Quais são as funções de um PMO?

Os PMOs oferecem orientação e apoio aos gerentes de projetos de sua organização.

Eles compartilham as melhores práticas, status do projeto e direção para todos os
projetos da organização, enquanto muitas vezes assumem projetos estratégicos. As
principais funções de um PMO incluem:

Planejamento estratégico e governança

Esta é a função mais importante de um PMO. Ele envolve a definição de critérios de
projeto, a seleção de projetos de acordo com as metas de negócios da organização e,
em seguida, o fornecimento de um case de negócios para esses projetos para a
gestão.

Melhores práticas
Os PMOs ajudam a implementar as melhores práticas e processos dentro de sua
organização. Eles também compartilham lições aprendidas com projetos bem-sucedidos
anteriores. Eles ajudam a garantir a consistência entre os projetos de sua
organização, fornecendo orientações sobre processos, ferramentas e métricas.

Cultura de projetos comuns

Os PMOs ajudam a definir práticas comuns de cultura de projetos, treinando os
funcionários sobre abordagens ideais e melhores práticas. Isso ajuda a manter as
práticas de gerenciamento de projetos consistentes e eficientes em toda a
organização.

Gestão de recursos
Os PMOs são frequentemente responsáveis pela gestão e alocação de recursos – como
pessoas e equipamentos – em projetos em toda a organização com base no orçamento,
prioridades, cronogramas e muito mais. Eles também ajudam a definir os papéis e
responsabilidades necessários em qualquer projeto. Os PMOs fornecem treinamento,
mentoria e coaching para todos os funcionários, menos os gerentes de projetos em
particular.

Criação de documentação de projetos, arquivos e ferramentas

Os PMOs investem e fornecem modelos, ferramentas e softwares para ajudar a
gerenciar projetos. Eles também desempenham um papel importante na manutenção da
história do projeto de sua organização. Uma vez que um projeto é encerrado, eles
arquivam todos os documentos criados durante o projeto para referência futura e
para

Principal conclusão
Para recapitular, os principais propósitos de um PMO incluem: planejamento
estratégico e governança, implementação de melhores práticas de gerenciamento de
projetos, estabelecimento de cultura comum de projetos, gerenciamento de recursos e
criação de documentação de projetos, arquivos e ferramentas. Os PMOs apoiam suas
organizações na gestão de um grande número de projetos e ajudam a manter todos os
funcionários trabalhando na mesma direção em direção aos objetivos da organização.

A importância da cultura organizacional

Identidade: A cultura de uma organização define sua identidade. Sua identidade
descreve essencialmente a forma como a empresa conduz os negócios, tanto
internamente quanto externamente. Os valores e a cultura organizacional de uma
empresa andam lado a lado; seus valores fazem parte de sua identidade. Você quase
pode pensar na cultura de uma organização como sua personalidade. Por isso, é
importante aprender as declarações de valor e a missão (ou empresa-alvo) da sua
empresa. As declarações de missão e valor ajudarão você a entender por que a
empresa existe e lhe darão uma visão do que a empresa acredita e como ela se
comportará.

Pessoas: Uma cultura organizacional forte e positiva ajuda a reter os melhores

funcionários de uma empresa. Pessoas que se sentem valorizadas, engajadas e
desafiadas são mais propensas a dar o seu melhor e querem lutar pelo sucesso. A
cultura de uma organização pode ajudar a manter funcionários talentosos em uma
empresa, e pode atrair grandes pessoas também! Por outro lado, uma cultura tóxica
pode ter o efeito oposto. É importante encontrar uma organização com uma cultura
que se encaixe na sua personalidade. Uma maneira de saber mais sobre a cultura de
uma organização é conversar com as pessoas que trabalham lá. Você também pode
observar os trajes, as expressões e o comportamento geral dos funcionários atuais.

Processos: A cultura organizacional pode ter impactos diretos nos processos de uma
empresa e, em última instância, em sua produtividade. A cultura da organização é
incutida em toda a empresa – desde seus funcionários até como seus funcionários
fazem o trabalho deles. Por exemplo, uma empresa que valoriza o feedback e o
envolvimento dos funcionários pode ter isso refletido em seus processos incluindo
muitas oportunidades para os funcionários comentarem. Ao permitir que os
funcionários sintam que suas vozes são ouvidas, esta empresa está aderindo à sua
cultura.

Entendendo a cultura de uma organização

Como gerente de projetos, é importante entender a cultura da sua empresa,
principalmente porque ela pode afetar os projetos em que você trabalha. Alguns
aspectos da cultura de uma organização que estão diretamente relacionados a como os
projetos são gerenciados são comunicação, tomada de decisão, rituais, estilos de
gerenciamento anteriores e valores. Para saber mais sobre a cultura de uma empresa
e como ela se aplica a você como gerente de projeto, você pode:

Fazer perguntas
Você pode aprender sobre a cultura de uma organização fazendo perguntas sobre
gerenciamento e pares. Pode ser útil fazer essas perguntas na fase de entrevista
para entender melhor a cultura da empresa antes de aceitar um cargo. Você pode
querer fazer perguntas sobre:

Atmosfera
Qual é o código de vestimenta da empresa?

Como as pessoas normalmente compartilham crédito nesta empresa?

A tomada de risco é encorajada? E o que acontece quando as pessoas falham?

Como os gestores apoiam e motivam sua equipe?

Como as pessoas nessa função interagem com clientes e usuários?

Quando e como os membros da equipe dão feedback uns aos outros?

Quais são algumas tradições no local de trabalho?

Quais são algumas das maneiras pelas quais a empresa celebra o sucesso?

Políticas
Quais são as políticas em torno de dias de doença e férias?

A empresa permite flexibilidade dos funcionários (por exemplo, trabalhar de casa,

horário de trabalho flexível)?
Que políticas existem que apoiam os funcionários que compartilham sua identidade no
local de trabalho?

Processos
Qual é o processo de integração da empresa?

Como os funcionários medem o impacto de seu trabalho?

Valores
Quais são as declarações de missão e valor da empresa?

Como a pessoa nessa função pode contribuir para a missão da organização?

Como a organização apoia o desenvolvimento profissional e o crescimento da

carreira?

Ouça as histórias das pessoas

Ouvir o que os atuais funcionários têm a dizer e como eles retratam a empresa lhe
dará uma ótima ideia.

Quais foram as experiências dos funcionários com projetos semelhantes no passado?

O que eles podem dizer sobre as principais partes interessadas e clientes?

Observe os rituais da empresa

Rituais podem ser poderosos impulsionadores da cultura. Eles envolvem as pessoas e
ajudam a incutir um senso de propósito e experiência compartilhados.

Como são celebrados aniversários e feriados?

Os funcionários geralmente almoçam ao mesmo tempo e no mesmo lugar?

Observe as interações dos funcionários:observar como os funcionários interagem pode

ajudá-lo a adaptar seu estilo de interação à norma da empresa.

As interações dos funcionários são mais formais ou informais?

As ideias são solicitadas aos funcionários em diferentes funções?

Entenda seu impacto

Como gerente de projeto, você se torna um agente de mudança. Lembre-se: um agente
de mudança é uma pessoa de dentro de uma organização que ajuda a organização a se
transformar, focando em melhorar a eficácia organizacional e o desenvolvimento.
Quando você começar em uma nova função, sente-se com a gerência para entender
melhor o que é esperado de você e como você pode aproveitar ao máximo a
oportunidade.

Afie suas habilidades de comunicação

As habilidades de comunicação interpessoal são uma parte importante da
gerenciamento de projetos. A forma como uma empresa se comunica está diretamente
ligada à sua cultura organizacional. Você provavelmente terá interações com vários
departamentos e níveis de gestão durante a execução de projetos. Para se comunicar
efetivamente, você precisará entender como transitar pelos diferentes canais da sua
empresa. Faça perguntas sobre práticas de comunicação quando você iniciar em uma
nova função, como: É costume assinar e-mails em nome da equipe e não de você
individualmente? As apresentações devem incluir membros da equipe ou ser
apresentadas exclusivamente pelo gerente de projeto? Isso pode ajudá-lo a ter
certeza de que você está aderindo às expectativas.
Abordar projetos de forma diferente de como projetos semelhantes foram gerenciados
no passado pode ser recebido com alguma resistência. Embora alguns projetos possam
exigir que você quebre o status quo, ao mostrar uma apreciação da cultura de sua
organização, você pode ajudar os membros da sua equipe a aceitar quaisquer
melhorias que você esteja implementando.

Principal conclusão
A cultura organizacional é importante porque tem um impacto direto em você como
gerente de projeto, e aprender a lidar com a cultura organizacional lhe dá uma
grande vantagem ao executar projetos. Ser capaz de lidar com interações
departamentais, comunicar-se efetivamente e planejar seu projeto de acordo com a
cultura da organização ajudará a prepará-lo para o sucesso em sua carreira de
gerenciamento de projetos.

Gestão de mudanças é o processo de entregar um projeto concluído e fazer com que as

pessoas o adotem. Quando os gerentes de projeto entendem a gestão de mudanças e seu
papel no processo, isso ajuda a garantir um lançamento suave e uma adoção mais
fácil.

O primeiro conceito central é criar um senso de propriedade e urgência em torno do

projeto.

Propriedade significa fazer com que os outros se sintam capacitados a assumir a

responsabilidade pela conclusão bem-sucedida de suas tarefas.

Urgência significa fazer com que eles entendam que o projeto é importante e
identificar quais ações precisam ser tomadas para levar o projeto adiante.

Outro conceito central é descobrir a combinação certa de habilidades e

personalidades ao selecionar as pessoas que trabalharão em sua equipe.

O conceito central final é sempre importante, comunicação eficaz. E não consigo

enfatizar o suficiente: a comunicação é a chave. Ter uma comunicação eficaz com sua
equipe significa ser transparente e direto com seus planos e ideias e
disponibilizar informações. Certifique-se de manter sua equipe, e o restante da
organização, atualizada sobre o seu progresso. Isso permitirá que todos sintam que
estão incluídos e fazem parte do projeto. Assim que seu projeto for concluído, você
poderá enfrentar alguma resistência ou alguns obstáculos.

Governança corporativa
Cada organização é regida por seu próprio conjunto de normas e práticas que
orientam e controlam suas ações. Esses padrões e práticas são chamados de
governança corporativa e influenciarão seus projetos. A governança corporativa é a
estrutura pela qual uma organização atinge suas metas e objetivos. A governança
corporativa também é uma forma de equilibrar as exigências das diversas entidades
corporativas, como partes interessadas, gestão e clientes. A governança corporativa
afeta cada parte de uma organização, incluindo planos de ação, controles internos e
externos e medições de desempenho.

Governança e gestão de mudanças andam lado a lado. Pense nos vídeos anteriores
sobre gestão de mudanças. Para implementar com sucesso a gestão de mudanças, é
essencial que você entenda a estrutura e a cultura da organização. A governança
eficaz na gestão de mudanças fornece funções e responsabilidades claramente
definidas durante a mudança. Isso permite que as pessoas dentro da organização
tenham uma compreensão precisa de quem toma decisões e da relação entre aqueles que
gerenciam e participam do processo de gestão de mudanças.
Outro exemplo de governança dentro de uma organização é a criação e o uso de
comitês diretivos. Os comitês diretivos decidem sobre as prioridades de uma
organização e gerenciam o curso geral de suas operações. O comitê diretivo atua
essencialmente como um conselho consultivo ou conselho para ajudar o gerente de
projeto e a empresa a tomar e aprovar decisões estratégicas que afetam tanto a
empresa quanto o projeto.

Governança do projeto
Como gerente de projeto, você será responsável pela governança do projeto. A
governança do projeto é a estrutura de como as decisões do projeto são tomadas. A
governança do projeto ajuda a manter os projetos funcionando sem problemas, dentro
do prazo e dentro do orçamento. A governança do projeto envolve todos os elementos-
chave que compõem um projeto bem-sucedido. Ela diz quais atividades uma organização
faz e quem é responsável por essas atividades. A governança do projeto abrange
políticas, regulamentos, funções, processos, procedimentos e responsabilidades.

Como o projeto e a governança corporativa se cruzam

A governança do projeto precisa ser adaptada às necessidades específicas da sua
organização. Essas necessidades influenciarão a forma como você implementa e
monitora a estrutura de governança em seu projeto. A governança do projeto diz
respeito às áreas de governança corporativa que estão especificamente relacionadas
às atividades do projeto. A governança eficaz do projeto garante que os projetos de
uma organização estejam alinhados aos objetivos maiores da organização, sejam
entregues de forma eficiente e sejam sustentáveis. Isso inclui:

Considerar os interesses de longo e curto prazo de sua organização

Tomar decisões conscientes sobre quais projetos assumir e evitar projetos se você
não tiver recursos suficientes

Fornecer informações oportunas, relevantes e confiáveis ao conselho administrativo

e outras partes interessadas importantes

Provocar a entrada e a compra de gerentes seniores, uma vez que eles são os
tomadores de decisão

Durante a fase de início, priorizar objetivos claros, acessíveis e sustentáveis, a

fim de reduzir a confusão e os conflitos

Durante a fase de planejamento, atribuir propriedade e prestação de contas a uma

equipe experiente para entregar, monitorar e controlar o processo

Durante a fase de execução, aprender com os erros e adaptar-se a conhecimentos

novos ou aprimorados

A governança corporativa pode envolver a eliminação de muitos obstáculos antes de

tomar decisões. Essas decisões podem influenciar não só um único projeto, mas toda
a corporação.

Ao mesmo tempo, a governança corporativa pode ajudar a apoiar a governança do

projeto, pois fornece uma visão geral sobre conformidade e mitigação de riscos e
oferece orientação e direcionamento para os gerentes de projetos. Uma boa
governança corporativa também pode ajudar os gerentes de projeto a garantir
recursos, resolver problemas, evitar atrasos na tomada de decisões, obter a compra
de partes interessadas e alcançar visibilidade para projetos no nível executivo.