ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA (RESTAURANTE) 2023

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A função de organização é uma das mais importantes da administração, pois é

responsável por estabelecer a estrutura e o funcionamento da empresa. É através dela
que a empresa define sua estrutura de autoridade, responsabilidade e coordenação, além
de garantir que os recursos, pessoas, processos e tecnologias sejam utilizados de forma
eficiente e eficaz para alcançar seus objectivos.

A organização é fundamental para o sucesso da empresa, pois permite que ela

funcione de forma coesa e sinérgica, garantindo a colaboração entre os membros e a
optimização dos processos. Além disso, ela também influencia a cultura organizacional,
o que pode impactar o comportamento e as decisões dos membros da organização.

No caso de um restaurante, vale ressalvar que o mesmo está destinado a

proporcionar um ambiente aconchegante e atraente para os seus convidados. Por isso,
vale a pena investir em decorações, espaços adequados para a circulação de pessoas, e
sobre tudo uma cozinha apropriada.

Neste artigo, vamos explorar os conceitos, práticas e importância da função de

organização na administração e como ela pode ser executada para garantir o sucesso da
empresa, sendo que um dos nossos principais focos será um Restaurante.

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ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO

A organização é uma das quatros funções básicas da administração, juntamente

com planeamento, liderança e controle, e refere-se à estruturação e alinhamento de
recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) de uma empresa ou uma organização
para atingir seus objectivos e metas. Ela envolve a definição de estruturas, processos,
papéis, responsabilidades e autoridades dentro da empresa, a fim de torná-la mais
efectiva.

Uma administração efectiva é aquela que consegue fazer o que deve ser feito, com
qualidade, utilizando os recursos da melhor maneira possível para atingir o objectivo
inicialmente proposto.

Organização com função administrativa inclui a identificação e agrupamento de

tarefas semelhantes em unidades organizacionais, a definição de relações de trabalho e
de comunicação entre as unidades, a atribuição de autoridade e responsabilidade para
cada posição, e a provisão de meios para o monitoramento e medição de desempenho.

CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

O conceito de organização como função da administração refere-se ao processo de

estabelecer relações claras entre as diferentes unidades de uma empresa ou organizações
incluindo a definição de tarefas e responsabilidades, alocando recursos e criando uma
estrutura formal para a acção.

A função de organização envolve a identificação das tarefas e actividades

necessárias para atingir os objectivos da empresa, a divisão dessas tarefas em unidades
menores e a definição das relações entre essas unidades. Ela também envolve a criação
de uma estrutura formal para a acção, incluindo a definição de autoridade e
responsabilidade, a alocação de recursos e o estabelecimento de processos para a
comunicação e coordenação das actividades.

A organização como função administrativa complementa a função de

panejamento, tendo em vista que, para atingir os objectivos e metas, as organizações
devem preparar uma estrutura interna de modo a se tornarem eficientes no desempenho
das tarefas necessárias para o cumprimento da sua missão.

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MEIOS QUE A ORGANIZAÇÃO UTILIZA

Para atingir seus objectivos a função de organização na administração faz uso

diversos recursos, dentro os quais podemos citar:

Estrutura organizacional: A estrutura organizacional é um meio que descreve a

forma como as unidades da organização estão relacionadas entre si, incluindo as
relações de autoridade e responsabilidade.

Políticas, programas e planos: são documentos que descrevem as acções

específicas que a organização pretende realizar para atingir seus objectivos. Eles são
uma parte importante da função de organização, pois ajudam a estabelecer directrizes
claras para a acção.

Sistemas de informação: Os sistemas de informação são um meio importante

para colectar, armazenar e acessar informações relevantes para a organização. Eles
podem incluir sistemas de informação gerencial, sistemas de informação de recursos
humanos e sistemas de informação de vendas e marketing.

Comunicação: A comunicação é um meio importante para compartilhar

informações e alinhar as acções entre as unidades da organização. A comunicação pode
incluir reuniões, comunicação formal, comunicação informal e meios electrónicos de
comunicação, como e-mails e mensagens instantâneas.

Treinamento e desenvolvimento: O treinamento e o desenvolvimento

profissional são meios importantes para garantir que os funcionários tenham as
habilidades e conhecimentos necessários para realizar suas tarefas de maneira eficiente
e eficaz.

Técnicas de motivação: As técnicas de motivação são meios para incentivar os

funcionários a atingir seus objectivos e desempenhar ao máximo. Eles podem incluir
recompensas financeiras, reconhecimento e oportunidades de crescimento e
desenvolvimento

Esses são alguns dos recursos mais comuns utilizados na função de organização
da administração. A escolha dos meios adequados depende dos objectivos da empresa,
das características do ambiente interno e externo e das características necessidades dos
funcionários e clientes.

IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO PARA ADMINISTRAÇÃO

A organização é fundamental para a administração, pois é através dela que se

estabelecem as relações claras entre os diferentes departamentos da empresa, incluindo
a definição de tarefas e responsabilidades, a alocação de recursos e a criação de uma
estrutura formal para a acção. Algumas das principais razões pela qual a organização é
tão importante para a administração incluem:

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Eficiência: permite que a administração aloque recursos e atribua tarefas de

maneira mais eficiente, o que pode aumentar a produtividade e a eficácia da empresa.

Coordenação: estabelece processos de comunicação e coordenação entre as

diferentes unidades da empresa, o que pode ajudar a garantir que todas as actividades
estejam alinhadas aos objectivos gerais da instituição.

Clareza de responsabilidade: ajuda a estabelecer claramente as

responsabilidades de cada departamento ou funcionário, o que pode aumentar a
transparência e a responsabilidade da empresa.

Flexibilidade: permite que a administração reaja rapidamente às mudanças no

ambiente interno ou externo da instituição, adaptando a estrutura e os processos de
acordo com as necessidades.

Optimização de recursos: permite que a administração aloque recursos de

maneira mais eficiente e optimize o uso dos mesmos, o que pode aumentar a eficácia e a
eficiência da empresa.

OBJECTIVO DA ORGANIZAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO

O principal objectivo da organização na administração é estabelecer uma estrutura

clara e eficiente para o funcionamento da organização. Ela também busca atingir os
seguintes objectivos secundários:

Alinhamento de objectivos: ajuda a garantir que todos os departamentos da

empresa estejam alinhados aos mesmos objectivos estratégicos da empresa, o que pode
aumentar a eficiência e a efectividade da instituição.

Eficiência operacional: permite que a administração aloque recursos de maneira

mais eficiente e optimize o uso dos mesmos, o que pode aumentar a eficiência da
empresa.

Coordenação: estabelece processos de comunicação e coordenação entre as

diferentes departamentos da organização, o que pode ajudar a garantir que todas as
actividades estejam alinhadas aos objectivos gerais da empresa.

Responsabilidade e transparência: ajuda a estabelecer claramente as

responsabilidades de cada departamento ou funcionário, o que pode aumentar a
transparência e a responsabilidade.

Flexibilidade: permite que a administração reaja rapidamente às mudanças no

ambiente interno ou externo, adaptando a estrutura e os processos de acordo com as
necessidades.

QUAIS SÃO OS PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ORGANIZAÇÃO?

Os princípios básicos da organização ajudam a garantir que a empresa seja estruturada

de maneira clara e eficiente, o que pode aumentar sua eficiência e a efectividade.
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Os princípios básicos incluem:

Divisão do trabalho: O princípio da divisão do trabalho diz que é mais eficiente

dividir o trabalho em tarefas menores e especializadas, e alocá-las a indivíduos ou
unidades específicas.

Autoridade e responsabilidade: O princípio da autoridade e responsabilidade

estabelece uma relação clara entre a autoridade e a responsabilidade de cada indivíduo
ou departamento da empresa.

Coordenação: O princípio da coordenação busca garantir que as actividades de

diferentes departamentos ou indivíduos da empresa estejam alinhadas e trabalhando de
maneira integrada.

Hierarquia: O princípio da hierarquia estabelece uma estrutura de autoridade

clara na empresa, de modo que as decisões possam ser tomadas de maneira eficiente.

Unidade de direcção: O princípio da unidade de direcção diz que todos os

departamentos da empresa devem estar alinhadas aos objectivos gerais da organização e
trabalhar em conjunto para atingir esses objectivos.

Unidade de acção: O princípio da unidade de acção busca garantir que as acções

de diferentes departamentos ou indivíduos da empresa estejam integrados e alinhados
aos objectivos gerais da empresa.

COMPONENTES DA ORGANIZAÇÃO

Os componentes da organização na administração incluem:

Estrutura: Refere-se ao arranjo formal da empresa, incluindo sua estrutura de

autoridade, responsabilidade e coordenação.

Pessoas: Refere-se aos indivíduos que compõem a empresa, incluindo

funcionários, gerentes e líderes.

Processos: Refere-se às actividades e procedimentos que são realizados na

organização para alcançar seus objectivos.

Tecnologia: Refere-se às ferramentas, sistemas e equipamentos utilizados na

organização para realizar seu trabalho.

Cultura: Refere-se aos valores, crenças e normas compartilhados pelos membros

da organização, que influenciam o comportamento e as decisões na empresa.

Recursos: Refere-se aos recursos disponíveis para a organização, que são

utilizados para realizar suas actividades.

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Cada componente é importante para o funcionamento eficiente e efectivo da

organização, e eles devem trabalhar juntos de forma integrada para alcançar os
objectivos da organização.

GESTÃO DE RESTAURANTES

Administrar um restaurante correctamente é o ponto mais importante que você

precisa considerar para ter sucesso com o seu negócio. A gestão pode ser um desafio
para qualquer pessoa, mas com o conhecimento, a mentalidade e os hábitos certos, você
pode administrar seu restaurante sem problemas.

A administração de restaurantes é um dos aspectos mais difícil desse tipo de

negócio. Trata-se de uma série de práticas financeiras, de gestão económica e de
recursos humanos, que têm como objectivo direccionar os esforços de sua empresa e
optimizar sua operação.

Trata-se de melhorar a eficiência e a organização em todos os aspectos do seu

negócio. Se você não administrar seu restaurante correctamente, logo começará a sofrer
as consequências.

Algumas delas são:

 Perda de fornecedores de restaurantes devido a pagamentos em atraso;

 Perda de funcionários por atraso no pagamento de salários;
 Perda de oportunidades de melhorar seu restaurante por falta de preparo;
 Gasto de mais dinheiro do que o seu restaurante gera;
 Baixas vendas e lucros;
 Altas perdas devido à má gestão de estoque e falta de procedimentos adequados;
 Ter problemas legais devido a más práticas fiscais.

A administração do restaurante é um desafio porque influencia cada um dos

processos do seu restaurante. Deve se compreender, que os impostos são muito
importantes para qualquer negócio, então não os negligencie, pois eles também podem
ser uma porta para o fracasso.

Antes de iniciar a gestão de qualquer negócio, é importante realizar uma análise

situacional que forneça informações sobre a situação geral do negócio.

Isso é vital para começar a saber:

 Os problemas que o restaurante está enfrentando;

 Os pontos fortes do restaurante — que você deve manter;
 Os pontos fracos do restaurante — que você deve fortalecer;
 A situação financeira do restaurante — isso inclui todas as informações
pertinentes, como vendas, despesas, saldo actual, perdas, lucros líquidos e muito
mais;
 O estado dos recursos humanos do restaurante, e muito mais.

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Deve-se saber tudo isso para criar um plano de acção estratégico que permita
abranger todas as áreas. Também é importante se crie esse plano com as áreas mais
críticas ou que precisam de prioridade.

FINANÇAS DO RESTAURANTE

Gerenciar as finanças do restaurante ou de qualquer negócio é complexo.

Idealmente, deve-se ter conhecimento sobre administração de empresas, contabilidade e
muito mais para poder actuar adequadamente nessa área.

A análise deve dar-lhe acesso a informações como:

 O capital do restaurante;
 Bens;
 Vendas médias mensais;
 Perdas médias mensais;
 Custos fixos e variáveis de restaurantes — fornecedores, folha de
pagamento, serviços e muito mais;
 Custo e detalhamento de custos de cada prato;
 E outros aspectos que afectam as finanças do negócio.

Também é aconselhável ter experiência no uso de software de escritório para que

você possa lidar com todas essas informações com facilidade. Por exemplo, o Microsoft
Excel ou o Google Sheets são muito úteis. Gerenciar as finanças de um restaurante é
contabilizar tudo e organizá-lo para obter justificativas para as despesas do restaurante,
vendas líquidas e lucros líquidos. Cada aspecto do restaurante pode ser optimizado para
reduzir custos, aumentar os lucros e melhorar a eficiência operacional.

DEFINA METAS PARA O RESTAURANTE

Depois de conhecer o status do restaurante, você deve começar a criar metas para
ele. Isso se aplica a todos os aspectos do restaurante. Alguns exemplos de metas de
restaurante são:

 Melhorar as vendas em determinados dias da semana;

 Criar promoções que melhorem a satisfação e a retenção de seus clientes;
 Melhorar o desempenho de seus funcionários com treinamento;
 Melhorar a gestão de estoque;
 Minimizar as perdas do seu restaurante;
 Criar metas de vendas mensais, trimestrais e anuais ou metas de lucro.

É importante que se crie metas realistas e resultados específicos para que possa
aplicar estratégias que o ajudem a alcançá-los.

COMECE A OPTIMIZAR TUDO CRIANDO SISTEMAS

Após concluir a etapa anterior, você deve aplicar estratégias específicas para
optimizar as finanças.

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Por exemplo, você deve saber:

1- Quanto o restaurante gasta em ingredientes e quanto custa cada prato (incluindo

despesas com folha de pagamento, serviços e muito mais). Assim você pode calcular se
consegue reduzir o custo do prato mantendo um preço que gere lucro;

2- Quanto o restaurante gasta em serviços básicos. Assim, você pode estabelecer

regras que permitem gastar menos água, menos luz e mais para reduzir as contas no
final do mês;

3- Como os impostos são tratados. Assim, você pode optimizar o pagamento do

imposto do restaurante;

4- Como funciona a agenda de cada funcionário e quais são as vendas médias por
dia. Assim, você pode ajustar facilmente a agenda deles e gastar menos na folha de
pagamento se eles passarem muito tempo sem fazer nada em dias menos movimentados;

5- Como os pedidos de fornecedores são tratados e qual é o seu custo. Assim,

você pode optimizar os pedidos para melhor atender as vendas, melhorar a gestão de
estoque, o uso de cada ingrediente e melhorar o processo de pagamento aos
fornecedores.

A opinião geral que os clientes têm do seu restaurante, reclamações comuns e

problemas de serviço. Assim, se pode melhorar a experiência que oferece aos clientes, o
processo de vendas, melhorar seu ponto de venda e trabalhar com os servidores para
criar scripts de vendas aplicáveis a cada situação;

Como funciona o processo de contratação e treinamento no restaurante. Assim, se

pode optimizar a contratação, a forma como os novos funcionários são treinados e
trabalhar para minimizar a rotatividade de pessoal. A estratégia mais eficiente que você
pode usar para optimizar todos os aspectos do negócio é construir sistemas.

Construir sistemas é muito fácil. Aqui estão os passos e um exemplo simples:

Estude o sistema ou processo actual (se não existir, passe para a próxima etapa). O
exemplo que vou usar será o processo de contratação;

 Comece a pensar em maneiras lógicas pelas quais o processo deve avançar. Por
exemplo, a contratação começa criando uma posição e sabendo tudo o que ela
exige;

 Crie um fluxograma com cada etapa. A contratação de pessoal progride através de

pelo menos 9 etapas. Saiba mais em nosso artigo sobre gestão de pessoal;

 Crie regras para o processo. Essas regras devem ajudar o processo a ser sempre
bem-sucedido. Por exemplo, não contratar pessoas com poucas ou más referências
ou não contratar pessoas muito jovens, e muito mais;

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 Crie um método para avaliar os resultados. Isso passaria por criar um formato ou
folha de avaliação de desempenho de pessoal.

Um sistema não deve ser fechado até atingir a etapa de avaliação dos resultados.
Se negativo, você deve recomeçar até obter resultados favoráveis. Como recomendação,
você deve treinar os funcionários com esses sistemas, para que eles saibam como agir
caso você não possa orientá-los pessoalmente. Outra dica é que você não deve ficar
obcecado com a construção de sistemas.~

GERENCIAR A SATISFAÇÃO DO FUNCIONÁRIO E DO CLIENTE

Mesmo que a gerência trate os diferentes aspectos de um restaurante como peças

de um jogo de xadrez, você deve sempre lembrar que trabalha com pessoas. Isso
significa que você deve prestar atenção em duas coisas:

SATISFAÇÃO DO EMPREGADO

Os funcionários do seu restaurante fazem a maior parte do trabalho que mantém

seu restaurante em movimento. É por isso que é vital que você mantenha cada um de
seus funcionários satisfeitos com seu trabalho, felizes com o ambiente de trabalho e em
constante crescimento. Só assim você pode garantir que eles cumpram suas obrigações
correctamente e com dedicação.

A SATISFAÇÃO DOS SEUS CLIENTES

Os clientes são responsáveis por "carregar" pelo menos 50% do seu restaurante.
Você é responsável apenas por criar o serviço, optimizá-lo, torná-lo lucrativo,
sustentável e disponível. Os clientes "cuidam" do resto e, sem eles, sua empresa não
existiria. Por mais que você queira optimizar diferentes aspectos do seu negócio, grande
parte do trabalho do administrador é garantir que tudo esteja optimizado considerando o
impacto que as mudanças terão na satisfação do seu cliente.

Isso significa que tomar certas decisões será difícil. Em algum momento, você
terá que fazer uma mudança no restaurante que melhorará sua lucratividade, mas
também afectará a satisfação do cliente. O exemplo mais fácil é actualizar os preços dos
pratos, cobrar por outros aspectos do serviço e muito mais.

A ADMINISTRAÇÃO DO RESTAURANTE NÃO É FÁCIL

Gerenciar um restaurante não é uma coisa fácil. No entanto, mesmo que seja um
assunto intimidador, não é nada de muito complicado, e todos os negócios que você
visitou e dos quais você comprou produtos ou serviços cuidam disso.

Além disso, você sempre pode delegar determinadas actividades administrativas

ao gerente do restaurante, usar serviços fora do seu negócio para ajudá-lo a executá-lo,
como agências de marketing ou serviços de contabilidade e muito mais. Tudo isso
tornará a administração do seu restaurante um pouco mais cara, mas também muito mais
fácil e menos estressante.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Prosseguindo a exposição da referida pesquisa, chegou-se as considerações finais

que a função de organização na administração é essencial para o sucesso de uma
empresa. A partir da compreensão dos conceitos e princípios da organização
administrativa, é possível estabelecer uma estrutura eficiente e efectiva, garantindo que
os recursos sejam utilizados de maneira optimizada e que as tarefas sejam realizadas de
forma clara e eficaz.

Além disso, a organização administrativa permite que as informações sejam

colectadas, processadas e distribuídas de maneira eficiente, facilitando a tomada de
decisão e aprimorando a comunicação interna da empresa. Em resumo, a função de
organização é fundamental para o sucesso da empresa, e sua compreensão é uma área da
administração que merece atenção e estudo constantes.

Pois, a organização de um restaurante não depende exclusivamente do modo

como as coisas andam na cozinha. Além de elaborar um menu saboroso, um restaurante
precisa estar atento a outros detalhes que são importantes para manter seu
funcionamento.

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BIBLIOGRAFIA

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