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0381_Organização Administrativa da
Venda_25
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Centro de Emprego e Formação Profissional do Pinhal Interior Norte
ARQUIVO
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Ter um arquivo nas devidas condições é muito
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Um sistema de arquivo deve cumprir três
funções:
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O Local para o Arquivo
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O Arquivo de acordo com os documentos
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Arquivos passivos ou inactivos – neste caso, o documento
que se guarda já foi dado como encerrado e só se
consultará se se precisar de uma informação muito precisa.
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A transferência – passado algum tempo, a documentação
perde actualidade e não devem dificultar a consulta de
documentos mais recentes que mantêm a validade. Ao acto
de passar a documentação do arquivo activo para o semi-
activo e deste para o passivo chama-se transferência.
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A expurgação – uma vez cumprido o prazo legal (10 anos –
Artigo 40º do Código Comercial) de conservação, todos os
documentos têm de ser seleccionados; a esta acção dá-se o
nome de expurgação. Assim, só os documentos que
conservarem algum interesse continuarão a ser arquivados,
os restantes são destruídos.
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A documentação do Arquivo
Arquivo Activo:
• Correspondência de Entrada (cartas de informação,
cartas de documentação, cartas de gestão, cartas
pessoais)
• Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à
espera de resposta).
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Arquivo Semi-activo:
• Correspondência, documentação do departamento pessoal,
contratos de compra e venda, arrendamento, facturas,
documentos contabilísticos, documentos fiscais,
documentos bancários.
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Arquivo Passivo:
(documentos fiscais e arquivo histórico).
Expurgação
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Os sistemas de arquivo
Arquivador horizontal:
Tipos de documentos - documentos gráficos de tamanho
considerável)
Vantagens:
• o custo do mobiliário não é elevado;
Desvantagens:
• desaproveitamento do espaço;
• difícil localização dos documentos;
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• difícil extracção e reposição dos documentos.
Arquivador Vertical:
Tipos de documentos - documentação corrente (facturas,
correspondência, etc).
Vantagens:
• visibilidade rápida;
• fácil extracção e reposição dos documentos;
Desvantagens:
• só pode ser utilizado por uma pessoa de cada vez.
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As unidades de conservação
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• o tipo de negócio a que a empresa se dedica
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Entre os arquivadores e unidades de conservação convém
destacar:
NOTAS:
1. Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem dobrados.
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2. São excelentes para proteger os documentos do pó, luz ou
do manuseamento.
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Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para preparar
o material que o chefe deve levar consigo para uma reunião
ou viagem. Utilizam-se para arquivar documentos
informativos que não sejam muito volumosos.
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Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários ou
gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para os
mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam muito
volumosos e permitem a ordenação alfabética ou por
assuntos.
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Tubos – são adequados para documentos de tamanho
considerável. Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
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Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para pôr em
cima da mesa com gavetas, outros constituem um móvel
transportável munidos de rodas. Usam-se para arquivar a
documentação que é preciso ter à mão, como as moradas de
fornecedores, clientes, etc.
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As tecnologias de arquivo
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Desvantagens:
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As funções do arquivo
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Características de um plano de
arquivo
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4 – indicar quais são as categorias em que deve ser dividido
o material;
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Métodos de classificação
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Vantagens:
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• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no
lugar exacto).
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Desvantagens:
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• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os
casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).
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1 – Os nome individuais devem ser colocados em ordem
inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver
nomes iguais, prevalece a ordem do primeiro nome.
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2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo,
ligados ou não por hífen, não são separados.
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Os graus de parentesco só serão considerados na
alfabetização quando servirem de elemento de distinção.
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9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser considerados
como uma só palavra.
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17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países
estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
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Quando falamos em arquivo alfabético, há dois critérios
para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por
palavra), e ambos estão correctos.
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Classificação por ordem numérica
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Vantagens:
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Desvantagens:
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Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome
dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de
outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los
alfabeticamente no arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Luís
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BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos
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Classificação por assuntos (Ideológico)
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Ordenação dos assuntos por ordem alfabética:
Ordem dicionária:
Artigos para Calçados
Calçados Ortopédicos
Calçados para Crianças
Calçados para Homens
Calçados para Senhoras
Fábricas de Calçados
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Ordem enciclopédica: agrupam-se os títulos gerais
alfabeticamente.
Ex: Artigos
Concertos
Fábricas
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Ex: 33 Materiais de Construção
33.1 Cimento
33.1.1 Portland
33.1.2 de secagem rápida
33.2 Outros materiais
33.2.1 Acelerantes
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Classificação por Ordem Cronológica
Vantagens:
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
• Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.
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Para encontrar o material classificado por esta ordem é
preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer
todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser
adoptado quando:
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A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se
tem que classificar documentos de carácter financeiro.
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Ex: a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Séries de 10 dias
d) semanas
FIM
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O QUE SÃO TRANSAÇÕES
COMERCIAIS?
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O QUE SÃO TRANSAÇÕES
COMERCIAIS?
Existem muitas formas de transações, incluindo aquelas
que ocorrem entre duas empresas distintas, os
consumidores e empresas, entre as divisões internas da
empresa e entre dois consumidores individuais.
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ALGUNS DOCUMENTOS DE
SUPORTE À TRANSAÇÃO
COMERCIAL
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FATURA
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Quais são as condições para a
emissão de faturas?
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1. A primeira condição necessária para a emissão de
documentação comercial (concretamente faturas
ou vendas a dinheiro) é haver um acordo entre o
fornecedor e o cliente. Este acordo poderá ser
apenas verbal ou assumir a forma de uma proposta
ou de um contrato.
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3. Além das condições enumeradas qualquer fatura
deverá ser emitida até ao 5.º dia útil posterior à
transmissão dos bens ou à prestação dos serviços a
que dizem respeito.
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No sentido de caraterizarem da melhor forma
possível as relações comerciais de um
determinado agente económico, as faturas (ou
documentos equivalentes) deverão:
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O que é uma Fatura/Recibo?
Tal como as faturas simplificadas, a fatura/recibo
é um documento auto-pago, e assim que o
documento é emitido, este fica automaticamente
liquidado, não sendo necessária a emissão de
um recibo.
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O que é uma Fatura/Recibo?
No entanto, a fatura/recibo difere da fatura
simplificada porque a fatura simplificada tem um
limite de valor (1.000,00€ euros para retalhistas
e vendedores ambulantes e 100€ para as
restantes atividades). Sempre que o montante
for superior a estes valores, poderá emitir o
documento fatura/recibo.
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Qual a diferença entre Fatura e
Fatura Simplificada?
O Decreto-Lei nº 197/2012, em vigor desde Janeiro de 2013,
introduziu um novo tipo de documento, a fatura simplificada,
substituindo as antigas vendas a dinheiro.
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Uma nota de crédito é um documento comercial
com valor legal, utilizado para retificar faturas.
Podem ser emitidas para eliminar na totalidade o
valor de uma fatura, apenas parte desse valor,
ou simplesmente para corrigir dados de emissão.
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EM QUE SITUAÇÕES DEVE EMITIR NOTA DE
CRÉDITO?
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EM QUE SITUAÇÕES DEVE EMITIR NOTA DE
CRÉDITO?
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QUE INFORMAÇÃO DEVE CONTER A NOTA DE
CRÉDITO?
•Ser datada
•Ser numerada sequencialmente em conformidade
com o sistema de faturação
•Conter a informação do comerciante
•Conter a informação do cliente
•Fazer referência ao número da fatura que está a ser
retificada
•Fazer menção ao motivo da sua emissão
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O que é um desconto comercial?
Um desconto comercial é um desconto aplicado de
forma individual a cada artigo ou serviço faturado num
documento.
comercial.
O que é um desconto financeiro?
Ao contrário do desconto comercial, é um desconto
aplicado a todo o documento, e não individualmente a
cada artigo ou serviço.
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GUIA DE TRANSPORTE
10 perguntas essenciais
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A guia de transporte é um documento de transporte que
deve acompanhar a circulação em Portugal dos bens
envolvidos em operações efetuadas por sujeitos
passivos de IVA.
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1. O que são bens de circulação?
Consideram-se bens de circulação os materiais que se
encontram fora dos locais de produção, transformação ou
exposição nos estabelecimentos de venda. Incluem-se ainda
os bens encontrados nos veículos no ato de descarga ou
transbordo, ou bens expostos para venda em feiras e
mercados.
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2. É obrigatório emitir e comunicar um
documento de transporte?
Em geral, sim. Porém, quando o remetente se encontra noutro
país da União Europeia ou em países terceiros, não é
obrigatório comunicar à AT.
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2. É obrigatório emitir e comunicar um
documento de transporte?
Os bens agrícolas de produção própria ou as amostras para
oferta também estão excluídas.
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3. Quem tem de processar a guia de
transporte e quando?
Os documentos de transporte são processados pelos sujeitos
passivos de IVA que sejam remetentes dos bens e pelos
detentores dos bens, antes do início da circulação.
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4. Quem é obrigado a comunicar a guia
de transporte e como?
Todos os sujeitos passivos com volume de negócios superior a
100 mil euros são obrigados a comunicar os documentos de
transporte, por transmissão eletrónica de dados, ou através de
serviço telefónico.
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5. É necessário comunicar os
documentos de transporte antes de sair
com a mercadoria mesmo circulando
com a guia?
Sim, é sempre necessário comunicar os documentos de
transporte com softwares certificados ou por telefone.
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6. Que elementos deve conter a guia de
transporte?
Segundo o artigo 4º do Regime de Bens em Circulação, a guia
ou documento de transporte deve conter obrigatoriamente:
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6. Que elementos deve conter a guia de
transporte?
Quando a guia não é processada por computador deve ainda
apresentar:
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7. Existem diferenças entre guia de
remessa e guia de transporte?
Não existem diferenças entre a guia de transporte e a guia de
remessa, a nível de conteúdo. Ambas podem ser utilizadas
segundo os seus usos comerciais.
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8. Que documentos são considerados
documentos de transporte?
Qualquer documento será considerado um documento de
transporte se apresentar os elementos obrigatórios.
fatura;
a guia de remessa;
a guia de transporte
a nota de devolução;
o documento equivalente (guia de movimentação de ativos 104
próprios; guias de consignação; folha de obra ou outros).
9. Uma fatura simplificada pode servir
como documento de transporte?
Uma fatura simplificada não serve para este fim uma vez que
não contém os elementos referidos no n.º 5 do artigo 36.º do
CIVA, a indicação dos locais de carga e descarga, a data e
hora em que se inicia o transporte.
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10. O que é uma guia de transporte
global?
Trata-se de um documento que é emitido quando o
destinatário dos bens não é conhecido, no momento da saída
dos bens.
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Qual a diferença entre Guia de
Transporte e Guia de Remessa?
A Guia de Transporte, para efeitos de Regime de Bens
em Circulação, não difere da Guia de Remessa no que
se refere ao seu conteúdo. Por vezes não se colocam
preços nas Guias de Transporte e nas Guias de
Remessa sim.