Internalização Departamento Fiscal – Werk Schott

Após virada do sistema do Siger para Protheus, está sendo parametrizado a parte fiscal
juntamente com a consultora Juliana, para que o fechamento fiscal e futuramente o contábil seja
de fato gerado e consolidado dentro do sistema TOTVS.

Atualmente o fechamento é efetuado de tal forma onde as notas lançadas como entradas e
prestação de serviços tomados são conferidas e analisadas pelos escritórios contábeis Itamaraty
(SP) e Conta Certa (RS).

O projeto se diferencia pelo fato da parte fiscal poder ser feita em tempo real através de análise
diária e de certa maneira em tempo real, viabilizando o dinamismo do fechamento que se
complementa com o fechamento contábil.

Dando início na Matriz, o projeto de internalização visara em controles fiscais mais rápidos e
impostos calculados de forma mais ágil, fazendo assim a empresa ter uma visão mais dinâmica
para que possa ser traçados planos tributários sempre com intuito de diminuir custos.

Assim que iniciado o projeto, já iremos iniciar a redução de honorários ref ao fechamento fiscal
da matriz, hoje feito pelo Itamaraty, pleiteando somente essa redução visto que não teremos
mais o apoio de um funcionário da empresa a disposição do operacional.
Vamos apenas sugerir um valor onde vamos apenas precisar de um assessoramento ref. as
possíveis mudanças aparentes e

O risco fiscal na indústria, especialmente em empresas grandes e médias, é alto, pois a

produção, as compras, as vendas e outros processos existem em grande volume, todos eles
associados a tarefas e obrigações fiscais.
Esses procedimentos fiscais, como obrigações acessórias, emissões de notas e armazenamento
de arquivos fiscais recebidos, são fiscalizados pelos órgãos públicos. E na ocorrência de erros,
atrasos ou omissões, a empresa está sujeita a pesadas multas, além de retrabalho para
correção.
Por isso, preparamos este post no intuito de ajudá-lo a reduzir os riscos inerentes às atribuições
do departamento fiscal. Acompanhe-nos e confira cinco práticas que ajudam a deixar o trabalho
do setor mais seguro.

Revisar a adequação do processo produtivo ao Bloco K

Além de movimentações de estoques, o Bloco K exige o preenchimento de processos
produtivos, de subprodutos gerados e de produções que contam com a participação de terceiros.
Por isso, tudo o que envolve a produção tem de estar adequado a esse bloco da Escrituração
Fiscal Digital (EFD).
Por exemplo, cada etapa da produção precisa ter sua própria ordem de produção. Sendo assim,
se um produto contar com processos separados de produção para diferentes componentes dele
e, apenas depois disso, tornar o produto final, cada uma dessas partes deverá ter a própria
ordem de produção. E ambas as ordens deverão constar na ficha técnica do produto final, que
descreve o processo produtivo detalhadamente e os insumos envolvidos. Aliás, cada produto
deve ter sua própria ficha.
Outra movimentação que demanda muito cuidado é a que deve ser escriturada no Bloco H,
referente apenas ao inventário físico mantido pela organização. Por ter relação direta com o
Bloco K, as movimentações do processo produtivo influenciam os números de seus registros.
Portanto, é preciso que os dados estejam alinhados para que os blocos não tenham informações
diferentes nas transmissões.
Por conta de todas essas informações, dos procedimentos envolvidos e de outras
especificidades da produção que impactam no preenchimento do Bloco K, é preciso que os
processos produtivos sejam revisados em relação à EFD para que inconsistências não ocorram.
Nesse momento, também é importante o gestor fiscal e o responsável pelo setor produtivo
estarem alinhados para que ruídos na comunicação, e falhas na troca de dados, não interfiram
na adequação da produção à obrigação fiscal.

Ficar atento às armadilhas da guerra fiscal

A guerra fiscal é algo antigo, travada pelos estados brasileiros por meio da concessão de
benefícios fiscais para atrair empresas para suas regiões. E essa guerra pode esconder
armadilhas, como pontos específicos da legislação do ICMS criados ou alterados pelos órgãos
públicos especialmente para ganhar uma batalha contra outro estado.
Por exemplo, a compra de um item vindo de outro estado pode não dar direito a créditos fiscais,
como normalmente ocorre na aquisição de insumos e produtos. Então, se nesse caso,
equivocadamente, a empresa fizesse a apropriação e o uso de créditos de ICMS, estaria
cometendo um erro passível de penalização até mesmo com multa.

Automatizar processos para garantir dados exatos

Até mesmo os procedimentos mais comuns, como o preenchimento de dados do cliente em uma
nota fiscal, podem esconder problemas que representam risco para a empresa. Uma informação
errada no cadastro, em desconformidade com o que consta no Sefaz, pode gerar multa se a
fiscalização conferir o documento em uma parada durante o frete.
Pode parecer que é um erro inofensivo e fácil de identificar e corrigir. Porém, representa grande
risco fiscal na indústria de médio ou grande porte porque vários documentos fiscais são emitidos
diariamente por elas e conferir a cada emissão os dados no site da Sefaz acaba afetando a
produtividade do setor. Então, isso normalmente não é feito.
Para evitar que isso aconteça e que os profissionais do setor fiscal percam tempo em
conferências manuais todos os dias, uma solução automatizada de auditoria das informações
dos destinatários ajuda a reduzir o risco da emissão de notas, validando os dados a cada novo
documento que está sendo elaborado.

Fazer um planejamento estratégico revisional e atentar ao passivo fiscal diferido

Também chamado de planejamento estratégico corretivo, é o tipo de planejamento que tem
como foco revisar informações e práticas do setor de determinado período no passado, como
uma auditoria focada no departamento fiscal.
Esse tipo de planejamento tributário pode revelar erros que tinham passado despercebidos,
ainda que até o momento nenhuma penalidade ou pedido de prestação de contas tenha
chegado à empresa. Além disso, as revisões podem também revelar créditos que não foram
usados por algum motivo ou pagamentos indevidos motivados por situações que específicas, os
quais a organização consegue recuperar em deduções futuras.
Quanto ao passivo fiscal diferido, o planejamento corretivo pode ajustá-lo conforme
movimentações posteriores ao seu registro. Então, no futuro, o negócio não irá errar nos
pagamentos de suas obrigações.
 Caso ele não seja modificado mesmo com a revisão, é preciso que ele receba atenção
periodicamente em relação às bases de receitas que dão origem a esse passivo e a ele próprio
como resultado dessas bases. O intuito é que no momento de sua efetivação para pagamento os
números estejam corretos para a organização não ser cobrada posteriormente ou não pagar
tributos a mais.

Alertar a fiscalização espontaneamente sobre erros da empresa

Ao realizar o planejamento tributário revisional, e serem constatados erros, o gestor fiscal pode
por conta próprio informar o ocorrido ao Fisco se este ainda não identificou o equívoco e nem
multou a empresa.
Fazendo isso, o responsável pode evitar que a empresa seja multada e, pelo ato espontâneo,
ainda negociar boas condições de parcelamento para o pagamento de impostos que faltaram ou
de possíveis valores que os fiscais atribuíram ao analisarem o caso.
O risco fiscal na indústria existe não apenas pelas atividades internas relacionadas ao
departamento, mas também por conta de informações e agentes externos importantes para os
processos da empresa. Logo, é preciso estar atento a todos eles para reduzir ao máximo o risco.

O departamento fiscal é uma das principais áreas de uma empresa, responsável pela gestão de
todos os seus aspectos tributários

Seja para a criação de procedimentos de gestão tributária e fiscal, seja para a apuração e
emissão de guias de pagamento de impostos, o departamento fiscal é essencial em uma
empresa.

Responsável direta pelo acompanhamento tributário de um negócio, essa área é importante para
a manutenção das atividades da empresa em alinhamento com parâmetros legais.

Quer saber mais sobre como que a área fiscal de uma empresa pode contribuir com a sua
gestão? Veja mais!

Departamento fiscal: o que é e quais suas principais

funções?
O departamento fiscal é a área responsável pela gestão tributária de uma empresa e de todos os
seus aspectos, sobretudo daqueles relacionados ao controle e ao acompanhamento de todas as
atividades que tenham qualquer relação com os tributos.

Além de todas essas questões relacionadas ao controle e ao acompanhamento das questões

tributárias, o departamento também é dedicado às necessárias adequações e otimizações que a
empresa deve observar para melhorar seu próprio planejamento interno.
Essa atividade destina-se, portanto, a buscar e implementar formas de controle fiscal, integrando
suas áreas com processos que visam melhorar e otimizar as questões fiscais da empresa,
cumprindo com suas obrigações tributárias.

A importância do departamento fiscal para as empresas

O departamento fiscal é responsável pela segurança tributária de uma empresa, sendo, portanto,
aquela área que visa orientar, direcionar e atualizar o negócio em suas mais diferentes
necessidades fiscais.

Além disso, esse departamento faz a escrituração, apuração e preparação de todos os impostos
que devem ser recolhidos pela empresa, seja na esfera estadual, federal ou municipal.

Assim, é responsável por fazer com que a empresa atue sempre em consonância com as suas
obrigações legais, reduzindo custos operacionais, bem como o risco relacionado à aplicação
de multas, promovendo uma gestão mais responsável e eficiente.

Qual a rotina e checklist do departamento fiscal?

A rotina do departamento fiscal de uma empresa obedece um processo simples e encadeado
para que tributos possam ser apurados, ter suas guias emitidas e pagas.

Veja mais sobre cada uma das suas etapas a seguir:

Conferência de documentação

A etapa de conferência de documentação é a primeira, e tem por objetivo reunir todos os

documentos da empresa, de todos os seus setores, que possam ter implicações tributárias.

Notas fiscais e contas entram nesse controle e devem ser reunidas e transmitidas para o
departamento fiscal, que deverá, então, fazer o cálculo que levará, por fim, à apuração dos
tributos que deverão ser pagos.

Vale registrar que além da reunião dos documentos, cabe também a esse departamento a
conferência de cada um deles, bem como o registro apropriado dessa documentação, o que
possibilitará, por fim, o pagamento correto dos tributos, sendo a etapa a seguir.

Verificar e apurar tributos

A verificação e a apuração de tributos é uma das maiores atribuições do departamento

fiscal e consiste em analisar os documentos conferidos anteriormente para fazer a emissão das
guias necessárias para o pagamento dos impostos, conforme fora aferido.

Uma vez apurados os tributos, é também parte das responsabilidades dessa área a busca por
procedimentos que possam buscar por incentivos fiscais, que diminuam a carga de impostos a
pagar.

Com base nesses cálculos, também é possível verificar se o regime tributário em que a empresa
está inserida é o mais apropriado para a sua realidade.
Saiba mais: O que é a gestão de documentos? Veja e entenda o processo

Classificação de mercadorias

A classificação de mercadorias – NCM, GPC e CEST, por exemplo – são também atividades
essenciais para uma empresa, pois disso depende a carga impostuária que será aplicada a cada
um dos seus produtos e mercadorias.

Além disso, a classificação correta de mercadorias torna a empresa atuante em consonância com
a lei, tornando sua operação mais segura, sobretudo em momentos de fiscalização, se houver.

Quer saber um pouco mais sobre o que é NCM e sua importância para a sua empresa?

Cuidar das informações que comprovam o recolhimento de impostos

Além de fazer o cálculo e a emissão de guias de pagamento dos impostos, é também

uma atribuição do departamento que se criem registros e arquivos de que tudo foi
devidamente pago, conforme determina a legislação brasileira.

Isso garante que a empresa possa atuar com mais segurança, sobretudo caso haja necessidade de
comprovação desses recolhimentos e de que eles estão com a sua metodologia de cálculo
totalmente acertada.

Essas funções do departamento devem fazer parte do processo que deve ser elaborado para o
atendimento dessas demandas tributárias de forma correta, envolvendo todos os setores da
empresa para ele poder funcionar em sua plenitude.

Ficar atento às atualizações tributárias

As normas tributárias que regem o nosso país estão em constante mudança e devem ser
acompanhadas de perto pelo departamento, que é o responsável pela empresa e sua atuação nos
termos da lei.

Para isso ser possível, no entanto, é fundamental que a sua empresa, seja ela do tamanho que
for, tenha pessoal dedicado a buscar essas informações e desenvolvendo estratégias para elas
poderem ser aplicadas ao dia a dia do negócio.

Essas estratégias consistem em definir prazos de lançamento de notas fiscais, formas de

arquivamento e de repasse de informações essenciais para a atribuição e cálculo impostuário.

Portanto, devem se tornar práticas comuns e parte do dia a dia de todos os setores de uma
empresa.

A tecnologia como aliada do departamento fiscal

Indispensáveis em todas as áreas de uma empresa, a tecnologia está associada intimamente aos
trabalhos do setor fiscal, sobretudo porque, atualmente, o cálculo de impostos e emissão de
guias de pagamento se dá totalmente online.
Assim, ter esse controle e pessoal qualificado para o trabalho digital é uma das etapas mais
fundamentais do trabalho do departamento.

Conclusão
O setor fiscal de uma empresa é responsável por todo o controle tributário que um negócio
deve ter, sendo ele essencial para que sejam realizadas as devidas apurações de impostos a
pagar, bem como o controle fiscal de cada um deles.

Sendo responsável por toda a área de tributos, é fundamental para que uma empresa possa atuar
em consonância com a lei e, por isso, indispensável.