Gestão de Projetos de

Tecnologias e Sistemas de
Informação (GPTSI)

Projeto da disciplina de GPTSI

Projeto NewLMS
Propósito e enquadramento
A Escute&Aprende (E&A), uma conceituada universidade portuguesa situada na região de Lisboa
e Vale do Tejo, neste período pós-pandemia resolveu investir de forma mais sistemática numa
estratégia de transformação digital do ensino. Os desafios com que a organização, docentes,
funcionários e alunos tiveram de enfrentar no período crítico e de emergência do confinamento
foi um fator propulsor de mudança suportada nos meios digitais. Do ponto de vista da organização
a oportunidade está não somente na modernização e qualidade do ensino como na possibilidade
de alargar horizontes enveredando por uma estratégia de ensino à distância que lhe permitirá
chegar a mercados até agora não considerados nos planos de ensino por limitações geográficas
(trabalhadores/estudantes de regiões fora de Lisboa, estudantes provenientes dos PALOP e de
outros países com os quais a Universidade tem vindo ao longo dos últimos tempos a desenvolver
relações de estreita cooperação, nomeadamente orientais).
No portfólio de projetos em que se enquadra este propósito, o atual projeto visa fazer a
atualização do sistema de gestão de ensino (Learning Management System - LMS). A empresa tem
instalado o Blackboard Learning Management System cuja última atualização foi realizada a título
de emergência em pleno contexto de pandemia para a versão mais recente Blackboard Learn.
Apesar da nova versão providenciar uma nova navegação, interfaces melhoradas, possibilidade
de integração com outras ferramentas de disponibilização de conteúdos (Youtube, redes sociais,
…), interfaces para dispositivos móveis, e novas técnicas e capacidade de interação com alunos, o
seu potencial ao longo destes anos de pandemia não foi devidamente explorado. Apesar do
investimento da área de Sistemas de Informação e Comunicações (SIC), responsável no ISCTE pela
promoção e utilização da plataforma, esta não suscitou uma adesão relevante por parte dos
docentes, que na generalidade não foram muito para além da utilização das funcionalidades
básicas. Paralelamente o Blackboard Learning Management System é um sistema com um custo
elevado de licenciamento e manutenção. A adaptação da plataforma às necessidades da
universidade esteve sempre na dependência do fornecedor, com baixa capacidade de intervenção
do lado da instituição de ensino que se limitava a reportar erros e limitações aguardando a
reconfiguração da plataforma.

Face a estes desafios a Universidade decidiu avaliar a mudança do LMS vigente para o sistema
Moodle, um concorrente open source cujas funcionalidades demonstravam ser tão ou mais ricas
comparativamente com a plataforma Blackboard Learning Management System. Com este intuito
foi realizado um estudo de viabilidade técnica, funcional, financeira, económica, organizacional e
legal da qual resultou um resultado favorável à mudança para a plataforma Moodle, pese embora
algumas recomendações e riscos identificados. Estes focavam-se em duas vertentes principais:

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escassez de recursos internos e pouco know-how, e resistência à mudança suscitada pelo corpo
docente. A escassez de recursos humanos afetaria a área técnica de instalação, configuração e
desenvolvimento da plataforma, assim como a área de análise funcional onde a carência de
pessoal especializado na área do ensino, no departamento dos Sistemas de Informação e
Comunicações poderia limitar a capacidade de definir o caderno de requisitos. No que respeita
ao corpo docente, a excessiva carga de trabalho letivo e de investigação convertem a possibilidade
de utilizar a nova plataforma num esforço adicional de aprendizagem e carregamento de
conteúdos com configuração das unidades curriculares, significativo.

Porém da análise de viabilidade funcional realizada a conclusão foi muito animadora,

funcionalidades muito apelativas do ponto de vista do ensino e das novas técnicas de ensino
prosseguidas, uma vasta gama de plugins desenvolvido pela comunidade académica e que vão de
encontro às necessidades dos docentes nos mais diversos formatos de ensino e métodos de
trabalho e avaliação. Além disso a possibilidade de desenvolver novas funcionalidades sem
restrição é outro fator favorável. A instalação da plataforma Moodle exige instalação nos
servidores da instituição de ensino, e se por um lado apresenta um desafio de investimento,
instalação e manutenção, também os conteúdos e o acesso ao sistema ficam na propriedade da
universidade. Comparativamente, o sistema BlackBoard encontra-se instalado na cloud e o acesso
à plataforma e conteúdos só são permitidos enquanto as licenças forem pagas, incluindo aos
conteúdos disponibilizados durante o período em que as licenças estavam ativas.

Contexto e Objetivo
Com o apoio incondicional da Reitora Maria, o Jorge, vice-reitor para as Infraestruturas e
Tecnologias da E&A, patrocina este projeto de mudança, designado por NewLMS, e incumbiu o
João, diretor da SIC, de formar uma equipa para avançar com desenvolvimento interno. O objetivo
é ter em junho de 2023 a plataforma preparada para o arranque do ano letivo 2023/2024, estando
salvaguardado também a formação dos docentes da instituição. O projeto não poderá atrasar sob
pena de impactar no início das aulas. A Joana, responsável pelo Gabinete de Promoção do Ensino,
foi convidada para dar apoio ao projeto na componente relacionada com as diretrizes de
aprendizagem que a Universidade pretende prosseguir.
A Joana, o Jorge e o João definiram em conjunto uma estratégia global de organização do projeto,
segmentada em duas etapas:

1. Criação de uma versão básica da plataforma a ser validada por um grupo piloto;
2. Preparação e entrada em produção da versão definitiva.

Neste contexto, pretende-se:

• Lançamento de uma versão básica da plataforma para um grupo piloto de docentes e

unidades curriculares (UC), a ser disponibilizada a 15.janeiro.2023. O objetivo será que
durante o semestre fevereiro-julho a nova plataforma possa ser usada em ambiente real.
Neste contexto será possível envolver os docentes no levantamento de requisitos para a
plataforma, sensibilizar os docentes para as mais-valias aportadas pela nova solução, e
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promover o projeto junto dos principais utilizadores. A escolha dos docentes envolvidos
deve ser criteriosa de modo a assegurar a representatividade das diferentes áreas
científicas da universidade, garantir a participação de docentes dinâmicos e inovadores,
e que sejam preferencialmente líderes de opinião para divulgação da iniciativa junto dos
seus pares. Nesta versão básica a aplicação deve contemplar a gestão de conteúdos da
UC (criação da estrutura de conteúdos, o carregamento dos conteúdos vídeos, imagens,
ficheiros, páginas, entre outras componentes), gestão de fóruns de discussão (criação dos
fóruns, modos de inscrição, criação de tópicos de discussão, resposta em fórum,…)

• Durante a fase de operação do grupo piloto, deverão ser desenvolvidos dois ciclos de
desenvolvimento específicos para dar resposta às necessidades concretas que se
antecipam que os docentes do grupo piloto venham a sentir, nomeadamente:
o Ciclo de operação inicial – neste ciclo serão contempladas a gestão de
participantes (inscrições de novos elementos, acompanhamento e controlo dos
acessos e utilização, …), gestão de grupos (criação automática de grupos por
geração aleatória e inscrição, comunicação com e intragrupos, …), gestão de
comunicações (avisos, emails, chat,…) e melhorias na navegação. Poderão ser
adicionadas outras áreas que decorram das necessidades identificadas pelo
grupo piloto no contexto de início das atividades letivas. A data de entrega a
15.fevereiro.2023.
o Ciclo de instrumentos de avaliação – durante este ciclo deverão ser
desenvolvidas as funcionalidades que permitem os docentes gerirem a avaliação
das UC. Contempla a definição (requisitos, datas de entrega, penalizações,…) e
criação dos instrumentos de avaliação online (quizzes de avaliação formativa e
sumativa), entregas de trabalhos (individuais e de grupo), gestão de pautas
(criação de pautas, definição dos elementos de avaliação e respetiva
ponderação, geração/importação automática de pautas, …). A entregar até
15.março.2023.

• Por fim a fase de preparação para entrada em produção irá contemplar três ciclos:
o Integração de sistemas – integração da plataforma Moodle com o sistema de
gestão académica Fénix para importar e sincronizar as inscrições dos alunos em
cada UC, assim como a composição do corpo docente e a exportação das pautas
de avaliação para lançamento no livro de termos. O Fénix já tem disponível um
interface para sincronização dos alunos via web services. Finalização até
15.Abril.2023.
o Funcionalidades avançadas – desenvolvimento de funcionalidades novas,
algumas disponibilizadas em plugins existentes outras que requerem
desenvolvimento próprio. Entre essas funcionalidades podem ser enquadradas:
a gestão integrada do ciclo de estudos de cada unidade curricular, interfaces
modernas, apelativas e intuitivas, novas possibilidades de avaliação online,
indicadores de ensino para acompanhar a aprendizagem personalizada dos
alunos, possibilidade de integrar com outras ferramentas e aplicações para a
disseminação de conteúdos de ensino, entre outras. Até 15.Maio.2023

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o Migração para o novo sistema – neste ciclo prevê-se a migração de dados do
sistema antigo, formação massiva para todos os docentes e divulgação junto dos
alunos. A migração de dados tem como objetivo estudar as possibilidades de
importação dos diferentes tipos de conteúdos. Prevê-se -se que alguns dos
conteúdos serão possíveis de importação via API, outros, porém terão de ser
importados manualmente com base em ficheiros XML. Um manual de instruções
para os docentes deverá dar indicações de como fazer a importação dos dados.
Prazo de entrega até 15.Junho.2023.

Organização em Subprojetos
Para ter uma resposta mais célere e como forma de contenção do risco, a universidade decidiu
estruturar este projeto em dois subprojectos, o NewLMS-PI e o NewLMS-PII.
O NewLMS-PI tem início a 10 de outubro, imediatamente após a definição do project charter e
terminará a 15 de dezembro com a entrega e apresentação dos resultados do projeto. Neste
subprojecto é solicitado:

▪ A instalação da plataforma Moodle num servidor dedicado, a adquirir;

▪ O desenvolvimento das funcionalidades do LMS numa versão básica da plataforma para
ser utilizada em fase piloto ;
▪ Planeamento do subprojecto NewLMS-PII para que a equipa de desenvolvimento possa
dar continuidade ao desenvolvimento do produto sem interrupção, logo que o NewLMS-
PI termine;
O desenvolvimento do projeto NewLMS-PII tem início a 19 de dezembro, imediatamente após a
conclusão do seu planeamento, a concluir com o projeto NewLMS-PI. Terá fim com a entrada do
sistema definitivo em modo de produção, a 15.junho.2023. Este subprojecto contempla:
▪ Transição do subprojeto NewLMS-PI para o subprojecto NewLMS-PII, com prazo a
15.janeiro.2023, engloba:
o Preparação do grupo piloto;
o Autenticação SSO para os docentes e alunos;
o Registo de UC que farão parte do grupo piloto, assim como identificação dos
alunos inscritos nas respetivas UC (para que possam aceder à plataforma);
o Ações de formação para ambientar os docentes na nova plataforma;
o Apoio aos docentes para resolução de problemas

▪ Acompanhamento da fase de operação do grupo piloto em conformidade com os

requisitos já identificados.
▪ Fase de preparação para entrada em produção.

Para ambos os subprojectos o João nomeou o seu grupo como Gestor do Projeto, devendo gerir
e proceder segundo os princípios enunciados pelo PMBOK e usar os templates da organização
concebidos em conformidade (fornecidos com a presente apresentação do projeto).

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Recursos e organização do subprojecto NewLMS - PI

Para realizar este trabalho, pretende-se que o Gestor do Projeto, elabore, em conformidade com
os requisitos do Jorge, João e Joana, e condicionantes técnicas, organizacionais e financeiras da
E&A, os seguintes documentos:

1. O Project Charter do subprojecto NewLMS-PI, a entregar dia 10.outubro.2022;

2. O Plano de Gestão do Projeto (PMP) NewLMS-PI, com atividades detalhadas até ao nível
3 da WBS (considerar entregável da atividade, esforço requerido por atividade, outros
custos associados à atividade e respetiva calendarização, a entregar a 23.Outubro.2022.
3. Dois Relatórios Execução, Monitorização & Controlo - 18.Novembro.2022,
11.Dezembro.2022
4. Relatório de Encerramento – 15.Dezembro.2022 (data de apresentação)

Durante a realização deste projeto o Gestor de Projeto dispõe dos seguintes recursos:

▪ Para planeamento do subprojecto NewLMS-PII – dispõe da sua equipa (grupo de

trabalho)
▪ Para as atividades técnicas de instalação da plataforma Moodle e desenvolvimento da
versão básica da plataforma para ser utilizada em fase piloto – terá à disposição 2
programadores (João e Pedro), uma analista júnior (Carla), um técnico de sistemas, e 2
técnicos da área de ensino para realizarem os testes. Estes recursos serão também
utilizados no subprojecto NewLMS PII.

Recursos a serem utilizados em ambos os subprojetos

A equipa da área técnica conta com dois programadores: o João um programador com
experiência, e o Pedro, um programador júnior. Tem ainda uma analista júnior com competências
na área da educação, a Carla. A equipa conta com o apoio de um técnico de sistemas que irá
colaborar na instalação e integração da nova plataforma nos sistemas da universidade. Estes
recursos são colaboradores da SIC que irão ser alocados ao projeto.
O Gabinete de Promoção do Ensino, disponibiliza dois técnicos para colaborarem nos testes e no
levantamento de requisitos sobretudo no período que antecede o lançamento da versão básica
para o grupo piloto. Após esta entrega, os docentes do grupo piloto irão ter um papel participativo
no levantamento de novos requisitos auxiliando a equipa de projeto na pesquisa de
soluções/ferramentas de inovação e apoio ao ensino a implementar no LMS.
Todos os RH têm os seus equipamentos de trabalho que serão utilizados no projeto. Para que a
equipa se encontre no mesmo espaço, a SIC vai disponibilizar uma sala para que possa ser utilizada
pelos elementos da equipa.

A instalação da plataforma deverá seguir os requisitos do sistema Moodle, sendo para o efeito
adquirido um servidor dedicado com um custo previsto de €10.000. A instalação do servidor irá
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usufruir das infra-estrutura tecnológicas da universidade, sem que isso represente custos
adicionais para o projeto. Também é assegurado que a infra-estrutura assegura a segurança de
dados e de comunicações necessária. Requisitos necessários para o equipamento podem ser
consultados na documentação técnica do Moodle:
https://docs.moodle.org/400/en/Installing_Moodle. O servidor deverá ser instalado durante o
subprojecto 1.
A formação será realizada pela Carla em colaboração com o Pedro que auxiliará na componente
mais técnica. Como se antecipa que poderá ser difícil reunir a disponibilidade de todos os
docentes, pese embora se planeie a realização de múltiplas sessões de formação, irão também
ser produzidos e disponibilizados tutoriais, vídeos, e uma base de teste onde os docentes podem
usar uma UC teste no Moodle para fazerem experiências antes de configurarem as UC oficiais.
Para os alunos deverá ser feito um comunicado para os preparar para a transição, acompanhado
pela disponibilização de vídeos e demonstrações que será divulgado nos canais institucionais
próprios.

Para facilitar o trabalho de planeamento do projeto, já existe o seguinte conjunto de informação

disponível relativamente à componente técnica do trabalho a realizar:
a. Instalação do servidor e da plataforma Moodle – a cargo do técnico de sistemas [duração
prevista: 1 dia]. A instalação está condicionada à compra e receção do servidor. O
procedimento de compras e entrega de equipamento pode demorar até 20 dias.

b. Disponibilização da plataforma para acesso interno e externo com validação de autenticidade

single sign on (SSO) . A plataforma que o ISCTE disponibiliza para prestação deste serviço é a
Okta. Configuração da plataforma Moodle e integração com o serviço de autenticação da
OKTA a cargo do técnico de sistemas: [esforço estimado: 1,5 pessoas.dia] .

c. Integração física das plataformas Moodle e Fénix, a cargo do técnico de sistemas: [esforço
estimado: 1,5 pessoas.dia]. A integração funcional está a cargo da equipa de programadores
e prevê-se um trabalho com: [esforço estimado: 5 pessoas.dia].

Aspetos complementares a considerar para o projeto New LMS

a. O Sponsor dispõe de uma verba de €150.000 para este projeto;
b. 1 dia de trabalho = 8 horas;
c. Tempo mínimo de alocação de um recurso ao projeto: 4 horas (meio-dia);
d. Se o tempo de trabalho de um elemento do projeto ultrapassar as 8 horas diárias, o valor
a imputar para esse dia duplica;
e. Custos dos recursos internos: Considere nos seus cálculos que o custo-hora das pessoas
da E&A é em média de €30 para funcionários com experiência e €20 para colaboradores
juniores;
f. Os colaboradores juniores têm um desempenho de cerca de 70% de um colaborador com
experiência;
g. Pretende-se que identifique os (até 3) principais riscos do E&A;

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h. A universidade tem um departamento de compras que assegura apoio especializado e
gratuito ao projeto de modo a cumprir com as regras da contratação pública para as
aquisições necessárias para o projeto;
i. Admita que toda a infraestrutura logística é disponibilizada sem custos aos projetos;
j. Considere na estimativa de orçamento do projeto €15.000 para despesas gerais ou
imprevistas deste projeto, a justificar à posteriori;
k. O Jorge pretende receber um relatório quinzenal sobre o estado do projeto;
l. O Projeto deve respeitar o regulamento de aquisições da administração pública.

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