Subsistemas de RH: O que são e quais

as vantagens para as empresas

Você já ouviu falar sobre Subsistemas de RH, e como eles podem

otimizar as tarefas do departamento de recursos humanos?
Bom, não há como negar a importância do RH no mundo corporativo.
Afinal, os profissionais deste departamento devem se preocupar em
garantir que a empresa e os funcionários alcancem as metas
desejadas.

E a gestão de recursos humanos é essencial para garantir esses

objetivos, que vão desde assegurar um bom ambiente de trabalho
para todos, ao desempenho da empresa no mercado, até sua
produtividade.

São muitas responsabilidades, não é mesmo? Por isso, é

fundamental investir em ferramentas e metodologias que ajudem no
desempenho dessas tarefas, como por exemplo o uso dos
subsistemas de RH.
Esse conceito foi proposto pelo pesquisador e escritor brasileiro
Idalberto Chiavenato, que defendeu que a divisão das tarefas deste
departamento em subsistemas possibilita uma melhor visão sobre
todos os processos de gestão de pessoas, e traz uma série de
benefícios para toda a organização.

Neste texto, vou explicar o que são esses subsistemas, como

funcionam, e como sua empresa pode adotá-los.

Já adianto que, para ter todos os benefícios, o uso da tecnologia é

fundamental, principalmente a adoção de um sistema que otimize o
gerenciamento e desenvolvimento dessas tarefas.

O que é um Subsistema de RH?

Antes de explicar o que são esses subsistemas, é necessário
entender um pouco mais sobre a gestão de pessoas, uma vez que
esses dois conceitos estão relacionados.
Essa gestão nada mais é do que um conjunto de práticas que possui
o objetivo de desenvolver o capital humano nas empresas. Em outras
palavras, ela busca as melhores técnicas que visem uma maior
motivação, comunicação, retenção e captação dos colaboradores,
para que consigam melhorar seu desempenho.
Toda empresa precisa de um bom grupo de colaboradores para que
consiga funcionar e se destacar, e uma gestão de pessoas eficiente
é capaz não só de ajudar a organização a alcançar essas metas,
como também de proporcionar outros benefícios como uma menor
taxa de turnover e melhorar o clima organizacional.
Para ajudar os profissionais deste departamento nessas tarefas,
Chiavenato, que também é especialista em administração de
empresas, propôs uma forma de reorganizar essas funções em
subsistemas de RH, para que se tenha um maior controle sobre elas
Esses subsistemas são 5 categorias que agrupam todas as funções
do departamento em áreas específicas segundo os objetivos de cada
uma, e que ao mesmo tempo as mantenham conectadas. São elas:

• Provisão de recursos humanos

• Aplicação de pessoas
• Manutenção de pessoas
• Desenvolvimento de pessoas
• Monitoramento de pessoas

Sei que esses termos podem parecer complexos e confusos para

muitas pessoas, mas não se preocupe, pois eles são fáceis de se
entender e de serem aplicados. Vou explicar em detalhes cada um
deles daqui a pouco, mas antes disso, vamos entender mais sobre
as funções desses subsistemas.

Quais são as funções dos subsistemas de RH?

Os subsistemas de RH podem ser usados para diversas finalidades
do departamento, dependendo de qual área ele irá atuar.

Lembra que eu mencionei no tópico anterior que existem 5 categorias

de subsistemas? Cada uma delas atua em uma área desse
departamento, ou seja, em uma função específica. Como em cada
uma delas o objetivo desejado será diferente, o método que será
usado para alcançá-lo também será diferente.

Mas apesar disso, podemos dizer que, de forma geral, os

subsistemas de RH foram criados para permitir que os responsáveis
por esse departamento consigam ter um maior controle sobre
o desempenho de suas tarefas, além é claro de garantir maior
eficiência na gestão de pessoas.
Agora, além desse benefício, esses subsistemas garantem muitas
outras vantagens para a sua empresa. Sabe quais?

Quais as vantagens e a importância para a empresa?

Implantar essa divisão do RH não é uma tarefa fácil, mas garanto que
se for feita de forma eficaz, trará uma série de benefícios para o seu
negócio. Dentre eles, podemos citar:

• Maior assertividade no processo seletivo;

• Diminuição do índice de turnover;
• Maior rapidez na contratação e inserção de colaboradores;
• Maior motivação e engajamento;
• Melhora a análise de desempenho dos funcionários;
• Proporciona maior alinhamento entre a empresa e os
colaboradores;
• Gestão de pessoas mais organizada.

São muitos benefícios, não é mesmo? Para ter isso, é necessário

saber não só as características de cada um dos subsistemas, mas
principalmente como usar a tecnologia à seu favor, para ajudá-lo a
ter um bom gerenciamento deles.

Vamos falar sobre cada um desses itens nos próximos tópicos,

começando pela descrição de cada um dos subsistemas.

Tipos de subsistemas de RH
Como disse acima, existem 5 tipos de subsistemas descritos por
Chiavenato, que devem funcionar de maneira integrada e eficiente
para garantir o crescimento da empresa, fazer com que se destaque,
e com que tenha todos os benefícios acima.

Por isso, confira abaixo as características de cada uma dessas

categorias.

Provisão de recursos humanos

O primeiro subsistema é o de provisão de recursos humanos. Ele é

responsável pela contratação de pessoas, e pela elaboração das
melhores estratégias de atrair esses novos colaboradores para o
processo seletivo.
Ele foi criado para que os responsáveis por essa tarefa definam o
melhor tipo de recrutamento a ser usado para atrair esses
profissionais, assim como os detalhes do processo seletivo em geral.

Quantas fases serão necessárias? Deve ser feita uma dinâmica em

grupo? Aplicar algum teste de conhecimentos gerais, específicos ou
de habilidades?

Um processo seletivo bem estruturado e assertivo é fundamental

para a contratação de bons profissionais, e para isso, é necessário
planejar todo o caminho que será percorrido pelos candidatos nessa
seleção.

Além disso, é extremamente importante que os responsáveis por

essa tarefa saibam exatamente o perfil desejado pela contratante,
assim como os requisitos e habilidades necessárias para a vaga em
questão.

Com essas informações, e com a divulgação da vaga nos melhores

canais (redes sociais, site da empresa, ou plataformas de
recrutamento por exemplo), o RH conseguirá ter um processo
seletivo muito mais eficiente.

Aplicação de pessoas

Uma vez que o RH consegue realizar o processo seletivo e contratar

o melhor profissional, o próximo passo é aloca-lo ao seu novo cargo
e avaliá-lo. Esse momento é o segundo subsistema, chamado de
aplicação de pessoas.

Antes de realizar cada uma dessas tarefas, contudo, o responsável

por esse subsistema deve deixar claro as funções que serão
realizadas, assim como o salário condizente com o cargo. Com
essas informações, deve-se começar a alocação desse profissional.
Essa etapa é extremamente importante para que o funcionário se
sinta parte da empresa e de seus colegas. Dessa forma, o apresente
à seus novos colegas, mostre seu local de trabalho, e principalmente
o introduza à cultura organizacional. Segundo Chiavenato, ela é
capaz de estimular a satisfação no trabalho, a motivação e o
desempenho dos colaboradores.
“Os indivíduos aguardam recompensas, satisfações e frustrações e,
essas expectativas tendem a levar à motivação. Fatores de
satisfação são os que demonstram os sentimentos mais positivos do
profissional em relação ao trabalho”, Chiavenato (2002).
A segunda tarefa, por sua vez, é avaliar o desempenho desse novo
profissional. É importante verificar o processo de adaptação desse
funcionário, se está conseguindo ou não realizar suas
responsabilidades, e o que pode ser feito para ajudá-lo caso
necessário.

Vale lembrar que essa análise deve ser feita não só com o novo
colaborador, mas com todos os funcionários e de forma periódica,
para garantir que todos estejam alinhados e conquistando as metas
estipuladas pela contratante.

Manutenção de pessoas

Por mais que a empresa consiga realizar um processo seletivo

efetivo, e contratar os melhores profissionais, é muito comum ver
situações em que não conseguem reter esses talentos por muito
tempo.

O terceiro subsistema, chamado de manutenção de pessoas, foca

nas melhores estratégias para reter os colaboradores e,
consequentemente, reduzir o índice de turnover.

Esses profissionais devem saber como motivar e engajar as equipes,

para que haja um bom clima organizacional e para que todos se
sintam felizes em seus ambientes de trabalho.
Um grande exemplo que é muito visto no mundo corporativo é a
prática do team building. Esse treinamento foca em melhorar as
relações entre os funcionários, por meio de um conjunto de técnicas
que visam o desenvolvimento emocional e comportamental.
Mas além dele, existem diversas outras formas e ações para motivar
os colaboradores, como por exemplo:

• Estabelecer um plano de carreira;

• Pacote de benefícios (como plano de saúde, odontológico,
parceria com academias, creches, e vale refeição);
• Adotar uma política de bonificação por produtividade ou pelo
cumprimento das metas estabelecidas;
 • Reajuste salarial;
• Realizar feedbacks constantes.

Com essas ações, sua empresa conseguirá reter esses profissionais,

fazer com que sejam mais produtivos, e evitar uma alta rotatividade.

De acordo com uma pesquisa feita pelo Jornal Valor, seis em cada
dez pessoas no Brasil valorizam muito mais um bom ambiente de
trabalho do que o próprio salário. Além disso, 54% dos entrevistados
consideram que trabalhar com colegas agradáveis é mais importante
do que receber uma boa remuneração.
Desenvolvimento de pessoas

Junto às ações para motivar e engajar os colaboradores que citei

acima, outra questão que sua empresa também deve se preocupar é
proporcionar formas que treinem e desenvolvam as habilidades dos
funcionários.
O quarto subsistema, de desenvolvimento de pessoas, é a área
responsável por garantir essas oportunidades, seja por meio de
treinamentos, ou de cursos, workshops, oficinas, congressos,
palestras, simpósios, e muitas outras opções.

Essas ações podem ser usadas tanto com o objeto de

desenvolvimento profissional, quanto das habilidades
comportamentais dos funcionários, que abrange questões como suas
capacidades de decisão, empatia e liderança.

Com um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, fazer com

que seu negócio cresça e se destaque muitas vezes se torna uma
tarefa difícil, mas programas de treinamento e capacitação de
funcionários são algumas das melhores formas de se preparar para
conquistar isso.
Afinal, esses treinamentos irão não só desenvolver as habilidades
dos colaboradores, como também aperfeiçoar a comunicação entre
as equipes, proporcionar melhor gerenciamento de tempo, ajudar na
retenção de talentos, e aumentar a eficácia dos objetivos da sua
empresa de forma geral.
Para ter sucesso neste subsistema, o primeiro passo é identificar as
necessidades da sua organização, ou seja, qual o objetivo de se
organizar essas ações, para a partir disso, elaborar o seu
planejamento de treinamento.
Aqui, é importante avaliar: quais treinamentos já estão sendo usados
na empresa? Devem ser mantidos ou mudados? Quais os melhores
treinamentos disponíveis? Qual o estilo de aprendizagem dos
colaboradores? O treinamento deve ser feito online ou presencial?
A tecnologia é uma grande aliada nessa etapa, vou comentar melhor
sobre isso daqui a pouco. Antes, vamos ver o último subsistema.

Monitoramento de pessoas

Se você chegou até aqui, então viu quantas tarefas o departamento

de recursos humanos deve lidar. Com tantas responsabilidades e
funções, nada disso será possível sem o mínimo de organização,
especialmente para grandes empresas.

Por isso, o quinto e último subsistema é o de monitoramento de

pessoas, que tem o objetivo de manter todas as informações dos
colaboradores em ordem e organizadas. Ele funciona como um
banco de dados para a organização, que deve ser integrado e
colaborar com todos os outros subsistemas, para que tenha todos
esses dados atualizados.

Isso envolve informações como: currículos; documentos

gerais; contratos de trabalho; resultados de avaliações de
desempenho dos funcionários; os feedbacks realizados; e até
mesmo os dados de jornada de todos os colaboradores.
Para que sua empresa consiga ter uma gestão eficaz dessas
informações, o uso da tecnologia é indispensável. Confira o próximo
tópico para entender mais.

Como a tecnologia auxilia na gestão dos subsistemas de RH?

Vivemos em um mundo marcado pelos avanços tecnológicos, que
influenciam e impactam diversas áreas do mundo corporativo.
Apesar de muitos estudiosos acreditarem que já estamos na
chamada indústria 5.0, foi somente há pouco tempo que os efeitos
da indústria 4.0 foram sentidos na nossa sociedade.

Essa etapa proporcionou que diversos avanços e descobertas

tecnológicas fossem aplicadas no mundo corporativo, por meio de
diversos sistemas como Big Data, computação em nuvem; impressão
em 3D; inteligência artificial; e até mesmo treinamento à distância
como o e-leadership.
Mas afinal, como essas ferramentas podem ajudar o RH, e mais
especificamente os subsistemas?

Com tantas funções e responsabilidades, o primeiro grande benefício

do uso da tecnologia nesse departamento é garantir a automação de
processos, fazendo com que diversas atividades sejam otimizadas,
e permitindo que esses profissionais consigam se empenhar à muitas
outras tarefas.

Como exemplo, programas como o People Analytics ajudam na

gestão de RH como um todo, captando dados dos colaboradores que
proporcionam uma visão mais estratégica para ajudar a empresa na
tomada de decisões.
Outro ponto muito beneficiado pela tecnologia é a comunicação, que
é fundamental em todas as empresas. Afinal, se os colaboradores e
gestores não estiverem alinhados, e não se comunicarem de forma
eficaz diariamente, não conseguirão desempenhar suas tarefas da
melhor forma possível.

No RH, isso se torna ainda mais importante, uma vez que todos os
subsistemas devem funcionar em conjunto para que sejam eficazes.
Com os avanços tecnológicos, essa comunicação se tornou muito
mais prática, por meio de videoconferências, chats internos, e até
outros aplicativos.

Por fim, outro avanço que está cada vez mais sendo visto é o e-
leadership, um novo modelo de liderança que ajuda as empresas a
liderarem e potencializarem as competências dos millenials, que são
a grande maioria dos profissionais no mundo corporativo.

Além de contribuir para uma maior motivação dos colaboradores,

esse modelo também contribui para melhorar o clima organizacional,
para reduzir índices de absenteísmo e turnover, e para ajudar na
resolução de problemas.
Esses são apenas alguns exemplos de sistemas e ferramentas que
surgiram e que irão beneficiar o RH. Mas além delas, sua empresa
pode contar com a ajuda de um profissional para garantir que tudo
isso seja aplicado e usado de forma eficaz.

Como o coach pode ajudar?

Muitas empresas já contam com a ajuda do coach para diversas
tarefas. Mas você sabe exatamente qual a sua função?

Esse profissional é especializado na metodologia do coaching, que

reúne diversas técnicas, metodologias e ferramentas, de diversas
ciências como a administração, gestão de pessoas, psicologia,
recursos humanos e planejamento estratégico.

Seu objetivo é alcançar os melhores resultados em diversos

contextos, desde o profissional, até o pessoal, social, familiar e
financeiro, trazendo mudanças efetivas em um curto período de
tempo.

No RH, essa metodologia funciona como uma facilitadora, ajudando

a maximizar as tarefas de cada um dos subsistemas, e
potencializando os resultados desejados.

O coach, dessa forma, oferecerá todo o suporte necessário para a

evolução pessoal e profissional dos colaboradores, reunindo todas
as informações da empresa e elaborando as melhores metodologias
e estratégias para ajudar esse departamento.

Com esse profissional e com o uso da tecnologia, os subsistemas de

RH com certeza conseguirão desempenhar suas funções de forma
muito mais organizada e eficaz. Para garantir isso, existe um sistema
específico que não pode faltar em sua empresa. Sabe qual?

Qual a relação entre o PontoTel e os 5 tipos de subsistemas de

RH?
Se você chegou até aqui, então viu como a divisão do RH em
subsistemas, auxiliados pela tecnologia, pode otimizar a rotina desse
departamento. Outra forma de ajudar ainda mais as tarefas desses
profissionais é por meio de um controle de ponto. Sabe porquê?
Como mencionei mais acima, o controle de jornada é uma das
responsabilidades desse departamento.
Ele é extremamente importante de ser adotado em todas as
empresas, uma vez que a partir de sistemas completos e modernos,
seu negócio terá uma maior segurança no registro dos horários dos
colaboradores, uma melhor organização das informações de jornada
e, consequentemente, uma melhor gestão organizacional.
De acordo com o art. 74 da CLT, todo estabelecimento que tiver mais
de 20 colaboradores é obrigado a adotar um controle de ponto. Mas
com tantos modelos disponíveis, qual a melhor opção para o seu
negócio?

O PontoTel é o melhor sistema disponível no mercado de trabalho,

com diversas ferramentas que com certeza irão otimizar as tarefas
do departamento de recursos humanos.
Com um software que funciona online e offline, o sistema uniu o
registro, tratamento e gestão de ponto em um único lugar, permitindo
que os gestores acompanhem todas as informações dos
colaboradores em tempo real, e realizem modificações necessárias
sem ter que esperar até o final do mês.

Como exemplo, estão os dashboards customizáveis, que mostram

métricas e indicadores importantes a partir de dados como faltas,
atrasos, e quantidade de horas extras, para que a empresa elabore
as melhores estratégias para alcançar suas metas.

Além deles, o PontoTel possui um painel de acompanhamento

customizável que possibilita o gerenciamento em tempo real de todas
as informações acima, que facilita a gestão de pessoas e auxilia na
resolução de problemas.
Essas e muitas outras ferramentas do sistema são extremamente
benéficas para o RH, que conseguirá desempenhar suas funções de
forma muito mais otimizada e segura, além de ter uma maior
organização de todas as informações dos colaboradores.

Agende uma demonstração e conheça mais sobre o sistema da

PontoTel, e como ele pode ajudar o seu negócio.