Produtividade e Performance

Módulo 3: Tenha foco e execute

01 Técnicas de organização para

aumentar o foco

02 Livre-se das distrações

03 Estratégias para parar com a

procrastinação

04 Como aumentar a produtividade

usando IA

*Faça o download do e-book para

salvar suas anotações!

Anotações Agenda Página interativa

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Módulo 3: Tenha foco e execute

01
Técnicas de
organização
para aumentar
o foco 3
 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Organização importa?
28% dos empregadores dizem que
são menos propensos a promover
um funcionário cuja mesa seja
desorganizada.
Perdemos em média um ano de vida
procurando objetos ou informações
perdidas ou guardadas no lugar
errado.

80% da aglomeração em casa A bagunça física compromete a

ou no escritório é resultado de
desorganização, e não falta de
espaço.
concentração e a habilidade de
processar informações corretamente.
O córtex visual fica sobrecarregado
com imagens irrelevantes no campo
de visão.

> Olhe à sua volta e selecione espaços que

estão desorganizados hoje e precisam de
atenção.

> Tire uma foto de como eles estão no

momento.

> Exemplos: desktop do computador; celular;

armários; mesa de trabalho; guarda-roupa;
quarto; bolsa/mochila; carro.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

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Módulo 3: Tenha foco e execute

Meu método não visa apenas a

arrumação dos ambientes, mas,
principalmente, influenciar a
forma de pensar das pessoas.

— Marie Kondo

Ao arrumarmos nossos ambientes, estamos

condicionando nossa mente a ser mais
organizada. Não estamos apenas arrumando
o quarto ou o computador; estamos tornando
o processo mental mais limpo e organizado.
Afinal, a bagunça externa é, muitas vezes,
apenas um reflexo da bagunça interna em
nossas mentes.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

técnicas para ser

mais organizado(a)

01. Primeiro reduza, depois organize

o que sobrou.

Jogar fora
A simplicidade se resume em dois passos:

Doar 01. Identificar o essencial.

02. Eliminar o resto.

Vender

02. Voltar ao neutro.

A segunda técnica tem a ver com a Lei dos 2 minutos – uma estratégia de
produtividade que incentiva as pessoas a resolver imediatamente qualquer
tarefa que possa ser concluída em menos de dois minutos.

Por exemplo, se você receber um e-mail que leva apenas 30 segundos para
ser respondido, não vale a pena arquivá-lo para responder depois. É melhor
simplesmente responder imediatamente.

A ideia de “voltar ao neutro” é uma metáfora que se refere ao processo de

retornar a um estado de equilíbrio, isto é, a uma condição de organização. 7
 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Por exemplo: imagine que são 21h, você está com fome e pensa em cozinhar
algo. Vai à cozinha e encontra a pia cheia de louça para lavar. Você vai cozinhar?
Provavelmente não, né? O motivo é que você deixou as louças no estado “usado”
e não as retornou ao estado “neutro” de limpeza.

Alguns exemplos de “estados neutros”:

Lavar a louça que Jogar fora o resto do que Fechar as abas do

acabou de usar. acabou de consumir. navegador que já
terminou de usar.

Arrumar a cama assim Jogar fora o lixo dos Fazer as pazes com
que acorda de manhã. bolsos, da bolsa e da alguém com quem
mochila ao final do dia. brigou.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

03. Preparar para depois.

Do que você precisará em um futuro próximo e que já pode facilitar agora? Se você
pretende ir à academia no outro dia, o que você pode deixar pronto para facilitar a
vida do seu eu futuro?

Alguns exemplos de ações:

Deixar, em cima da mesa, um documento que você

precisará levar para algum lugar mais tarde.

Criar uma pasta no seu computador para algum projeto

que você irá trabalhar durante a semana.

Deixar algum link importante aberto no seu navegador

para não esquecer de vê-lo antes de terminar o dia.

Separar um equipamento importante que você vai

precisar mais tarde e já deixar à vista.

Montar, no celular, o rascunho de uma reunião

ou conversa importante que você terá logo mais.

04. Colocar as coisas em “caixinhas”

(classificar).
A ideia aqui é desenvolver uma mentalidade que consiga enxergar as
coisas em grupos e subgrupos. Um primeiro passo interessante é olhar
para sua própria vida e para os diferentes papéis que você desempenha
como grupos e subgrupos.
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Módulo 3: Tenha foco e execute

Somente o necessário: descarte tudo aquilo que não é mais essencial

– acostume-se a se livrar daquilo que não importa mais

Voltar ao neutro: coloque como meta retornar, o mais breve possível,

os objetos e ambientes ao seu estado “neutro”, isto é, ao estado de
organização.

Preparar para depois: deixe à mão aquilo de que você vai precisar em
um futuro próximo! Facilite a vida do eu do futuro!

Grupos e subgrupos: acostume-se com a ideia de enxergar sua vida

dividida em grupos e subgrupos de papéis que você desempenha e olhe
para cada um deles com atenção!

Escolha um dos espaços que você fotografou no

Mão na Massa anterior.

> Agora é hora de arrumar!

> Volte mais uma vez aos seus ambientes e veja

se é possível voltar algum deles ao neutro.

> Pegue uma folha e desenhe seus grupos

e subgrupos com base nas ideias da aula
ou em outras que vierem à sua mente.

> Capriche na escrita! Deixe o desenho

bonito e coloque-o visível em algum

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lugar de fácil acesso.
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Módulo 3: Tenha foco e execute

02
Livre-se das
distrações
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Módulo 3: Tenha foco e execute

Ser produtivo(a) vs. Ser ocupado(a)

Todo mundo já teve aquele dia que passa voando: correria atrás de
correria, para, no fim, sentir que você não fez nada de importante.
Pior ainda quando conversamos com aquele(a) amigo(a) que faz mil
coisas ao mesmo tempo ou vemos uma entrevista daquelas pessoas
que admiramos e que são super produtivas. Fica difícil não se
cobrar, né?

O problema é que essa cobrança vira uma bola de neve: na ânsia de

sentir que estamos sendo produtivos(as), acabamos apenas mais
ocupados(as).

Mas, ser ocupado(a)

não é ser produtivo(a)!

É impossível não ocupar o seu tempo com alguma coisa. Pode ser
que, das 24h disponíveis no seu dia, 2h você precise passar no
deslocamento para o trabalho ou em uma reunião que acontece
toda segunda-feira. Ainda assim, mesmo que passasse essas
mesmas duas horas olhando para o teto, são duas horas ocupadas.

Quando falamos de tempo, ocupar nada mais é que gastar. Quando

dizemos que estamos muito ocupados(as), o que realmente
queremos dizer é que alocamos todo o nosso recurso (tempo).

Então, é muito importante entender que “ocupar” não tem juízo de

valor, ou seja, não é bom nem ruim, é apenas um fato.

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Ladrões de tempo
Aquelas situações e aqueles obstáculos que fazem o dia parecer mais curto
e menos produtivo. No geral, são situações que nos pegam de surpresa!

Incapacidade de Informações
dizer não incompletas

Encare o “não” como Quanto mais clara for

um sinal de respeito a comunicação, mais
pelo tempo da outra fácil é organizar uma
pessoa e pelo seu. De rotina eficiente.
quebra, você também
pode reforçar a
pontualidade e Desorganização
exigir o mesmo dos pessoal
outros. Elementos
que aumentam Mantenha tanto
sua “poupança de o ambiente físico
tempo”. quanto o virtual bem
organizados e procure
otimizar todo seu
planejamento em um
único local.

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Alugadores de tempo
São situações menos graves e mais previsíveis.

Viagens Interrupções
telefônicas
Invista em
multitasking quando Tanto as notificações
estiver fazendo de aplicativos e
algum trajeto em mensagens quanto
que você não precisa videoconferências
dirigir. Vale podcasts, e ligações
trabalhar do telefone, desnecessárias
ler aquele livro como podem diminuir seu
parte do seu lazer tempo útil. Tenha
programado, ou seja, horários específicos
o que te fizer ganhar do dia para usar o
esse tempo que seria celular e comunique
perdido. esse período de
disponibilidade aos
seus contatos.

Planejamento Má alimentação e
inadequado pouco descanso

Nada é tão trágico Pode parecer que

quanto problemas não há ligação entre
que poderiam ser a sua saúde física e o
evitados. Invista seu tempo, mas não
em recursos que te cuidar de si diminui
permitam planejar sua capacidade
seu tempo com cognitiva e impacta
eficiência. sua qualidade de vida
e sua produtividade.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

Liste todos os momentos do seu dia que fazem

você sentir que está perdendo tempo.

> Categorize em alugadores e ladrões.

> Investigue o porquê.

> Baseado na resposta, escreva uma estratégia

para lidar com eles.

Clique aqui!

Descansar é preciso!
Não inclua seus momentos de lazer como
ladrões e alugadores de tempo. Além disso,
priorize seu tempo de sono.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

Blocos de
Produtividade
Como você pode planejar melhor seu dia para ter
mais controle sobre seu tempo e produtividade?

Uma pesquisa da Harvard Business Review, sobre

100 ferramentas de produtividade, elegeu o
timeboxing como a mais útil entre todas elas. Na
Conquer, preferimos dar um nome mais simpático
para ela: Blocos de Produtividade. Clique aqui!

Como utilizar essa ferramenta?

01. Faça um toró de ideias.

Coloque tudo que precisa fazer no papel, não deixe nada de fora.

Compromissos: atividades com data e hora marcadas, envolvem outras pessoas e,

geralmente, não são transferíveis.

Tarefas: ações sem data e hora definidas, mas com prazo para serem cumpridas.

02. Escolha as tarefas mais importantes.

Limite a sua escolha entre 3 ou 5 tarefas. Apenas o essencial.

Recomendamos usar nossa Matriz Prioridade é tudo para ajudar na priorização.

Ela relaciona a urgência de uma tarefa com o esforço necessário e o valor que ela
vai gerar.

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Módulo 3: Tenha foco e execute

O quadrante I é “A hora é agora!”. Nele, você deve

trazer as suas tarefas produtivas, que são aquelas
que geram mais resultados com menos esforço.

O quadrante II é “Focar e focar!”, porque são

tarefas igualmente importantes, mas que pedem
um pouco mais de esforço na sua execução. São
conhecidas como aquelas tarefas que exigem
disciplina, melhorias constantes e paciência.

Vamos chamar o quadrante III de “Fique de

olho!”, pois não vá pensando que são tarefas
totalmente inúteis, porque elas podem ser um
tanto perigosas. Como elas exigem pouco esforço,
todo mundo tende a fazê-las para se livrar logo
Clique aqui!
delas. Porém, se esquecem que os resultados
gerados também são baixos.

Por fim, vamos chamar o quadrante IV de “Se vira nos 30!”, pois é totalmente
desestimulante e faz com que você gaste a sua energia sem ver qualquer tipo de
resultado.

Não há nada tão inútil quanto

fazer eficientemente algo que
não deveria ser feito.

— Peter Drucker

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

03. Não deixe de lado tarefas menores/menos prioritárias

Você não vai jogar fora as tarefas menos prioritárias! Anote aquelas mais curtas
no campo "Caso sobre tempo". Você pode aproveitar para executá-las naqueles
breves momentos entre uma reunião e outra, bem como nas demais pausas
improdutivas do dia. Deixe as outras tarefas mais longas para o próximo dia!

04. Distribua as tarefas em blocos de tempo

O último passo é distribuir as tarefas em blocos de tempo. Podem ser blocos de

1 hora, como vemos em agendas e no framework. Ou, se quiser uma visão mais
macro, separe por períodos (manhã, tarde e noite).

Se usar a Agenda do Google para

seus Blocos de Produtividade,
diferencie os compromissos e as
tarefas usando a ferramenta Hora de
se concentrar.

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

05. Faça pausas!

Para encerrar, faça pausas para encher o copo d'água (literal e figurado)! Ninguém
consegue ser produtivo(a) por horas a fio. Descansar permite que você recarregue
suas forças e volte mais produtivo para suas tarefas. Por isso, a cada grande tarefa
ou obrigação que concluir, descanse. Se tiver medo de não ver o tempo passar,
coloque um despertador.

Lembre-se:
não existe fórmula mágica
para ser mais produtivo. O que
temos são ferramentas, mas
você precisa conhecer uma
gama relativamente grande
delas e testá-las para encontrar
as que funcionam para o
seu estilo de vida. Sempre
personalize suas soluções de
acordo com o seu perfil!

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

03
Estratégias para
parar com a
procrastinação
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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Adeus,
procrastinação!

Se você gastar muito tempo

pensando sobre uma coisa,
nunca terá ela pronta. Faça
diariamente pelo menos um
movimento definitivo na direção
do seu objetivo.
— Bruce Lee

Procrastinar é o ato de adiar tarefas ou compromissos. É uma atitude

comum, mas que pode ter consequências negativas para a nossa vida.
A boa notícia é que a procrastinação é um hábito que pode ser mudado.
Com um pouco de esforço, podemos aprender a evitar essa atitude e ser
mais produtivos(as) e realizados(as).

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute
6 tipos de
procrastinadores
O perfeccionista: Presta muita
atenção aos pequenos detalhes
e também pode ficar preso no
processo, mesmo quando começa,
já que tem muito medo de seguir em
frente.
O rebelde: Fica irritado com ordens
e instruções, principalmente de
coisas que não queria fazer, mas são
necessárias. Muitas vezes “aceita”
as ordens, mas não as executa ou
espera até o limite para fazê-las.
O sonhador: Prefere planejar mais
do que agir. É altamente criativo, mas
acha difícil realmente terminar uma
tarefa.
O evitador: Tem medo de não
conseguir administrar uma tarefa e,
por isso, acaba adiando para não ser
julgado caso cometa erros.
O criador de crises: Adia o trabalho
até o último minuto. Acredita que
trabalha melhor sob pressão, o que
faz com que administre mal seu
tempo.
O ocupado: É o mais exigente, não
sabe como escolher a tarefa que é
melhor para ele e simplesmente adia
a tomada de qualquer decisão.
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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

> Faça o teste para descobrir que tipo de

procrastinador(a) você é!

Clique aqui!

Estratégias
para combater
cada tipo de
procrastinador(a)
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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

01
O criador de crises

> Mentalize o pior cenário.

> Combine entregas parciais.

02
O evitador

> Mindset de aprendiz.

> Procure um mentor.

03
O perfeccionista

> Negocie prioridades e aprenda a dizer não.

> Apresente um MVP e colete feedbacks.

04
O ocupado

> Procure uma segunda opinião.

> Use a matriz Prioridade é tudo.

05
O rebelde

> Crie desafios.

> Defina punições e recompensas.
> Delegue as tarefas entediantes.

06 O sonhador

> Técnicas para manter o foco.

> Elimine as distrações.

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Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Independentemente do seu perfil de procrastinação, um bom

hábito que poderá te ajudar é o planejamento! Por isso, separe
alguns minutos para planejar a execução das atividades diárias.
Iniciar o dia sabendo exatamente o que você precisa fazer vai te
animar para produzir.

Rota do dia

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

01. O ponto de partida é a chuva de tarefas, na qual

você irá anotar todas as coisas que quer e precisa fazer
durante o seu dia.

02. Depois, a primeira parada será desmembrar as

tarefas, caso tenha uma tarefa muito grande.

03. Na segunda parada, é hora de nomear as tarefas:

dê um nome que torne mais fácil saber do que se trata.
Nomes agradáveis também ajudam a deixar as tarefas
menos assustadoras.

04. Como terceira parada, temos uma etapa muito

importante: a priorização. Use a matriz Prioridade é tudo
que apresentamos para você!

05. Depois de definidas as prioridades, vamos para

quarta e última parada antes de chegar ao destino.Você
deve criar a sua rota do dia! Em vez de uma lista linear,
faça um percurso usando setas para ligar as tarefas que
se relacionam, seguindo a ordem que você vai realizá-las
e definindo sempre os horários que pretende começar e
terminar cada uma.

06. Por fim, ao final do dia, é hora de dar um check na

sua rota. Por isso, sempre se concentre em uma tarefa
de cada vez e, conforme for finalizando, vá riscando as
tarefas.

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Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

> Elabore a sua rota do dia.

> Faça agora uma das tarefas que reservou

para amanhã.

Engula um sapo toda manhã.

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

04
Como aumentar
a produtividade
usando IA

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Conhecendo a
Inteligência Artificial (IA)

A IA mudará a maneira como as

pessoas trabalham, aprendem,
viajam, obtêm assistência
médica e se comunicam umas
com as outras. Indústrias
inteiras se organizarão em
torno dela. As empresas e os
profissionais serão diferentes
pela forma como a usam.
— Bill Gates

41% das empresas brasileiras já estão implementando

ferramentas de IA.
Global AI Adoption, 2022.

Impacto em 60%-70% da produtividade mundial.

Mckinsey, 2023.

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

O que é Inteligência
Artificial (IA)?
IA é a capacidade de sistemas computacionais
de imitar as funções do pensamento humano,
como aprendizagem e resolução de problemas,
executando tarefas de forma inteligente. Com a
evolução computacional e a redução do custo de
acesso às tecnologias, hoje é possível ter acesso a
uma infinidade de ferramentas de IA com grande
poder de processamento e aprendizagem. Algumas
ferramentas são de baixo custo ou até mesmo
gratuitas.

Usar ferramentas de IA hoje está acessível. Por

isso, é possível que qualquer profissional possa
se beneficiar, principalmente para aumentar a
produtividade e a eficiência do dia a dia do trabalho.

Uma pesquisa do Instituto de Tecnologia

de Massachusetts (MIT), realizada com 450
profissionais de marketing, mostrou que aqueles
que utilizavam ferramentas de IA no dia a dia eram
40% mais produtivos, com um aumento de 18% da
qualidade de entrega e uma economia de 3 horas
de trabalho, em média.

Clique aqui!

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

3 ferramentas
principais de IA
Existem 3 principais ferramentas de IA que estão na moda
atualmente:

ChatGPT, da OpenIA
Clique aqui!

Bard, do Google
Clique aqui!

Copilot, da Microsoft
Clique aqui!

Todas essas ferramentas são baseadas em linguagem natural, ou seja,

você pode utilizá-las como se estivesse escrevendo uma mensagem para
uma outra pessoa. Como consequência, as respostas e os conteúdos virão
na forma de texto.

Lista de ferramentas de IA
Selecionamos uma lista de ferramentas de Inteligência Artificial bastante
úteis para o dia a dia profissional, acadêmico ou pessoal! Antes, porém,
pense:

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“Que problema eu desejo resolver com uma ferramenta de IA?”
 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Tenha clareza de qual problema você quer

resolver com IA!
> Tenha clareza sobre o resultado que deseja alcançar.
> Analise os dados que você já tem sobre o problema.
> Entenda quais os aspectos subjetivos que estão por trás deles.

Só assim você saberá escolher e aplicar a melhor ferramenta para o seu contexto!

Lista de Principais Ferramentas

Aplicação principal Ferramenta

Organizar tarefas Goblin Tools

Writesonic

Copy AI
Textos com aplicação
em Marketing Cohesive
(prompts específicos)
Gravity Write

Hoppy Copy

Converse com o PDF AskyourPDF

(Chatbot para interação
com arquivos PDF) Chat PDF
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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Gamma
Apresentação em PPT
Tome

Gerador de logo Looka

Sheetplus
Planilhas
Rows

Dante AI

Criar o próprio chatbot Chatbase

Chatsimple

Resumir vídeos Monic AI

do YouTube

Criador de folder/post Designs AI

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Revisão gramatical Grammarly

Originality AI

Zero GPT

Verificar autenticidade
Writer

App Copyleaks

Auth Copyleaks

Resumo de artigos Gimme Summary AI

Caderno on-line, criar

calendários, organizar
Notion
tarefas, entre outras
funcionalidades

Resumir uma reunião Tactiq

on-line

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Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Além da lista que disponibilizamos,

você pode acessar um site com uma
coleção de diversas ferramentas de
IA:

Clique aqui!

> Selecione uma necessidade (por exemplo,

criar uma apresentação) e escolha uma
das ferramentas para fazê-la. Use somente
ferramentas de IA.

> Cronometre quanto tempo você levou para

produzir esses materiais.

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 Produtividade e Performance
Módulo 3: Tenha foco e execute

Livro: Livro: Livro:

Inteligência 2041 Futuro presente
Artificial Kai-Fu Lee & Chen Guy Perelmuter
Kai-Fu Lee Qiufan

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Módulo 3: Tenha foco e execute

Anotações

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