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Planejamento operacional: como viabilizar

metas e objetivos
GUSTAVO GOMES
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S ua empresa possui um planejamento operacional bem definido? Existe um plano de ação para que as metas e
os objetivos sejam alcançados?

Se você não tiver essas respostas, saiba que não está sozinho. Infelizmente, isso é mais comum do que se imagina. 

Afinal, um levantamento da consultoria Falconi aponta que somente 10% das médias empresas brasileiras possuem um
planejamento a longo prazo, o que está diretamente ligado com seu desenvolvimento.

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Muitas empresas focam no planejamento estratégico e tático, e acabam se esquecendo de elaborar um planejamento
operacional. Isso, na verdade, pode dificultar muito o sucesso da estratégia estabelecida pela empresa.

Isso porque os níveis de planejamento funcionam como um efeito cascata: o sucesso de um, depende do sucesso do
anterior. Ou seja: se o planejamento operacional não for bem-sucedido, não alcançará os objetivos do plano tático, que
por sua vez, não atenderá o planejamento estratégico.

Por essa razão, desenvolver um planejamento operacional é crucial para o alcance dos resultados desejados. E para te
ajudar a criar um plano de ação assertivo, neste artigo você entenderá o conceito de planejamento operacional, sua
importância, e como fazer o seu. Vamos nessa?

O que é planejamento operacional?

Para entender o que é planejamento operacional, precisamos recapitular os conceitos de planejamento estratégico e
tático.

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O primeiro, tem como objetivo traçar um objetivo centrado na empresa como um todo. É aquilo que a organização deve
atingir em determinado período de tempo. Normalmente, o objetivo do planejamento estratégico é definido por uma
sentença qualitativa, como por exemplo:

“aumentar o lucro da empresa”;

“melhorar a experiência do cliente”;
“aprimorar a qualidade do produto”.

Estes objetivos são definidos por CEOs, sócios ou diretores e possuem um longo prazo para serem atingidos.

Já o planejamento tático, desmembra o objetivo estratégico em metas para os departamentos, separadamente. Para
isso, os gestores de cada área precisam definir processos, prazos, ferramentas e recursos para tornar a operação
assertiva.

Logo, se o objetivo do planejamento estratégico é aumentar o lucro da empresa, o planejamento tático para a área
comercial seria, por exemplo, aumentar as vendas em 35%. Já o plano tático da área financeira seria reduzir as
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despesas em 25%. 
Percebe? Cada área terá suas próprias metas, mas com um objetivo central: atender o planejamento estratégico. 

Mas como garantir que cada área saiba exatamente o que fazer para atender o objetivo tático? É aí que entra o
planejamento operacional! 

O planejamento operacional define quais tarefas deverão ser realizadas, e seus respectivos responsáveis. Como o
próprio nome já diz, está diretamente ligado ao operacional da empresa.

Então, o planejamento operacional deve:

estruturar os processos internos;

gerir o fluxo de trabalho;
estabelecer tarefas;
definir a estrutura de uma equipe.

Veja também em nosso blog: Planejamento estratégico metas e objetivos: acerte na mosca!

Qual é a importância do planejamento operacional?

Imagine o seguinte: se o planejamento estratégico é o seu destino final, o planejamento operacional é o seu guia, te
mostrando exatamente qual é o caminho que você deve seguir para chegar ao seu objetivo.

Portanto, o planejamento operacional irá transformar suas metas em tarefas diárias, criando um fluxo de trabalho para
sua equipe.

A elaboração deste documento deve ser feita previamente, logo após a definição do planejamento estratégico e tático.
Até porque, o time precisa ser apresentado às metas, e também ao fluxo de trabalho proposto para atingi-las.  Assim, o
time não fica no escuro e os processos são padronizados.

E processos padronizados são mensurados, monitorados e aprimorados mais facilmente. Se cada membro da equipe
seguir um método diferente, os gestores não conseguirão identificar os gargalos de um processo e será impedido de
realizar as mudanças necessárias.

Dessa forma, melhoram cada vez mais o fluxo de trabalho dos colaboradores, e atingindo os resultados com mais
qualidade.

Além disso, se ganha previsibilidade nos resultados. Uma vez que é possível monitorar o processo e o que está sendo
feito, os gestores possuem maior clareza sobre o progresso do trabalho do time, e poderão atuar ou interferir se
preciso, a fim de garantir bons resultados ao final de cada período.

Leia também: CRM operacional: transforme colaboração, análise e estratégia em ação

A equipe é essencial para tirar os planejamentos do papel. Veja os 6 principais tipos:

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Como fazer o planejamento operacional?
Agora que você entendeu o conceito de planejamento operacional e sua importância, veja como elaborá-lo no seu
departamento a seguir.

1. Compreenda as metas e objetivos

Depois de definir as metas e objetivos do planejamento tático, certifique-se que metas alcançáveis estão sendo
propostas. É importante ser realista, senão, todo o esforço da equipe está sendo dispensado em vão, e podem se sentir
desmotivados e desengajados com isso.

Logo, faça um breve estudo dessas metas para confirmar que são viáveis e, ao mesmo tempo, desafiadoras. As metas
e objetivos precisam ser claros, já que são o seu principal foco e todo o planejamento operacional será construído
fundamentado nessas informações.

É essencial que as metas estejam claras não somente para os líderes, mas principalmente para o time. Eles devem
compreender para onde estão caminhando, para depois saber exatamente o que fazer.

Leia também: Utilizando o método SMART de vendas para criar metas de vendas mais inteligentes

2. Defina um orçamento

As operações de uma empresa possuem um custo, e é papel do gestor identificar o investimento necessário para
manter essa operação em andamento.

Atenção: é preciso definir um orçamento certeiro, para não sobrar e, muito menos, faltar!

3. Estabeleça prazos

O planejamento operacional, normalmente, é desenvolvido para ser executado durante um ano. No entanto, você pode
“quebrar” as metas e objetivos para serem atingidos parcialmente, durante o ano. 

Dessa forma, será preciso elaborar um cronograma, respeitando a complexidade de cada tarefa e cada processo.

O cronograma precisa ser também claro e objetivo para que a equipe possa facilmente compreender e ter ciência dos
prazos que devem ser respeitados.

4. Defina tarefas

Agora é o momento em que o gestor precisará definir exatamente quais tarefas devem ser executadas para atingir as
metas.

Se, por exemplo, a meta definida é aumentar as vendas em 35%, os líderes do time de vendas podem definir as
seguintes tarefas:

realizar 30 ligações de qualificação por dia;

agendar 25 reuniões na semana;
enviar 4 propostas comerciais por dia;
aplicar o SPIN Selling na primeira ligação com o prospect;
usar o playbook de vendas;
atender de forma ágil e precisa;
preencher o sistema de CRM corretamente;
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etc.
5. Determine quais indicadores irá monitorar

Para ter clareza sobre o progresso das atividades, é preciso definir indicadores e métricas que apontarão o
desenvolvimento das atividades, veja alguns aplicados na área comercial:

taxa de conversão;
ligações aceitas;
ticket médio;
quantidade de novos leads;
negócios ganhos;
negócios perdidos;
motivos de perda;
etc.

Confira quais são os principais KPIs de performance de vendedores:

6. Identifique o responsável por cada atividade

Este é o momento em que você analisa as tarefas e identifica quem serão os responsáveis por cada uma delas.

Dessa forma você poderá entender quais os cargos envolvidos e construirá uma estrutura no seu departamento capaz
de atingir as metas. Além disso, saberá exatamente qual colaborador questionar caso haja algum ponto de atenção
durante um processo.

7. Compartilhe com a sua equipe

Por fim, documente essas informações, faça uma reunião de apresentação e compartilhe o documento com a sua
equipe.

É imprescindível que o seu time tenha total entendimento sobre o que está sendo proposto no planejamento
operacional, para evitar erros, retrabalhos, e interpretações equivocadas.

Atenção aos indicadores!

Como mencionamos anteriormente, os indicadores e as métricas são cruciais para compreender o progresso das metas
e objetivos.

É importante conhecer KPIs relevantes e saber como monitorá-los. Para isso, que tal baixar nossos materiais gratuitos
e ficar por dentro dos indicadores essenciais na área de vendas?

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