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Como comunicar
a avaliação de
desempenho
Dicas para dar feedback efetivo que reforce
o compromisso.
 Como comunicar a avaliação de desempenho

Bem-vindo
2

O que você vai encontrar neste manual?

Nossos especialistas em RH explicam porque a comunicação da avaliação de
desempenho por parte do responsável é tão importante se não for mais quanto o
método ou sistema de revisão do rendimento e objetivos de um funcionário.

Durante este guia explicaremos como as avaliações de desempenho são comunicadas,

como relatar e comunicar erros, falhas, fraquezas e, ao mesmo tempo, como a empresa
deve recompensar a realização dos objetivos e valorar as principais habilidades ou
competências para a organização ou uma progressão adequada ao cargo.

A maneira de comunicar o desempenho pode aumentar o engajamento ou a

motivação dos funcionários e promover sua retenção, inclusive incentivando-os a
treinar e a atingir seu potencial máximo. Em contraste, a comunicação deficiente
da avaliação pode levar à desmotivação, mal-entendidos, frustração e até mesmo à
perda de talentos diferenciais.
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 Como comunicar a avaliação de desempenho
Conteúdo:
3

01.
A importância da comunicação na avaliação de desempenho

02.
Tipos de feedback

03.
Como escrever a avaliação de desempenho

04.
Quando realizar a avaliação e o feedback

05.
Como comunicar a avaliação de desempenho ao funcionário
 Como comunicar a avaliação de desempenho
Dossier especial sobre absentismo

Pruebas de Recursos Humanos

4

1.
A importância da
comunicação na avaliação
de desempenho
Já se foram os dias em que as informações sobre o rendimento eram estudadas e mantidas unicamente
na esfera de gestão e diretoria; as avaliações de desempenho geram uma riqueza de informações que
devem fluir por todos os níveis da organização. A transparência e, sobretudo, a capacidade de comunicar
as conclusões aos funcionários pode ser determinante para o futuro da empresa.

A maneira de comunicar os O ambiente do escritório é o cenário no qual

os funcionários se movimentam e executam
dados de rendimento pode suas tarefas diariamente. Ele é influenciado
negativamente por muitos fatores, sendo dois
aumentar o engajamento dos principais os conflitos internos e a falta de
motivação.
e a motivação, e até
mesmo incentivar a Quando as avaliações não são comunicadas
corretamente, isto leva a conflitos entre os
retenção de pessoal. membros da organização. Também cria uma
concorrência prejudicial entre os diferentes
Entretanto, se não for bem departamentos e, em algumas ocasiões, confusão
e falta de definição de tarefas. As discussões e
realizada, o efeito pode ser os conflitos geram um clima tóxico e, portanto,

o oposto: desmotivação, improdutivo.

insatisfação e perda de
talentos.
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Feedback de desempenho adequado:
Incentivar o companheirismo.
Criar um sentimento de pertencimento.
Reforçar a confiança na viabilidade da empresa.
Fortalecer a posição dos gerentes.
Os funcionários estarão então envolvidos com os valores da empresa
e os transmitirão com sucesso em suas relações com colegas e 5
clientes.

As organizações às vezes dedicam-se a encontrar talentos e, enquanto isso, descuidam aqueles que já
possuem. Se os melhores e mais qualificados virem que as avaliações são eficazes e forem notificados dos
resultados corretamente, seu engajamento aumentará. Eles quererão ficar na empresa e muitos outros
talentos se sentirão atraídos.

Se você estiver encarregado de administrar uma equipe, o ideal é ter boas habilidades de liderança,
incluindo tanto a comunicação como a gestão de conflitos. É importante ter uma atitude aberta e flexível.
Além disso, você precisa dar um bom exemplo a seus funcionários para que eles estejam alinhados com
a missão da empresa. Você não pode pedir pontualidade à sua equipe quando ela não recebe o salário a
tempo.

Uma empresa com

100 funcionários
precisa de uma pessoa
Além disso, esses
em tempo integral responsáveis devem passar
para coletar dados de
uma média de
desempenho dos gerentes.
3 horas por semana
revisando os funcionários.

Fonte: Business News Daily

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Dossier especial sobre absentismo

2.
Tipos de feedback
Primeiramente, devemos esclarecer que existem várias maneiras de classificar o feedback. O
feedback, por sua condição, pode ser positivo ou negativo. Em termos de tempo e periodicidade,
podemos falar de feedback contínuo, frequente e ocasional.... E também pode ser classificado por
seu impacto, ou seja, feedback efetivo (com diferentes graus de avaliação) ou feedback ineficaz.

FEEDBACK por sua condição

O feedback positivo é o fluxo recíproco de
comentários e dados entre o gerente e o
funcionário, com comunicação fluida entre
os dois e uma troca de idéias, conselhos e/
ou propostas de mudança. Geralmente está
associado a funcionários que
atenderam ou superaram as
expectativas. Assim, o esforço
ou o sucesso de seu trabalho
é recompensado. Mas este
não precisa ser sempre o caso.
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O feedback negativo, por outro lado, inclui
comentários estéreis ou até mesmo críticas que
nada fazem para melhorar o processo. Na maioria
dos casos, ele é usado quando um desempenho
ou comportamento pode ser melhorado. A
posição do indivíduo que o recebe
e a viabilidade do projeto em que
ele ou ela está trabalhando são
questionadas.
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FEEDBACK de acordo com sua periodicidade

A frequência com a qual o feedback é dado aos
funcionários é um dos pontos no qual as empresas
devem focar. O ideal é um feedback constante,
com uma relação diária ou semanal. Para isso,
seria suficiente que um superior viesse à mesa do
funcionário, se preocupasse com suas tarefas e
que ambos pudessem expressar do seu ponto de
vista como ele se situa na empresa.
Um ponto intermediário seria o feedback
frequente, reuniões semanais que medem se os
objetivos foram alcançados ou a evolução das
tarefas. Sem pressão, um acompanhamento
com intenções de ajudar e supervisionar. Não
controlar. 7
O feedback intermitente, como as reuniões
mensais clássicas, gera mais tensão. Há uma
tendência em esgotar o trabalhador com
perguntas, críticas e futuras ordens ou obrigações.
Práticas que fazem o funcionário se sentir
desconfortável, preocupado e, resumidamente,
não melhoram o relacionamento diário. Quanto
mais ocasional for o feedback, menor será a
compreensão das avaliações finais.

FEEDBACK de acordo com seu impacto

Outra forma de classificar o feedback é por seu impacto

ou eficácia. Pode-se falar de feedback ineficaz ou mesmo
inexistente quando o impacto sobre os resultados e a
motivação tem sido totalmente negativo. O feedback
efetivo, por outro lado, é caracterizado por
uma troca de informações que é benéfica
tanto para o funcionário quanto para a
empresa. Um processo no qual ambos
aprendem e crescem.
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3.
Como escrever
a avaliação de
desempenho
Ao escrever uma avaliação, a equipe responsável deve procurar ser
concisa, concentrar-se nos aspectos fundamentais a serem destacados
e revisados, e ser de fácil compreensão. Ao mesmo tempo, ela deve ser
o mais completa possível. Como regra geral, as organizações dividem
suas análises de desempenho em diferentes seções.

Estes são os mais comuns:

Comunicação Colaboração e Solução

trabalho em equipe de problemas
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Qualidade e precisão Atendimento, pontualidade Capacidade de atingir metas

do trabalho e confiabilidade e cumprir prazos
Cada empresa então organiza e pontua os funcionários nesses itens usando um sistema
diferente: porcentagens, escalas numéricas ou alfabéticas.... Entretanto, uma avaliação
também deve incluir qualquer competência específica da empresa ou do cargo ocupado,
assim como os sucessos e outras contribuições do funcionário.

Estas são nossas recomendações:

1.
As avaliações de desempenho são geralmente
realizadas uma ou duas vezes por ano. Entretanto,
o processo de avaliação deve ser acompanhado de
feedback frequente para reforçar ou corrigir as
áreas a serem melhoradas. Destacando também
Os resultados
as áreas que merecem ser parabenizadas ou
recompensadas. mostraram que
2. nas melhores
equipes havia
As questões abordadas na avaliação não devem
apenas considerar o desempenho passado,
mas também servir como planejamento para o
futuro. Tanto o funcionário quanto seu gerente
estabelecerão suas metas e objetivos, definindo
quase seis
comentários
prioridades conjuntas.

3. positivos para
O feedback em uma empresa está intimamente
relacionado à avaliação do cumprimento das
metas, mas também a dar feedback com dados
cada negativo.
e relatórios suficientes para que o trabalhador
possa resolver um problema. Não é uma
questão de exigir mudanças, mas de oferecer ao As melhores equipes dão mais de cinco comentários
funcionário as ferramentas para chegar a uma positivos para cada revisão...
solução.

4.
Terminar as avaliações com feedback positivo
é uma boa medida de resultados favoráveis. A 5.6
Harvard Business Review pesquisou a eficácia
de 60 equipes de liderança em grandes
empresas de análise de informações. O aspecto
de maior distinção entre as diversas equipes
foi a proporção de comentários positivos
(“concordo com isso” ou “é uma excelente idéia”) 1.9
e de comentários negativos (“discordo de você”,
“não devemos sequer considerar fazer isso”)
relatados entre os participantes.

0.36

LOW MEDIUM HIGH

Fonte: Losada & Heaphy: the role of positivity and
connectivity in the performance of business teams, 2004.
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5.
Os avaliadores precisam ser honestos com os
funcionários. Se um problema for identificado,
mesmo que não prejudique as outras contribuições
de um indivíduo, ele deve ser mencionado e uma
solução deve ser encontrada. Sem transparência
a avaliação do desempenho não será eficaz.
10
6.
Uma vez concluído o processo de avaliação,
deve ser estabelecido um tempo para discutir
os resultados com cada funcionário. Tanto os
funcionários quanto os gerentes frequentemente
temem as conversas necessárias após a revisão
de desempenho. Ambos sentem que o peso
recai sobre eles. Entretanto, esta deve ser uma
conversa entre os dois, na qual os problemas e
preocupações são abordados com equidade.

Se alguém apresentar desempenho ruim e

a situação não for resolvida diretamente, o
avaliador será visto como fraco ou covarde pelo
resto do escritório por não ter gerido o problema.

Facilita a avaliação
de desempenho
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com software de RH
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4.
Etapas e datas
para avaliações
e feedback 11

A avaliação de desempenho é um processo dinâmico e

contínuo. Não é suficiente fazer um relatório no final do
ano e de repente liberá-lo para toda a força de trabalho. Um
plano de revisão de desempenho prático e positivo requer
várias etapas ao longo do tempo. Estas são as medidas
que devem ser tomadas para implicar toda a equipe.

Início do exercício financeiro (janeiro):

fixação de objetivos
Ano novo, exercício novo. Chegou a hora de
estabelecer metas coletivas. É um bom momento para
ter uma reunião geral com todos os funcionários
para compartilhar as expectativas anuais para a
equipe. A ideia é obter um esboço claro que deverá
Companheiros
ser seguido cada vez que se fale de desempenho ao de equipa
longo do ano.
Gerente
Também é aconselhável, sempre que possível, directo

reunir-se individualmente com os funcionários

para estabelecer metas de desempenho pessoal.
Os objetivos SMART devem ser específicos,
mensuráveis, realizáveis, orientados para
resultados e limitados no tempo.

Graças ao software de avaliação de desempenho,

que agiliza as avaliações, é muito mais fácil
criar um modelo de desempenho adaptado à
organização: com diferentes tipos de avaliações ,
critérios, periodicidades... Personalização integral Equipa
e a possibilidade destas reuniões serem realizadas encarregada
por videochamada. Uma opção indispensável para
trabalhar remotamente.

Auto-avaliação
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Periodicamente (a cada um a três meses):

reuniões de contato
Nenhuma informação obtida na última reunião
do ano deve ser informação nova. As reuniões
mensais ou trimestrais (conforme o caso)
servem para acompanhar os objetivos de seus
funcionários e dar-lhes feedback. A programação
antecipada dessas reuniões garantirá que elas
12 não sejam relegadas para segundo plano.
Se há métricas trimestrais ou atualizações
sobre projetos de longo prazo, agora é o momento
de dar uma olhada nelas. Tomar notas ajudará
quando o final do ano chegar, lembrando o que
já foi corrigido, destacado ou comentado. Ter um
programa que digitalize o progresso e registre
estas notas apoiará a equipe de RH.

Potencial

Soft Skills 5

Requeridas Honestidade 4

3
Qualidade do trabalho

2
Criatividade
Consistência
1

Iniciativa
Comunicação

Trabalho em equipe Independência

Gestão do tempo

Semanas antes da revisão final (novembro):

preparação para a avaliação anual
Chegado o momento de agendar datas para
reuniões oficiais com cada membro da equipe.
Neste ponto, você também deve começar a
coletar resultados anuais: quaisquer formulários
oficiais, resumos das principais responsabilidades
no trabalho, projetos atuais e um resumo das
metas e realizações. Esta é uma tarefa tanto para
os avaliadores quanto para o resto do pessoal.

Ferramentas digitais como o Software de

Avaliação de Desempenho de RH da Bizneo
tornam esta etapa muito mais fácil. O programa
se encarrega de manter um banco de dados
atualizado com todas as informações prontas
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para revisão e consulta imediata.

Teste o Software

Fim do exercício (a partir de meados de dezembro):
revisão final
No final do exercício financeiro, é hora de rever
o desempenho coletivo e individual junto com os
funcionários. Esta é a parte mais desafiadora
do processo, mas é também a mais importante.
Se todo o trabalho de base tiver sido bem feito,
a revisão final de desempenho será uma prática
gratificante para todos.
Como comunicar a avaliação de desempenho
Idealmente, as reuniões presenciais deveriam
ser uma troca de propostas para melhorar o
desempenho e tornar o dia-a-dia do funcionário
mais fácil. Uma visão para o futuro de ambos
que serve para reter talentos. 13

O software de avaliação facilita o fornecimento

de dados objetivos por competências, assim
como a identificação de lacunas. Tudo isso com
relatórios detalhados e indicadores que podem
ser personalizados de acordo com a atividade da
empresa.

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M

M
Fl

Soft Skills 4.6 3.4 3.2 4.6 2.9 2.8 2.9

Trabalho em equipe 4.1 4.0 2.4 4.7 2.8 4.5 2.9

Capacidade de adaptação 3.2 0.0 2.1 4.3 1.9 4.9 3.1

Technical Skills 3.5 4.7 4.8 4.5 1.0 3.2 4.1

Photoshop 3.3 3.1 3.2 4.9 2.3 1.8 3.8

Sketch 3.2 4.9 3.4 4.8 4.2 3.1 3.1

 Como comunicar a avaliação de desempenho

5.

Como comunicar a
14 avaliação de desempenho
ao funcionário | Exemplos
Dar feedback claro, intencional e valioso é uma arte difícil de ser dominada.
Nesta seção, propomos diferentes fórmulas para tratar de situações comuns
nas avaliações de desempenho.

Exemplos
Feedback sobre “Por que você não tenta olhar mais
regularmente para a eficácia dos processos
melhorias no processo e procura por alternativas como (ação
específica)...”.

Estes são os tipos de comentários que devem
ser feitos quando a administração procura, por
exemplo, que um determinado funcionário comece
a enviar cópias de e-mails, que alguns funcionários
reduzam o tempo de seus intervalos para almoço
ou que eles apresentem seus projetos antes do
prazo final. Correções a serem tratadas com
uma abordagem construtiva e longe das típicas
brigas.
“Seria bom saber onde estamos com o projeto
e se surgiu algum problema. É melhor saber
o mais rápido possível para que possamos te
ajudar a recuperar o objetivo- que tal se você
me enviar atualizações diárias para que eu
saiba onde estamos”?
“Acho que seria uma boa ideia manter os
documentos organizados usando (sistema
específico) para evitar a duplicação de
informações. Tenho certeza de que será um
ganho de eficiência para todos”.

“Meu conselho é parar (ação específica),

porque resulta em (resultado negativo) / Eu o
encorajo a começar (ação específica), porque
isso o ajudará a (resultado esperado)”.
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 Como comunicar a avaliação de desempenho
Feedback sobre os
pontos fracos
Um dos momentos mais difíceis para qualquer
líder é quando ele ou ela tem que dar más notícias,
fazer uma crítica ou chamar a atenção. Antes de
dar um feedback negativo, é essencial que o líder
exerça uma boa capacidade de percepção, uma
atitude reflexiva e inteligência emocional.
15
É importante garantir que as mensagens dadas
sejam de natureza construtiva. Por exemplo:
“seu trabalho não é bom, você precisa melhorar”,
“você escreve mal”, “os desenhos são horríveis”,
isso não é útil e não ajuda as pessoas a saber o que
corrigir. Comentários deste tipo só contribuem
para uma atmosfera ruim e, a longo prazo, têm uma
influência negativa com o seu compromisso
com a empresa e seu desempenho.

Muito mais úteis são abordagens

como: “você já pensou em
experimentar este método, talvez Um bom líder
ele te ajude a acelerar o processo”
ou “em vez de fazer assim, talvez
deve ser capaz
seja melhor desta outra forma, de perceber
porque...”. Assim, as avaliações
ajudarão as pessoas a ter uma os problemas,
melhor ideia de onde podem
implementar mudanças.
analisá-los
objetivamente
“Sabemos que você está entusiasmado com o
projeto. Mas às vezes, quando está emocionado,
você não deixa que os outros apresentem suas
e, o mais
idéias. Gostaríamos que você deixasse mais
espaço aos outros durante as conversas e importante,
comunicá-
reuniões. É uma habilidade necessária para
o desenvolvimento de sua carreira e ajuda a
utilizar todos os talentos da equipe, você não

los de forma
acha?”.

“Não posso deixar de notar que esta é a

terceira vez neste mês que atinge o prazo
final. Compreendo que este seja um ambiente
cujo ritmo de trabalho é acelerado e acho
construtiva.
que deveria reconsiderar suas estratégias de
gerenciamento de tempo”
 Como comunicar a avaliação de desempenho
Feedback sobre
pontos fortes
Dizem que os elogios enfraquecem? Isso não
poderia estar mais distante da realidade do
mundo do trabalho! Os funcionários precisam
sentir que suas realizações são valorizadas, que
seus superiores percebem seu papel no sucesso
da empresa. O feedback sobre os pontos fortes
16
ajudará a reter os talentos e motivará os
funcionários a continuar se aprimorando.
“Eu realmente apreciei a maneira com a qual
fui sendo atualizado sobre o projeto.”
Com um software de avaliação de desempenho,
você motivará e trará o melhor de sua equipe
com avaliações baseadas em dados objetivos. E
graças a sua tecnologia, você pode otimizar todo
o processo:
Planejamento e escolha dos critérios de
avaliação
Monitoramento e relatórios com dados
objetivos
Revisão dos objetivos, análise e
comunicação dos resultados.
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“Ao coordenar-nos, ajudamos uns aos outros
de forma eficiente, reduzimos os prazos de
entrega e fico entusiasmado em compartilhar
que poderemos lançar o produto antes do
prazo”.
“Estou impressionado com seu nível de
eficiência na tarefa “X””.
“Exelente em ( tarefa específica) / Suas
estratégias produziram ‘X’ resultados positivos /
A produção melhorou em X% através de (tarefa
específica) / Excedeu a meta original de ‘X’ em
X% através de (tarefa específica)”...
“Eu o encorajo a continuar fazendo (ação
específica), porque recebi um feedback positivo
que realmente ajudou a equipe.”
Como você pode ver, um programa de RH
automatiza processos de rotina e facilita o
monitoramento do desempenho e a tomada
de decisões. O desempenho é positivo? Plano
de carreira ou incentivos. O desempenho não é
o esperado? Treinar ou iniciar um processo de
recrutamento para encontrar o talento que a
empresa necessita.
Uma ferramenta
de gestão de
talentos… total.
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