9123- Técnicas de

aprovisionamento e inventário
25 Horas
2 Objetivos

 Identificar metodologias de gestão de aprovisionamentos.

 Identificar e analisar os diferentes custos associados aos stocks e armazenamento.

 Utilizar os principais instrumentos de controlo e informação de stocks.

3 Conteúdos

 Aprovisionamento
 Noção
 Fases de aprovisionamento e cuidados com os produtos
 Validades e gestão dos stocks
 Gestão de stocks
 Noção de stocks
 Tipologias de stocks
 Custo de manutenção de stocks
 Controlo de existências e inventariação
 Normas gerais de inventariação de bens e produtos
 Determinação de consumos
 Documentação utilizada nos inventários
 Controlo de qualidade nos aprovisionamentos
4 Conceito de aprovisionamento

 É um conjunto de atividades, tendo por objetivo colocar à disposição da empresa os bens e

serviços de que necessita para exercer a sua atividade, na quantidade necessária, no
momento oportuno e ao menor custo possível.

 Aprovisionamento é a operação logística cujo objetivo é prover de matérias-primas ou

mercadoria em geral um armazém, centro logístico, fábrica ou loja, para garantir o
correto desenvolvimento da atividade empresarial (produção, distribuição ou venda).
5 Fases do Aprovisionamento
 Identificação da necessidade;
 Seleção do fornecedor;
 Negociação do preço;
 Condições de entrega e outros termos;
 Preparação do contrato;
 Colocação da encomenda e acompanhamento da prestação do serviço ou entrega do
produto.
6 Escolha de Fornecedores
Após definição e descrição dos requisitos, o comprador dá início à pesquisa de mercado. Na
prática a etapa de seleção de fornecedores desenvolve-se decidindo sobre os seguintes pontos:
 Historial do fornecedor
 Preço
 Qualidade
Quais os critérios que assistem à qualificação preliminar dos potenciais fornecedores?
 Solicitação e análise das propostas recebidas;
 Seleção do fornecedor.
7

Após acordo de termos e condições do contrato, respetivamente assinado,

a encomenda pode ser colocada.

A encomenda deve ser clara e específica relativamente às informações e instruções que são
transmitidas ao fornecedor.

De forma a evitar posteriores problemas administrativos e/ou Logísticos, deve conter todos os
elementos necessários.
8

 A monitorização da encomenda pode envolver algumas questões, como:

 Deslocações às instalações dos fornecedores;
 Negociações sobre alterações de natureza técnica;
 Solicitação dos planos de produção e confirmação da data prevista de entrega;
 Verificação das especificações técnicas acordadas para os produtos;
 Responsabilidade na troca de correspondência comercial.
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 É importante referir que o nível de sucesso das compras e consequentemente da empresa,

depende do alinhamento entre as diferentes áreas funcionais.
 O envolvimento do departamento de compras depende sempre do projeto em causa e da
sua complexidade.
 A colaboração com o departamento de compras é observada com maior intensidade através
de três departamentos: I&D (Investigação e Desenvolvimento), Produção e Logística.
10 Cuidados com os Produtos
Os diversos setores presentes nas organizações, de maneira geral, utilizam ativos — tanto
matéria prima como produtos acabados — para a realização de seus procedimentos. Assim, o
armazenamento de cargas torna-se essencial às demais áreas empresariais devido à sua
integração e relação de dependência empregada.
11

A negligência no armazenamento, seja no próprio armazém ou no transporte, pode acarretar

prejuízos financeiros e redução da operacionalidade e da eficiência devido ao mau
acondicionamento dos produtos.

Portanto, o cuidado com as operações de armazenagem garante à empresa uma maior

eficiência e qualidade nos procedimentos das demais áreas, redução no custo, tempo e energia
empregados na realização das atividades e maior lucro para a empresa.
12

A atividade de armazenamento de cargas, devido às características de acondicionamento de

cada produto, como toxicidade, validade, temperatura, exposição à luz, carece de certos
cuidados. Para, dessa forma, garantir a qualidade e propriedades dos produtos sem que haja
redução da eficiência.
13

Nesse sentido, a fim de atingir a maior capacidade operacional do armazenamento são

necessários alguns cuidados, como:
 1. Reservar espaços

Reservar espaços específicos para certos procedimentos ou materiais (pallets, produtos

acabados, recebimento de mercadoria, embalagem, inspeção) garante maior controle sobre os
ativos e processos presentes no setor de armazenamento de carga. Evitando assim falhas
devido à falta de métodos de inspeção e monitorização.
14

 2. Sinalizar adequadamente

 As sinalizações e avisos são fundamentais para o manuseio e acondicionamento dos

materiais, bem como para a segurança dos profissionais envolvidos na operação ou
movimentação interna ou externa dos produtos.

 Dessa forma, sinalizar adequadamente tanto o produto quanto os procedimentos aplicados

no armazém implica maior segurança na atividade e redução de custos relacionados a
avarias.
15
 3. Determinar locais corretos

Cada procedimento ou tipo de material armazenado requer um local específico de armazenamento.

Portanto, determinar locais corretos consiste em disponibilizar e padronizar certos espaços do armazém
ou para tipos específicos de produtos. Levando-se em consideração, inclusive, características de
armazenagem como:

temperatura adequada;
exposição à luz;
perecibilidade;
toxicidade;
manuseio.
16

 4. Verificar o estado da embalagem

 A embalagem de um produto final ou de um insumo vai além da simples identificação do item. O seu
papel é fundamental para a proteção mecânica e manuseio do ativo.

 Deste modo, verificar o estado da embalagem consiste em realizar uma inspeção acerca da qualidade
e proteção do invólucro de modo a garantir a melhor movimentação do objeto e reduzir os riscos da
sua exposição.
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 5. Manipulação correta dos produtos

Um dos cuidados essenciais no armazenamento de produtos perecíveis (que se podem deteriorar) é a

manipulação durante os processos. Isso significa que os produtos resfriados ou congelados, devem
manter determinadas temperaturas tanto no armazém como no transporte.
18

 6. Posicionar de forma estratégica

A escolha dos locais onde os produtos serão guardados deve ser realizada de forma estratégica. Assim, o
posicionamento deve considerar algumas variáveis do produto como peso, tamanho e necessidades
especiais de acondicionamento. Além de alguns aspetos relativos à sua utilização na empresa, como:
taxa de uso;
índice de reposição;
19

 7. Controlar os espaços vazios

A eficiência do armazém depende do aproveitamento do espaço disponível nos centros de

armazenamento de carga. Isso em relação ao espaço utilizado para o acondicionamento dos produtos e
realização dos procedimentos internos do setor.

Os espaços vazios são tidos como desperdícios de áreas funcionais. Aliás, poderiam ser utilizados para o
aproveitamento e armazenamento de certos produtos. Devendo, portanto, ser controlados com o objetivo
de evitar desperdícios financeiros e operacionais.
20

 8. Fazer uso da tecnologia

No armazenamento de cargas, o uso da tecnologia é fundamental para promover uma maior segurança e
rapidez nas tomadas de decisões e identificação dos produtos, auxiliar a realização das atividades
internas e externas e reduzir os erros e incertezas acerca da real quantidade de produtos armazenadas.
21 Elementos do aprovisionamento:

Determinação da
Qualidade dos
quantidade de
bens a adquirir bens a adquirir

Prazos de Preços de
entrega bens
22 Determinação da quantidade de bens a adquirir.

Rapidez de Tempos de
Encomenda
utilização Entrega

Gestão de Previsão de venda

quantidade / a curto/médio
Custo do stock prazo
23 Qualidade dos bens a adquirir

Deve ser É a base de

requisito da relação com o
empresa cliente

Equilíbrio entre
Fator decisivo
a quantidade e
da aquisição qualidade
24 Prazos de entrega

Seleção de
fornecedores
Pode parar
cumpridores a empresa

Prejudica a
Formadora: Conceição Sá
25 Tempo certo para adquirir

Stock a menos Stock a menos não

Stock a mais custo
paragem de satisfação imediata
mais
produção do cliente
26
Tipos de aprovisionamento

Existem dois tipos de aprovisionamentos:

 Aprovisionamento de BENS

 Aprovisionamento de SERVIÇOS
27 Aprovisionamento de bens

 Aqui vamos tratar, em especial do aprovisionamento de BENS, porque nos interessa

principalmente tudo aquilo que tenha relação direta com a PRODUÇÃO.
28 Aprovisionamento de serviços

 Os contratos esporádicos ou de forma regular com entidades prestadoras de serviços.

 Será o caso da aquisição de serviços especiais de manutenção, de serviços de segurança, de

serviços de higiene e limpeza, de serviços de consultoria e formação profissional ou ainda
de auditorias, certificações e ensaios de qualidade.
 29 Atividades da função Aprovisionamento
• Manutenção das
• Procura contínua e existências a um nível • Movimentação rápida
• Atividade física e
que assegure o
dinâmica. administrativa abastecimento regular. segura e económica de
• Mercado interno e • Visa proteger o • Com o mínimo custo. todos os bens
externo. produto. necessários.
• Condições ótimas.
• Satisfação das • Insere—se numa ótica
necessidades ao menor de redução de custo.
custo.

O armazenamento
Os transportes
As compras
A gestão de
stocks
30 Objetivos da Gestão Administrativa de Stocks

 Conhecer a qualquer momento:

Quantidade dos bens Quantidade dos bens Quantidades existentes

entrados saídos de cada um dos bens

Análise de desvios entre:

quantidades existentes e
as que deviam existir
31 Tarefas básicas da Gestão administrativa de
stocks

Registo de existências realizado com base em guia de remessa

• Guia de entrada.
• Guia de saída

Elaboração das fichas de stock – Fichas de armazém

• Ficha de armazém de acordo com o inventário de existência

Formadora: Conceição Sá
32 Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na compra

Registo de entrada
Guia de Remessa Ficha de Armazém
Guia de entrada

Formadora: Conceição Sá
33 Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na venda

Registo de saída
Requisições Ficha de Armazém
Guia de Saída
34 A gestão administrativa de stocks

 Permite saber:

 A quantidade disponível de bens nos armazéns da empresa;

 O valor das perdas e deteriorações sofridas pelos bens do armazém;

 Determinar com segurança qual o momento em que se deve desencadear um novo processo de
requisição de bens;

 Evitar a deterioração dos bens armazenados.

35 Conceito de stock

 É toda a matéria, produto ou mercadoria que se encontra armazenado na empresa, à espera

de uma futura utilização pelos serviços utilizadores.
36 Diferentes tipos e stock

Empresa Industrial Empresa Comercial

 Matérias- primas  Mercadorias
 Matérias subsidiárias  Embalagens
 Produtos em curso
 Produtos acabados
 Produtos sobresselentes
 Combustíveis
 Embalagens
37 Quantidades em stock
Manutenção de stocks
elevados
 Fazer face à penúria;
 Assegurar o consumo regular do
produto;
 Usufruir benefícios económicos pela
compra de grandes quantidades;
 Evitar compras demasiado frequentes;
 Finalidades especulativas.
Pequenas quantidades de
stock
 Economizar espaço de armazenagem;
 Evitar a deterioração de determinados
produtos;
 Menor possibilidade de se constituírem
monos;
 Menor capital investido.
38 As atividades da gestão de Stock

 Conjunto de tarefas que têm como objetivo arrumar, movimentar e defender os bens nos
armazéns próprios ou alugados pela empresa

 Minimizar os custos de armazenagem;

 Evitar a deterioração dos materiais armazenados;

 Facilitar a correta identificação de cada material ou produto;

 Racionalizar as movimentações dentro do armazém, tanto nas operações de receção como de

fornecimento aos serviços requisitantes;

 Promover o oportuno e correto fornecimento dos bens requisitados

39 Formas de Gestão

 JUST IN TIME

 Processo tradicional
40 Filosofia JIT (Just in Time)

 O stock de matérias é mínimo;

 Suficiente para poucas horas de produção;
 Fornecimento em pequenos lotes, na frequência desejada (treina-se os fornecedores).
41 Vantagens JIT

 Redução de custos;

 Melhoria da qualidade;

 Aumento da flexibilidade, através da resposta do sistema, atingido pela redução dos

tempos de processamento;

 Aumento do fluxo;

 Maior confiança na qualidade do produto, atingida através da melhor visibilidade dos

problemas e soluções dos mesmos.

Formadora: Conceição Sá
42 Desvantagens JIT

 Precisa de procura estável para gerir o fluxo, o que sabemos não ser possível pelas oscilações
do mercado.

 Muita variedade de produtos tende a complicar o roteiro de produção. Há ainda o risco de

interrupção da produção por falta de stocks, aliado a problemas como quebras, greves, entre
outros problemas.

 Em muitas empresas, a visão que têm de JIT é usar a filosofia de forma deturpada, apenas para
reduzir custos e aumentar lucros. Essa visão é enganosa, uma vez que se trata de um processo
de longo prazo, dinâmico e que envolve outros fatores (qualidade e satisfação do cliente)
como visão estratégica.
43 Comparação entre JIT e a visão tradicional
Item Visão tradicional Just in time
Qualidade Conseguida com muito Decorrência natural do trabalho
investimento e custo alto. benfeito na primeira vez.

Mão –de- obra Obedece às ordens superiores. Participa e influência a produção.

Erros São aceitáveis, resta corrigi-los. Base do processo de melhoria.

stocks Mantêm a produção a funcionar. Ocultam problemas, devem ser

Evitados.

Lead-time – Tempo Maior tempo, melhor produção. Deve ser reduzido ao mínimo.
de espera

Filas Necessárias para manter a Não deve haver filas na produção

velocidade máxima das máquinas. Sem paragens.
44 Comparação entre JIT e a visão tradicional

Item Visão tradicional Just in time

Custos Redução, através do incremento no uso de Redução, através da velocidade com que o
máquinas; altas taxas de produto passa pela fábrica.
produção.

Flexibilidade Pelo excesso da capacidade, de Pela redução de todos os tempos

equipamentos, de stocks e de gastos em todas as etapas
despesas administrativas. internas da organização.

Fluxo Empurrado através da fábrica. Puxado através da fábrica.

45 Inventário - Conceito

 Refere-se aos bens disponíveis em stock para venda no processo normal de um negócio, ou
a serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa, e costumam
conter a descrição do produto bem como a quantidade existente e o local onde se encontra.
46 Tipos de inventário

 Inventário Periódico
 Inventário Contínuo
 Precisão da Seleção de Encomendas
 Validação da Falta de Produto
 Inventário Anual
47 Inventário Periódico

 O Inventário periódico é uma contagem de todas as existências e pode ser efetuado a

intervalos mensais, trimestrais ou semestrais e em um ou dois dias, dependendo das
quantidades de stocks.

 O método e o processo utilizados são semelhantes aos de um inventário anual, ou seja, todos
os componentes do stock físico são contados e registados em fichas de inventário ou são
digitalizados e subsequentemente comparados com o ficheiro de validação de stocks.

 Os artigos menos dispendiosos podem ser verificados uma vez por ano, mas os mais
dispendiosos, bem como os produtos que têm prazos de validade, devem ser verificados com
mais regularidade.
48 Inventário Contínuo

 Este sistema de inventário é efetuado durante todo o ano, de acordo com um plano de ação pré-
determinado. Os artigos A podem ser contados mensalmente, os artigos B semanalmente e os
artigos C diariamente. Isso corresponde à manutenção de um registo contínuo da contagem de cada
artigo, apresentando todas as transações e permitindo a realização de validações.

 O impacto deste método sobre as operações das lojas deve ser mínimo ou inexistente, pois as
contagens e validações são efetuadas durante o ano e baseiam-se em ficheiros de validação
contínua dos stocks.

 As verificações podem ser efetuadas facilmente em relatórios do inventário contínuo e comparadas

com o ficheiro de validação dos estoques, e as anomalias podem ser detetadas rapidamente.
49 Precisão da Seleção de Encomendas

 É um tipo de verificação que a empresa efetua na altura em que recebe mercadorias dos
fornecedores e/ou quando envia encomendas para os clientes.

 Geralmente existe uma fatura, verificando-se os produtos a entrar ou a sair e comparando-

se os mesmos com a fatura existente.
50 Validação da Falta de Produto

 Este método de validação de stocks em lojas é efetuado quando deixa de haver stock ou
existem níveis extremamente baixos de determinado artigo.

 Geralmente este tipo de validação é efetuado pelos funcionários da loja.

 A falta de stock é registada e identificam-se as razões que levaram à falta, para assegurar
que o problema não se repita.
51 Inventário Anual

 Quando não se fazem inventários periódicos ou validações contínuas das existências, é

essencial levar a cabo um inventário anual.

 O inventário anual é efetuado uma vez por ano.

 Em certos casos, fecha-se o armazém ou a loja durante alguns dias ou efetua-se a contagem
dos stocks fora do horário de trabalho.

 Noutros casos, suspende-se a emissão de recibos e faturas até se ter concluído o inventário.
52