COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

AULA 3 –
POLÍTICAS DE
COMUNICAÇÃO
INTERNA

Olá!

As políticas organizacionais fornecem orientações às instituições e cumprem

a função fundamental de conectar as estratégias organizacionais aos elementos
que influenciam seu clima. Através dessas diretrizes, podemos gerar um foco maior
no exercício da função e uma regularidade para elaborar seu planejamento e
restringir comportamentos inadequados. Nesse contexto, existem diferentes tipos
de políticas organizacionais, dentre elas, temos as políticas salariais, de recursos
humanos, de recursos financeiros e as de comunicação interna.

Bons estudos!
 Nesta aula, abordaremos sobre os conceitos e a forma como a política de
comunicação interna deve integrar as ações da instituição, levando em conta seus
valores e as teses pertinentes para sua conduta. Em suma, não podemos separar
as estratégias da instituição das ações relacionadas à comunicação interna. Ao
término desta aula, você será capaz de:

• Compreender quais são as políticas de comunicação interna;

• Analisar as políticas organizacionais;
• Aplicar os processos para implantar as políticas internas.
3 CONCEITO DE POLÍTICAS ORGANIZACIONAIS

Nem sempre temos em mente o agrupamento de concepções e ideias que

originam o direcionamento de estratégias e a identidade corporativa de uma instituição
quando pensamos nela e em seus resultados. Assim que definimos a visão e a missão
da instituição, devemos destacar uma ideia central para demarcar uma conduta e uma
forma de agir, dando origem a um conjunto de diretrizes que norteiam a forma como
a instituição irá funcionar, ou seja, formando suas políticas organizacionais.
Muitas pessoas costumam perguntar: qual seria a importância de termos as
políticas organizacionais da instituição bem definidas? Tais políticas deixam o
direcionamento que a instituição deve seguir bem claro para que as equipes e os
gestores possam exercer bem suas funções conforme os pilares estratégicos e as
orientações passadas, possibilitando que a instituição atue satisfatoriamente em seu
ramo.
O pilar fundamental das políticas organizacionais consiste nos valores pessoais
desenvolvidos e praticados pela instituição durante seu funcionamento. Esses valores
são concebidos e criados pelo proprietário ou fundador dessa empresa, que passa a
orientar as relações internas e direcionar o comportamento através desses valores
(DEMO; FERNANDES; FOGAÇA, 2017).
Por esse motivo, as políticas organizacionais direcionam as normas de uma
empresa durante sua conduta com a prática de ações que são condizentes a ela e
que foram aprovadas pelos gerentes, procurando alcançar seus resultados. Uma
instituição sem políticas organizacionais definidas possui mais contratempos devido à
falta de estratégias e de foco, já que não estruturou sua linha de atuação tendo em
vista os concorrentes, o mercado, clima organizacional, cultura organizacional,
administração de recursos, gestão de equipes e relacionamento com os clientes.
Vale ressaltar outra questão importante dentro do contexto das políticas
organizacionais, que diz respeito ao estabelecimento de limites e fronteiras na
instituição, de forma que a direção e suas equipes tenham consciência de até onde
suas ações devem ir e de que modo podem se planejar para tomar certas decisões e
chegar nos resultados almejados.
Essa abordagem é fundamental, pois determina as políticas organizacionais
como um modo de planejar as melhores ações baseadas nas metas instituídas pelas
empresas. Em um panorama que, atualmente, é caracterizado por grande incerteza e
instabilidade, é essencial se dispor de estratégias para atravessar momentos em que
pode haver dúvidas em relação à política correta a ser adotada.
Até mesmo a tomada de decisão dos líderes pode ser influenciada pelas
políticas organizacionais definidas. Essa política determina como a instituição deve
ser, como ela pode ser classificada no mercado e como funcionará conforme as
situações que enfrentar. Desse modo, são estabelecidos tanto as estratégias quanto
os objetivos como um modo de desenvolver as políticas criadas pela instituição. Com
isso, as decisões precisam ser tomadas visando o cumprimento dessa orientação
para, assim, contemplar os resultados pretendidos pela empresa.
Tirando esse processo fundamental que os proprietários e fundadores da
instituição definem como valores, também devemos considerar as políticas renovadas
e consideradas diante da avaliação do modo que a instituição atua e das variáveis do
ambiente externo. Precisamos ter em mente as políticas que funcionaram e que
medeiam as ações importantes da empresa, também precisamos considerar aquelas
que não contribuirão para o sucesso da instituição por estarem descabidas, obsoletas
ou fora do contexto pretendido.
Temos também as normas e condutas presentes no contexto das políticas
organizacionais, que nem todas as empresas costumam adotar. Assim sendo, muitas
instituições esclarecem em suas políticas as práticas que são aceitas e que são
proibidas, determinando o que os funcionários devem ou não fazer, conforme as
regras.
Através da definição das condutas e normas, são gerados modos de interação
e punição para ações proibidas. Com isso, podemos constatar os paralelos que
existem entre a cultura organizacional e as políticas organizacionais, onde a primeira
é a prática real daquilo que foi determinado como política institucional.
Logo, o papel das políticas é, basicamente, o de determinar a uniformidade no
comportamento dos funcionários, a continuidade das ações institucionais e a
padronização do sistema de comunicações, bem como os valores importantes para
as ações diárias dos funcionários presentes no ambiente institucional.
Tipos de políticas organizacionais

As políticas organizacionais definem as diretrizes fundamentais para todo setor

da organização, de modo que cada equipe tenha uma conduta pré-estabelecida, em
termos gerais, para tomar as decisões cabíveis e terem um norte referente a seu
comportamento em certas situações. Comumente, as políticas organizacionais são
separadas por setor em cada empresa (UMEDA; TRINDADE, 2004).
Dentro desse contexto, teremos as políticas de recursos humanos, que
consistem nas diretrizes que indicam o modo que as instituições podem coordenar os
seus funcionários.
Diante dessas políticas pré-estabelecidas, as organizações irão não só
selecionar e contratar seus funcionários, como também irão os ensinar e os
desenvolver como responsáveis pelo cumprimento dessas políticas. Somado a isso,
serão determinadas normativas referentes ao salário, aos cargos e aos benefícios.
Para isso, será de vital importância que as políticas sejam pensadas como um
desenvolvimento das estratégias da organização.
No caso das políticas de gestão financeira, elas procuram idealizar e
assegurar as condições adequadas para gerenciar os recursos financeiros da
instituição e sua relação com os períodos necessários para o pagamento dos
fornecedores e clientes, assim como a relação com o mecanismo do capital (próprio
ou de terceiros) e com o foco de atuação referente aos indiciadores que determinam
a elaboração dos preços dos serviços e produtos e o grau de rentabilidade.
Já as políticas comerciais determinam premissas e diretrizes referentes às
estratégias de marketing e os elementos fundamentais das ações comerciais. Elas
ainda se relacionam com a interação com os clientes, as formas de negociação, bem
como a fidelização e prospecção dos clientes.
Por sua vez, as políticas de qualidade, como o próprio nome já diz, estão
relacionadas com o padrão de qualidade que a organização demanda sobre os
serviços e produtos ofertados, também funcionam como um norte para melhorias
contínuas. A política de qualidade deve seguir não só as diretrizes da empresa,
também deve ser consoante com as regras da ISO (International Organization for
Standardization), cuja sigla é traduzida como “Organização Internacional de
Padronização”.
 Por fim, as políticas de segurança são responsáveis por manter intactos o
patrimônio, a integralidade, os sistemas e até os funcionários da empresa. Para isso,
a instituição determina os modos de gerenciamento e controle de riscos para instituir
as diretrizes de segurança.

Políticas de comunicação interna

As políticas de comunicação interna não se resumem àquilo que pode ser lido
em textos escritos ou visualizado em imagens destacadas. A comunicação interna
reflete o comportamento cultural de cada pessoa. Por esse motivo, devemos alcançar
um nível de comunicação adequado, que evite as barreiras das conversas do dia-a-
dia e que seja capaz de notar se a mensagem chegou ao receptor e se houve uma
decodificação correta.
A comunicação se manifesta através da presença, dos gestos, do campo visual
e até no silêncio. Com isso, devemos interpretar as políticas de comunicação interna
como um instrumento estratégico dentro das empresas, com a função de determinar
os direcionamentos e alinhamentos a serem seguidos através das diretrizes
estabelecidas pelos dirigentes e gestores.
O principal objetivo das políticas de comunicação interna é disseminar as
informações da instituição conforme as diretrizes previamente determinadas. O modo
como a comunicação interna será praticada depende da estratégia adotada pela
empresa, que deve incluir a criação de fluxos de comunicação que favoreçam a
interação entre o funcionário e a empresa, bem como estimular o ânimo dos
empregados e evitar o turnover ou rotatividade, para poderem trabalhar almejando os
resultados estabelecidos conforme a cultura organizacional e as tomadas de decisão
(SOUZA, 2014).
Toda política de comunicação deve se basear no comprometimento e na
decisão do alto escalão quando nos referimos aos temas que devem ser tratados,
conforme as necessidades reais da instituição. Além do mais, está entre as funções
da comunicação interna aproximar a empresa de sua equipe em questão de
relacionamento, fortalecendo a imagem da empresa e expandindo o conhecimento
dos funcionários sobre os temas pertinentes.
A construção de uma política de comunicação deve considerar ações que
compilem processos e conceitos que não priorizem somente a visão dos executivos e
líderes, mas que formulem estratégias devidamente documentadas visando alcançar
os objetivos da instituição.
Dentro desse contexto, a política de comunicação consiste no processo que se
concretiza através de objetivos, valores, regras, diretrizes e condutas que direcionam
as estratégias, ações e produtos de comunicação, possibilitando o relacionamento
entre o público e a instituição.
Vale salientar que essa política não manifeste apenas uma visão, ela deve estar
condizente com o modelo de gestão vigente, baseada no código de ética da
organização e em todos os valores aplicados e reconhecidos como essenciais aos
costumes organizacionais. Como política, requer, de modo geral, a instauração da
comunicação interna e forma fronteiras importantes que conscientizam as equipes e
os gestores sobre os limites de suas condutas e a função que cada um exerce.
Uma política de comunicação interna deve ter em sua estrutura propostas de
diversidade e responsabilidade social, devendo se preocupar também com o
desenvolvimento dos funcionários em competências pertinentes ao resultado
almejado pela empresa. Ademais, é fundamental que essa política corrobore o modo
que a empresa lida e se comunica com as diversas personalidades que a integram.
É aconselhável incluir as necessidades de avaliação frequentes durante o
exercício profissional em sua política, avaliações que consistam em detectar as
dificuldades mais comuns nos fluxos de comunicação interna (incluindo as
informações dos veículos de comunicação que irão usar).
Em suma, essa política deverá considerar ações de médio e longo prazo, para
selecionar aquelas que serão incluídas em definitivo no plano de comunicação interna
e outras que poderão ser praticadas dependendo das variáveis que podem fugir dos
procedimentos normais.
As principais diretrizes que a política de comunicação interna deve conter é a
capacidade de formar e manter uma comunicação educativa e dinâmica para o público
interno, gerando motivação e compreensão em relação aos objetivos da empresa. Tal
postura terá um impacto positivo sobre os funcionários e construirá uma boa imagem
para a instituição.
3.1 Requisitos básicos para a política de comunicação interna

Devemos incluir na política de comunicação interna algumas regras

fundamentais em sua construção, de modo que esteja consoante com a estratégia da
instituição e que possa servir como uma ferramenta eficiente dentro da empresa, além
de engajar os funcionários. Por isso, é importante descrever de modo direto e sucinto
as políticas que aspiramos implementar (MELLO, 2018).
No tópico dos requisitos deverão constar as atribuições e justificativas do
documento, ou seja, os responsáveis deverão construir o plano de comunicação
interna de modo objetivo ao ponto de não precisar dos diretores, profissional de
comunicação que o construiu ou dos líderes para explicá-lo. Em suma, não deverá
conter particularidades ou pautas referentes a questões momentâneas.
Nesse contexto, os objetivos da política de comunicação interna devem ser
bem construídos e estar completamente consoantes com os valores e as tomadas de
decisão da direção. Não podemos interpretar a comunicação interna como um
elemento isolado em meio às estratégias, pois deveremos ter prontidão ao colocar em
prática o que a missão e visão organizacional idealizaram para a comunicação interna.
Com isso, os valores que constam nessa política não podem desconsiderar os valores
básicos da instituição.
Para exemplificar esse caso, suponhamos que a organização tenha a
transparência como um dos valores em sua identidade, podemos interpretar que esse
valor terá uma presença importante no plano de comunicação interna, ou seja, deverá
constar no plano a importância da transparência para a comunicação interna.
A boa comunicação deverá ocupar todo o ambiente corporativo para
proporcionar uma relação saudável e bem resolvida entre os funcionários. A voz da
instituição se manifesta através da comunicação interna, por isso, suas diretrizes
precisam ser claras e transparentes para conectar todo o quadro de funcionários à
instituição.
Outro tópico fundamental dentro do plano de comunicação interna se trata dos
objetivos gerais e específicos. Os objetivos gerais consistem nas obrigações mínimas
desse plano referentes aos macroprocessos, já os objetivos específicos consistem em
ações referentes às causas mais definidas nos problemas de comunicação.
As políticas também devem considerar o perfil do público com quem quer se
comunicar e o modo como iremos gerenciar os riscos. Referente à comunicação
interna, devemos considerar como o maior risco a possibilidade de danificar a imagem
da empresa através de ações que contenham informações incompletas, comunicação
indevida ou interpretação errônea dos dados.
O plano deve considerar os fatores supracitados, já que a confiabilidade da
instituição é de extrema importância. Uma comunicação eficiente pode reduzir esses
problemas, podendo até agir de modo preventivo antes dos problemas se
concretizarem.
Sendo assim, pode-se constatar que todos na instituição devem estar cientes
sobre as políticas de comunicação, principalmente os líderes e gestores, para
poderem colocar as diretrizes condizentes com a missão organizacional em prática,
visando aproximar a empresa de seus funcionários e contribuir para um processo de
comunicação interna mais fluida.

A implantação de políticas internas

Antes de iniciar a implantação da política de comunicação interna, é

fundamental que seja dividida conforme a decisão do setor estratégico da
organização, se baseando nas necessidades e realidades do local.
A implantação também deve considerar todos os funcionários da empresa, ou
seja, as necessidades reais (incluindo a melhoria dos equipamentos, solidificação da
imagem e melhoria na rotatividade de funcionários) devem ter uma atenção especial
da equipe de comunicação interna para entregarmos uma política eficaz.
Com a política de comunicação interna estruturada e devidamente aprovada
pelos dirigentes estratégicos da instituição, todos os setores deverão passar por
mudanças. Diante disso, as ações determinadas deverão ser cumpridas, caso
contrário, não haverá credibilidade durante a execução das propostas e, portanto, a
política de comunicação interna se tornaria desnecessária.
Nesse contexto, cabe aos gestores garantir a qualidade dos mecanismos de
comunicação usados na organização, ou seja, devem estar envolvidos ativamente na
política de comunicação interna.
Sendo assim, o processo de implementação deve ser supervisionado para
observar em detalhes a forma como a comunicação se propaga diante das diretrizes
que estão ganhando forma a partir do plano. Não deveremos consentir sobre a prática
de hábitos anteriormente aceitos, já que a implantação só será bem-sucedida caso os
envolvidos estejam comprometidos com o projeto de forma integral.
Para ter sucesso nessa atividade de supervisão, poderemos formar um grupo
ou comissão de trabalho que coloque alguns mecanismos de controle em prática,
visando verificar se as premissas que constam no plano estão sendo praticadas. Será
fundamental também a organização de reuniões quinzenais ou semanais para termos
um feedback sobre as mudanças observadas.
Cada setor responderá de forma diferente às premissas básicas das políticas
de comunicação interna, portanto, não devemos esperar que todos respondam
simultaneamente. Rocha e Goldschmidt (2010) listam alguns objetivos essenciais que
devem ser alcançados pela instituição para obter uma comunicação interna eficaz,
são eles:

• Manter ou melhorar a imagem da instituição em relação ao seu público interno;

• Proporcionar o repasse de informações entre seus departamentos e áreas;
• Agregar as crenças e os valores da instituição;
• Inteirar os funcionários quanto à relevância de sua função;
• Difundir procedimentos e regras;
• Reconhecer e valorizar esforços tanto individuais quanto coletivos;
• Manter veículos de feedback e comunicação abertos e disponíveis para todos
os setores;
• Aguçar o interesse dos funcionários por assuntos pertinentes aos negócios.

A integração entre os diversos setores da instituição também será essencial

para a consolidação do conceito organizacional durante a implementação das políticas
de comunicação interna. Ademais, caso o processo esteja bem integrado, teremos
melhorias nos resultados conforme os funcionários vão acreditando e se envolvendo,
almejando resultados mais concretos.
Os resultados e as ações originadas das políticas de comunicação podem
concretizar a construção de uma imagem organizacional positiva diante de seu
público-alvo, pois promove não só uma sinergia maior entre as ações dos fluxos de
comunicação externos e internos, como também reduz drasticamente os possíveis
ruídos (interferentes na comunicação) entre a empresa e seus funcionários.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

DEMO, G; FERNANDES, T; FOGAÇA, N. A influência dos valores organizacionais na

percepção de políticas e práticas de gestão de pessoas. REAd – Revista Eletrônica
de Administração. v. 23, n. 1, p. 89-117, 2017.
MELLO, G. C. Estratégias de comunicação interna como agente de engajamento
organizacional: estudo de caso da Mondelez Internacional. 2018. 68 f. Trabalho
de Conclusão de Curso (Bacharelado em Comunicação Social e Relações Públicas)
– Faculdade de Arquitetura, Artes e Comunicação, Universidade Estadual Paulista
Júlio de Mesquita Filho, São Paulo, 2018.
ROCHA, T; GOLDSCHMIDT, A. Gestão de stakeholders: como gerenciar o
relacionamento e a comunicação entre a empresa e seus públicos de interesse.
São Paulo: Saraiva, 2010.
SOUZA, L. C. F. Comunicação integrada aplicada às Entidades Fechadas de
Previdência Complementar (EFPC). 2014. Trabalho de Conclusão de Curso
(Especialização em Gestão da Comunicação nas Organizações) – Instituto CEUB de
Pesquisa e Desenvolvimento, Centro Universitário de Brasília, Brasília, 2014.
UMEDA, G. M.; TRINDADE, C. C. Possíveis definições para as políticas empresariais:
um estudo bibliográfico. In: SEMINÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO, 7, 2004, São Paulo.
Anais [...]. São Paulo: USP, 2004.