Roteiro do Caso Prático

O aluno desenvolverá um projeto de BPM num processo de uma indústria de alimentos, a AMR
Alimentos. A AMR Alimentos é uma empresa que produz alimentos derivados do leite, como
manteiga, queijos, iogurtes, etc. e precisa otimizar seu processo da Solicitação à Contratação de
Profissionais, pois está tendo vários problemas de atraso e profissionais sem o perfil necessário
para realizar as atividades. Segue abaixo a descrição e informações do processo que precisará ser
analisado e otimizado.

Processo da Solicitação à Contratação de Profissionais (situação atual):

O processo inicia quando o Gestor de algum departamento percebe a necessidade de

novos profissionais ou a troca / substituição. Esse processo inicia com o preenchimento de um
formulário em papel, onde é enviado para a área de Gestão de Pessoas. Como é um formulário
em papel, muitas vezes (cerca de 50% dos casos) o formulário precisa retornar para o Gestor
solicitante, pois há informações incompletas ou imprecisas. Quando o formulário está
devidamente preenchido, a área de Gestão de Pessoas começa a procurar pelo profissional.
Geralmente busca em alguns sites de currículos, pois não possui um banco de currículos. Há uma
dificuldade na procura de profissionais e geralmente esse tempo de busca demora 2 semanas,
mesmo assim com a possibilidade de não achar ou achar profissionais que não atendam
completamente ao perfil desejado. Gestão de Pessoas sempre relata que a dificuldade acontece
muitas vezes pelo fato do Gestor solicitante não especificar com detalhes a necessidade do
profissional, com as competências técnicas e comportamentais necessárias. O Gestor solicitante,
por sua vez, sempre menciona a demora no processo, bem como a grande quantidade de
entrevistas que são realizadas para se conseguir achar um profissional, que algumas vezes nem
atende por completo a necessidade. Ao achar algumas opções de profissionais para a vaga (no
mínimo 02 candidatos, em geral, porém, sem regra definida), Gestão de Pessoas faz uma
entrevista apenas e, se estiver dentro do esperado, passa para a entrevista junto ao Gestor
Solicitante. Porém, muitas vezes Gestão de Pessoas precisa entrevistar vários candidatos para
escolher pelo menos 02 para a próxima fase, bem como muitas vezes o Gestor Solicitante não
aprova nenhum dos candidatos passados para a entrevista com ele, fazendo o processo retornar
à estaca zero. Depois que o Gestor Solicitante aprova o profissional, geralmente ele passa
imediatamente para ser contratado, mediante a urgência e demora no processo. Com essa
urgência, a contratação pode acontecer com algumas pendências, como integração do
profissional, documentos, exames, etc. Já houve até alguns casos de acidente de trabalho de
profissionais que ainda não estavam contratados formalmente, o que acarretou problemas para
a organização. Muitas vezes (70% dos casos) acontece também dos profissionais iniciarem a
trabalhar sem as devidas ferramentas necessárias, como smartphones, notebooks, etc., bem
como sem o devido acesso aos sistemas de informação, rede da organização e e-mails. Nesses
casos, precisa verificar se há equipamentos disponíveis. Caso não haja, precisa iniciar uma
compra emergencial para a compra do equipamento, o que pode demorar alguns dias. Há
também alguns casos (cerca de 40%) que os profissionais não possuem local para trabalho, pois
não foi informado ao Administrativo para providenciar estação de trabalho (cadeira e mesa). Em
algumas situações não há espaço disponível, tendo que realizar algumas improvisações para
alocar o profissional fisicamente num local de trabalho.

O ciclo de tempo do processo, da solicitação da contratação, até a efetiva contratação do

profissional, está acontecendo em 40 dias, em média. Porém, não há um tempo máximo para
acontecer, não havendo indicadores de desempenho para acompanhamento desse processo,
bem como sem um responsável para gerenciá-lo do início até o fim, até o resultado que o
processo gera.

Os Gestores dos Departamentos reclamam bastante desse tempo e culpam

insistentemente a área de Gestão de Pessoas pela ineficiência e ineficácia desse processo.

Após compreender a situação atual do processo, realizar as seguintes atividades:

• Elaborar a ferramenta Diagrama de Escopo do processo atual;

• Desenvolver a Visão de Futuro do Processo, preenchendo a ferramenta Canvas de Transformação;
• Elaborar a modelagem do processo (situação atual) com notação BPMN, utilizando o Bizagi
Process Modeler.
• Analisar e compreender por completo o processo, elaborando a Matriz de Problemas,
Oportunidades e Riscos, como resultado e formalização da Análise do Processo;
• Projetar o novo Processo (Redesenho), com a modelagem do processo novo;
• Desenvolver a Matriz de Indicadores de desempenho do novo processo;
• Elaborar o plano de implantação do novo processo.