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TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos,

finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma,
planos de ação e formatação
Construir um plano de projeto de fácil elaboração e efetivamente aplicável no
cotidiano da organização é um grande desafio para o gerente de projetos
(stakeholder). Um dos recursos que podem auxiliá-lo é o uso de modelos
mentais.

Um modelo mental de projeto é formado por conceitos (como, por exemplo,

recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relações que podem ser
estabelecidas entre esses conceitos.

Figura 1 – Modelo mental

Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia

simples e de baixo custo de gerenciamento de projetos.

Apresentação

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Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em
consideração. A seguir, estão relacionados os principais aspectos a serem
pensados, bem como as ações a eles relacionadas, com base no modelo Canvas.

Preparo Foco Visualização Ordem Agrupar

Procurar
Estimular Conduzir seguir a Os
um reuniões curtas sequência conceitos,
Utilizar o
ambiente e objetivas correta reduzindo o
pensamento
acolhedor e durante o número de
visual (cores)
Otimizar o processo de itens
positivo
tempo construção e processados
elaboração
Apresentar
a equipe
Integrar Relacionar Participação Atenção
Estabelecer
Proporcionar
os acordos
Todos os autonomia
e as Manter o
conceitos aos
convenções Os itens, nível de
necessários stakeholders
de trabalho reduzindo o atenção dos
ao plano no para que
durante o processamento stakeholders
mesmo participem
processo no problema
desenho ativamente
do plano

No processo de elaboração de um projeto, além dos aspectos mencionados,

características como discernimento, perspicácia, versatilidade e criatividade são
importantes por parte dos executores. Elas serão colocadas em ação para a
construção dos elementos do projeto.

Basicamente, um projeto apresenta sete elementos:

1. Identificação do projeto – Identificam-se as informações básicas e

os aspectos gerais da sua abrangência.

2. Descrição da situação-problema – Descreve-se a problemática.

3. Definição de metas – Os resultados desejados são estabelecidos.

4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos –

Definem-se as premissas.

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5. Especificação do cronograma – Determina-se o prazo de duração

das etapas do projeto.

6. Identificação de recursos e custos – Os recursos que serão

disponibilizados para a realização do projeto são arrolados.

7. Proposição de monitoramento e avaliação – Todas as etapas do

projeto são acompanhadas e monitoradas.

Criar um plano de projeto é um exercício em que se devem contemplar as

suposições relativas a custo e a tempo. As suposições dadas como certas no
plano do projeto são chamadas de premissas.

Objetivos

O objetivo do projeto está relacionado com aquilo que ele deve atingir, com o
resultado que se espera. Ele pode seguir o formato conhecido como SMART, sigla
que deriva das iniciais das cinco palavras mostradas a seguir.

Específico
É preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o projeto.

Mensurável
É necessário apontar números relativos ao esforço necessário ou aos principais
resultados.

Alcançável
É preciso mostrar que o projeto pode ser realizado com as competências que
estão ao alcance da organização.

Realista
É necessário mostrar que haverá tempo e recursos (financeiros ou não) para
realizar o projeto.

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Delimitado no tempo
É preciso indicar a data de conclusão do projeto.

Vejamos um exemplo.

Imagine que uma empresa de telecomunicações está elaborando um projeto

para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com
o cliente. Esse novo produto oferecerá serviços como emissão de fatura, alteração
de plano de serviço e de dados cadastrais, aquisição de novos aparelhos, entre
outros, visando a agilizar o atendimento ao cliente e a otimizar custos e tempo.
Agora, procure pensar em como o objetivo desse projeto seria elaborado
considerando o formato SMART.

Finalidade

A finalidade, ou justificativa, do projeto abordará a relevância dele na

proposta de solução para o problema apresentado.

De acordo com Heloísa Lück (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim
compreendida:

(...) a descrição de uma realidade

específica, mediante análise de todos os seus
aspectos importantes, de modo a caracterizar
com clareza e objetividade uma situação que
demanda ação de inovação, melhoria ou
transformação.

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Evidenciando a complexidade e a dinâmica da realidade identificada na

demanda do projeto, estabelecem-se parâmetros e estratégias de ação e a
sinergia necessária para atingir a melhoria proposta.

Viabilidade

A execução de um projeto dependerá dos recursos internos e externos

disponíveis à empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital,
informática e tecnologia.

Com o exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores

externos que podem influenciar diretamente a realização ou a implementação do
projeto.

Orçamento

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No orçamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos

na elaboração do projeto.

Tempo, custos e riscos estão intimamente relacionados. Avaliar o

investimento total a ser gasto no projeto é uma das tarefas que estão relacionadas
à sua viabilidade.

Cronograma

Quanto mais simples for o cronograma, melhor.

Ele estabelece o tempo necessário para a realização de um trabalho e para a

promoção dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado
para organizar as ações necessárias para a realização dos objetivos.

Um cronograma deve mostrar ao gerente do projeto o fluxo de trabalho entre

os grupos de recursos. Nele, a gestão da execução aproxima a realidade da
estimativa.

O cronograma estabelece a sequência das atividades, sua duração, recursos

necessário e restrições.

Para simplificar o processo, pode-se adotar uma estratégia para organizar o

cronograma de um projeto. Veja um exemplo:

Divida o tempo desde o início do projeto até data-limite em quatro

partes iguais

Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir

Marque o prazo final da entrega de cada período

Procure não acumular muitas entregas no último período, pois nele

será integrada grande parte das entregas

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Veja o modelo a seguir:

Primeiro Segundo Terceiro Quarto

período período período período

tabela de quatro colunas e três linhas, cada coluna organiza-se como:

primeiro período; segundo período; terceiro período; quarto período.

Planos de ação

Toda organização tem objetivos, metas e estratégias. A questão é: como

“fazer acontecer” no dia a dia?

O plano de ação pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de gestão da

qualidade aplicada à padronização de procedimentos. Ele permite o desenho
adequado dos projetos e programas que a organização pretende implementar.

Exemplo: programa de fidelização de clientes.

Formatação

Determinar a metodologia e o modelo a serem utilizados na elaboração de

um projeto constitui parte importante do processo.

É preciso procurar um modelo que contemple todas as informações

necessárias para a etapa do planejamento e que seja de fácil entendimento,
manutenção e operacionalização pelos responsáveis e pelas partes interessadas,

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visando ao objetivo maior de alcançar os resultados e de atender a todas as

expectativas do projeto.

A seguir, apresentamos o modelo do Project Model Canvas, que prioriza a

lógica e o pensar em conjunto.

Figura 3 – Modelo Canvas

Fonte: http://blog.mundopm.com.br/wp-content/uploads/2013/06/pm-canvas.png.
Acesso em: 22 jan. 2016.

O objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas

uma folha, chamada canvas (palavra em inglês que significa “tela”), 13
componentes fundamentais para a composição do plano do projeto.

Há um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar,

resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas.

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Metodologia Canvas

Figura 4 – Metodologia para a construção do canvas de um projeto

1. Conceber o plano

Nesta etapa, são respondidas estas seis perguntas fundamentais sobre o projeto:
“Por quê?”; “O quê?”; “Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”.

Essas perguntas são desdobradas em 13 componentes, ou seções, que compõem

o Canvas, conforme demonstrado na figura 5. A equipe deve trabalhar nessas
seções para buscar respostas completas, concisas e integradas.

Clique nas seções, que estão separadas por cores para visualizar as
perguntas.

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GP PITCH

Figura 5 – As seis perguntas fundamentais e os 13 componentes do Project

Model Canvas.

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“Por quê?”

É a pergunta mais importante a ser respondida, pois ajudará a definir os

valores que identificarão todos os envolvidos no projeto.

Justificativa é razão de ser do projeto.

O objetivo do projeto deve ser expresso em formato SMART (específico,

mensurável, alcançável, realista e com tempo determinado).

Benefícios é o potencial do projeto, sob uma perspectiva do valor criado após

a sua implantação.

“O quê?”

São listados os produtos, serviços ou resultados que atenderão às

necessidades reais dos clientes, descritas nas seções anteriores.

“Quem?”

São listadas todas as partes interessadas que não comporão a equipe do

projeto, podendo ser pessoas ou áreas impactadas.

Nomeiam-se também os membros da equipe do projeto e determinam-se os

seus papéis.

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“Como?”

Explica-se a maneira como o projeto será executado.

“Quando?” e “Quanto?”

Os riscos principais são listados, e um cronograma e os custos em alto nível

do projeto são estimados e inseridos no canvas.

O modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de

cada uma das 13 seções baseando-se na técnica SMART.

2. Integrar o plano

O foco é entender as conexões do modelo. A integração dá coesão e um maior

sentido ao conteúdo das 13 seções e é conduzida pelo gerente do projeto e pela
equipe por meio de um protocolo de integração em oito passos.

São revisadas sequencialmente as justificativas, assim como o objetivo, os

requisitos, os stakeholders externos, a equipe, as premissas, as restrições, os
riscos e o cronograma e o orçamento em alto nível, dando um viés mais dinâmico
ao processo de composição do plano do projeto.

3. Resolver problemas e pendências do plano

É o momento de atacar os pontos de conflito, obter informações até então não

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confirmadas e avaliar inúmeros pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento,

o valor e a pertinência do projeto são colocados em discussão, para que não haja
dúvidas de que os benefícios que gerará justificarão os recursos que serão
consumidos para realizá-lo.

4. Comunicar e compartilhar o plano

Nesta etapa, os envolvidos são comunicados sobre o modelo para que o projeto
seja adotado e para que haja o comprometimento necessário para viabilizá-lo. É
possível que ele seja feito com mais formalismo e mais detalhes, se necessário.

Referências bibliográficas

FINOCCHIO JÚNIOR, José. Project Model Canvas: Gerenciamento de

projetos sem burocracia. Rio Janeiro: Elsevier, 2013.

LÜCK, H. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e

gestão. Petrópolis: Vozes, 2003.

VARGAS, R. Manual prático do plano de projeto – Utilizando o PMBOOK

Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

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