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REVISÕES
TE: TIPO A - PRELIMINAR C - PARA CONHECIMENTO E - PARA CONSTRUÇÃO G - CONFORME CONSTRUÍDO
EMISSÃO B - PARA APROVAÇÃO D - PARA COTAÇÃO F - CONFORME COMPRADO H - CANCELADO

Rev. TE Descrição Por Ver. Apr. Aut. Data

A A PARA COMENTÁRIOS MFO JP JBM JBM 09/04/09

0 C PUBLICAR NO SPE MFO JP JBM JBM 24/04/09

Este documento somente poderá ser alterado /revisado pela coordenação de padronização da DIPC.

PE-G-608
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ÍNDICE

ITEM DESCRIÇÃO PÁGINA

1.0 OBJETIVO 3

2.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3

3.0 PRINCIPAIS ATIVIDADES 3

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1.0 OBJETIVO

Este procedimento estabelece a metodologia para a coordenação de serviços de

engenharia, forma de comunicação com a empresa prestadora de serviços, gerenciamento
das informações, estabelecimento das reuniões formais periódicas para acompanhamento
dos trabalhos, níveis de aprovação e sistemática para geração e aprovação de desenhos e
documentos do projeto.

2.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Este procedimento deverá ser utilizado em conjunto com os seguintes modelos técnicos:

SPE Sistema de padronização da engenharia

MP-0000-G-001 Manual de Procedimento de Coordenação Vale-Empresa de Engenharia

3.0 PRINCIPAIS ATIVIDADES

3.1 PLANO DE COMUNICAÇÃO DO CONTRATO

Garantir a padronização das comunicações entre a Vale e a Contratada, de natureza técnica

ou comercial, dentro de procedimentos específicos para este fim. As rotinas normais estão
listadas a seguir:

• Assegurar que a Vale e a Contratada tenham acesso a todas as informações

relacionadas ao projeto e que cheguem ao seu destinatário no prazo
acordado entre as partes;
• Assegurar que alterações de projeto tenham sido consensadas entre todos
os envolvidos, principalmente as que acarretam aumento de custos ou
prazos de engenharia;
• Avaliar os riscos associados às decisões que possam provocar impacto
interdisciplinar no projeto, definindo estratégias de mitigação;
• Garantir rastreabilidade através de registros das informações recebidas e
transmitidas;
• Garantir que informações de caráter avançado ou preliminar não sejam
definidas e utilizadas inadequadamente;
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3.2 CORRESPONDENCIAS

3.2.1 Entre as partes

Quaisquer correspondências sobre os assuntos referentes ao contrato e/ou projeto deverão

ser encaminhadas aos representantes da Vale e da Contratada (Gerentes ou Gestores)
formalizados.

Quando contatos diretos forem mantidos entre partes envolvidas, as decisões decorrentes
destes contatos deverão ser registradas através de comunicação formal, dando ciência aos
gestores da Vale e da Contratada.

Toda viagem ao site deverá ser finalizada com a emissão pela Contratada de relatório
específico a ser aprovado pela Vale.

3.2.2 Envio das correspondências

Deverão ser enviadas por correios eletrônicos ou anexadas em atas de reuniões as cartas e
fax.

Devem ser evitados acordos telefônicos, os quais, caso ocorram, deverão ser
posteriormente confirmados pelos meios formais.

3.2.3 Correspondências com fornecedores e terceiros

Para obtenção de dados técnicos de equipamentos ou serviços, obtenção de propostas etc,

as correspondências devem sempre ser emitidas pela Vale.

3.2.4 Cabeçalhos

Todas as correspondências deverão conter as referencias mínimas:

• Número do contrato;
• Data e local;
• Atenção de;
• Referência;
• Assunto;

3.2.5 Numeração

Sugerem-se as práticas a seguir:

• CE ou CI-Vale ou Nome da Contratada-XXX/YY, onde XXX – seqüencial e

YY – ano a que se refere;
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• Correios: Data/seqüencial (ex: 230309-01)

3.2.6 Reuniões

Reuniões em geral, incluindo as de partida, serão registradas em Ata de Reunião conforme

modelo padrão do SPE. As reuniões serão transcritas em Ata, por um membro da
Contratada, contendo todas as decisões, necessidades e ações e deverá ser assinada e
emitida após cada evento.

Reunião de partida e alinhamento

A reunião de partida dos serviços de engenharia deverá ser programada previamente ao

início das atividades, com a anuência da Vale quanto à lista de participantes para consolidar
os seguintes aspectos:

• Apresentação dos participantes do projeto pela Contratada e da Vale.

• Obtenção do alinhamento em relação aos objetivos do Contrato.

• Estabelecimento de linhas de comunicação entre a Vale e a Contratada que

contribuirão para o sucesso dos serviços.

• Discussão do cronograma e do plano de qualidade, assegurando que todos

os participantes tomarão conhecimento dos objetivos e metas.

• Apresentação do escopo, dos documentos a serem emitidos e dos

cronogramas associados.

• Apresentação dos desenhos e documentos a serem elaborados e

identificação dos prazos críticos de emissão desta documentação.

• Identificação dos requisitos de padrões específicos.

• Discussão de qualquer aspecto sensível ou assuntos e preocupações que3

possam afetar o desenvolvimento dos trabalhos.

• Critério para emissão das Ordens de Serviços, medições, etc.

• Estabelecimento do organograma da Contratada e da Vale que participarão

do Contrato.

O escopo consolidado dos trabalhos será a base para uma lista completa da documentação
a ser emitida e de um cronograma detalhado para os trabalhos. Todas as atividades
deverão ser identificadas e incluídas no cronograma com marcos para conclusão e emissão
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da documentação. Uma vez aprovados estes formarão o conjunto de documentos de

controle para gerenciamento do trabalho.

Reuniões semanais

A Contratada deverá promover reuniões semanais com a Vale, preferencialmente nas

segundas-feiras, para a discussão da extensão de progresso do projeto, sua posição atual,
progresso alcançado, interfaces multidisciplinares, lista de pendências e considerações. O
gerente do contrato Vale, ou um responsável designado irá presidir esta reunião, cujas notas
serão tomadas por um membro da equipe da Contratada. Todas as decisões, necessidades
e ações deverão ser registradas nos formulários de minutas de reuniões.

Uma lista geral de “pendências” deverá ser mantida e organizada para todos os itens de
ação relacionados ao contrato. Esta lista irá identificar itens de ação para todos os
participantes e será atualizada semanalmente. Itens de ação resolvidos serão removidos da
lista, porém mantidos no arquivo eletrônico.

Reuniões mensais

Reuniões mensais, no último dia útil, para avaliação do avanço físico e financeiro e do
gerenciamento do contrato. Participarão as equipes de especialistas da Contratada e da
Vale. O relatório mensal do contrato será emitido anteriormente às reuniões mensais de
revisão do gerenciamento dos serviços. Este relatório será usado como base para o período
de reuniões de revisão, cronograma, etc, bem como de todos os assuntos relacionados ao
contrato.As reuniões serão presididas pelo Gestor do Contrato Vale, ou seu proposto, e
relatadas em Ata pelo responsável designado da Contratada.

3.2.7 Tramitação de documentos

Deverão seguir os fluxogramas definidos para o software Documentum.

3.3 GERENCIAMENTO /COORDENAÇÃO

As principais atividades que requerem gerenciamento contínuo acham-se listadas a seguir,

sem se limitar a tal:

• Executar o gerenciamento global do projeto;

• Promover a reunião de abertura do projeto (kick-off meeting), com o

envolvimento de todos os Stackholders mapeados, visando à consolidação
do escopo do contrato, plano de comunicação, divulgação dos participantes
do projeto, aspectos de S&S e meio ambiente no projeto, acordos de
confidencialidade etc;

• Consolidar as estruturas das equipes Vale e da Contratada, por cargo,

nome, telefone e endereço eletrônico;
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• Verificar o sistema de qualidade da Contratada;

• Consolidar os documentos de referência do projeto, dentre outros o SPE,

verificando /certificando o que deverá ser emitido ou não pela Contratada;

• Aprovar a relação de áreas e a EAP do projeto;

• Receber e aprovar a Lista de desenhos e documentos (LD) do projeto, em

modelo do SPE, planejando o contrato em software Primavera, com as datas
previstas das entregas, contendo inclusive o manual de coordenação da
Contratada e os relatórios gerenciais previstos contratualmente;

• Identificar as oportunidades de aplicar a EV (Engenharia de valor) no projeto

(fase projeto conceitual);

• Aplicar em parceria com o DIPC a análise de riscos no projeto, bem como a

emissão do plano de gerenciamento de riscos;

• Aplicar em parceria com o DIPC a analise Hazop;

• Analisar e aprovar as medições mensais da Contratada compatibilizando-as

com o avanço físico e financeiro do contrato;

• Avaliar “sinalizações” de mudança ou alteração de escopo que possam

impactar o contrato. Cada caso deverá ser apresentado com emissão da
NAP (nota de alteração de projeto) em formulário da Contratada, com campo
específico para aprovação do Gestor da Vale;

• Avaliar o arquivo técnico da Contratada, no atendimento aos requisitos e

funcionalidades do GED corporativo Vale (Documentum);

• Cumprir agenda periódica de reuniões de acompanhamento do projeto;

• Garantir entrega dos dados necessários ao andamento do projeto, tais

como, levantamento topográfico, boletim de sondagens, levantamento de
campo etc;

• Participar ativamente da aprovação dos estudos de alternativas técnico-

economicas;

• Fazer acompanhamento da lista de pendências e planos de ação nos

assuntos de responsabilidade interna Vale;
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• Fazer o acompanhamento da aprovação, pelos especialistas Vale, dos

desenhos e documentos técnicos da Contratada e/ou de fornecedores,
dentro dos prazos acordados contratualmente;

• Assegurar que a Contratada promova, periodicamente, as revisões de

design (pela equipe) nos marcos de 30% e 70% do avanço físico;

• Aprovar as requisições técnicas, listas de materiais e planilhas de

quantidades emitidas pela Contratada;

• Acompanhar processos de compra em andamento junto de Suprimentos;

• Aprovar os pareceres técnicos emitidos pela Contratada;

• Garantir envolvimento do GPO (Grupo Pré-Operacional) e do especialista de

segurança durante todo o projeto;

• Garantir a emissão da Capex e do Opex pela Contratada, contendo dentre

outros:
- Objetivo das estimativas;
- Tipo de estimativa e precisão adotada;
- Moedas e taxas de cambio incluindo valorizações e desvalorizações
recentes;
- Metodologia das estimativas;
- Responsabilidades pela preparação dos dados básicos e documentos
de referencia;
- Diretrizes para planilhas de materiais;
- Nível de detalhe requerido;
- Cronogramas de preparação das estimativas;
- Metodologia para calcular custos de mão de obra;
- Metodologia para estimar os equipamentos de construção, ferramentas
e custos de consumíveis;
- Bases para estimar o preço dos equipamentos, incluindo os requisitos
técnicos (ETs e FDs) para orçamentação;
- Descrição dos custos indiretos;
- Fretes e impostos de importação;
- Definição dos impostos aplicáveis e sobretaxas;
- Estimativa dos serviços para EPCM ou EPC(outros aplicáveis);
- Estratégia para a participação de representantes de fabricantes no
processo;
- Custos de pré-comissionamento e comissionamento e supervisão
/apoio de terceiros, primeira carga e operação assistida;
- Custos de treinamento de operadores e manuais de operação e
manutenção;
- Premissas preliminares e exclusões;
- Dados requeridos;
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- Procedimentos para a revisão das estimativas.

• Garantir a emissão e aprovação do estudo de construtibilidade pela

Contratada;

• Assegurar a emissão do memorial descritivo do projeto para contratação da

obra civil e da montagem eletromecânica;

• Assegurar a emissão do PEP (Plano de execução do projeto);

• Assegurar o encerramento formal do projeto, com todas as finalizações de

assuntos técnicos, financeiros, reivindicações extintas, emissão dos termos
de encerramentos preliminar e final, recebimento do conjunto de desenhos e
documentos técnicos completos, inclusive em mídia eletrônica, registros do
projeto, “as built”, documentos de apoio à obra etc.

3.4 DOCUMENTOS DO PROJETO

Os documentos serão aqueles elaborados pela Contratada e emitidos para aprovação da

Vale, referentes aos serviços de engenharia para o projeto.

Os documentos deverão refletir o atendimento ao escopo do contrato, aplicação das normas

pertinentes e do SPE.

3.4.1 Identificação

Deverão ser identificados conforme procedimento PR-E-013 do SPE e a relação de áreas do

projeto.

3.4.2 Formatação do título ou dos documentos

Utilizar os PE-Gs do SPE.

3.4.3 Finalidade das emissões e codificação de arquivos digitais

Deverão obedecer aos procedimentos do SPE.

3.5 ATIVIDADES CARACTERIZADAS COMO EXTRA OU FORA DE ESCOPO

O tratamento destas atividades podem se referir a:

• Estudos técnicos complementares;

• Revisões de documentos devida a alteração de conceito;
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3.5.1 Identificação de necessidade

A identificação poderá ocorrer por parte da Vale ou da Contratada. Em ambos os casos

deverá ocorrer a solicitação formal de elaboração de proposta técnica-comercial
complementar para aprovação da Vale.

3.6 COMENTÁRIOS EM DESENHOS E DOCUMENTOS TÉCNICOS DE

FORNECEDORES

O recebimento, análise e comentários dos desenhos e documentos técnicos de

fornecedores deverão obedecer a procedimento específico, o qual deverá ser elaborado pela
Contratada e aprovado pela Vale, antes do inicio dos serviços.

3.7 CONTROLE DE AVANÇO DO CONTRATO

Os cálculos de avanço físico, utilizado para controle da produtividade e avanço financeiro,

utilizado para controle de entrega dos produtos e medições, seguirão critérios diferenciados,
conforme a seguir:

• Financeiro: o critério dos avanços por documento obedecerá as seguintes

etapas:
- 80% - emissão para aprovação
- 100% - emissão final

O critério de avanço financeiro será utilizado para o preenchimento da LD – Lista de

documentos;

• Físico: o critério dos avanços por documento obedecerá as seguintes

etapas:
- 10% - documento / desenho iniciado;
- 15 a 50% - em fase de execução;
- 55 a 75% - em fase de verificação;
- 80% - emissão para aprovação / comentários
- 100% - emissão final

Onde houver necessidade, as avaliações das fases de execução e verificação deverão ser
feitas a cada 5%.

O critério de avanço físico será utilizado no preenchimento da tabela de cálculo, denominada

“Relatório para controle de progresso” e conseqüentemente no “Resumo dos avanços físico
e desvios”, documentos a serem apresentados no RMA – Relatório mensal de atividades.

A tabela de cálculo dos avanços físicos deverá ser elaborada por área e disciplina, contendo
% previsto, avanço real e desvios, no mês e acumulado do contrato.
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Deverão ser apresentadas as curvas “S” geral e por área do projeto, bem como cronograma
de permanência de mão de obra alocada no projeto e o quadro das produtividades mensais
e acumuladas em HH/EQA1.

Também deverá ser apresentada no relatório mensal a previsão de faturamento trimestral.

3.8 MEDIÇÃO DOS SERVIÇOS REALIZADOS

3.8.1 Serviços por preço unitário

Os seguintes serviços constantes da planilha contratual serão medidos por preços unitários:

• Serviços técnicos especializados e levantamento de campo;

• Acompanhamento de interfaces através de reuniões entre empresas de
engenharia envolvidas no projeto:
- Terraplenagem, drenagem pluvial e pavimentação;
- Linha de transmissão;
- Subestação principal;
- Barragens e diques.

• Acompanhamento de desenvolvimento de softwares (se aplicável);

• Serviços complementares (caso aplicável):
- Estudos de alternativas (trade-offs);
- Reuniões extraordinárias com fornecedores;
- Memórias de cálculos de equipamentos, instrumentos e válvulas;
- Desenvolvimento de atividades de serviços técnicos especializados;
- Desenvolvimento de atividades de levantamento de dados no campo
ou em outras instalações fora do objeto do contrato;
- Atividades de interfaces da engenharia com obra, antes da mobilização
da equipe de engenharia de apoio à construção;
- Projetos para atendimento a condicionantes ambientais;
- Outros serviços ( a detalhar ).

3.8.2 Serviços por preço global

Os serviços de engenharia definidos contratualmente por preço global serão medidos

mensalmente em duas parcelas, sendo que uma parcela será fixa e a outra variável,
vinculada ao avanço físico dos serviços efetivamente realizados e aprovados pela Vale.

As medições destas duas parcelas serão conforme os critérios abaixo descritos:

• Parcela fixa: 80% dos documentos emitidos para aprovação:

• Parcela variável: 20% restantes dos documentos considerados aprovados no
mês de referencia.
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3.8.3 Serviços de plotagem e reprografia

Poderão ser cobrados a parte os não previstos no escopo da engenharia, desde que
devidamente aprovados pelo Gestor da Vale, mensalmente, conforme planilha de
quantidades e preços estabelecida no contrato.

3.8.4 Despesas reembolsáveis

Serão passíveis de reembolso pela Vale as despesas de passagens terrestres ou aéreas,

hospedagens e alimentação, conforme definido nas cláusulas contratuais, em
deslocamentos para atendimento ao objeto do contrato, desde que previamente aprovadas
pela Vale.

CONTRIBUIÇÕES E SUGESTÕES
Sugestões de melhoria referentes ao conteúdo deste documento são importantes para
manutenção do conhecimento aqui registrado, atualizando e agregando valor a todo o ciclo de
vida dos empreendimentos da Vale. O envio de contribuições é possível através do endereço
pmo.engenharia@vale.com, sendo necessário informar o código identificador do padrão.