Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE)

Nome: Omar Abudo

Código: 708193035

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental
Ano: 4º

Nampula
Abril
2022

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 Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE)

Trabalho de Carácter Avaliativo a Ser Apresentado na

Universidade Católica de Moçambique, Ensino à
Distância no Curso de Licenciatura em Administração
Pública, 4º Ano

Nome: Omar Abudo

Código: 708193035

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental

Nampula

Abril

2022
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 Folha de Feedback
Classificação
Categorias Indicadores Padrões Pontuação Nota do
Subtotal
máxima tutor
 Capa 0.5
 Índice 0.5
Aspectos  Introdução 0.5
Estrutura
organizacionais  Discussão 0.5
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
 Descrição dos
Introdução 1.0
objectivos
 Metodologia
adequada ao objecto 2.0
do trabalho
 Articulação e
domínio do discurso
Conteúdo académico 2.0
(expressão escrita
cuidada, coerência /
Análise e coesão textual)
discussão  Revisão bibliográfica
nacional e
internacionais 2.
relevantes na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.0
 Contributos teóricos
Conclusão 2.0
práticos
 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos
Formatação paragrafo, 1.0
gerais
espaçamento entre
linhas
Normas APA 6ª
 Rigor e coerência das
Referências edição em
citações/referências 4.0
Bibliográficas Citações e
bibliográficas
bibliografia
Cotação 20.0
Assinatura do Docente:
Assinatura do Assistente Pedagógico

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 Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor

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Índice

Introdução ......................................................................................................................................... 3

Plano de Classificação de Documentos de Arquivo ......................................................................... 4

Classificação e análise de documentos ............................................................................................. 4

Conclusão .......................................................................................................................................... 7

Bibliografia ....................................................................................................................................... 8
Introdução

Fazer a gestão documental organizando papéis importantes, como contas a pagar e receber,
contratos e guias de recolhimento, portanto, é fundamental para o bom funcionamento do negócio.
Isso, entretanto, demanda mais do que simples ambientes de armazenamento para a guarda de
arquivo físico e digital.

Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma

instituição com o objectivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus
registos mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca
por dados mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada

organização. Aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem
precisar automatizar a guarda de suas informações. Por outro lado, empresas menores podem ser
bem atendidas com um simples gerenciamento manual.
 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de
documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos
documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das
instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação
assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua
elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o
comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de actuação. O Plano de Classificação de
Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a
função, subfunção e actividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e
actividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar
com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos
tipos/séries documentais.

Classificação e análise de documentos

A classificação de um documento de arquivo exige uma rigorosa análise documental que deve
partir, antes de qualquer coisa, da definição do objecto a ser analisado: o documento de arquivo. Os
documentos de arquivo são registos de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou
óptico, produzidas, recebidas e mantidas por um órgão público ou empresa privada no exercício de
suas actividades, que apresentam características próprias:
 São produzidos, recebidos ou acumulados organicamente no exercício de funções e
actividades de um órgão público ou empresa privada.
 Já nascem com valor probatório. Primeiro, porque testemunham o exercício de uma
função/actividade e, segundo, porque podem asseguram direitos individuais ou colectivos.
Os principais benefícios da gestão de documentos
São diversos os benefícios decorrentes da gestão documental.
 Redução de custos
Trabalhar com muitos documentos gera, naturalmente, despesas à empresa, seja para o envio seja
para a preservação e armazenamento deles. Os custos, no entanto, podem ser maiores ainda quando
não se faz a gestão documental.
Entre eles estão os gastos decorrentes do tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos
decorrentes de possível perda, a necessidade de reimprimir informações e outros factores
responsáveis por elevar o orçamento. Além disso, instituições com gestão eficiente têm, sem
dúvidas, mais produtividade. Afinal, funcionários que não perdem tempo em processos
burocráticos podem dedicar mais horas às suas funções.
 Uniformidade e qualidade dos processos
Quando os documentos estão devidamente ordenados e, principalmente, nas condições corretas
para a identificação, a empresa só tende a ganhar em agilidade e qualidade. Companhias que
demandam papéis importantes em suas operações conhecem bem as consequências de ter processos
empresariais paralisados ou perder prazos devido à ausência de um documento ou mesmo à baixa
qualidade de uma cópia.
Os prejuízos são inúmeros e podem ocasionar, por exemplo, a perda de grandes contratos, o
prejuízo à imagem e credibilidade da empresa e a queda no desempenho da organização no
mercado.
 Manutenção do histórico empresarial
Planejar estrategicamente, analisar resultados e avaliar o desempenho são etapas fundamentais para
uma administração eficiente dos recursos e, principalmente, para o progresso do negócio.
Para desenvolver essas actividades, no entanto, é indispensável ter acesso a números, dados e
outras informações correspondentes aos anos anteriores que estejam devidamente armazenadas e de
fácil acesso. A gestão documental em dia, vale lembrar, ainda garante a segurança jurídica da
instituição a longo prazo.
Ferramentas de gestão documental mais comuns
Já são inúmeras as ferramentas disponíveis para a gestão de documentos empresariais. A escolha da
melhor opção varia de acordo com a actividade da empresa, os riscos aos quais ela está exposta e o
volume de dados que apresenta. Confira as principais soluções!
 Armazenamento em nuvem
Bastante conhecido, o armazenamento de documentos na nuvem é cada vez mais utilizado pela
população, seja para organizar os arquivos pessoais seja para aproveitar momentos de lazer
ouvindo música e assistindo séries.
Quando utilizado por pessoa jurídica, trata-se do envio de todos os arquivos da empresa a um
servidor remoto, que será guardado por um fornecedor específico escolhido de acordo com o
espaço demandado para a guarda dos dados. A ferramenta é importante para resguardar o sigilo das
informações e garantir o acesso facilitado pelos gestores.
  Microfilmagem
A microfilmagem consiste na captação da imagem dos papéis e posterior armazenamento em um
microfilme. Com esse recurso, por exemplo, um lote de dados registado em papel na estante pode
ser realocado para alguns poucos centímetros de filme.
Entre as vantagens de adoptar essa ferramenta, vale destacar o aumento da segurança e da
preservação das informações, o pouco espaço requisitado para a guarda de documentos e o
aumento da durabilidade dos arquivos, tendo em vista o armazenamento eficaz contra acção do
tempo e dos riscos ambientais.
 Gerenciamento electrónico
O gerenciamento electrónico é solução importante para uma gestão documental eficaz. Por meio
desse recurso, os documentos são convertidos para o formato digital para que possam ser utilizados
por softwares escolhidos de acordo com as necessidades do usuário.
Uma das grandes vantagens da ferramenta é a possibilidade de controlar o acesso aos dados pelos
colaboradores. É possível, por exemplo, definir senhas específicas para cada usuário, de modo a
limitar o contacto das equipes com dados sigilosos, conforme as exigências do cargo e das funções
na empresa.
 Conclusão
Digitalizar arquivos é solução importante para preservar dados sigilosos. Se a sua empresa ainda
não conta com ferramentas digitais, vale estabelecer uma rotina organizada para providenciar essas
mudanças. Do mesmo modo, instituições que já contam com alternativas digitais também devem
estabelecer horários do expediente para digitalizar eventuais documentos emitidos ao longo do dia.
Como visto, a gestão documental é fundamental para o bom funcionamento do negócio. A tarefa,
entretanto, não é nada fácil e exige cuidados para o adequado armazenado, organização e manuseio
dos arquivos.
Por outro lado, o avanço das tecnologias da informação vem demonstrando que, cada vez mais, a
definição e adopção de critérios de classificação e avaliação de documentos assumem o papel de
requisitos indispensáveis ao desenvolvimento ideal de sistemas informatizados de gestão de
documentos e informações. Estes critérios permitem uma identificação completa e padronizada dos
tipos documentais produzidos, a descrição do conteúdo, o controle do trâmite, e estabelecem os
prazos de guarda e a destinação final dos documentos, dados esses, imprescindíveis ao bom
desempenho do sistema.
 Bibliografia
ARQUIVO NACIONAL. Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de
Janeiro, 1995. (Publicações Técnicas, 47).
Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado, Universidade Católica de Moçambique,
4˚ Ano, Centro de Ensino à Distância (CED)