POP 152 Recebimento de Materiais

DOCUMENTO NORMATIVO
Vigência Versão Página

30/05/2024 00 1 / 17
Código
PROCESSO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
POP_152_
CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
Procedimento Operacional Padrão - Recebimento de

Documento:
Materiais
Grau de confidencialidade: Reservada
Área proprietária: Logística Corporativa
Diretoria proprietária: Diretoria de Serviços Corporativos
Versão: 00
CICLO DE APROVAÇÃO DOCUMENTAL
Nome / Cargo: Aprovado Eletronicamente em:
Alexandre Spindola Bento Preenchido pela Gerência

Elaboração
Analista de Planejamento Sênior de Controles Internos
Alan Da Cruz Araujo Preenchido pela Gerência

Validação
Coordenador de Planejamento Logístico de Controles Internos
João Carlos T. Pernas Preenchido pela Gerência

Aprovação
Gerente Sênior de Logística de Controles Internos
HISTÓRICO DAS REVISÕES
Versão Descrição Sumária Autor Data
Criação de Documento Normativos com

anexos com detalhamento da impressão de Alexandre
00 01/03/2023
ordem de compra em diversos sistemas - Spindola Bento
item 9
RESERVADA
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1. OBJETIVO
1.1. Visa validar a conformidade das informações do pedido de compras confrontando

com a nota fiscal, direcionados ao setor de almoxarifado, avaliando validade, marca,
lote, integridade física dos produtos, razão social, natureza da operação, endereço,
condições para pagamentos, preços, CNPJ e discriminação do produto, negociados
pelo hospital com fornecedores.
2. ABRANGÊNCIA
2.1. Todas as áreas sob responsabilidade dos Almoxarifados da Rede D’Or São Luiz
(RDSL) que exerçam qualquer atividade de recebimento e armazenagem de
materiais e medicamentos.
3. DEFINIÇÃO
3.1. Processo de recebimento de materiais - Documento que aponta e descreve todas

as ações relativas ao processo de recebimento de materiais e medicamentos no
Almoxarifado.
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
4.1. NORMAS
4.2. NORDOR 015 – Recebimento de Produtos Farmacêuticos;
4.3. NORDOR 015 – Armazenamento de Produtos Farmacêuticos;
4.4. NORDOR 064 – Inventário de Estoque para Produtos Farmacêuticos.
5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADE
5.1. Planejamento Logístico – Gestão deste Procedimento Operacional Padrão,
conforme diretrizes internas da RDSL;
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5.2. Almoxarifado – Realizar os processos de acordo com o padrão disposto neste

documento.
6. DISPOSIÇÕES GERAIS
6.1. PESSOAL QUALIFICADO
6.1.1. Almoxarife e Auxiliar de Suprimentos.
6.2. PROCEDIMENTO
6.2.1. No ato do recebimento da nota fiscal, a equipe de recebimento realiza o
primeiro atendimento onde recebe a nota fiscal e realiza as verificações
administrativas devendo proceder conforme abaixo:
6.3. Verificar se o item a ser recebido seja um item de prioridade:

6.3.1. Lista Crítica (itens com saldo igual ou menor que 7 dias de estoque)
6.3.2. Consignados
6.3.3. Termolábeis (Possuem controle de temperatura)
6.3.4. Medicamento não padrão
6.3.5. Inflamáveis
6.3.6. Caso seja identificado que o item a ser recebido, seja um item de prioridade
conforme mencionado no item 6.2.1, deverá ter prioridade no Recebimento
e Armazenagem;
6.3.7. Impressão da Ordem de compra (Sistema de front);
6.3.8. Conferência fiscal (administrativa) entre Ordem de Compra x Nota fiscal x
Boleto;
6.3.9. Preenchimento dos itens 1 e 2 do Checklist Técnico de Recebimento;
6.3.10. Conferência física dos materiais (1ª conferência) e preenchimento dos itens
do 3 ao 8 do Checklist Técnico de Recebimento.
6.3.11. Identificação dos itens pelo formulário Controle de Recebimento de
Mercadorias;
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6.3.12. Entrada da nota fiscal no sistema e impressão do documento de entrada;

6.3.13. Conferência física dos materiais (2ª conferência) com documento de entrada;
6.3.14. Abertura e acompanhamento de chamados via Portal Conecta em caso de
não conformidade;
6.3.15. Preenchimento da planilha Nível de Serviço de Fornecedor (NSF)
6.3.16. Armazenagem dos itens
6.4. IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA

6.4.1. Antes da execução da tarefa e a impressão dos demais documentos, o
responsável pelo recebimento deverá fazer verificação prévia em tela,
confrontando os itens da nota fiscal com o pedido, nos sistemas (Front /
Protheus 12)
6.4.2. No item 9 - ANEXOS, constam todos os documentos com o passo a passo
para impressão da ordem de compra, separados por sistema.
6.4.3. Caso necessite consultar o detalhamento do processo com as telas e menus
de cada sistema, basta abrir o anexo referente ao sistema desejado.
6.5. CONFERÊNCIA FISCAL ADMINISTRATIVA (ORDEM DE COMPRAS X NOTA

FISCAL X BOLETO)
6.5.1. A conferência Fiscal entre Nota Fiscal x Ordem de Compra é feita com
base nos dois documentos devendo observar os itens abaixo:
6.5.2. A Nota fiscal deverá ter como destinatário a Razão Social do hospital;
6.5.3. Data de emissão da nota fiscal: A Data da emissão da nota fiscal e a data
do recebimento devem ter prazo conforme legislação estadual;
6.5.4. Rio de Janeiro: 01 dia para notas emitidas dentro do estado e até 03 dias
para outros estados;
6.5.5. São Paulo: 02 dias para notas emitidas dentro do estado e até 5 dias para
outros estados;
6.5.6. Pernambuco: 15 dias para notas emitidas dentro e fora do estado;
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6.5.7. Distrito Federal: 01 dia para notas emitidas dentro do estado e até 05 dias
para outros estados;
6.5.8. Bahia, Maranhão, Sergipe, Paraná e Ceará: Não estipula prazo;
6.5.9. Observação: As notas que não estiverem dentro dos prazos estabelecidos
acima, deverão ser informadas no Checklist de recebimento, no controle de
Nível de Serviço de Fornecedores (POP 116 Montagem De Indicador De
Avaliação De Fornecedores E Controle De Recebimento De Notas Fiscais)
e ao setor de compras, que dará orientação para conclusão do recebimento;
6.5.10. CNPJ (Verificação do CNPJ entre Nota fiscal x Ordem de compra x Boleto);
6.5.11. Descrição do Produto;
6.5.12. Quantidade dos produtos requisitados;
6.5.13. Preço dos Produtos;
6.5.14. I.P.I.;
6.5.15. Observação: Caso o IPI não venha discriminado na ordem de compra, o
responsável pelo recebimento deverá verificar se o IPI está somado ao valor
unitário do produto;
6.5.16. Prazo de pagamento;
6.5.17. Data Programada da Entrega;
6.5.18. Natureza (Venda, remessa, compra, prestação de serviço, retorno,
industrialização).
6.6. PREENCHIMENTO DO CHECKLIST TÉCNICO DE RECEBIMENTO

6.6.1. Os responsáveis pela conferência fiscal fazem o preenchimento dos itens 1
e 2 do Checklist que são referentes à verificação Fiscal (administrativa)
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6.6.2. Observação: Todos os campos do checklist devem ser preenchidos, mesmo

com ausência de não conformidades
6.7. CONFERÊNCIA FÍSICA DOS MATERIAIS (1ª CONFERÊNCIA)

6.7.1. A conferência da nota fiscal com os volumes recebidos deverá ser
realizada na presença do transportador.
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6.8. ITENS QUE DEVERÃO SER CHECADOS NO RECEBIMENTO DA NOTA FISCAL

6.8.1. Quantidade dos itens constantes na Nota fiscal x físico;
6.8.2. Integridade da Embalagem/Produtos;
6.8.3. Prazo de Validade dos produtos;
6.8.4. Para Materiais Hospitalares e Medicamentos devem constar no corpo da
Nota Fiscal Lote e Validade condizente com as quantidades dos produtos
que estão sendo recebidos;
6.8.5. Não devem ser recebidos produtos que estejam quebrados, com
embalagens violadas ou com prazo de validade inferior a trinta porcento
(30%) da validade total.
6.8.6. Em condições de exceção, o fornecedor poderá fornecer medicamentos com
prazo de validade inferior a trinta porcento (30%) da validade total, desde
que se comprometa com a troca caso o item não tenha sido consumido até
detecção e retirada de uso.
6.8.6.1. Todos os casos de recebimento com validade inferior a trinta
porcento (30%) da validade total devem ter a validação
farmacêutica, ou seja, ao identificar itens nessas condições, o
responsável pelo recebimento deverá informar imediatamente ao
responsável farmacêutico (via e-mail) e solicitar autorização para
que o item possa ser recebido;
6.8.7. O compromisso do fornecedor com a troca se dará através do envio de Carta
de Comprometimento (documento formal) associado à nota fiscal. Somente
nessas condições o medicamento deverá ser recebido na unidade
hospitalar.
6.8.8. O farmacêutico responsável pela unidade hospitalar deverá estar ciente e de
acordo com o recebimento dos medicamentos em condições de exceção. A
carta de comprometimento deverá ser armazenada em local de fácil acesso,
caso seja necessário realizar a troca, a farmácia/almoxarifado, conforme for
o caso, deverá acionar o setor de compras sobre a troca do medicamento.
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6.8.9. Para auxiliar na verificação do prazo de validade, o responsável pelo

recebimento, deve consultar planilha de apoio para cálculo do da validade.
6.8.10. Quando da Aceitação da Nota Fiscal, o recebedor deverá assinar o canhoto
da nota fiscal, liberando o transportador. Deverá carimbar no verso com a
data do recebimento e assiná-lo;
6.8.11. Medicamentos termolábeis ou de geladeira no ato do recebimento, deverá
ser verificada a temperatura ambiente da embalagem entre 2°C a 8°C e para
congelados a temperatura deverá estar em até -18C°;
6.8.12. Material inflamável deve ser armazenado em sala de inflamáveis ou armário
de inflamáveis;
6.8.13. Medicamentos da portaria 344, devem estar devidamente identificados nas
notas fiscais, com as siglas da lista a qual pertence, após descrição do nome
do medicamento.
6.9. SIGLAS E MEDICAMENTOS A QUE PERTENCEM

6.9.1. "A1", "A2" (entorpecentes);
6.9.2. "A3”, "B1" e "B2" (psicotrópicas);
6.9.3. “C1" (outras substâncias sujeitas a controle especial);
6.9.4. "C2" (retinóicas);
6.9.5. "C4" (antirretrovirais);
6.9.6. "C5" (anabolizantes) e;
6.9.7. "D1" (precursoras).
6.10. FORMULÁRIO - CONTROLE DE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS

6.10.1. Antes de encaminhar os documentos ao notista para a realização da entrada
dos itens em sistema, o responsável pelo recebimento deve certificar-se de
que os itens estão na área de recebimento devidamente identificados com o
Formulário de Controle de Recebimento de Mercadorias, que possui
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informações que possibilitam identificação rápida dos itens para realização

da 2ª conferência e posterior armazenamento;
6.10.2. O responsável por cada recebimento deverá preencher duas vias do
formulário Controle de Recebimento de Mercadorias imediatamente, ficando
uma via do formulário (Controle de Recebimento de Mercadorias) anexada
junto da nota fiscal ou vale empréstimo e demais documentos.
6.10.3. A outra via do formulário deverá ficar anexada ao material aguardando o
retorno do Notista para que possa dar seguimento ao processo iniciando a
2ª conferência;
6.10.4. Na execução da 1ª e 2ª conferência, é obrigatória a abertura e contagem de

pelo menos 01 volume para as caixas lacradas;
6.10.5. Caso o item que esteja sendo recebido seja um item de prioridade, devem
ser carimbadas nas duas vias do Formulário Controle de Recebimento a
informação “URGENTE”, disponibilizando a 1ª via do documento com a nota
fiscal e informado ao Notista da priorização de entrada.
6.10.6. A 2ª via do documento deverá permanecer com os materiais na área de
recebimento.
6.11. PREENCHIMENTO DO CHECKLIST (2° PARTE DO DOCUMENTO - ITEM 3 A 8)
6.11.1. Após conferência física deve ser feito o preenchimento dos demais itens do
Checklist.
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6.11.2. Caso seja detectada alguma não conformidade na conferência, é verificado

junto à supervisão quais ações serão tomadas junto às áreas envolvidas;
6.11.3. Após as ações para o acerto das não conformidades, proceder com a
entrada do produto no sistema;
6.11.4. Finalizados os processos de verificações fiscais e operacionais, os
documentos são encaminhados para o notista realizar o processo de entrada
da nota no sistema.
6.12. DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS PARA ENCAMINHAMENTO AO NOTISTA

6.12.1. Formulário Controle de recebimento de Mercadorias;
6.12.2. Nota fiscal ou vale empréstimos;
6.12.3. Boleto bancário (Caso tenha);
6.12.4. Ordem de compra;
6.12.5. Checklist Técnico de Recebimento.
6.12.6. Todas as notas recebidas devem ser inseridas no livro, planilha ou
ferramenta de Nível de Serviço de Fornecedor, que visa compilação de
dados para alimentar e controlar indicadores;
6.12.7. Observação: Entrar em contato com o setor de Compras, caso não seja
possível encontrar os dados necessários para impressão da ordem de
compra dentro do sistema, pode-se também realizar a consulta através do
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sistema PROTHEUS para as unidades que já utilizam o sistema, conforme

descrito no Anexo 9 deste documento.
6.13. ENTRADA DA NOTA FISCAL NO SISTEMA

6.13.1. O processo de entrada das notas fiscais nos sistemas, devem obedecer as
premissas descritas nos ANEXOS específicos de cada sistema;
6.13.2. Os ANEXOS com o passo a passo de cada sistema, encontram-se descritos
no item 9 – Anexos.
6.14. CONFERÊNCIA FÍSICA DOS MATERIAIS (2ª CONFERÊNCIA)

6.14.1. Com o intuito de minimizar possíveis divergências no recebimento das
mercadorias, é obrigatório para todos os Almoxarifados a 2ª conferência dos
produtos;
6.14.2. Após 1ª conferência os itens ficam segregados na área de recebimento
(identificados do formulário Controle de Recebimento de Mercadorias), onde
aguardam a 2ª conferência que deverá ser feita por uma pessoa diferente da
1ª conferência;
6.14.3. A 2ª conferência deverá ser realizada após entrada no sistema, onde será
realizada a impressão do espelho de entrada (documento de entrada do
sistema) e no caso do sistema TASY, é realizada a emissão Boleto de
Acompanhamento que possui informações que possibilitam identificação
rápida dos itens para etiquetagem e armazenamento;
6.14.4. Observações: O boleto de acompanhamento não elimina a utilização do
Formulário de Controle de Recebimento de mercadorias;
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6.15. PREENCHIMENTO DA PLANILHA NÍVEL DE SERVIÇO DE FORNECEDORES

6.15.1. Caso sejam detectadas não conformidades no recebimento dos produtos,
estas devem ser registradas no Checklist e lançadas na ferramenta de Nível
de Serviço de Fornecedores com todos os dados da Nota Fiscal;
6.15.2. Observações: Para as unidades que não possuem acesso à ferramenta de
Nível de Serviço de Fornecedores, o controle das não conformidades
detectadas no recebimento deverão ser feitas no EXCEL;
6.15.3. Para preenchimento da ferramenta no Nível de Serviço de Fornecedor e do
controle no EXCEL, consultar o POP 116 Montagem De Indicador De
Avaliação De Fornecedores E Controle De Recebimento De Notas Fiscais.
6.16. CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.16.1. Abaixo tabela com todos os documentos mencionados neste processo, bem
como o tempo de retenção de cada um deles:
Tempo de
Documento
retenção
Ordem de compra 1 ano
Checklist 1 ano
Controle de recebimento de mercadoria Descartar
RESERVADA
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Espelho de entrada (documento de entrada do

1 ano
sistema)
Nota fiscal 1 ano
Boleto 1 ano
6.16.2. Após 01 ano de armazenagem dos documentos, encaminhar para

armazenamento externo.
6.17. DOCUMENTOS EXTERNOS

6.17.1. SISTEMA WPD
6.17.1.1. POP 076 Entrada de Materiais Via Nota Fiscal Produto Estocável
Sistema WPD
6.17.1.2. POP 082 Entrada De Materiais Via Nota Fiscal Produto Não
Estocável
RESERVADA
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Código
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6.17.1.3. POP 073 Entrada De Materiais Tipo Empréstimo E Movimentação

Entre Redes
6.17.1.4. POP 047 Armazenagem e Reabastecimento de Materiais
6.17.2. SISTEMA TASY

Sistema TASY Delphi
Estocável TASY Delphi
6.17.2.3. POP 088 Entrada Por Empréstimo TASY Delphi
6.17.2.4. POP 048 Armazenagem e Reabastecimento de Materiais TASY
Delphi
6.17.2.5. POP 045 Armazenagem e Reabastecimento De Materiais TASY
Java
6.17.2.6. POP 084 Entrada De Nota Fiscal estocável TASY HTML 5
estocáveis TASY HTML 5
6.17.2.8. POP 072 Entrada De Materiais Tipo Empréstimo E Movimentação
Entre Redes TASY HTML 5
6.17.2.9. POP 044 Armazenagem E Reabastecimento De Materiais TASY
HTML 5
6.17.3. SISTEMA MV
MV 2000
6.17.3.2. POP 077 Entrada de Materiais Via Nota Fiscal Produto Não
Estocável MV 2000
6.17.3.3. POP 042 Armazenagem E Reabastecimento De Materiais MV 2000
RESERVADA
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MV SOUL
Estocável MV SOUL
6.17.3.6. POP 043 Armazenagem E Reabastecimento De Materiais MV
SOUL
6.17.4. SISTEMA WARELINE

6.17.4.1. POP 081 Entrada De Materiais Via Notas Fiscais Produto Não
Estocável WARELINE
6.17.4.2. POP 046 Armazenagem e Reabastecimento de Materiais
WARELINE
6.18. ARMAZENAGEM
6.18.1. Finalizado o processo de recebimento dos itens, os materiais podem ser
armazenados obedecendo as premissas definidas no processo
Armazenagem de Materiais.
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1. Em caso de não conformidade, qualquer situação de recusa de recebimento
enquadrada, antes de proceder com a recusa, consultar o Farmacêutico responsável
por tal decisão quando a não conformidade for referente aos requisitos técnicos, e
consultar a Supervisão de Almoxarifado ou a Coordenação quando a não
conformidade for referente aos requisitos administrativos;
RESERVADA
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7.2. Para todo material ou medicamento a ser recebido fora do horário de funcionamento
do Setor de Recebimento, proceder normalmente com o recebimento.
8. RECOMENDAÇÕES
8.1. Recomenda-se o emprego desta rotina em todas as áreas hospitalares que houver
o recebimento e armazenagem de materiais e medicamentos dedicados a
assistência de pacientes.
8.2. Caso a resolução do problema não seja realizada de imediato e seja necessário que
os produtos sejam imediatamente incorporados ao estoque, é feita entrada dos
materiais no sistema por movimento de empréstimo conforme pops mencionados no
item 6.17.
8.3. Caso exista a impossibilidade da entrada da nota fiscal, deve realizar o processo de
entrada por empréstimo. Após o acerto da nota, deve-se entrar com a nota fiscal no
sistema e realiza-se a saída ou baixa do empréstimo.
9. ANEXOS
9.1. ANEXO 1 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – WPD
9.2. ANEXO 2 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – TASY HTML 5
9.3. ANEXO 3 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – TASY DELPHI
9.4. ANEXO 4 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – TASY JAVA
9.5. ANEXO 5 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – MV2000
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9.6. ANEXO 6 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – MVSOUL

9.7. ANEXO 7 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – WARELINE
9.8. ANEXO 8 - ABERTURA E ACOMPANHAMENTO DE CHAMADOS
9.9. ANEXO 9 - CONSULTA PEDIDO DE COMPRA – PROTHEUS
10. APÊNDICES
10.1. NÃO SE APLICA.
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HISTÓRICO DAS REVISÕES

Versão Descrição Sumária Autor Data

Criação de Documento Normativos com

1.1. Visa validar a conformidade das informações do pedido de compras confrontando

3.1. Processo de recebimento de materiais - Documento que aponta e descreve todas

5.2. Almoxarifado – Realizar os processos de acordo com o padrão disposto neste

6.3. Verificar se o item a ser recebido seja um item de prioridade:

6.3.12. Entrada da nota fiscal no sistema e impressão do documento de entrada;

6.4. IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA

6.5. CONFERÊNCIA FISCAL ADMINISTRATIVA (ORDEM DE COMPRAS X NOTA

6.6. PREENCHIMENTO DO CHECKLIST TÉCNICO DE RECEBIMENTO

6.6.2. Observação: Todos os campos do checklist devem ser preenchidos, mesmo

6.7. CONFERÊNCIA FÍSICA DOS MATERIAIS (1ª CONFERÊNCIA)

6.8. ITENS QUE DEVERÃO SER CHECADOS NO RECEBIMENTO DA NOTA FISCAL

6.8.9. Para auxiliar na verificação do prazo de validade, o responsável pelo

6.9. SIGLAS E MEDICAMENTOS A QUE PERTENCEM

6.10. FORMULÁRIO - CONTROLE DE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS

informações que possibilitam identificação rápida dos itens para realização

6.10.4. Na execução da 1ª e 2ª conferência, é obrigatória a abertura e contagem de

6.11.2. Caso seja detectada alguma não conformidade na conferência, é verificado

6.12. DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS PARA ENCAMINHAMENTO AO NOTISTA

sistema PROTHEUS para as unidades que já utilizam o sistema, conforme

6.13. ENTRADA DA NOTA FISCAL NO SISTEMA

6.14. CONFERÊNCIA FÍSICA DOS MATERIAIS (2ª CONFERÊNCIA)

6.15. PREENCHIMENTO DA PLANILHA NÍVEL DE SERVIÇO DE FORNECEDORES

6.16. CONTROLE DE DOCUMENTOS

Espelho de entrada (documento de entrada do

6.16.2. Após 01 ano de armazenagem dos documentos, encaminhar para

6.17. DOCUMENTOS EXTERNOS

6.17.1.3. POP 073 Entrada De Materiais Tipo Empréstimo E Movimentação

6.17.2. SISTEMA TASY

6.17.4. SISTEMA WARELINE

9.6. ANEXO 6 - IMPRESSÃO DE ORDEM DE COMPRA – MVSOUL

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