Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos em Moçambique

Nome: Albano Faustino Raposo

Código do Estudante: 708191999

Curso: Administração Pública

Disciplina: Gestão de Documentos e
Arquivos do Estado
Ano de Frequência: 4
Docente: José Sarmento

Tete, Abril, 2023

 Folha de Feedback

Classificação
Categorias Indicadores Padrões
Pontuação Nota do
Subtotal
máxima tutor
 Capa 0.5
Aspectos  Índice 0.5
Estrutura
organizacionais  Introdução 0.5
 Actividades 0.5

 Organização dos dados

 Indicação correta da
Actividades2 fórmula
Conteúdo 17.01
por unidade
 Passos da resolução

 Resultado obtido

 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos Formatação 1.0
gerais paragrafo, espaçamento
entre linhas

1
A cotação pode ser distribuída de acordo com o peso da actividade
2. O número das actividades pode variar em função ao docente
ii
Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor

_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

iii
Índice
1. Introdução................................................................................................................................. 3

1.1. Objectivos ......................................................................................................................... 3

1.1.1. Objectivo Geral.......................................................................................................... 3

1.1.2. Objectivos específicos ............................................................................................... 3

1.2. Metodologia ...................................................................................................................... 3

2. Desenvolvimento ...................................................................................................................... 4

2.1. Arquivo ............................................................................................................................. 4

2.2. Gestão documental ............................................................................................................ 4

2.3. Fases do processo de gestão de documentos .................................................................... 5

2.4. Importância da existência de uma gestão documental ...................................................... 5

2.5. Procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos em Moçambique ......................... 6

2.6. A relação entre a noção de sistema nacional de arquivos e a concepção de políticas

arquivísticas ................................................................................................................................. 8

2.7. O Sistema Nacional de Arquivos na versão de 1992: o princípio da “grande ideia” ....... 9

2.8. O SNAE na versão de 2018 ............................................................................................ 10

3. Conclusão ............................................................................................................................... 12

4. Referências bibliográficas ...................................................................................................... 13

 1. Introdução

Implementar a gestão de documentos de arquivo em uma instituição pública, como em outros casos
semelhantes, é um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituição já está habituada a rotinas
e a procedimentos mais ou menos formalizados e, por outro, a gestão de documentos de arquivo
envolve complexa articulação de informações, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.

Ao longo das últimas décadas, a gestão de documentos e arquivos nas instituições do Estado não
acompanhou a rápida evolução e introdução das novas tecnologias que, actualmente, são usadas
em muitos países do Mundo.

1.1.Objectivos
1.1.1. Objectivo Geral
 Conhecer os Procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos em Moçambique
1.1.2. Objectivos específicos
 Mencionar a importância da gestão documental;
 Descrever as fases da gestão de documentos;
 Descrever os procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos em Moçambique.
1.2.Metodologia

Para a realização deste trabalho, optou-se pela pesquisa bibliográfica, que consiste na consulta de
documentos já existentes, relacionados com o tema. Segundo GIL, (2008, p.50) afirma que
pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente
de livros e artigos científicos.

3
 2. Desenvolvimento
2.1.Arquivo

A palavra arquivo era inicialmente vinculada às instituições arquivísticas e as administrações locais

da Europa, entre os séculos XIII e XIV. Essa associação devia ao interesse da nação em construir
uma memória nacional, através do registro e da guarda do patrimônio histórico/cultural, de tal
modo contribuindo para estabelecer uma identidade própria.

2.2.Gestão documental

Para Barbosa (2016) a gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística

responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermédia. A Gestão
Documental informatizada consiste num sistema de arquivo, que permite a organização e consulta
de documentos num formato eletrónico que contém informação de natureza documental trocada
entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através
da partilha de documentos, beneficiando e facilitando os processos de negócio da empresa.

Para António (2008) o termo Gestão Documental tem vindo a ser usado para referir as aplicações
informáticas orientadas para a gestão das tarefas relacionadas com o tratamento dos documentos
administrativos, como seja o expediente e arquivo quer se trate dos documentos externos ou
internos de utilização frequente (arquivo corrente) ou de acesso esporádico (arquivo intermédio).

Segundo Leitão (2010) gestão documental é uma expressão muito em voga nos dias de hoje,
mormente associada ás aplicações informáticas que se oferecem no mercado das novas TIC como
soluções de gestão de correspondência e expediente administrativo.

Segundo Almeida (2018) o surgimento da gestão de documentos foi uma resposta ao aumento do
fluxo informacional, principalmente após a II Guerra Mundial, acarretando um volume
imensurável de novos documentos. Almeida (2018, p. 32) apud Schellenberg (2007, p. 55): O
aumento da população, por sua vez, provocou a expansão das atividades do governo, e essa
expansão afetou a produção de documentos. Uma vez que se aplicaram métodos tecnológicos
modernos no preparo de documentos, o volume destes, nas últimas décadas, atingiu um índice de
progressão antes geométrica que aritmética.

4
A gestão documental possui um papel estratégico para as organizações, uma vez que permite aos
serviços que a informação que pretendem e que criam sejam fornecidos com sucesso. A melhoria
e facilidade de acesso, a eficiência e rapidez nos fluxos informacionais são aspetos positivos que
um SGD consegue responder, pois o tempo de pesquisa de documentos diminui, bem como o tempo
de resposta, garantindo que o documento recuperado é o correto. Como resultado, a comunicação
entre os colaboradores e os clientes é instantânea, fidedigna e relevante, pois os documentos estarão
acessíveis apenas aos colaboradores que tenham permissão para os visualizar, facilitando também
a tomada de decisão.

2.3.Fases do processo de gestão de documentos

Primeira fase

Produção: “acto de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou

sector.” Nesta fase o objetivo é controle da produção de documentos garantido uma melhor gestão
dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários.

Segunda fase

Utilização de documentos: “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao

cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.” A fase
de utilização de documentos engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários nela também
que são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da
informação.

Terceira fase

Destinação de documentos: “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda

dos documentos...” Terceira e última fase é o final do ciclo de intervenção os instrumentos da
gestão de documentos. É a última fase, mas não menos importante é nela que se irá avaliar se os
documentos serão eliminados, ou devidos ao valor permanente serão recolhidos ao arquivo.

2.4.Importância da existência de uma gestão documental

É de extrema importância ter um sistema para gerir a gestão documental, torna os documentos
pretendidos acessíveis, garante uma transparência das acções administrativas, é fácil de ser
rastreado de maneira rápida. Agiliza a tomada de decisões, controla o fluxo de documentos,
5
racionaliza o papel A4 e os tinteiros para a impressão dos documentos, melhor conservação e
eliminação de documentos, e preserva o arquivo permanente sem a necessidade de ter um espaço
físico. Actualmente existe o acervo do Estado, que é o AHM lá ficam armazenados todos os
documentos produzidos e recebidos pelas instituições sejam elas públicas ou privadas, daqui a
alguns anos se optarmos pela GD electrónica podemos diminuir a necessidade de ter o AHM como
arquivo permanente, pois seria tudo digitalizado e será de fácil localização uma vez que com apenas
um click podemos aceder a um documento.

2.5.Procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos em Moçambique

O Conselho de Ministros no Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto, revogado pelo Decreto nº

84/2018 de 26 de Dezembro, onde o Sistema Nacional de Arquivos passa a denominarse Sistema
Nacional de Arquivo de Estado (SNAE). Neste decreto foram aprovados o Plano de Classificação
de Documentos para as Actividades Meio, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
para as Actividades Meio da Administração Pública e o Classificador de Informações
Classificadas.

O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública, nomeadamente, os órgãos

centrais e locais do aparelho de Estado e instituições subordinadas ou dependentes, os institutos
públicos de investigação científica e as demais instituições autónomas, tuteladas pelos órgãos do
Estado, bem como os órgãos e institutos das autarquias locais.

Segundo o Decreto nº 84/2018 de 26 de Dezembro, a gestão de arquivos é a seguinte:

a) Corrente: conjunto de documentos que constituem objecto de consulta frequente pela

entidade que os produziu e a quem compete a sua gestão.
b) Intermediário: conjunto de documentos com menor frequência de uso e que aguardam o
destino final (eliminação ou guarda permanente).
c) Permanente: conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades da sua produção,
conservados e preservados em virtude do seu valor secundário.

6
Segundo o Regulamento do Sistema de Gestão Documental do CEDSIF, IP temos:

1. O Sistema de Gestão Documental aplica-se para a gestão de documentos durante o seu ciclo de
gestão e visa administrar todos os documentos a serem utilizados em formato electrónico e físico,
nas fases corrente, intermediária e permanente.

2. São consideradas as seguintes etapas do ciclo de gestão dos documentos: a produção, recepção,
desmaterialização e carregamento, registo, classificação, encaminhamento, uso, expedição e
arquivo.

3. A operacionalização do Sistema de Gestão Documental é apoiada por uma plataforma

tecnológica, doravante designado por plataforma.

No Decreto nº 84/2018 de 26 de Dezembro que tem como objectivos do SNAE:

a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo ás especificidades dos

órgãos e instituições do Estado geradores e acumuladores e acervos;
b) Organizar de forma dinâmica e articulada as actividades de gestão de documentos de
arquivo, com vista a recuperação célere da informação;
c) Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos nos órgãos e
instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e científico;
d) Garantir o acesso público ao património arquivístico nacional respeitando o disposto nas
normas de acesso á informação e do Segredo do Estado;
e) Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivo;
f) Assegurar a eliminação de documentos que perderam o valor primário e secundário.
Segundo o Regulamento do SGD, é dever da Comissão de Avaliação de Documentos
(CAD), coordenar a implementação do SNAE; proceder á avaliação, selecção e a destinação
dos documentos físicos e electrónicos; coordenar a avaliação dos arquivos correntes e
intermediários, elaborar e implementar os respectivos planos de actividade; coordenar a
implementação dos Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de documentos;
elaborar as propostas de Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade de
Documentos das Actividades-fim;

Sustentada pelas realizações do Arquivo Histórico de Moçambique (AHM) dos anos 19801, a
origem do projeto de Sistema Nacional de Arquivos no território moçambicano suscitou, desde
7
então, entre os seus proponentes e defensores, a concepção de uma política arquivística em si
mesma, voltada tanto para a ampliação das ações arquivísticas até então desenvolvidas pelo AHM
quanto para a sistematização de novas ações em nível nacional. Deste modo, entre os atores
arquivísticos moçambicanos, é recorrente o pensamento que remete à solução dos problemas dos
arquivos neste País, à implementação do projeto de Sistema Nacional de Arquivos iniciada em
1992 pelo Decreto 33/92 e, sucessivamente, continuada pelos decretos 36/2007 e 84/2018,
respectivamente, em 2007 e 2018.

Decorridos 14 anos da primeira versão do sistema, em 2006 foram diagnosticados problemas

estruturais relevantes que, posteriormente, não foram tomados em conta. Essa atitude sugere que,
no estudo realizado, as falhas foram apreciadas como solucionáveis e mais tarde, na prática, teriam
sido abandonadas supostamente por serem insolúveis ou irrelevantes. Observadas as limitações
para a sua análise ou solução no quadro do projeto de sistema, contudo, tais problemas são
relevantes e seu diagnóstico, no seio de outros de natureza estrutural, afigura-se fundamental
perante o desafio da organização da área dos arquivos em Moçambique.

2.6.A relação entre a noção de sistema nacional de arquivos e a concepção de políticas

arquivísticas

Os projetos de sistemas nacionais de arquivos se inserem dentro da perspectiva das propostas de

sistemas de informação que surgem na década de 1960, a partir de algumas empresas, nos Estados
Unidos da América, envolvidas em estudos de casos sobre o planejamento (PRINCE, 1975, apud
NHARRELUGA, 1999, p. 26), bem como pela ação da UNESCO, na mesma década, “como
promotora do debate internacional sobre a comunicação e a informação” (JARDIM, 1995, p. 19).
A ação da UNESCO, nesse sentido, destaca-se na configuração do seu programa
intergovernamental denominado Sistema Mundial de Informação Científica e Tecnológica
(UNISIST) e no desdobramento deste no conceito de Sistemas Nacionais de Informação (NATIS)
que, ao se sobressair como um dos resultados da Conferência Intergovernamental sobre o
planejamento das infraestruturas nacionais de documentação, bibliotecas e arquivos organizada
pela UNESCO em 1974, foi abandonado na década de 1980, apesar da pertinência dos seus
objetivos, devido à insatisfação no processo de sua implantação na maior parte dos países
(JARDIM, 1995). Ao observar essa insatisfação, a UNESCO, desde então, “desloca o conceito de
NATIS para pontos periféricos dos seus discursos e amplia progressivamente um papel central das
8
reflexões e ações de incentivo às políticas nacionais de informação” (JARDIM; NHARRELUGA,
2009, p. 4).

Observadas as matizes quanto à aplicação do primado das políticas de informação em projetos de

sistemas de informação nos diversos países em desenvolvimento, os postulados da UNESCO,
sobretudo quanto ao NATIS, influenciaram os debates e ações que resultaram na formulação e
adoção de projetos de sistemas nacionais de arquivos em alguns países. Portanto, é nesse sentido
que as iniciativas da UNESCO embasam os projetos de sistemas nacionais de arquivos em países
em desenvolvimento e, em Moçambique, em particular, com implicações diretas no processo de
implementação desses projetos.

Em Moçambique, do ponto de vista de concepção e execução do projeto de Sistema Nacional de

Arquivos, em suas três versões, a formulação de políticas públicas arquivísticas não é uma
precedência. Essa perspectiva contrapõe-se aos postulados atuais que, desde as iniciativas da
UNESCO de delineamento de novos parâmetros pós NATIS, a partir da década de 1980, sugerem
que o sucesso de qualquer programa de ação na área de informação está condicionado à formulação
e implementação de políticas de informação (JARDIM, 1995).

2.7.O Sistema Nacional de Arquivos na versão de 1992: o princípio da “grande ideia”

O projeto de Sistema Nacional de Arquivos em Moçambique tem sua origem identificada pelo
Decreto 33/92, de 26 de outubro daquele ano, que institui a primeira versão do sistema depois de
um conjunto de ações realizadas pelo AHM na década de 1980, cujo reconhecimento pelo Estado
teria legitimado esta instituição como proponente e coordenadora da mesma versão do sistema,
concebendo-se, deste modo, como um arquivo nacional. É imprescindível lembrar que, entre as
ações levadas a cabo pelo AHM nos anos 1980, o processo de recolhimento de documentos de
arquivo que se destaca neste período viabilizou a construção da componente ideológica do Estado,
que encontra fundamento na dimensão informacional e cultural representada nos arquivos coloniais
recolhidos.

O Decreto em alusão relaciona, no seu preâmbulo, os arquivos ao processo de “tomada de decisões

dos órgãos do Estado”, bem como à promoção de “direitos dos cidadãos”, um desiderato que,
mesmo retomado no quadro legal do diagnóstico apresentado em 2006, não encontra realização no
âmbito do projeto em curso.

9
Do ponto de vista da estrutura, integram o sistema, de acordo com o parágrafo segundo do artigo
cinco, “o Arquivo Histórico de Moçambique, os arquivos centrais, os arquivos correntes nos
diferentes órgãos do Estado, e outras entidades e os arquivos especiais existentes ou a serem
criados”. A considerar por esta estrutura, portanto, nota-se uma tendência para a formatação de um
sistema de arquivos dos órgãos centrais ou, pelo menos, abrangendo apenas os órgãos situados ao
nível da capital do País. Esta tendência é mantida pelo artigo nove que, ao referir-se à custódia pelo
AHM, com caráter permanente, dos documentos recolhidos dos órgãos centrais, preconiza que a
mesma pode ser descentralizada, designadamente, no âmbito regional e provincial e em função da
natureza ou suporte da informação. Ora, salvo melhor entendimento, essa descentralização não é
no quadro da estrutura do sistema, visto que os supostos domínios arquivísticos situados no âmbito
regional e provincial, além de não serem
mencionados na estrutura acima referida, nunca existiram.

Esta versão é relevante na medida em que sua estrutura compreende ou prevê domínios
arquivísticos. Contudo, além da falta de harmonia entre os supostos arquivos indicados como parte
da estrutura do sistema, os arquivos referidos como integrantes do sistema, excepto o AHM, não
foram instituídos durante toda a vigência da mesma versão, de 1992 até sua extinção, em 2007.

2.8.O SNAE na versão de 2018

O projeto de Sistema Nacional de Arquivos, reiterado ao longo do tempo, persiste nesta terceira
versão desprovido de entidades arquivísticas em sua composição, numa perspectiva em que, se a
prática arquivística nacional não é pautada por uma política nacional de arquivos, tampouco as leis
que instituíram as sucessivas versões daquele projeto de sistema apontam parâmetros de uma
possível política nacional de arquivos.

O Decreto 84/2018, de 26 de dezembro, que institui a terceira versão do sistema anuncia, no

parágrafo primeiro do artigo dois, das disposições gerais, figuras de “Arquivos dos Órgãos
Centrais; Arquivos dos órgãos da Província; Arquivos dos Órgãos do Distrito; Arquivos dos
Órgãos das Autarquias Locais”, denominando-as de “subsistemas do SNAE”. Essa perspectiva
parece retomar e, de certa forma, ampliar a suposta estrutura de arquivos idealizada no âmbito da
primeira versão e que, sem nunca ter sido implementada, foi abandonada na segunda versão do
sistema. Considerando, porém, a ênfase que é dada a esses arquivos fictícios, logo no início do

10
decreto, enquanto “subsistemas do SNAE”, a composição do SNAE suscita dúvidas, pois a
concepção de subsistemas de arquivos enquanto representantes diretos das instituições da
administração pública seria melhor deduzida na estrutura do sistema onde figurar-se-iam como
partes de um todo, representados por instituições arquivísticas instituídas em cada esfera do
governo. Portanto, sua ênfase seria no âmbito da regulamentação do funcionamento do sistema
para situar os serviços arquivísticos que representam neste e para esboçar a sua relação com as
respectivas instituições arquivísticas nos diferentes níveis governamentais, tomando estas enquanto
integrantes diretos do sistema.

11
 3. Conclusão

Após várias pesquisas, conclui-se que a gestão documental e a protecção especial de documentos
e arquivos são da responsabilidade do, enquanto instrumento chave de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

O termo Gestão Documental tem vindo a ser usado para referir as aplicações informáticas
orientadas para a gestão das tarefas relacionadas com o tratamento dos documentos administrativos
e o documento electrónico ou documento digital é a nova realidade, e é radicalmente diferente dos
outros: assenta em suportes magnéticos ou ópticos, é manipulável, transforma-se, tem uma
estrutura lógica, pode ser replicado indefinidamente, permite múltiplos e simultâneos acessos.

12
 4. Referências bibliográficas

Almeida, M.F.I. (2018). Gestão documental e seus impactos: uma abordagem nos processos de
auditoria. UNESP. Campus de Marília Faculdade de Filosofia e Ciências. Marília/ SP.

António, J.M.R. (2008). O Sistema de Gestão Documental: oportunidade do software livre nos
Municípios Portugueses. Universidade de Lisboa. FL/ Lisboa.

Barbosa, L.M.C. (2016). Sistema Informático de Gestão Documental – Estudo de Caso de uma
Organização Ferroviária. Barcarena, pp 1-87.

Boletim da República: Decreto nº 33/1992 de 26 de Outubro

Boletim da República: Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto

Boletim da República: Decreto nº 84/2018 de 26 de Dezembro

GIL, Antonio Carlos. (2008). Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas.

JARDIM, J. M. (1986). Instituições arquivísticas: estrutura e organização. A situação dos arquivos

estaduais. Revista do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, Rio de Janeiro, v.
21.

Leitão. J. F. V. (2010). A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade – O Município da Lourinhã.

Universidade de Lisboa. Lisboa.

PRINCE, Thomas R. Apud Nharreluga (1999). Sistemas de informação: planejamento, gerência e

controle. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos.

13