Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

GESTÃO DE REGISTOS ELECTRÓNICOS E O ACESSO PARA GOVERNO

Nome do Estudante: FLORA NHAR MANHICE

Código: 708216253

Curso: Licenciatura em Administração Publica

Disciplina: Governo Electrónico e Globalização
Ano de Frequência: 2o

Nampula, Novembro de 2022

 Universidade Católica de Moçambique
Instituto de Educação à Distância

GESTÃO DE REGISTOS ELECTRÓNICOS E O ACESSO PARA GOVERNO

Nome do Estudante: FLORA NHAR MANHICE

Código: 708216253

Trabalho de carácter investigativo de

disciplina de Governo Electrónico e
Globalização, a ser entregue no Centro de
Ensino a Distancia da UCM – Nampula,
orientado pelo docente Victorino
Joaquim Chavane.

Nampula, Novembro de 2022

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organizacionais  Discussão 0.5
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 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
Introdução  Descrição dos 1.0
objectivos
 Metodologia
adequada ao 2.0
objecto do trabalho
 Articulação e
domínio do
discurso académico
(expressão escrita 2.0
Conteúdo cuidada,
coerência / coesão
textual)
Análise e
discussão  Revisão
bibliográfica
nacional e 2.
internacionais
relevantes na área
de estudo
 Exploração dos 2.0
dados
Conclusão  Contributos 2.0
teóricos práticos
 Paginação, tipo e
Aspectos tamanho de letra,
Formatação paragrafo, 1.0
gerais
espaçamento entre
linhas
Normas APA  Rigor e coerência
Referências
6ª edição em das
Bibliográfica 4.0
citações e citações/referências
s
bibliografia bibliográficas
Índice
1. Introdução..................................................................................................................5
2. Gestão de registos electrónicos e o acesso para Governo..........................................6
3. Conclusão.................................................................................................................10
4. Referências bibliográficas........................................................................................11
1. Introdução
O presente trabalho de disciplina de Governo Electrónico e Globalização tem como
tema “Gestão de registos electrónicos e o acesso para Governo”. Este aborda os
aspectos que envolvem com a gestão documental, principalmente do acervo digital, no
que toca ao acesso para o governo.
A presente pesquisa traz uma referência documental reconhecida ao nível internacional,
discutindo desta forma a gestão dos documentos electrónicos olhando a realidade do
nosso país, destacando os desafios que actualmente são enfrentados e as
responsabilidades do governo neste processo.

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2. Gestão de registos electrónicos e o acesso para Governo
Segundo Pereira (2011), gestão documental é uma solução de arquivo, organização e
consulta de documentos em formato electrónico, que permite concentrar toda a
informação de natureza documental trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de
contacto com a organização, contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço
prestado.

A Norma Portuguesa 4438-1 define o documento de arquivo como sendo aquele que é
produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo por uma organização ou
pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas
actividades.
Já nas obras Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective e
Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos, é apresentada
uma outra definição, segundo a qual um documento de arquivo é visto como
informação registada, produzida ou recebida no início, condução ou conclusão de uma
actividade individual ou organizacional, e que compreende suficiente conteúdo,
contexto e estrutura para fazer prova dessa actividade. A primeira definição que aqui se
transcreve somente dá conta dos motivos que suportam a existência deste tipo de
documentos e da forma como estes entram no circuito organizacional. A segunda
definição, por sua vez, engloba já os conceitos de conteúdo, contexto e estrutura como
elementos necessários para que um documento possa ser considerado um documento de
arquivo.

Para António (2008) o termo Gestão Documental tem vindo a ser usado para referir as
aplicações informáticas orientadas para a gestão das tarefas relacionadas com o
tratamento dos documentos administrativos, como seja o expediente e arquivo quer se
trate dos documentos externos ou internos de utilização frequente (arquivo corrente) ou
de acesso esporádico (arquivo intermédio).
Segundo Leitão (2010) gestão documental é uma expressão muito em voga nos dias de
hoje, mormente associada ás aplicações informáticas que se oferecem no mercado das
novas TIC como soluções de gestão de correspondência e expediente administrativo.
Todavia, quando falamos de gestão documental ou gestão de documentos em rigor,
estamos a falar necessariamente de arquivística ou de gestão de sistemas de informação
e não apenas dos documentos na fase de produção.

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Para Barbosa (2016) a gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e
intermédia. A Gestão Documental informatizada consiste num sistema de arquivo, que
permite a organização e consulta de documentos num formato eletrónico que contém
informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta
solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos,
beneficiando e facilitando os processos de negócio da empresa.
Segundo Almeida (2018) o surgimento da gestão de documentos foi uma resposta ao
aumento do fluxo informacional, principalmente após a II Guerra Mundial, acarretando
um volume imensurável de novos documentos.

Segundo Balckey (2011) o documento electrónico ou documento digital é a nova

realidade, e é radicalmente diferente dos outros: assenta em suportes magnéticos ou
ópticos, é manipulável, transforma-se, tem uma estrutura lógica, pode ser replicado
indefinidamente, permite múltiplos e simultâneos acessos. Define-se documento
electrónico, todo o documento produzido por um computador integrado ou não, em
sistemas e redes, não tendo existência própria se for deslocado do sistema de
informação e do arquivo que lhes deu origem. Um documento electrónico não é
perceptível por si, sendo acessível através de um sistema intermediário – hardware e
software – que permitirá a sua descodificação e compreensão por parte do utilizador.
Em consequência da implementação de vários programas públicos para a promoção das
tecnologias de informação e comunicação e da introdução de novos processos de
relacionamento em sociedade, entre cidadãos, empresas, organizações governamentais e
o Estado, com vista ao fortalecimento da sociedade da informação e do governo
electrónico, foram publicados diversos decretos jurídicos para regulamentar a
certificação e validade dos documentos electrónicos e da assinatura digital, pois, as
comunicações e o comércio electrónico exigem assinaturas electrónicas.

É de extrema importância ter um sistema para gerir a gestão documental, torna os

documentos pretendidos acessíveis, garante uma transparência das acções
administrativas, é fácil de ser rastreado de maneira rápida. Agiliza a tomada de decisões,
controla o fluxo de documentos, racionaliza o papel A4 e os tinteiros para a impressão
dos documentos, melhor conservação e eliminação de documentos, e preserva o arquivo
permanente sem a necessidade de ter um espaço físico. Actualmente existe o acervo do
Estado, que é o arquivo histórico de Moçambique lá ficam armazenados todos os

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documentos produzidos e recebidos pelas instituições sejam elas públicas ou privadas,
daqui a alguns anos se optarmos pela gestão documental electrónica podemos diminuir a
necessidade de ter o arquivo histórico de Moçambique como arquivo permanente, pois
seria tudo digitalizado e será de fácil localização uma vez que com apenas um click
podemos aceder a um documento.

A ausência de directrizes, normas e orientações metodológicas para criar e manter os

sistemas de arquivos correntes, intermediários e permanentes nas instituições públicas
leva a que a atitude dos funcionários em relação a disponibilização de documentos e
informação bem como a acessibilidade dos arquivos seja tendenciosa e
predominantemente coberta de algum secretismo.
O acesso a informação e a documentação depende muito mais da vontade e iniciativa
individual do funcionário do que de orientações institucionais. Não parece haver
consciência sobre as implicações negativas da falta de informação na qualidade do
trabalho e, muito menos clareza ao nível dos investimentos necessários para montar um
sistema de documentação e arquivos.
Os programas e projectos de desenvolvimento e investimento aprovados para os vários
sectores de actividade no nosso país, raramente incluem a componente documentação e
arquivo na Administração Pública. Se existem valores orçamentados para esta área, em
geral são subdimensionados em relação às actividades a realizar.
Na maioria dos casos, o fraco conhecimento dos princípios básicos de organização dos
sistemas de documentação e arquivos, por parte dos decisores e quadros técnicos, faz
com que se subestimem as qualificações técnicas necessárias para fazer este tipo de
trabalho e os custos de criação e manutenção destes sistemas.
Ao longo dos últimos anos, o funcionamento de arquivos, centros de documentação e
bibliotecas tem sido assegurado, por um lado, de forma deficiente e por pessoas sem
formação, por outro, de forma insustentável, com consultores externos e por vezes
internos que criam sistemas que só duram o tempo de vigência do projecto que os criou.
Até ao presente momento, a área de documentação e arquivos continua a enfrentar
muitas dificuldades resultantes da ausência de uma estratégia específica para este
domínio e de normas reguladoras, da exiguidade de recursos financeiros, da falta de
técnicos qualificados e com formação profissional ou superior necessário para o
desenvolvimento desta área.

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 Segundo o Boletim da República de 2 de Novembro de 2018, são funções da
Direcção de Transformação Digital entre outras, as seguintes:
 Implementar soluções de Governo Electrónico que explorem a convergência
tecnológica de redes, serviços e terminais de comunicações para a disponibilização
de serviços públicos;
 Uniformizar a contratação de serviços de TICs, no geral e do Governo Electrónico
em particular, bem como a utilização de software na Administração Pública;
 Desenhar e implementar Programas de Gestão de Mudanças no âmbito do Governo
Electrónico;
 Gerir o processo de integração de sistemas de informação das entidades aderentes à
Plataforma de Interoperabilidade e disponibilizar uma plataforma de formulários
electrónicos para prover serviços online da Administração Pública;
 Promover a inovação de serviços e aplicações do governo electrónico a nível
nacional;
 Assegurar a disponibilização de dados abertos da Administração Pública para a
promoção do desenvolvimento de aplicações de governo electrónico;
 Avaliar o nível de implementação do Governo Electrónico, propondo medidas face
aos resultados obtidos;
 Coordenar iniciativas de reengenharia de processos no sector público e identificar as
medidas e soluções informáticas que concorram para a optimização dos processos;
 Assegurar a colaboração institucional e partilha de recursos de TICs na
Administração Pública;
 Empreender outras acções e iniciativas que concorram para a promoção da
transformação digital no país.

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3. Conclusão
Depois de realizar a presente pesquisa pode-se concluir que gestão documental é uma
solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico, que
permite concentrar toda a informação de natureza documental trocada com clientes ou
cidadãos nos pontos de contacto com a organização, contribui fortemente para a
melhoria do nível de serviço prestado.

Um documento de arquivo é visto como informação registada, produzida ou recebida no

início, condução ou conclusão de uma actividade individual ou organizacional, e que
compreende suficiente conteúdo, contexto e estrutura para fazer prova dessa actividade.

A ausência de directrizes, normas e orientações metodológicas para criar e manter os

sistemas de arquivos correntes, intermediários e permanentes nas instituições públicas
leva a que a atitude dos funcionários em relação a disponibilização de documentos e
informação bem como a acessibilidade dos arquivos seja tendenciosa e
predominantemente coberta de algum secretismo.

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4. Referências bibliográficas

António, J.M.R. (2008). O Sistema de Gestão Documental: oportunidade do software

livre nos Municípios Portugueses. Universidade de Lisboa. FL/ Lisboa.

Almeida, M.F.I. (2018). Gestão documental e seus impactos: uma abordagem nos
processos de auditoria. UNESP. Campus de Marília Faculdade de Filosofia e Ciências.
Marília/ SP.

Balcky, Leila. (2011). O Arquivo na Era Digital. Universidade Nova de Lisboa –

FCSH. Lisboa.
Barbosa, L.M.C. (2016). Sistema Informático de Gestão Documental – Estudo de Caso
de uma Organização Ferroviária. Barcarena.
Boletim da República, sexta- feira, 02 de Novembro de 2018

NP 4438-1 (2005). Informação e documentação: gestão de documentos de arquivo –

parte 1: princípios directores. Lisboa.

Conselho Internacional de Arquivos (1997). Guide for Managing Electronic Records

from an Archival Perspective. Paris
Pereira, Elsa M. G. F. (2011). Gestão Documental: Gestão de Processos de
Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração
Pública. Praia, Campus Palmarejo.

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