COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA DO AD-P-SGI-00-005-00

SGI E CONSULTA E PARTICIPAÇÃO DOS

TRABALHADORES Data: 17/11/2021

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1 Introdução

Determinar a sistemática de comunicação interna e externa do SGI, e de consulta e participação dos trabalhadores objetivando a
avaliação de desempenho e ações de melhoria contínua de gestão do SSO.

2 Definições

Parte Interessada: pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada ou se perceber afetada por uma decisão ou atividade.
"Se perceber afetada" significa que a percepção foi levada ao conhecimento da organização. Exemplos: Clientes, comunidades,
fornecedores, órgãos regulamentadores, organizações não governamentais, investidores e funcionários;

Comunicação Ativa: Comunicação interna ou externa realizada pela empresa de forma voluntária (ex: informações remetidas
voluntariamente à matriz sobre o desempenho ambiental e ou ocupacional da empresa);

Comunicação Passiva: Comunicação interna ou externa realizada por partes interessadas e que devem ser analisadas e
respondidas (ex: sugestões, reclamações, solicitações de informações, etc.);

Trabalhador: Pessoa que realiza o trabalho ou atividades relacionadas ao trabalho que estão sob o controle da organização;

Participação: Envolvimento na tomada de decisões;

Consulta: Busca de opiniões antes de tomar uma decisão.

3 Descrição

3.1 Consulta e Participação dos Trabalhadores

O mecanismo de consulta e participação é realizado através da CIPA (representante dos trabalhadores), onde é considerado
o tempo, treinamento e recursos necessários para consulta e participação.

Essa decisão da ADCOMP, se deu pelo fato da CIPA ser uma comissão formada por membros escolhidos pelos próprios
funcionários através de eleições, comprovando sua participação direta na escolha através desse mecanismo.

Todos os anos, no início do processo eleitoral da CIPA, os funcionários são relembrados, via comunicações internas e
treinamentos modulares do SGI, que a escolha de seus representantes relativos a SSO se dará através da própria eleição da CIPA.
Isso é feito justamente para levar os funcionários à uma reflexão, para que os votos sejam efetivamente direcionados aos colegas
que demonstrem ter o perfil adequado para atuação neste tipo de comissão, e podendo assim atuar como seus representantes.

Encerrado o processo eleitoral, os representantes eleitos, bem como os indicados pela empresa, são apresentados aos demais
trabalhadores através de comunicações ativas (com os nomes e fotos) via Quadros de Aviso, buscando com isso que a
composição da CIPA seja amplamente reconhecida por todos.

A ADCOMP fornece acesso oportuno a informações claras, compreensíveis e relevantes sobre o sistema de gestão de SSO,
através de quadros de gestão a vista e procedimentos de SSO.
A determinação e remoção de obstáculos ou barreiras à participação e diminuição aqueles que não podem ser removidos é
definida no item 3.2 Nota 1. A ADCOMP possui o código de ética do Grupo ADCOMP, o qual define sistemática para evitar
represálias ou ameaças de represálias e políticas ou práticas que desencorajem ou penalizem a participação dos trabalhadores.

Ao realizar consulta de trabalhadores de níveis não gerenciais, a ADCOMP considera os itens abaixo:

 Determinação das necessidades e expectativas das partes interessadas;

 Estabelecimento da política de SSO;
 Atribuição das funções, responsabilidades e autoridades organizacionais, como aplicável;
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 Determinação de como cumprir os requisitos legais e outros requisitos;

 Estabelecimento de objetivos de SSO e planejamento de seu atingimento;
 Determinação de controles aplicáveis de terceirização, aquisição e contratados;
 Determinação do que precisa ser monitorado, medido e avaliado;
 Planejamento, estabelecimento, implementação e manutenção de programas de auditoria;
 Garantia da melhoria contínua.

Ao realizar a participação de trabalhadores de níveis não gerenciais, a ADCOMP considera os itens abaixo:

 Determinação dos mecanismos para sua consulta e participação;

 Identificação dos perigos e avaliação dos riscos e oportunidades (via LOR e LPRO);
 Determinação de ações para eliminar os perigos e reduzir os riscos de SSO;
 Determinação de requisitos de competência, necessidade de treinamento, treinamentos e avaliação de treinamento ligadas
diretamente aos requisitos de SSO, que podem ser tanto provenientes de requisitos legais, ligados diretamente à constituição e
manutenção da CIPA, quanto de requisitos de SSO provenientes de necessidades da ADCOMP, e que são descritos no
procedimento “Gestão de Competências”;
 Determinação do que precisa ser comunicado e como isso será feito, conforme descrito neste procedimento;
 Determinação de medidas de controle e sua efetiva implementação e uso;
 Investigação de incidentes e não conformidades e determinação de ações corretivas.

A consulta e participação dos trabalhadores é realizada a cada 6 meses, ou antes disso quando a área de SGI considerar
pertinente, sendo registrada em ata de reunião da CIPA para os tópicos identificados acima. Os inputs provenientes das consultas
e participações dos trabalhadores são avaliados criticamente com relação a sua aplicação e a resposta a este input é comunicado
na reunião posterior. A área de SGI é a responsável por introduzir essas decisões na documentação do sistema de gestão.

A Alta Direção comunica os resultados relevantes das análises críticas da gestão aos trabalhadores e seus representantes através
da CIPA.

3.2 Comunicação

As comunicações na ADCOMP podem ocorrer dos seguintes modos:

Quanto ao Estímulo
Ativa Passiva
Quanto à Origem

Externa Interna

Vide item 3.4 deste Vide item 3.1.1 deste

procedimento procedimento

Vide item 3.3 deste Vide item 3.2.1 deste

procedimento procedimento

QUADRO DE COMUNICAÇÕES DO SGI

Tipo de Quando Com quem se
Abrangência O que comunicar? Quem comunica? Como comunicar?
comunicação comunicar? comunicar

3.1.1. Ambiental / Sempre que receber Funcionários

Preocupação de Partes
Comunicação Ocupacional / uma comunicação Pessoas atuando em Comunicação Interna e Externa SGI
Interessadas Internas
Interna Passiva Qualidade interna nome da empresa

3.2.1 Sempre que receber Vizinhos e outras

Ambiental / Preocupação de Partes
Comunicação uma comunicação partes interessadas Comunicação Interna e Externa SGI
Ocupacional Interessadas Externas
Externa Passiva externa externas

3.3 Ambiental / Partes interessadas

Políticas Continuamente SGI https://ad-composites.com/
Comunicação Ocupacional / externas
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Externa Ativa Qualidade

3.3 Alta Direção /
Acidente Ambiental com
Comunicação Ambiental Quando Acontecer Equipe SSMA Relatório Responsável pelo Meio
autuação pela CETESB
Externa Ativa Ambiente - ADCOMP

3.3 Alta Direção /

Ambiental/
Comunicação Indicadores Trimestral SGI E-mail / Relatório Corporativo Responsável pelo Meio
Ocupacional
Externa Ativa Ambiente - ADCOMP
3.3 Melhorias Ambientais relativas
Funcionários e seus
Comunicação Ambiental aos Aspectos Ambientais Quando Acontecer SGI Open House / Revista
familiares
Externa Ativa Significativos

A ADCOMP não comunicará

externamente os aspectos ambientais
Informações sobre potenciais
significativos associados ao processo,
impactos ambientais
transporte, entrega, uso, tratamento, pós
3.3 significativos associados com o
Requerido por uso e disposição final de seus produtos e Partes interessadas
Comunicação Ambiental transporte ou entrega, uso, SGI
requisito legal serviços. externas
Externa Ativa tratamento pós-uso e disposição
Quando requerido por requisito legal a
final dos seus produtos e
ADCOMP realiza resposta de
serviços
comunicação através de Carta, oficio,
etc.

3.3 - 3.4
Ambiental / Partes interessadas
Comunicação Mudanças ocorridas no sistema Quando ocorrerem
Ocupacional/ SGI Gestão de Mudanças internas e externas
Interna / Externa de gestão mudanças
Qualidade afetadas
Ativa
Sinalização nas Áreas Produtivas
Sempre que receber
3.4
Ambiental / Informações ambientais e um visitante que Instruções apresentadas pelo guia da Visitantes com acesso
Comunicação SGI
Ocupacional ocupacionais terá acesso às áreas visita às áreas de produção
Interna Ativa
de produção
FIlme de Integração para visitantes
Manual de Atividades Contratadas e
Sempre que Sub-Contratadas
3.4 Regras básicas sobre o Sistema contratar um Terceiros que trabalham
Ambiental /
Comunicação de Gestão Ambiental e terceiro para SGI continuamente dentro
Ocupacional Placas de Sinalização
Interna Ativa Ocupacional trabalhar dentro da da empresa
empresa
FIlme de Integração para Visitantes

Integração de novos colaboradores

Treinamentos
Funcionários e
3.4 Regras Bbásicas sobre o Sistema
Ambiental / Terceiros que trabalham
Comunicação de Gestão Ambiental e Continuamente Equipe Comunicação E-mail
Ocupacional continuamente dentro
Interna Ativa Ocupacional
da empresa
Quadro de Aviso

Placas de Sinalização

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Tipo de Quando Com quem se

Abrangência O que comunicar? Quem comunica? Como comunicar?
comunicação comunicar? comunicar
Clientes e outras
3.2 Preocupação de Partes Sempre que receber
partes interessadas
Comunicação Qualidade Interessadas Externas / uma comunicação Via e-mail SGI
externas (via
Externa Passiva Reclamações externa
ADCOMP)
3.3 Alta Direção / Matriz
Comunicação Qualidade Indicadores da Qualidade Semanal Gestor Controladoria Dashboard – Weekly Meeting (Responsável por
Externa Ativa Operações)
3.3 / 3.4
Comunicação Melhorias / Projetos ligados ao Equipe de Funcionários e seus
Qualidade Quando Acontecer Open House / Revista
Interna / Externa tema Qualidade Comunicação Interna familiares
Ativa
Funcionários e
3.4 Qualidade, Gestores de
Terceiros que trabalham
Comunicação Ambiental e Indicadores Mensal processos/ Quadros de Gestão à vista
continuamente dentro
Interna Ativa Ocupacional Multiplicadores
da empresa
3.4 Qualidade, Responsabilidades e autoridades Documentação do SGI (Manual,
Funcionários e
Comunicação Ambiental e das funções / papéis pertinentes Continuamente Equipe SGI&EHS Procedimentos, PTs, etc) e
Terceiros
Interna Ativa Ocupacional ao SGI treinamentos correlatos

Nota 1: a ADCOMP leva em consideração os aspectos como gênero, idioma, cultura, alfabetização e incapacidade ao considerar
as necessidades de comunicação.

 Gênero: as comunicações são realizadas independentemente do gênero, considerando todos iguais.

 Idioma: a comunicação interna é realizada na língua portuguesa. Nos casos de trabalhadores estrangeiros as
comunicações serão realizadas verbalmente por outro trabalhador falante da língua. As sinalizações nos locais de trabalho são
preferencialmente realizadas através de figuras. Para acesso as instalações da ADCOMP é requerida a presença de um
funcionário falante da língua como acompanhante. No caso de comunicação externa, quando requerido, esta pode ser feita na
língua do receptor ou em inglês.

 Cultura: as comunicações são feitas de forma a evitar regionalismos, de forma a garantir a compreensão de seu conteúdo
independente de sua cultura ou origem. Quando aplicável são inseridas na comunicação figuras ilustrativas para facilitar a
compreensão ao usuário (exemplo: política de SSO)

 Alfabetização: não há na ADCOMP colaborador ou temporário que não seja alfabetizado. Caso venham a existir terceiros
não alfabetizados a ADCOMP adotará a comunicação verbal como meio de difusão da informação.

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3.1.1 - Logigrama – Comunicação Interna Passiva

Assunto Ambiental e ou
Ocupacional relevante

1-Preencher o formulário de
Comunicação
oe
Comunicaçã Interna
Externa

2-Avaliar a comunicação e
coordenar as ações pertinentes

Si
m Abrir Ação Corretiva /
Preventiva
3-É necessária a abertura de Ação
Corretiva / Preventiva?

Não

4-Elaborar as respostas das

comunicações

5-Encaminhar as respostas às partes

interessadas e arquivar cópias das
comunicações para controle e
histórico

Fim

(Quem) Área (função)

N° (Quando) (Como)
Responsável

Em certas circunstâncias, o atendimento às preocupações das partes

interessadas pode incluir informações pertinentes sobre os impactos
ambientais / riscos ocupacionais associados às operações da empresa
Qualquer funcionário e assuntos relacionados à Qualidade.
01 Sempre que julgar relevante
ADCOMP

Encaminhar a comunicação para o SGI

02 SGI Sempre que receber uma Comunicação Interna -

Sempre que se queira identificar a causa de um

problema e implementar ou modificar os
SGI Quando aplicável, usar Ação Corretiva
controles existentes para se evitar a repetição
03 do desvio relatado na comunicação

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04 SGI Sempre que receber uma Comunicação Interna Caso necessário, envolver a Alta Administração

05 SGI Sempre que receber uma Comunicação Interna Encaminhar a resposta ao Solicitante em até 10 dias.

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3.2.1 Logigrama - Comunicação Externa Passiva Ambiental e Ocupacional

Recebimento de
Comunicação Externa
Via telefone
Via e-mail, oficio, carta, fone, etc.

2-Enviar a informação para a

1-Registrar a Comunicação
área correspondente
Externa recebida no Formulário
dependendo do assunto
de Comunicação
comunicado

Comunicação Interna e
Externa

3-Entrar em contato com o solicitante

afim de confirmar dados ou tirar
dúvidas referentes à comunicação

4-Avaliar as comunicações externas e

coordenar as ações relativas a elas

Sim

Abrir Ação Corretiva /

Preventiva
5-É Necessário Abrir uma Ação
Corretiva / Preventiva?
Não
6-Elaborar as respostas das
comunicações e as submeter aos
aprovadores constantes nas
comunicações externas

7-Encaminhar as respostas às partes

interessadas e arquivar cópias das
comunicações para controle e
histórico

Fim

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Xxxxxxx Xxxxxxx Revisão: 00

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(Quem) Área (função)

N° (Quando) (Como)
Responsável

Qualquer funcionário da Sempre que receber uma Comunicação Comunicação Interna e Externa
01
ADCOMP Ambiental Externa (será preenchido quando o solicitante julgar necessário)

Sempre que julgar necessário obter informações

02 Área de GQ & SSMA -
complementares junto à parte interessada
03 Área de GQ & SSMA - -

Sempre que ocorrer um desvio em relação ao

cumprimento da legislação, da Política
Ambiental e Ocupacional ou das normas NBR
04 Área de GQ & SSMA Quando aplicável, usar Ação Corretiva.
ISO 14001 / ISO 45001, ou sempre que ocorrer
uma reclamação procedente relativa às Áreas
ambiental e ocupacional

Sempre que receber uma Comunicação Externa

05 Área de GQ & SSMA -
Ambiental ou Ocupacional procedente

Sempre que receber uma Comunicação Externa

06 Área de GQ & SSMA -
Ambiental ou Ocupacional procedente

Observação: As comunicações externas provenientes de Clientes, cujo assuntos esteja relacionado a temas da Qualidade, são
primeiramente triadas pela área de GQ, que caso julgar necessária uma análise técnica, deverá acionar, via e-mail, para que seja
dada a tratativa de análise e geradas ações corretivas.

Notas:
1. Comunicações verbais e escritas realizadas pelos Órgãos de Controle Ambiental ou referente ao Ministério do
Trabalho e demais Órgão Públicos e/ou fiscalizadores devem ser tratadas com prioridade. Sempre que realizada verbalmente,
estas comunicações necessitam ser registradas no Formulário “Comunicação Interna e Externa”.

Nota: Em casos de visitas, reuniões, inspeções ou quaisquer interações com órgãos públicos deve ser gerado, além do formulário,
um registro (ata, memorando) contendo os assuntos pertinentes, bem como a identificação dos participantes, sendo
imprescindível a presença de no mínimo dois funcionários ADCOMP. Caso o órgão público gere um registro e forneça uma
cópia para a ADCOMP, não sendo obrigatório gerar registro próprio. Os Órgãos Públicos acima citados podem estar
relacionados, por exemplo, aos temas: Legislação Trabalhista, Segurança Patrimonial, entre outros.

2. Todos os funcionários devem cooperar com os fiscais dos Órgãos Oficiais da Área Ambiental e Ocupacional. Eles
devem ser acompanhados nas visitas pelo Engenheiro de Segurança do Trabalho ou pessoa por ele designada.

3. Realizar o registro de partes interessadas independentemente do grau de sigilo da informação.

Nota: Restringir o acesso ao registro somente quando este for categorizado como sigiloso pelo Departamento Jurídico da
ADCOMP, porém o registro terá a mesma tratativa no sistema.

Todas as comunicações são registradas no formulário Comunicação Interna e Externa.

3.3 Comunicação Externa Ativa

A disponibilização pública das Políticas da ADCOMP ocorre através dos seguintes canais:
 Website (https://ad-composites.com/).

A ADCOMP realiza comunicação levando em consideração os requisitos legais e outros requisitos (exemplo: comunicação de

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CAT, acordo coletivo, SESMT, mapas de controle de produtos químicos controlados, resultados de análises químicas de água
potável, dados ao IBGE, dados de posse da CIPA)

3.4 Comunicação Interna Ativa

A divulgação dos procedimentos operacionais para funcionários e pessoas atuando em nome da empresa é realizada através da
sistemática de treinamento estabelecida no documento Gestão de Competências.

Funcionários e pessoas atuando em nome da empresa são integrados em assuntos de Meio Ambiente, conforme rotina
estabelecida no documento Gestão de Competências.

A Alta Direção da ADCOMP elegeu as Reuniões Mensais da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) como o fórum
para envolvimento dos colaboradores e pessoas atuando em nome da ADCOMP, tanto no desenvolvimento e revisão da Política
de Gestão Integrada e seus O&M, quanto dos procedimentos de gestão de perigos e riscos.

Através do processo de constituição e manutenção da CIPA, quadros de aviso, informativos internos, treinamentos e integração /
reciclagem, os colaboradores são comunicados sobre:
 Como eles são representados em questões de segurança e saúde ocupacional; e
 Quem são seus representantes de SSO e também os nomeados pela Alta Direção.

As Reuniões Mensais da CIPA devem ser utilizadas também para divulgar os acordos realizados e efetuar consultas aos
envolvidos quando ocorrerem mudanças que afetem a segurança e a saúde no local de trabalho.

Os colaboradores devem ser comunicados com relação às mudanças que possam afetar a segurança no local do trabalho através
deste canal, dos quadros de aviso, e-mails e também dos procedimentos operacionais.

O formulário “ Gestão de Mudanças” também deve ser utilizado para gerenciar mudanças no local de trabalho.

A comunicação interna das Políticas da ADCOMP, e também dos Objetivos e Metas, ocorre por ocasião do processo de
integração, descrito no procedimento Gestão de Competências, Quadros de Aviso e Intranet.

As informações de Qualidade, Segurança, Saúde e Meio Ambiente são disponibilizadas através de Quadro de Aviso nas áreas de
abrangência.
Sendo elas:
 Políticas de Gestão Integrada;
 Objetivos da Qualidade, Ambientais e Ocupacionais pertinentes;
 Aspectos Ambientais Significativos e os Impactos Ambientais reais ou Potenciais associados com seu trabalho;
 Perigos e Riscos Ocupacionais reais ou potenciais associados com seu trabalho;
 Acesso as FISPQ’s (cuidados no manuseio e utilização de produtos químicos);
 Como realizar uma Comunicação Interna (Ambiental, Ocupacional e da Qualidade);
 Coleta Seletiva;
 Uso de EPIs;
 Contribuição para a eficácia do Sistema de Gestão Ambiental e Ocupacional, incluindo os benefícios de desempenho
melhorados;
 Implicações de não estar conforme com os requisitos do Sistema de Gestão Ambiental e Oocupacional, a Política e os
Requisitos Legais e outros requisitos da ADCOMP;
 Atendimento a Emergências.

Nota: A atualização e divulgação das informações nos Quadros de Aviso são de responsabilidade do setor SSMA e das
áreas correlatas, no caso dos Indicadores dos processos.

Informações ambientais e ocupacionais são comunicadas para visitantes que terão contato com as áreas produtivas através de:
 Palestras de Integração;
 Sinalização nas Áreas de Serviços;
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TRABALHADORES Data: dd/mm/20xx

Xxxxxxx Xxxxxxx Revisão: 00

Elaborado: Aprovado:
Xxxxxxx Xxxxxxx Páginas: 10 / 10

 Folheto com Instruções para Visitantes.

Nota: Nenhum visitante poderá ir aos locais de produção sem que esteja acompanhado por um guia, que neste caso deve ser um
funcionário da empresa que já esteja integrado com os assuntos ambientais e ocupacionais pertinentes.

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