O QUE É PLANEJAMENTO?

2 ENTENDA O QUE É PLANEJAMENTO

Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de
ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um
objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente.
Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que elas sejam executadas
de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custo, qualidade,
segurança, desempenho…
O QUE É PLANEJAMENTO?
▰ Permite controle apropriado.
▰ Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo Cliente.
▰ Melhor coordenação das interfaces do projeto.
▰ Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos.
▰ Propricia um grau elevado de assertividade nas tomadas de decisão. Um
planejamento bem realizado oferece inúmeras vantagens à equipe, tais como:
O que é Estratégia? A arte de ganhar a guerra…
AGORA ENTENDA O QUE É ESTRATÉGIA
Estratégia é um plano ou manobra para alcançar um objetivo ou resultado, com
base nos métodos e habilidades. No sentido figurado, estratégia significa
combinação engenhosa para conseguir algo, como por exemplo, usar habilidades
para obter vantagem de alguma forma, e nessa circunstância, tem o mesmo
significado de esperteza e astúcia.
A estratégia seria como uma “arte” de explorar as melhores condições para chegar
também a um objetivo. A estratégia dentro de uma empresa é a grande responsável
pelo seu sucesso ou seu fracasso.
Deve ser sempre praticada e desenvolvida, para que novas formas de negócios e
novas oportunidades possam a ser pensadas com o objetivo de aumentar os
rendimentos da organização.

O que é Planejamento Estratégico?

Agora vamos juntar planejamento com estratégia…
Trata-se de todo o processo de criação e execução de uma estratégia para
alcançar objetivos dentro de uma organização.
Desde a definição de metas, até às tomadas de decisões, mobilizações e
efetivas ações para alcançar o que se propôs com foco no sucesso.
O planejamento entra com a metodologia (os meios), enquanto a estratégia aparece
com a parte criativa, de análise e decisão. O planejamento estratégico é uma
proposta mais a longo prazo, como de três a cinco anos, podendo também ser
realizado anualmente.
Planejamento Tático e Operacional Desdobrando as decisões
PLANEJAMENTO TÁTICO
Enquanto o Planejamento Estratégico se desdobra para toda a organização, o
Planejamento Tático tem um envolvimento mais limitado, a nível de áreas e
departamentos. O Planejamento Tático é o responsável por criar metas e condições
para que as ações estabelecidas no Planejamento Estratégico sejam atingidas.
Por se tratar de um planejamento mais específico, as decisões são tomadas por
pessoas que ocupam cargos entre a Alta Direção e o Operacional, como Gerentes,
Supervisores, Coordenadores, etc.. Outra característica que diferencia o
Planejamento Tático é o tempo que as ações são aplicadas, geralmente
mensurando um futuro próximo, ou seja, médio prazo
Aqui os planos começam a ser mais detalhados, e podemos dizer que o
Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico, ele traduz e
interpreta o Plano Estratégico para transformá-lo em planos concretos. Sendo
desenvolvidos os planos de Markenting, Produção, Recursos Humanos,
Financeiro…

PLANEJAMENTO OPERACIONAL
O Planejamento Operacional é de onde saem as ações e metas traçadas pelo
Planejamento Tático para atingir os objetivos das decisões estratégias. Neste
planejamento os envolvidos são aqueles que executam as ações que são aplicadas
em curto prazo
Aqui, todos os níveis da organização estão envolvidos e cuidam do
acompanhamento da rotina, garantindo que todas as tarefas e operações sejam
executadas, de acordo com os procedimentos estabelecidos, preocupando-se em
alcançar os resultados específicos

SUPER IMPORTANTE!!!
É necessário entender que um Planejamento Estratégico não vai sair do papel se
os planos do nível Tático e Operacional não forem bem estabelecidos, pois é um
processo integrado e interdependente. Todos os níveis são necessários: o
estratégico para orientar a missão e a visão, o tático para desdobrar isso em planos
de ação menores, e o operacional para levar os planos para execução.

Fatores Críticos de Sucesso O que posso fazer para que tudo corra bem…
FATORES CRÍTICOS PARA O SUCESSO DA GESTÃO ESTRATÉGICA
Seu conceito baseia-se nos pontos que, quando identificados e executados com
maestria e atenção, garantem o desenvolvimento, o alcance dos objetivos e o
crescimento de uma empresa
▰ Envolvimento e Comprometimento da Liderança É muito importante que a
Liderança e os Altos Cargos da organização estejam envolvidos e comprometidos
com a gestão estratégica da organização.
▰ Clareza na Comunicação da Estratégia Outro fator crítico para o sucesso da
gestão estratégia é a efetiva comunicação do Plano Estratégico para toda a
organização
▰ Ter um Processo Estabelecido de Gestão Estratégica É muito importante que a
organização, tenha um processo estruturado de Gestão Estratégica.
▰ Formação de uma Cultura Organizacional Condizente É a cultura organizacional
que conduz as ações dentro da organização. É importantíssimo haver um clima
organizacional voltado para o alcance de metas e busca de soluções.
▰ Ter uma Ferramenta para Apoiar a Gestão Estratégica Ter uma ferramenta ou
sistema que permita que os Gestores possam monitorar os indicadores, metas e
ações de toda a organização, facilita o processo de gestão estratégica e seu
sucesso.
▰ Monitoramento e Reavaliação Constante da Estratégia O último fator crítico para
o sucesso de uma gestão estratégica é o monitoramento e a reavaliação constante
da estratégia na organização

Ciclo PDCA Uma poderosa metodologia

ENTENDA O QUE É CICLO PDCA No atual universo corporativo, onde predomina a
competitividade, a excelência faz toda a diferença, as empresas cada vez mais
buscam meios de aperfeiçoarem seus processos para poderem reduzir custos,
ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus Clientes. Nesse contexto o
planejamento estratégico é uma obrigação, e para executá-lo com eficácia e de
forma contínua, os Gestores utilizam muito uma metodologia conhecida como Ciclo
PDCA.

Mas o que é o Ciclo PDCA??? Como funciona e para que ele serve???
O Ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewhart, um físico
norte - americano conhecido por ser o pioneiro no controle estatístico de qualidade.
Na década de 50 ele foi popularizado no mundo todo por outro americano, WILLIAN
EDWARDS DEMING conhecido como “Guru do Gerenciamento da Qualidade”, e
reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA
durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos
japoneses.
▰ P: do verbo “Plan” – Planejar
▰ D: do verbo “Do” – Fazer ou Executar
▰ C: do verbo “Check” – Checar ou Verificar
▰ A: do verbo “Action” – Agir O Ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em
inglês de cada uma das etapas que o compõem.
ENTENDA O QUE É CICLO PDCA A metodologia PDCA é largamente utilizada por
organizações que desejam melhorar seu nível de gestão através de controle
eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e
minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.
Para compreender melhor o que é Ciclo PDCA, segue uma explicação sobre cada
um dos seus quatro estágios:
PLANEJAMENTO
O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um plano, ou
um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas
da empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes:
▰ A primeira fase é o estabelecimento dos objetivos;
▰ A segunda fase é o estabelecimento do caminho, para que o objetivo seja
atingido;
O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um plano, ou
um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas
da empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes:
▰ A terceira fase é a definição do método que deve ser utilizado para conseguilos.
A boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas
próximas fases do ciclo.
EXECUÇÃO
Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja,
procure não queimar etapas, tampouco improvisar, para não comprometer todo o
Ciclo PDCA.
A fase da execução é subdividida em outras três etapas: ▰Treinamento de todos
os Colaboradores e Gestores envolvidos no projeto ▰Realização das atividades
▰Coleta de dados para uma posterior avaliação

CHECAGEM
É o estágio do Ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As
metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados
coletados e no mapeamento de processos ao final da execução.
A checagem pode e deve ser realizada de duas maneiras: ▰Paralelamente à
execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito; ▰E ao final,
para uma análise estatística mais abrangente, que permita os ajustes e acertos
necessários.
AÇÃO
A “última” etapa são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e
continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após
uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o Ciclo PDCA
é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

NÍVEIS ORGANIZACIONAIS
O papel estratégico de cada nível…

Existem basicamente TRÊS NÍVEIS em qualquer organização.

O ESTRATÉGICO é quem toma decisões mais importantes da organização… O
TÁTICO é o elo de ligação, o que organiza o sonho em realidade… E o
OPERACIONAL é onde tudo acontece…quem coloca a escola na avenida…

NÍVEL ESTRATÉGICO
É o nível estratégico que determina os objetivos da empresa, as metas, executa as
análises ambientais, se vamos expandir, quanto deve ser o lucro, escolha do
mercado e produtos/serviços, avalia as forças e limitações da organização.

NÍVEL TÁTICO
O nível tático é o responsável por interligar o estratégico ao operacional. Está ligado
ao controle das operações e suas ações no âmbito de médio prazo. Aqui os planos
começam a ser mais detalhados…o que vai ser feito…quando será feito…

NÍVEL OPERACIONAL
O nível operacional que tanto amamos é a parte de colocar a “mão na massa”, em
outras palavras é a parte braçal, é onde se pensa…o que devo fazer…como devo
fazer…

Organograma O esqueleto da empresa…

ORGANOGRAMA
Podemos dizer que ele funciona como o esqueleto da empresa. Isso porque essa
organização é fundamental para definir os cargos/funções e áreas/processos que a
compõem, e que fazem com que a instituição funcione.
Mas já parou para pensar para quem um Colaborador ou Gestor deve prestar
contas das suas atividades? Ou qual departamento é responsável por tal processo?
Essa é uma das funções de um organograma, coordenar e organizar os setores e
tarefas dentro de uma organização
Afinal, toda empresa possui um nível hierárquico entre seus membros, que é
organizado conforme os cargos que existem. Agora, eu te pergunto: a organização
na qual você trabalha deixa claro essa estrutura para todos os Colaboradores?
Ele é extremamente importante e deve ser feito por todas as instituições. Apesar de
muitas pessoas acreditarem que esse documento nada mais é que uma
representação gráfica dos cargos…
Já pensou em ter que trabalhar em um ambiente desorganizado e caótico? Como é
possível ser produtivo em um lugar assim? Pois sabia que o organograma também
pode ser usado como forma de garantir um bom ambiente de trabalho.
E é por isso que criar a estrutura organizacional da sua empresa é o ponto de
partida para determinar a melhor organização para o seu negócio.
ORGANOGRAMA Vamos definir o que é um Organograma
Um organograma pode ser definido de forma muito simples: ele nada mais é do
que a forma como a empresa organiza seus grupos, áreas, departamentos, cargos e
hierarquias. Mas por que essa organização é feita? Com um simples objetivo: para
garantir que seus Colaboradores realizem suas funções da melhor forma possível.
Quando os Colaboradores entendem a estrutura da empresa na qual trabalham… A
probabilidade de se trabalhar melhor em equipe é maior… E os profissionais
desempenham seus papéis com mais confiança e se sentem seguros.
Afinal, uma vez que ele têm conhecimento de todos os departamentos que a
empresa possui e quem está no comando deles… Fica muito mais fácil saber a
quem se reportar em caso de necessidade… Seja para a realização de alguma
tarefa ou para a resolução de algum problema.
Esse conhecimento, como consequência, também é fundamental para garantir uma
boa comunicação entre todas as pessoas que trabalham na organização. Por isso,
podemos dizer que ele é parte fundamental da organização estratégica da empresa,
já que define as responsabilidades e limites de cada cargo da empresa, e deixa
claro esses itens para seus Colaboradores.
ORGANOGRAMA Para que serve o Organograma de uma empresa?
▰ Demonstrar a estrutura da empresa para os Colaboradores;
▰ Aumentar a produtividade;
▰ Otimização do processo de “onboarding”;
▰ Analisar o que não está funcionando;
▰ Implantar um cultura de proatividade.

Tipos de Organogramas que nos interessa agora

▰ Organograma Funcional
▰ Organograma Empresarial
IDENTIDADE ORGANIZACIONAL
A Identidade Organizacional é o jeito de ser e agir de uma organização e envolve
aquilo que ela afirma, traduzido em sua Missão, Visão e Valores. Deve ser aquilo
que a organização efetivamente pratica no seu dia a dia, e como é percebido pelo
seu público de interesse.
A definição de Missão, Visão e Valores de uma organização é muito importante para
dar direcionamento aos trabalhos e embasar as estratégias de negócios de
comunicação durante o tempo da sua existência.
AFINAL, O QUE É MISSÃO?
A Missão de uma organização é a declaração do seu propósito fundamental, a
finalidade de sua existência, o motivo pela qual foi criada. A Missão é como o DNA
da organização, definindo sua identidade e não costuma mudar ao longo do tempo.
O importante é que a Missão da organização comunique de forma clara e objetiva a
todos o que se espera de seu trabalho, e também como a organização quer ser
reconhecida por seus Clientes. A Missão de uma empresa deve estar na ponta da
língua de todos os seus Colaboradores. E não basta apenas falar da boca para
fora!!!
Todos devem saber claramente o propósito, a razão da existência da organização e
utilizar disto para balizar suas atitudes e decisões.
VISÃO E o que é Visão?
Já a Visão de uma organização representa um estado futuro para o negócio, onde
ela deseja chegar, o que quer alcançar. Diferente da Missão, a Visão da
organização é criada para um período de tempo pré-determinado, portanto a visão
pode mudar ao longo do tempo, de acordo com o momento que a organização se
encontra.
A Visão deve facilitar as respostas para as seguintes perguntas:
▰ O que a empresa quer se tornar?
▰ Onde queremos chegar?
▰ Em que direção devemos apontar os esforços da Alta Direção e Colaboradores?
▰ Para onde os recursos investidos estão levando a organização? ▰ O que eu
estou ajudando a construir?
Uma dica fantástica é que o enunciado da Visão deve conter tanto aspiração como
inspiração. A aspiração de tornar-se “algo” e também a inspiração de porque esse
“algo” deve merecer e valer a pena ser concretizado. A Visão de uma organização
também precisa ser prática, realista e visível.
Colocando de outra forma, a Visão deve mostrar a todos onde e quando a empresa
quer chegar. A Visão é a luz orientadora da sua empresa, algo que inspira e
envolve. Precisa ter um propósito maior associado, que leve as pessoas a buscar
por isto e não apenas ganhar mais dinheiro.
VALORES E aonde entram os Valores?
Uma vez definida a Missão (quem sua empresa é) e a Visão (aonde ela quer
chegar), precisamos definir algumas “regras” para o jogo, ou seja, de quais valores
da organização não podemos abrir mão.
Existem muitas formas de se atingir um objetivo (visão), mas precisamos ter em
mente quais são os princípios ou crenças que servem de guia para os
comportamentos, atitudes e decisões de todas as pessoas envolvidas, para que a
empresa exerça sua Missão e busque alcançar sua Visão.
POR QUE SE PREOCUPAR COM A MISSÃO, VISÃO E VALORES?
A declaração de Missão, Visão e Valores é a forma mais poderosa de uma
organização inspirar, engajar e motivar sua equipe, praticando os princípios que
conduzirão a empresa ao sucesso e respondendo o que a organização se propõe a
fazer e para quem.
Para uma organização orientada pelo Planejamento Estratégico, o primeiro passo é
ter a Missão, Visão e Valores bem definidos. Lembrando que é do Planejamento
Estratégico que vão surgir os planos de ação para os próximos anos de sua
empresa.
EXEMPLO DE MISSÃO
“Criar soluções na área da Tecnologia da Informação como prestadores de serviço
atendendo a expectativa de nossos Clientes, garantindo a criação da valor e
sustentabilidade do negócio.”
“Ser uma referência à base da excelência de nossos padrões de atuação,
fidelizando nossos parceiros de negócios.”
EXEMPLO DE VALORES “RESPEITO”
▰ Tratar a todos com dignidade e justiça, livre de preconceitos;
▰ Construir relacionamentos de confiança, promovendo o companheirismo;
▰ Comunicar-se adequadamente com Clientes, Colaboradores e parceiros
HONESTIDADE”
▰ Gerenciar os recursos da empresa de maneira responsável;
▰ Cumprir as leis, regulamentações e normas;
▰ Ser transparente nas práticas de negócios;
“COMPORTAMENTO”
▰ Mostrar iniciativa própria, dar bom exemplo motivando outros;
▰ Ouvir atentamente e comunicar-se de maneira a ser entendido;
▰ Assumir a responsabilidade por ações e seus possíveis resultados;
▰ Aplicar as melhores práticas e soluções visando à qualidade contínua;
▰ Promover a capacitação contínua dos Colaboradores.
▰ Garantir os compromissos assumidos.