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gestão empresarial

administração geral

Administração e o Administrador
– Funções da administração
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administração geral
Administração e o
Administrador – Funções
da Administração

Objetivos da Unidade de aprendizagem


Mostrar a importância da administração, nas organiza-
ções e no cotidiano de cada um., e as funções da Admi-
nistração na organização.

Competências
Conhecer a Administração e seus conceitos.

Habilidades
Analisar a aplicação da administração e seus recursos, e
a melhor forma da aplicabilidade destas funções.
parte 1
A administração é uma ciência das mais abrangentes
existentes do conhecimento humano, ela interfere no
cotidiano do homem, das coisas, da produção, dos re-
cursos naturais e tudo que os cerca. O administrador é
o gestor, a cabeça pensante, o organizador, o analista de
causas e efeitos desta ciência; ao mesmo tempo, exige-
-se dele a constante integração do conhecimento com a
evolução e transformação de todos estes componentes.

Para Começar
Antes de falar de administração, quero levar você a uma
reflexão da atual conjuntura do planeta e do homem
que nele vive.
Sem considerar, nesta introdução, o passado recente,
mas a modernidade e pós-modernidade, em momento
de fluxos incomensuráveis de informações e o medo
com que convivemos no dia a dia da incerteza e ansieda-
de de um futuro desconhecido.
Tudo que acreditamos está alicerçado no conhecimen-
to empírico até então experimentado. No entanto, não
podemos deixar de lado a teoria, legado de pensadores
e grandes autores nesta ciência gratificante e estimula-
dora do crescimento e desenvolvimento social. Ciência
que estuda e retrata o homem, em seu comportamento,
suas habilidades, seus instrumentos e ferramentas na
ação de administrar.
As incertezas nos remetem a um túnel cuja luz fica dis-
tante, quando nos referimos ao futuro. Não só do homem
em si, mas em todo o universo que o cerca, na desen-
freada ânsia do novo, do consumismo e, consequente e
inconsequentemente, na destruição do meio ambiente.
O legado teórico dos pensadores na administração e
relacionamentos humanos, a modernização nos setores
produtivos aliados às inovações e tecnologia, nos leva a
uma reflexão mais profunda. Isso, no que se diz respeito
ao perfil profissional de administrador na atualidade, suas aptidões, no-
vos conceitos, quebras de paradigmas, conhecimentos, e acima de tudo,
preocupado com o bem-estar social e profissional das pessoas.
E isso tudo chega até você ou passa longe?
É uma preocupação que o aflige?
Existe uma receita pronta para este perfil profissional em especial ou
tende a curto ou médio prazo a mudar o que temos pronto hoje?
Você já analisou a administração do ponto de vista do seu dia a dia?
Façamos o seguinte: enquanto desenvolvemos a matéria, sempre se
imagine no foco da atenção, como o administrador de uma empresa fic-
tícia, partindo primeiramente da organização (arrumação) do seu quarto.
Esse é um departamento seu na empresa em que você trabalha (sua casa)
onde outras tantas pessoas (funcionários) fazem parte do seu cotidiano
(pais, irmãos e amigos).
Para começar, faça uma breve reflexão deste pequeno texto e guarde
com você, pois certamente servirá para outras situações:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o
que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. (Willian Edwards Deming)

Conceito
A administração está presente em todos os cenários de
uma sociedade, seja no lar, na empresa e em diversas orga-
nizações da sociedade.
A administração é universalizada com objetivos focados
a facilitar sua operacionalização não como um fim, mas um
meio conciliador, tanto no entendimento como de sua con-
dução, onde se buscam menores custos e maior qualidade
como resultados dentro do cenário proposto.

Pode-se considerar a administração como uma arte. Segundo Maximiano


(2000), ela está ligada e dependente de habilidades e competências de
pessoas. Algumas com mais ou menos talentos, desenvolvem seu papel
no contexto global, despersonalizando a individualidade sobre o conjunto.
Segundo Chiavenatto (2003, p.26), “A administração é um produto típi-
co do século XX (...) os papiros egípcios atribuídos à época de 1300 a.C. já
indicavam a importância da organização e administração da burocracia
pública do antigo Egito”.
Administração hoje é uma das mais complexas áreas do conhecimen-
to humano, cheia de desafios e complexidades, pois lida com Produção,

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Finanças, Pessoal, Marketing, em várias modalidades e especialidades da
ciência administrativa.
A harmonia nos conhecimentos traduz de alguma forma, a facilidade
de se administrar, contribuindo com as necessidades da capacitação, pro-
fissionalização e especialização dentro do contexto geral e sistemático
desta arte científica.
A mutação sofrida na sociedade ao longo dos anos se fez sentir tam-
bém na administração em todos seus níveis de atuação na sociedade
como um todo. Essa tendência se acentua cada vez mais, em decorrência
da era tecnológica, que provoca mudanças consideráveis, na postura e a
maneira de se fazer resultados.
A nova administração, hoje e que se vislumbra no futuro, está foca-
da na operacionalização rápida, de baixo custo e de alta qualidade. Para
tanto, faz-se necessário uma análise mais profunda, nos procedimentos
e nos objetivos, para que a eficiência e eficácia (vocês conhecerão esses
conceitos na próxima unidade) não se confundam.
Não há tempo e não se permite ficar paralisado pelos paradigmas anti-
gos; ao mesmo tempo, prepare-se para os novos padrões de forma mais
eficiente; ao mesmo tempo, não se torne entrave para realização de no-
vos objetivos.
A administração é focada na estratégia, na habilidade de fazer, na as-
túcia, na visão crítica e analítica, em conceber a operação antes de ser
realizada, em que a pergunta básica é quando, onde e porque fazer; não
se deve confundir com a gestão, fase importantíssima nos resultados ad-
ministrativos, que é a parte tática (tato = saber moldar, dar forma a), pró-
xima dos conflitos e do paradigma.

Fundamentos
Parece complicado tudo isso, não? Calma! Vamos ter mais conceitos e ex-
plicações a respeito.
Quando nos referimos a controles, planejamento e organização de coi-
sas, afazeres, compromissos, trabalhos, produções, prestação de serviços,
é comum e cotidiano utilizar a palavra administrar ou administração. Para
entender seus conceitos, é preciso aprofundar no papel do administrador,
das organizações e os processos de decisões.

Conceitos
Do Latim administratione, ação de administrar, princípios e normas para
ordenação dos fatores de produção.

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Administratio, Administrationis, rerum Curatio (tomar conta das coisas),
amministrazione (italiano) Management (inglês).
A administração como ciência, é um braço importante das ciências hu-
manas, de relacionamento, ditos sociais, pois trata dos agrupamentos hu-
manos; por isso, ciência da Administração –muitas áreas são hoje suas
ciências de base e apoio, como a Matemática Financeira, a Contabilidade,
a Estatística, igualmente importantes para a ciência da Administração, a
Psicologia e a Sociologia. Sem, contudo, esquecermos da Informática e Tec-
nologia da Informação, bases da modernização na administração atual.
São muitos, amplos e distintos os conceitos de Administração, mas em
concepções e atuações que levam à mesma direção e contexto.
Como ciência social é aplicada e norteada por normas e funções dis-
ciplinadoras das funções gerais de produção. A Administração estuda e
direciona empreendimentos e os recursos humanos com o objetivo de
alcançar resultados eficazes com sustentabilidade de retornos diversos e
acima de tudo com responsabilidade social.
Fayol foi um dos pioneiros em conceituar e em definir as funções bá-
sicas do administrador na empresa ou organização: planejar, organizar,
controlar, coordenar e comandar.
Outros conceitos de renomados autores:

→→ Maximiano (2000, p. 25): “A administração é o processo ou atividade


dinâmica, que consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos”.
→→ Chiavenatto (2003): “É a maneira de governar organizações ou parte
delas. É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso
de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos
de maneira eficiente e eficaz”.
→→ Heilborn Lacombe (2006, p. 48): “Conjunto de princípios e normas
que têm por objetivo, planejar, organizar, dirigir, coordenar e con-
trolar os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para
atingir um resultado comum”.

Nota-se que, desde Fayol, os princípios básicos ainda permanecem na Admi-


nistração atual, em que as variantes inseridas convergem às raízes principais
que está no planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar.
A nova administração requer mais que um profissional técnico, precisa-
mos de gente com visão holística, que busque o desenvolvimento social,
econômico e a sustentabilidade entre meio ambiente e produção.
Segundo Maximiano (2000, p. 25): “Administração é um processo ou ati-
vidade dinâmica, consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos
. O processo de administração (ou administrativo) é inerente a qualquer

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situação em que haja pessoas utilizando recursos para atingir algum obje-
tivo. A finalidade última do processo de administrar é garantir a realização
de objetivos por meio de aplicação de recursos”.

parte 2
A habilidade de fazer, prever e buscar soluções faz do administrador o
interlocutor nas ações destas habilidades, atendendo às mudanças cons-
tantes que cerca o universo da administração geral. Estas e outras tantas
habilidades são funções exercidas na administração, sempre em busca da
harmonia do uso dos recursos disponíveis na empresa.

Para Começar
Alguma vez, você parou para pensar se é ou não competente no que faz?
Você usa de sua eficiência ou eficácia para realizar suas tarefas diárias
dentro ou fora de uma organização?
Podemos verificar a seguir, então você terá condições de avaliar e res-
ponder melhor tais questões.
Mais uma reflexão para iniciarmos esta unidade, aprofunde em seus
conceitos pessoais e expanda estas palavras em seu cotidiano:

Ouça mais aquilo que você costuma ouvir, isso permite corrigir aquilo que você costu-
meiramente ouve; não ouça somente aquilo que você nunca ouviu, pois com certeza
suscitará dúvidas frequentes. (Daltro O. Carvalho)

Funções na Administração: A administração é focada na estratégia, na habilidade


de fazer, na astúcia, na visão crítica e analítica, em conceber a operação antes de ser
realizada... (Daltro O. Carvalho)

As funções na administração sofrem mutações constantes, a exigência é cada vez


maior na visão holística para administrar os conflitos de identidades, que se turvam
diante de tantas inovações e a expansão das informações, não obstante a sua veloci-
dade das comunicações e quebra de paradigmas. (Daltro O. Carvalho)

Para que possamos adentrar nas funções principais na administração,


é importante que se entendam e distingam os conceitos de eficiência e

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eficácia. Veremos mais profundamente no módulo quatro, mas abaixo
uma breve conceituação.
Sua distinção mostrará, no decorrer deste livro, a busca de resultados
mais específica de um administrador, dos gestores, da produção e do ne-
gócio em si:

→→ Eficiência: qualidade ou capacidade (de alguém, um dispositivo,


um método etc.) de ter um bom rendimento em tarefas ou traba-
lhos, com um mínimo de dispêndio com tempo, recursos, energia
(segundo o Dicionário Digital Aulete). Interfere na decisão de como
os recursos disponíveis serão utilizados. Faz parte desse processo a
eficiência das ações, voltada à realização dos objetivos. Para tanto,
deverá dispor de ferramentas e recursos necessários para obtenção
de resultados, como a formação profissional e a infraestrutura para
reforços do trabalho proposto.
→→ Eficácia: capacidade de produzir o efeito desejado ou esperado; ca-
pacidade de realização de tarefas com eficiência, com bons resulta-
dos (segundo o Dicionário Digital Aulete). É certamente, a relação en-
tre os resultados obtidos frente aos objetivos iniciais. Antes, porém,
deve-se ter em mente os objetivos e os resultados esperados. São
resultados finais, a produtividade, exiguidade esperada, a satisfação
final dos objetivos executados, cujos benefícios são a sua extensão
e sua permanência.

O mundo em transformação é a retórica mais comentada. Até que ponto


o mundo mudou e até que nível se consegue acompanhar as evoluções e
mudanças que nos cercam?
As funções na administração também sofrem essas mutações, onde
a exigência é cada vez maior na visão holística (visão do todo), a necessi-
dade de administrar os conflitos de identidades, que se turvam diante de
tantas inovações, a expansão das informações, não obstante a velocidade
das comunicações, e quebra de paradigmas.
As instituições sem organização, estatutos, regras, regimentos internos,
mas que apregoam e se alicerçam nos conceitos coletivos sociais, nos inte-
resses sociais e ambientais, devem suplantar esses interesses particulares.
Dessa forma, os conceitos da Administração, ao longo do tempo, se
aprimoram, não extinguindo suas bases conceituais, onde o bem-estar
social, ou seja, o homem como parte principal deste processo, deva estar
em constante análise e verificação, para que não se perca o foco de seus
princípios básicos sociais (Chiavenatto, 2004).

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Tradicionalmente, segundo renomados autores, consideram-se as
principais funções conceituais na administração como base em seus pro-
cessos, que em sua evolução não as anulam, mudando somente as con-
cepções de resultados e o uso tecnológico, onde permeiam a concepção
crítica e analítica em seus resultados:

→→ Planejamento;
→→ Organização (estruturação);
→→ Direção;
→→ Controle.

Fundamentos e conceitos
Para que possamos entender mais a respeito, faz-se necessário aprofun-
darmos cada uma dessas funções, simples na teoria, mas complexas na
aplicabilidade.
Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: pla-
nejar, organizar, controlar, coordenar.
Vamos por conceitos de cada uma delas:

Planejamento
Antes de iniciar qualquer processo, é necessário uma análise antecipada
de quais os objetivos propostos, independentes da atividade. O planeja-
mento dará sustentação à realização desse processo, avaliando custos,
tempo de execução, formas e operacionalização, bem como políticas a
serem adotadas para o resultado final ser o mais próximo ao esperado.
O planejamento é intimamente ligado à estratégia, deve-se saber os ob-
jetivos e os resultados, se preciso, recrutar o envolvimento, de todas ou
parte, das áreas da organização. A forma de obter resultados esperados
é fazê-los acontecer.
Para que seja possível a estratégia no planejamento é preciso alguns
cuidados e orientações. Como princípios básicos para seus efeitos são ne-
cessárias informações para criar uma espinha dorsal. Essa espinha nutrirá
toda sequência do planejamento, a interpretação e análises dos dados,
as habilidades nas decisões e o papel fundamental para isso. É a perfeita
junção da capacitação e conhecimento para o processo que direcionará
aos resultados esperados.

Tipos de Planejamento

→→ Estratégico: normalmente sua execução é mediata e de longo pra-


zo, dependendo da natureza, objetivos e operacionalidade e, acima

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de tudo, das prioridades elencadas pela organização em decorrência
aos impactos possíveis no projeto organizacional.
→→ Tático: execução em médio prazo. O objetivo é traduzir, tornar cla-
ras as decisões estratégicas como efetivas e sua implementação pe-
los mais diversos setores ou departamentos envolvidos e de forma
focada e específica, possibilitando assim, tomadas de decisões mais
acertadas e com índice menor de erros. No tático, existe um menor
nível de incerteza para as tomadas de decisões.
→→ Operacional: são os recursos e esforços direcionados, aplicados em
cada setor preestabelecido. É uma ação em curto prazo, com menos
dificuldades decisórias (pois são acompanhadas e revisadas em pe-
riodicidade maior), diferente da anterior em médio prazo. Suas de-
cisões são técnicas, contrário às estratégicas, que podem ter cunho
político inclusive.

Organização
É a alocação dos recursos existentes, a realização do processo de forma
equalizada. Conceitua-se também como a arrumação de forma cons-
ciente, ordenada, que se possa, dentro do tempo e operacionalidade,
estar a pronto para o perfeito andamento, de acordo com o planejado
para sua execução.
Considera-se a organização como um dos fatores principais para a
eficiência da operação como também, da eficácia em seus resultados.
Dispor da estrutura e este conjunto de recursos requer disciplina e oti-
mização em que se deve pautar coerência entre os fatores organizacio-
nais, recursos financeiros, políticas adotadas, hierarquia e a participação
da departamentalização, onde cada um terá papel preponderante no
sucesso organizacional.

Direção
A forma de se convergir aos resultados planejados e propostos é dirigir,
criar meios de orientações direcionadas, para que não se perca o rumo
ou não se atenda às normas especificadas para a realização do processo.
Nesse contexto, dirigir é moldar a cooperação entre todos e a utilização
correta das ferramentas dispostas, e também, a motivação das pessoas
envolvidas, a atmosfera ambiental, das potencialidades individuais com
o sincronismo à missão e tarefas voltadas à realização e apuração dos
objetivos propostos.
Para dirigir, quando os envolvimentos de vários fatores se entrelaçam,
faz-se necessário uma boa elaboração de planos, conscientes e exequíveis

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dentro da realidade da empresa, pessoas perfiladas em equipe cujos ob-
jetivos devam ser comuns.
A responsabilidade deve ser de todos, de forma responsável, na qual
cada um dos envolvidos tenha sua parcela de comprometimento; se as-
sim for, evitará que o barco (empresa/projeto) fique à deriva ou se contra-
ponha aos objetivos gerais e estratégicos.

Controle
O controle permite a segurança, facilita a verificação e avaliação nas me-
tas em andamento, se estão sendo cumpridas, através dos mecanismos
necessários para respostas aos padrões predeterminados e de decisões
que efetivem o andamento do processo. Nas situações anteriores, no con-
trole houve a peculiaridade do conhecimento, do todo no projeto elabora-
do, desde seu planejamento estratégico, para que, em caso de necessida-
des de situações corretivas, possa operar de forma imediata e inconteste,
evitando ocorrências fortuitas, imprevistas.
É possível, com o controle, abortar situações que conflitem com os
objetivos, fazer correções no andamento do processo, ajustes de custos,
retomarem a qualidade, normalmente se acompanha os fatos e aconteci-
mentos em dado momento até o processo finalizado. O controle possibi-
lita também a recondução à normalidade operacional e cumprimento das
metas propostas, em caso de desvios, do desempenho e principalmente,
o controle de atos e ações dos membros participantes.
Vários são os controles que podem ser adotados pela empresa, sempre
com a capacidade de gestão no processo, como operacional, estratégico,
administrativo, produtivo, de qualidade e ambiental.

Dica
Cada empresa ou organização tem formas mais ou menos
apuradas ou técnicas de fazer uso dessas funções, não fu-
gindo da base teórica que mencionamos anteriormente.

Atenção
A tecnologia, sistemas e softwares existentes e utilizados
atualmente somam cada vez mais para a eficiência de pa-
drões e resultados na organização.

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antena
parabólica
Um bom administrador sempre é bem informado. Está co-
nectado com o seu micro e macroambiente.
Necessita uma busca constante de informações que so-
mem com as suas, novidades, métodos, que podem tam-
bém modificar antigos conceitos e práticas, A transforma-
ção e mudanças constantes em todo um sistema exigem
dele esse jogo de cintura.
Você busca esse tipo de informação?
Atualiza-se constantemente?
Já leu alguma revista específica no tema?
Sugiro leituras constantes, que enriqueçam seus conhe-
cimentos, de forma mais abrangente, não necessariamen-
te técnica, como as revistas Carta Capital, Exame, cadernos
econômicos dos jornais, onde poderá notar as mudanças
constantes nas organizações, no mercado, no comporta-
mento humano e muitas dicas importantes, que você pode
usar no seu ambiente de trabalho e de relacionamentos.

Pensar nas próprias atividades diárias dá a visão da neces-


sidade anterior à execução, com o objetivo de onde se quer
chegar, não é mesmo?
Organizar todas as atividades que você necessita execu-
tar fará você ver que facilita, sobremaneira, detalhar seu
plano de ação, para posterior execução, aí sim sua margem
de acerto será maior e acima de tudo, seus custos serão
menores de uma forma geral. A organização, obrigatoria-
mente, deve ter todos esses parâmetros definidos previa-
mente, para sua execução ou operacionalização posterior,
garantindo assim os resultados esperados.

E agora, José?
Bem, este foi um começo, mas as coisas não param por
aqui. Já temos os conceitos, que tal a gente conhecer, jun-
tos, as funções da administração, que são importantíssimas,
no resultado final de qualquer empreendimento, no suces-
so e resultado positivo, no empreendedorismo.
As funções da administração são...
Bem, isso você verá na próxima unidade.
Que tal uma revisão geral no conteúdo dado para facilitar
novos desafios?

Como vimos nesta unidade, é muito importante organizar,


preparar o terreno para trabalhar, de forma que, com ob-
jetivos planejados, a competência na execução é bem mais
garantida que feito de forma tresloucada ou inconsequente.
Bem, passaremos, a seguir, ao estudo mais teórico, das
origens clássicas e científicas da administração, onde pode-
remos conhecer um pouco mais de nossos pensadores e
homens que fizeram história nesta área tão importante, tão
nova e, ao mesmo tempo, complexa, que é a administração.
Sugiro que façam, além das leituras com material de
apoio, pesquisas mais aprofundadas no tema de “Princípios
e Evolução do Pensamento Administrativo”, que dará a você
mais bagagem para o entendimento e o atual comporta-
mento organizacional e de gestão empresarial.
Glossário
Alocação: determinar, destinar (algo, al- das ciperáceas, das quais se faziam folhas
guém, tempo) para um fim específico. (papiros) para escrever e desenhar.
Analítico: lógica formal (Aristóteles). Ciência Paradigma: padrão que serve como modelo
das formas do entendimento (Kant). a ser imitado ou seguido.
Apregoar: indicar como bom. Perfilado: alinhado ao objetivo proposto.
Astúcia: habilidade maliciosa para não se Permear: está no meio, faz parte, colocar no
deixar enganar ou surpreender; esperte- meio.
za, sagacidade. Preponderante: que tem mais importância,
Conotação: o mesmo que compreensão (con- mais influência decisiva, mais valor ou
junto de características definidoras); Ideia consideração.
ou sentimento que uma palavra ou coi- Sincronismo: simultaneidade de dois ou
sa pode sugerir; significado suplementar mais fenômenos ou acontecimentos.
que se atribui a uma palavra, expressão Sistemático: que revela método, organiza-
ou objeto, por se estabelecer algum tipo ção intelectual (conhecimento sistemáti-
de associação com outras palavras. co), com uma linha racional de trabalho ou
Despersonalizar: fazer perder a identidade operacionalização, dentro da organização.
pessoal, tanto da organização como da Tática: saber moldar, dar forma, saber como
pessoa. fazer, a maneira de operacionalizar.
Empírico: que provém de experiência prática Tresloucado: diz-se do que não tem juízo ou
ou de observação, e não de conhecimento razão (gesto tresloucado); desvairado; en-
teórico. louquecido.
Entrave: obstáculo, empecilho, estorvo. Universalizado: usado pela maioria das or-
Equalizado: diz-se de algo tornado unifor- ganizações; que passou a ser usado por
me (modelos equalizados); uniformizado; todos.
igualado. Visão Holística: é a visão do todo, abran-
Exequível: que se pode executar. gente, global. Exemplo: o diretor da em-
Foco: com a atenção ou interesse voltado presa ou o seu gerente-geral, deve co-
para um tema ou assunto específico. nhecer seus produtos, seus fornecedores,
Habilidades: capacidade de fazer alguma o mercado que atua, sem a necessidade
coisa benfeita, com profissionalismo, boa de especialização técnica, entendimento
vontade, capacidade para contornar algu- total em cada uma das áreas, mas sim,
ma situação embaraçosa ou constrange- o conhecimento suficiente para buscar
dora. informações corretas para a tomada de
Minimizar: diminuir os impactos, os custos. decisão.
Mutação: mudança. Vislumbre: percepção, visão, entendimento.
Papiro: manuscrito antigo gravado sobre as
folhas de uma planta aquática da família

Referências
AULETE, C. D
 icionário contemporâneo da Lín- COELHO, M. A essência da administração –
gua Portuguesa. Versão Digital. Disponí- conceitos introdutórios. São Paulo: Sarai-
vel em: <http://www.auletedigital.com.br> va, 2008.
Acesso em 16 mai. 2010.

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CHIAVENATTO, I. Introdução à Teoria Geral da MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administra-
Administração. Rio de Janeiro: Campus El- ção. São Paulo: Atlas, 2007.
sevier, 2004. SILVA, R. O. Teorias da Administração. São
LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Adminis- Paulo: Pioneira Thompson Learning, 2001.
tração: princípios e tendências. São Pau-
lo: Saraiva, 2006.

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