Organização e Gestão da Empresa

Alexandre Cruz e Cunha

18.10.2014

Pós Graduação em Sistemas Integrados de Gestão

Organizar
 PLANEAR

CONTROLAR ORGANIZAR

LIDERAR

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Organização

 Processo de estabelecer relações entre as pessoas e os

recursos disponíveis tendo em vista os objetivos que a
empresa se propõe atingir.

 É responsabilidade da Gestão, estruturar a organização

de forma a cumprir a missão e a estratégia.

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Organização

O processo da organização desenvolve-se tendo em conta:

 As condicionantes do ambiente externo e interno

 Os objetivos da organização
 A estrutura organizacional que melhor se adapte
 O tipo de funções ou atividades necessárias para o efeito

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O que dizem as normas
NP EN ISO 9001:2008

 5.5 Responsabilidade, autoridade e comunicação

 5.5.1 Responsabilidade e autoridade
A gestão de topo deve assegurar que as responsabilidades e as autoridades
são definidas e comunicadas dentro da organização.

 5.5.2 Representante da gestão

A gestão de topo deve designar um membro da gestão da organização que,
independentemente de outras responsabilidades, deve ter responsabilidade
e autoridade que incluam:
a) assegurar que os processos necessários para o sistema de gestão da
qualidade são estabelecidos, implementados e mantidos;
b) reportar à gestão de topo o desempenho do sistema de gestão da
qualidade e qualquer necessidade de melhoria;
c) assegurar a promoção da consciencialização para com os requisitos do
cliente em toda a organização.

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O que dizem as normas
NP EN ISO 9001:2008

 6.2.2 Competência, formação e consciencialização

A organização deve:
a) determinar a competência necessária para o pessoal que desempenha
trabalho que afecta a conformidade dos requisitos do produto;
b) onde aplicável, proporcionar formação ou empreender outras acções para
atingir a competência necessária;
…

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O que dizem as normas
NP EN ISO 14001:2012

 4.4.1 Recursos, atribuições, responsabilidades e

autoridade
…
As atribuições, as responsabilidades e a autoridade devem ser definidas,
documentadas e comunicadas, de forma a proporcionar uma gestão
ambiental eficaz.
A Gestão de topo da organização deve nomear um ou mais representantes
específicos que, independentemente de outras responsabilidades, deve(m)
ter atribuições, responsabilidades e autoridade definidas, para:
a) assegurar que o sistema de gestão ambiental é estabelecido,
implementado e mantido, em conformidade com os requisitos da presente
Norma;
b) relatar à Gestão de topo o desempenho do sistema de gestão ambiental,
para efeitos de revisão, incluindo recomendações para melhoria.

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O que dizem as normas
NP EN ISO 14001:2012

 4.4.2 Competência, formação e sensibilização

A organização deve assegurar que qualquer pessoa que execute tarefas
para a organização ou em seu nome, que tenham potencial para causar
impacte(s) ambiental(is) significativo(s) identificado(s) pela organização, é
competente com base numa adequada escolaridade, formação ou
experiência.
…

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O que dizem as normas
OHSAS 18001:2007

 4.4.1 Recursos, atribuições, responsabilidade, obrigações

e autoridade
A responsabilidade final da segurança e saúde do trabalho e do sistema de
gestão da segurança e saúde do trabalho reside na gestão de topo.
A gestão de topo deve demonstrar o seu comprometimento para:
…
b) definir atribuições, atribuir responsabilidades e obrigações e delegar
autoridade, de modo a facilitar a efectiva gestão da SST; as atribuições,
responsabilidades, obrigações e autoridade devem ser documentadas e
comunicadas.

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O que dizem as normas
OHSAS 18001:2007

 4.4.1 Recursos, atribuições, responsabilidade, obrigações

e autoridade
A organização deve nomear um ou mais membros da gestão de topo com
responsabilidade específica para a SST que, independentemente de outras
responsabilidades, deve ter funções e autoridade definidas para:
a) assegurar que o sistema de gestão da SST é estabelecido, implementado
e mantido em conformidade com os requisitos desta Norma;
b) assegurar que os relatórios acerca do desempenho do sistema de gestão
da SST são apresentados à gestão de topo para análise e utilizados como
base para a melhoria do sistema de gestão da SST
…

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O que dizem as normas
OHSAS 18001:2007

 4.4.1 Recursos, atribuições, responsabilidade, obrigações

e autoridade
…
Todos os elementos com responsabilidades de gestão devem demonstrar o
seu compromisso para com a melhoria contínua do desempenho da SST.
A organização deve assegurar que as pessoas nos locais de trabalho
assumem as responsabilidades para com os aspectos de SST sobre os
quais possuem controlo, incluindo a adesão aos requisitos aplicáveis de SST
da organização.

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O que dizem as normas
OHSAS 18001:2007

 4.4.2 Competência, formação e sensibilização

A organização deve assegurar que qualquer pessoa que esteja sob seu
controlo e que execute tarefas que possam causar impacte(s) na SST, é
competente com base numa adequada escolaridade, formação ou
experiência, e deve manter os registos associados..
…

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O que dizem as normas
SA8000: 2008

 Management Representative
9.2 The company shall appoint a senior management representative who,
irrespective of other responsibilities, shall ensure that the requirements of this
standard are met.

 SA8000 Worker Representative

9.3 The company shall recognize that workplace dialogue is a key component
of social accountability and ensure that all workers have the right to
representation to facilitate communication with senior management in matters
relating to SA8000. In unionised facilities, such representation shall be
undertaken by recognized trade union(s).
Elsewhere, workers may elect a SA8000 worker representative from among
themselves for this purpose. In no circumstances, shall the SA8000 worker
representative be seen as a substitute for trade union representation.

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Organigrama

 O Organograma (forma estrutural) é o método que melhor

expressa o desenho organizacional.

 É um esquema geral que agrega e define as relações

entre serviços, os canais de comunicação e a hierarquia
da organização.

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Organigrama

O Organograma permite identificar os resultados da divisão

do trabalho e da especialização, materializados numa dupla
diferenciação interna:

 Diferenciação vertical, expressa numa cadeia de

comando;
 Diferenciação horizontal, expressa uma determinada
estrutura de departamentos ou áreas

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Critérios para o desenho organizacional

 Organizar partindo das necessidades identificadas no

negócio;
 Orientar a organização para as necessidades do Cliente;
 Reduzir hierarquia por forma a que quem serve o Cliente
tenha informação, recursos e liberdade para atuar;
 Permitir flexibilidade para a alteração de procedimentos
que envolvam os requisitos do Cliente;
 Reduzir ciclos de tempo para tomar decisões e obter o
trabalho feito;
 Simplificar trabalho e reduzir burocracia;

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Critérios para o desenho organizacional

 Facilitar a prestação de resultados das pessoas e das

equipas pelo trabalho realizado;
 Suportar a melhoria e redesenho dos processos;
 Reduzir as fronteiras na organização;

 Facilitar o entendimento do Cliente sobre como

trabalhamos e produzimos resultados !

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Estruturas Organizacionais

 Hierárquica Simples
 Hierárquica por funções
 Matricial (ou por projetos)
 Por produtos
 Geográfica
 Multidivisional
 Rede/Biológica

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 Estruturas Organizacionais

Hierárquica Simples Administração

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 Estruturas Organizacionais

Hierárquica por funções

Administração

Diretor Diretor Diretor

Diretor Técnico
Administrativo Financeiro Comercial

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 Estruturas Organizacionais

Matricial (ou por projetos) – Estrutura Informal

Adm

Comercial Dep.
Recursos Desenvol-
e
Humanos vimento Financeiro
Marketing

Atividades de apoio a

Atividades de apoio a

Atividades de apoio a

Atividades de apoio a
Projeto 1

projetos

projetos

projetos

projetos
Projeto 2

Projeto 3
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 Estruturas Organizacionais

Por produtos / por geografia

Administra
ção

Direção
Direção Direção de Direção de
Função Financeira Produção Marketing
Recursos
Humanos

Vinho do Vinhos de
Produto Porto
Brandies
mesa

Mercado Exportaçã Zona Zona

Área Geográfica Interno o Norte Centro
Zona Sul

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 Estruturas Organizacionais

Multidivisional

Administração

Área de Área de Área de

Negócio 1 Negócio 2 Negócio 3

Recursos
Marketing Financeiro Engenharia
Humanos

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 Estruturas Organizacionais

Rede / Biológica
Virtualização

Teletrabalho

Outsourcing

Novas
tecnologias
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Autoridade de linha, de staff e funcional

 Autoridade de linha representada pela cadeia de

comando, começando no gestor de nível mais elevado e
descendo pelos vários níveis hierárquicos até ao último
elo da cadeia.

 Autoridade de staff é a autoridade dos departamentos,

grupos ou indivíduos que apoiam os gestores de linha no
aconselhamento e assistência em áreas especializadas.

 Autoridade funcional é o direito que é conferido a uma

pessoa ou a um departamento para controlar processos
específicos, práticas, políticas ou outros aspetos relativos
a atividades.
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Estrutura de Staff

Diretor Geral

Staff

Direções

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A escolha da estrutura

Fatores que determinam a escolha de uma estrutura:

 A influência da dimensão;
 A influência da estratégia;
 A influência da tecnologia;
– Sistemas de produção unitária: estruturas achatadas facilitam a
comunicação que é necessária.
– Tecnologias mais complexas de produção em massa e por
processamento: estruturas hierarquizadas.

 A influência do meio envolvente.

– Ambiente estável e previsível: organizar em bases permanentes
– Ambiente instável e turbulento: organizar em bases mais
flexíveis.

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Sintomas das estruturas inoperantes

 Falta de coordenação: Projetos transversais não são

terminados, áreas com responsabilidades pouco claras,
algumas áreas isoladas;

 Conflitos constantes entre áreas / grupos;

 Funções indefinidas: Indivíduos ou áreas sem saber o que

se espera deles; situações em que há incerteza sobre
onde acaba o trabalho de um e começa o de outro;

 Recursos desaproveitados: Recursos alocados fora dos

locais onde são necessários; Especialistas sub-
aproveitados; 28
Sintomas das estruturas inoperantes

 Problemas de Workflow: Processos pesados que inibem a

fluência do trabalho na organização;

 Fraca capacidade de resposta: resposta lenta à

necessidades de mercado ou transformações de ordem
vária;

 Multiplicação de estruturas : Excessiva dependência das

“taskforce’s” para lidar com novos desafios;

 Incapacidade de realização profissional: Existem poucas

oportunidades para a realização profissional dos
indivíduos na organização; baixa motivação. 29
Autoridade e Responsabilidade

 Autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na

execução das tarefas ou desempenho de certos deveres
tendo em vista a prossecução dos objetivos da
organização.

 Responsabilidade é a obrigação de realizar

determinadas funções que se encontram atribuídas a um
indivíduo ou equipa.

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Delegação

 A delegação é o processo de atribuir a alguém a

responsabilidade do exercício de uma atividade e a
correspondente autoridade necessária para o efeito.

 Contudo, qualquer que seja o grau de responsabilidade

transferida, essa transferência não traduz nunca qualquer
redução da responsabilidade do gestor que a transfere
(cumprimento das atividades dentro dos standards
definidos).

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 Condição de sucesso para uma
delegação efetiva (Empowerment)

Foi dada
Autoridade
?
Foi assumida a
responsabilidade
?
pessoas resultados
recursos

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Técnicas de delegação

 Clarificar conceitos > Responsabilidade, Autoridade e

Delegação
 Aplicar regra de ouro > Não faças tu próprio o que os
outros podem fazer por ti !
 Planeamento > Definir critérios, objetivos e timings; obter a
aceitação
 Controlo > Definir controlos efetivos
 No início controlos mais apertados, depois relaxar um pouco;
 Quando se ganha experiência, incentivar o autocontrolo;
 Caso os resultados não sejam satisfatórios, retirar delegação, treinar
e fazer coaching para melhorar performance.

 Diálogo > Encorajar o diálogo construtivo

 Premiar > Os bons resultados devem ser encorajados
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O que delegar

Delegar Não delegar

• Rotinas • Decisões que afetem pessoas

• Trabalho repetitivo
• Trabalho técnico para o qual
estejam criadas as
competências
que lhe reportam
• Tarefas que sejam da sua
competência exclusiva
• Trabalho técnico para a qual
não estejam criadas as
competências
• Trabalho que envolva
questões de confidencialidade

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Descritivos de Função

 Nome da Função
 Área
 Reporta a…
 Regras de substituição
 Missão
 Responsabilidades / Funções
 Recursos
 Competências

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