Acompanhamento operacional das despesas

Custo é o gasto relativo que se tem com um bem ou serviço. É importante diferenciar os
gastos fixos e rotineiros dos gastos variáveis. Os custos na educação variam de acordo com o
número de alunos e com os dias letivos, entre outros.

E quais são os gastos fixos e os variáveis na alimentação escolar?

Gastos Fixos Gastos Variáveis

 Despesas administrativas  Gêneros alimentícios
 Gasto com remuneração  Equipamentos
 Aluguéis, quando houver  Utensílios
 Materiais de limpeza
 Materiais descartáveis
 Gás
 Consertos de equipamentos
 Outros insumos

Para facilitar, a Plataforma CONVIVA desenvolveu uma Ferramenta de Controle de Receitas e

Despesas. Mantenha o registro na ferramenta ou em planilhas de gastos e estabeleça metas
mensais. Somente assim será possível identificar os gastos desnecessários e saber quais
precisam de atenção especial. O domínio das técnicas de apuração de custos é fundamental
para uma gestão eficiente.

Principais erros

Você sabe quais são os principais erros cometidos na gestão de custos?

Não saber o valor dos estoques e não calcular o custo dos produtos e serviços são os erros mais
comuns na alimentação escolar.

Além disso, é preciso acompanhar o custo para produzir as refeições previstas, principalmente
porque os preços podem variar no mercado agropecuário. Isso afeta o gasto com alimentação,
principalmente se houver a necessidade de realizar novos processos de compra ao longo do
ano.

Como já visto na Aula 3, o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE) é o órgão

responsável pela transferência dos recursos do Governo Federal para a alimentação escolar.
Você viu também que os recursos do Pnae são complementares ao investimento dos
municípios que, às vezes, acabam assumindo a maior parte dos gastos com alimentação.

Vamos ver como se calcula o custo per capita de cada refeição?

 Como calcular o custo per capita da refeição / gêneros alimentícios

A previsão dos recursos para alimentação deve ser feita antes da preparação do cardápio, a
fim de verificar se o valor está dentro do que há disponível. Para isso, pode ser utilizado o
método abaixo:
Cardápio: macarrão com molho de tomate e queijo e salada de alface.

Na tabela abaixo, foi inserido o gênero alimentício, a quantidade per capita em quilo ou litro,
o preço do alimento em quilo ou litro e o valor per capita. No final, é realizada a soma de
todos os custos per capita.

Gênero Per capta (Kg/Lt) Preço (Kg/Lt) Preço Per capta

Macarrão 50 R$ 3,15 R$ 0,175

Extrato de tomate 20 R$ 5,80 R$ 0,116

Tomate 20 R$ 3,90 R$ 0,078

Queijo tipo mussarela 35 R$ 19,30 R$ 0,6755

Alface 40 R$ 4,50 R$ 0,18

Custo Total Per Capta R$ 1,22

Após calcularmos os custos da refeição, podemos fazer a seguinte análise:

Por exemplo:
1. O cardápio acima atende um aluno do ensino fundamental.
2. O custo levantado foi de R$ 1,22, mas a transferência realizada pelo FNDE é de
R$ 0,30. Logo, o valor que ainda falta é de R$0,92.
3. É necessário que o(a) profissional responsável conheça a origem dos recursos
para custear essa diferença. Ele(a) precisa saber se há previsão orçamentária e ter
informações sobre a disponibilidade financeira.

O setor responsável pela alimentação escolar deve estar em permanente contato com quem
cuida do orçamento e das licitações, estejam eles na Secretaria de Educação ou em outras
secretarias da Prefeitura. Ao longo do ano é possível que as receitas não sigam exatamente
aquilo que foi planejado no orçamento. Por isso, talvez seja necessário realizar mudanças
nas compras e no cardápio oferecido. Além disso, recomendamos acompanhar as receitas
pelo menos mensalmente, para verificar se o que está sendo gasto é o previsto no
orçamento.
 Como calcular o custo dos outros materiais

Para levantar o custo dos materiais descartáveis e de limpeza, utiliza-se o método abaixo:

Para calcular, some os valores gastos com todos os produtos de limpeza e descartáveis. Em
seguida, dívida pelo número de refeições que a unidade escolar atendeu no período, que
pode ser mensal ou quinzenal. Com isso, temos o valor per capita de gastos com esses
produtos. No exemplo acima, temos um adicional de R$ 0,02 ao mês por aluno.

Como vimos na Aula 2, para realizar um controle eficaz dos custos da alimentação escolar, é
indispensável ter uma planilha. Ela deve conter todos os gastos envolvidos na produção da
refeição da unidade escolar.

Outros custos para acompanhar:

 Produtos utilizados na produção da refeição (gêneros alimentícios, descartáveis,

produtos de limpeza).
 Mão de obra (salários, encargos e benefícios envolvidos no mês).
 Despesas gerais, ou seja, todos aqueles custos que foram diretamente utilizados na
alimentação escolar: telefone, energia, aluguel, segurança e vigilância, transporte, gás,
aquisição de uniformes, equipamentos e utensílios, dedetização, investimento em
estruturas, gastos com treinamentos e demais.

Ao fechar o mês, não deixe de usar o estoque final. Se sobrar algum produto que não foi
utilizado, deve ser armazenado para o mês seguinte, respeitando os prazos de validade.

Gestão de custos na terceirização

Em caso de terceirização, a responsável pela gestão dos estoques é a empresa vencedora da

licitação. A administração municipal deve acompanhar a execução do contrato e fiscalizar
com frequência, não apenas a qualidade das refeições, mas também estoques, prazos de
validade dos produtos, etc.

E você sabe como acompanhar o custo na terceirização? Observe:

 Gestão totalmente terceirizada:

 O custo contabilizado é o valor pago à empresa terceirizada vencedora da licitação.
 Gestão parcialmente terceirizada:

As merendeiras, por exemplo, são da Prefeitura e a aquisição de todos os itens para a

alimentação é por conta da empresa. Neste caso, deve-se somar o custo investido em mão
de obra e benefícios com o valor pago à terceirizada.

O(a) representante da Prefeitura tem a obrigação de fiscalizar e garantir que o contrato

assinado com a empresa contratada seja cumprido integralmente.