UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

INSTITUTO DE ENSINO À DISTANCIA

CENTRO DE RECURSO DE PEMBA

IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CONTEXTO DE ACESSO AOS

DOCUMENTOS EM MOÇAMBIQUE

Estudante: Atija Mpassar - Código: 708204972

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Cadeira: Gestão Documental
Ano de frequência: 4º

Pemba, Abril de 2023

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organizacionais
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 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
Introdução 1.0
 Descrição dos objectivos

 Metodologia adequada ao
2.0
objecto do trabalho
 Articulação e domínio do
Conteúdo discurso académico
2.0
(expressão escrita cuidada,
coerência / coesão textual)
Análise e
discussão  Revisão bibliográfica
nacional e internacionais
2.
relevantes na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.0
 Contributos teóricos
Conclusão 2.0
práticos
 Paginação, tipo e tamanho
Aspectos gerais Formatação de letra, paragrafo, 1.0
espaçamento entre linhas

Normas APA 6ª  Rigor e coerência das

Referências
edição em citações citações/referências 4.0
Bibliográficas
e bibliografia bibliográficas

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Recomendações de melhoria:
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Índice

Introdução................................................................................................................................................4

1. Importância da gestão de documentos no contexto de acesso aos documentos em Moçambique......5

1.1. Contextualização..............................................................................................................................5

1.1.1. Documento....................................................................................................................................5

1.1.2. Arquivo..........................................................................................................................................5

1.1.3. Gestão de documentos...................................................................................................................6

1.2. Gestão de documentos no contexto moçambicano..........................................................................7

1.2.1. Importância da gestão de documentos para instituições públicas e privadas................................9

Conclusão..............................................................................................................................................10

Bibliografia............................................................................................................................................11

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Introdução

A gestão de documentos é um processo arquivístico que, com menor custo e maior eficiência e
eficácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando reduzir, seletiva e racionalmente, a
massa documental a proporções manipuláveis até que a ela tenha destinação final (expurgo ou
recolhimento aos arquivos permanentes). A origem do termo Gestão de Documentos (records
management) remonta aos Estados Unidos e alguns países anglo-saxônicos. O contexto de produção e
acumulação de grande massa documental ao final da Segunda Guerra Mundial destacou a premência
da racionalização desse volume expressivo de documentos, sob forte influência da Administração
Científica, para fins do alcance de melhorias nos processos administrativos por meio do controle da
documentação produzida e dos períodos destinados à sua guarda ou descarte

Diante da relevância da adoção de práticas direcionadas à garantia da execução dessa gestão,

admitida enquanto meio de proporcionar melhorias aos processos de controle e sistematização das
atividades administrativas, observou-se ao longo da história, que características nacionais distintas
foram atribuídas à institucionalização dos modelos de gestão de documentos e arquivos, sendo, no
setor público brasileiro, regulamentada por órgãos e legislações específicas.

Objectivo geral:

 Compreender a gestão de documentos no contexto de acesso aos documentos em

Moçambique.

Objectivos específicos:

 Contextualizar o tema;
 Definir os termos chaves do tema;
 Caracterizar gestão de documentos no contexto moçambicano;
 Conhecer a importância da gestão documental.

Quanto a metodologia usada na elaboração deste trabalho foi necessária a consulta de obras
bibliográficas e pesquisas feitas na internet, que consiste na recolha, crítica e interpretação dos dados
cujas referências estão citadas dentro do trabalho e na referência bibliográfica final.

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 1. Importância da gestão de documentos no contexto de acesso aos documentos em
Moçambique
1.1. Contextualização
1.1.1. Documento

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005. p.72) o “Documento” é

compreendido enquanto “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte2 ou
formato”, sendo o suporte, compreendido como “o material no qual são registradas as informações”
(BRASIL, 2005, p.159).

De acordo com o Manual de Gestão de Documentos da Universidade Federal de Brasília (2015, p.9),
o Documento de Arquivo é compreendido como aquele “produzido ou recebido no curso de uma
atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência”.

Dentre os variados tipos de documentos existentes, o Documento de Arquivo

diferencia-se dos demais em detrimento de suas particularidades (CRUZ, 2013),
podendo ser compreendido enquanto “Informação registrada independente do suporte,
produzida ou recebida por pessoa física ou jurídica, pública ou privada no exercício
de suas funções, imbuídas de suas relações orgânicas” (GOMES E MAIA, 2018,
p.120).

É relevante ainda destacar o importante papel assumido pelos Documentos Arquivísticos Digitais no
decorrer dos processos de evolução e inovação tecnológica. Definidos por Gomes e Maia (2018,
p.120) como “forma fixa num suporte analógico ou digital codificado em dígito binário e
interpretável por um sistema computacional”, esses documentos vêm assumindo um papel
transformador na disseminação e normatização das práticas de produção, utilização e arquivamento.

1.1.2. Arquivo

Segundo CÔRTES, (1996), a história dos arquivos remete sua origem à criação da escrita, em
civilizações socialmente organizadas e, mais tarde, ao apoio e sustentação das atividades do Estado,
atrelando sua conservação e manutenção àqueles dotados de poder e influência para tal. Ao longo dos
séculos, porém, a compreensão sobre as finalidades dos arquivos passou por consideráveis alterações,
culminando em um reconhecimento teórico que destaca a sua relevância pública e o reposiciona como

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instrumento de controle e preservação dos dados produzidos e recebidos, e de democratização do
acesso às informações.

Sobre os arquivos, a “Lei Nacional de Arquivos” (1991) estabelece que:

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
(BRASIL, 1991).

Segundo SENAI, (2011), incluem-se ainda nesta definição as instalações ou móveis destinados à
guarda de documentos. Somado a isso, a Arquivologia estabelece que os arquivos podem ser
classificados de acordo com a entidade mantenedora (pública ou privada), pela extensão de sua
atuação (setorial ou central), pelo estágio de evolução (corrente, intermediário ou permanente) e pela
natureza dos documentos (especial ou especializado).

No entanto, para além da definição legal e técnica de Arquivo, RODRIGUES (2006) discorre sobre as
mudanças em torno do conceito de arquivo em detrimento de transformações culturais, políticas e/ou
sociais, e o compreende enquanto resultado dos processos de produção e recepção de documentos,
decorrentes da realização da missão/finalidade, pré-estabelecidas por uma instituição.

Sob essa perspectiva, os arquivos assumem um relevante papel de suporte à gestão

nas organizações, possuindo como finalidades principais o recolhimento dos
documentos produzidos e circulantes na organização, a avaliação da premência da
permanência da documentação no arquivo, a preservação e conservação dos
documentos protegendo-os de eventuais danos, o controle do fluxo de acesso à
documentação e a facilitação do acesso a documentos necessários à execução das
atividades demandadas (SENAI, 2011).

Deste modo, a adequada organização dos arquivos torna-se aliada da administração, uma vez que
possibilita a preservação da memória administrativa, institucional, local e cultural, e contribui para
um processo de tomada de decisões mais assertivo.

1.1.3. Gestão de documentos

MEDEIROS, (2010, p.28), a gestão de documentos é um processo arquivístico que, com menor custo
e maior eficiência e eficácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando reduzir, seletiva
e racionalmente, a massa documental a proporções manipuláveis até que a ela tenha destinação final
(expurgo ou recolhimento aos arquivos permanentes).

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Segundo PEREIRA (2011), gestão de documentos é uma solução de arquivo, organização e consulta
de documentos em formato eletrónico, que permite concentrar toda a informação de natureza
documental trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de contacto com a organização, contribui
fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado.

Segundo INDOLFO (2007), a origem do termo Gestão de Documentos (records management)

remonta aos Estados Unidos e alguns países anglo-saxônicos. O contexto de produção e acumulação
de grande massa documental ao final da Segunda Guerra Mundial destacou a premência da
racionalização desse volume expressivo de documentos, sob forte influência da Administração
Científica, para fins do alcance de melhorias nos processos administrativos por meio do controle da
documentação produzida e dos períodos destinados à sua guarda ou descarte.

A fim de alcançar plenamente seus propósitos, a gestão de documentos deve ser

realizada por pessoas qualificadas para tal procedimento. Porém, a literatura que trata
sobre profissionais que manuseiam os arquivos em seu dia a dia é escassa, sendo o
arquivista e o técnico em arquivos os únicos profissionais legalmente reconhecidos
dessa área, embora existam algumas profissões relacionadas aos cursos de
Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão da Informação, Secretariado Executivo e
Gestão de Qualidade também apontadas como qualificadas para manter e organizar
arquivos (SANTOS, 2017).

1.2. Gestão de documentos no contexto moçambicano

A legitimação do Estado enquanto responsável pela guarda e preservação de documentos de interesse

público revelou ao longo do tempo a premência do estabelecimento de metodologias de
sistematização dos acervos documentais e de normatizações que direcionassem sua estruturação e
organização de modo eficiente.

Nesse sentido, a gestão de documentos passou a ser vislumbrada enquanto ferramenta de

planeamento, organização, controle e direcionamento de atividades gerenciais, permitindo o alcance
de maior agilidade e eficiência dos processos administrativos. (INDOLFO, 2007).

Diante da relevância da adoção de práticas direcionadas à garantia da execução dessa gestão,

admitida enquanto meio de proporcionar melhorias aos processos de controle e sistematização das
atividades administrativas, observou-se ao longo da história, que características nacionais distintas
foram atribuídas à institucionalização dos modelos de gestão de documentos e arquivos, sendo, no
setor público brasileiro, regulamentada por órgãos e legislações específicas. (JARDIM, 2013).

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O Conselho de Ministros no Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto, revogado pelo Decreto nº 84/2018
de 26 de Dezembro, onde o Sistema Nacional de Arquivos passa a denominar-se Sistema Nacional de
Arquivo de Estado (SNAE). Neste decreto foram aprovados o Plano de Classificação de Documentos
para as Actividades Meio, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para as
Actividades Meio da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas. ´

O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública, nomeadamente, os órgãos

centrais e locais do aparelho de Estado e instituições subordinadas ou dependentes, os institutos
públicos de investigação científica e as demais instituições autónomas, tuteladas pelos órgãos do
Estado, bem como os órgãos e institutos das autarquias locais.

Sendo o CEDSIF, IP um Instituto Público iniciou a 29 de Outubro de 2018, a operacionalização do

Sistema de Gestão Documental (SGD) suportado por uma plataforma electrónica.

Segundo o Decreto nº 84/2018 de 26 de Dezembro, a gestão de arquivos é a seguinte: a) Corrente:

conjunto de documentos que constituem objecto de consulta frequente pela entidade que os produziu
e a quem compete a sua gestão. b) Intermediário: conjunto de documentos com menor frequência de
uso e que aguardam o destino final (eliminação ou guarda permanente). c) Permanente: conjunto de
documentos que já cumpriram as finalidades da sua produção, conservados e preservados em virtude
do seu valor secundário.

Segundo o Regulamento do Sistema de Gestão Documental do CEDSIF, IP temos: 1. O Sistema de

Gestão Documental aplica-se para a gestão de documentos durante o seu ciclo de gestão e visa
administrar todos os documentos a serem utilizados em formato electrónico e físico, nas fases
corrente, intermediária e permanente. 2. São consideradas as seguintes etapas do ciclo de gestão dos
documentos: a produção, recepção, desmaterialização e carregamento, registo, classificação,
encaminhamento, uso, expedição e arquivo. 3. A operacionalização do Sistema de Gestão
Documental é apoiada por uma plataforma tecnológica, doravante designado por plataforma.

Este Regulamento tem como objectivos: a) assegurar a gestão de toda a documentação produzida e
recebida no CEDSIF, IP; e b) gerir todo o ciclo de gestão de documentos, bem como assegurar a
simplificação da execução dos processos.

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No Decreto nº 84/2018 de 26 de Dezembro que tem como objectivos do SNAE: a) Harmonizar as
diversas fases da gestão de documentos, atendendo ás especificidades dos órgãos e instituições do
Estado geradores e acumuladores e acervos; b) Organizar de forma dinâmica e articulada as
actividades de gestão de documentos de arquivo, com vista a recuperação célere da informação; c)
Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos nos órgãos e instituições
públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e científico; d) Garantir o acesso
público ao património arquivístico nacional respeitando o disposto nas normas de acesso á
informação e do Segredo do Estado; e) Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos
de arquivo; f) Assegurar a eliminação de documentos que perderam o valor primário e secundário.
Segundo o Regulamento do SGD, é dever da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD),
coordenar a implementação do SNAE; proceder á avaliação, selecção e a destinação dos documentos
físicos e electrónicos; coordenar a avaliação dos arquivos correntes e intermediários, elaborar e
implementar os respectivos planos de actividade; coordenar a implementação dos Planos de
Classificação e de Tabelas de Temporalidade de documentos; elaborar as propostas de Plano de
Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Actividades-fim.

1.2.1. Importância da gestão de documentos para instituições públicas e privadas

INDOLFO, (2007), descreve que é de extrema importância ter um sistema para gerir a gestão
documental, torna os documentos pretendidos acessíveis, garante uma transparência das acções
administrativas, é fácil de ser rastreado de maneira rápida. Agiliza a tomada de decisões, controla o
fluxo de documentos, racionaliza o papel A4 e os tinteiros para a impressão dos documentos, melhor
conservação e eliminação de documentos, e preserva o arquivo permanente sem a necessidade de ter
um espaço físico.

Actualmente existe o acervo do Estado, que é o AHM lá ficam armazenados todos os

documentos produzidos e recebidos pelas instituições sejam elas públicas ou privadas,
daqui a alguns anos se optarmos pela GD electrónica podemos diminuir a necessidade
de ter o AHM como arquivo permanente, pois seria tudo digitalizado e será de fácil
localização uma vez que com apenas um click podemos aceder a um documento.
(JARDIM, 2013).

Sua função principal é a disponibilização das informações contidas em seu acervo de maneira
ordenada e funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituição onde está inserido. De um
modo geral, a gestão documental faz parte das necessidades cotidiana ou legal das empresas, com isso

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os empresários estão sentindo a necessidade premente de possuírem sua documentação organizada e
preparada pra eventuais fiscalizações internas e externas.

Conclusão

Com base no estudo o tema realizado conclui-se que a origem do termo Gestão de Documentos
(records management) remonta aos Estados Unidos e alguns países anglo-saxônicos. O contexto de
produção e acumulação de grande massa documental ao final da Segunda Guerra Mundial destacou a
premência da racionalização desse volume expressivo de documentos, sob forte influência da
Administração Científica, para fins do alcance de melhorias nos processos administrativos por meio
do controle da documentação produzida e dos períodos destinados à sua guarda ou descarte, a história
dos arquivos remete sua origem à criação da escrita, em civilizações socialmente organizadas e, mais
tarde, ao apoio e sustentação das atividades do Estado, atrelando sua conservação e manutenção
àqueles dotados de poder e influência para tal.

Ao longo dos séculos, porém, a compreensão sobre as finalidades dos arquivos passou por
consideráveis alterações, culminando em um reconhecimento teórico que destaca a sua relevância
pública e o reposiciona como instrumento de controle e preservação dos dados produzidos e
recebidos, e de democratização do acesso às informações.

A legitimação do Estado enquanto responsável pela guarda e preservação de documentos de interesse

público revelou ao longo do tempo a premência do estabelecimento de metodologias de
sistematização dos acervos documentais e de normatizações que direcionassem sua estruturação e
organização de modo eficiente. Nesse sentido, a gestão de documentos passou a ser vislumbrada
enquanto ferramenta de planeamento, organização, controle e direcionamento de atividades
gerenciais, permitindo o alcance de maior agilidade e eficiência dos processos administrativos.

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Bibliografia

CEDSIF, IP. (2020). Manual de Utilizador do Sistema de Gestão Documental (SGD).

CÔRTES, Maria Regina Persechini Armond. (1996). Arquivo Público e Informação: acesso à
informação nos arquivos públicos estaduais do Brasil. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da
UFMG.

GOMES, Wellington da Silva. MAIA, Manuela Eugênio. (2018). Da Experiência à Análise

Arquivísticas: um estudo de caso realizado no Arquivo do Fórum Regional Desembargador José
Flóscolo da Nóbrega (João Pessoa - Paraíba). Ci. Inf. Rev., Maceió

INDOLFO, Ana Celeste. (2007). Gestão de Documentos: Uma Renovação Epistemológica no

Universo da Arquivologia. Rio de Janeiro: UNIRIO

JARDIM, José Maria. (2014). A implantação da lei de acesso à informação pública e a gestão da
informação arquivística governamental. Rio de Janeiro: Linc em Revista

PEREIRA, Paulo. (2011). Funcionário público: titularidade passiva nos crimes contra a
administração pública – Equiparação, para fins penais, de servidores das autarquias. Justita, São
Paulo.

REIS, Erlon. (2015). Gestão de documentos: A importância dos seus aspectos legais no Brasil. UFF
Departamento de ciências humanas. Niterói

RODRIGUES, Ana Célia. (2002). Tipologia Documental como parâmetro para gestão de
documentos de arquivo: um manual para o Município de Campo Belo (MG). São Paulo:
Departamento de História. Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas. Universidade de São
Paulo.

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SANTOS, Silvana Aparecida Silva dos. (2018). Arquivos Universitários: a gestão eficaz e a
preservação digital. Um estudo dos sistemas acadêmicos e de recursos humanos da Universidade
Federal de Minas Gerais-UFMG / Silvana Aparecida Silva dos Santos. – Belo Horizonte

SENAI. (2011). I Módulo Específico Documentação: Arquivamento. Departamento Regional da

Paraíba: Campina Grande.

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