O SECRETARIADO ESCOLAR E SUA IMPORTÂNCIA PARA O

ATENDIMENTO DA COMUNIDADE ESCOLAR

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INTRODUÇÃO

O secretariado escolar possui variadas ações importantes que são realizadas

no cotidiano escolar. É evidente que nesse processo de trabalho há a participação
de inúmeras pessoas, com diferentes funções e atribuições, mas que buscam a
realização de um único objetivo, que é garantir a efetividade do processo educativo
e atender às necessidades externas da instituição de ensino. Entretanto, não
importa quem, ou quais sejam suas necessidades da escola, visto que todas as
pessoas envolvidas merecem atendimento de qualidade e cordialidade (BRASIL,
2006).
A escolha dessa temática encontra justificativa diante da magnitude e
complexidade do ambiente escolar, e tem como proposta a importância de se
estudar o trabalho da secretaria escolar e dos agentes que nela atuam. Nesse
contexto, se mostra como necessário a realização de pesquisas que investiguem as
atividades pedagógicas e administrativas da gestão escolas e suas relação com a
secretaria escolar, bem como, o papel da secretaria escolar no atendimento das
necessidades do ambiente escolar, identificando em sua prática elementos que o
caracterizam como importante sujeito no processo pedagógico, tendo como
referência o estudo bibliográfico sobre o tema e relacionando com os conteúdos
apresentado na Pós-Graduação “lato-sensu” especialização em Secretariado
Escolar.

O objetivo político-pedagógico desses esforços é o de, resgatando a

importância desses trabalhadores no campo educacional, contribuir
para que a escola possa tornar-se um espaço efetivo de mediação,
de formação humana e de exercício da democracia participativa,
visando à construção de uma sociedade igualitária e justa. (BRASIL,
2006. p. 10).

Percebe-se que apenas direcionando os esforços para a qualidade da

educação é que se pode melhor a qualidade da vida social. Todos os atores
envolvidos na educação formal ou não formal de crianças, adolescentes e jovens
precisam compreender suas percepções, ações e mediações no processo
educativo. Todos no ambiente escolar devem estar atentos à fragmentação do
trabalho existente no cotidiano escolar e atuar para superar tais fragmentações.
Deste modo, a escola é apresentada com um lugar privilegiado para recriar a
unidade no trabalho.

Neste espaço, todos são sujeitos históricos atuantes na prática social

da educação escolar e podem desenvolver, de modo integrado, uma
ação no sentido de proporcionar aos integrantes da comunidade
escolar uma formação-teórica e prática-voltada para o exercício da
cidadania, praticando a democracia participativa e tendo um
horizonte político emancipador (BRASIL, 2006. p. 15).

Assim, o espaço escolar transcende o espaço de sala de aula e o ensino de

conteúdo, torna-se um lugar em articulação com direitos sociais, sintonizado com o
meio ambiente e com a atualidade, onde todos os envolvidos no processo
educacional produzem saberes de forma autônoma e colaborativa.
A função político-pedagógica do profissional da educação é compreendida
como educador de todos aqueles que têm presença permanente no ambiente
escolar e que entram em contato com os alunos, seja qual for a função que venham
a exercer. Nesse caso, a atuação da secretaria escolar, por meio do auxiliar de
secretaria é fundamental, pois é o primeiro ponto de contato da comunidade externa
com a escola, no processo de matrícula dos alunos, emissão de documentos e
organização dos arquivos dos alunos. Os auxiliares de secretaria estão em contato
constante com os alunos, tratando de diversos assuntos como regularização da vida
escolar e eventuais pendências burocráticas (VALE, BRITO, 2022).
As secretarias escolares estão ativamente envolvidas no processo de
avaliação e aprendizagem, além do trabalho burocrático envolvido no cuidado da
vida funcional dos funcionários, manutenção de registros de alunos, emissão de
documentos oficiais, dentre outros. Por sua vez, os gestores escolares, diante das
demandas pedagógicas e administrativas que perpassam as secretarias escolares,
trabalham para garantir a implementação de ações que traduzam os resultados reais
em relatórios e as estatísticas em ações pedagógicas corretivas e interventivas.
Portanto, acredita-se ser importante examinar com mais detalhes a relação desses
participantes educacionais com os contextos escolares e comunitários em que estão
inseridos.

O ATENDIMENTO NA SECRETARIA ESCOLAR E O AUXILIAR DE SECRETARIA

A escola é um espaço de construção, não só de aprendizagem, mas de

desenvolvimento de inúmeras habilidades por meio da convivência. Portanto, todos
os envolvidos no ambiente escolar precisam estar dispostos a aprender e ensinar, a
viver em comunidade, a respeitar as diferenças de cultura, raça, ideologia, religião,
dentre outras.
A secretaria escolar e os profissionais que nela trabalham têm papel
fundamental na escola. Cada profissional exerce funções e responsabilidades
determinadas e, o mais importante, precisam conviver em harmonia, respeitar-se
mutuamente e estar atentos às necessidades internas e externas. Deve atender às
expectativas de quem busca a secretaria da escola, que na maioria das vezes é o
primeiro contato da comunidade com a escola, tornando-se o “cartão de visitas” da
instituição (BRASIL, 2011).
No trabalho diário da secretaria escolar, as relações humanas também devem
ser consideradas, pois o fluxo de pessoas é dinâmico e constante. Como esses
momentos são compartilhados com outras pessoas, todos os envolvidos no trabalho
devem cooperar para que o ambiente seja agradável para todos.
A equipe da secretaria escolar poderá se engajar com a comunidade escolar
quando entender que não está trabalhando em um local de setores de coprodução,
mas sim em uma instituição mediadora do desenvolvimento humano a partir da
ciência, aprendendo e construindo relações em seu interior, conduzindo as partes
envolvidas ao seu potencial libertador. Dessa forma, a equipe da secretaria escolar
contribui voluntariamente para a definição do programa educacional da escola.

É necessário construir uma forma de perceber a educação além

desses aspectos, perceber o valor da escola e elevá-la a uma
posição medular na comunidade em que está inserida,
estabelecendo vínculos de relacionamentos com todos os envolvidos
no processo educacional. Sem medo de trazer a família para dentro
da escola, resinificando o respeito e o sentido da educação para
essa comunidade, além de valorizar a cultura local e a história da
população que atende. (PARANÁ, 2022, p.7).
 No desempenho de suas funções, o Auxiliar de Secretaria prioriza as
atividades de apoio ao processo administrativo e pedagógico, sendo a Secretaria
Escolar a maior concentração de responsabilidades sobre a vida escolar dos alunos,
atendentes e unidades de ensino. Para a função de auxiliar de secretariado, é
necessário dominar a organização e escrituração de documentos no serviço público,
documentos diários, anuais e passivos, produção de documentos, entre outros.;
cartas, transcrições, avisos a alunos e pais, declarações de fins diversos,
certificados de conclusão. Mas, acima de tudo, o auxiliar de secretária deve ter em
mente que as representações estabelecidas pela secretaria escolar muitas vezes
definem o processo de ensino e o andamento da formação dos alunos.

O PAPEL DO SECRETÁRIO ESCOLAR FRENTE ÀS DEMANDAS DO ESPAÇO

ESCOLAR

Embora o secretário escolar seja o profissional responsável pela elaboração e

emissão de documentos, no cotidiano, os problemas que ele enfrenta envolvem
diálogo, emoção e amplo conhecimento do campo educacional. Também podemos
identificar os aspectos pedagógicos presentes na prática das secretárias escolares,
que, novamente, é um tema importante no processo educacional da sociedade.
Os espaços escolares apresentam desafios colocados por conflitos e
preocupações imprevistas em regulamentos internos, legislação e regulamentos
educativos, especialmente no que diz respeito ao contexto social, económico e
cultural dos alunos, funcionários e demais membros da comunidade escolar (VALE;
BRITO, 2022).
A relação entre o trabalho da secretaria escolar e os departamentos de
orientação e coordenação pedagógica da unidade de ensino demanda
constantemente informações da secretaria escolar, exigindo da secretaria
informações sobre a vida do aluno, às vezes até sigilosas. Portanto, o secretário
escolar não pode ser considerado apenas como um técnico, cujas atribuições visam
a mera emissão de documentos, mas como um agente de participação ativa no
processo de ensino e aprendizagem, articulando os mais diferentes aspectos que
compõem a instituição de ensino.
 Como grupo social, a escola é dotada de um dinamismo que
extrapola sua ordenação intencional, oficialmente instituída. As
formas de conduta dos indivíduos e grupos que compõem a escola,
suas contradições, antagonismos, interações, expectativas,
costumes, enfim, todas as maneiras de conviver socialmente, nem
sempre podem ser previstas pelas determinações oficiais. Não
obstante, apesar a imprevisibilidade dessas relações, elas acabam
por construir um modo de existir ou de operar, envolvido por valores,
costumes, rotinas, que lhes emprestam certa “regularidade” que não
pode deixar de ser considerada no estudo da escola (PARO, 2008, p.
4).

A atuação dos secretários escolares tem implicações importantes para a

efetividade intencional do processo educativo, adoção de meios alternativos
relacionados à melhoria da qualidade e eficiência do trabalho, identificação de
necessidades e proposição de soluções. O processo educacional também é
orientado por propósitos e metas, portanto, a integração dos aspectos
administrativos e pedagógicos são um processo desafiador para a secretaria
escolar. As escolas precisam de secretários escolares com competências para levar
a cabo processos de mudança organizacional, compreender os processos de
planeamento pedagógico e ser mediadores das relações interpessoais, dominar os
mecanismos de comunicação e informação e integrá-los na prática quotidiana.
Apesar de o ensino já ter planos elaborados por todo o corpo docente,
coordenadores e demais membros da comunidade escolar, a secretaria escolar
também precisa desenvolver e implementar planos de ação específicos, de forma
que o secretário precisa estar atento ao processo de ensino-aprendizagem e ter uma
visão global dos aspectos administrativos, financeiros e jurídicos que constituem a
funcionalidade da instituição de ensino, garantindo, desta forma, a efetivação das
ações planejadas. Através do desenvolvimento e execução do plano de ação da
secretaria escolar, podem ser formuladas metas e ações conjuntas para atingir os
objetivos traçados pela secretaria escolar de acordo com as exigências e
necessidades dos diversos departamentos da escola.

A gestão escolar, numa perspectiva democrática, tem características

e exigências próprias. Para efetivá-la, deve se observar
procedimentos que promovam o envolvimento, o comprometimento e
a participação das pessoas. Torna-se necessário exercer funções
que fortalecem a presença e a atuação das pessoas envolvidas.
Trata-se, portanto, de fortalecer procedimentos de participação das
comunidades escolar e local no governo da escola, descentralizando
 os processos de decisão e dividindo responsabilidades (FACUNDES,
2012. p. 1350).

Neste sentido, importa referir que, no processo de execução de um plano de

ação, um dos principais fatores para atingir os objetivos declarados é a aplicação do
referido plano para a sua execução com base na participação e envolvimento de
toda equipe. Dar aos envolvidos a oportunidade de participar, de assumir o controle
de seu próprio trabalho, de se sentirem autores e responsáveis por seus próprios
resultados, de gerar sua própria autonomia. Ao secretário escolar cabe formular,
dirigir e executar o plano de ação, sendo necessário delegar as funções aos
auxiliares de secretária para que sejam protagonismo no cumprimento de metas e
objetivos.
Considerando que a participação dos envolvidos no processo educacional é
um grande desafio, a secretaria escolar deve assumir esse processo, esclarecendo
suas responsabilidades conjuntas, garantindo a implementação de ações que visem
o alcance das metas e objetivos estabelecidos no Plano de Ação da Secretaria
Escolar.

O DIRETOR ESCOLAR E SUA RELAÇÃO COM O TRABALHO DA SECRETARIA

ESCOLAR

O diretor escolar atua na defesa dos interesses dos alunos e da escola junto
aos órgãos externos e comunidade local. Tendo em conta o papel que a área
técnico-pedagógica desempenha no apoio e desenvolvimento do projeto, apostando
sempre na boa prática pedagógica e na obtenção de resultados eficazes na
aprendizagem, visando o crescimento educativo dos alunos.
O trabalho desenvolvido pelo diretor para garantir a efetividade das ações
planejadas dos diversos departamentos da unidade de ensino deve ser pautado na
gestão democrática, levando em consideração o direito de participação de todos os
envolvidos no processo de ensino. Dentro da administração da Secretaria Escolar, o
Diretor é responsável por traduzir os resultados reais em relatórios e estatísticas em
ação pedagógica efetiva. O diretor também é responsável por planejar e
implementar a formação dos auxiliares de secretaria escolar, priorizando a
integração da administração com o ensino, enfatizando o conhecimento existente e
promovendo a construção de novos conhecimentos. Assim, isso “a ação do gestor
escolar será tão ampla ou limitada, quão ampla ou limitada forem a sua concepção
sobre a educação e/ou sobre a gestão escolar” (LUCK, 2009. p. 32).
É responsabilidade do diretor da escola trabalhar com a secretária da escola
para desenvolver um plano realista para evitar ações corretivas e de redução de
danos e abordar imediatamente os requisitos que surgem no cotidiano do contexto
escolar. Dessa forma, a escola alcançará resultados positivos, atingirá os objetivos
educacionais e, assim, valorizará o desempenho de toda a comunidade escolar
envolvida no processo.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

As escolas devem buscar ferramentas que possibilitem um trabalho de

qualidade, gerando inovação, desenvoltura no processo de ensino-aprendizagem e
administração, promovendo ações que estimulem o atendimento de qualidade à
comunidade por parte de todos os envolvidos.
O secretário escolar é um agente ativo da equipe de gestão e, como tal, é um
líder na comunidade escolar e corresponsável pelos resultados alcançados,
sobretudo no âmbito da secretária escolar.
Pela análise e pesquisa realizada, percebe-se que embora características
técnicas possam ser atribuídas ao secretário escolar, em seu cotidiano ele atua em
todo o ambiente escolar e na comunidade local que busca os serviços da escola.
Nesse caso, o secretário não é apenas um profissional responsável por organizar os
documentos da unidade de ensino, mas um personagem importante que consegue
se conectar com todos ao seu redor.
Percebendo que é um participante importante no processo educacional, o
auxiliar de secretária entende que suas funções não se limitam à organização de
documentos e legislação. Os auxiliares de secretária também são um importante elo
entre a comunidade local e a escola, fornecendo informações e interpretações para
visitas e permanências nas unidades de ensino. Elementos como a escuta, a
capacidade de entender as necessidades do outro, a atenção e o respeito são
essenciais no processo de integração da equipe.
 O diretor da escola é responsável por liderar a criação de um ambiente
colaborativo que promova os objetivos educacionais estabelecidos no Projeto
Pedagógico e no Plano de Ação da Secretaria Escolar.
Nesse contexto, é de extrema importância entender que as ações
administrativas e pedagógicas estão inter-relacionadas com a criação de condições
adequadas para o alcance de objetivos educacionais que atendam às exigências e
necessidades de todos os setores da escola e da comunidade local.
Sugere-se que esse tema seja objeto de pesquisas futuras, ampliando o
número de trabalhos que fornecem referencial teórico, e até mesmo desenvolvendo
estudos de caso em escolas específicas com amostras de dados para evidenciar a
importância do trabalho da Secretaria. Analisando a escola e os servidores que
atuam nesse setor da escola e o papel do diretor no processo administrativo e
pedagógico frente às demandas da secretaria escolar

REFERÊNCIAS

BRASIL. Guia Didático Pró-gestão: Programa de Capacitação para Gestores

Escolares. Brasília; Consed, 2011.

BRASIL. Ministério da Educação. Conselho escolar e valorização dos trabalhadores

em educação. Brasília: MEC/SEB, 2006.

FAGUNDES, A. I. J. Educação um Olhar Social. Belo Horizonte, MG: Arroba, 2012.

LUCK, H. Dimensões da Gestão Escolar e suas Competências. Curitiba, Editora

´Positivo, 2009.

PARANÁ, Secretaria de Estado da Educação. Atendimento ao Público. 2022.

Disponível em:
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/profuncionario/
modulo_atendimento_publico. Acesso em 01 dez. 2022.
PARO, V. H. Estrutura da escola e educação como prática democrática. In:
CORREA, B. C.; GARCIA, T. O. (Org.). Políticas educacionais e organização do
trabalho na escola. São Paulo: Xamã, 2008, p. 11-38.

VALE, J. A. C.; BRITO, G. L. R. A importância da secretaria escolar para qualidade

do atendimento as demandas da escola e da comunidade. Revista Humanidades e
Inovação, v. 9, n. 3, p. 245-250, 2022.