MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO

por Raúl Candeloro

Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas,
apagando incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de
fato podem melhorar os seus negócios, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.

Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A
análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão
estratégica de negócio e, principalmente, os clientes.

A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa chama-se matriz de

priorização. A seguir, veremos o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:

1 ? Matriz G.U.T. (para priorizar problemas a serem tratados)

Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que
surgirão a longo prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.

É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma
das características: gravidade, urgência e tendência.

Nota Gravidade Urgência Tendência

5 Extremamente Extremamente Se não for resolvido, piora
grave urgente imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo
3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar

Exemplo da aplicação:

Matriz de Priorização ? G.U.T. ? para priorização de problemas

Problemas G U T Total Priorização

Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2º
Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º
Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º
Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º

De acordo com esse exemplo, a prioridade é o de ?baixo índice de recompra dos clientes?,
pois é o que apresenta uma pontuação maior, de acordo com as notas colocadas. Sabendo-
se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as soluções
que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados
acima na Matriz G.U.T., teremos muitas soluções sugeridas.

Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas
primeiramente?

2 ? Matriz B.A.S.I.C.O. (para priorizar soluções a serem tomadas)

A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de
implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O.,
que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela
solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito
que a solução terá neles e a Operacionalidade
da solução. Como na Matriz G.U.T.,
devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:

Satisfação
Nota Benefícios Abrangência Investimentos Cliente Operação
interna
5 De vital Total (de Muito Pouquíssimo Impacto Muito fácil
importância 70% a 100%) grande investimento muito implementar
grande
c/ cliente
Muito grande
Impacto Algum Grande Fácil
4 (de 40% a Grande
significativo investimento impacto implementar
70%)
Impacto Razoável (de Médio Bom Média
3 Médio
razoável 20% a 40%) investimento impacto facilidade
Poucos Pequena (de Alto Pouco Difícil
2 Pequeno
benefícios 5% a 20%) investimento impacto implementar
Algum Muito
1 Quase
benefício pequena