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práticas
Pesquisas por Empresa
2017
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Guia de boas práticas
Pesquisas por Empresa
Apresentação
Este material é resultado do trabalho de mapeamento de boas práticas realizado pelo grupo da
Oficina do Informante da Unidade Estadual do IBGE de São Paulo. As orientações que seguem
foram elaboradas conforme as diversas contribuições e sugestões que as 100 agências do Estado,
supervisores e gerentes de pesquisa forneceram ao grupo.
O Guia é um material de suporte para ser utilizado pelas agências na preparação da coleta das
pesquisas anuais por empresa. Ele não substitui a leitura dos demais materiais didáticos de
treinamento, mas visa, sobretudo, orientar pragmaticamente o encaminhamento da coleta pelas
equipes das agências. As recomendações dadas podem e devem ser adaptadas conforme perfil e
estrutura de cada agência. É importante, contudo, que as adaptações no processo de trabalho sigam
sempre os princípios que regem a administração pública.
2
Índice
Organizando a equipe……………………………4
Acompanhando a coleta………………………..24
3
Guia de boas práticas
Pesquisas por Empresa
Organizando a equipe
Check List
✔
Checagem dos recursos disponíveis
✔
Divisão da equipe
✔
Definição de metas
✔
Repasse do processo e etapas de trabalho
✔
Definição de critérios para acompanhamento
4 4
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Guia de boas práticas
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Divisão da equipe
A alocação dos técnicos é uma etapa fundamental do planejamento e organização dos
trabalhos. Antes de se reunir com a equipe e fazer a divisão de tarefas, recomenda-se que
o chefe da agência e servidor(es) designado(s) definam claramente as etapas do trabalho
e as responsabilidades (do chefe, dos técnicos servidores, dos técnicos temporários, da
equipe).
Organizar
Controlar
Planejar
Liderar
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Montando a equipe
Chefe da Agência: responsável pelo gerenciamento
de prazos, qualidade do trabalho, reversão de
Nas pesquisas econômicas
recusas e pelo desempenho de tarefas
administrativas. anuais recomenda-se a
atribuição de 300 a 400
Agências de porte grande e médio: chefe + 1
técnico para pesquisas econômicas, registro civil e empresas para cada técnico.
similares + 1 técnico para pesquisas domiciliares e
base territorial.
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Definição de metas
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Guia de boas práticas
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Se preparando para a
abordagem
Check List
✔
Atualização do Cadastro de Usuários
✔
Divisão do painel para a abordagem
✔
Acerto do painel (agências da capital)
✔
Abordagem
✔
Envio do 1º e-mail
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Guia de boas práticas
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Assim que o cadastro dos usuários foi atualizado, o chefe da agência pode distribuir as
empresas dos painéis entre os técnicos de coleta. Os painéis de cada uma das
pesquisas (PIA, PAS, PAC, PAIC) podem ser acessados conforme abaixo:
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Dica
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CAIXA
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Envio do 1º email
Após as empresas serem abordadas por telefone, cabe ao técnico realizar o agendamento
do envio do primeiro e-mail no SIPEA. Para tanto, basta slecionar a empresa, clicar em
“Alterar/Consultar”, preencher a data de previsão de envio e o número de dias negociado
para retorno do questionário:
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Lembrete
Depois de enviar o 1º e-mail é super
importante que o técnico confirme com o
informante se o mesmo recebeu a
mensagem. Assim, caso tenha ocorrido
algum problema no envio dos e-mails, a
situação pode ser identificada e corrigida o
quanto antes.
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Acompanhando a coleta
Check List
✔
Recebimento dos questionários
✔
Cobranças e prorrogações de prazo
✔
Envio de notificação e de Ofício de cobrança
✔
Fechando a coleta
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do 2º e 3º e-mails automáticas
Envie lembretes por e-mail para que os
para facilitar a visualização das
informantes não percam os prazos. Essa
empresas em atraso.
prática sinaliza atenção e organização do
nosso trabalho e contribui para aumentar a
O envio automático do 2º e 3º e-
taxa de retorno rápido do informante;
mails dificulta o tratamento de
empresas resistentes e atrapalha
Na cobrança do 2º ou 3º prazo, faça um
a gestão dos prazos.
rodízio entre a equipe. Assim os técnicos
não se desgastam falando com as mesmas
empresas e o informante não se desgasta
recebendo ligações de um mesmo técnico.
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Nos casos de empresas que apresentarem resistência para enviar os questionários nos prazos
fornecidos, recomenda-se:
1. Antes de enviar notificação ou ofício de cobrança, cabe aos servidores mais experientes ou
ao chefe da agência realizar novo contato (por telefone e/ou presencial) com o informante
para mais uma tentativa de convencimento;
2. Após a última tentativa, caso a empresa ainda apresente resistência, reporte o caso por e-
mail aos supervisores e envie a notificação padrão fornecido pelos supervisores;
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Fechando a coleta
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Pesquisas por Empresa
Exemplo:
Agência Leste 1
1. O prazo inicial é de 15 dias úteis e as demais prorrogações não ultrapassam 14 dias corridos. Muitas
empresas não respondem dentro do prazo que foi concedido, porém essa é uma forma de ter melhor
controle sobre a coleta.
3. Nenhuma empresa deve exceder 1 semana de atraso na entrega. Todas as ferramentas devem ser
utilizadas para evitar que o atraso ultrapasse uma semana – caso a cobrança por telefone e e-mail são
insuficientes, está na hora de uma visita presencial a empresa para uma cobrança mais efetiva.
5. Cada novo prazo concedido deve ser devidamente documentado no SIPEA, assim como no campo de
observações, contendo data e contatos do informante, de forma que essas informações possam servir
de subsidio para uma cobrança e acompanhamento mais efetivos.
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Check List
✔
Desempenho de agência
✔
Reunião de equipe
✔
Metas para o próximo ano
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Guia de boas práticas
Pesquisas por Empresa
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Guia de boas práticas
Pesquisas por Empresa
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Ao final da coleta, os
supervisores encaminharão os
indicadores para a agência
avaliar. Mas, se você quiser
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adiantar a sua avaliação,
poderá gerar os dados
acessando o módulo UE,
conforme os passos ao lado.
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Reunião de equipe
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O conteúdo deste Guia teve a participação de:
Supervisores de Pesquisa:
Susana Zolcsak
Gerência de Agências:
Agências:
40