Planeamento e Gestão de Projectos (A1)

No início do séc. xx, as empresas influenciadas pela revolução de produtividade obtida pela
administração científica de Taylor, Fayol, Ford e de pensadores como Weber( criador do
conceito de burocracia) e de outros como Gilbreth e Gantt (micromovimentos, ergonomia,
planeamento) começaram a organizam-se quase sem excepção em estruturas hierárquicas
(piramidais) de poder que eram divididos em departamentos fechados e cada qual cuidando
das suas tarefas específicas. A lógica era de que o óptimo de cada parte levaria ao ótimo do
todo. E assim surgiu a organização científica do trabalho.

O processo de transformar ideias, matérias-primas e componentes em produtos acabados,

representa a visão da produção que inclui diversos sistemas produtivos com características
particulares que não podem ser encarados da mesma forma. A coordenação de diversidade de
tarefas em diferentes departamentos diferentes fornecedores ou executantes requerer uma
gestão contínua e acompanhada. se por um lado, temos tarefas repetitivas e conhecidas, por
outro temos a gestão de ocorrências ocasionais e muitas vezes pouco conhecidas,
particularmente em projectos artísticos onde a criação e inovação e feita desta expectativa
inovadora.

Para que se possa gerir o trabalho, o planeamento e gestão de projecto fornece-nos um série
de ferramentas que nos possibilitam o control, avaliação do projecto. Hoje em dia os métodos
piramidais de organização do trabalho não fazem sentido. A partir da década de 70 as
empresas procuram melhorar e lutar contra este modelo que está ainda demasiado incrustado
no modo de pensar. É normal quando pensamos num sistema de produção ou num projecto o
que nos vem de imediato à cabeça é a estrutura de organização, recursos humanos e suas
divisões: departamentos, hierarquias, ou seja, a clássica estrutura piramidal.

Um projecto é normalmente entendido como sendo um empreendimento temporário com

objetivo de criação de um produto ou produto-serviço. O caráter temporário implica um
cronograma/agenda com datas fixas de início e fim. É comum ser este cronograma o
enquadramento evolutivo do projecto. Por exemplo, um evento a construção de uma obra
pública, ou mesmo a criação colectiva de um espectáculo. No entanto a construção de uma
casa, de um empreendimento turístico, de uma exploração agrícola, pode não obedecer a um
cronograma, mas antes a objectivos específicos de produção (por ex n°s de clientes),
implantação de mercado, cotas de produção, etc. Obviamente estas variáveis estão sempre
mais ou menos presentes em todos os projectos. Conta a importância e relevância que damos
a cada uma delas em cada projecto.

O desenho do projecto é assim estruturando a partir de objetivos os quais irão ser "balizados" e
serão critérios de avaliação e progressão do projecto. Deste modo podemos considerar um
projecto como um sistema com um conjunto de partes coordenados para realizar um conjunto
de finalidades. Poderemos considerar, por exemplo, um ser humano como um sistema
fantástico, constituído por diversas partes distintas visando a subsistência, reprodução, etc. Um
sistema é definido quando o caracterizamos em:
- Objectivos globais e os indicadores de desempenho
- O ambiente e/ou restrições externas
- Os seus componentes ou subsistemas, com as actividades consequentes/paralelas finalidade
e indicadores de rendimento.
- Os recursos
- A administração e coordenação.
A tarefa de design do projecto é para o projectista o mesmo que um designer de sistemas de
projectos ou um programador de software: é um programa de tarefas que oferecem soluções
para atingir determinados objectivos. O Planeamento e gestão de projecto é o simples exercício
de tornar claro ou compreensível a execução do mesmo.

O conceito de objectivos de um projecto está ligado às suas finalidades. É usual encontramos

projectos com mais do que uma finalidade. No entanto é importante caracterizar a principal ou
as principais formas de o gerir. Não devemos confundir objetivos reais com objectivos legítimos
do projecto nos quais colocamos juízos de valor e moral. Particularmente na nossa área de
criação artística. Como exemplo, todas as multinacionais colocam nos seus objectivos o bem-
estar da comunidade em que estão inseridas, no entanto s agem conforme as regras selvagens
do capitalismo. Quer querem ou não acabam por ter os seus efeitos na referida comunidade
que se pretende proteger!

É também importante não confundir a finalidade de componentes do projecto ou mesmo

subsistemas com o objectivo global do projecto. Por exemplo, não nos serve de muito num
projecto de um evento ou festival ter um controle de bilheteira e uma eficiencia severa de
acessos, quando sequer temos um programa e um cartaz que possa atrair o público. Um outro
exemplo mais concreto são os alunos de uma universidade que declarem como seu objectivos
aprender e formar-se como profissionais competentes mas às vezes agem como o seu
objectivo fosse somente conseguir o diploma a qualquer custo.

O ambiente do projecto, quando estamos a caracterizar um projecto necessitamos de definir

as suas fronteiras:
- Um projecto é complexo incorporem numerosas actividades, - Têm um carácter único ou seja
um conjunto de actividades só se realizam uma vez.
- É temporário - com uma data de início e de fim normalmente fixados e decididas.
- Tem orçamento e recursos limitados.
- Envolve uma equipa grande e recursos humanos extensos em sua realização dispersas por
áreas funcionais da organização (para além de que a actividade da maior parte dos recursos
humanos não é exclusiva e dedicados a tempo inteiro na sua preparação e execução)
- As actividades são sequenciais e implicam uma nas outras, ou seja, carecem do término de
uma para que outro avance criando uma dependência)
- O projecto é orientado num objectivo(ou sequência de objectivos até ao objectivo final)
- O produto final de um projecto deve estar disponível ao "Cliente" sem que se façam textes e
ensaios de qualidade e funcionalidade.

Nesta sequência a determinação das fronteiras e quais os elementos externos que influenciam
o projecto. Por exemplo o clima influenciar a produção de uma fábrica de gelados.
Como fronteira podemos definir :
- O âmbito( festival, construção de um edifício, etc.
- O Cliente ( público ou privado, individual ou colectivo, informado ou desinformado,
- Localização/ Espaço ( público ou privado, normas e regulamentos de utilização /ocupação ;
dimensões; acessibilidades; recursos disponíveis de apoio (transportes, alojamento,
arrecadação, segurança, serviços fisiológicos, Condições Climatéricas e exposição ao tempo,
disponibilidade de recursos energéticos, acessibilidades, etc etc.
- Recursos Financeiros (podem ser baseados numa prospeção de mercado)
- Recursos técnicos e logísticos
- Recursos humanos.
A definição destas fronteiras estudou um primeiro rascunho do que será o projecto. A definição
do problema, envolve estas fronteiras, recursos preliminares e conforme se avança, eventuais
riscos.

Os componentes ou subsistemas, são não mais do que um desdobramento do projeto em

partes em componentes ou subsistemas dependendo claro da dimensão do projecto. Uma
cidade que cuida dos seus cidadãos desdobra esse objectivo em: cuidar de saúde, educação,
segurança, etc. Obviamente que cuidar da saúde envolve também educação e segurança
envolvendo medidas de prevenção. Assim a divisão do projecto obedece ao objectivo final e
nas partes que se compõe para o atingir e não por departamentos formalmente instituídos
vazios de actividades e tarefas. Essa decisão cabe ao administrador em função do objectivo
final e suas fronteiras. a este alinhamento entre as diferentes componentes ou subsistemas
deve ter um método de trabalho e comunicação ordenado e determinado à partida.

Recursos do projecto são os meios que estão disponíveis para a realização das diferentes
atividades e tarefas com a finalidade de atingir os seus objetivos. Os recursos fazem parte do
projecto e são usualmente medidos em homens-hora, dinheiro, equipamentos, edifícios,
alugueres, etc. Não podemos deixar de considerar como recursos a tecnologia, cultura de
inovação competência dos colaboradores, a capacidade empreendedora dos dirigentes. Uma
consideração importante em relação aos recursos é que geralmente analisa-se a eficiência com
que os mesmos são usados, mas o mais importante do que isso é avaliar os custos de
oportunidade ocorridos. Ou seja, de uma forma comparativa avaliar os custos ocorridos noutros
ocasiões e a eficiência e eficácia obtida.

A administração do projecto e parte das actividades que faz o planeamento e a gestão do

mesmo considerando os objectivo globais, o ambiente, os recursos e os componentes a
administração determina as tarefas, agrupadas em actividades e por sua vez em missões de
cada parte do todo. Procede à alocação dos recursos e mede o desempenho do projecto.
Acompanha o funcionamento e estabelece pontos de controle e verificação. Esta verificação
certifica se está a ser executado conforme o planeamento, se necessita de algum ajuste ou re-
planeamento e quais as causas de eventuais desvios.

O ciclo de informação neste processo é muitas vezes chamado de realimentação. A velocidade

do ciclo de realimentação é vital para presidir a mudança de rumo do projecto antes que os
desvios causem mal maior.
Para isto há diversas técnicas, ferramentas, softwares que apoiam no controle e evolução de
planeamento e gestão de projecto.
São eles diagramas de CPM/PERT, diagramas de rede que nos introduz nos softwares de
gestão de projectos.

ESTUDO DE CASO ( primeira avaliação)

A Câmara Municipal de Penafiel, solicitou um projecto no âmbito de identidade local e cultura.

Com isto pretende-se criar um evento que promova esta identidade, as tradições locais os
produtos locais, e desenvolva capacidade e novas abordagens de produção e design de novos
produtos a partir de matéria-prima e produtos já existentes, ou, que fazem parte do imaginário
regional que possam ser re-actualizados ou recriados. Deu como exemplo as torta de S.
Martinho que é um folhado de carne doce com canela, que esteve desaparecido durante
décadas e foi recuperado novamente à semelhança do bolo de S.João do Porto.
• Pretende-se incentivar a comunidade de Penafiel a desenvolver este projeto todos os anos
com um apoio económico instituindo um concurso e um prémio.
• Capacitar os profissionais para novas abordagens s e desenvolverem novas competências.
• Formalizar a inovação como alavanca de desenvolvimento e a Produção Cultural como força
motora.
• Requalificar a identidade regional e local, desenvolvendo novos ícones e novas
características aos habitantes da conselho Penafiel.

Determine o objectivo do projecto, fronteiras e outras premissas em aula.

Pode usar o Google somente para questões de identificação e localização.

QUESTÕES PARA ANÁLISE

O que é um projecto?
Quais são os projectos que mais ambiciona a 1 ano, 3 anos, 5 e 10 anos?
De que modo as fronteiras condicionam os objetivos?
Imagine um projecto que não obedeça ao critério de tempo/cronograma para a sua execução.
Nomeie então qual(ais) seria(m) a variável de Planeamento e gestão do Projecto e porquê?