UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

Instituto de Educação à Distancia

SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO ESTADO-SNAE: MÉTODOS E

TÉCNICAS DOCUMENTAIS

Discente: Maria Carlos Gulamussene Código: 708183878

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Disciplina: Gestão de Documento

Ano de Frequência: 4o ano

Docente: Dr : Sérgio Serpa

Quelimane, Maio de 2021

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Critérios de avaliação (disciplinas teóricas)

Classificação
Categorias Indicadores Padrões Nota
Pontuaçã Subtot
do
o máxima al
tutor
 Índice 0.5
Aspectos  Introdução 0.5
Estrutura organizacion  Discussão 0.5
ais  Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 2.0
problema)
Introdução
 Descrição dos objectivos 1.0

 Metodologia adequada
2.0
ao objecto do trabalho
 Articulação e domínio
do discurso académico
Conteúdo (expressão escrita 3.0
cuidada, coerência /
Análise e coesão textual)
discussão  Revisão bibliográfica
nacional e internacional
2.0
relevante na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.5
 Contributos teóricos
Conclusão 2.0
práticos
 Paginação, tipo e
Aspectos tamanho de letra,
Formatação 1.0
gerais paragrafo, espaçamento
entre linhas
Referência Normas APA
 Rigor e coerência das
s 6ª edição em
citações/referências 2.0
Bibliográfi citações e
bibliográficas
cas bibliografia

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Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor

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Índice
Introdução...................................................................................................................................5
1.2.Objectivos.............................................................................................................................5
1.2.1.Objectivo geral:..................................................................................................................5
1.2.3.Objectivo Específicos........................................................................................................5
1.3.Metodologia..........................................................................................................................5
2.SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO ESTADO-SNAE: MÉTODOS E TÉCNICAS
DOCUMENTAIS.......................................................................................................................6
2.1.Sistema Nacional de Arquivos do Estado -SNAE................................................................6
2.2.MÉTODOS E TÉCNICAS DOCUMENTAIS.....................................................................7
2.2.1. Conceituar os Documentos...............................................................................................7
2.3.Métodos e Técnicas...............................................................................................................8
2.3.1.Método Alfabético.............................................................................................................8
2.3.2.Regras do Método..............................................................................................................8
2.3.3.Método Geográfico............................................................................................................9
2.3.4.Método numérico...............................................................................................................9
2.3.5.Método Ideográfico..........................................................................................................10
2.3.6.Os métodos Padronizados................................................................................................11
Conclusão..................................................................................................................................12
Bibliografia...............................................................................................................................13

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Introdução
O presente trabalho subordina-se ao tema: SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO
ESTADO-SNAE: MÉTODOS E TÉCNICAS DOCUMENTAIS. No entanto o processo de
arquivamento é um conjunto de operações destinados ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos, em outras palavras, as técnicas de arquivamento
corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização
futura.
O trabalho esta desenvolvida de forma sequenciada começando por abordar sobre o método
alfabético e, geográfico, numérico e Ideográfico.
Para concretização do presente trabalho recorreu-se a consulta de livros e artigos que
continham a informação do tema, assim como as pesquisas e bibliotecas com o intuito de
trazer o essencial e melhorar o desenvolvimento científico do trabalho.

1.2.Objectivos

1.2.1.Objectivo geral:
 Conhecer métodos e técnicas documentais;

1.2.3.Objectivo Específicos
 Definir Sistema Nacional de Arquivos do Estado -SNAE;
 Explicar métodos e técnicas documentais é alfabético, geográfico, numérico e
ideográfico;
 Abordar sobre os métodos Padronizados.

1.3.Metodologia
Para concretização do presente trabalho recorreu-se a consulta de livros e artigos que
continham a informação do tema, assim como as pesquisas e bibliotecas com o intuito de
trazer o essencial e melhorar o desenvolvimento científico do trabalho.

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2.SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO ESTADO-SNAE: MÉTODOS E
TÉCNICAS DOCUMENTAIS
Governo da República de Moçambique lançou, em 2001, a Estratégia Global da Reforma do
Sector Público, com o objectivo de promover a melhoria da prestação de serviços aos
cidadãos. A implementação com sucesso do Programa da Reforma do Sector Público,
particularmente na sua Fase II, pressupõe a realização de um conjunto de acções de natureza
estratégica de entre as quais a organização e gestão de arquivos na Administração Pública.

O processo de gestão de informação e arquivos na Administração Pública tem também como

Um dos pressupostos importante, o acesso célere à informação pelos cidadãos e funcionários,
possibilitando a tomada de decisão atempada sobre os diversos assuntos que são tramitados
diariamente nas instituições do Aparelho do Estado.

É dentro deste âmbito que, após a aprovação pelo Conselho de Ministros do Decreto n°
36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), o
Ministério da Função Pública através do Centro Nacional de Documentação e Informação de
Moçambique (CEDIMO) elaborou o presente manual intitulado “Manual de Procedimentos
do Sistema Nacional de Arquivos do Estado”, para auxiliar os funcionários e agentes do
Estado em geral, as lideranças, os gestores e, especificamente, os profissionais ligados à área
de gestão, manuseamento de documentos e arquivos na aplicação correcta do Plano de
Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade das Actividades.

A aprovação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, (SNAE) através do Decreto n°

36/2007, de 27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de operacionalização, Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades –
Meio da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, constitui uma
viragem na gestão de documentos na Administração Pública

2.1.Sistema Nacional de Arquivos do Estado -SNAE

Pode ser definido como conjuntos de arquivos documentais seguindo certas normas ou leis
são tramitados e conservados uniformemente em toda Administração Publica moçambicana.
Sistema de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam
de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos ou recebidos por um
organismo no exercício das suas actividades (Decreto n° 36/2007)

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2.2.MÉTODOS E TÉCNICAS DOCUMENTAIS

O Ordenação dos Documentos, que consiste na aplicação dos métodos de arquivamento

visando dar aos documentos uma ordem lógica que permita localizá-los quando necessário.
Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos
básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Ao contrário do que ocorre nas
bibliotecas, onde há uma metodologia padronizada de organização em nível universal, a
ordenação dos documentos de arquivo exige um estudo aprofundado do material a ser
ordenado. Há que se considerar dois aspectos fundamentais: a natureza dos documentos a
serem arquivados e a estrutura da entidade que está sendo organizada.

Em suma, em um arquivo, há a possibilidade da adopção de diversos métodos de

arquivamento diferentes, sendo que para cada tipo de documento deve-se realizar um estudo a
fim de verificar a melhor forma de ordenação. Um mesmo tipo de documento, inclusive, pode
ser organizado de maneiras diferentes em instituições distintas. Uma empresa pode organizar
seus contractos em ordem alfabética e outra por data de assinatura, por exemplo. Conhecer a
estrutura e o funcionamento da instituição é, portanto, requisito essencial na definição da
melhor forma para organizar o arquivo.

2.2.1. Conceituar os Documentos

Documento é toda informação registada em suporte material, susceptível de ser utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época e lugar. (Manual de Procedimentos do
SNAE, 2009).

Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos
métodos mais adequados às suas realidades e necessidades;
Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um arquivo:
 Sistema directo: abrange métodos que permitem o acesso directo ao documento, ao
local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
 Sistema indirecto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou
códigos param se ter acesso ao documento. (Souza, 2008)
O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões.

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2.3.Métodos e Técnicas

2.3.1.Método Alfabético
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos
documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas
organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao
armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao
cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.

Um dos formatos de arquivamento mais usados pelas empresas, o método alfabético é simples
e fácil de ser implantado. O nome dos arquivos é o principal item a ser considerado na hora de
organizar os documentos.

Na prática, isso significa que os arquivos são organizados em ordem alfabética, de acordo
com a primeira letra do nome de cada documento. Entretanto, embora esse método seja
bastante eficaz, ele pode gerar erros quando se armazena uma grande quantidade de
informações.

Nesse caso, o mais indicado é que o método alfabético seja combinado com outros formatos
ou variações no estilo de organização. (Rondinelli, 2005)

2.3.2.Regras do Método
A utilização da alfabetação para organizar os documentos e pastas. Algumas regras:
 Considera-se sempre o último sobrenome.
Ex: João da Silva Santos = Santos, João da Silva;
 No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome. Preposições “de”,
“da” não são partes do último sobrenome.
Ex: José da Silva = Silva, José da;
 Sobrenomes compostos não se separam.
Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco, José;
 Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em
consideração na organização alfabética.
Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;
 Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre
parênteses.
Ex: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);

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  Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com excepção daqueles de origem
árabe, japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se
apresentam.
Ex: Muhammad Ali = Muhammad Ali;
 Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e
preposições, caso tenham.
Ex. O Globo = Globo (O)
 Nomes de conferências, reuniões e assembleias em geral são escritos por extenso e,
caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses.
Ex: IV Congresso Nacional dos Concurseiros = Congresso Nacional dos Concurseiros (IV).
(Rondinelli, 2005)

2.3.3.Método Geográfico
O método geográfico é usado quando os documentos são organizados a partir da sua
localização. Ou seja, é considerado o local de origem dos arquivos que pode ser dividido em
região, estados, municípios etc. Na hora de fazer a sua classificação. Esse modelo é muito útil
para os sectores de vendas entenderem melhor seus pontos de distribuição e terem um acesso
mais optimizado a essas informações de localização dos seus clientes e pontos de venda.
Além disso, o método geográfico também pode se destacar como um excelente subformato de
arquivamento.
Os métodos geográfico os documentos são organizados de acordo com o local de sua
procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países. (Rondinelli, 2005)

2.3.4.Método numérico
É um método de acesso indirecto que baseia-se em atribuir códigos numéricos aos
documentos.
O método numérico simples é adoptado quando a organização é feita pelo número do
documento ou da pasta em que este foi arquivado.
É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários,
processos e filmes.
 Numérico simples:

As pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por meio de um índice,
denominado onomástico.
 Numérico cronológico:

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 Neste método, os documentos também são organizados por números, porém a atribuição
destes segue uma ordem cronológica;

 Dígito-terminal: 

Usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com
um número muito extenso, fracciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a trabalhar com cada
par individualmente, da direita para a esquerda. (Rondinelli, 2005)
Como o nome já sugere, no método numérico os documentos são organizados por números.
Para isso, é possível escolher entre três formatos diferentes de uso: numérico simples, dígito-
terminal ou cronológico.
O método numérico simples é muito usado na classificação de prontuários médicos, processos
e pastas de funcionários. Nesse modelo, a organização é feita pelo número do arquivo ou, até
mesmo, da pasta na qual um determinado documento foi arquivado. (Paes, 2002)
Quando a quantidade de documentos arquivados é muito grande, é preciso usar o método
numérico dígito-terminal. Nele, a organização é feita a partir dos dois últimos dígitos de cada
arquivo. Ainda, é possível fazer a classificação cronológica, que considera a data de cada
documento.

2.3.5.Método Ideográfico
Para fechar nossa lista, o método ideográfico organiza os documentos por assunto. A
classificação, em geral, é feita por temas básicos, que podem ser divididos em diferentes
composições.

O Método Ideográfico traz a organização dos documentos por assunto. Ex: Pasta “folhas de
pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim de facilitar o
arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais basicamente
consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.

São exemplos de documentos arquivados pelo método ideográfico, aquelas pastas

classificadas, por exemplo, “folha de pagamento”, “escalas de trabalho” etc. Contudo, embora
esses métodos possam ajudar o arquivamento da sua empresa, a melhor forma de optimizar
esse processo é contando com um Sistema de Gestão Electrónica de Documentos. Essa
solução, ofertada com excelência pela eBox Digital, oferece mais segurança, eficiência e
organização para a guarda, consulta e gerenciamento das informações do seu negócio, como
um todo.

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O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É
também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições. Entre do métodos básicos de
arquivamento, encontram-se os métodos ideográficos ou por assuntos, que podem ser
alfabéticos ou numéricos. (Paes, 2002)

2.3.6.Os métodos Padronizados

 Variadex:
É o método alfabético, acrescentando cores às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2 letra do nome de
entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas, sendo assim, as cores são
cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências.
 Automático:
Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras,
números além de cores.
 Soundex:
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser
diferente.
 Mnemónico:
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As
letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do
arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
 Rôneo:
Combina letras, números e cores, mas está obsoleto. Estes métodos básicos e padronizados
pertencem a principalmente dois grandes sistemas: directo e indirecto.
 Sistema directo
O próprio nome sugere: busca directa ao local de guarda do documento, sem o auxilio de
índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
 Sistema indirecto
Sistema indirecto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro
têm se de consultar um índice ou código. (Santos, 2002).

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Conclusão

Chegando ao fim do trabalho dizer que os métodos e técnicas documentais são alfabético,
geográfico, numérico e ideográfico. Mas também realçar que a ordenação dos Documentos,
que consiste na aplicação dos métodos de arquivamento visando dar aos documentos uma
ordem lógica que permita localizá-los quando necessário, existem várias maneiras de se
organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos a cima referenciada.

Com efeito, o arquivo, nos moldes acima referido prestam um valioso apoio ao património,
educação, informação e governação de quaisquer pais. Neste contexto, arquivos preservam a
história e a identidade cultural dos povos, providenciam a informação para o desenvolvimento
e tomada de decisões. Os arquivos providenciam orientações, supervisão e formação e
conduzem os governos à lealdade, transparência e boa governação.

O Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique CEDIMO, é a instituição

responsável pela organização dos sistemas de documentação, registo e arquivo do Estado e
Informação da Administração Pública.

O sucesso da implementação do SNAE a todos os níveis, central, provincial, distrital e nas

autarquias locais depende da existência de recursos humanos capacitados com conhecimentos
habilidades sobre a gestão de documentos, observando rigorosamente os procedimentos
legais.

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Bibliografia
Santos, V.B. (2002) Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília:
ABARQ,.
Souza, Renato Tarciso Barbosa de. (2008) Arquivística Temas Contemporâneos. Distrito
Federal: SENAC, 2ª edição.

Paes, Marilena Leite. (2002) Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV,.

Rondinelli, Rosely Curi. (2005) Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma

abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro: FGV.

Decreto n° 36/2007, de 27 de Agosto

Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado, Universidade Católica de
Moçambique, 4 Ano, Centro de Ensino á Distância (CED)

Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado

Sistema Nacional de Arquivos do Estado - SNAE.

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