Análise do Trabalho

Ana Maria Santos Pinto

Análise e Descrição de Funções

 Numa Organização...

O trabalho encontra-se repartido entre

diferentes colaboradores para alcançar
um objetivo comum.

 Cada colaborador tem um papel, ou

seja, uma FUNÇÃO que ocupa no
contexto da organização.
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NEGRHESG Ana Pinto 5/12/07
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Definição de Cargo, Função e Tarefa:

 Cargo:
 posicionamento hierárquico na estrutura orgânica da instituição.
 conjunto de funções similares ou um grupo de funções idênticas na
maioria ou em todos os aspetos mais importantes das tarefas que a
compõem.
 Função:
 É o conjunto de tarefas e responsabilidades que, de uma forma mais
ou menos estável, se atribuem a uma pessoa para conseguir um
resultado que se integre no objetivo global da Organização.
 Tarefa:
 é um conjunto de elementos que requerem o esforço humano para
determinado fim.
 menor unidade componente do trabalho que possui uma ordem,
coerência e consome tempo na sua execução.
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Análise e Descrição de Funções
Análise de Funções

 Análise de Funções
 Consiste na investigação sistemática das tarefas, obrigações e
responsabilidades de uma função e dos necessários
conhecimentos, capacidades e experiência que uma pessoa
precisa para desempenhar as funções de forma adequada.

 O analista deve procurar responder às seguintes

questões:
 O que é que o empregado faz?
 Como é que o empregado faz?
 Porque é que o trabalho é feito?
 Que capacidades são necessárias?

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Análise e Descrição de Funções
Descrição de Funções

 Descrição de Funções
 Na sequência de uma análise do posto de trabalho pode ser
elaborada uma descrição como registo permanente das
características-chave do posto de trabalho.

 Porquê a descrição de funções:

 Retrata de forma objetiva e metódica funções;
 Permite analisar a relação entre as funções existentes e a
estrutura da Organização;
 Torna clara a partilha de responsabilidades;
 É um instrumento de suporte à gestão.

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Análise e Descrição de Funções
Objetivos da Descrição e Análise de Funções

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Etapas da Análise de Funções
1º - Definir o uso:
 Para que será utilizada a informação?
 Determinar a informação a ser recolhida e como;
 Definir os MÉTODOS a serem utilizados na recolha.

2º - Rever/analisar informações importantes, tais

como:
 Organograma:
 Mostra a divisão do trabalho pela organização;
 Relação com outros cargos;
 Hierarquia;
 Localização no organograma;
 Nome da função e com quem se comunica / reporta.

 Diagrama de processos:
 Fluxo de trabalho
 Mais detalhes sobre o cargo.
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Etapas da Análise de Funções

3º - Selecionar cargos
 representativos a serem analisados;

4º - Análise:
 Recolher informações sobre as atividades,
comportamentos, condições de trabalho, traços e
habilidades seguindo um dos MÉTODOS;

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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

Observação Direta

Questionário

Entrevista

Diários

Mistos

Outros
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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

 Geralmente, esta atividade deve ser o

resultado do esforço conjunto de:
 Gestor de RH
 Analistas de Cargos
 Ocupantes
 Supervisores

 O ideal é combinados.

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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

Método da Observação Direta

Características
A colheita de dados sobre uma função é feita
através de uma observação visual das
atividades do ocupante pelo analista de
funções.
 Enquanto a participação do analista de
funções na colheita de dados é ativa, a
participação do ocupante é passiva.
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 Métodos de recolha de informação
para a Análise de Funções
Vantagens
 Veracidade dos dados obtidos,
em virtude da unidade de origem
e ao facto de este estar alheio aos
interesses de quem executa o
trabalho.
 Não requer a paralisação do
ocupante da função.
 Método ideal para funções
simples e repetitivas.
 Adequada correspondência entre
os dados obtidos e a fórmula
básica da análise de funções (o
que faz? Como faz? Porque faz?)
Desvantagens
 Custo elevado, pois o método,
para ser completo, requer
tempo prolongado do analista
de funções.
 A simples observação, sem o
contacto direto e verbal com o
executante, não permite a
obtenção de dados realmente
importantes para a análise.
 Contra-indicado para funções
que não sejam simples e
repetitivas.
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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

 Método do Questionário
 Características
 A colheita de dados é feita através do
preenchimento de um questionário de
análise de funções pelo ocupante ou
pelo seu superior.
 Enquanto a participação do analista
de funções na colheita de dados é
passiva, a participação do ocupante é
ativa.
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Métodos de recolha de informação
para a Análise de Funções
Vantagens Desvantagens
 Pode ser preenchido, conjuntamente
ou sequencialmente pelos ocupantes  Contra-indicado para
da função e pelos chefes diretos aplicação em funções de
(participação dos vários escalões) baixo nível nas quais o
 visão mais ampla do seu
conteúdo e das suas
ocupante tem dificuldade em
características, interpretá-lo e de responder
 Mais económico por escrito.
 Mais abrangente
 pode ser distribuído a todos os  Exige planeamento e
ocupantes da função, cuidadosa montagem.
preenchidos por eles e devolvidos
com relativa rapidez.  Tende a ser superficial ou
 Ideal para analisar funções de alto distorcido, perante a
nível,
 sem afetar o tempo e as
qualidade das respostas
atividades dos executivos. escritas.

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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

 Método da Entrevista
 Características
 A colheita de dados sobre a
função é feita através de uma
entrevista entre o analista e o
ocupante da função, onde são
feitas perguntas e respostas
verbais.
 A participação tanto do analista
como do ocupante é ativa.

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Métodos de recolha de informação
para a Análise de Funções
Vantagens
 Obtenção de dados relativos
a uma função através das
pessoas que melhor a
conhecem.
 Possibilidade de discutir e
aclarar todas as dúvidas.
 É o método de melhor
qualidade e que proporciona
maior rendimento na análise.
 Não tem contra-indicações:
pode ser aplicado a qualquer
tipo ou nível de função.
Desvantagens
 Uma entrevista mal dirigida
pode levar a reacções
negativas, resultando em falta
de compreensão e não
aceitação dos seus objectivos.
 Possibilidade de induzir a uma
confusão entre opiniões e
factos.
 Perde de tempo quando o
analista de funções não se
preparou convenientemente
para essa tarefa.
 Custo operacional elevado:
exige analistas experientes e a
paralisação do trabalho do
ocupante.
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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções

 Método dos Diários

 Este método consiste no registo periódico de
informação sobre a função pelo próprio
colaborador.
 Para este registo se efetuar de maneira mais
justa e clara o analista fornece ao trabalhador
uma série de tópicos que devem ser
preenchidos, e a partir daqui o próprio
trabalhador analisa o seu trabalho.
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Métodos de recolha de informação para a
Análise de Funções
 Método Misto
 Combinação de dois ou mais métodos para eliminar as
desvantagens e potenciar as vantagens de cada um.
 EX:
 Realização de entrevistas para desenvolver um
conhecimento básico da função, seguido de um
questionário utilizado para obter informação de mais
colaboradores;
 Realização de observação directa com o
executante/colaborador, seguido de entrevista com a chefia;
 Realização de um questionário ao colaborador, seguido de
entrevista com a chefia.
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Classificação Portuguesa de Profissões
A Classificação Portuguesa de Profissões 2010 (CPP2010), integrada no mais recente quadro internacional (CITP/ISCO/2008),
destina-se a substituir a Classificação Nacional de Profissões 1994 (CNP/94) do Instituto do Emprego e Formação Profissional
harmonizada com a CITP/1988.

24 Especialistas em finanças, contabilidade, organização administrativa, relações públicas e comerciais

Compreende as tarefas e funções dos especialistas em finanças e contabilidade, em organização administrativa, em vendas, marketing e relações
públicas.
241 Especialistas em finanças e contabilidade
Compreende as tarefas e funções do contabilista, revisor oficial de contas, consultor financeiro, de investimentos e analista financeiro, com especial
incidência na preparação e organização de demonstrações financeiras e preparação de relatórios de atividade, aconselhamento financeiro a pessoas
individuais ou empresas.
2411 Contabilista, auditor, revisor oficial de contas e similares
2411.0 - Compreende as tarefas e funções do contabilista, auditor, revisor de contas e similares que consistem,
particularmente, em:
• Planear, organizar e supervisionar sistemas de informação contabilística
• Analisar registos contabilísticos e assegurar a sua consistência com as normas contabilísticas
• Aconselhar, planear e implementar políticas e sistemas contabilísticos, orçamentais e de controlo
• Preparar demonstrações financeiras, declarações fiscais, dar aconselhamento fiscal e apoiar reclamações junto das entidades fiscais
• Preparar relatórios de planeamento e orçamento
• Proceder a inquéritos financeiros nos casos de suspeita ou eventual fraude, falência ou insolvência
• Proceder a auditorias das demonstrações financeiras, contas, documentos e registos contabilísticos, em empresas e na Administração Pública
• Certificar as declarações financeiras
• Aconselhar sobre matérias financeiras relacionadas com rendimento, acionistas, credores e venda de novos produtos
• Desenvolver e controlar sistemas que permitam determinar o custo unitário de produtos e serviços.

 Inclui, nomeadamente, técnico oficial de contas e administrador de insolvências.

 Não inclui:
• Diretor financeiro (1211.0)
• Guarda-livros (3313.2)
• Técnico administrativo de contabilidade (3313.2)

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Etapas da Descrição de Funções

 A descrição da função é,
essencialmente, uma descrição do posto
de trabalho em si, e não do indivíduo que
desempenha o posto de trabalho.
 O processo de descrição de funções
passa por três fases:
1. Descrição propriamente dita
2. Controlo
3. Aprovação

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Etapas da Descrição de Funções

1. Descrição propriamente dita (redução a escrito da

informação recolhida)
2. Controlo - processo de controlo por parte do analista
com participação dos titulares dos postos de trabalho e
dos seus superiores, bem como da direção de RH com
o objetivo de validar as informações recolhidas.
3. Aprovação - A aprovação é a aceitação do documento e das
responsabilidades que o mesmo implica. Esta aprovação é
necessária para qualquer ação posterior na avaliação de
desempenho.
A aprovação deverá incluir:
1. Assinatura do titular
2. Assinatura do superior hierárquico
3. Visto do responsável pelo programa
4. E, em alguns casos, assinatura da administração.
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Conteúdo comum da Descrição da
Função

1. Identificação da função;
2. Missão;
3. Responsabilidades / Deveres / Relações;
4. Habilidades necessárias para o desempenho
da função
5. Condições de trabalho/ esforço físico.

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Conteúdo comum da Descrição da
Função

 1. Identificação:
 Identificar
qual a função, a qual setor pertence e
quem é o superior imediato
 Formação escolar mínima desejável para a função
 Tempo de experiência mínima e desejável para a
função

 2. Missão:
 Explicar o principal objetivo que o a função deve
atingir.

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Conteúdo comum da Descrição da
Função

 3. Responsabilidades / Deveres / Relações:

 Descrever quais são as principais responsabilidades indicando
as principais atividades e seus respetivos objetivos.
 Listar os mais específicos. Limitar autoridade, poder decisório,
supervisão, recursos orçamentais.
 Relações:
 Se subordina? Supervisiona? Com quem trabalha? Fora da empresa?
 Ex.: fornecedores, clientes, sindicatos, governo, etc.

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Conteúdo comum da Descrição da
Função
 4. Habilidades necessárias para o desempenho da função
 As habilidades envolvem a capacidade de comunicar, motivar,
coordenar, liderar e resolver conflitos pessoais ou grupais.
 Estão relacionadas com a interação entre as pessoas. Neste campo
poderão ser estabelecidas as metas desejáveis para a realização das
atividades da função; Ex.: cumprir programa diário de vendas, de
produção;
 5. Condições de trabalho:
 Perigosidade,
 Salubridade;
 Horário;
 Aptidão física.

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 Regras a seguir na elaboração da ficha de
Descrição de Funções
 Utilizar um verbo de ação no início
de cada frase. Por ex: elabora,
organiza, desenvolve, classifica,
negoceia, promove, verifica, etc;
 Evitar que a estrutura das frases
seja complexa;
 Empregar termos exatos, palavras
ou expressões que descrevam
objetivamente as operações e as
tarefas executadas;
 Evitar simplificações, pelo que
devem ser descritos todos os atos,
com todas as operações que a
ação envolve e de uma forma
sequencial;

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Regras a seguir na elaboração da ficha de
Descrição de Funções

 Evitar a adjetivação;
 Utilizar títulos indicativos,
“rótulos”.
 Deve ter-se uma frase introdutória
que apresente cada uma das
tarefas e começar pelo verbo.
 Não colocar objetivos na
descrição de funções, visto que
estes podem mudar ao longo do
ano.

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