MAPA DE RACIOCÍNIO

Mapa de Raciocínio
Case Redução de Custos
 MAPA DE RACIOCÍNIO

Introdução
 O Mapa de Raciocínio é uma documentação progressiva da forma
de raciocínio durante a execução de um trabalho ou projeto. Ele
deve documentar:

 A meta inicial do projeto (objetivo inicial).

 As questões às quais a equipe precisou responder durante o
desenvolvimento do projeto.
 O que foi feito para responder às questões.
 Respostas às questões.
 Novas questões, novos passos, novas respostas.

2
 MAPA DE RACIOCÍNIO

 Para ser efetivo, o Mapa de Raciocínio deve possuir as

seguintes características:

 Apresentar todas as atividades desenvolvidas durante a

execução do projeto.

 Mostrar as ferramentas utilizadas e atividades realizadas para

o alcance da meta inicial do projeto.

 Apresentar a identificação da etapa do DMAIC correspondente

a cada parte do projeto.

3
 MAPA DE RACIOCÍNIO

Principais benefícios do uso do Mapa de Raciocínio:

 Permite a documentação de informações tornando possível a

retenção do conhecimento gerado.

 A natureza evolutiva do Mapa de Raciocínio força os

responsáveis pela condução do projeto a questionar a lógica de
seu pensamento e de suas análises e ações, tendo em vista a
meta a ser atingida.

 Pode constituir a base de uma apresentação do projeto que está

sendo desenvolvido para gestores e clientes.
4
 Qual é o problema e a Voz do Cliente?

A empresa vem enfrentando elevados custos com pagamentos atrasados a fornecedores. O

processo atual de pagamento possui erros e atrasos que inviabilizam o pagamento das notas
fiscais em dia. Reclamações são cada vez mais frequentes por parte dos fornecedores e a
empresa está com a imagem desgastada no mercado, perdendo poder de negociação em
novos contratos. O gasto anual com estes pagamentos está próximo de R$ 500.000,00.

Qual indicador será utilizado para medir o resultado do projeto ?

Como indicador, será utilizado o somatório mensal dos juros e multas decorrentes de
pagamentos atrasados a fornecedores (em R$).

1 5
 1

Existem dados confiáveis para o histórico? Por que foram considerados confiáveis?

Sim. Os dados são referentes ao período de janeiro do ano 1 a julho do ano 2 e foram
extraídos do sistema SAP. Para garantir a confiabilidade das informações foram
expurgados deste relatório os lançamentos que não dizem respeito a pagamentos
atrasados à fornecedores e a base de dados foi duplamente conferida.

Como o indicador vem se comportando historicamente?

Anexo D.1

No período avaliado os dados são considerados Normais e estáveis, mas com média e
variabilidade alta. Isto significa que, apesar de estar sob controle estatístico, o indicador se
encontra em um patamar muito além do ideal. Verificou-se uma média de R$ 45.487,00,
com desvio padrão de R$ 10.564,00.

6
2
 Anexo D.1

O indicador possui Distribuição Normal, com média e desvio padrão muito acima do
desejado. A amplitude dos dados é de R$ 39.795,00. 7 7
 Boxplot de Juros e Multas
R$ 70.000

Anexo D.1
R$ 60.000
Juros e Multas

R$ 50.000

R$ 40.000

R$ 30.000

Histograma (com Curva Normal) de Juros e Multas

Média 45487
R$ 20.000 4
DesvPad 1 0564
N 19

3
O Boxplot não apresenta outliers. É
Frequência

possível avaliar as propriedades de

2
locação, variabilidade e forma
através dos dois gráficos.
1

O primeiro quartil é igual a

0
R$35.643,00 e o valor mínimo R$ 20.000 R$ 30.000 R$ 40.000 R$ 50.000 R$ 60.000 R$ 70.000

alcançado foi de R$ 25.643,00. Juros e Multas

8
Nas Cartas X-AM percebemos que é possível propor uma mudança do
patamar médio do indicador e a redução da sua variabilidade. A região
entre as linhas do 2sigma e 3sigma será referência para a definição de um Anexo D.1
novo patamar médio.

9
 2

Qual é a Meta ?

Anexo D.2

Reduzir o patamar médio dos custos de juros e multas em 63,7% (de R$ 45.487,00 para
R$16.500,00), considerando um desvio padrão de R$ 3.800,00, em um período de 6
meses. (Baseline: janeiro do ano 1 a julho do ano 2).

Quais as perdas e os ganhos resultantes do problema ?

Anexo D.3

No período de janeiro do ano 1 a julho do ano 2 foi desembolsado o valor de R$ 864.259,00

decorrente de juros e multas provenientes de pagamentos atrasados a fornecedores. Ao alcançar
a meta, o projeto trará uma economia de R$ 28.987,00 por mês ou um ganho potencial de R$
347.844,00 no ano.

3 10
 Anexo D.2

Meta: Reduzir o patamar médio dos custos de juros e multas em 63,7% (de R$ 45.487,00
para R$16.500,00), considerando um desvio padrão de R$ 3.800,00, em um período de 6
meses. (Baseline: janeiro do ano 1 a julho do ano 2).
11
Meta: Na visão do relatório de capacidade do processo é possível perceber
que atualmente o processo não é capaz e cerca de 93,6% dos resultados
ficam fora da faixa de valores definida como a meta do projeto. Anexo D.2
O desafio do projeto será deslocar a curva para dentro dos limites de
especificação, com uma variabilidade adequada.

12
 Perda de credibilidade no mercado
(intangível) Anexo D.3

 Perdas na negociação do contrato e

aumento do custo do produto
oferecido pelo fornecedor (intangível).

 Desgaste interno entre a área de

operações e a área financeira da
empresa.

 Multas e juros: no período de janeiro

do ano 1 a julho do ano 2 foi
desembolsado o valor de
R$ 864.259,00, ou seja, em média
R$ 45.487,00 por mês (tangível).
13
 3

Qual equipe desenvolverá o projeto ?

Anexo D.4

A equipe será composta por colaboradores de diferentes áreas da empresa, e que poderão
contribuir em diferentes momentos do método DMAIC. Áreas: Contas a Pagar, Comercial e TI.

Quais as restrições e suposições ?

As principais restrições e suposições são: o projeto contempla todos os fornecedores da

empresa; pode existir a necessidade de desenvolver soluções na área de TI e o projeto terá
prioridade na fila; o resultado do projeto pode ser impactado se houver um aumento significativo
de aquisições junto aos fornecedores; novos fornecedores devem ser contemplados no plano de
ação do projeto e nas soluções de melhoria.

4 14
 Henrique Ferreira
(Champion) Anexo D.4

Marcela Silveira
(Green Belt)

Rafael Lima Igor Pereira Beatriz Silva

(área TI) (área Comercial) (área Contas a Pagar)

Henrique Ferreira: validar a meta e o cronograma do projeto, assinar o Project Charter e

contribuir na implementação das ações de melhoria.
Marcela Silveira: liderar o projeto, preencher o Mapa de Raciocínio e ensinar o método
DMAIC para os envolvidos no projeto.
Rafael, Igor e Beatriz: levantar o dados históricos, ajudar a Green Belt nas análises
estatísticas, realizar brainstormings durante as etapas Analyze e Improve.
15
 4

Qual é o cronograma do projeto ?

Anexo D.5

O cronograma do projeto possui duração de 6 meses, iniciando em agosto do ano 2 e finalizando

em janeiro do ano 3. No anexo, cada etapa do DMAIC possui um tempo de duração pré-definido.

Qual é o principal processo envolvido?

Anexo D.6

O principal processo envolvido compreende desde o recebimento da nota fiscal até o pagamento
da mesma, envolvendo as áreas comercial, de operações e contas a pagar. O processo não
possui alta complexidade, mas possui pontos de melhoria em suas etapas.

5 16
 Define: 01/08 a 15/08 Measure: 16/08 a 31/08
 Analyze: 01/09 a 15/10 Improve: 16/10 a 15/12 Anexo D.5
 Control: 16/12 a 31/01 Analyze
A1 - Mapeamento do processo
Define
A2 - Levantamento de causas
D1 - Definição do problema
A4 - Priorização das causas
D4 - Avaliação do comportamento do indicador
A5 - Evidênciação da ocorrência das causas e
comprovação do impacto no problema
D5 - Definição da meta
A6 - Definição das causas fundamentais a serem
tratadas no improve
D9 - Estimação dos ganhos do projetos (base anual)
Improve
D11 - Definição da equipe do Projeto I1 - Levantamento das soluções para cada causa

I2 - Priorização das soluções (se houver mais de uma

D14 - Definição do escopo (SIPOC) solução para a mesma causa)
D15 - Reunião de Aprovação do Project Charter I6 - Plano de ação 5W2H ou 5W1H
(Equipe, Gestor e Belts)
Measure I7 - Implantação das ações e acompanhamento

M1 - Definição dos critérios de estratificação I8 - Verificação do alcance das metas específicas

Control
M4 - Análise de estratificação (Pareto ou Box-Plot)
C1 - Verificação do alcance da meta do projeto

M5 - Análise de variação dos focos

C2 - Levantamento do ganho financeiro obtido

M6 - Definição de metas específicas C6 - Plano de monitoramento e Plano de reação

(OCAP) 17
 Anexo D.6

Fornecedores Insumos PROCESSO Produtos Consumidores

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Fornecedores da RECEBER NOTA Área Comercial, Área

Nota Fiscal Nota Fiscal recebida
empresa FISCAL de Operações

Área Comercial, Área VALIDAR NOTA Área Comercial, Área

Nota Fiscal recebida Nota Fiscal validada
de Operações FISCAL de Operações

ENCAMINHAR PARA A
Área Comercial, Área Nota Fiscal recebida na Área de Contas a
Nota Fiscal validada CENTRAL DE
de Operações LANÇAMENTO central de lançamentos Pagar

Área de Contas a LANÇAR NOTA Nota Fiscal lançada no Área de Contas a

Nota Fiscal recebida
Pagar FISCAL sistema Pagar

Área de Contas a Fornecedores da

Nota Fiscal no sistema PAGAR NOTA FISCAL Nota Fiscal paga
Pagar empresa

18
 5

O projeto está alinhado com a equipe e a Coordenação do Programa Lean Seis

Sigma?

Anexo D.5

Sim. Os principais pontos do projeto foram apresentados para a equipe e a coordenação do

Lean Seis Sigma através de um contrato (Project Charter). Foi solicitada a todos a assinatura
no documento, caso estivessem de acordo com as definições do projeto.

6 19
 Anexo D.7

20
 Anexo D.7

21
 6

Como o problema pode ser estratificado ?

Anexo M.1

Considerando a base de dados utilizada no projeto, podemos estratificar o problema por tipo de
fornecedor. Desta forma será possível observar, mês a mês, que tipo de fornecedor é o maior
ofensor.

Existem dados históricos confiáveis para estratificação ? Porque foram considerados

confiáveis ?

Sim. A base de dados e o sistema são os mesmos utilizados na etapa Define. Os dados foram
extraídos do SAP e foram duplamente conferidos por um responsável.

7 22
 Anexo M.1

Somatório dos
juros e multas
(R$)

Fornecedores de Fornecedores de
Fornecedores de Fornecedores de Fornecedores de
equipamentos de equipamentos de Outros
matéria prima consumíveis serviços
apoio processo

23
 7

Quais são os focos do problema ?

Anexo M.2

Após a análise com o Gráfico de Pareto, foi possível identificar três focos para o projeto.
Juntos, os fornecedores de matéria prima, serviços e consumíveis representam 93% do
problema.

Como os focos se comportam ao longo do tempo ?

Anexo M.3

Ao analisar o comportamento dos três fornecedores escolhidos como foco do projeto,

percebemos que o fornecedor de matéria prima possui média e variabilidade mais altas. Nas
Cartas de Controle X-AM os três focos se mostraram estáveis (sob controle estatístico).

8
24
Através do Gráfico do Pareto identificamos três focos para o projeto. Os
fornecedores de matéria prima, serviços e consumíveis representam 93%
do problema, ou seja, a maior parte dos juros e multas foram pagos para Anexo M.2
esses fornecedores.

25
Fornecedores de matéria prima: os fornecedores de matéria prima
possuem uma variabilidade maior e média mais alta. O desvio padrão é de
R$ 4.881,00 e a média R$ 20.469,00. A região entre o primeiro quartil e o Anexo M.3
valor mínimo vai de R$ R$ 11.539,00 a R$ 16.039,00.

Relatório Resumo para Fornecedor Matéria Prima

Teste de normalidade de Anderson-Darling
A-Quadrado 0,24
Valor-p 0,735
Média 20469
DesvPad 4881
Variância 23824764
Assimetria -0,145051
Curtose -0,800037
N 19
Mínimo 11539
1o. Quartil 16039
Mediana 20930
3o Quartil 24465
Máximo 29447
Intervalo de 95% de Confiança para Média
R$ 15.000,0 R$ 20.000,0 R$ 25.000,0 R$ 30.000,0 18117 22822
Intervalo de 95% de Confiança para Mediana
16389 24115
Intervalo de 95% de Confiança para DesvPad
3688 7218

Intervalos de 95% de Confiança

Média

Mediana

R$ 16.000,0 R$ 18.000,0 R$ 20.000,0 R$ 22.000,0 R$ 24.000,0 26

Fornecedores de matéria prima: nas Cartas X-AM percebemos que é
possível propor uma mudança do patamar médio do indicador e a redução
da sua variabilidade. A região entre as linhas do 2sigma e 3sigma servem Anexo M.3
como referência para a definição de um novo patamar médio.

27
Fornecedores de serviço: os fornecedores de serviço possuem
variabilidade e média intermediárias. O desvio padrão é de R$ 4.288,00 e
a média R$ 17.285,00. A região entre o primeiro quartil e o valor mínimo Anexo M.3
vai de R$ R$ 9.744,00 a R$ 15.252,00.

Relatório Resumo para Fornecedor Serviços

Teste de normalidade de Anderson-Darling
A-Quadrado 0,20
Valor-p 0,868
Média 17285
DesvPad 4288
Variância 18388419
Assimetria 0,306345
Curtose 0,099980
N 19
Mínimo 9744
1o. Quartil 15252
Mediana 16531
3o Quartil 20667
Máximo 26866
Intervalo de 95% de Confiança para Média
R$ 12.000,0 R$ 16.000,0 R$ 20.000,0 R$ 24.000,0 15218 19352
Intervalo de 95% de Confiança para Mediana
15343 18820
Intervalo de 95% de Confiança para DesvPad
3240 6341

Intervalos de 95% de Confiança

Média

Mediana

R$ 15.000,0 R$ 16.000,0 R$ 17.000,0 R$ 18.000,0 R$ 19.000,0 28

Fornecedores de serviço: nas Cartas X-AM percebemos que é possível
propor uma mudança do patamar médio do indicador e a redução da sua
variabilidade. A região entre as linhas do 2sigma e 3sigma servem como Anexo M.3
referência para a definição de um novo patamar médio.

29
Fornecedores de consumíveis: os fornecedores de consumíveis
possuem menor variabilidade e média mais baixa. O desvio padrão é de
R$ 1.086,60 e a média R$ 4.678,80. A região entre o primeiro quartil e o Anexo M.3
valor mínimo vai de R$ R$ 3.666,20 a R$ 2.637,60.

Relatório Resumo para Fornecedor de Consumíveis

Teste de normalidade de Anderson-Darling
A-Quadrado 0,23
Valor-p 0,782
Média 4678,8
DesvPad 1086,6
Variância 1180767,8
Assimetria -0,116486
Curtose -0,594935
N 19
Mínimo 2637,6
1o. Quartil 3666,2
Mediana 4784,2
3o Quartil 5592,2
Máximo 6731,0
Intervalo de 95% de Confiança para Média
R$ 3.000,00 R$ 4.000,00 R$ 5.000,00 R$ 6.000,00 4155,1 5202,6
Intervalo de 95% de Confiança para Mediana
3746,2 5512,2
Intervalo de 95% de Confiança para DesvPad
821,1 1606,9

Intervalos de 95% de Confiança

Média

Mediana

R$ 3.500,00 R$ 4.000,00 R$ 4.500,00 R$ 5.000,00 R$ 5.500,00 30

Fornecedores de consumíveis: nas Cartas X-AM percebemos que é
possível propor uma mudança do patamar médio do indicador e a redução
da sua variabilidade. A região entre as linhas do 2sigma e 3sigma servem Anexo M.3
como referência para a definição de um novo patamar médio.

31
 8

Quais são as metas específicas para cada um dos focos do problema ?

Anexo M.4

Reduzir em 71,7% (de R$
20.469,30 para R$ 5.800,00) os
custos de juros e multas para
fornecedores de matéria prima,
em um período de 6 meses.
Reduzir em 64,7% (de R$
17.285,10 para R$ 6.100,00) os
custos de juros e multas para
fornecedores de serviços, em um
período de 6 meses.
Reduzir em 67,9% (de R$ 4.678,73
para R$ 1.500,00) os custos de
juros e multas para fornecedores de
consumíveis, em um período de 6
meses.

As metas específicas são suficientes para o atingimento da meta geral ?

Anexo M.5

Com o alcance das metas específicas os juros e multas provenientes de pagamentos

atrasados à fornecedores reduzirão em 63,83%, alcançando um valor de R$ 16.454,11
mensal. Este valor supera a meta global, que foi definida em R$ 16.500,00.

32
9
META Fornecedores de matéria prima: Reduzir em 71,7% (de
R$ 20.469,30 para R$ 5.800,00) os custos de juros e multas para
fornecedores de matéria prima, em um período de 6 meses. Anexo M.4

33
META Fornecedores de serviços: Reduzir em 64,7% (de R$ 17.285,10
para R$ 6.100,00) os custos de juros e multas para fornecedores de
serviços, em um período de 6 meses. Anexo M.4

34
META Fornecedores de consumíveis: Reduzir em 67,9% (de
R$ 4.678,73 para R$ 1.500,00) os custos de juros e multas para
fornecedores de consumíveis, em um período de 6 meses. Anexo M.4

35
Na tabela abaixo comprovamos que reduzindo apenas os juros e multas Anexo M.5
dos três focos do projeto conseguimos alcançar a meta global. A soma das
metas específicas gera uma redução de 63,83%, o que ultrapassa a meta
global que foi definida como uma redução de 63,7% (R$ 16.500,00).

Fornecedores Juros e Multas (R$) % redução Valor com a meta

Matéria Prima R$ 20.469,30 71,7% R$ 5.800,00
Serviços R$ 17.285,10 64,7% R$ 6.100,00
Consumíveis R$ 4.678,73 67,9% R$ 1.500,00
Equipamentos de Apoio R$ 2.184,37 0% R$ 2.184,37
Equipamentos de Processo R$ 454,87 0% R$ 454,87
Outros R$ 414,87 0% R$ 414,87
TOTAL R$ 45.487,24 63,83% R$ 16.454,11

36
 9

Qual é o processo gerador do problema ?

Anexo A.1

O processo gerador do problema envolve a área de Contas a Pagar da empresa e os seus

fornecedores. Contempla desde a etapa de recebimento da nota fiscal até o pagamento da
mesma e possui algumas variáveis críticas como, por exemplo, a capacitação dos analistas
envolvidos e a qualidade dos procedimentos que são seguidos.

Quais as causas potenciais que mais influenciam no problema ?

Anexo A.2

A partir de uma sessão de Brainstorming com a equipe do projeto e os colaboradores da área

de Contas a Pagar, foram levantadas causas potenciais e organizadas através de um
Diagrama de Causa e Efeito.

37
10
 Anexo A.1

38
 Anexo A.2

Diagrama de Causa e Efeito

Medidas Nota Fiscal Pessoal

dificuldade de manuseio
não há medição do nas telas do sistema
lead time do processo informações
incorretas desatenção
não existem metas de
performance na área capacitação inadequada
informações
tempo de validação incompletas Juros e
turnover
das NFs é excessivo multas com
pagamentos
atrasados à
procedimento antigo fornecedores
atraso no envio das
NFs para a empresa extravio no envio das NFs
computador obsoleto
não cumprimento do
falta comunicação com procedimento
os fornecedores não tratamento de etapas
críticas do processo

Fornecedore Métodos Equipamentos

39
 10

As causas potenciais foram priorizadas ?

Anexo A.3

Utilizando os critérios de priorização de gravidade, ocorrência e poder de atuação da equipe,

foi possível selecionar as causas que possuem maior representatividade. As causas
selecionadas possuem 70,6% de representatividade.

As causas priorizadas foram comprovadas ?

Anexo A.4

A comprovação de cada causa priorizada foi realizada através de fatos e dados, com o uso
do Gráfico Sequencial, Diagrama de Dispersão e cronoanálise. Todas as causas priorizadas
foram comprovadas.

11 40
 Anexo A.3

41
 Anexo A.4

não há medição do lead time do processo

não existem metas de performance na área
Causas priorizadas

atraso no envio das NFs para a Central de Lançamento

informações incorretas
informações incompletas Demonstraremos a
não tratamento de etapas críticas do processo comprovação de
não cumprimento do procedimento quatro causas
procedimento antigo priorizadas
capacitação inadequada
computador obsoleto

42
 Anexo A.4
Causa 1: Atraso no envio das NFs para a Central de Lançamentos

Em função do atraso no envio da nota fiscal para a Central de Lançamentos, as

mesmas dão entrada com atraso médio de 17,7 dias.
Através do Diagrama de Dispersão comprovamos a correlação positiva entre o valor dos
juros e multas e o tempo para a NF chegar na Central de Lançamentos. Isto significa
que quanto maior o atraso na etapa da Central de Lançamentos maior a chance de
pagar multas e juros. 43
 Anexo A.4
Causas 2 e 3: informações incompletas e informações incorretas
na NF

Em média 5,5% das Notas Fiscais chegam à Central de Lançamentos com informações
incompletas ou incorretas. Isto significa que a validação feita na etapa anterior do
processo não é confiável e acaba gerando retrabalho no processo.
O Diagrama de Dispersão comprova uma correlação positiva entre o valor de juros e
multas e o percentual de NFs.
44
 Anexo A.4
Causa 4: Computador Obsoleto
Computador N Média DP Mínimo Q1 Mediana Q3 Máximo
Antigo 100 899,3 20,1 843,7 887,2 899,8 912,6 945,1
Novo 100 698,4 20,5 650,4 685,5 699,1 713,7 737,3

Histograma para o Tempo de Lançamento de Notas Fiscais com Computador Antigo

20
Fr equency

15

10 Com o computador
5
antigo foi possível
constatar que cada
0
650 700 750 800 850 900 950 NF foi lançada com
T empo de lançamento ( s)
um acréscimo de
Histograma para o Tempo de Lançamento de Notas Fiscais com Computador Novo 200 segundos, ou
seja, gastou-se 5
20
horas e 30 minutos
Fr equency

15 a mais para lançar

10 as 100 NFs no
5
computador antigo.
0
650 700 750 800 850 900 950
T empo de lançamento ( s)

45
 11

Quais as possíveis soluções ?

Anexo I.1

Para cada causa comprovada, a equipe do projeto, juntamente com os colaboradores da

área de Contas a Pagar, realizou um Brainstorming para definir possíveis soluções.

É necessário priorizar as soluções ?

Anexo I.2

As soluções foram priorizadas utilizando os critérios de baixo custo, rapidez e impacto. As

informações com maior pontuação foram escolhidas para o plano de ação.

12 46
 Anexo I.1
Centralizar o
pagamento de NF de
fornecedores
Melhorando o
processo
Notificar fornecedores
que estiverem
preenchendo a NF de
forma incorreta

Reduzir o valor de
multas e juros Criar e divulgar manual
de preenchimento de
NF para fornecedores

Revisar o
Criando ou revisando
procedimento de
procedimentos
validação de NF

Revisar o
procedimento de
lançamento de NF
47
 Medir o lead time do
processo via Anexo I.1
sistema

Criar um indicador
Definindo medições de performance
para a área

Definir metas de
performance para
os analistas

Reduzir o valor de Comprar novos

multas e juros computadores

Melhorando os Trocar memória dos

equipamentos computadores

Trocar
Capacitando os computadores por
analistas envolvidos outros disponíveis
na empresa
48
 CRITÉRIOS PARA A PRIORIZAÇÃO
Baixo custo Rapidez
Impacto sobre a Anexo I.2
causa
SOLUÇÕES 9 8 10 TOTAL %
Centralizar o pagamento de NF de Outputs
3 3 5 de atuação101
Poder da
8,3%
Percentual
fornecedores Gravidade Ocorrência TOTAL
equipe do projeto (%)
Notificar fornecedores que estiverem
5
10 5 8 3 9 115 9,5%
preenchendo a NF de forma incorreta
não há medição do lead time do processo 3 5 3 97 6,2%
Criarnão
e divulgar manual
existem metas dede preenchimento
performance na áreade 33 5 5 3 3 97 97
8,0% 6,2%
NF para
tempo fornecedores
de validação das NFs é excessivo 3 3 3 81 5,2%
falta comunicação
Revisar o procedimento comdeosvalidação
fornecedores
da NF 53 5 3 1 3 95 81
7,8% 5,2%
Revisar o procedimento de lançamento de
atraso no envio das NFs para a Central da NF 55 5 3 1 3 95 7,8%
101 6,5%
Lançamento
Medir o lead time do processo via sistema 5 3 3 99 8,2%
informações incorretas 5 3 5 119 7,6%
Criarinformações
um indicador de performance para a
incompletas 55 5 3 3 5 115 119
9,5% 7,6%
áreanão
de Contas a Pagar
Inputs

tratamento de etapas críticas do

Definir metas de performance para os 3 5 3 97 6,2%
processo
5 3 3 99 8,2%
analistas
não cumprimento do procedimento 5 3 5 119 7,6%
extravio
Capacitar osno envio das
analistas NFs
envolvidos 35 5 1 3 3 97 85
8,0% 5,5%
procedimento antigo
Comprar novos computadores 15 3 5 5 5 83 135
6,8% 8,7%
dificuldade de manuseio nas telas do sistema 3 1 5 83 5,3%
Trocar memória dos computadores atuais da
desatenção 53 3 1 3 3 99 65
8,2% 4,2%
áreacapacitação
de Contas inadequada
a Pagar 3 3 5 99 6,4%
Trocar computadores da área por outros
turnover
53 3 3
5 1 119
63
9,8%
4,0%
disponíveis
computadorna empresa
obsoleto 3 5 5 115 7,4%
1556

5 Correlação FORTE 1 Correlação FRACA

3 Correlação INTERMEDIÁRIA 0 Correlação AUSENTE 49

 12

Qual o plano de ação para implementar as soluções em larga escala ?

Anexo I.3

Foi elaborado o plano de ação com a ferramenta 5W2H, para implementação das soluções
priorizadas. Cada ação possui um responsável e prazo de conclusão.

As metas específicas foram alcançadas ?

Anexo I.4

As metas específicas foram acompanhadas mensalmente e registradas em Gráficos

Sequenciais para observar o cenário antes e depois do projeto.

13
50
Anexo I.3

51
A meta para o foco Fornecedor de Matéria Prima não foi alcançada
integralmente. Pelo gráfico percebemos uma redução significativa do valor,
mas na média ainda temos resultados acima de $ 5.800,00.
Anexo I.4

52
A meta para o foco Fornecedor de Serviços foi alcançada, com o valor
mensal do indicador oscilando em torno de R$ 6.100,00, com baixa Anexo I.4
variabilidade.

53
A meta para o foco Fornecedor de Consumíveis foi alcançada, com o
valor mensal do indicador oscilando em torno de R$ 1.500,00, com baixa Anexo I.4
variabilidade.

54
 13

A meta global foi alcançada ?

Anexo C.1

A meta global foi acompanhada de novembro do ano 2 até abril do ano 3. Os

resultados do projeto são sustentáveis, já que os valores estão sempre dentro do
intervalo esperado.

Quais os ganhos financeiros resultantes do projeto ?

Anexo C.2

A estimativa é que a empresa deixe de gastar aproximadamente R$ 346.080,00 por

ano com custo de juros e multas provenientes de pagamentos atrasados a
fornecedores.

14 55
A meta global do projeto foi alcançada de maneira satisfatória. O
resultado oscila, mês a mês, em torno de R$ 16.500,00, com Anexo C.1
variabilidade menor que a estabelecida. Para o período de dezembro
do ano 2 a abril do ano 3 a média foi de R$ 16.647,00.

56
 Anexo C.2

Custo médio com multas e juros Custo médio após o projeto Economia média mensal Economia projetada para 12
(janeiro do ano 1 a julho do ano 2) (dezembro do ano 2 a abril do ano 3) (R$) meses (R$)

R$ 45.487,00 R$ 16.647,00 R$ 28.840,00 R$ 346.080,00

A redução dos custos com pagamentos de multas e juros gerou uma economia média
de R$ 28.840,00, com previsão de economia anual de R$ 346.080,00.

57
 14

Foram criados ou alterados padrões para manutenção dos resultados ?

Anexo C.3

Sim, foi criado um procedimento de preenchimento e envio de nota fiscal, uma cartilha impressa
com instruções básicas para os fornecedores e um padrão de notificação aos fornecedores que
estiverem emitindo notas fiscais com informações incompletas, incorretas ou com atraso.

As pessoas envolvidas com o cumprimento dos novos padrões foram treinadas ?

Anexo C.4

Sim, os colaboradores da área de Contas a Pagar foram treinadas no novo procedimento e os

fornecedores receberam orientação presencial.

15 58
 Anexo C.3

Instrução de Trabalho

IT.032 – Notificação de Fornecedores

I. TÍTULO: Notificação de fornecedores que estiverem emitindo

notas fiscais incompletas, incorretas ou com atraso.

II. OBJETIVO: Evitar atraso no pagamento aos fornecedores.

...

59
 Anexo C.4

Comprovação de Treinamento

Treinamento: Notificação de fornecedores

I. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO: Notificação de fornecedores

que estiverem emitindo notas fiscais incompletas, incorretas
ou com atraso.

II. PARTICIPANTES: Maria de Oliveira, Celina Magalhães, Luiz

Souza, Clarisse Fonseca e Silvia Montes.

...

60
 15

Quais variáveis de processo serão monitoradas e como serão monitoradas ?

O custo mensal de juros e multas provenientes de pagamentos atrasados será monitorado

através de Gráfico Sequencial, bem como será realizado o acompanhamento por fornecedor.

O que foi aprendido e quais as recomendações da equipe ?

A utilização do método DMAIC foi fundamental para o alcance da meta, bem como o
envolvimento e contribuição de toda a equipe do projeto.

61