CÓDIGO: PRO.

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PROCEDIMENTO DE COMO FAZER DATA: 29/05/2018
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ÍNDICE

1 – OBJETIVOS

2 – ÁREAS ENVOLVIDAS

3 – CONSIDERAÇÕES GERAIS

4 – RESPONSABILIDADES

5 – PROCEDIMENTOS/METODOLOGIA

6 – FLUXOGRAMAS/ANEXOS

APROVADOR / VISTO / DATA EMISSOR / VISTO / DATA

ELABORADOR / VISTO / DATA
__________________________ _______________________
1 – OBJETIVOS
_________________________
Carla Condé M. e O. Bernhard Antônio Venâncio C. Branco
Viviane Maria M. E. da Silva
Data: 29/05/2018 Data: 29/05/2018
Data: 29/05/2018
1 – OBJETIVOS
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Este procedimento tem por objetivo orientar como fazer check-list.

2 – ÁREAS ENVOLVIDAS

Protocolo, Gabinete, Auditoria Interna, Coordenação Geral de Governança e Controle

Interno, Diretoria Executiva, Pró-Reitoria de Ensino, Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-
Graduação e Inovação, Pró-Reitoria de Extensão, Pró-Reitoria de Desenvolvimento
Institucional, Pró-Reitoria de Administração.

3 – CONSIDERAÇÕES GERAIS

As atividades de Controle - São aquelas atividades que, quando executadas a tempo e maneira
adequados, permitem a redução ou administração dos riscos. As atividades de controle
compreendem o que, na sistemática de trabalho anterior à do COSO, era tratado como
controle interno. Podem ser de duas naturezas: atividades de prevenção ou de detecção.

São atividades de controle listas Nota Técnica n.° 01/2013 – AUDIN/IFAM, de 7 de julho de
2013:

 Autorização: ato do agente competente que busca garantir que apenas os atos
legítimos sejam processados;

 Comparação: é a verificação de um determinado procedimento levando-se em

consideração outro já praticado anteriormente, já controlado e tido como legítimo e
legal, subsidiando e robustecendo o novo ato praticado;

 Numeração sequencial: cuidadosa numeração sequencial das transações, garantido a

ordem cronológica de ocorrência das mesmas;

 Controle de totais: forma de controle interno pela qual se busca aferir

concomitantemente o processamento dos valores despendidos pela Administração,
garantido-se a totalização segura das despesas orçamentárias legalmente previstas;

 Operações pendentes: é a elaboração de um rol das transações planejadas, eliminando

as já efetuadas e processadas, deixando em aberto aquelas por praticar, possibilitando
um efetivo controle das ações governamentais;

 Anotações: listas de verificações dos requisitos legais ou contratuais, datas e outras

condições porventura existentes no cumprimento das obrigações administrativas
pactuadas;
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 Dupla verificação: consiste na repetição da atividade de controle, preferencialmente

executado por agente diverso àquele executor da fiscalização inicial. Visa à detecção
de erros ou desvios e à imediata correção dos mesmos;

 Segregação de tarefas: não pode haver apenas uma pessoa ou equipe que controle
todas as etapas-chave de uma transação ou evento;

 Acesso restrito: salvaguarda de bens e valores pelos agente pública competente para
tal.

 Supervisão: busca-se verificar o devido cumprimento das funções e deveres

estabelecidos para cada agente, garantindo se um controle hierárquico que impeça a
formação de ato eivado de erros e desvios;

 Auditoria interna: é o serviço interno da Administração voltado à verificação e

avaliação dos sistemas e procedimentos adotados, buscando minimizar

O fluxograma é uma ferramenta utilizada para representar a sequência e interação das

atividades do processo por meio de símbolos gráficos. Os símbolos proporcionam uma
melhor visualização do funcionamento do processo, ajudando no seu entendimento e
tornando a descrição do processo mais visual e intuitiva.

No gerenciamento de processos, a ferramenta tem como objetivo garantir a qualidade

e aumentar a produtividade dos trabalhadores. Isso acontece, pois, a documentação do fluxo
das atividades torna possível realizar melhorias e esclarece melhor o próprio fluxo de
trabalho. Dentre as vantagens de utiliza o fluxograma, é possível ressaltar que ele:

 Aplicações do Fluxograma
 Melhora a compreensão do processo de trabalho;
 Mostra os passos necessários para a realização do trabalho;
 Cria normas padrão para a execução dos processos;
 Demonstra a sequência e interação entre as atividades/projetos;
 Pode ser utilizado para encontrar falhas no processo;
 pode ser utilizada como fonte de informação para análise crítica;
 Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.

Símbolos do Fluxograma
Para facilitar o entendimento e análise do processo, o diagrama utiliza uma série de símbolos
para representar as ações e momentos do processo. Não é obrigatório o uso de todos os
símbolos, devendo-se utilizá-los de acordo com as necessidades das atividades mapeadas. No
geral, pode-se dizer que os símbolos de início ou fim do processo e de tomada de
decisões são os mais utilizados. Veja outros símbolos:
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Tipos de fluxogramas

1 – Diagrama de blocos

Também conhecido como fluxograma linear, é um fluxograma mais simples, composto

apenas por blocos e não envolve pontos de decisão, apenas a sequência de funcionamento de
um processo, ou seja, é como se fosse um check-list gráfico. É muito utilizado em instruções
de trabalho simples ou um fluxo mais macro dos processos.
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2 – Fluxograma de processo simples

É um diagrama de blocos que contém pontos de decisão. Indica a sequencia de

funcionamento em processos simples, que depende de uma condição para executar um tipo
de tarefa.
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3 – Fluxograma funcional

Mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele
acontece. É muito útil para processos transversais, que passam por diversas áreas até ser
concluído. Nele se inclui também os responsáveis pelos setores e pode até indicar gargalos no
processo.
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Quando usar um fluxograma?

O Fluxograma é uma ferramenta utilizada para a organização sequencial dos processos da
empresa, afim de deixar clara e padronização da execução, melhorando a comunicação,
aumentando a produtividade e reduzindo retrabalhos e custos de operação.

Ele representa as etapas que compõe qualquer tipo de processo especificando as que
merecem atenção especial por parte dos envolvidos na execução, identificando as rotinas da
organização e deixando claro os pontos de alerta que podem ser melhorados continuamente.

O fluxograma é uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento (elaboração do

processo) como para o aperfeiçoamento (análise crítica e alterações) do processo, pode ser
utilizado no planejamento de projetos, na documentação de processos, no estudo de
melhorias de processos, no desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas na
execução e compreensão de como um processo é executado.

Um fluxograma pode ser desenvolvido para:

 Padronizar a representação de métodos administrativos

 Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
 Facilitar leitura e entendimento de um processo
 Melhorar a análise de um processo
 Facilitar a localização e identificação dos pontos mais importantes de um processo ou
método

Como fazer?

O fluxograma é composto por três etapas: o início que compõe as entradas e os assuntos a

serem considerados durante o planejamento, posteriormente o processo e em si, que engloba
todas as operações e o fim, que são os resultados gerados durante o processo.
Para isso, cada atividade do processo deve ser descrita dentro de um símbolo, ajudando na
identificação do que deverá ser realizado.

Devido ao grande número de símbolos, é importante que a empresa defina uma padronização
para a utilização deles, para simplificar a compreensão por parte das pessoas envolvidas.

Para fazer um fluxograma você deve:

1. Definir o processo que será esquematizado.

2. Definir o escopo do processo: onde ou quando iniciar o processo? Onde ou quando
parar? Qual o nível de detalhamento que será incluso no diagrama.
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3. Debater as atividades que acontecem durante o processo.

4. Organizar as atividades em sequência adequada.
5. Desenhar os símbolos referentes as atividades.
6. Desenhar setas para mostrar o fluxo do processo.

4 – RESPONSABILIDADES

4.1 COORDENAÇÃO GERAL DE GOVERNANÇA E CONTROLE INTERNO

4.1.1 – Comunicar à Pró-Reitora por meio de e-mail ou memorando que haverá palestra de
conscientização a fim de iniciar as atividades de fluxogramas (ANEXO 1);

4.1.2 – Agendar a sala de Atos ou outro local (ANEXO 2);

4.1.3 – Ministrar a palestra de conscientização;

4.1.4 – Questionar se os fluxogramas serão feitos com ou sem auxílio da CGCI;

4.1.4.1 – Se forem feitos sem o apoio da CGCI, encaminhar este POP, bem como a apostila
do curso de Mapeamento de Processo de Trabalho e informar que deverá ser solicitado ao
setor de informática a instalação do programa bizagi no computador do servidor;

4.1.4.1.1 – Se forem feitos sem o apoio da CGGI, fixar prazo para a entrega;

4.1.4.1.2 – Receber os fluxogramas;

4.1.4.1.3 – Analisar os fluxogramas;

4.1.4.1.4 - Solicitar as correções dos fluxogramas;

4.1.4.1.5 – Sugerir alteração no fluxograma quando identificar que há:

4.1.4.1.5.1 – atividades sem valor agregado;

4.1.4.1.5.2 - tempo de espera;
4.1.4.1.5.3 - transporte ou movimentação física desnecessária;
4.1.4.1.5.4 - excesso de estoques;
4.1.4.1.5.5 - erros;
4.1.4.1.5.6 - desperdício da criatividade dos servidores.
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4.1.4.2 – Se forem feitos com o apoio da CGCI, efetuar o agendamento com a marcação de
hora e data;

4.1.4.2.1 – Confeccionar a planilha com a lista de presença (ANEXO 3);

4.1.4.2.2 – Registrar na lista de presença , visando registrar a presença ou ausência;

4.1.5 – Informar ao servidor responsável pela atividade que ele deverá descrever toda a
atividade que realiza, devendo observar o disposto no check-list ou Procedimento
Operacional Padrão - POP da atividade se houver;

4.1.5 – Encaminhar o fluxograma para validação da chefia imediata (ANEXO 4);

4.1.6 – Inserir no site o fluxograma validado;

4.1.7 – Encaminhar o fluxograma para divulgação pela Coordenação da Comunicação

Social (ANEXO 5) ;

4.2 - PROFISSIONAL RESPONSÁVEL PELA ATIVIDADE

4.2.1 – Descrever a atividade observando os símbolos do fluxograma (ver na apostila do

curso mapeamento do processo);

4.2.2 – Utilizar o fluxograma após a divulgação pela CCS e publicação do site;

4.2.3 – Estimular os campi a utilizarem o fluxograma quando for solicitado por eles
orientações sistêmicas;

ANEXO 1 – MEMORANDO AGENDAMENTO DE REUNIÃO

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Sr. (a) Chefe do (a) xxxxxx

Assunto: Implantação do Fluxograma

Informamos que recebemos o encargo de implantar de implantar o fluxograma na Pró-reitoria

de xxxxxx.

Informamos ainda que iremos ministrar palestra sobre a implantação do fluxograma na citada
Pró-Reitoria xxxx no dia xx/xx/xxxx às xxhxx na sala de atos no 4º andar.

Solicitamos a possibilidade de que compareçam a esta reunião a maioria dos servidores que
executam as atividades principais dessa Pró-reitoria de xxxxxx.

Atenciosamente,

_____________________________________
(Autenticado em XX/XX/20XX)
NOME DO SERVIDOR (A)
CGCI - TITULAR
Matrícula: XXXXXX
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ANEXO 2 – MEMORANDO PARA SOLICITAR A SALA DE ATOS

Sr. (a) Chefe do (a) xxxxxx

Assunto: Utilização da Sala de Atos

Solicitamos a possibilidade de agendar a sala de atos para o dia xx/xx/xxxx às xxhxx.

Caso não seja possível a data citada, solicitamos a indicação de data próxima a data
mencionada.

Desde já agradecemos a colaboração.

Atenciosamente,

_____________________________________
(Autenticado em XX/XX/20XX)
NOME DO SERVIDOR (A)
CGCI - TITULAR
Matrícula: XXXXXX
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ANEXO 3 – TABELA DE PRESENÇA

Dia          
Dia da
Segunda Terça Quarta Quinta Sexta
Semana
           
10:30          
           
14:00          
           
15:00          
           
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PROCEDIMENTO DE COMO FAZER DATA: 29/05/2018
FLUXOGRAMA REVISÃO: 00
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ANEXO 4 – MEMORANDO PARA VALIDAR CHECK-LIST

Sr. (a) Chefe do (a) xxxxxx

Assunto: Validação dos check-lists

Encaminhamos anexos os check-list para validação os quais foram confeccionados/revisados

nesta data com o servidor xxxxx referente à (ao) xxxxxx.

Os fluxogramas confeccionados/revisados os quais deverão ser validados por V. Sª e

retornados a CGCI pata publicação no site e validação.

Desde já agradecemos a colaboração.

Atenciosamente,

_____________________________________
(Autenticado em XX/XX/20XX)
NOME DO SERVIDOR (A)
CGCI - TITULAR
Matrícula: XXXXXX

ANEXO 5 – MEMORANDO PARA DIVULGAR OS CHECK-LIST

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PROCEDIMENTO DE COMO FAZER DATA: 29/05/2018
FLUXOGRAMA REVISÃO: 00
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Sr. (a) Chefe do (a) xxxxxx

Assunto: Divulgação dos check-lists

Encaminhamos anexos os fluxogramas para divulgação os quais foram validados pela Chefia
imediata à (ao) xxxxxx.

Esses fluxogramas serão publicados no site do IFAM na aba da Coordenação de Governança

e Controle Interno do IFAM.

Desde já agradecemos a colaboração.

Atenciosamente,

_____________________________________
(Autenticado em XX/XX/20XX)
NOME DO SERVIDOR (A)
CGCI - TITULAR
Matrícula: XXXXXX