psicologia comportamental no trabalho
Já o comportamento, diz respeito à maneira como a pessoa se comporta e reage
AS DIFERENÇAS ENTRE PERSONALIDADE E COMPORTAMENTO
Você já parou para pensar nos diferentes tipos de pessoas e comportamentos
espalhados pelo mundo? Nas diversas formas que os indivíduos reagem perante as
circunstâncias da vida? Nos variados costumes, valores, maneiras de agir e pensar?
Que todos os indivíduos sofrem influência do meio em que vivem e isso faz com que a
sua personalidade e comportamentos sejam altamente moldados?
Mas afinal, como explicar tudo isso? A resposta pode estar na personalidade e no
comportamento humano.
Para explicar e tentar responder algumas destas perguntas, é necessário nos
atentarmos para as variáveis relacionadas à personalidade e ao comportamento
humano, que fazem com que ajamos de determinada forma em detrimento de outras.
Conceito de Personalidade
A personalidade de uma pessoa é formada, nada mais nada menos, por suas
características individuais, forma de agir, pensar, sentir, valores morais, traços
emocionais, julgamentos, entre outros aspectos. Esse conjunto de elementos por sua
vez, torna o indivíduo um ser único e complexo perante o contexto em que vive.
A formação da personalidade ocorre de forma gradual durante a vida. Tudo tem início na
infância, quando a pessoa tem os primeiros contatos com o ambiente familiar, sua casa
e a escola, depois disso, o processo nunca tem fim, visto que o ser humano entra em
contato com diferentes meios durante a sua trajetória, como; roda de amigos, faculdade
e trabalho, por exemplo. Nesse sentido, é possível afirmar que a nossa personalidade é
formada por características genéticas, o meio ao qual estamos inseridos e as nossas
experiências ao longo da vida.
Outro aspecto muito importante para a formação da personalidade de qualquer pessoa é
o autoconhecimento. Uma vez que desenvolvemos tal habilidade, somos capazes de
entender nossas características individuais, nossos pontos de melhoria, limitações,
medos e anseios, bem como potencializar competências, nossa inteligência emocional e
construir a nossa própria individualidade.
Portanto, é possível afirmar que, por conta da herança hereditária, do meio em que vive,
as experiências pessoais e a maneira como a pessoa se conhece, existem diferentes
tipos de personalidade espalhados mundo afora. Por exemplo, um indivíduo pode ser
tímido, um pode ser extrovertido, outro autoconfiante, tudo vai depender da formação
pela qual sua personalidade é submetida.
Conceito de Comportamento
perante o meio em que vive, diante de uma situação e dos estímulos recebidos.
Explicando melhor: o ser humano é um ser sociável, isso quer dizer que convivemos
com diferentes pessoas, em diferentes ambientes e cada um deles gera um
comportamento (positivo ou negativo) em nós.
As normas pelas quais somos submetidos durante a vida, como por exemplo, quando
paramos na faixa de pedestre para alguém atravessar a rua e a ética que difere o que é
certo ou errado fazermos, também são capazes de incentivar determinado
comportamento. O mesmo ocorre com a necessidade de nos sentirmos aceitos.
Tudo isso nos proporciona diferentes experiências ao longo da vida, o que é correto
dizer que nosso comportamento é capaz de se modificar ao longo da nossa trajetória.
Tal fato ocorre, pois, sabemos que o comportamento é formado pelas nossas
percepções vividas, mas sabemos também, que a nossa interpretação em relação a
uma situação pode ser diferente em determinada época da nossa vida, resultando
assim, em um comportamento que talvez não existia anteriormente e possa não mais
existir no futuro.
Nossos comportamentos, por vezes, dependendo da situação à qual estamos sendo
submetidos, podem nos ajudar, mas também podem acabar nos prejudicando, seja no
âmbito pessoal, ou profissional. Assim, é importante termos ciência das ações e atitudes
que estão nos elevando, para que possamos fortalecê-las, e das que não estão
contribuindo tanto, pois dessa maneira temos a possibilidade de fazer as correções
necessárias ao longo da vida.
Diferença entre Personalidade e Comportamento
Agora que você entendeu cada um dos conceitos, é possível dizer que o conjunto de
características da personalidade de uma pessoa, ou seja, seus sentimentos, medos,
expectativas, projetos, anseios e decisões, é capaz de gerar determinadas respostas e
comportamentos, ou seja, a nossa personalidade é capaz de explicar nossos
comportamentos, pois eles nada mais são, do que a exteriorização da mesma.
Outra questão que difere os dois é o fato de que a personalidade diz respeito a nossa
individualidade, às nossas características próprias e possui uma dinâmica que só nós
somos capazes de entender. Já o comportamento pode ser padronizado, copiado,
repassado de pessoa para pessoa, sofrer influência interna ou externa e em
determinadas situações, o ser humano pode se comportar de uma maneira que coloque
a sua personalidade e valores em conflito.
Como os dois conceitos se influenciam
É errôneo dizer que uma personalidade é certa e outra errada, mas podemos sim afirmar
que determinadas características da personalidade humana são provenientes do que a
pessoa constrói durante a sua vida. Nesse sentido, é completamente normal
desenvolvermos, adaptarmos e aperfeiçoarmos a nossa personalidade caso necessário.
Este fato nos evidencia que quando isso não ocorre, ou seja, quando uma pessoa se
torna inflexível em relação ao meio, às pessoas e às circunstâncias pelas quais ela vive,
aí sim temos um problema. Se um indivíduo é incapaz de adaptar sua personalidade
caso necessário, isso resulta em pressão física e psicológica, transtornos emocionais,
queda na qualidade de vida, pensamentos negativos, problemas de relacionamento,
oscilação de humor e mudanças repentinas e sem explicação de comportamentos.
Isso acontece, pois é necessário que, em determinadas situações, sejamos um pouco
mais maleáveis e resilientes, para que possamos lidar com as circunstâncias que estão
fora de nosso controle, principalmente. É neste momento que a vida vai exigir que
sejamos mais pacientes, que tenhamos mais tranquilidade, para que dessa maneira,
possamos seguir adiante sem grandes sofrimentos e sem desenvolver nenhum dos
transtornos citados acima.
Por isso, é fundamental se conhecer melhor, desenvolvendo e potencializando o
autoconhecimento, pois, em situações de frustrações ou falhas, são os nossos recursos
internos que vão nos ajudar a ter a autoconfiança necessária para seguirmos em frente,
sem ceder para a pressão que os obstáculos da vida impõem sobre nós.
Psicologia das relações interpessoais
No contexto laboral, o desenvolvimento da atividade profissional implica a interação com
o outro, na qual é requerida a utilização de múltiplas habilidades sociais. Atualmente,
neste mesmo contexto, tem-se valorizado a natureza e qualidade das relações
estabelecidas com os outros, ao invés de se considerar apenas as competências
técnicas do trabalhador, dando-se ênfase ao trabalho em equipa, à intuição, à
criatividade, à autonomia na tomada de decisão, ao estabelecimento de uma
comunicação através de canais não formais, à qualidade de vida, à autoestima e ao
ambiente/cultura organizacional
Estas mudanças implicam uma maior exigência de habilidade de coordenação de
grupos, liderança, tolerância ao stress, resolução de problemas e conflitos, organização
de tarefas, tomada de decisão, promoção da criatividade de grupo, falar em público,
argumentar, supervisionar tarefas, ouvir, dar feedback, pedir mudanças de
comportamento, perguntar e responder a perguntas, descrever, entre outras
Esse conjunto de comportamentos depende do contexto e da cultura, podendo abranger
a realização de conversas, pedidos de ajuda, realizar e responder a perguntas, fazer
pedidos ou recusá-los, defender-se, exprimir sentimentos, solicitar uma mudança de
comportamento, lidar com críticas e elogios, admitir erros e pedir desculpa por eles,
escutar de forma empática, entre outros. Salientam-se ainda aspetos específicos da fala,
tais como aspetos não verbais, cognitivo-afetivo, fisiológicos e de aparência
pessoal/atratividade física
O que é automotivação?
Se procurarmos em um dicionário o significado da palavra motivação, encontramos a
seguinte definição: ato ou efeito de motivar, de despertar o interesse por algo, elogios
que servem para melhorar. Quando acrescentamos o prefixo auto, o conceito passa a
ser entendido com a busca por esse sentimento dentro de nós mesmos.
É muito comum tentar colher no outro uma atitude que nos leve à excitação e vontade
de dar um passo à frente em nossos objetivos. Por isso, os cases de sucessos são tão
disseminados, principalmente nas redes sociais, como uma forma de demonstrar que a
intenção pode dar certo.
Mais do que esperar do próximo uma ação para desenvolver as metas, sejam elas
profissionais ou pessoais, é importante encontrar em nós o sentimento para ir à luta e
colocar em prática aquele plano que há tempos queremos que saia do papel.
Isso tem o poder de deixar um trabalho mais agradável e as tarefas cotidianas mais
interessantes e até desafiadoras, nos levando a enxergá-las de maneira mais suave, o
que aumenta a produtividade — afinal, os projetos passam a ser vistos como algo mais
prazeroso e, consequentemente, com menos peso de obrigação.
Automotivação
Automotivação é o ato de motivar a si mesmo, provocada por estímulos internos. A
pessoa é o que é, pois encontra motivos dentro de si para alcançar seus objetivos, age
de acordo com o que tem que ser feito. Alguém automotivado não espera acontecer,
corre atrás do que quer. Considerando a resistência, uma pessoa que é motivada
externamente é muito mais propícia a desistir do que uma automotivada, pois a
motivação externa pode acabar, porém a interna não, o objetivo é abraçado, estudado é
alcançado dentro dos limites.
Ela é importante, pois permite realizar as tarefas com primor, eficiência e qualidade. As
atividades diárias podem se tornar mais agradáveis e suaves, tornando não só o
trabalho, mas todas as atividades mais satisfatórias e fáceis de realizarem. As tarefas
passam a ser vistas como desafios e sua realização se tornam prazerosas, menos
conectadas à obrigação.
Automotivação é um sentimento que incentiva determinadas e variadas ações. Esse
sentimento possui inúmeras formas de ser estimulado, uma das teorias de estímulo da
motivação é através do sucesso pessoal, que acontece como consequência de ações
que realizam necessidades pessoais, essa realização pode acontecer de várias formas,
sendo desde cumprir necessidades fisiológicas a realizar necessidades sociais.
São geralmente comentados dois tipos conceituais de motivação, sendo eles a
motivação intrínseca e a motivação extrínseca. A primeira observa que a combustão do
sentimento de motivação acontece devido a fatores internos que são baseados na busca
pela necessidade pessoal, ou seja, o desejo de realizar algo é o responsável por gerar
ações. Pelo fato de nesse caso a motivação estar acontecendo por um processo interno,
a motivação intrínseca é um exemplo de automotivação.
Já o segundo conceito retrata que o grau de motivação é determinado por fatores
externos, sendo controlado pelo ambiente no qual a pessoa vive, um bom
relacionamento, sucesso profissional, remuneração ou simplesmente ser aceito em um
grupo de pessoas e ser considerado amigo. Quando esses são fatores determinantes da
combustão que gera o sentimento de motivação, torna a ação extrínseca.
Existem diversas teorias que supõem quais seriam os principais fatores responsáveis
pela automotivação humana, uma das teorias mais aceitas é a elaborada por David
McCleelland, que baseou sua explicação relacionada a motivação utilizando a
necessidade como responsável por gerar a motivação para as ações de cada pessoa.
De acordo com a teoria do autor do livro "The Achieving Society" as necessidades base
utilizadas para elaboração de seu estudo foram as necessidades de realização, afiliação
e a necessidade de poder, a teoria é feita para tentar explicar como essas três
necessidades influenciam na realização das ações humanas.
Em sua teoria McCleelland afirma que todas as três necessidades são aprendidas ao
longo do tempo pela sociedade, sem exceção, sendo plenamente ligadas às
experiências vivenciadas por cada indivíduo. Sendo variável para cada pessoa, uma das
necessidades sempre irá se sobressair, fazendo com que uma delas seja dominante
sobre o indivíduo, o que irá determinar qual necessidade irá ser a dominante são
experiências vivenciadas por cada um, que são o que encaminham como será a
essência de cada pessoa. Por fim, apesar de uma das necessidades ser a dominante,
nenhum indivíduo estará sujeito a somente um dos três grupos.
Segundo McCleelland, quem possui a necessidade de realização como dominante é
propenso a estipular objetivos desafiadores, correndo riscos calculados para alcançar
suas metas, também possui a necessidade de frequentemente receber um feedback
sobre suas realizações e portanto seus progressos, é comum que pessoas que se
identificam com este grupo tenham gosto por trabalhar sozinhas. Já as pessoas que tem
a necessidade de afiliação como dominante acreditam que precisam pertencer a um
grupo ao qual o máximo de pessoas possível gostem do seu jeito, para isto irá fazer
repetidas vezes o que o resto do grupo quiser fazer, esta pessoa tem preferência pela
colaboração e não pela competição, além de não se identificar com situações de
incertezas e riscos elevados.
Por último, os pertencentes ao grupo da necessidade de poder como dominante são
pessoas que possuem tendência a querer controlar e exercer influência sobre outros,
tem um gosto especialmente diferente ao ganhar argumentações ou competições de
modo geral, tendo interesse no reconhecimento e na superioridade que é gerada. Para
aplicar a teoria de McCleelland com a automotivação é necessário que cada pessoa
reconheça qual sua necessidade dominante, entendendo o quanto se identifica com
cada um dos três grupos. Caso esse reconhecimento de entendê-la que o caminho que
está sendo traçado seja o errado, que tente se adaptar a outro ao qual acredite que é
melhor para gerar a própria motivação, mas caso seja concluído que o grupo dominante
seja realmente o que encaixa melhor a essência da própria pessoa, então é necessário
apenas manter o mesmo raciocínio, já que segundo a teoria a cada experiência vivida, o
grau de proximidade com a necessidade tende a aumentar.
 Segundo Maslow, as necessidades humanas estão organizadas em níveis. Conforme
Necessidade Motivadora Características desta pessoa
sua teoria, uma é substituída pela outra mais importante na hierarquia, de acordo com
Dominante
que elas são saciadas. Tendo isso como base, a necessidade fisiológica é a mais
básica, a mais forte, essencial e, portanto, a primeira a ser satisfeita, enquanto a auto
Realização Forte necessidade de definir e alcançar realização é a mais fraca em sua hierarquia.
objetivos desafiadora Maslow desenvolveu essa teoria de acordo com as observações dos desejos
expressados por seus pacientes, manifestados conscientemente. Uma pessoa pode
Corre riscos calculados para alcançar os
estar motivada, por várias necessidades ao mesmo tempo, o nível de motivação
seus objetivos
depende de qual e o quanto a necessidade mais baixa foi satisfeita.
Gosta de receber feedback regularmente Quando a pessoa tem uma determinada necessidade, todo organismo é orientado para
sobre os processos e realizações supri-la, toda sua inteligência, memória e percepção. Conforme elas vão sendo
satisfeitas o organismo começa a focar na próxima necessidade, logo acima na
Frequentemente gosta de trabalhar sozinha pirâmide. Aumentando assim, o potencial de uma pessoa, devido sua automotivação ir
crescendo de acordo com a satisfação.
Afiliação Quer pertencer ao grupo

Quer que gostem dela e vai fazer, muitas

vezes, aquilo que o resto do grupo quiser
fazer

colaboração à competição

Não gosta de incerteza de riscos elevados

Poder Quer controlar e influenciar os outros Em todos os níveis de necessidades há um ciclo, que consiste em privação, dominação,
gratificação e ativação e contínua de acordo que cada uma é satisfeita. A falta da
Gosta de ganhar as argumentações necessidade superior (auto realização) não causa alarde no indivíduo, o que pode
ocorrer na falta das mais inferiores.
Gosta de competição e de ganhar
De acordo com Maslow (1973), os indivíduos sempre irão reclamar independente do
Gosta do status e do reconhecimento nível hierárquico da necessidade, pois almejam algo melhor para si constantemente.
Quanto mais alto é o posicionamento da necessidade na pirâmide, maiores são as
Dentre teorias de automotivação a teoria de Maslow (1954) é umas que têm maior reclamações e frustrações, isso pode ser um indicador de auto motivação, pois se elas
aceitação em meio aos psicólogos. O que ajuda a promovê-la é a falta de existência de estão muito baixas significa um nível de vida baixo sem grandes pretensões.
instrumentos que meçam a motivação no Brasil.
Alguns exemplos de reclamações (Maslow, 1954, 1973; Goodman, 1968; Graham e
Balloun, 1973; Porter, 1961; Lollar, 1974):
● Nível fisiológico: perigo de vida, necessidade de comer, sede, falta de saneamento
básico, baixo conforto, más condições de trabalho, saúde precária, baixo pagamento,
entre outros.
● Nível de segurança: estabilidade no emprego, falta de garantia quanto a manter a
família financeiramente, segurança física, entre outros.
● Nível de afiliação: falta de amigos, companheiro afetivo, não se enturmar em
nenhum grupo social.
● Nível de estima: perda de dignidade, autoestima, falta de status, atenção,
admiração, além da necessidade de possuir importância na sociedade.
● Nível de auto realização: é em relação à falta de eficiência, perfeição, justiça,
honestidade, nesse nível o indivíduo exige de si ser o máximo que tem potencial.
Para Maslow, a automotivação acontece de acordo com a satisfação das necessidades,
que foi dividida por ele em cinco níveis, quanto mais alta a posição, maior é a
quantidade de motivação pessoal, consequentemente existem maiores frustrações e
exigências. Então, para o autor automotivação é conseguida através de degraus e exige
paciência.
Comunicação Formal e Informal
“Comunica-se de maneiras diferentes com pessoas diferentes”
Comunicação Formal
As comunicações formais horizontais unem os elementos investidos de igual grau de
autoridade. É o caso da comunicação estabelecida entre o diretor comercial e o diretor
de investigação e desenvolvimento acerca da melhoria de qualidade de um produto ou
novos desejos dos consumidores.
Assim, numa organização, os grupos e indivíduos podem trocar as suas informações
através de canais estruturados em redes, assegurando assim, a regularidade e eficácia
da comunicação. Estas redes fazem parte da estrutura formal da organização refletida
no organigrama. É precisamente esta rede formal de comunicação que orienta o
indivíduo sobre o canal para tratar determinado tipo de problema.
Atendendo às limitações impostas à comunicação, podem distinguir-se dois grandes
tipos de redes formais de comunicação: as centralizadas - em estrela; ou as
descentralizadas- em cadeia.
Redes centralizadas - em estrela
A comunica com os restantes indivíduos que não se comunicam diretamente entre si. É
o caso de um diretor de vendas que se comunica com a sua equipa de vendedores.
Redes descentralizadas - em cadeia
D e E dependem hierarquicamente de B; B e C dependem hierarquicamente de A; entre
D e E não há comunicação direta; entre B e C não há comunicação direta.

A comunicação formal estabelece-se entre diferentes níveis de hierarquia da empresa, Vantagens e desvantagens da comunicação formal:
segue a cadeia de autoridade e limita-se às comunicações ligadas às tarefas
desempenhadas pelos diferentes órgãos ou pessoas. Vantagens Desvantagens
Estabelece um diálogo da empresa Burocratização da informação de
As comunicações formais verticais unem investidos graus de autoridade diferentes. com o seu público interno e externo da organização
Se têm sentido descendente, visam informar, dirigir e instruir os subordinados, Padroniza os processos da empresa Pouco trabalho em equipa
fornecendo informação relacionada com as tarefas a desempenhar. Fazem-se, Da credibilidade aos discursos Falhas na comunicação
geralmente, através de memorandos, ordens de serviço, reuniões, manuais de gerenciais
procedimentos, correio eletrónico, etc. Influencia o comportamento dos Dificuldade em personalizar as
colaboradores mensagens para os diferentes
Têm a finalidade reduzir a distância entre as chefias e os empregados e têm grande níveis de funcionários
importância psicológica porque dão aos diferentes elementos a possibilidade de
participarem de forma mais real na vida da empresa.
Comunicação Informal O que é delegação na administração?

As pessoas relacionam-se segundo afinidades e identidades, por exemplo, no futebol,
na política, nas amizades de infância ou em idêntica formação académica. Estas redes
de comunicação informais são tão ou mais importantes e fecundas que as
comunicações formais, especialmente quando estas não funcionam eficazmente ou
deixam as pessoas insatisfeitas quanto às necessidades de informação.
Como se processa em todos os sentidos, a comunicação informal não respeita as linhas
formalmente estabelecidas e efetua-se, geralmente, por via oral, sendo por isso, mais
rápida, mas simultaneamente menos rigorosa.
As redes informais criam, por vezes, dificuldades ao funcionamento das redes formais.
Fazem surgir boatos e podem ser usados para boicotar decisões tomadas pela
hierarquia. Contudo, permitem um maior conhecimento das pessoas e ajudam à maior
rapidez na tomada de decisões.
Vantagens e desvantagens da comunicação informal:
No mundo corporativo, delegação é a atribuição a um subordinado da
responsabilidade de planejar, decidir ou executar uma tarefa. O ato de delegar é
sempre exercido por uma autoridade, ou seja, por um superior do colaborador escolhido
para receber a missão.
A boa delegação exige a escolha de uma pessoa qualificada para assumir as novas
atribuições, que deve estar plenamente de acordo com o aumento de suas
responsabilidades. Além disso, é preciso que haja uma comunicação perfeita entre o
líder e o funcionário. O líder precisa ter a certeza de que a tarefa atribuída tem
condições de ser executada e deve acompanhar seu andamento de perto, sobretudo na
fase inicial da transferência de poder.
É importante sublinhar que uma autoridade delega apenas tarefas, não
responsabilidades. Ao transferir poder para um subordinado, o líder continuará
responsável pela tarefa perante os seus superiores, devendo prestar contas a eles.
O processo de delegação, portanto, demanda consciência sobre a possibilidade de ter
de responder por erros cometidos por subordinados.

Vantagens
Gera rapidez na transmissão das
informações
Motiva e integra as pessoas da empresa
Reduz a carga de comunicações dos
gestores
Completa a estrutura formal
Facilidade de compreensão e de
atualização, torna a velocidade superior
às outras
Desvantagens
É geradora de boatos, ruídos e
atritos entre as pessoas
Provoca desconhecimento da
realidade empresarial pelos
gestores
Dificuldade de controlo
Por que delegar é importante?
Delegar tarefas é essencial para as empresas que buscam o crescimento. Ela permite
que os líderes assumam responsabilidades maiores, evitando que fiquem
sobrecarregados com atividades que podem ser exercidas por outras pessoas.
A delegação também contribui para aumentar a descentralização da gestão. Isso
porque ela aumenta a importância do subordinado e evita a concentração da autoridade
nos postos mais altos da organização, distribuindo ao menos parte do poder de decisão.
Etapas da delegação

A comunicação constitui um fator crítico no funcionamento de qualquer organização, No processo de delegação administrativa, podemos identificar quatro etapas.
existindo uma forte relação entre esta e o desempenho organizacional. Nas empresas é A primeira corresponde à definição de metas, ou seja, a autoridade determina e
necessário estabelecer um sistema de troca de informações, não só para a resolução de comunica com clareza o que espera de quem recebeu a delegação.
problemas pontuais, como para promover atuações conjuntas em que é importante a
sintonia entre os vários elementos da equipa que os promove. O tipo de comunicação
numa organização pode ser subdividido em interna e externa.
A segunda etapa é a delegação da permissão para agir, que é o momento em que o
líder concede a seu subordinado a autoridade para praticar os atos necessários para
cumprir as metas, incluindo assumir compromissos e empregar recursos.
Posteriormente, ocorre a obrigação de executar. Ela corresponde à ação do
subordinado, que deverá assumir a responsabilidade de cumprir as tarefas que lhe
foram delegadas da melhor forma possível. Cabe a ele também prestar contas dos
resultados.
Por fim, a delegação cria a obrigação de avaliar a execução da tarefa, cuja
responsabilidade é da autoridade que a delegou. A autoridade deve acompanhar o
andamento da execução da tarefa, cobrando a prestação de contas, e avaliar os
resultados.
Monitoramento da delegação
É importante que o líder faça um monitoramento sistemático do processo de
transferência de atribuições durante sua execução. Esse acompanhamento é essencial
não apenas para garantir que a tarefa saia conforme o planejado, mas também para
fazer com que o subordinado sinta que tem apoio e ganhe confiança para assumir uma
maior autonomia.
O monitoramento pode ser diário, semanal ou nos intervalos mais adequados à tarefa
em questão e à experiência do subordinado que assumiu a responsabilidade. Em cada
encontro, o líder deve ouvir como está o andamento do processo e as dificuldades
encontradas e, em contrapartida, dar orientações.
Conforme o superior e o subordinado forem adquirindo confiança, o intervalo do
acompanhamento deve aumentar até a transferência completa do poder.
Como delegar de forma eficaz?
● Verifique se o subordinado já não está sobrecarregado e se consegue receber
novas atribuições
● Não delegue uma mesma tarefa para dois subordinados nem para o subordinado
de outra pessoa
● Dê instruções claras e precisas sobre o que espera da tarefa
● Garanta que o colaborador entenda por que a tarefa deve ser feita de determinada
maneira
● Ao fazer a delegação da tarefa, faça também a delegação de autoridade, ou seja,
conceda ao subordinado o poder de tomar decisões
● Se verificar que algum problema se repete ao longo da execução, discuta-o com o
subordinado
● Ouça as ideias e sugestões trazidas
● Transmita confiança ao subordinado
● Não deixe de fazer críticas quando julgar necessário, mas busque destacar
sempre os pontos positivos do trabalho
● Se precisar criticar o desempenho do colaborador, não faça isso na frente de
outros funcionários e não o ameace
● Saiba recompensar bons desempenhos
AGENDA INTEGRADA
Imagine a seguinte situação: você faz parte da gestão de uma empresa de consultoria e
atende aos mais diversificados clientes, em vários horários ao dia. Sua equipe comercial
fecha contratos de turnos de consultoria com esses clientes, onde você recebe apenas o
escopo, datas e horário do trabalho a ser realizado. Então, em uma dessas semanas de
consultoria, um colaborador fecha um contrato com um novo cliente em um horário
conflitante com outro que já estava marcado, por não ter conhecimento em tempo real e
não utilizar uma agenda integrada.
Essa situação já aconteceu na sua empresa?
Existe uma outra situação ainda mais comum e não menos importante: a da sala de
reunião. Raramente as empresas têm controle de agenda da sala de reunião e os
choques de horários são constantes, fazendo com que as reuniões com clientes acabem
se tornando conversas em salas improvisadas, na falta de outra sala de reunião
disponível.
Com grandes necessidades de entrega e foco no que é preciso ser feito, as
organizações muitas vezes se esquecem de planejar. E sim, agenda integrada tem tudo
a ver com a planejamento.
Se formos pensar nos casos acima, se fosse utilizado uma agenda integrada como
forma de auxílio no planejamento das atividades, nenhuma daquelas situações
indesejadas aconteceriam. O funcionário teria acesso em tempo real à agenda do gestor
e ao agendar aquela atividade, visualizaria que seu colega havia acabado de realizar a
mesma ação. No caso da sala de reunião, todos os colaboradores teriam acesso aos
eventos agendados para aquele local, tornando possível o remanejamento de suas
atividades de acordo com o que fosse viável.
Agenda Integrada é um grande aliado no planejamento
Uma comunicação integrada entre os colaboradores é essencial para que um trabalho
que envolva diferentes áreas seja entregue no prazo e com qualidade. Hoje existem
soluções completas, como o Hinc, que garante a comunicação do seu time, o
acompanhamento das tarefas e o cumprimento dos prazos dos projetos. Assim, fica fácil
cumprir todo o plano de ação dentro do prazo estabelecido, visualizando de maneira
simplificada o andamento de todas as etapas e agilizando o processo de entrega. O
gestor será capaz de analisar o desempenho de cada equipe tomando como base as
informações coletadas na plataforma: a duração de cada atividade, se há atrasos, se o
tempo determinado para as tarefas é suficiente para uma entrega de qualidade, podendo
assim propor melhorias para os projetos.
Agenda Integrada melhora a comunicação
Algumas vezes na realização de um projeto, a execução de uma tarefa depende da
finalização de outra e a agenda integrada possibilita a visualização diária do andamento
dos processos, envio de mensagens relacionadas a variados assuntos e recebimento de
alertas e relatórios de atividades, evitando a necessidade de trocas constantes de
e-mails, ligações ou excesso de reuniões. Por isso é importante avaliar o uso de uma
agenda integrada para melhorar os resultados da sua empresa. Pequenas ações
resultam em grandes melhorias e essas melhorias refletirão no alcance de suas metas e
no impulsionamento de seu negócio. Não deixe pra depois, agora é a hora de se tornar
competitivo.
Reunião
Reunião é o encontro de três ou mais pessoas com propósito de discutir alguns temas
ou realizar alguma atividade.
Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos
comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato
pessoal e comunicação entre os coparticipantes. Reunião, palestra, conferência e
workshop podem ter em comum o encontro de pessoas com alguma afinidade pessoal,
ideológica, crença, religiosa, profissional ou interesse em determinado argumento.
Diferem em certas conotações e prioridades.
As reuniões também podem ser feitas à distância mediante uso de computadores
conectados a redes ou equipamentos de telepresença.
Ata de Reunião
É conveniente que todos os assuntos tratados em uma reunião sejam registrados em
uma ata. Desta forma os assuntos abordados durante este evento não serão esquecidos
e poderão ser retomados, se necessário.
Dossier
Dossier ou dossiê é uma coleção de documentos ou um pequeno arquivo que contém
papéis relativos a determinado assunto, processo, empresa ou pessoa.
Um dossiê geralmente contém a história de uma pessoa ou informações detalhadas
para análise sobre um interesse em especial.
Antes de iniciar um dossiê, o analista escolhe um caminho claro que deve seguir (por
exemplo, detalhes de assassinato, técnica de lavagem de dinheiro).
No final do documento e com base na informação coletada, o analista tira conclusões,
que indicam se o objeto de análise de determinado tema foi ou não alcançado.
Um dos casos mais destacados em relação ao dossiê é o Escândalo do Dossiê ou
Dossiêgate. Outro dossiê famoso na política brasileira foi o Dossiê Cayman.
Se a expressão “rotinas administrativas” parece monótona para você, está na hora de
mudar isso. Além de ser uma ótimo organizador de tarefas, elas te ajudarão a ter mais
sucesso com a gestão de pessoas e com o controle da sua empresa.
Isso porque a inovação começa nas atividades mais básicas, como um cadastro de
cliente ou emissão de boleto. E sem um mapeamento claro dos processos, fica difícil ter
isso funcionando 100%, né?
Além disso, o fato de você não prestar atenção nessas funções, corre o risco de
prejudicar o crescimento do negócio e atrapalhar seu desempenho.
Por isso, este artigo é dedicado à melhora da sua gestão cotidiana, com um passo a
passo exclusivo para agilizar processos e te ajudar na execução da rotina
administrativa de sua empresa.
A seguir, vamos ensinar você a estruturar suas rotinas administrativas em uma
estratégia de sucesso!
O que são rotinas administrativas
Antes de começarmos, você sabe realmente o que é uma rotina administrativa e a
importância da organização nesse processo?
Rotinas administrativas são processos sistemáticos que viabilizam as atividades da
empresa, desde o mais simples registro até a operação de tecnologias mais complexas.
São as funções básicas que movem a empresa e devem ser feitas de acordo com
normas, métodos e boas práticas.
Assim como nós planejamos nossas vidas com base na rotina diária, os negócios
também devem ser organizados e planejados a partir de atividades padronizadas.
Logo, as rotinas administrativas são o padrão de funcionamento da empresa, que
permite prever resultados e manter as tarefas em dia.
Suas atividades estão distribuídas, principalmente, entre as áreas comercial,
operacional, administrativa, financeira e gestão de pessoas (RH).
Mas vale lembrar que cada departamento da empresa tem suas próprias rotinas,
inclusive as áreas de vendas, marketing e TI.
Para organizar todas essas funções, as empresas costumam mapear processos para
produzir organogramas, manuais e regulamentos internos.
A partir desses documentos, são definidas rotinas administrativas como:
● Cadastro de informações nos sistemas
● Organização de arquivos, documentos e materiais
● Operação de equipamentos e tecnologias
● Controle de entrada e saída de materiais
● Atendimento telefônico e via e-mail
● Emissão de recibos, notas fiscais e relatórios
● Controle de contas a pagar e receber
● Manutenção da ordem e limpeza nos ambientes
● Entrega e expedição de materiais diversos.
Esses são apenas alguns exemplos de tarefas corriqueiras dos profissionais de
administração, que variam de acordo com o modelo de negócio e área de atuação da
empresa.
Importância das rotinas administrativas
Para que uma empresa alcance o sucesso, as rotinas administrativas devem estar
funcionando perfeitamente.
Afinal, elas são as engrenagens básicas que movem o negócio - e também as
condições mínimas para o crescimento.
Qualquer problema na gestão da empresa prejudica sua capacidade de criar valor,
atender às necessidades dos clientes e competir no mercado.
Infelizmente, é muito comum que as organizações falhem em definir suas atividades
mais básicas.
No Brasil, por exemplo, a alta taxa de mortalidade das empresas é explicada, em parte,
pela falta de planejamento das rotinas administrativas.
Segundo o estudo Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5
anos de vida, realizado em 2014, pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas
Empresas (Sebrae), mais da metade dos empreendedores brasileiros fracassaram por
não planejar os itens básicos para iniciar suas operações.
Simplesmente, 55% dos empresários não pensaram em como a empresa funcionaria no
dia a dia, nem elaboraram um plano de negócios.
Além disso, 24% não identificaram as tarefas necessárias e os responsáveis por cada
uma delas.
Esses erros são fatais para o negócio e podem continuar por muitos anos nas empresas,
se a gestão não receber a atenção necessária.
Por isso, você deve cuidar das rotinas administrativas como a base de excelência do
negócio, onde será erguido o patrimônio da empresa.
Como acelerar as rotinas administrativas
O termo “rotinas administrativas” não significa que a empresa deve fazer sempre a
mesma coisa e do mesmo jeito.
Na verdade, a inovação é muito bem-vinda nas suas atividades diárias, que podem
impulsionar todas as áreas da empresa em direção ao sucesso.
Confira nosso guia exclusivo para acelerar sua gestão!
1. Faça um mapeamento de processos
O primeiro passo para acelerar suas rotinas administrativas é identificar como a empresa
funciona e quais processos estão envolvidos.
Para isso, você deve elaborar um fluxograma de processos, detalhando todas as
tarefas da gestão e sua ordem de execução.
Mas como mapear um processo? Há várias formas de fazer isso! Por exemplo, você
pode criar um diagrama para ilustrar o caminho percorrido a cada pedido, desde o
atendimento e trâmites financeiros, passando pelo estoque até a expedição do produto.
Esse guia visual será útil para detectar os possíveis gargalos e erros administrativos,
para que você saiba exatamente o que precisa ser melhorado.
2. Crie um quadro organizador de tarefas
Após diagnosticar suas rotinas administrativas, você deverá criar um plano de processos
otimizado.
Basicamente, esse plano deve conter um novo fluxograma que evita atrasos,
desperdícios e falhas nas atividades básicas da empresa.
Assim, por exemplo, se houver uma falha de comunicação entre o financeiro e a
expedição, o problema poderá ser identificado mais rápido. Evitando a insatisfação de
clientes e sérios problemas para a reputação da empresa.
3. Foque na gestão de pessoas
A capacitação dos colaboradores também é essencial para garantir o fluxo ideal das
rotinas administrativas.
Por isso, invista no treinamento e desenvolvimento da sua equipe, focando em métodos
e abordagens para melhorar os processos de gestão.
Assim, será mais fácil delegar tarefas e confiar as responsabilidades do seu negócio aos
funcionários.
 4. Implemente um organizador de tarefas

Definitivamente, você precisa de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ou ERP,

para agilizar a gestão da sua empresa.

Estamos falando de um organizador de tarefas online que concentra todas as rotinas

administrativas em um único sistema, automatizando processos e integrando todas as
áreas do negócio.

Ao implementar um ERP, você terá acesso fácil a todos os dados da empresa e poderá
controlar funções administrativas, financeiras, comerciais, de pessoal e todas as outras
atividades na mesma plataforma.

Além disso, as tarefas manuais e repetitivas vão se tornar 100% automáticas, e os

colaboradores não terão mais que perder tempo com preenchimento de formulários e
emissão de documentos.