Estrutura e Comunicaao Organizacional

ESTRUTURA E COMUNICAÇÃO
ORGANIZACIONAL
Organização
Conceito
Conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em

grupo, seja individualmente, de forma coordenada e controlada,
atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir
um objetivo pré-determinado através da afetação eficaz de diversos
meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as
funções de planear, organizar, dirigir e controlar.
Elementos essenciais no conceito
1- Atuação coordenada
Para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas
atuem com vista a atingir um objetivo comum; é necessário também que
essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas atividades
de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados.
Esta coordenação e controlo é geralmente efetuada por um líder.

2- Recursos
Representam todos os meios colocados à disposição da organização e
necessários à realização das suas atividades.
Incluem-se:
◦ os recursos humanos;
◦ os recursos materiais e tecnológicos;
◦ os recursos financeiros;
◦ a imagem de mercado; e
◦ credibilidade perante o exterior.
◦ Afetação eficaz de Recursos

Afetação dos recursos organizacionais deve ser efetuada eficazmente, por
forma a que a probabilidade de atingir os objetivos pré-definidos seja a
maior possível.

É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão
nas organizações.
Funções da Gestão
1- Planeamento
Pode ser definido como o processo de determinar antecipadamente o que
deve ser feito e como fazê-lo.
Começa com a definição de objetivos claros e precisos.

Objetivos

Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a
obter no futuro.
Caraterísticas dos objetivos
- Hierarquia: Nem todos os objetivos têm a mesma prioridade. Há objetivos

que são mais importantes que outros que lhes estão subordinados.
- Consistência: Os objetivos que por regra são múltiplos, devem harmonizar-

se entre si.
- Mensurabilidade: Sendo os objetivos constituídos por desejos ou

aspirações, há que verificar a posteriori até que ponto foram ou não
atingidos.
- Calendarização: Reportar os objetivos ao tempo.
- Desafios Atingíveis: No sentido de que devem ser realistas.

Fixação de Objetivos - Vantagens
 Fazem com que as coisas aconteçam, isto é, reforçam a pro atividade que
deve existir em todo o tipo de planeamento;
 Contribuem para melhorar as comunicações.

Pessoas que pertencem a determinados departamentos diferentes e se situam
em diferentes níveis, comunicarem umas com as outras, emitindo opiniões,
fornecendo e recebendo informações.
 Contribuem para desenvolver a coordenação das atividades da Organização

e dos seus membros;
 Aumento da Motivação – comportamentos mais participativos e

colaborantes;
 Desenvolve mecanismos de controlo.

O Planeamento não faz sentido se não houver controlo, se não for analisado
até que ponto os objetivos previamente definidos estão ou não a ser
atingidos.
Tipos de organizações
◦ Económicas – produção e comercialização de bens e serviços (bancos e

empresas);
◦ Governamentais – prestação de serviços públicos (escolas, hospitais, etc.);
◦ Não-governamentais – fornecimento de serviços sem fins lucrativos
(IPSS);
◦ Sociais – satisfação de necessidades de cultura, diversão, convivência, e
ajuda mútua (clubes, associações de socorros mútuos);
◦ Segurança – protegem as pessoas e os seus bens contra os riscos de vida
em sociedade (polícia, forças armadas, bombeiros);
◦ Religiosas – satisfação das necessidades de culto (igrejas, mesquitas).
Empresa
Uma empresa mais não é do que um caso particular de uma organização.
Considerando que as organizações, à semelhança do que sucede com as

empresas, também:
◦ • Têm personalidade e capacidade jurídicas;

◦ • São geridas por pessoas;
◦ • São um sistema que produz bens ou serviços, através de um ou vários
processos de transformação recursos em bens e/ou serviços;
◦ • Têm uma estrutura organizacional;
◦ • Desenvolvem a sua atividade inseridas num meio envolvente que lhes
cria oportunidades e ameaças e que determina, em grande medida, o seu
sucesso;
◦ Têm uma missão, objetivos e metas;
◦ • Têm restrições ao nível dos recursos;
◦ • O seu desempenho é avaliado em termos de eficácia e de eficiência;

Devem ter os objetivos de carácter económico-financeiro (rentabilidade,
liquidez, autonomia financeira, etc.) que, devem ser atingidos (neste caso,
como um meio imprescindível ao cumprimento dos fins a que se propõem e,
em última instância, como um meio para assegurar a sua própria
sobrevivência).
Uma empresa é uma Organização com uma característica especial que a
distingue das demais – o facto de a sua principal finalidade ser a
maximização do retorno, no médio e longo prazo, do capital nela
investido pelos detentores do seu capital.
A empresa é o resultado de um conjunto de recursos organizados, que
atuando no mercado fornece produtos e/ ou serviços em troca de uma
retribuição monetária, visando a criação de riqueza.
Objetivos e papel na sociedade

O objetivo último das Empresas é Garantir a sua Continuidade através da
Criação de Riqueza.

Só as empresas que conseguem criar riqueza estão em condições de
contribuir para o desenvolvimento da sociedade, quer do ponto de vista
ECONÓMICO quer SOCIAL.
Objetivos económicos
Gerar uma quantidade de dinheiro, proveniente das receitas, superior ao

dinheiro necessário para pagar as despesas.

A aplicação desse diferencial - "lucro", deverá:
◦ • Garantir a sobrevivência das Empresas
◦ • Ser investido no crescimento das Empresas
◦ • Remunerar os acionistas
Objetivos sociais

A Empresa deverá contribuir para o desenvolvimento social e científico
dos seus colaboradores, do meio em que se insere e da sociedade em
geral.
Deverá também contribuir para que seja garantida a estabilidade económica
e social da região em que se insere.
Naturalmente que deverá existir um equilíbrio na distribuição da riqueza

criada, contemplando os objetivos Económicos e Sociais.
Elementos constitutivos
Financeiros (Capital)

◦ Financiamento
◦ Autofinanciamento
◦ Crédito
Físicos/ materiais (terra)
◦ Terreno
◦ Edifícios
◦ Equipamento
◦ Maquinaria
◦ Tecnologia
◦ Matérias-Primas
Pessoal/ humano (trabalho)
◦ Direção (Nível Institucional)

◦ Executivos (Nível Intermédio)
◦ Técnicos (Nível Intermédio)
◦ Operacionais (Nível Operacional)
Comerciais

◦ Pesquisa de mercado
◦ Promoção
◦ Organização de vendas
◦ Canais de distribuição
Segurança, Higiene e Saúde
O empregador é obrigado a assegurar aos trabalhadores condições de

segurança, higiene e saúde em todos os aspetos relacionados com o
trabalho.
O empregador deve aplicar as medidas necessárias, tendo em conta os
seguintes princípios de prevenção:
◦ a) Proceder, na conceção das instalações, dos locais e processos de

trabalho, à identificação dos riscos previsíveis, combatendo-os na origem,
anulando-os ou limitando os seus efeitos, por forma a garantir um nível
eficaz de proteção;
◦ b) Integrar no conjunto das atividades da empresa, estabelecimento ou
serviço e a todos os níveis a avaliação dos riscos para a segurança e saúde
dos trabalhadores, com a adoção de convenientes medidas de prevenção;
◦ c)Assegurar que as exposições aos agentes químicos, físicos e biológicos

nos locais de trabalho não constituam risco para a saúde dos trabalhadores;
d) Planificar a prevenção na empresa, ou serviço num sistema coerente que
tenha em conta a componente técnica, a organização do trabalho, as
relações sociais e os fatores materiais inerentes do trabalho;
◦ e) Ter em conta, na organização dos meios, não só os trabalhadores, como
também terceiros suscetíveis de serem abrangidos pelos riscos e a
realização dos trabalhos, quer nas instalações, quer no exterior;
◦ f) Dar prioridade à proteção coletiva em relação às medidas de proteção

individual;
◦ g) Organizar o trabalho, procurando designadamente eliminar os efeitos
nocivos do trabalho monótono e do trabalho repetitivo sobre a sabedoria
dos trabalhadores;
◦ h) Assegurar a vigilância adequada da saúde dos trabalhadores em função

dos riscos a que se encontram expostos no local de trabalho;
i) Estabelecer, em matéria de primeiros socorros, de combate a incêndios
e de evacuação de trabalhadores, as medidas que devem ser adotadas e a
identificação dos trabalhadores responsáveis pela sua aplicação, bem como
assegurar os contactos necessários com as entidades exteriores competentes
para realizar aquelas operações e as de emergência médica;
◦ j) Permitir unicamente a trabalhadores com aptidão e formação adequadas,
e apenas quando e durante o tempo necessário, o acesso a zonas de risco
grave;
◦ l) Adotar medidas e dar instruções que permitam aos trabalhadores, em
caso de perigo grave e iminente que não possa ser evitado, cessar a sua
atividade ou afastar-se imediatamente do local de trabalho, sem que possam
retomar a atividade enquanto persistir esse perigo, salvo em casos
excecionais e desde que assegurada a proteção adequada;
Os trabalhadores, assim como os seus representantes na empresa,
estabelecimento ou serviço, devem dispor de informação atualizada
sobre:
◦ a) Os riscos para a segurança e saúde, bem como as medidas de proteção e
de prevenção e a forma como se aplicam, relativos quer ao posto de
trabalho ou função, quer, em geral, a empresa, estabelecimento ou serviço;
◦ b) As medidas e as instruções a adotar em caso de perigo grave e iminente;
◦ c) As medidas de primeiros socorros, de combate a incêndios e de
evacuação dos trabalhadores em caso de sinistro, bem como os
trabalhadores ou serviços encarregados de as pôr em prática.
Gestão do espaço e do tempo
Os novos desafios que as organizações enfrentam atualmente obrigam a um

planeamento rigoroso do trabalho, à sistematização de rotinas e à
eliminação de tarefas inúteis ou perdas de tempo.
Segundo vários estudos, as perdas de tempo são originadas sobretudo
por:
◦ Chamadas telefónicas desnecessariamente longas, repetitivas ou

imprevistas;
◦ Interrupções constantes de colegas, clientes, fornecedores, etc.;
◦ Falta de pessoal;
◦ Má perceção das instruções recebidas;
◦ Perfecionismo em excesso;
◦ Dificuldade na gestão de assuntos pessoais;
◦ Lacunas de formação;
◦ Dificuldades de comunicação;
◦ Indefinição de objetivos;
◦ Objetivos demasiado ambiciosos;
◦ Local de trabalho confuso/ desorganizado;
◦ Equipamento insuficiente ou defeituoso;
◦ Resistência humana à mudança;
◦ Dificuldade em dizer não;
◦ Insegurança;
◦ Fadiga/ doença.
Para estabelecer prioridades e eliminar tarefas inúteis, ou que possam ser
delegadas, é igualmente importante questionar:
◦ Será esta tarefa imprescindível neste momento?

◦ Poderá acumular-se com outra?
◦ Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?
◦ Poderá ser feita de forma mais simples e eficaz?
Classificar a organização
Dimensão
Para apurar a dimensão de uma empresa, é fundamental analisar os dados da
empresa com base em três critérios:

◦ • Número de trabalhadores efetivos;
◦ • Volume de negócios anual;
◦ • Balanço anual.
MICRO EMPRESA:
• Menos de 10 trabalhadores efetivos;
• Volume de negócios anual ou Balanço total anual <= a 2 milhões de euros;

PEQUENA EMPRESA:
• Menos de 50 trabalhadores efetivos;
• Volume de negócios anual ou Balanço total anual <= 10 milhões de euros;

MÉDIA EMPRESA:
◦ • Menos de 250 trabalhadores efetivos;
◦ • Volume de negócios anual <= 50 milhões de euros ou Balanço total anual
<= 43 milhões de euros.
Se uma empresa exceder apenas um dos limites no decurso do ano de

referência, a sua situação não será afetada, ou seja, conservará a sua
qualidade de PME.
Contudo, se ultrapassar um dos limites em dois exercícios contabilísticos
consecutivos, perderá essa qualidade.
Propriedade

◦ O Sector Público
É hoje formado pelo núcleo estadual em resultado das privatizações
realizadas nos últimos anos, por isso os bens que encontramos dentro do
Sector Público, registam propriedade e gestão do Estado ou de outras
entidades públicas.
◦ O Sector Privado,
Tem beneficiado das privatizações as quais procuram o seu alargamento
económico, este Setor dimensiona-se a partir da verificação da propriedade
ou de gestão privadas, com natural exceção das empresas Cooperativas.
◦ O Sector Cooperativo e Social
◦ Goza de uma proteção no âmbito da organização económica propriamente
dita.
◦
Ramo de atividade
Estrutura organizacional
Conceito
Conjunto de tarefas formais atribuídas aos departamentos, divisões, secções.
A Estrutura organizacional é, assim, o conjunto de relações formais entre os

grupos e os indivíduos que constituem a organização.
Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração
entre as diversas unidades.
A empresa possui determinada estrutura, pensada para possibilitar e
facilitar a sua ação no mercado, isto é, para atingir os objetivos propostos.

Falar na estrutura da empresa, significa referir o conjunto dos elementos
constituintes da empresa e das relações, quer horizontais, quer verticais,
que entre esses elementos se estabelecem.
Na estrutura de uma empresa estabelecem-se vários níveis hierárquicos

em que os superiores apresentam um certo tipo de autoridade sobre os
seus subordinados.

A departamentalização é o processo de agrupar funções semelhantes ou

relacionadas ou atividades principais em unidades de gestão.
A responsabilidade é a obrigação de se empenhar da melhor forma possível,
na realização das funções que a essa pessoa foram atribuídas.
A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das

tarefas ou desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos
objetivos da organização.

O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter
autoridade para que possa organizar e dirigir o uso dos recursos à sua
disposição.
Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a sua

atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da
organização.
Definição de Organigrama

É a representação gráfica da estrutura de uma empresa identificando os
diversos órgãos e as diferentes ligações que possam existir entre eles num
dado momento.
Vantagens na utilização de organigramas:
◦ • Facilita a informação interna e externa;

◦ • Permite a visualização dos elementos que o compõem e das suas
interdependências;
◦ • Permite a localização rápida das diferentes funções e a identificação
dos responsáveis da empresa;
◦ • Clarifica as relações hierárquicas;
◦ • Facilita o estudo da organização.
Classificação dos organogramas:

Para facilitar o estudo dos organigramas vamos enunciar os critérios de
classificação mais utilizados:
Quanto à extensão:
◦ Gerais - se representam a totalidade da organização;
◦ De Detalhe ou Parcelares - se refletem apenas um sector da empresa.

Comunicação organizacional
Comunicação
É o processo de transferência de informações, ideias, conhecimentos ou
sentimentos entre as pessoas.
◦ A comunicação empresarial é a forma de comunicação que compreende

conteúdos relativos ao quotidiano da administração.
◦
◦ A comunicação empresarial centra-se na projeção da imagem que a
empresa quer transmitir aos vários públicos.
Tipos de Comunicação:
- Oral: Facilita o esclarecimento e a adesão, mas é um processo com risco.
(Conversação cara a cara, telefone, rádio, televisão)
- Escrita: Facilita a difusão e o cuidado com o conteúdo e permite a

utilização de suportes e processos de informação ricos como quadros,
gráficos, livros, artigos, cartas, emails.
- Áudio Visual: Vídeo, fotos, filmes.
- Corporal: Gestos, postura, olhar, rosto, linguagem, voz, respiração,

vestuário, etc.
Comunicação não verbal com gestos e expressões faciais, refletindo ideias,

sentimentos e emoções.
Comunicação interna/Comunicação externa
Comunicação interna
Toda a atividade desenvolvida em contexto organizacional.

Neste âmbito destacam-se sobretudo:
◦ As atividades de seleção e distribuição de notícias,

◦ A produção e gestão de conteúdos multimédia,
◦ A organização de atividades de formação como seminários e workshops,
e ainda
◦ A conceção e elaboração de propostas relacionadas com o
desenvolvimento cultural.
A Comunicação Interna tem como objetivo promover canais de

comunicação claros e abertos em todos os níveis da Organização,
visando favorecer uma correta compreensão de seus objetivos.
- Canais de Comunicação:
Manuais Circulares Regulamentos

Boletins
Relatórios Revistas Normas
Cartas
Inquéritos Sugestões Reclamações
Comunicados
Sendo a “Gestão” o processo de obter resultados com o esforço de outros,

para os subordinados saberem exatamente o que deles se pretende, que tipo
de tarefas devem desempenhar para melhor serem atingidos os objetivos
globais da organização, deve existir comunicação eficaz.
Caso contrário, os objetivos da organização não são perfeitamente

entendidos pelos membros que a constituem, e as decisões da Gestão correm
o risco de Insucesso.
Os Gestores que obtêm Sucesso em grande parte devem-no à sua

capacidade para comunicar com as pessoas, e por essa via conseguir dar-lhes
a conhecer os objetivos e o que delas se espera para que sejam atingidos.
Considera-se boa a comunicação numa empresa, quando se:
◦ Define objetivos claros,

◦ Procura recursos humanos adequados às tarefas a serem executadas,
◦ Aposta na motivação das pessoas,
◦ Sabe recorrer às estratégias mais adequadas para atingir os fins visados
◦ Avalia e divide resultados.
Comunicação externa
◦ A comunicação externa compreende toda a informação que esteja

relacionada com as atividades que esta empresa desenvolve.
◦ Essa informação vai no sentido de promover a imagem da empresa,

nomeadamente através da divulgação na imprensa dos acontecimentos
que esta realiza.

◦ Essas ações são desenvolvidas em torno da gestão da sua imagem
institucional e estão associadas às temáticas e aos conceitos que as
formalizam.
◦
◦ É a comunicação feita para o público em geral, normalmente para dar a
conhecer os produtos comercializados e atrair ou manter os clientes.
A política de comunicação externa de uma empresa deve ser norteada por

alguns princípios e o principal deles é a consciência do dever de informar a
sociedade sobre as suas atividades.
A organização precisa de respeitar o direito democrático e universal à

informação. Por isso, deve exercer a transparência.

A sociedade tem direito à informação e as ações de comunicação empresarial,
para o público interno ou externo, visam informar e esclarecer.
Comunicação ascendente/Comunicação descendente

Comunicação descendente

Este tipo de comunicação inclui a informação pura e simples, tendo em vista
identificar o pessoal com determinada situação.
É a ordem de serviço, com carácter obrigatório com vista a disciplinar, corrigir
ou alterar determinado tipo de atuação.
A linguagem deve ser simples, acessível, para ser compreendida.
a ordem não for compreendida por todos, não terá havido comunicação.
Se não houver comunicação, haverá uma interpretação errada da ordem

recebida e, consequentemente, mau cumprimento da mesma.
Comunicação ascendente

Embora do pessoal não possam subir à direção nem objetivos a atingir, nem
ordens a cumprir, não deve ser menosprezada a efetividade deste circuito.
A sua utilização deve mesmo ser encorajada.

As ideias e sugestões que os colaboradores possam apresentar

sobre a mesa de direção podem constituir uma ajuda direta à
gestão, dando ao diretor uma ideia de como as suas diretrizes estão a
ser implementadas.
A elaboração de relatórios periódicos sobre estas sugestões permite:
◦ avaliar o grau de apuramento das secções; e
◦ tomar conhecimento das suas insuficiências e necessidades.

Comunicação formal/Comunicação informal
A troca de informações pessoais ou a disseminação de informações

operacionais utilizam, no âmbito da empresa, duas espécies de
circuitos:
os circuitos formais e os circuitos informais.
Nas organizações modernas, em que prevalece a definição de

objetivos coletivos, o trabalho em grupo, a polivalência e a
flexibilidade, há um peso cada vez maior das relações informais.
As organizações deverão conseguir o equilíbrio adequado entre a

rigidez do formal e a flexibilidade do informal.
Circuitos formais

A comunicação formal acompanha a hierarquia da instituição. Compreende
toda a comunicação reconhecida pela organização.

Os canais formais são os instrumentos oficiais, pelos quais passam tanto as
informações descendentes como as ascendentes e que visam assegurar o
funcionamento ordenado e eficiente da empresa.
Vantagens da comunicação formal:
◦ Estabelece um diálogo da empresa com seu público interno e externo

◦ Padroniza os processos da empresa
◦ Influencia o comportamento dos colaboradores
◦ Dá credibilidade aos discursos
Desvantagens da comunicação formal:
◦ Burocratização da informação dentro da organização

◦ Pouco trabalho em equipa
◦ Falhas na comunicação
◦ Dificuldade em personalizar as mensagens para os diferentes níveis de
funcionários
Circuitos informais

A comunicação informal não é pensada pela empresa.
Nos dias de hoje, adquiriu posição nas organizações devido ao motivo das redes
formais não abrirem espaço para esses tipos de meios, e isso é uma maneira que
o funcionário transmite a sua “satisfação”, a sua real opinião perante a empresa.
Vantagens da comunicação informal:
◦ Gera rapidez na transmissão das informações

◦ Motiva e integra as pessoas da empresa
◦ Reduz a carga de comunicações dos Gestores
◦ Complementa a estrutura formal
Desvantagens da comunicação informal:
◦ É geradora de boatos, ruídos e atritos entre as pessoas.

◦ Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelos gestores.
◦ Dificuldade de controlo.
A comunicação eficaz: regras e efeitos
Uma organização está sempre a comunicar e a sua imagem, o que se pensa

dela, forma-se através de todas as comunicações e mensagens que dela
recebemos.
Através dessas mensagens, os públicos da organização formam

uma imagem, em função da qual devem ser canalizados os
diferentes sinais exteriores da imagem, num sentido que lhe seja
favorável.
A comunicação constitui, um processo contínuo, com objetivos de

longo prazo, pelo que tem necessidade de ser periodicamente
revista, no sentido de fazer uma adequação necessária às mudanças
significativas que possam surgir, motivadas pela concorrência e pelo
comportamento do consumidor.
Uma organização que quer ser comunicativa deve:
◦ Estar aberta à comunicação com o ambiente externo através da

receção e emissão de mensagens interativas;
◦ Regular e equilibrar a comunicação formal e a comunicação
informal;
◦ Ser evolutiva, ou seja, não ser rotineira nem excessivamente

formalizada;
◦ Ser enérgica para criar através da informação, da formação e da

comunicação, potencialidades internas e saber realizá-las.
O processo de comunicação empresarial pode sintetizado em torno

de cinco perguntas simples:
a) Quem comunica?
◦ Que fontes? Podem ser muito numerosas. São principalmente a

publicidade, os produtos, os dirigentes e o pessoal da empresa, os
jornalistas, os distribuidores, as associações de consumidores…
◦ Quais são as fontes que dominamos e quais as que não
dominamos?
◦ Quais são as imagens destas fontes e qual o seu impacto na
comunicação?
b) A quem?

◦ Quais são os alvos?
◦ Qual o alvo global?
◦ Qual o centro do alvo? O centro do alvo, considerado à parte do
alvo global, tem um interesse essencial e é absolutamente
necessário “tocá-lo” com eficácia.
◦ A comunicação está suficientemente dirigida? Devemos proceder

em duas etapas, privilegiando, em primeiro lugar, os líderes que
farão repercutir a mensagem com maior credibilidade?
◦ Quem são os líderes? Podemos identificá-los e determiná-los com
precisão?
◦ O público “fora dos alvos” atingido pela nossa mensagem será
importante?
c) O quê?
◦ Que mensagem queríamos transmitir?

◦ Que mensagem foi realmente compreendida?
d) Como?

◦ Através de que canal ou canais?
◦ Estes canais transportam bem a mensagem até aos alvos? Valorizam a
mensagem?
e) Com que resultado?

◦ Os objetivos da comunicação foram alcançados?
◦ Como poderemos explicar os desvios?
Uma comunicação organizada deve apresentar determinadas

características:
1 - Ser definida: estar dependente de um plano geral e de objetivos

específicos;
2 - Ser multidirecional: estabelece-se de cima para baixo, de baixo
para cima, transversalmente, interna e externamente;
3 - Ser flexível: para poder integrar a comunicação informal, criando

estruturas que lhe sejam favoráveis;
5 - Ser adaptada e integrar sistemas de informação que possam ser

geridos e adaptados às necessidades específicas de cada área
organizacional.

BARREIRAS À COMUNICAÇÃO
- O Tempo/Timing: a oportunidade na comunicação, é um dos aspetos mais

importantes no que se refere à eficácia da comunicação.
- Vocabulário usado pelos emissores das informações, nomeadamente os

gestores, devem ter em conta a audiência ou os destinatários, os quais nem
sempre constituem um grupo homogéneo.
- Filtragem da Informação: a alteração sofrida pela informação à medida

que é transmitida de pessoa para pessoa.
Quanto mais “elos” tiver a cadeia de comunicação, maior é a distorção
verificada.
- Grau de Confiança e Abertura de Espírito entre Gestores e subordinados

pela influência que pode ter, nomeadamente, no feedback necessário a uma
comunicação eficaz.
-
- Preocupação ou Stress, que, quando atinge níveis elevados, faz com que
as pessoas não “registem” a informação que lhes é transmitida.
- Diferenças de Perceção, o que significa que pessoas diferentes, com

experiências diferentes, por exemplo, têm tendência para atribuir
interpretações diferentes às mesmas palavras, frases ou situações concretas.
Cultura Organizacional
É o conjunto de pressupostos, valores e normas, dos membros da

organização, é o sistema que confere a personalidade da organização.
Máximas aplicadas à Gestão
◦ Quem tem o conhecimento tem o poder

◦ O caminho para fazer muitas coisas é fazer uma de cada vez
◦ Apenas os peixes mortos andam ao sabor da corrente
◦ Se correres a concorrência morde-te; se parares engole-te
◦ Se pensas que a formação é cara, avalia os custos da ignorância
Máximas aplicadas à Gestão
◦ A produtividade hoje chama-se motivação

◦ A eficácia é a soma do esforço e do conhecimento
◦ Ânimo é aquilo através do qual o chefe comanda
◦ Confiar nos incultos e não se preparar, é o maior dos crimes
◦ Tal como a água se adapta ao terreno também a guerra tem de ser-se
flexível
Gestor e Líder
A maior parte das empresas tem “excesso de gestão” e “falta de liderança”.
O Líder carateriza-se por:
Dinamizador Ter confiança dos colaboradores

Valorizar os colaboradores É uma referência para os liderados
Autenticidade Partilhar e arriscar
Dar o exemplo Ser o cimento do grupo
Gestor e Líder
Perfil Tradicional Perfil Moderno
- Administrar - Encorajar/Animar
- Prever - Gerir Conflitos
- Organizar
- Comandar - Estimular Inovação
- Coordenar - Fomentar Assertividade
- Controlar - Agente de Mudança e de Compromisso com
objetivos
Diferenças entre um Gestor e um Líder
Gestor
Líder
- O Gestor Administra - O Líder Inova
- O Gestor faz o mesmo - O Líder faz coisas diferentes
- O Gestor mantém ou aperfeiçoa - O Líder cria e desenvolve
- O Gestor atua com base na realidade - O Líder investiga
Estilos de Liderança
- Autocrático: é aquele que comunica aos seus subordinados o que é que
eles têm de fazer e espera ser obedecido sem problemas. É aquele que
acredita que as pessoas, de modo geral, não têm ambições, evitam o
trabalho e têm de ser coagidas.
- Participativo: é o que sabe envolver os subordinados na preparação da

tomada de decisões mas retém a autoridade final, isto é, tem sempre a
última palavra.
- Democrático: é aquele que tenta fazer o que a maioria dos subordinados

deseja.
- Laissez-faire: o líder não está envolvido no trabalho do grupo, deixa que

os seus subordinados tomem as suas próprias decisões.
Um desempenho dos subordinados resulta mais eficazmente se o Líder:
◦ define claramente a tarefa;
◦ proporciona formação aos trabalhadores;
◦ ajuda-os a trabalhar com eficácia; e
◦ estabelece recompensas adequadas diretamente relacionadas com o seu
nível de desempenho.
Funções
Produção
A gestão da produção ou gestão de operações é a função administrativa

responsável pela produção de bens e serviços.

É uma atividade que atinge a todos os ramos de organizações (indústria,
comércio e serviços); ela está em todos os sectores da organização.
Funções
A função produção preocupa-se principalmente com os seguintes

assuntos:
◦ Estratégia de produção: as diversas formas de organizar a produção para

atender a procura e ser competitivo;
◦ Projeto de produtos e serviços: criação e melhora de produtos e serviços;
Funções
◦ Sistemas de produção: fluxos produtivos;

◦ Arranjos produtivos: produção artesanal e produção em massa:
◦ Ergonomia
Funções
◦ Estudo de tempos e movimentos;

◦ Planeamento da produção: planeamento de capacidade, agregado, plano
mestre de produção e sequenciamento;
◦ Planeamento e controlo de projetos.

Comercial
◦ Compreender o mercado, o que é conseguido através de estudos de mercado que lhe

darão indicações claras sobre aquilo que o cliente está disposto a aceitar por um
determinado preço em determinado preço em determinado momento;
◦ Estudar e concretizar a forma de satisfazer o mercado, quer prevendo, da forma

mais exata possível, o volume de vendas por produto e zona geográfica, quer estudando
o tipo de clientes, os canais de distribuição e a comunicação adequada, etc.;
Comercial
◦ Satisfazer o mercado, executando antecipadamente as encomendas recebidas,

orientando a produção, de forma a conseguir uma criteriosa gestão de stocks, cuidando
das condições de embalagem de transporte, mantendo os clientes informados sobre os
novos produtos e preços, organizando serviços pós-venda, etc.
◦ A grande diversidade da oferta disponível mostra-nos que não chega colocar no

mercado um bom produto, com preço competitivo e distribuído pelos canais
corretos.
Comercial
Esta função emprega um conjunto de profissionais designados de modo

diverso: diretor comercial, chefe de vendas, delegado comercial,
promotor comercial, gestor de marketing.
A área comercial em algumas empresas é também designado por área do

marketing.
Comercial
O principal objetivo do Marketing é a satisfação dos desejos e

necessidades dos clientes potenciais.
É preciso que se transmita a imagem de que, através dos seus produtos ou

serviços da futura empresa, os clientes, ao transferirem as suas preferências,
verão os seus desejos e necessidades melhor satisfeitos.
Pe ssoal
A gestão de recursos humanos é uma actividade exercida pelo Departamento de

Recursos Humanos de empresas.
Tem como papel principal desenvolver as seguintes atividades:

◦ Recrutar,
◦ Avaliar,
◦ Escolher,
◦ Manter o conjunto de funcionários ou colaboradores de uma empresa ou organização
Pe ssoal
◦ Na gestão de recursos humanos, além das questões contratuais e de direitos de

trabalho, há que ter em conta a formação, certificação e requalificação de profissionais.

◦ A qualificação dos recursos humanos é um dos maiores garantes de sucesso do
negócio.
É igualmente importante manter os trabalhadores motivados, com a formação o mais
atualizada e orientada possível para as necessidades.

Finance ir a
A gestão financeira de uma organização envolve um conjunto de ações e

procedimentos administrativos que visam maximizar os resultados
económico-financeiros, através da eficiência operacional e do controlo das
atividades financeiras.
Finance ir a
Esse conjunto de ações e procedimentos relaciona-se, por exemplo, com:
◦ Conhecimento das disposições de natureza fiscal;

◦ Cumprimento de obrigações perante os seus empregados, nomeadamente junto da
Segurança Social e das Finanças.
Planeamento Estratégico
O Planeamento Estratégico é um processo que fixa as grandes

orientações que permitem à empresa modificar, melhorar ou consolidar a
sua posição face à concorrência, atribuindo responsabilidades a todos os
níveis hierárquicos envolvidos.
O Planeamento estratégico ajuda a tomar decisões, tais como:
◦ Diversificação de produtos – Ex: a Coca-Cola, diversificou os seus

investimentos no ramo da fast-food.
◦ Novos produtos – Ex: No sector farmacêutico, criar um produto eficaz no
combate a uma doença incurável.
◦ Investimento/desinvestimento em equipamentos – Ex: automatizar todo
um sector que possui equipamento desatualizado.
O processo de Planeamento Estratégico pode resumir-se em:

◦ Estabelecimento dos objetivos
◦ Definir, de forma clara, os objetivos a alcançar.

◦ Análise da situação

◦ Identificar ameaças e oportunidades, e os pontos fortes e fracos da empresa.
◦ Identificar os fatores críticos de sucesso.
◦ Análise do meio ambiente

◦ Ter em atenção: a economia, a política, a cultura, as mudanças, entre outros.

◦ Avaliação da estratégia

◦ Tendo em conta os pontos atrás enunciados, decidir qual a melhor alternativa de
estratégia a ser implementada, sem esquecer a concorrência, os clientes e a própria
empresa.


Implantação através dos outros tipos de planeamento

◦ Utilizar toda a informação obtida para concretizar os objetivos propostos e
criar feedback para avaliação dos resultados.

Estrutura e Comunicaao Organizacional

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ESTRUTURA E COMUNICAÇÃO

Conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em

Esta coordenação e controlo é geralmente efetuada por um líder.

◦ Afetação eficaz de Recursos

Começa com a definição de objetivos claros e precisos.

Caraterísticas dos objetivos

- Hierarquia: Nem todos os objetivos têm a mesma prioridade. Há objetivos

- Consistência: Os objetivos que por regra são múltiplos, devem harmonizar-

- Mensurabilidade: Sendo os objetivos constituídos por desejos ou

- Calendarização: Reportar os objetivos ao tempo.

- Desafios Atingíveis: No sentido de que devem ser realistas.

 Contribuem para melhorar as comunicações.

 Contribuem para desenvolver a coordenação das atividades da Organização

 Aumento da Motivação – comportamentos mais participativos e

 Desenvolve mecanismos de controlo.

◦ Económicas – produção e comercialização de bens e serviços (bancos e

Uma empresa mais não é do que um caso particular de uma organização.

Considerando que as organizações, à semelhança do que sucede com as

◦ • Têm personalidade e capacidade jurídicas;

◦ • Têm restrições ao nível dos recursos;

◦ • O seu desempenho é avaliado em termos de eficácia e de eficiência;

Gerar uma quantidade de dinheiro, proveniente das receitas, superior ao

Naturalmente que deverá existir um equilíbrio na distribuição da riqueza

◦ Direção (Nível Institucional)

O empregador é obrigado a assegurar aos trabalhadores condições de

◦ a) Proceder, na conceção das instalações, dos locais e processos de

◦ c)Assegurar que as exposições aos agentes químicos, físicos e biológicos

◦ f) Dar prioridade à proteção coletiva em relação às medidas de proteção

◦ h) Assegurar a vigilância adequada da saúde dos trabalhadores em função

Os novos desafios que as organizações enfrentam atualmente obrigam a um

◦ Chamadas telefónicas desnecessariamente longas, repetitivas ou

◦ Será esta tarefa imprescindível neste momento?

Se uma empresa exceder apenas um dos limites no decurso do ano de

Conjunto de tarefas formais atribuídas aos departamentos, divisões, secções.

A Estrutura organizacional é, assim, o conjunto de relações formais entre os

Na estrutura de uma empresa estabelecem-se vários níveis hierárquicos

A departamentalização é o processo de agrupar funções semelhantes ou

A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das

Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a sua

◦ • Facilita a informação interna e externa;

◦ A comunicação empresarial é a forma de comunicação que compreende

- Escrita: Facilita a difusão e o cuidado com o conteúdo e permite a

- Áudio Visual: Vídeo, fotos, filmes.

- Corporal: Gestos, postura, olhar, rosto, linguagem, voz, respiração,

Comunicação não verbal com gestos e expressões faciais, refletindo ideias,

Comunicação interna/Comunicação externa

Toda a atividade desenvolvida em contexto organizacional.

Neste âmbito destacam-se sobretudo:

◦ As atividades de seleção e distribuição de notícias,

A Comunicação Interna tem como objetivo promover canais de

Manuais Circulares Regulamentos

Sendo a “Gestão” o processo de obter resultados com o esforço de outros,

Caso contrário, os objetivos da organização não são perfeitamente

Os Gestores que obtêm Sucesso em grande parte devem-no à sua

Considera-se boa a comunicação numa empresa, quando se:

◦ Define objetivos claros,

◦ A comunicação externa compreende toda a informação que esteja

◦ Essa informação vai no sentido de promover a imagem da empresa,

A política de comunicação externa de uma empresa deve ser norteada por

A organização precisa de respeitar o direito democrático e universal à

Comunicação ascendente/Comunicação descendente

A linguagem deve ser simples, acessível, para ser compreendida.

Se não houver comunicação, haverá uma interpretação errada da ordem