Regras básicas que facilitam o processo de aconselhamento pessoal

REGRA NÚMERO 1: O PROPÓSITO CERTO

A entrevista de aconselhamento deve ser usada apenas quando existirem objetivos bem claros
e um propósito específico. Certamente o objetivo não é para entrar na vida pessoal dos
funcionários. Qualquer objetivo que seja, ele precisa estar voltado para o ambiente e questões de
trabalho. A seguir, apresentaremos 5 propósitos válidos para se iniciar o processo de
aconselhamento pessoal.

(1) Fortalecer, manter ou restaurar um relacionamento de trabalho entre o supervisor e os

subordinados. Durante o convívio entre o gestor e os funcionários pode haver desgaste no
relacionamento. O dia-a-dia de trabalho pode apresentar conflitos, situações de crise, mal
entendidos, e isto tudo pode minar o relacionamento. Assim, a entrevista de aconselhamento
deve ser usada para reatar este relacionamento que está sendo desgastado e prejudicando a
produtividade.

(2) Motivar para alcançar maior produtividade. Muitas vezes uma conversa franca, desarmada e
transparente pode aumentar a motivação, a auto-estima e melhorar o moral. Esta conversa
pode modificar a forma de ver as coisas, a atitude, o comportamento do funcionário,
aumentando seu interesse e comprometimento para alcançar as metas de produtividade
estabelecidas.

(3) Resolver conflitos de personalidade. Como já foi mencionado, o relacionamento no ambiente

de trabalho pode se tornar complicado por inúmeros motivos, resultando em queda de
produtividade. A entrevista de aconselhamento é uma excelente ferramenta para estreitar os
laços entre as partes envolvidas, pois o problema será trazido à tona de forma objetiva e sua
solução poderá ser encaminha em conjunto. Alternativas para atingir um melhor entendimento
também poderão ser propostas.

(4) Para disciplinar. A entrevista de aconselhamento presta muito bem para redirecionar um
funcionário que está causando problemas. Um funcionário que tenha violado algum
regulamento, não tenha seguido alguma ordem ou orientação. Que tenha falhado em seguir os
padrões de conduta estabelecidos, ou algum procedimento e política da empresa. Pode ser
até mesmo que ele tenha faltado com o devido respeito para com o supervisor ou colegas. A
entrevista de aconselhamento é uma das formas mais eficazes para lidar e resolver tais
 situações, pois este processo dá a oportunidade do funcionário assumir um compromisso de
melhorar.

(5) Orientação. A melhor forma de ambientar e ajustar um funcionário novo ao trabalho é através
da entrevista de aconselhamento. A orientação pode ser usada também em ocasiões em que
seja necessário mudar o funcionário para outro setor, a quando ele vai iniciar um novo
trabalho, ou mesmo em situações emergências ou de stress.

REGRA NÚMERO 2: O MOMENTO CERTO

Saber escolher o momento certo para realizar a entrevista de aconselhamento é vital para o
sucesso de processo. A escolha do momento adequado pode significar grandes avanços, mas se
ela ocorrer em um momento inapropriado, pode ser um desastre, e pouco será alcançado.

Algumas regras podem ser seguidas para facilitar a escolha do melhor momento para realizar a
entrevista de aconselhamento:

(1) Não intervir até que seja realmente necessário. Os motivos que levam a uma queda de
produtividade podem ser vários. A técnica de aconselhamento pessoal só deve ser usada
quando esta queda ocorrer por vários dias consecutivos. Isto sim pode ser uma indicação de
que algo errado realmente esteja ocorrendo. Uma intervenção prematura pode prejudicar mais
que ajudar.

(2) Nunca comece o processo de aconselhamento pessoal quando estiver aborrecido, frustrado ou
com raiva. Momentos de tensão sempre existirão no ambiente de trabalho, e é natural que,
quando as coisas não estejam indo muito bem, de acordo com o planejado, o gestor fique um
pouco alterado, pois afinal, ele também é um ser humano, com sentimentos e emoções. Uma
regra de ouro é nunca conversar com o funcionário quando estiver neste estado de espírito.
Esta oportunidade não deve ser usada para o gestor se desabafar e jogar tudo para fora. Este
não é o propósito da entrevista de aconselhamento. Espere até que qualquer sentimento
negativo passe e quando você estiver mais tranqüilo e sob total controle de suas emoções para
iniciar o processo.

(3) Escolha o momento do dia mais apropriado. Existem alguns momentos durante o dia que
devem ser evitados, pois não são propícios para haver um bom entendimento. Poucos
 instantes antes do almoço ou encerramento do expediente são os piores. Ambos apresentam a
mesma característica ou situação. Estes são momentos em que o funcionário já começa a se
preparar mental e emocionalmente para parar de trabalhar ou sair. Ele está ansioso e
preocupado. Pode estar com fome ou mais interessado em sair logo para resolver algum
problema ou cuidar de algum afazer ou compromisso pessoal ou familiar. Assim, dificilmente
ele dará a atenção necessária que o momento exige.

(4) Não marque a entrevista de aconselhamento com muito tempo de antecedência. Esta prática é
importante para evitar que o funcionário fique ansioso e preocupado por muito tempo,
resultando em perda de produtividade e abalo emocional.

REGRA NÚMERO 3: A ABORDAGEM CORRETA

Muitas pessoas têm medo de usar a técnica de aconselhamento pessoal por não saberem qual
abordagem devem ter. Existem basicamente quatro motivos principais por esta hesitação:

(1) Medo de dizer coisas impróprias e assim comprometer todo o processo. Infelizmente isto não
algo tão dificilmente de acontecer, pois nem todas as pessoas possuem a devida tranqüilidade
e calma que o momento exige. E por estarem nervosas, podem acabar falando coisas que
criarão resistências por parte do funcionário ou mesmo gerando aborrecimento. Tem-se que ter
muito cuidado para não parecer que se está cometendo alguma injustiça. Deve-se realmente
evitar acusações e palavras ofensivas, pois se o funcionário se magoar e ficar na defensiva, de
nada adiantará a entrevista. Falar com educação e respeito é essencial para o sucesso de todo
processo.

(2) Medo de invadir a privacidade. As pessoas muito educadas normalmente têm medo ou receio
de invadir a privacidade dos outros. E realmente é importante que o gestor não seja invasivo. O
que não se deve fazer é querer saber da vida pessoal das pessoas, ou os motivos que a levam
a ser como são. Isto não diz respeito ao gestor. O que se deseja saber é os fatos ocorridos e
se tem algo no ambiente de trabalho que leva o indivíduo a agir ou se comportar de forma
inapropriada.
Caso o problema seja pessoal, o supervisor pode conversar para verificar se é com ele ou se é
com algum colega. Um vez identificado, é necessário tomar medidas de aconselhamento
conforme explicitado nesta seção. Se for algum problema pessoal, trazido de casa e, portanto,
 sem haver relação com o ambiente de trabalho, o diretor deve apenas ouvir, demonstrar
empatia e recomendar terapia psicológica.

(3) Medo de descobrir o que realmente está por detrás de tudo. Este medo normalmente origina-se
na preocupação de que o funcionário vai acusar o gestor ou a organização como sendo a
causa principal de seu mal comportamento. Receoso desta possibilidade, o gestor não deseja
enfrentar a situação abertamente e evita a entrevista de aconselhamento pessoal, pois ele
corre o risco de ouvir coisas desagradáveis a seu respeito.

(4) Medo de perder a apreciação por parte dos funcionários. Toda entrevista de aconselhamento
acaba, inconscientemente, tendo um “cheiro” de “puxão de orelha” ou advertência. Muitas
vezes este processo é mesmo utilizado para chamar a atenção e corrigir procedimentos.
Portanto, pode parecer um tanto negativo aos olhos do funcionário. O gestor então evita o
processo para não correr o risco e ser rejeitado pelos funcionários.
A maioria destes temores não são substanciado por fatos. Muitos funcionários não se
importam de ter uma conversa franca, aberta com seus superiores. Muitos até chegam a
admitir que precisam de maior compreensão e ajuda para desempenharem melhor suas
obrigações.

Como vencer os temores e ansiedade

Para muitos supervisores, estes medos são legítimos, mas existe uma técnica que pode ser
usada para vencê-los. A seguir enumeraremos cinco passos que compõe esta técnica.

A) Para evitar criar um clima de ameaça ou mesmo de suspense, dúvidas ou stress, avise o
funcionário com um pouco de antecedência apenas sobre a reunião que você deseja ter.
B) Assim que o funcionário chegar, não converse muito sobre outros assuntos. É importante ir
direto ao assunto sem ficar dando muitas voltas antes de começar. Comece a conversa
imediatamente, sem muito rodeios. Admita que a conversa é desagradável, mas que é
necessário conversar.
C) Não faça acusações de tipo algum. Mencione apenas os fatos comprovados.
D) Nunca fique nervoso ou evite esta reunião quando você estiver nervoso. Permanece
sempre calmo e tranqüilo. Não eleve o tom de voz.
E) Esta entrevista deve ser um diálogo, e não um monólogo onde só o gestor fala. O
funcionário precisa ser ouvido, pois provavelmente ele terá seu ponto de vista também e se
sentirá aceito e respeitado.