Trabalho de Secretariado Administrativo e Gestão de Clientes

TEMA: Gestão Administrativa

Discentes:

Inocência Joice Chaúque

João Luís Parewa

Venézia Aniceto Sitoe

Formador: Stélio R.Come

Maputo, aos 09 de Março de 2023

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Índice
Introdução ..................................................................................................................................................... 3
Objectivos Gerais .......................................................................................................................................... 3
Objectivos Específicos .................................................................................................................................. 3
Metodologia .................................................................................................................................................. 3
1. Conceito ou definição .......................................................................................................................... 4
GESTÃO OU ADMINISTRAÇÃO.............................................................................................................. 4
Princípios Gerais da Administração.............................................................................................................. 5
1.1. Os princípios para administrar algo são: planejar, organizar, dirigir e controlar, sendo que
as principais funções administrativas são ................................................................................................. 6
2. Áreas da gestão empresarial .............................................................................................................. 8
Direcção e controle ............................................................................................................................... 8
Tomada de decisões .............................................................................................................................. 8
3. Funções Administrativas .................................................................................................................... 9
4. O papel do Administrador ................................................................................................................. 9
5. Campos de actuação da Administração .......................................................................................... 11
6. Conclusão ........................................................................................................................................... 12
7. Referencias Bibliográficas .................................................................................................................. 13

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Introdução
No presente trabalho de gestão e administração é de conhecimento popular que a administração
existe, desde que o mundo é mundo. Esta afirmação pode ser reforçada pois, desde que as
civilizações mais primitivas ocupavam a terra, elas já adoptavam técnicas e ferramentas
administrativas para alcançar seu objectivo principal.

A administração, tal como conhecemos hoje, é resultado histórico e integrado de inúmeros

precursores. Referências históricas mostram que até hoje conceitos administrativos de mais de
1.200 a.C. ainda são usados no nosso meio. A história da administração iniciou-se num tempo
muito remoto, mais precisamente no ano 5.000 a.C., na Suméria, quando os antigos Sumerianos
procuravam melhorar a maneira de resolver seus problemas práticos, exercitando assim a arte de
administrar. Depois, no Egipto, Ptolomeu dimensionou um sistema económico planejado, que
não poderia ter-se operacionalizado sem uma administração pública sistemática e organizada.

Objectivos Gerais
O objectivo geral deste trabalho é estudar a gestão administrativa e de como gerenciar e
administrar uma empresa, constituindo-se em um conjunto de acções e estratégias que são
aplicadas a um determinado negócio (empresa) e que utiliza se dos recursos humanos,
financeiros e estruturais com o foco na obtenção de objectivos e metas empresariais planejados.

Objectivos Específicos
 Definir a gestão administrativo e estudar as teorias clássicas;
 Identificar os pontos francos e fortes de gestão administrativa.

Metodologia
Com a escolha deste tema, vamos usar metodologia qualitativa que é que por sua vez o nosso
estudo foi um estudo que envolveu consulta da internet e alguns manuais.

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1. Conceito ou definição

GESTÃO OU ADMINISTRAÇÃO
O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou
organização de forma que as actividades sejam administradas com planeamento, organização,
direcção, e controle. O ato de administrar é trabalhar com e por intermédio de outras pessoas, na
busca de realizar objectivos da organização, bem como de seus membros. Administração é a
tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir
objectivos. É o gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas
por outros profissionais e, também, pensando previamente nas consequências de suas decisões.
É, também, a ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar.

Embora não seja possível encontrar uma definição universalmente aceite para o conceito
de gestão e, por outro lado, apesar deste ter evoluído muito ao longo do século XX, existe algum
consenso relativamente a que este deva incluir obrigatoriamente um conjunto de tarefas que
procuram garantir a afectação eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização afim
de serem atingidos os objectivos pré-determinados.

Por outras palavras, cabe à gestão a optimização do funcionamento das organizações através da
tomada de decisões racionais e fundamentadas na recolha e tratamento de dados e informação
relevante e, por essa via, contribuir para o seu desenvolvimento e para a satisfação dos interesses
de todos os seus colaboradores e proprietários e para a satisfação de necessidades e interesse dos
seus stakeholders ou da sociedade em geral.

De acordo com o conceito clássico inicialmente desenvolvido por Henry Fayol, compete
à gestão actuar através de actividades de planeamento, organização, liderança e controlo de
forma a atingir os objectivos organizacionais pré-determinados.

Para desempenhar as funções descritas acima, os gestores recorrem muitas vezes a técnicas já
experimentadas e demonstradas cientificamente. Por outro lado, utilizam também conhecimentos
de diversas disciplinas científicas tais como a matemática, as ciências sociais e humanas,
a economia, o direito, entre outras. Daqui concluirmos que a gestão pode ser considerada uma
ciência na medida em que comporta uma acentuada componente científica.

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 Contudo, a gestão não pode ser considerada como uma ciência na verdadeira acepção da palavra
pois as teorias gerais demonstradas cientificamente raramente são suficientes para o processo de
tomada de decisões. É também necessário algum conhecimento empírico (alguns chamam-lhe
arte) de forma a preencher a distância que separa as teorias gerais da realidade vivida em
cada organização. Deriva daqui a importância da experiência e do convívio com as situações
concretas vividas diariamente no local onde se desenrola a acção. Esta é uma das principais
razões apresentadas pelos defensores da realização de estágios práticos após a aquisição dos
conhecimentos técnicos durante o período escolar.

Princípios Gerais da Administração

Continuando, outra contribuição importante foi a criação dos princípios da administração.
Assim, existem na teoria clássica quatorze princípios gerais da administração:

1. Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a
eficiência;
2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar
obediência. Assim, a responsabilidade é uma consequência natural da autoridade e significa o
dever de prestar contas;
3. Disciplina: depende de obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos
estabelecidos;
4. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior;
5. Unidade de direcção: uma cabeça e um plano para cada conjunto de actividades que tenham o
mesmo objectivo;
6. Subordinação dos interesses individuais aos gerais;
7. Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a
organização em termos de retribuição;
8. Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização;
9. Cadeia escalar: linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo da hierarquia;
10. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar;
11. Equidade: amabilidade e justiça para alcançar a lealdade dos empregados;

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12. Estabilidade do pessoal: a rotatividade do pessoal é prejudicial para a eficiência da
organização;
13. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoalmente seu sucesso;
14. Espírito de equipe: a harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização.

1.1.Os princípios para administrar algo são: planejar, organizar, dirigir e controlar, sendo
que as principais funções administrativas são
 Fixar objectivos.
 Analisar, conhecer os problemas.
 Solucionar os problemas.
 Organizar e alocar os recursos, tanto financeiros, quanto tecnológicos e humanos.
 Liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas.
 Negociar.
 Tomar decisões.
 Controlar, mensurando e avaliando.

O bom desempenho da administração depende de que o profissional consiga ser um bom líder,
capaz de lidar com pessoas, negociando e comunicando, e, também, apto a tomar decisões, tendo
uma visão sistémica e global da situação que administra.

Existem quatro áreas básicas de actuação do administrador: finanças, produção, marketing e

recursos humanos, porém o mercado abrangem várias áreas do conhecimento. A administração é
resultado de um processo de formação que passa pelas mais diversas áreas, desde as exactas,
como matemática, até humanas como filosofia. Cada vez mais esta ciência adquire importância
na formação de profissionais, para melhor estruturar e impulsionar o funcionamento dos mais
diversos sectores das mais diversas organizações. Como as empresas adquirem crescente
complexidade e tamanho na economia de mercado, é essencial que haja profissionais com
competência para administrar. Também ganha valor diante do mercado financeiro, pois busca
entender e sistematizar a administração do capital, factor essencial na economia actual.

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A administração tem uma série de características, entre elas: um circuito de actividades
interligadas como: buscar a obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos
e materiais disponíveis, envolver actividades de planeamento, organização, direcção e controle.

Planeamento – significa estabelecer planos, métodos e processos que irão guiar as acções e os
objectivos da organização, deixando para trás o empirismo e os palpites nas decisões
administrativas. Tais procedimentos são as linhas mestras que definirão: O que? Quando?
Quem? Como? serão feitas as coisas.

Organização – é o processo de alocar, arrumar e/ou distribuir tarefas, responsabilidades e

recursos entre os membros da organização. Significa adequar a estrutura da organização aos
objectivos propostos, isso porque objectivos distintos requerem adaptações diferentes.

Direcção – significa liderar, influenciar e motivar as pessoas a realizarem tarefas essenciais à

obtenção dos resultados. Ao contrário de planejar e organizar, dirigir é uma actividade concreta,
uma vez que envolve trabalhar com pessoas. Sua função essencial é criar uma atmosfera
adequada para o exercício de todas as funções.

Controle – finalmente, controle significa verificar, constatar ou certificar-se da realização das

actividades e objectivos conforme estabelecido. Enfim, controlar visa medir o desempenho das
pessoas com relação aos objectivos previstos para manter a empresa no caminho certo.

Habilidade técnica – consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos

necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e
educação.

Habilidade humana – consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas,

compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz.

Habilidade conceitual – consiste na habilidade para compreender as complexidades da

organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Esta
habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objectivos da organização total e
não apenas de acordo com os objectivos e as necessidades de seu grupo imediato.

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2. Áreas da gestão empresarial

Já no início do séc. XX, Henry Fayol dividia a gestão empresarial em diversas áreas funcionais
especializadas, nomeadamente: técnicas ou de produção, comercias, financeiras, de segurança,
contabilísticas e administrativas ou de gestão. Actualmente, continuam a ser consideradas um
conjunto de áreas funcionais como:

 Gestão financeira
 Gestão da produção
 Gestão de recursos humanos
 Gestão comercial

Além destas, podem ainda ser consideradas outras, que varia consoante
a organização ou empresa em causa, como a gestão estratégica, a gestão de stocks, a gestão de
negócios internacionais, a gestão da qualidade, a gestão das tecnologias e sistemas de
informação, entre diversas outras.

Direcção e controle

No dia-a-dia, cabe ao administrador monitorar as actividades para garantir que tudo esteja sendo
feito conforme o planeamento. Por isso, ele deve aplicar técnicas e ferramentas de controlo. Vale
destacar a importância de documentar o desempenho e os resultados para, posteriormente,
analisar os dados.

Tomada de decisões

Em situações que envolvem ganhos e perdas, o administrador é o responsável por tomar as

decisões cruciais. Em geral, estamos falando de cenários que nem sempre estão no escopo do
mapeamento de processos.

Logo, mesmo que seja algo relacionado ao trabalho de um funcionário, ele pode encaminhar a
situação para o administrador, que tem mais autonomia para resolver a questão.

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3. Funções Administrativas

As funções administrativas norteiam os objectivos do administrador em sua rotina.[19]

Actualmente, as principais funções administrativas são:

 Fixar objectivos (planejar);

 Analisar: conhecer os problemas;
 Solucionar problemas;
 Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas);
 Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar);
 Negociar;
 Tomar as decisões (rápidas e precisas);
 Mensurar e avaliar (controlar).

4. O papel do Administrador

As funções do Administrador foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar,

organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante

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difundida, é comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada
em quatro categorias, são elas:

Planejar: "definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e
quais são seus propósitos e seus objectivos", ou como "método que as pessoas e as organizações
usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo
decisório." O planeamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da
organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos
sejam alcançados.

Organizar: pode-se constatar que se fosse possível sequenciar, diríamos que depois de traçada
(s) a(s) meta(s) organizacional(ais), é necessário que as actividades sejam adequadas às pessoas e
aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve
ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização
da tarefa. Logo, "organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma
estrutura que facilite a realização de objectivos. O processo organizacional tem como resultado o
ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas."

Dirigir (Liderar): envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objectivo comum.
“Meta (s) traçada (s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência
essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objectivos planejados sejam
alcançados." A chave para tal, está na utilização da sua afectividade, na sua interacção com o
meio ambiente que atua.

E por último Controlar, que "estando a organização devidamente planejada, organizada e

liderada, é preciso que haja um acompanhamento das actividades, a fim de se garantir a execução
do planejado e a correcção de possíveis desvios".

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5. Campos de actuação da Administração

O campo de actuação do administrador é bastante amplo. Ele deve planejar, organizar, dirigir e
controlar as actividades de empresas, quer sejam públicas ou privadas, e traçar estratégias e
métodos de trabalho em diversas áreas (agro-industrial, escolar, financeira, hospitalar, rural,
etc.). Nas situações de crise, possui importante papel, quando define onde será investido o
dinheiro e de que forma será equilibrada as finanças e a produção da empresa.

Segundo o Conselho Federal de Administração (CFA), a Administração apresenta os seguintes

campos de actuação:

1. Administração e Selecção de Pessoal/Recursos Humanos;

2. Organização, Sistemas e Métodos (O&M);
3. Orçamento;
4. Empresário;
5. Administração de Material/Logística;
6. Administração Financeira;
7. Administração Hospitalar / Saúde;
8. Administração Hoteleira;
9. Administração Mercadológica/Marketing;
10. Administração de Produção;
11. Relações Industriais/Benefícios/Segurança do Trabalho;
12. Campos considerados como Desdobramentos ou Conexos.

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6. Conclusão

Após uma profunda pesquisa neste trabalho, concluiu-se que a administração recebeu forte
influência da filosofia desde antiguidade. Confúcio (551 a.C. -479 a.C.) ressaltava a importância
do mérito pessoal. E este tem por base o conhecimento. A capacidade e a excelência moral é que
habilitam uma pessoa a ser um líder, e não o seu nascimento ou família. As ideias de Confúcio
foram adoptadas por Shih Huang-Ti, que substituiu o sistema feudal chinês, em que o poder e a
força militar dependiam da família do imperador, por um sistema baseado no mérito para
alcançar posições mais elevadas na hierarquia. Além disso, Confúcio adoptava o princípio da
reciprocidade: tratar os outros como se gostaria de ser tratado (Chiavenato, 2006). Sócrates (470
a.C. -399 a.C.), filósofo grego, expõe seu ponto de vista sobre a administração como uma
habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência.

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7. Referencias Bibliográficas
Www. Site. Internet. toda Material de Gestão ou Administração Publica, 2023

 ARAÚJO, Luís César G. Teoria Geral da Administração: aplicação e resultados nas

empresas brasileiras. Ed. Atlas, SP, 2004.
 CARAVANTES, Cláudia; CARAVANTES, Geraldo Ronchetti; KLOECKNER, Mónica
Caravantes. Administração: teorias e processo. 5a. ed. São Paulo: Pearson Education do
Brasil, 2010. v. 1.572p.
 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão
abrangente da moderna administração das organizações Elsevier, 2003 - 6' reimpressão.

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