Curso de Planejamento, Acompanhamento e Controle

de Projetos utilizando o Ms Project 2003

Prof.: Roberto Portela de Castro
castrorpc@yahoo.com.br

6.0 CRIANDO UM PROJETO

Seguindo a nossa metodologia iremos utilizar o Projeto de elaboração de uma

apostila, descrito na Tabela 6.1, para aplicarmos os conhecimentos que serão adquiridos
ao longo do curso.
No CD anexo a essa apostila existe passo – à – passo o nosso Projeto Exemplo
faseado de acordo com o tópico estudado. O arquivo Projeto Exemplo 6.1.mpp apresenta
o Projeto de elaboração de uma apostila realizado até a fase vista no item 6.1 (inclusive).

Código Atividade Duração (dias) Predecessora

1 INÍCIO DO PROJETO
2 Definição do Escopo 1 1
3 Pesquisa Bibliográfica 4 2
4 Texto Preliminar 2 3
5 Digitação 2 4
6 Desenhos e Diagramação 3 5II
7 Revisão 2 5;6
8 Correção e Impressão 2 7
9 TÉRMINO DO PROJETO 8
Tabela 6.1 – Tabela Seqüencial de um Projeto para elaboração de uma apostila

6.1 MONTANDO A REDE PERT/CPM

Até agora as seguintes etapas de elaboração de nosso projeto foram realizadas:

1) Configurações iniciais do projeto

- Calendário, onde se responde ao questionamento de qual regime de trabalho será

adotado, que normalmente altera de um projeto para outro;

- Informações gerais sobre o Projeto, onde se responde basicamente ao questionamento

de quando vai começar o projeto;

- Opções de Projeto, onde se realizar as configurações básicas do Ms Project, as quais na

grande maioria das vezes não serão alteradas.

2) Criação dos Modos de exibição de entrada e saída de dados

Os Modos de exibição são criados de a forma atender a maioria dos projetos, o

que não impede que o usuário desenvolva Modos de Exibição específicos para um
determinado projeto próprios de sua metodologia de trabalho.
As próximas etapas são: definição do escopo do Projeto; definição da duração das
atividades e definição do vínculo entre as atividades.

6.1.1 Definição do Escopo do Projeto

Nessa etapa se determina quais atividades serão realizadas e qual a hierarquia

(EDT – Estrutura de divisão do trabalho ou EAP – Estrutura analítica de projeto) entre
elas. O Ms Project permite hierarquizar tarefas até 65.535 níveis. Aqui iremos definir
quais as atividades executoras quais as etapas ou marcos e quais as resumo. Veja em
Definições importantes - item 3.3 - da apostila a definição de cada tipo de atividade.

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O “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi detalhado, sendo definido o escopo, a

duração das atividades e a interdependência entre as tarefas, o que compreende a EDT,
que é apresentada na Figura 6.1.

Figura 6.1 – Planilha de Tarefas com a EDT

Para inserção do Escopo do Projeto no Ms Project existem várias formas. O uso do

Modo de Exibição - ME CADASTRO DE PROJETOS RPC é a forma que faz parte da
metodologia utilizada no curso e é considerada a mais didática.

O caminho para acessar o Modo de Exibição desejado é: Exibir - ME CADASTRO

DE PROJETOS RPC. Nesse caso a Planilha de Tarefa pode ser manuseada semelhante a
uma planilha do Excel.

A barra de ícones auxilia na hierarquização das

atividades e pode ser achada junto com as barras de ferramentas ou no caminho:
Projetos – Estruturas de Tópicos, onde:

Rebaixa a atividade selecionada

Promove a atividade selecionada
Mostra as subtarefas para a atividade resumo selecionada
Oculta as subtarefas para a atividade resumo selecionada
Permite mostrar ou ocultar atribuições
Mostrar todas as subtarefas ou diferentes configurações de EDT

Nota: Como veremos a frente em fechamento de rede, toda tarefa executante deve
ter, ao menos, uma atividade predecessora e uma sucessora. Quanto isso não for
possível o INÍCIO DO PROJETO e o TÉRMINO DO PROJETO podem ser usados como
atividades predecessora e sucesora, respectivamente.

Para assinalar uma tarefa como marco, vá até a janela de Informações sobre a
tarefa e na pasta Avançado (Figura 6.5) habilite a caixa Marcar tarefa como etapa. Outra
opção é atribuindo duração zero para a atividade.

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6.1.2 Inserindo Tarefas Recorrentes

O trabalho com tarefas recorrentes torna-se útil quando se tem uma tarefa que
acontece várias vezes durante projeto, como um Relatório de Acompanhamento
Semanal, por exemplo.
Para fazer isso o caminho é Inserir – Tarefa recorrente, que acessa a janela de
Informações sobre atividades recorrentes (Figura 6.2).

Nota: Ao inserir
a tarefa
recorrente deve-
se ter uma
preocupação com
o horário da
Data de início no
Intervalo de
recorrência. Caso
seja indicado um
horário fora do
período útil do
calendário do
Projeto, o Project
exibirá uma tela
de indefinição
(Figura 6.3).
Figura 6.2– Informações sobre tarefas recorrentes Nesse caso, o
ideal é clicar em
sim e deixar que
o Project
reagende a
tarefa para o
próximo
data/hora útil.

Figura 6.3–
Mensagem de
indefinição de
Intervalo de
recorrência

Existem duas possibilidades de precedência para tarefas recorrentes, a depender do

interesse do Gerente (Figura 6.4):

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Figura 6.4–Tipos de precedência para tarefas recorrentes

- caso queira que o relatório seja realizado no dia agendado, independentemente do
projeto atrasar ou não, deve inserir como predecessora o INÍCIO DO PROJETO e como
sucessora o TÉRMINO DO PROJETO (Exemplo: Relatório Semanal 2);
-caso permita que o relatório seja atrasado de acordo com as tarefas predecessoras,
deve fazer a vínculação de forma normal. Predecessora Tarefa A e Sucessora Tarefa B
(Exemplo: Relatório Semanal 1);

6.1.3 Definição da duração das atividades

Para o “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi determinada a duração de cada

atividade executora, uma vez que as atividades marcos possuem duração zero e as
atividades resumo ou sumárias tem sua duração dependendo das atividades executoras
que se encontram em níveis a baixo e do tipo de vínculo entre essas atividades.

Tabela 6.3 – Duração das atividades executoras no Projeto Exemplo

A planilha de Tarefa após serem inseridas as durações das atividades executoras é

apresentada na Figura 6.3.

O regime de trabalho que é definido pelo calendário adotado é de grande

importância na hora de determinar a duração das atividades. Podem-se definir
calendários específicos para o projeto para uma atividade ou para um recurso.

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- Projeto: Todas as atividades do projeto obedecem ao mesmo calendário. No nosso

Projeto Exemplo, o calendário padrão é o CALENDÁRIO RPC.

- Atividade: Pode-se definir calendários específicos para determinadas tarefas, quando a

mesma só pode ser realizada em determinados dias ou não poder ocorrer em
determinados momentos. Para fornecer um calendário específico para uma tarefa, vá até
a Janela de Informações sobre a tarefa (Figura 6.5) Pasta Avançado e selecione o
calendário específico para essa tarefa.

- Recursos: A situação em que determinado recurso deve obedecer a calendário próprio

será abordada no item 9.2 Alocação de recursos.

Nota: Quando uma tarefa deve ser executada na forma de dias corridos, sm
necessidade de alteração de calendário, deve-se escrever a duração da atividade
seguida de dd. Assim uma tarefa que inicie na sexta e dure 3dd, terminará no
domingo.

6.1.4 Definição dos vínculos entre as atividades

O “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi detalhado, sendo definido o escopo, a

duração das atividades e a interdependência entre as tarefas, o que é mostrado na
compreende a EDT, que é apresentada na Tabela 6.4. Revise os tipos de vínculos no item
3.3 – Tipos de vínculos.
Atividades Atividades Atividades
Resumo Marco(Etapa) Executoras

Tabela 6.4 – Planilha de Tarefas com a Rede de PERT/CPM

Nota: Para análise do Caminho crítico que veremos no item 8.0 é de fundamental
importância que a rede esteja fechada, isto é, todas as atividades executoras possuam
uma predecessora e uma sucessora; além disso, as atividades Início e Término do
projeto só devem possuir sucessoras e predecesoras respectivamente. Para casos de
redes muito complexas, recomenda-se a criação de um filtro para verificar fechamento.

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A planilha de Tarefa após serem inseridas os vínculos entre as atividades

executoras é apresentada na Figura 6.4. Observe que ao inserir uma atividade como
predecessora de outra, a mesma é inserida como sua sucessora.
Recomenda-se que após concluir a entrada de dados no ME CADASTRO DE
PROJETOS RPC, ajustar a largura de cada coluna na tabela individualmente. Posicione o
ponteiro do mouse entre duas colunas e arraste para a esquerda ou direita como
fazemos no Excel. Você também pode dar um duplo clique na coluna e clicar no botão
"Melhor ajuste". Após esse ajuste salve e copie esse ME para o Organizador para
disponibilizar essa tabela ajustada para outros projetos.
Todas as informações referentes às atividades, acima referidas (Figura 6.4) ou
que ainda podem ser informadas na Janela Informações sobre a tarefa (Figura 6.5)
acessada dando um dublo clique sobre uma tarefa ou selecionando a tarefa e seguindo o
caminho Projeto – Informações sobre a tarefa.

Figura 6.5–Janela para entrada de informações sobre a tarefa

Dica: Deve-se tomar

muito cuidado ao
trabalhar com vínculo
do tipo II, Observe a
Figura 6.6, nela a
tarefa “C” possui um
vínculo do tipo II
com a tarefa “B”.
Com o andamento do
projeto, aparecerão
Figuras 6.6– Análise de vínculo tipo II entre as tarefas “B” e “C” problemas de
fechamento de rede.

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A rede pode ser

concluída sem que a
“B” seja totalmente
executada, pois o
término do projeto só
depende de “C”, que
depende, apenas de
“B” iniciar, sem a
obrigatoriedade de
“B” terminar.
Figuras 6.7– Análise de vínculo tipo II entre as tarefas “B” e “C”

Já na Figura 6.7, o problema foi resolvido ao inserir o vínculo TI entre o “TÉRMINO

DO PROJETO” e a tarefa “B”.

6.1.5 Restrição de datas

No cálculo do caminho crítico devem-se levar em consideração as possíveis

imposições contratuais, que especifiquem datas específicas de início e/ou término
diferentes das calculadas pela rede PERT, são chamadas datas programadas ou cravadas.
No Ms Project estas datas podem ser inseridas no projeto através da ferramenta
Restrições de datas, que pode ser acessada na pasta Avançado disponível em Menu
Projeto – Informações sobre a tarefa (Figura 6.8).

Figura 6.8 – Projeto – Informações sobre a tarefa

Para restringir uma tarefa deve-se selecioná-la e clicar duas vezes sobre a tarefa
ou seguir o caminho indicado acima (Projeto – Informações sobre a tarefa). Das duas
formas chegaremos a janela mostrada na Figura 6.8. Selecione a pasta Avançado.

As restrições disponibilizadas pelo Ms Project depende da situação da tarefa

dentro da EDT. Na janela (Figura 6.8) selecionamos a tarefa “Texto Preliminar”, onde se
pode trabalhar com as seguintes restrições:

- Prazo final: Estipula um prazo final para conclusão de uma tarefa. Esse prazo não
funciona como uma restrição inflexível (imposição) para a rede PERT, e serve para

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controle de uma atividade sem bloquear a agenda. Se a tarefa não for concluída até o
seu prazo final, o Ms Project exibirá um indicador.

- Deve iniciar em (DIE): É uma restrição inflexível (que associa uma tarefa a uma data
específica), que agenda a data de início de uma tarefa. A data inserida é repassada para
as datas de início antecipado, agendado e atrasado, que podem ser utilizadas em várias
ferramentas, em especial Análise PERT.

- Deve terminar em(DTE): também é uma restrição inflexível (que associa uma tarefa a
uma data específica), que agenda a data de término de uma tarefa. A data inserida é
repassada para as datas de término antecipado, agendado e atrasado.

- Não iniciar antes de (NIAD): também é uma restrição flexível (que não associa uma
tarefa a uma data específica), que agenda a data a partir da qual a tarefa deva iniciar.
Aqui não é definida uma data específica de início, mas sim um marco, antes do qual a
tarefa não pode iniciar.

- Não iniciar depois de (NIDD): também é uma restrição flexível (que não associa uma
tarefa a uma data específica), que agenda a data a partir da qual a tarefa não pode
iniciar. Aqui não é definida uma data específica de início, mas sim um marco, depois do
qual a tarefa não pode iniciar.

- Não terminar antes de (NTAD): também é uma restrição flexível (que não associa uma
tarefa a uma data específica), que agenda a data antes da qual a tarefa não pode
terminar. Aqui não é definida uma data específica de término, mas sim um marco, depois
do qual a tarefa deve terminar.

- Não terminar depois de(NTDD): também é uma restrição flexível (que não associa uma
tarefa a uma data específica), que agenda a data depois da qual a tarefa não pode
terminar. Aqui não é definida uma data específica de término, mas sim um marco, antes
do qual a tarefa deve terminar.

- O mais breve possível(OMBP): é uma restrição flexível (que não associa uma tarefa a
uma data específica) que agenda a tarefa para ser iniciada o mais breve possível. Essa é
a restrição padrão das tarefas, quando o agendamento é feito a partir da data de início
do projeto. Não se deve inserir uma data de início ou de término com essa restrição.

- O mais tarde possível (OMTP): é uma restrição flexível (que não associa uma tarefa a
uma data específica) que agenda a tarefa para ser iniciada o mais tarde possível, porém
antes do término do projeto. Essa é a restrição padrão das tarefas, quando o
agendamento é feito a partir da data de término do projeto. Não se deve inserir uma
data de início ou de término com essa restrição.

Em nosso Projeto Exemplo, vamos criar algumas restrições de acordo com a

Tabela 6.2 e observar o Gráfico de Gantt comparando as Figuras 6.10 e 7.16.

Atividade Restrição Data

1.3 Pesquisa Bibliográfica Deve iniciar em 13/04/05
1.4 Texto Preliminar Não iniciar antes de 19/04/05
1.7 Revisão Não terminar depois de 27/04/05
Tabela 6.2 – Tabela de restrições a serem simuladas no Projeto Exemplo

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Ao entrar com as restrições

acima citadas no Projeto Exemplo, o
Ms Project apresenta uma
mensagem de alerta sobre conflitos
entre as restrições agendadas e as
tarefas vinculadas.
Para solucionar o problema
criado o Ms Project fornece três
sugestões:
- Voltar atrás e cancelar a restrição;
- Alterar a restrição para evitar o
conflito;
- Permanecer com a restrição e as
conseqüências.
Figura 6.9 – Aviso de conflito de
agendamento

Ao criar uma restrição o Ms Project exibe na coluna indicadores da Planilha de tarefas

um alerta para a restrição criada.

Figura 6.10 – Gráfico de Gantt

6.2 FECHAMENTO DE REDE (CRIANDO FILTRO)

Como já visto em Nota no item 6.1.3, o fechamento de rede é de fundamental

importância na determinação do caminho crítico, que se caracteriza por:

- Atividades executoras: todas as atividades executoras devem possuir ao menos uma

atividade predecessora e uma sucessora;

- Atividades marco: em nosso Projeto Exemplo as tarefas marco são as de Início e

Término do Projeto. A atividade Início de Projeto só deve possuir sucessoras, enquanto a
Término de Projeto só deve possuir predecessora.

- Atividade resumo: nenhuma atividade resumo pode possuir vínculo com nenhuma outra
independentemente do tipo de atividade.

Até o momento foram realizadas as seguintes etapas:

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1) Configurações iniciais do projeto

2) Criação dos Modos de exibição de entrada e saída de dados
3) Definição do Escopo do Projeto
4) Definição da duração das atividades
5) Definição dos vínculos entre as atividades
6) Restrição de datas

Para verificar o fechamento da rede iremos criar um modo de Exibição (ME

VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC) que será uma cópia do ME CADASTRO DE
PROJETOS RPC com inclusão de um filtro de teste de fechamento de rede. Observe que
esse ME não se caracteriza como um elemento de entrada ou de saída de dados mais
como uma ferramenta de verificação.
Para criarmos nosso ME de fechamento de rede, realizaremos três etapas:
Etapa 1) Criar filtro FL VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC;
Etapa 2) Disponibilizar o filtro para outros projetos;
Etapa 3) Criar ME VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC.

A utilização de filtros é um recurso muito importante na interação entre o usuário

e o projeto por isso é de grande importância nas fases de acompanhamento e controle do
projeto, que veremos mais a frente.
Etapa 1) Criar filtro FL VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC

Figura 6.11 –
Caminho
para criação
de filtros

A Figura 6.11 apresenta o

caminho para criação do filtro
VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE
RPC. Clicando em Mais Filtros abre a
Janela Mais Filtros mostrada na
Figura 6.12.

Essa janela é semelhante às janelas para criação de tabela (Figura 5.31) e para
criação de Modos de Exibição (Figura 5.34). Aqui podemos criar um novo filtro, copiar ou
alterar uma já existente.
Em nosso Projeto Exemplo, iremos criar um novo filtro. Selecione tarefa, pois o
nosso filtro é para tarefas, e então clique em Novo, que abrirá a Janela Definir Filtro em
Projeto Exemplo (Figura 6.13).

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A janela mostrada na Figura

6.11, deverá ser preenchida com as
informações:

- Nome: FL VERIFICAR FECHAMENTO

DE REDE RPC;
- Caixa mostrar no Menu: desabilitar;
- Tabela: Tabela 6.3;

Após toda a configuração acima,

clique no botão OK para criar a tabela,
retornando a Janela da Figura 6.12.
Clique em Organizador para
disponibilizar o Filtro para outros
projetos, ou clique no botão Cancelar
para sair de Mais filtros.
Figura 6.12 – Janela Mais filtros

E/ou Nome do campo Teste Valores

Predecessora é igual a
Ou Sucessora é igual a
Tabela 6.3 – Tabela de campos do FL VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC

Figura 6.13 – Projeto – Filtro para todas as tarefas - Mais filtros - Novo

Etapa 2) Disponibilizar a tabela para outros projetos

Para disponibilizar essa tabela para qualquer outro projeto, pode-se também
seguir Ferramentas – Organizador que também abre a Janela Organizador (Figura 6.14).
Na Janela Organizador selecione a Pasta Filtros, no campo da direita o filtro que
se deseja copiar do arquivo Projeto Exemplo para o Global.mpt e clique em Copiar.
Clique no botão Cancelar para sair do Organizador.

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Figura 6.14– Ferramentas - Organizador

Etapa 3) Criação do modo de exibição

Seguindo o caminho Menu Exibir –

Mais Modos de exibição... é aberta a
Janela Mais Modos de Exibição (Figura
6.15), onde iremos criar uma novo
modo.
O ME que queremos criar é o ME
VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE
RPC. Ao clicar em Novo... abrirá a
Janela Definir Novo Modo de Exibição
(Figura 6.16). Nessa Janela, selecione
a opção Modo de Exibição único.

Figura 6.15 – Exibir – Mais modos de

exibição...

A janela Definição do Modo de Exibição

(Figura 6.17) aparece ao selecionar Modo
de exibição único na Figura 6.16.

Figura 6.16 – Exibir – Mais modos de

exibição...- Definir Novo Modo de Exibição

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Deve-se agora completar com as seguintes

informações:
- Nome: ME VERIFICAR FECHAMENTO DE
REDE RPC;
- Tela: Gráfico de Gantt;
- Tabela: TAB CADASTRO DE PROJETOS
RPC;
- Grupo: Nenhum grupo;
- Filtro: FL VERIFICAR FECHAMENTO DE
REDE RPC.

Figura 6.17 – Exibir – Mais modos de

exibição...- Definir Novo Modo de Exibição-
Modo de exibição único

Desabilite a caixa Realçar Filtro e Habilite a caixa Mostrar no Menu, pois queremos
acesso rápido a esse ME. Clicando em OK, para criar o ME e retornar para Janela da
Figura 6.15.
Clique agora no botão ou no Cancelar, para sair ou no Botão Organizador
para disponibilizar o ME para outros projetos.

Etapa 4) Disponibilizando o ME para outros projetos

Assim como para a ME CADASTRO DE PROJETOS RPC, também se recomenda

disponibilizar esse ME para outros projetos copiando para Global.mpt com auxílio do
Organizador.
Após criarmos o ME VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC, podemos acessá-lo
através do caminho: Exibir - ME VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC, para verificar o
fechamento da rede. O ME é mostrado na Figura 6.18.

Figura 6.18 – Exibir – ME VERIFICAR FECHAMENTO DE REDE RPC

A Figura 6.18 mostra todas as atividades que não possuem predecessora ou
sucessoras.
- As linhas 1,7 e 11 não possuem nenhum vínculo, o que está correto, pois são
atividades resumo.
- A linha 2 só possui sucessora, o que é correto, pois é uma atividade marco de início do
projeto.
- A linha 14 só possui predecessora, o que é correto, pois é uma atividade marco de
término do projeto.

Todas as demais atividades que não apareceram são atividades executoras e

devem possuir uma atividade predecessora e uma sucessora, não aparecendo no filtro.

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