Descrição e especiicação dos cargos

O trabalho de coleta de dados já efetuado na empresa – seja pelo método de

utilização de questionário, entrevistas, observação local, experiência prévia do analista
ou métodos combinados – servirá de base para a descrição e especificação de cargos
de forma organizada e padronizada.

O processo de descrição de cargos visa fazer um registro consistente das informa-

ções sobre as diversas atividades e tarefas que constituem o conjunto de atribuições
e responsabilidades de cada cargo dentro da empresa. Sendo esse processo uma das
etapas mais importantes na construção do plano de cargos e salários, já que dele sairá
o catálogo de cargos existentes na empresa que farão parte integrante do plano de
cargos e salários, é importante que todo cuidado seja tomado e sejam utilizadas técni-
cas adequadas para esse fim. Se uma descrição não é benfeita ou traz dúvidas, isso será
um problema no momento da avaliação e classificação dos cargos, sendo necessário
voltar a essa etapa para uma revisão do cargo que está causando o problema. Dessa
forma, se essa etapa não for bem construída, teremos perda de tempo, e o objetivo do
plano poderá não ser atingido.

A especificação dos cargos refere-se às principais características que uma pessoa

deve ter para ocupar um determinado cargo. Normalmente, são os requisitos básicos
e esforços impostos ao ocupante do cargo para atender bem as tarefas ou atribuições
definidas na descrição dos cargos. Dependendo do tipo de empresa, alguns itens
acabam aparecendo mais que outros, mas, a priori, são muito parecidos.

Alguns fatores de especificação dos cargos, frequente em trabalhos de monta-

gem de estrutura de cargos e salários, são: instrução, conhecimentos, experiências, res-
ponsabilidade por erros, valores, supervisão, condições de trabalho e outros, que serão
apresentados na etapa de avaliação dos cargos.

Diferenças entre descrição e especiicação

A descrição do cargo e sua especificação guardam uma pequena diferença e pre-
cisam ser analisadas sob dois pontos de vista. Enquanto a descrição de cargos se rela-
ciona às tarefas executadas e aos deveres do ocupante do cargo diante de seu cargo,
bem como às responsabilidades que o profissional tem nesse cargo que ocupa, a es-
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
65
mais informações www.iesde.com.br
 pecificação do cargo está relacionada aos requisitos necessários que o ocupante do
cargo deve ter para executar as tarefas inerentes ao cargo.

Em outras palavras, o ocupante, aquele que foi contratado para exercer um cargo
na empresa, deve ter características que o habilitem a ter aquele cargo, isto é, que
sejam compatíveis com as especificações do cargo, enquanto a descrição vai relatar o
papel a ser desempenhado.

A descrição é impessoal e relata apenas o conteúdo. Já a especificação apresenta

o que a empresa deseja que a pessoa que ocupará o cargo tenha para desempenhá-
-lo bem, o que pode ser representado por sua experiência, instrução, iniciativa, entre
outros.

Algumas noções sobre tarefas e atribuições

À medida que descrevemos um cargo, dois termos acabam por fazer frequente-
mente parte do conteúdo ou das discussões a esse respeito:

tarefas – são atividades executadas individualmente durante o trabalho, nor-

malmente relacionadas a cargos mais simples em que o trabalho do dia a dia
apresenta-se de forma mais repetitiva e padronizada. Os cargos aqui citados
são mais operacionais e não exigem maior esforço mental na sua realização;

atribuições – as atividades, nesse caso, são executadas também individual-

mente durante o trabalho e, normalmente, se relacionam com atividades exe-
cutadas no dia a dia, que apresentam maior nível de concentração e esforço
mental para sua realização. São atividades que não apresentam alto índice
de repetição e padronização e podem ser modificadas periodicamente. Os
cargos geralmente são menos simples e também não se concentram no nível
operacional.

Regras e características importantes da

Descrição e especificação dos cargos

descrição de cargos
De maneira geral, uma descrição de cargos não é um processo que deve ser feito
apenas no momento da montagem da estrutura de cargos e salários. Ao contrário, em
razão das constantes mudanças no ambiente de negócios toda iniciativa de revisão
da estrutura salarial e também dos cargos da empresa é importante, pois esse é um
momento de refletir sobre as mudanças em departamentos e sobre como as coisas
estão sendo feitas.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
66 mais informações www.iesde.com.br
 A descrição de um cargo deve ser elaborada de forma clara, uma vez que alimen-
tará um catálogo de cargo na empresa que pode ser consultado por qualquer pessoa.
Se a descrição for muito rebuscada e cheia de conceitos técnicos, a compreensão por
parte dos mais leigos no assunto será difícil.

Vejamos a seguir algumas regras que podemos levar em consideração no mo-

mento da descrição do cargo.

Impessoalidade
Certamente, quando fazemos a coleta de dados com o objetivo de descrever um
cargo, devemos ter em mente que quem trabalha dando as informações necessárias
são as pessoas que ocupam o próprio cargo e, por isso, devemos acompanhar o traba-
lho de coleta de dados a fim de retirar do levantamento das informações as questões
relativas à pessoa, ou seja, a descrição de cargos deve relatar o que o cargo é para a
empresa naquele momento e não o que a pessoa representa. Essa é uma questão difí-
cil, pois frequentemente os ocupantes do cargo farão menção ao que ele está fazendo
e não ao que o cargo exige que ele faça.

É dessa maneira que podemos afirmar com certeza que o trabalho de descrição
de cargos refere-se ao cargo, e não ao ocupante deste. Portanto, devem ser descritas
as tarefas e especificados os requisitos exigidos pelo cargo, e não o que o eventual
ocupante sabe fazer.

A descrição é impessoal e deve ser iniciada por um verbo que defina bem a ati-
vidade. O verbo deve ser usado na terceira pessoa do presente do indicativo ou no
infinitivo, a fim de tornar a descrição impessoal. Por exemplo:

efetuar digitação de documentos (forma no infinitivo);

efetua digitação de documentos (terceira pessoa do presente do indicativo).

As duas formas exemplificadas acima apresentam as maneiras pelas quais as des-

crições devem ser efetuadas, sendo que optando-se por utilizar uma das formas é reco- Descrição e especificação dos cargos
mendado que todas as demais descrições de todos os cargos sigam o mesmo critério.

Elaboração de descrições sucintas

Não adianta termos um bom catálogo de cargos sem que haja entendimento
sobre ele. Isso quer dizer que a linguagem utilizada na descrição de cargos faz toda a
diferença para quem lê o conteúdo existente na descrição, e para isso alguns cuidados
devem ser tomados na hora da descrição.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
67
mais informações www.iesde.com.br
 Escolher palavras mais simples, elaborar frases mais sucintas e que exprimam a
realidade do cargo de forma clara é a melhor maneira de uma pessoa leiga no assunto
entender o que está sendo dito a respeito do cargo.

Descrevendo as tarefas ou
responsabilidades do cargo
Uma vez que a linguagem na descrição de cargos faz toda a diferença para quem
lê o conteúdo nela existente, alguns cuidados devem ser tomados durante sua formu-
lação. Para isso, devemos perguntar sempre: “o que faz?” (está relacionado a uma tarefa
ou atribuição específica do cargo); “como faz?” (está relacionado à maneira que executa
determinada tarefa respondida na questão anterior); “para que faz?” (está relacionado
ao motivo pelo qual faz alguma tarefa respondida na questão anterior).

Os verbos também são importantes, pois dão ação a toda frase. Por isso, devem
estar sempre presentes nas descrições de cargos, ligando as respostas às perguntas
mencionadas anteriormente. A pergunta “o que faz?” deve ser sempre respondida
quando pensamos em uma tarefa ou atribuição. No entanto, “como faz?” e “para que
faz?” só devem ser respondidas caso seja necessário para a compreensão da tarefa ou
atribuição, pois muitas vezes a descrição de uma tarefa ou atribuição é óbvia, como no
caso de uma telefonista, que tem como tarefa atender ao telefone. Nesse caso, respon-
der à pergunta “para que?” seria muito óbvio, e não acrescentaria em nada no processo
de descrição de cargos.

Formulário de descrição de cargos

Quando finalizarmos a descrição de cargos, teremos um catálogo em que esta-
rão concentrados de maneira organizada informações relativas a todos os cargos que
Descrição e especificação dos cargos

compõem a empresa. Esse catálogo, ou essa descrição de cada cargo, precisa ser pa-
dronizado e, para tanto, é necessário que ela contenha algumas informações funda-
mentais, tais como:

Título do cargo – qual nomenclatura será utilizada para distinguir um cargo

do outro. Muitas vezes, na implantação de um plano de cargos e salários, po-
demos ter mudanças no nome dos cargos em razão de uma melhor organiza-
ção dos mesmos na empresa.

Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,

68 mais informações www.iesde.com.br
 Código do cargo – para se localizar, principalmente em sistemas informatiza-
dos, ou mesmo para se ter acesso mais rápido aos dados de um cargo, utiliza-
-se um código para identificá-lo.

Missão do cargo – alguns modelos de descrição de cargo podem conter uma

informação relativa à missão do cargo que, de uma certa forma, aparecerá na
descrição da tarefa propriamente dita; no entanto, no intuito de evidenciar as
tarefas, descreve-se na missão do cargo uma única frase, que de certa maneira
resume o que o cargo tem de mais importante ou, em outras palavras, porque
ele existe na empresa.

Área ou departamento – a área ou departamento em que o cargo atua pode

ou não aparecer na descrição. No entanto, se ocorrer, pode ser que um único
cargo com a mesma nomenclatura apareça várias vezes, pois existe em vários
departamentos.

Pontos do cargo – caso a estrutura de cargos e salários da empresa esteja ba-

seada no método por pontos, então deve constar no formulário de descrição
de cargos a quantidade de pontos do cargo descrito.

Hierarquia – essa informação muitas vezes pode ser útil para entender a qual
nível de subordinação o cargo está relacionado. Muitas vezes, pode-se dese-
nhar um pequeno organograma mostrando onde o cargo está posicionado,
ou também apenas uma informação de quem é o superior imediato (nomen-
clatura do cargo).

Descrição – certamente, essa é a informação mais importante que deve apa-

recer no documento de descrição de cargos. Essa informação pode aparecer
também sob outros títulos, como responsabilidades e atribuições; é nesse
campo que é descrito todas as atividades inerentes ao cargo e que farão a di-
ferença entre um e outro cargo na empresa. Existem algumas regras para uma
boa descrição, as quais veremos mais adiante.

Outras informações – informações que demonstrem que houve participação Descrição e especificação dos cargos
de algumas pessoas como o próprio ocupante do cargo, gerente da área ou
diretor, bem como a data da descrição, são importantes e relevantes.

Apesar de ter sido colocado algumas informações que devem aparecer na descri-
ção de cargos, há uma liberdade para criar o seu próprio estilo e conjunto de informa-
ções que a empresa julgar relevante. Lembramos que a descrição de cargos não é algo
estático.

Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,

69
mais informações www.iesde.com.br
 Para que podemos utilizar as descrições de cargos?
Após finalizarmos o trabalho de descrição de cargos e termos todo o catálogo de
cargos da empresa bem estruturado e divulgado para todos os membros, é hora de
analisarmos algumas questões importantes do ponto de vista da estrutura de cargos,
agora formalizada.

O primeiro passo é reunir-se com o comitê e discutir algumas questões impor-

tantes, como tarefas redundantes; as que são efetuadas por mais de um cargo e que
podem ser eliminadas; tarefas que ninguém assume responsabilidade e que de certa
maneira não apareceram nas descrições formais; tarefas que não agregam nenhum
valor para o negócio ou que não são necessárias e podem ser eliminadas; entre outros
pontos de melhoria a serem discutidos.

Por outro lado, é importante entender também que a partir das descrições de
cargos podemos ter várias questões a serem debatidas do ponto de vista da criação de
uma estrutura de cargos e salários, como:

podemos entender a partir de agora que alguns cargos têm mais valor que
outros para a empresa, e por isso precisam ter sua remuneração compatibili-
zada com a importância relativa do cargo na estrutura;

alimentar a área de treinamento e desenvolvimento com informações impor-

tantes para o desenvolvimento de programas específicos para os cargos;

fornecer dados para a área de recrutamento e seleção em função do perfil

definido para o ocupante de determinado cargo;

facilitar o planejamento de carreira dos empregados a partir do conhecimento

dos cargos e do próprio perfil exigido para os mesmos;

melhorar o relacionamento entre os cargos para um melhor aproveitamento e

resultados para a empresa.
Descrição e especificação dos cargos

Desdobramentos da descrição de cargos

Esse esquema mostra os principais pontos a serem considerados no momento da
descrição de cargos.

Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,

70 mais informações www.iesde.com.br
 Nome do cargo
Título

– Nível
Características Organograma
Cargo – Subordinação
(internas) (posição)
– Supervisão
– Comunicação
Conteúdo
(descrição)
– Tarefas
– Atribuições

(periodicidade)

Atividades

1. principal diferença entre descrever e especificar um cargo é que:

a) descrição de cargos se relaciona às tarefas executadas. A especificação do

cargo está relacionada com os requisitos necessários que o ocupante do
cargo deve ter para executar as tarefas inerentes ao cargo.

b) a descrição de cargos está relacionada aos requisitos necessários para que o

ocupante do cargo possa executar as tarefas inerentes ao cargo. A especifi-
cação se relaciona às tarefas executadas.

c) a descrição de cargos está relacionada com os atributos indispensáveis à

pessoa para a execução da tarefa. A especificação é a definição das respon-
Descrição e especificação dos cargos

sabilidades e experiências inerentes ao cargo.

d) a descrição apresenta o que a empresa deseja que o ocupante do cargo

tenha para desempenhá-lo bem, o que pode ser representado por sua ex-
periência, instrução, iniciativas. A especificação é impessoal e relata apenas
o conteúdo.

Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,

71
mais informações www.iesde.com.br
 2. A questão que melhor define a diferença entre tarefa e atribuição é:

a) tarefas são executadas individualmente durante o trabalho, normalmente

se relacionam com atividades executadas no dia a dia, que apresentam um
maior nível de concentração e esforço mental para sua realização. Atribui-
ções são atividades executadas individualmente durante o trabalho, geral-
mente relacionadas a cargos mais simples.

b) tarefas são atividades que não apresentam alto índice de repetição e padro-
nização. Atribuição apresenta alto índice de repetição e padronização.

c) tarefas são atividades executadas individualmente durante o trabalho e nor-

malmente estão relacionadas a cargos mais simples. As atribuições também
são executadas individualmente e normalmente se relacionam com ativida-
des executadas no dia a dia que apresentam maior nível de concentração e
esforço mental para sua realização.

d) tarefa é impessoal e relata apenas o conteúdo. Já a atribuição apresenta o que

a empresa deseja que o ocupante do cargo tenha para desempenhá-la bem.

3. Sobre as principais regras para uma boa descrição de cargos, podemos citar:

a) o cargo deve ser descrito de maneira impessoal, ou seja, deve-se sempre

responder a questão “como faz?”.

b) o cargo deve ser descrito de maneira impessoal, ou seja, deve-se levar em

conta o cargo, e não a pessoa.

c) o cargo deve ser descrito de maneira impessoal, ou seja, devem-se levar em

conta os requisitos do ocupante do cargo, como experiência, instrução e
responsabilidades.

d) o cargo deve ser descrito de maneira impessoal, ou seja, as frases devem ser
efetuadas na 1.ª pessoa do plural e no infinitivo.
Descrição e especificação dos cargos

Ampliando conhecimentos

Para fazer descrições de cargos, é muito importante que se tenha uma noção
mais aprofundada sobre detalhes da língua portuguesa. Afinal, nessa etapa, serão
feitas redações e elas precisam seguir regras da nossa língua. Dessa forma, o site a
seguir pode ser utilizado para conjugação dos verbos: <linguistica.insite.com.br/cgi-
bin/conjugue>.

Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,

72 mais informações www.iesde.com.br