documentos é operacionalizada atraves do planeamento,

organizaçao, controlo, coordenaçao dos Recursos Humanos, do espaço fisico e
dos equipamentos, no dominio de estabelecimento e aplicaçao de programas de
gestao de documentos, com o objectivo de aperfeiçoar a simplificar o ciclo
documental.
Objectivos da Gestao Documental
 Assegurar de forma eficiente a produção, a administração, a manutenção

e recolhimento de documentos para as fases intermediaria e permanente .
 Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja

necessária ao Governo (Estado) assim como aos Cidadãos.
 Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor

administrativo, fiscal, legal ou que não tenha importancia para pesquisa
científica (sem valor secundário).
Vantagens da Gestao de Documentos
Havendo implantaçao de programas de gestao de documentos num País, o

Estado e a Sociedade Civil, podem usufruir as qualidades e beneficios dos seus
serviços públicos, nomeadamente:
 Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo,
 Maior e melhor colaboraçao entre arquivistas e administradores,
 Racionalizaçao da guarda e preservaçao dos acervos documentais,
 Resposta imediata e precisa às questoes impostas pela administraçao,
 Garantia de recolha aos arquivos permanentes de documentos que devem

ser conservados definitivamente para fins de informaçao, testemunho e
pesquisa cientifica,
 Uso adequado da micrografia, processo automatizado de dados e outras

tecnicas avançadas de gestao de informaçao.
FASES DA GESTAO DOCUMENTAL
As tres fases basicas da gestao de documentos compreendem: a produçao,

Utilizaçao e Conservaçao e Destinaçao. Este processo desenvolve-se da
seguinte forma:
 Produçao de Documentos – refere-se ao acto de elaboraçao dos

documentos em razao da execuçao das actividades específicas de um
órgao ou sector. Nesta fase deve-se optimizar a criação dos documentos
que são necessários, evitando-se a produção daqueles não essenciais,
diminuindo o volume de documentos a serem manuseados, controlados
armazenados e eliminados, e garantindo o uso adequado dos recursos de
reprografia e automação. Esta fase compreende a elaboração e gestão de
fichas, formulários, correspondencia, controlo da produção e da difusão

dos documentos de carácter normativo.
 Utilizaçao e Conservaçao de Documento – refere-se ao fluxo

percorrido pelos documentos, necessarios ao cumprimento de sua fusão
administrativa, assim como a sua guarda após cessado esse tramite. Esta
fase envolve métodos de controlo relacionados às actividades de
protocolo e às técnicas para a classificação, organização e elaboração de
instrumentos de recuperação de informação. Nesta fase desenvolve-se a
gestao de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas
de gestao de informação.
 Destinaçao de Documentos – esta fase eenvolve as actividades de

análise, selecção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja,
implica em decidir sobre quais os documentos a serem destruidos e quais
serao preservados provisoriamente ou de forma permanente, mediante o
seu valor. Este momento é caracterizado pelo processo de avaliação de
documentos. Trata-se de uma etapa decisiva que consiste em identificar
valores e definir prazos de guarda para documentos de arquivo,l
independentemente de seu suporte ser papel, filme, fita magnética,
disquete ou qualquer outro. Recomenda-se que a avaliação seja realizada
no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação
para evitar acumulação desordenada segundo critérios temáticos,
numéricos e cronológicos.
Sumário
O Conjunto de arquivos de todas instituições públicas funcionam da mesma
forma ou maneira e têm objectivos comuns a destacar:
 Documentos classificados (codificados)
 Documentos tramitados correctamente
 Documentos arquivados adequadamente
 Documentos fáceis de localizar
 Documentos conservados
Exercícios
1 – Indique duas vantagens da gestao de documentos.
Resposta: a) Racionalizaçao da guarda e preservaçao dos acervos

documentais. b) Resposta imediata e precisa às questoes
Auto-avaliação
impostas pela administraçao.
2 - Quais são as fases da gestao documental?
Resposta: A produçao, Utilizaçao e Conservaçao e Destinaçao.
2.
Unidade N0 12-A0017d
Tema:
TEORIA DAS TRES IDADES
(Fases do Documento de Arquivo)
Introdução
No bojo do conceito de gestão arquivística de documento, está a teoria de que os

documentos passam por três idades, a saber:
 Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é,

tramitados ou que foram arquivados, mas que são objecto de consulta
frequente, eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a
responsabilidade do produtor.
 Intermediaria: refere-se aos documentos que não são mais de uso
corrente mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo
aguardam no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo
estabelecido na tabela de temporalidade e destinação para serem
eliminados ou recolhidos ao arquivos permanente ou histórico.
 Permanente ou Histórico: refere-se aos documentos que devem ser

definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório
ou informativo.
Processo De Transferência De Documentos De Um Arquivo Para Outro
A passagem dos documentos de uma idade para outra é definida por meio de
processo de avaliação, que leva em conta a frequência de usos de documentos
por seus produtores e a definição de seus valores primários e secundários.
A avaliação é uma actividade vital em um programa de gestão de documentos,

pois permite raciocinar o acúmulo dos documentos nas fases correntes e
intermediárias, facilitando a construção de arquivos permanentes.
A avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticas, visando

estabelecer os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores
primários e secundários que lhes são. Os prazos de guarda e as acções de
destinações deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação
do órgão ou entidade.
Os documentos dos arquivos correntes e intermediários serão objecto de uma

avaliação regular, com vista a determinar-se o seu valor quanto a sua guarda
temporária, permanente ou eliminação.
Valores de um documento de arquivo
Valor primário – decorre da razão pela qual o documento foi gerado pelo órgão
ou instituição, no exercício de suas actividades, destacando-se o valor
administrativo, fiscal e legal;
Têm valores primarios aos documentos considerando a sua utilidade
administrativa imediata, isto é, as razões pelas quais esses documentos foram
produzidos. Exemplo: uma guia de marcha, declaração, mapa de efectividade,
etc.
Valor secundário – alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor

primário continuam tendo relevância probatória ou informativa e, portanto
tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a Administração Pública
quanto para o cidadão.Os documentos produzidos ou recebidos num órgão, têm
seu valor. Neste caso considera-se valor primário e valor secundário.
O valor secundário também refere-se ao valor atribuído aos documentos em

função da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos, como por exemplo, provas judiciais, administrativas,
pesquisas acadêmicas, etc.
A propósito, lembramos que segundo Rousseau e Couture “enquanto todos os

documentos têm um valor primário que dura mais ou menos tempo conforme os
casos, nem todos têm ou adquirem necessariamente o valor secundário”. Os
documentos que cumpriram valor primário, mas não apresentam valor
secundário serão eliminados. Já aqueles que não são mais necessários às
actividades rotineiras do órgão, instituição ou entidade que os criou, mas
apresentam valor secundário, serão destinados aguarda permanente.
O processo de avaliação, selecção, transferência, recolha e eliminação de

documentos de arquivos é determinada pela tabela de temporalidade onde
podem ser as três idades do documento (corrente, intermediário e permanente ou
histórico) .
Deve-se evitar a transferência para o arquivo intermediário de documentos que
não tenham sido anteriormente avaliados, pois as actividades de avaliação e
selecção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e
gerencial.
Poderão ser recolhidos para o arquivo provincial ou ao Arquivo Histórico de

Moçambique, mesmo que não esteja cumprido o prazo de guarda, desde que
avaliados, os documentos na fase intermediária quando a falta de espaço ou
outros motivos especiais de protecção dos mesmos justifiquem.
Acesso aos arquivos

É permitido o acesso aos documentos depositados em arquivos públicos a todos
os interessados, salvaguardando-se os princípios que regulam o segredo estatal e
a inviolabilidade da vida privada.
Os arquivos de acesso condicionado no roteiro do segredo estatal poderão ser
livremente consultados pelos utentes, após a sua desclassificação ou término do
prazo de validade do acto de classificação.
Sumário
O código de classificaçao de documentos de arquivos para a administração
pública: a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às actividades-meio da administração pública aprovados pelo Decreto
36/2007 de 27 de Agosto, são instrumentos fundamentais para implementação
da gestão arquivistica de documentos.
Alem de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificaçao e
avaliaçao de documentos, o SNAE, regulamentou tambem, em suas resoluçoes,
os procedimentos de eliminaçao, tranferencia e recolhimento de documentos.
Os orgaos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter
politicas, procedimentos e praticas para a gestao arquivistica de documentos,
com base nas directrizes estabelecidas pelo SNAE.
Exercícios
1 – Indique 4 documentos com Valor primário apenas e que não poderá

ser recolhido para arquivo permanente.
Auto-avaliação  Acta, nota, guia de marcha, relatório, guia de entrega de

material, oficio, adenda, folhetos, classificação anual de
funcionário, talão de deposito.
Resposta: guia de marche, talão de deposito, folhetos, classificação anual

de funcionário.
Unidade N0 13 -A0017d
Tema:
GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES
Introdução
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das actividades de um órgão

ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registam suas
políticas, funções, procedimentos a serem respeitados.
Nesta Unidade, vao ser abordos conteudos relacionados a Gestao de documentos

nos arquivos correntes.
 Conhecer diversas etapas da gestão de documentos nos arquivos

correntes
Objectivos  Gerir com eficácia e efeciencia a massa documental institucional
GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES
O estabelecimento de normas de tratamento de documentos em fase corrente

permite aproveitar ao máximo a informação disponível e necessária à tomada de
decisões. Essas normas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitando a

classificação de documentos na fase corrente, tornando sua recuperação mais
rápida e racionalizando sua guarda e conservação. Atendendo que um
documento corrente é aquele necessário à acção quotidiana das actividades de
uma instituição e por consequência, o esforço realizado para sua classificação
controle de expedição, tramitação e arquivamento tem por objectivo último
facilitar o acesso às informações neles contidas.
Actividades de Protocolo
As unidades documentais da administração pública, no decorrer das suas
actividades protocolam e arquivam documentos correntes numa operação que
comprrende uma série de rotinas e procedimentos próprios, tendo como base, as
normas de funcionamento em vigor nos órgãos do Estado com vista a
uniformização das actividades e redução dos problemas decorrentes da ausência
de critérios únicos para abertura de processos.
Neste contexto, as cinco principais actividades de gestão de documentos nos
arquivos correntes compreendem:
 Protocolo – conjunto de operações visando o controlo dos documentos
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização
e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
Esta actividade compreende os seguintes passos e rotinas:
 Recebimento – receber os documentos procedentes de outras entidades
ou remetidos por pessoas físicas e efectuar a separação dos mesmos
quanto aos seguintes aspectos:
a) Oficial, ostensivo, sigiloso e particular;
b) Abrir os documentos de caracter ostensivo, analisando-os e verificando a
possível existência de antecedentes e fazer a respectiva juntada;
c) Distribuir os documentos de natureza particular e encaminhar os de
caracter sigiloso aos respectivos destinatários;
d) Não havendo antecedentes, classificá-los de acordo com o assunto
tratado;
e) Determinado o assunto, deve-se escolher a categoria de classificação e o
respectivo código numérico de referencia.
 Classificaçao – a classificação é uma operação intelectual que consiste

em analisar e determinar o assunto de um documento, de escolher
conforme o Código ou Plano de Classificação de documentos por
Assunto adoptado, a categoria de assunto na qual será classificado o
documento, atribuindo o respectivo código numérico de referencia que
permitiram recuperar tal documento posteriormente.
 Registo e Movimento – pôr na capa do processo o carimbo de protocolo
(número e data de entrada), anotar o código de classificação e resumo do
assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas
destinatárias. Esta activiodade segue as seguintes rotinas:
a) Elaborar a fixa de protocolo em três vias, indicando o número de
protocolo, data de entrada, origem, espécie, número e data do
documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição;
b) A 1ª via será arquivada em ordem numérica-cronológica (número do
processo e ano da autuação), a 2ª em ordem alfabética e a 3ª via em
ordem alfabética pela referencia/assunto;
c) Encaminhar os doocumentos aos sectores a que se destinam
acompanhados por uma guia elaborada em duas vias;
d) Receber dos vários sectores as primeiras vias das guias de
encaminhamento utilizadas, para fins de actualização de dados, controle,
da tramitação e informação sobre os despachos e localização dos
documentos.
 Expediçao - ao receber a correspondência para expedição recomenda-
se:
a) Verificar se não faltam folhas e anexos;
b) Numerar e datar a correspondência no original e nas cópias;
c) Preparar os envelopes;
d) Expedir o original e encaminhar as cópias ao sector de arquivamento.
Sumário
Todo tipo de documento, seja ele recebido ou elaborado num orgao ou numa
instituiçao deve ser classificado ou codificado. Pois é na base da classificaçao
que o documento será organizadamente agrupado de acordo com a classificaçao
e arquivado em pastas correspondentes.
Assim sendo, o decreto no36 de 27 de Agosto (SNAE) orienta o cumprimento

das cinco actividades obrigatorias a ter em conta na gestao de arquivo corrente a
mencionar: protocolo, recebimento, registo e movimento, classificaçao e
expediçao.
Exercícios
1 – Qual é o fim ultimo da gestao de documentos no arquivo corrente?
Resposta: Tem como fim último facilitar o acesso às informações

neles contidas.
Auto-avaliação
.
Tema:
PRINCIPAIS METODOS DE ARQUIVAMENTO
Introdução
Quando os documentos não tiverem sido convenientemente, dificilmente ou

jamais serão recuperados quando solicitados. É preciso que os documentos
sejam guardados segundo métodos apropriados e que permitam a recuperação da
informação de forma rápida e fiável. Esses métodos dividem-se en duas classes:
a) Basicos
 Alfabetico – quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o NOME
 Geográfico – quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o LOCAL (cidade, província, país, etc.)
 Numérico - quando o elemento para a recuperação da informação for o
NUMERO do documento e pode ser: simples, cronológico, digito-
terminal…
 Ideográfico - quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o ASSUNTO e, pode ser: alfabeto (enciclopedico,
dicionário) ou numéricos (duplex, decimal, unitermo ou indexação
coordenada).
b) Padronizados
 Variadex,
 Automático,
 Soundex,
 Mnemônico,
 Rôneo,
As regras de aplicação dos métodos básicos serão abordados adiante. Os padronizados

não serão desenvolvidos por não serem de aplicação comum e dada a sua
especificidade.
Os dois métodos acima, pertencem a dois grandes sistemas, o directo e o indirecto.
DIRECTO – busca o documento no local arquivado, sem intervenção de instrumentos

de pesquisa.
INDIRECTO – necessita de consulta a guias ou instrumentos de pesquisa para a

localizaçao de documento.
MÉTODOS BÁSICOS
a) Alfabético – é directo. O acesso é feito local de guarda. Tem como

modalidades de ordenação as ordens alfabética e alfanumérica. O
arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetação e regras de
ordenação.
 Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes tem como modalidades de ordenação a ordem alfabética. A

seguir estão expostos alguns exemplos que determinam o acesso no local de guarda de
documentos sem intervenção de instrumentos de pesquisa:
 Nome de pessoas físicas, considera-se o sobrenome e depois o(s)

primeiro(s) nome(s).
Exemplo:
Paulo Santos, arquiva-se SANTOS, Paulo. e;
Maria Luísa Vasconcelos, arquiva-se VASCONCELOS, Maria Luísa.
 Os títulos/cargos não são considerados na alfabetação. São colocados,

após o nome completo entre parênteses.
Exemplo:
Primeiro Ministro Alberto Vaquina, arquiva-se VAQUINA, Alberto (Primeiro

Ministro). e;
General Sebastião Marcos Mabote, arquiva-se MABOTE, Sebastião Marcos

(General).
b) Geográfico – é directo. Este método é utilizado quando o elemento

principal considerado é a procedência ou local. Suas modalidades de
ordenação podem ser representadas da seguinte forma:
 Nome da província, cidade e correspondente;
 Nome da cidade, província e correspondente.
Por outro lado, as ordenações geográficas podem ser:
 Nome do estado, cidade e correspondente;

 Nome da cidade, estado e correspondente.
Elemento principal: Cidade
Deve observar-se a ordem alfabética dos nomes das cidades.
CIDADE – PROVÍNCIA - INTERESSADO
Exemplo:
CIDADE PROVÍNCIA INTERESSADO

Beira Sofala MONTEIRO, Edilson Eugénio
Chimoio Manica TRINDADE, René Línder
Maputo Maputo MANJATE, Pedro
Nampula Nampula AMÓS, Lália
Xai-Xai Gaza MABOTE, Gabriel
Elemento principal: Província
Em cada Província ou estado as cidades capitais devem ser alfabetadas em primeiro

lugar; as demais cidades deverão estar em ordem alfabetica após as capitais.
Quando o elemento principal for a província a ordenação pode basear-se em duas

vertentes: Província-Capital-interessado ou Província-Cidade-Interessado.
Exemplo:
PROVÍNCIA CIDADE INTERESSADO

Gaza Xai-Xai CUMBANE, Sandra Manuel
Manica Chimoio MONTEIRO, René Trindade
Maputo Maputo SARDINHA, Conceição
Nampula Nampula RAMOS, Rosileia Rafael
Sofala Beira TEMBE, Edna
Elemento principal: Província
c) Numérico – é indirecto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua

ordenação pode ser pelo número, número e data e dígito-terminal. Este
método tem como elemento principal a ser considerado o número , e a
esolha recai nos seguintes métodos: simples, cronológico ou dígito-
terminal.
Regras para classificação:
 Atribuir um número a cada novo interessado/correspondente;

 Elaborar registo em livro ou fichas, para controlo da numeração;
 Elaborar índice onomástico em fichas;
 Arquivar a pasta em ordem numérica;
 Consulta indirecta. Recorre-se primeiro ao índice onosmático.
 Numérico simples
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
 Numérico cronológico
 Atribuir um número a cada documento, acrescido da data;
 Elaborar índice numérico (nº de oritocolo) em fichas;
 Elaborar índice alfabético-onosmático e de procedência;
 Elaborar o índice de assuntos de acordo com o método adoptado;
 Consulta indirecta. Recorre-se aos índices.
Vantagem: Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, fácil e dispensa

o uso de pasta miscelânea.
Desvantagem: é indirecto e obriga duplicidade de pesquisa.
 Numérico- Terminal
 Os documentos são numerados sequencialmente;
 Os números dispostos em 3 grupos de dois dígitos cada um, são
lidos da direita à esquerda, formando pares;
 Lendo os números da direita à esquerda, o primeiro grupo de dois
dígitos é chamado grupo primário, o segundo, grupo secundário e
o terceiro grupo terceário, respectivamente.
Vantagens: redução de erros de arquivamento, rapidez na localização e

arquivamento, expansão equilibrada do arquivo;
Desvantagens: leitura não convencional dos números, disposição física dos

documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
Exemplo de digito-terminal:
21-87-03
05-62-12
08-62-12
d) Ideográfico (assunto) – toda a organização dispõe de documentos que

devem, com vantagens, ser arquivados por este método utilizando o
Plano de Classificação adoptado. Em geral, os documentos que devem
ser arquivados por assunto, são os referentes à administração interna e às
respectivas actividades-fim. É o método mais aconselhado nos casos de
grandes massas documentais e variedade de assuntos.
As modalidades de ordenação podem ser alfabética ou numérica. Essa
última exige a elaboração de índice alfabético remissivo. A ordenação
num’erica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de
indexação coordenada. O unitermo é utilizado, com êxito, nos arquivos
especiais (ex.: fotografia, fitas magnéticas, etc.).
Vantagens do método de classificação por assunto:

 Atendimento mais rápido, custo operacional mais reduzido;
 Fácil triagem dos papéis descartáveis;
 Uso mais econômico de equipamento e de material.
 Ordenação alfabética
Ordem dicionária – os temas são dispostos em rigorosa ordem alfabética, sem

preocupação de subordinação ao assunto principal.
Exemplo:
Actas de reuniões de condomínio

Assistência jurídica
Contratos de locação
Correspondência
Edifícios e salas
Pareceres.
Ordem enciclopédica – os temas são apresentados sob um titulo genérico que

determina a subordinação ao assunto. Todos os dados são dispostos em rigorosa ordem
alfabética.
Exemplo:
Material permanente: Almoxarifado
Movimento
Nota fiscal
Pedido de compra
Organização e Método: Impressos (formulários)
Racionalização de Métodos e Sistemas
Pessoal: aperfeiçoamento
Horário de expediente
Requisições.
 Ordenação numérica
Decimal – os assuntos são divididos em 10 classes, sendo a d’ecima reservada para

assuntos gerais que não possam ser incluídos em nenhuma das nove classes principais.
A divisão dos assuntos parte sempre do geral ao particular. O esquema com a
classificação adoptada tem o nome de código e necessita de um índice alfabético.
Duplex – este método assemelha-se ao método decimal que se refere aos agrupamentos
de assuntos em classes, subclasses, grupos, subgrupos, etc., porém, permite a abertura
ilimitada de classes.
O esquema de classificação adoptada recebe o nome de código que necessita de um

índice alfabético.
Vantagens:
O método duplex oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere

ao agrupamento de assuntos, sendo por isso, o mais preferido.
Desvantagens:
Se as classes não forem bem definidas, podem ser encontrados alguns documentos que
tratem do mesmo assunto já arquivadas em mais de um lugar.
O quadro abaixo mostra dois exemplos de classificação numérico decimal. Na coluna

do meio, está representado o método numérico duplex e, na terceira coluna (esquerda
para direita), estão representados os assuntos.
DECIMAL DUPLEX ASSUNTO

300 3 PUBLICAÇÕES
310 3-1 Permuta de publicações
320 3-2 Exposição e feira do livro
330 3-3 Postos de venda. Representantes
331 3-3-1 No País
332 3-3-2 No estrangeiro
340 3-4 Direitos de autor
400 4 ENSINO
410 4-1 Cursos
411 4-1-1 Recrutamento
412 4-1-2 Alunos
413 4-1-3 Matrículas
413.1 4-1-3-1 Cancelamento
413.2 4-1-3-2 Taxas. Anuidades. Mensalidades
420 4-2 Bolsas de estudo
500 5 ASSISTENCIA TÉCNICA
510 5-1 Intercámbio cultural
520 5-2 Acordos. Convênios
Sumário
Todo tipo de documento, seja ele recebido ou elaborado num orgao ou numa
instituiçao deve ser classificado ou codificado. Pois é na base da classificaçao
que o documento será organizadamente agrupado de acordo com a classificaçao
e arquivado em pastas correspondentes.
Assim sendo, o decreto no36 de 27 de Agosto (SNAE) orienta o cumprimento

das cinco actividades obrigatorias a ter em conta na gestao de arquivo corrente a
mencionar: protocolo, recebimento, registo e movimento, classificaçao e
expediçao.
Exercícios
1 – Qual é o fim ultimo da gestao de documentos no arquivo corrente?
Resposta: Tem como fim último facilitar o acesso às informações

neles contidas.
Auto-avaliação
.
Tema:
Actividade de Arquivamento
Introdução
A atividade de arquivamento é uma tarefa arquivística de maior importância

dado que a função dos arquivos é basicamente aquela de garantir a
disponibilização das informações contidas nos documentos para a tomada de
decisões e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetiva se os
documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.
São várias as fases que envolvem o arquivamento de um documento na fase

corrente e, do cuidado dispensado ao usuário:
 Inspeção: proceder a leitura do último despacho verificando se de fato, o
documento se destina ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma
rotina de tramite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são
encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas sim
para serem anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser
fornecida uma informação;
 Análise: examinar sob que codificação deverá ser arquivado o
documento, que referências cruzadas serão necessárias e se há
antecedentes;
 Classificação: caso não se trate de um documento já classificado,
ocorrerá nesta etapa de pré-arquivamento mencionado nos termos da
classificação de documentos acima mencionados;
 Ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação. Estes
podem ser separados em pilhas, por guias de ordenação (fichas) e em
classificação;
 Arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-

estabelecida pelo método adotado. Aconselha-se destreza nesta fase pós
um documento arquivado de forma inadequada pode ficar
irreversivelmente perdido, muito embora esteja guardado;
 Empréstimo: retirada do dossiê do arquivo para empréstimo,
fornecimento de informações ou efetuar uma juntada. Neste caso
aconselha-se a utilização de um guia-fora indicando para quem foi
emprestado, data e sector.
Sumário
Na fase de arquivamento de documentos é importante a observancia de itens
mencionados nesta Unidade que são: a inspecçao, analise, classificaçao,
ordenaçao e arquivamento para que o gestor de documentos no caia no erro de
guardar o documento em pasta de arquivo não correspondente a classificaçao
feita no documento durante a sua produçao ou recepçao.
O arquivista orienta-se não apenas pelo codigo de classificaçao como tambem, é

obrigado a analisar, inspeccionar os arquivos durante a introduçao de novos
elementos (documentos).
.
Exercícios
1 – O que entende por atividade de arquivamento ?
Resposta: é uma tarefa arquivística de maior importância dado que a

função dos arquivos é basicamente aquela de garantir a
Auto-avaliação
disponibilização das informações contidas nos documentos para a
tomada de decisões e comprovação de direitos e obrigações, o que
só se efetiva se os documentos estiverem corretamente
classificados e devidamente guardados.
.
Tema:
GESTAO DE DOCUMENTOS INTERMEDIARIOS
Introdução
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
É o conjunto de documentos de uso eventual pela administração que os

produziu, conservados em depósitos de armazenamento temporário, aguardando
a sua destinação final.
Funçoes Do Arquivo Intermediario
Encerrado o arquivamento de documentos na fase corrente, alguns documentos podem
ser eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes,
eventualmente deve ser conservada por um período mais longo em função de razões
legais ou administrativas.
Uma vez responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco frequente, os
arquivos intermediários:
 Atendem às consultas feitas pelos orgãos depositantes;
 Coordenam as transferéncias de novos documentos aos seus depósitos,

 Procedem à aplicação de tabelas de temporalidade através de selecção de
documentos para eliminação ou recolhimento;
 Coordenam a recolha de documentos permanentes para arquivo de terceira
idade.
Procedimentos Administrativos
Os documentos só devem ser encaminhados ao arquivo intermediário quando o seu
conteúdo, o prazo de guarda e data de eliminação ou recolha forem previamente
conhecidos. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo
intermediários conserva aos direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-
los por empréstimo. O atendimento às consultas e empréstimos deve ser rapido e
preciso. A consulta por terceiros só é feita mediante autorização da unidade
administrativa que transferiu os documentos.
Deve conservar-se a organização interna dos documentos atribuída no arquivo
corrente,dotando a unidade de arquivamento e símbolos e notaçoes que facilitem a sua
localização no acto da consulta.
A eliminação só é efectuada com prévia autorização da unidade administrativa que
produziu e transferiu os documentos ao aquivo intermediários.
Rotinas para Destinação dos Documentos na Fase do Arquivo

Intermediário
1. Ler atentamente as explicações contidas na Tabela de Temporalidade;
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo

com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se
for o caso;
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo

de guarda estabelecido para esta fase;
4. Proceder à triagem dos documentos seleccionados para a guarda permanente,

separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem,
não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda;
5. Proceder à alteração de suporte2, se for o caso;
6. Proceder a listagem dos documentos a serem eliminados;
7. Proceder à eliminação;
8. Elaborar auto de eliminação;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/

listagem da recolha);
10. Operacionalizar a recolha, segundo orientações da instituição arquivística

responsável pela guarda permanente.
Sumário
O arquivo intermediario intermediario conforme o proprio nome sistenta, serve
de um deposito de documentos que aguardam o seu recolhimento para o arquivo
permanente ou entao a eliminaçao caso o mesmo (documento) não tenha um
valor secundario que lhe permitiria a manter –se no acervo.
Tambem os documentos em arquivos intermediarios podem ser consultados me

de acordo com a necessidade que for a surgir, mediante a uma requisiçao
denominada "emprestimo".
Exercícios
1 – Porque se considera o arquivo intermediario um deposito

temporario?
Resposta: Porque é um arquivo que contem documentos

Auto-avaliação "passageiros" , isto é, documentos que aguardam o recolhimento
ou eliminação.
Tema:
CLASIFICAÇAO DE DOCUMENTOS
Introdução
Classificação de documentos
Para que um órgao público ou privado possa desenvolver as suas actividades

com eficiencia desejada, em primeiro lugar, torna-se necessário a escolha de
critérios de identificação de documentos de arquivos que se encontram a cargo
dos seus profissionais ligados ao sector da documentação. Estes profissionais, ao

longo das suas actividades irão aplicar os princípios técnicos arquivísticos dando
deste modo uma visibilidade mais abrangente das funções do órgão no que
concerne às relações existentes entre os documentos.
Definições e Conceitos
Geralmente, a classificação de documentos é representada num esquema onde

as temas se subordinam entre classes e subclasses. O referido esquema é
definido como sendo o plano de classificação. O plano de classificação de
documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de
suas funções e actividades. Corresponde às operações técnicas destinadas a
organizarem a documentação de caracter corrente, apartir da análise das funções
e actividades do órgão gerador e acumulador de arqivos como forma de agilizar
a sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a
avaliação, selecção, eliminação, transferencia, recolha e acesso a esses
documentos.
A classificação por assunto é utilizada com o objectivo de agrupar os

documentos sob um mesmo tema e no geral, os documentos que devem ser
arquivados por assuntos, são os referentes à administração interna e às
respectivas actividades-fim. Dependendo do volume da documentação a ser
guardada por assunto, pode escolher-se métodos mais ou menos complexos,
capazes de atender às necessidades do órgão.
Porém, o método de arquivamento por assunto, não é de fácil aplicação, pois,

depende da interpretação que se faz dos documentos em análise, além do amplo
conhecimento das actividades instituicionais que se deve ter, sendo mais
aconselhado nos casos em que haja grandes massas documentais e variedade de
assuntos.
Em muitas instituições públicas e privadas do nosso país, é comum confundir-se

o assunto com a espécie documental. Assim, erradamente, adoptam-se como
classificação por assunto, por exemplo: correspondencia recebida e expedida;

contratos; acordos; pareceres; telegramas; telex; actas, etc. É evidente que as
espécies documentais tém importancia quando adoptados como subdivisões
auxiliares.
Não existe esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em

relação à bibliotecomia que usa a CDD (Classificação Decimal de Dewey) e a
CDU (Classificação Decimal Universal).
No código de classificação, as funções, actividades, espécies e tipos

documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e actividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos
numéricos, os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão, definida atraves
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o
particular.
O modelo adoptado para este plano, é o código de classificação decimal. Os

assuntos são divididos em dez classes, sendo a décima para assuntos gerais que
não possam ser incluídos em nenhuma das nove classes principais. A divisão dos
assuntos parte sempre do geral ao particular. O esquema com a classificação
adoptada tem o nome de código e necessita de um índice alfabético remissivo.
(ver o Plano de Classificaçao de Actividades – meio)
Sumário
Note-se que os códigos numéricos reflectem a subordinação dos subgrupos ao
grupo, do grupo à subclasse, e desta à classe. Esta subordinação é representada
por imagens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
As classes 000, referente aos assuntos de Admnistração Geral e a classe 900,

correspondente à assuntos diversos, são classes comuns a todos os órgaos da
Administração Pública. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos
relativos às actividades-fim do órgão. Estas classes, por não serem comuns, a
sua elaboração, caberá aos respectivos órgãos em conformidade com as

orientações técnicas de quem de direito em matéria de arquivos e de gestão de
documentos.
Compoem ainda este plano o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual

os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico
correspondente.
Exercícios
1 – Qual é o objectivo da classificaçao por assunto de acordo com o

SNAE?
Resposta: A classificaçao por assunto é utilizada com o objectivo de

Auto-avaliação agrupar os documentos sob um mesmo tema e no geral, os
documentos que devem ser arquivados por assuntos, são os
referentes à administração interna e às respectivas actividades-fim.
Dependendo do volume da documentação a ser guardada por
assunto, pode escolher-se métodos mais ou menos complexos,
capazes de atender às necessidades do órgão..
.
Tema:
AVALIAÇAO, SELECÇAO E ELIMINAÇAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Introdução
Avaliaçao de Documentos
Avaliaçao é o processo de analise e selecçao de documentos que visa a

estabelecer prazos de guarda nas fases correntes e intermediaria e seu destino
final, ou seja, eliminaçao ou guarda permanente.
Objectivos
A racionalizaçao do ciclo vital dos ducumentos sera alcancada com os seguintes

objectivos:
a) Reducao, ao essencial, da massa documental dos arquivos,

b) Aumento do indice de recuperacao da informacao,
c) Ampliacao do espaco fisico para arquivamento,
d) Racionalizacao dos recursos humanos, materias e financeiros,
e) Constituicao do patrimonio arquivistico governamental,
f) Controlo do processo de producao documental,
Os documentos devem ser avaliados nos arquivos correntes, pois torna-se muito
dificil faze-lo nos arquivos intermediarios, do ponto de vista tecnico e gerencial.
Procedimentos para avaliação de documentos

 Ter criada a comissão de avaliação de documentos;
 Identificar, na base da tabela de temporalidade os conjuntos documentais
a serem avaliados;
 Proceder com a análise e separação física dos documentos;
 Definir as rotinas (transferência ou recolha) ou destino (eliminação ou
guarda permanente) a serem seguidos pelos conjuntos documentais
seleccionados.
Na avaliação de documentos deve se ter em conta os prazos de guarda e a

destinação prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos;
Na transferência ou recolha deve-se organizar, higienizar os documentos e

guarda-los em caixas apropriadas (nessa organização deve-se salvaguardar o
conjunto dos documentos;
Deve-se preencher a Ficha de Remessa e o Auto de Entrega.
Os documentos que não apresentarem valor par guarda permanente serao

eliminados.
Portanto, a eliminacao é a destruicão de documentos que, na avaliacão, foram

considerados sem valor para guarda permanente. Aqui está a responsabilidade
do avaliador de documentos, se durante o processo de produçao ou elaboraçao
do documento for avaliado e atribuido codigo errado, este documento terá um
tempo não exaccto de vida nos arquivos. Poderá ser eliminado ou mantido nos
arquivos desnecessariamente.
A Selecçao de Documentos
A Selecçao de documentos é realizada no âmbito dos arquivos correntes e

intermediarios por tecnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na
tabela de temporalidade ou nos relatorios de avaliacao. A seleccao é a separaçao
fisica dos documentos de acordo com a sua destinaçao que pode ser :
 Recolha que é o processo de envio de documentos à instituiçao

arquivistica pública, acompanhadas de instrumentos de recuperaçao da
informaçao, com vista à guarda permanente e acesso público, ou
 Transferência - é o processo de passagem de documentos do arquivo

corrente para o arquivo intermediário; ou
 A Eliminaçao de Documentos
Eliminaçao – é processo de destruiçao manual ou maquinal (atraves de

trituradores) de documentos desprovidos de valor primario e secundario.
A eliminação de documentos que não estejam mencionados na Tabela de

Temporalidade de Documentos carece da autorização expressa do Órgão
Director Central do SNAE;
Os actos praticados pelas CADAPs sujeitos a publicação são tornados públicos

através do BR e afixados na sede da instituição.
Procedimentos para a Eliminação de Documentos

 Elaborar a ficha de eliminação e submeter ao Órgão Director Central do
SNAE (MFP) para aprovação;
 A eliminação de documentos que não estejam mencionados na Tabela
de Temporalidade de Documentos carece da autorização expressa do
Órgão Director Central do SNAE;
 Preencher o Edital de Ciência de Eliminação e mandar publicar no BR
e afixá-lo na sede da instituição 60 dias antes da eliminação.
 Eliminar os documentos identificados/ seleccionados de acordo com a
listagem de documentos aprovados pelo Órgão Director Central do
SNAE;
 Lavrar o auto de eliminação e mandá-lo afixar na sede da instituição;
Importante: O auto de eliminação fica arquivado no arquivo permanente.
Modelos de Fichas Eliminaçao de Documentos

1. Ficha de Remessa de Documentos;
2. Auto de entrega de Documentos;
3. Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;
4. Ficha de eliminação de Documentos;
5. Auto de Eliminação de Documentos.
(Os modelos de fichas aqui referidas encontram-se no Diploma Ministerial

nº 31/2008, de 30 de Abril)
Sumário
A avaliaçao é a atividade chave na gestao de documentos uma vez que a partir

dela o expediente é analisado ou inspeccionado para depois atribui-lhe um
codigo que, sera o seu timbre para todo sempre, isto é, no processo de
tramitaçao, uso e arquivamento.
O codigo atribuido, servira como um guia: para o arquivamento, para a

localizaçao do documento e ainda determinará sobre o tempo de vida do mesmo.
Dependendo do valor (primario e secundario) existente, o documento so pode

ser recolhido, transferido ou elimidado seguindo os procedimentos acima
mencionados.
Exercícios
1 – Como podemos verificar se o documento atingiu o tempo limite num

determinado arquivo?
Resposta: Este processo ocorre mediante a realizaçao da avaliaçao

Auto-avaliação documental em conexao com a Tabela de Temporalidade.
.
Tema:
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS
Introdução
O Prazo de guarda de documento
O prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos

arquivos corrente e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinaçao
do valor do documento, de acordo com os seguintes factores:
 Frequencia de uso das informaçoes contidas nos documentos;
 Existencia de leis ou decretos que regulem a prescriçao legal de

documentos (prazos prescricionais);
 Existencia de outras fontes com as mesmas informaçoes (documentos

recapitulativos);
 Necessidade de guarda de documentos por precauçao, em virtude das

práticas administrativas (prazos precaucionais).
Considerando estes pressupostos, o prazo pode ser:
 Guarda eventual: abrange os documentos de interesse passageiro que não

possuem valor administrativo e juridico para o órgao/
Exemplo: materiais de divulgaçao de terceiros, convites e correspondencia

recebida que não se relaciona com o desempenho de nenhuma actividade do
órgao.
 Guarda temporária: abrange documentos com prevalencia do interesse

administrativo como determinante do seu valor e do seu prazo de
retençao. Por exemplo:
- documentos cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou

parcialidade e as informaçoes essenciais tenham sido recapitulados em
outros;
- documentos que apresentem informacao repetida e cuja qualidade técnica

seja superior;
- cópias e duplicatas de documentos originais destinados à guarda

permanente;
- documentos que, sendo originais, detêm interesse administrativo apenas

por determinado período.
 Guarda permanente: abrange os documentos que possuem valor

probatório e informativo para as pessoas físicas e jurídicas.
Nos órgaos públicos a guarda permanente deve abranger:
 Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objectivos da

instituiçao. Exemplo: actos da criaçao (leis, decretos, portarias,
resoluçao); actos constitutivos (estatutos, contratos sociais sociais,
alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais;
 Documentos que reflictam a organizacao e desenvolvimento da

instituicao.
Exemplo: todos os actos que digam respeito à organizaçao e

funcionamento (regulamentos e regimentos), planos, projectos e
programas que tratem das actividades-fim, graficos (organogramas,
fluxogramas), acordos, convenios, ajustes, actas e relatorios das
direcçoes, correspondencia que trate de actividade-fim;
 Documentos visuais e/ou sonoros referentes a factos da vida da

instituiçao.
Exemplo: programas audio-visuais, ampliaçoes fotograficas, filmes e

fitas magneticas sobre comemoraçoes, solenidades e obras;
 Documentos que firmam jursprudencia.
Exemplo: pareceres normativos apreciados judicial ou

administrativamente e que possuam caracteristicas inovadoras relativos
não encontradas nos textos legais;
 Documentos relativos à administraçao de pessoal.
Exemplos: acordos e reajustes salariais, planos de remuneraçao e

classificaçao de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de
aposentadoria;
 Documentos que respondem as questoes tecnico-cientificas relacionadas

às actividades especificas da instituiçao.
Exemplo: projectos, pesquisas, plantas, manuais e relatorios tecnicos;
 Documentos de divulgaçao ou promoçao da instituiçao, dos quais devem

ser guardado pelo menos um exemplar como amostra.
Exemplo: folhetos, boletins, formularios, cartazes, convites e postais;
 Documentos cujas caracteristicas extrinsecas sejam de valor artistico e

cultural.
Exemplo: documentos que contem vinhetas, iluminuras, caligrafias

especiais e ortografias obsoletas.
Portanto, Prazo de guarda de documentos referem-se ao tempo necessário para

arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando
atender exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu,
mencionado, preferencialmente, em anos(cap.6 TT), baseado em estimativas de
uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá ser conservado por tempo maior
que o necessário.
Prazo de Precaução
É o intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução,

antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para a guarda permanente.
Sumário
O prazo de guarda do documento na unidade com atribuições de arquivo
frequentemente coincide com o prazo de prescrição e precaução e deve ser
contado a partir do cumprimento do prazo de vigência no arquivo corrente.
É importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando seja
instaurada uma acção judicial ou outro qualquer acto inequívoco ainda que
extrajudicial, passando o prazo a se contar, novamente, a partir da data da
decisão ou resolução do acto que a interrompeu. Entretanto, uma simples
consulta ao documento não interrompe a contagem do prazo previsto no arquivo
intermediário.
Exercícios
1 – Indique quais são os prazos de guarda que conhece.
Resposta: Guarda eventual, guarda temporaria e guarda permanente.
Auto-avaliação .
Tema:
COMISSAO DE AVALIAÇAO DE DOCUMENTOS
NA ADMINISTRAÇÃO PUBLICA (CADAP’s)
Introdução
Comissões de Avaliação de Documentos
O funcinamento das CADAPs é sustentada pelo Diploma Ministerial nº

37/2010, de 16 de Fevereiro.
Definição
São grupos técnicos multidisciplinares responsáveis pela coordenação dos

processos de avaliação, selecção, listagem de documentos, elaboração de
proposta de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de
Documentos.
As CADAP’s têm a seguinte composição:
a) Um chefe de secretaria;
b) Um funcionário do sector com experiência reconhecida;
c) Um técnico formado em Ciências Jurídicas;
d) Um arquivista;
e) Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os
documentos objecto de avaliação
Nas instituições onde haja mais de uma CADAP deve-se indicar a principal, que
coordena as actividades das demais CADAPs.
Observação importante: Não havendo técnico formado em ciências jurídicas

na instituição deve-se recorrer ao técnico de outra instituição.
Competências do Coordenador da CADAP

 Convocar e presidir as sessões da Comissão na avaliação de documentos
e orientar as suas actividades;
 Assinar a ficha de remessa e o auto de entrega de documentos na
transferência e recolha;
 Verificar a ficha de eliminação, assinar e submetê-la à entidade a que se
subordina a Comissão;
 Prestar informação sobre as actividades da Comissão à entidade a que a
mesma se subordina;
 Garantir a elaboração das actas das sessões.
Competências das Comissões de Avaliação de Documentos:
 Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;

 Coordenar a implementação dos Planos de Classificação e Tabelas de
Temporalidade dos Documentos nas instituições e unidades orgânicas
sob sua responsabilidade;
 Elaborar as propostas de Planos de Classificação e a Tabelas de
Temporalidade de Documentos das Actividades – Fim;
 Coordenar a avaliação de documentos dos arquivos correntes e
intermediários;
 Assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;
 Proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;
 Elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com
os responsáveis dos arquivos das instituições e unidades orgânicas sob
sua responsabilidade, respeitando o disposto na Tabela de
Temporalidade;
 Comunicar ao Órgão Director Central a eventual existência de outros

documentos de arquivo produzidos em decorrência de Actividades-Meio
não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade
de Documentos da Administração Pública para a sua análise e
incorporação, de acordo com a pertinência. A comunicação deverá ser
obrigatoriamente acompanhada da proposta de temporalidade
devidamente justificada;
 Propor critérios para orientar a selecção de amostragens de documentos
destinados à eliminação;
 Conduzir os processos de eliminação de documentos respeitando os
procedimentos estabelecidos legalmente.
As Comissões de Avaliação de Documentos como agentes multiplicadores dos

procedimentos e normas de gestão de documentos devem conhecer a produção
documental dos respectivos órgãos e instituições, estudar os instrumentos
aprovados para que possam apresentar e divulgar o Plano de Classificação e a
Tabela de Temporalidade aos demais funcionários públicos, orientando a sua
planificação.
Sumário
A complexidade e abrangencia de conhecimentos exigidos pelo processo de

avaliaçao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de
criterio de valor, a participaçao de pessoas ligadas a diversas areas profissionais.
Assim, a tarefa de gerir o documento de arquivo (avaliar, ordenar, arquivar e

emprestimo) é incumbida a Comissãao de Avaliação de Documentos.
Exercícios
1 – Indique 4 funçoes da Comissão de Avaliação de Desempenho.
Resposta: - Elaborar e implementar os respectivos planos de

actividades;
Auto-avaliação
- Elaborar as propostas de Planos de Classificação e a Tabelas de
Temporalidade de Documentos das Actividades – Fim;
- Coordenar a avaliação de documentos dos arquivos correntes e

intermediários;
- Assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;
- Proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;
.
Tema:
ELABORAÇAO DE PLANO DE CLASSIFICAÇAO E TABELA DE
TEMPORALIDADE DE ACTIVIDADE-FIM
Introdução
Esta Unidade traz, à luz do Diploma Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril, a

Metodologia para a elaboração de Planos de Classificação de Documentos das
Actividades-Fim. Assim este capítulo contém explicações sobre o levantamento
da produção documental, a partir da identificação e detalhe da estrutura, a
determinação das funções, subfunções e actividades, até à codificação referência
da elaboração dos Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de
Documentos da Actividades – Fim.
Definiçao
Actividade – Fim é expressão que designa as actividades específicas
desenvolvidas por uma instituição. É actividade pela qual a instituiçao foi criada.
É a actividade finalistica da instituiçao.
ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

DAS ACTIVIDADES-FIM
Pressupostos Básicos
Estudo de instrumentos legais que criam, reorganizam e regulamentam as

instituições e unidades orgânicas, estabelecendo as suas atribuições (leis,
decretos, regimentos, regulamentos, estatutos orgânicos, organograma etc);
 Identificação das funções, subfunções e actividades da instituição (ver as
atribuições).
IDENTIFICAR E DETALHAR A ESTRUTURA
O Plano de Classificação de Documentos deve buscar o critério funcional ou

seja ligar o documento à função, subfunção e actividade e não ao sector ou
departamento que o gerou. Mas para chegar a este objectivo é necessário fazer o
levantamento da produção documental, auxiliando-se da disposição da estrutura;
 É importante observar que a estrutura de uma instituição ou unidade
orgânica compreende tanto as unidades responsáveis por desenvolver as
actividades administrativas (meio) quanto as actividades técnicas (fim).
 Excluir deste trabalho todas actividades - meio
ELABORAÇÃO DO QUADRO PARA A IDENTIFICAÇÃO DAS

FUNÇÕES DO ÓRGÃO
Identificada a estrutura actual deve-se reproduzir em um quadro com os

seguintes campos:
Estrutura – nesta coluna deverão ser relacionados os grandes segmentos do

órgão ou departamentos e a estrutura básica.
Divisões da Estrutura – nesta coluna deverão ser relacionadas, quando houver

as subdivisões a cada segmento da estrutura
Subdivisões da Estrutura – nesta coluna deverão ser relacionadas quando

houver as subdivisões subordinadas a cada segmento identificado na coluna das
divisões da estrutura.
Atribuições – nesta coluna deverão ser relacionadas, para cada unidade

detalhada da estrutura todas as respectivas atribuições listadas na legislação que
regula o funcionamento do órgão. Nesta etapa é fundamental respeitar a
redacção da legislação e indicar sua referência.
AGRUPAMENTO DAS ATRIBUIÇÕES
Ao elaborar o quadro é possível notar que muitas das atribuições se repetem nas
diversas repartições, secções e sectores, portanto, o próximo passo é agrupar
dentro de cada departamento as atribuições que são idênticas ou semelhantes.
Para facilitar o agrupamento das atribuições idênticas ou semelhantes é preciso

começar a desligar-se da estrutura e ir fazendo ilações das funções, subfunções e
actividades.
Quando as atribuições forem idênticas mencionar apenas uma vez exemplo:
- Elaborar programas para o controlo da cólera;
- Elaborar programas para o controlo da malária;
- Elaborar programas para controlo da tuberculose.
Pode-se resumir num único assunto: “Programas de Controlo de Doenças”
DETERMINAÇÃO DE FUNÇÕES, SUBFUNÇÕES E ACTIVIDADES
A Comissão de Avaliação de Documentos deverá submeter o Plano de

Classificação à análise dos funcionários das áreas produtoras e acumuladoras de
documentos para que estes se identifiquem com o referido instrumento e
observem os seguintes aspectos:
 Se o Plano de Classificação contempla todas as actividades que realizam
diariamente;
 A pertinência dos conjuntos de actividades inseridas em cada uma das

funções e subfunções;
 A adequação do agrupamento de subfunções como modalidade de uma
mesma função;
 Adequação da redacção escolhida para indicar as funções, subfunções e
actividades.
IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS PRODUZIDOS EM CADA

ACTIVIDADE
Depois da revisão do Plano de Classificação segue-se a identificação dos

documentos. Para efeito, a Comissão de Avaliação dispõe de duas estratégias:
 Encaminhar o Plano de Classificação aos funcionários das áreas
.envolvidas para que possam inserir em cada um das actividades que
executam, documentos gerados e acumulados;
 Realizar entrevistas aos funcionários das áreas envolvidas para que
informem os documentos gerados e acumulados em cada uma das
actividades.
ATRIBUIÇÃO DO CÓDIGO
A proposta do Plano de Classificação contendo a produção documental

relacionada à actividade – fim do órgão ou instituição, a etapa seguinte do
trabalho é atribuir a codificação, Classe, Subclasse, Grupo e Subgrupos;
 É importante lembrar que a codificação incidirá sobre as classes 100 a
800, reservadas para a as Actividades – Fim;
 O limite dos assuntos nas classes é de 8, caso contenha funções ou
actividades que ultrapassem a 8 assuntos, devem ser subdivididas em
subordinação a um assunto.
ELABORAÇÃO DE TABELA DE TEMPORALIDADE DE

DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADES-FIM
De seguida serao apresentadas explicações para a elaboração de Tabelas de

Temporalidade de Documentos das Actividades - Fim, à luz do que preconiza o
Diploma Ministerial n.º 30/2008, de 30 de Abril Assim, no presente capítulo
aborda-se primeiro a importância da Tabela de Temporalidade, a Avaliação de
Documentos no contexto da elaboração da Tabela de Temporalidade, o
estabelecimento de prazos de guarda, a determinação da destinação dos
documentos, bem como exemplos de documentos de guarda permanente.
Importância da Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento importante de

gestão de documentos que consolida o estudo dos valores de cada conjunto
documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão ou instituição no
exercício de suas actividades e que, uma vez devidamente oficializada, permitirá
ao órgão ou instituição preservar os documentos que possuam valor probatório,
informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou

ainda eliminar com segurança e dentro da legalidade os documentos públicos
que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração, à
memória institucional ou aos cidadãos.
Avaliação de Documentos
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de
Temporalidade serão obtidas por meio da avaliação de documentos. Trata-se de

um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores (primário e
secundário) para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vista a
estabelecer sua temporalidade e destinação final que poderá ser a guarda
permanente ou eliminação.
Identificação dos Valores
Valor primário – decorre da razão pela qual o documento foi gerado pelo órgão
ou instituição, no exercício de suas actividades, destacando-se o valor
administrativo, fiscal e legal.
Valor secundário – alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor

primário continuam tendo relevância probatória, informativa, ou histórica e,
portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a Administração
Pública quanto para o cidadão.
DESTINAÇÃO FINAL
A destinação final indica o que será feito com o documento depois de cumpridos
os prazos de guarda na unidade produtora e na unidade de arquivamento. Se ao
documento tiver sido atribuído valor secundário, ele deverá ser destinado à
guarda permanente, caso contrário, poderá ser eliminado.
Da mesma forma que a classificação documental possibilitou a elaboração do

Plano de Classificação de Documentos, a avaliação de cada documento
constante do Plano de Classificação possibilitará a elaboração da Tabela de
Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda e de destinação final.
PESQUISA DA TEMPORALIDADE
Na pesquisa da temporalidade pode-se considerar:
A legislação específica
 Identificar o prazo de guarda do documento definido na legislação
(prescrição).
As necessidades administrativas
 Para a definição dos prazos de guarda e destinação dos documentos cujos
prazos de guarda não estão regulamentados por legislação específica
deverão ser consideradas as necessidades administrativas (precaução) do
órgão ou instituição.
Estrutura Formal da Proposta de Plano e Tabela
Na apresentação formal, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de

Documentos devem conter a seguinte estrutura:
1. Apresentação e Considerações gerais;
2. Plano de Classificação de Documentos;
3. Tabela de Temporalidade;
4. Índice.
Sumário
Existindo documentos com assuntos que dizem respeito a actividades-fins de
certa instituiçao, estes também devem ser avaliados e codificados. Assim sendo
é imperioso que a comissao de avaliaçao de documentos elabore um plano de
classificaçao e Tabela de Temporalidade de atividade-fim de acordo com a
realidade de cada instituiçao.
A identificação das funções, subfunções e actividades relativas ao exercício das

Actividades – Fim é essencial para a elaboração do Plano. Este trabalho deve ter
início com o estudo do organograma, do levantamento e análise da produção
documental e dos instrumentos legais que criam, reorganizam e regulamentam
as instituições e unidades orgânicas, estabelecendo as atribuições (exemplo: leis,
decretos, regimentos, regulamentos, estatutos orgânicos).
Exercícios
1 – Porque é necessario elaborar o Plano de Classificaçao e Tabela de

Temporalidade de Atividade-Fim?
Resposta: Porque o manual de SNAE (decreto no 36/2007 de 27 de

Auto-avaliação Agosto), não dispoe do regulamento de classificaçao deste tipo de
atividade. A Comissao de Avaliaçao de Documentos de cada instituiçao
deve elaborar seu plano e tabela conforme a realidade do funcionalismo
institucional, para que a documentaçao desta natureza seja tramitada de
acordo com previsto.
.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
BERNADES, I. Como Avaliar Documentos de Arquivos. São Paulo:

Arquivo do Estado, 1998;
GONÇALVES, J. Como Classificar e Ordenar os Documentos De

Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998
NHARRELUGA, R.S. Texto de Apoio a Gestao de Documentos

Publicos. Curso de Formadores em Tecnicas de Gestao Documental.
Maputo, Maio de 2007;
PAES, M. L., Arquivo, Teoria e Pratica. Rio de Janeiro: Fundaçao

Getulio Vargas, 1997, 3ª ediçao;
TARAPANOF, K. Técnicas para Tomada de Decisão nos Sistemas

de Informaçao. Brasίlia: Thesaurus, 1995;
UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE. Introduçao a Gestao

de Documentos. (Texto de Apoio). Coordenaçao Edugenio Monteiro.
Maputo: AHM, 2005.
UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE. Sistemas de

Bibliotecas da Universidade Eduardo Mondlane (SIB-UEM).
Maputo: UEM, 2003
Decreto no36/2007 de 27 de Agosto
Diploma Ministerial no30/2008 de 30 de Abril
Diploma Ministerial no35/2010 de 10 de Fevereiro
htt://www.deararaujo.ecn.br/cgi-bin/asp/gst02.asp
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ACTIVIDADES-MEIO
115
116
117
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TABELA DE TEMPORALIDADE
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GRAU DE CONFIDENCIALIDAE DE DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
159
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 Dominar conhecimentos técnicos profissionais sobre a

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Tarefas de avaliação e/ou Auto-avaliação

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Todos os tutores têm por obrigação facilitar a interação, em caso de problemas

Podem ser utilizadas diferentes fontes e materiais de pesquisa, contudo os

Os exames são realizados no final da cadeira e durante as sessões presenciais,

Se diversas disciplinas desenvolvessem conjuntamente seus

Com uma moldura comum de conceitos os diversos campos

Os postulados (TGS) vêm sendo aplicados na prática de forma

No fimdesta Unidade o estudante deve saber:

 Conhecer as funções basicas de um sistema

 Identificar os princípios básicos da abordagem de Sistemas

Sistema é uma entidade que tem a capacidade de manter um grau

de organização em face de mudanças internas ou externas,

A definiçao de sistema varia de autor para autor.

De um modo geral o sistema pode ser definido como um conjunto

Existem vários exemplos que podem ser analisados, como: sistema

Função Básica de um Sistema

A função básica de um sistema é de converter seus insumos

A quantidade de produtos gerados de um sistema deve ser

Niveis de Complexidade dos Sistemas

De acordo com Kenneth Boulding, existem nove niveis de

Nivel 1: Sistemas Estáticos (estruturas)

Características: A estrutura de um mineral, o mapa de uma região,

Nivel 2: Sistemas Determinísticos (relojoaria)

Características: Sistemas com movimento, mas características

Nivel 3: Sistemas Ciberméticos (tipo termostato)

Características: Sistemas dinámicos, comcaracterísticas

Características: Sistemas abertos, dinamicos e programados para

Características: Sistemas abertos, dinamicos capazes de auto-

Nivel 6: O Sistema Animal

Caracteristicas: Sistemas abertos, dinamicos, geneticamente

Nivel 7: Os seres Humanos

Caracteristicas: Sistemas abertos, dinamicos auto-regulados,

Nivel 8: Sistema Social (Humano)

Caracteristicas: Mais complexo eaberto à influencia ambiental que

Nivel 9: Sistemas Transcedentais

Caracteristicas: mais livremente adaptaveis às circunstancias

Apesar da diferenciaçao nas caracteristicas, os sistemas dinamicos

De acordo com a Teoria Geral dos Sistemas (TGS), existem quanto

Sistemas abertos – são sistemas que interagem com o ambiente,

Sistemas Fechados – Sistemas com relações fixas e automaticas

sociais humanos encontra-se sociedades fechadas, bastantes

Sistemas Dinâmicos – Sistemas que mudam e são mudados pelo

O sistema que é parte de um sistema maior é denominado por sub-

provocará mudanças nos demais ou na totalidade do

Resposta: Sistema é um conjunto de elementos interligados que

2 – Qual é a funçao básica de um sistema?

Resposta: É de converter seus insumos (materiais, energia, trabalho,

3 – Indique e Principios Basicos da Abordagem de Sistemas.

1. Resposta: 1 - Um sistema aberto e seu ambiente estão em

Nesta unidade será abordado o Sistema Nacional de Arquivos de

Havendo necessidade de adequar o Sistema Nacional de Arquivos

2. Compete à entidade que superintende na administração pública